Chia sẻ thông tin với thư mục công cộng

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Tính năng này yêu cầu bạn phải sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 hoặc Exchange Server 2007. Hầu hết nhà và cá nhân tài khoản không sử dụng Microsoft Exchange. Để biết thêm thông tin về tài khoản Microsoft Exchange và làm thế nào để xác định phiên bản Exchange tài khoản của bạn kết nối đến, hãy xem các nối kết trong phần xem thêm.

Thư mục công cộng là một tính năng Microsoft Exchange cung cấp cách thức để thu thập, tổ chức và chia sẻ thông tin với những người khác trong tổ chức của bạn. Thông thường, thư mục công cộng được nhóm dự án hoặc nhóm người dùng để chia sẻ thông tin trên một khu vực thông thường quan tâm. Khi bạn đang kết nối máy chủ đang chạy Exchange, thư mục có nhãn "Thư mục công cộng" xuất hiện trong Microsoft Outlook  Danh sách Thư mục trong Ngăn Dẫn hướng. Bạn có thể quản lý các thư mục này từ Outlook. Thư mục công cộng có thể chứa bất kỳ kiểu mục thư mục Outlook chẳng hạn như thư, cuộc hẹn, liên hệ, nhiệm vụ, mục nhập Nhật ký, ghi chú, biểu mẫu, tệp và bài đăng. Bạn cũng có thể thêm một lối tắt vào bất kỳ thư mục công cộng vào thư mục ưa chuộng bên dưới Thư mục công cộng.

Những điều bạn có thể làm với thư mục công cộng bao gồm:

Bài đăng thông tin về một bảng điện tử

  • Một bảng cho phép bạn tham gia vào thảo luận trực tuyến. Mỗi chủ đề có thể lưu trữ trong thư mục riêng của nó với quyền truy nhập của chính nó.

  • Một bảng có thể unmoderated, làm tương tự như một nhóm tin Internet mà mọi người có quyền đọc và gửi thông tin.

  • Một bảng cũng có thể được kiểm duyệt bởi một người đã gán đã nhận được các mục của người dùng và quyết định nào để đăng.

  • Bạn có thể làm việc với đăng thông tin trong những cách sau đây:

    • Sau khi bắt đầu thảo luận trực tuyến, bạn có thể đăng một câu trả lời trong thư mục công cộng cho nhóm đọc.

    • Nếu bạn không muốn toàn bộ nhóm đọc trả lời của bạn, bạn có thể trả lời trực tiếp cho người đã đăng thông tin, hoặc chuyển tiếp đăng thông tin chỉ những người nhận mà bạn chọn.

    • Để sử dụng một thư mục công cộng dưới dạng một bảng, thư mục có thể lưu trữ thông điệp email.

Chia sẻ các mục Outlook trong lịch, danh sách liên hệ hoặc danh sách nhiệm vụ

  • Chia sẻ lịch để theo dõi các cuộc họp, sự kiện, kỳ nghỉ, nghỉ phép thời gian và hạn chót có ảnh hưởng đến nhóm dự án.

  • Chia sẻ danh sách liên hệ tên, chức tiêu đề, địa chỉ và điện thoại số sẵn dùng cho nhóm.

  • Chia sẻ danh sách nhiệm vụ để theo dõi tiến độ của mỗi thành viên của nhóm dự án đang làm việc.

Chia sẻ tệp

  • Mở một tệp trong thư mục công cộng để đọc hoặc cập nhật tệp hoặc để nhanh chóng duyệt qua một loạt các tệp.

  • Sử dụng Windows Explorer để sao chép tệp hiện có từ một chương trình khác vào một thư mục công cộng mà không cần phải mở chương trình của tệp.

  • Đăng một tệp lên thư mục công cộng mà không cần thoát khỏi chương trình được dùng để tạo tệp. Ví dụ, bạn có thể đăng một báo cáo doanh số hàng quý bạn vừa Cập Nhật trong một sổ làm việc Microsoft Office Excel để nhóm có thể nhanh chóng xem thông tin mới nhất.

Nếu bạn muốn chia sẻ tệp thường đọc hoặc cập nhật bằng những người khác, bạn phải có chương trình tệp được lưu trong thiết trên máy tính của bạn. Khi bạn sao chép tệp từ Windows Explorer hoặc đăng một tệp từ một chương trình Microsoft Office khác đang mở vào một thư mục công cộng, tệp gốc vẫn ở nơi nó được lưu trữ. Thay đổi đối với đăng hoặc sao chép tệp trong thư mục công cộng không ảnh hưởng đến tệp gốc.

Xác định truy nhập thư mục thông qua quyền

  • Quyền đối với thư mục công cộng thường được xác định bởi người quản trị hoặc người khác trong tổ chức của bạn đã sở hữu một thư mục cho một dự án cụ thể hoặc chủ đề.

  • Đối với các thư mục mà bạn có quyền truy nhập, bạn thường có thể đọc mục và thêm mục vào thư mục nhưng bạn không thể xóa bỏ mục khác với những người bạn đã thêm.

  • Nếu bạn có quyền, bạn có thể thiết lập thư mục công cộng của riêng bạn và cung cấp cho người khác quyền sử dụng chúng.

  • Nếu bạn sở hữu một thư mục công cộng, bạn có thể áp dụng dạng xem tùy chỉnh của riêng bạn, biểu mẫu, trường tùy chỉnh, và quy tắc cho thư mục công cộng của bạn. Bạn có thể xác định một dạng xem cụ thể xuất hiện khi người khác trước tiên hãy mở thư mục.

  • Ngay cả khi bạn không có quyền để thực hiện thay đổi trong thư mục, bạn vẫn có thể lưu một dạng xem cá nhân của một thư mục công cộng đáp ứng nhu cầu của bạn. Khi bạn lưu một dạng xem cá nhân của một thư mục công cộng, dạng xem luôn là sẵn dùng cho bạn.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×