Chia sẻ lịch trong Office 365

Chúng tôi đang tiến hành cải tiến cách lịch dùng chungOffice 365 đồng bộ trong các ứng dụng của bạn. Bài viết này dành cho người quản trị CNTT, nhằm giúp họ tìm hiểu về các thay đổi đang triển khai.

Các cải tiến được lên kế hoạch chỉ dành cho lịch được chia sẻ giữa mọi người sử dụng Exchange Online. Không có gì thay đổi với lịch dùng chung khi lịch của một người được lưu trữ tại chỗ trong Exchange.

Khi tất cả các cải tiến được hoàn thành, người quản trị CNTT và người dùng của tổ chức của họ có thể mong đợi:

Các phần cải tiến triển khai trong năm tiếp theo. Bài viết này tập trung vào những thay đổi mà bạn có thể thấy ngay hôm nay và cung cấp các chi tiết về các gói trong tương lai. Để có ảnh chụp nhanh của lịch biểu, hãy xem mục Đường thời gian những cải tiến cho lịch trên máy khách trong phần sau của bài viết này.

Không phải là người quản trị CNTT? Nếu bạn không phải là người quản trị CNTT và chỉ đang tìm kiếm các hướng dẫn về cách chia sẻ hoặc ủy quyền lịch, hãy xem các bài viết sau:

Chia sẻ lịch

Cải thiện đầu tiên là người dùng có thể chia sẻ lịch của họ từ bất kỳ phiên bản nào của Outlook và có các tùy chọn quyền tương tự trên tất cả phiên bản. Bảng dưới đây hiển thị trạng thái hiện tại của công việc để giúp dễ dàng chia sẻ lịch hơn.

Ứng dụng Outlook

Có thể chia sẻ lịch

Quyền nhất quán và đơn giản khi chia sẻ

Ghi chú

Outlook for PC

Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 1805.

Outlook for Mac

Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 16.23.326.1.

Outlook trên web

Outlook cho iOS

Outlook cho Android

Lịch Outlook dành cho Windows 10

✔ Xem ghi chú

Chia sẻ lịch được bật chỉ dành cho Windows 10 trên PC và sẽ không được phát hành cho Windows 10 thiết bị di động.

Chấp nhận lịch dùng chung

Cải thiện thứ hai là người dùng có thể dễ dàng chấp nhận lời mời lịch dùng chung từ mọi ứng dụng Outlook và xem các lịch dùng chung trên tất cả các thiết bị của họ. Bảng dưới đây hiển thị trạng thái hiện tại của công việc để giúp dễ dàng chấp nhận lời mời lịch dùng chung.

Ứng dụng Outlook

Có thể chấp nhận lịch dùng chung

Việc chấp nhận lịch dùng chung sẽ đồng bộ tệp với mọi thiết bị

Ghi chú

Outlook for PC

Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 1805.

Outlook for Mac

Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 16.23.326.1.

Outlook trên web

Outlook cho iOS

Outlook cho Android

Lịch Outlook dành cho Windows 10Lịch cho Windows 10

✔ Xem ghi chú

Điều này chưa được kích hoạt cho tất cả Windows 10 người dùng di động.

Đồng bộ và chỉnh sửa lịch dùng chung

Cải thiện thứ ba là người dùng có thể xem tất cả lịch dùng chung của họ trên bất kỳ thiết bị hoặc ứng dụng lịch nào. Nếu ai đó thay đổi lịch dùng chung, tất cả những người khác chia sẻ lịch sẽ ngay lập tức thấy được các thay đổi. Người dùng cũng sẽ thấy các cải thiện hiệu suất khi xem và chỉnh sửa lịch dùng chung. Việc sử dụng lịch dùng chung sẽ nhanh chóng và đáng tin cậy như việc quản lý lịch riêng của người dùng.

Khi người dùng chia sẻ lịch của họ với những người trong hôm nay, họ sẽ trải nghiệm lịch dùng chung được cải thiện sau khi chấp nhận lời mời. Tuy nhiên, nếu họ chia sẻ lịch của họ với mọi người trước khi những thay đổi này được kích hoạt, họ sẽ không tự động thấy được những cải thiện này.

Để nâng cấp lịch dùng chung hiện tại lên trải nghiệm lịch dùng chung mới, hãy yêu cầu người dùng làm theo hướng dẫn trong mục Nâng cấp lịch dùng chung hiện có lên mô hình mới trong phần sau của bài viết này. Sau khi người dùng nâng cấp lên mô hình mới, lịch dùng chung sẽ đồng bộ với điện thoại di động của họ. Trong tương lai, lịch dùng chung hiện tại sẽ được nâng cấp tự động, nhưng lịch trình cho quy trình nâng cấp tự động này vẫn chưa có.

Khi đồng bộ tức thời được bật, lịch dùng chung sẽ ngay lập tức phản ánh những thay đổi của những người khác. Hiện, tất cả các loại lịch dùng chung đều hỗ trợ đồng bộ tức thời. Các phần sau đây đề cập đến các loại lịch dùng chung và các ứng dụng lịch có hỗ trợ đồng bộ tức thời.

Đồng bộ tức thời được bật chỉ khi cả hai người dùng trong cùng Office 365 đối tượng thuê, hoặc nếu lịch được chia sẻ bằng một Outlook.com người dùng.

Bảng dưới đây sẽ cung cấp thêm chi tiết về các loại cấu hình hỗ trợ đồng bộ tức thời. Trong tương lai, đồng bộ tức thời sẽ được kích hoạt cho tất cả lịch dùng chung Office 365 và Outlook.com người dùng.

Chủ sở hữu của lịch

Người nhận lịch dùng chung

Đã bật đồng bộ tức thì

Ghi chú

Office 365

Office 365
(cùng một đối tượng thuê)

Hiện tại, đồng bộ hóa tức thì chỉ xảy ra nếu lịch được chia sẻ trực tiếp với người nhận.

Nếu người nhận có quyền thông qua người dùng mặc định của tổ chức, người nhận sẽ không nhận được cập nhật đồng bộ hóa tức thì. Chúng tôi hiện đang thực hiện thay đổi điều này. Đối với những người nhận này, đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng ba giờ một lần.

Office 365

Office 365
(đối tượng thuê khác nhau)

Đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng ba giờ một lần.

Nếu chia sẻ bên ngoài không được phép dùng cho đối tượng thuê của chủ sở hữu lịch, nó được xem như lịch đang được chia sẻ cho người dùng của bên thứ ba.

Office 365

Outlook.com hoặc
dịch vụ của bên thứ ba chẳng hạn như Gmail.com

Cấu hình này hiện đang tạo địa chỉ URL Đăng ký Lịch Internet (ICS). Người nhận lịch dùng chung thêm lịch dùng chung bằng cách sử dụng URL ICS, và thời gian đồng bộ được xác định bởi dịch vụ lịch của người nhận.

Ví dụ, nếu người nhận là trong Outlook.com, lịch sẽ được cập nhật với tần suất khoảng ba giờ một lần. Nếu người nhận là trong Gmail.com, lịch có thể được cập nhật với tần suất 24-48 giờ một lần.

Outlook.com

Outlook.com

Outlook.com

Office 365

Outlook.com

Dịch vụ của bên thứ ba chẳng hạn như Gmail.com

Cấu hình này hiện đang tạo địa chỉ URL ICS. Người nhận thêm lịch dùng chung bằng cách sử dụng URL ICS, và thời gian đồng bộ được xác định bởi dịch vụ lịch của người nhận.

Ví dụ, nếu người nhận là trong Outlook.com, lịch sẽ được cập nhật với tần suất khoảng ba giờ một lần. Nếu người nhận là trong Gmail.com, lịch có thể được cập nhật với tần suất 24-48 giờ một lần.

Bảng dưới đây sẽ cung cấp thêm chi tiết về các ứng dụng hỗ trợ đồng bộ tức thời.

Ứng dụng

Hỗ trợ đồng bộ tức thì

Ghi chú

Outlook for PC

Chưa sẵn dùng; xem mục Ghi chú.

Đồng bộ tức thời dự kiến sẽ triển khai trong năm 2019 cho Office 365 người dùng trên kênh Cập nhật hàng tháng.

Outlook for Mac

Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 16.23.326.1.

Outlook trên web

Outlook cho iOS

Outlook cho Android

Lịch Outlook dành cho Windows 10

ỨNG DỤNG REST

Ứng dụng Exchange ActiveSync

Lưu ý: Exchange API Dịch vụ web (EWS) sẽ không hỗ trợ đồng bộ tức thời.

Để sử dụng đồng bộ tức thời, lịch dùng chung phải được bật để đồng bộ tức thời, và ứng dụng lịch phải được cập Nhật.

Nếu lịch dùng chung được bật để đồng bộ tức thời và người dùng xem trên Outlook trên web, Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, thì trải nghiệm đồng bộ mới sẽ được sử dụng.

Nếu người dùng xem lịch dùng chung trên Outlook cho Mac, họ sẽ thấy trải nghiệm đồng bộ hóa mới nếu lịch được thêm bằng cách chấp nhận lời mời chia sẻ. Tuy nhiên, nếu người dùng đã thêm lịch được chia sẻ qua Tệp > Mở thư mục của người dùng khác hoặc nếu người dùng đã thêm tài khoản làm tài khoản đại diện, họ sẽ có trải nghiệm đồng bộ hóa cũ. Thay đổi có thể xuất hiện nhanh hơn trong Outlook trên web, Outlook cho iOS và Outlook cho Android.

Nếu người dùng xem lịch dùng chung trên Outlook cho PC, họ sẽ thấy trải nghiệm đồng bộ hóa cũ bất kể lịch được thêm vào như thế nào đi chăng nữa. Hiện, đối với lịch dùng chung giống nhau, thay đổi có thể xuất hiện nhanh hơn trong Outlook trên web, Outlook cho iOS, Outlook cho Android, và Outlook for Mac hơn là trên Outlook for PC.

Các chi tiết kỹ thuật của các cải thiện trong lịch dùng chung

Mục này mô tả cách các cải tiến này được thực hiện, và những thay đổi trong cấu trúc của lịch dùng chung trong Office 365.

Thuật ngữ

Dưới đây là một số thuật ngữ mà chúng tôi sẽ sử dụng trong cuộc thảo luận này:

  • Lịch dùng chung: Lịch được chia sẻ với quyền xem, chỉnh sửa hoặc đại diện

  • Chủ sở hữu: Người từ mà lịch được chia sẻ

  • Người nhận: Người từ mà được chia sẻ lịch

  • Mô hình cũ: Hành vi cũ của lịch dùng chung

  • Mô hình mới: Hành vi mới của lịch dùng chung

Các cải tiến được lên kế hoạch chỉ dành cho lịch được chia sẻ giữa những người dùng trong Exchange Online. Không có gì thay đổi với lịch dùng chung khi một trong những người được lưu trữ tại chỗ trong Exchange.

Thuộc tính

Mô hình cũ

Mô hình mới

Cách lịch dùng chung được lưu trữ

Một mục nhập (tương tự như siêu kết nối) được lưu trữ trong hộp thư của người nhận. Mục nhập trỏ tới hộp thư của chủ sở hữu nhưng không lưu trữ bất kỳ dữ liệu lịch nào trong hộp thư của người nhận.

Lịch mới được tạo trong hộp thư của người nhận, và lịch này chứa một bản sao lịch của chủ sở hữu (bắt đầu từ một năm trước ngày nhận).

Cách người nhận truy nhập lịch dùng chung

Đọc và ghi trực tiếp từ hộp thư của chủ sở hữu.

Đọc và ghi bản sao cục bộ của lịch dùng chung được lưu trữ trong chính hộp thư của người nhận.

Cách lịch dùng chung đồng bộ các thay đổi

Ứng dụng theo định kỳ kiểm tra hộp thư của chủ sở hữu để thay đổi và đồng bộ chúng.

Dịch vụ ngay lập tức đồng bộ các thay đổi đối với bản sao cục bộ của người nhận. Điều này kích hoạt một thông báo đẩy tới ứng dụng đồng bộ các thay đổi ngay lập tức.

Ứng dụng mà người nhận có thể sử dụng để truy nhập lịch dùng chung

  • Outlook for PC

  • Outlook for Mac

  • Outlook trên web

  • Outlook for PC

  • Outlook for Mac

  • Outlook trên web

  • Outlook cho iOS

  • Outlook cho Android

  • Lịch Outlook dành cho Windows 10

  • Tất cả các ứng dụng REST và EAS

Để biết thêm chi tiết, hãy xem mục Sự khác biệt về chức năng trong mô hình mới của lịch dùng chung trong phần sau của bài viết này.

Người dùng chấp nhận lời mời lịch dùng chung mới từ phiên bản cập nhật của Outlook sẽ tự động bắt đầu sử dụng mô hình chia sẻ lịch mới.

Cách dễ nhất để người dùng kiểm tra xem họ có các cải tiến (nghĩa là mô hình chia sẻ lịch mới) là kiểm tra xem lịch dùng chung có xuất hiện trên điện thoại di động của họ hay không. Nếu có, lịch chung đã được nâng cấp lên mô hình mới.

Nếu bạn muốn sử dụng MFCMapi, bạn sẽ cần xác nhận rằng các điều kiện sau đây đều đúng:

  • Thư mục cục bộ cho lịch dùng chung sẽ xuất hiện trong nhánh con Lịch.

  • Một mục nhập tồn tại trong mục Chế độ xem chung > bảng Nội dung liên kết. Tên thuộc tính có tên của mục nhập là SharingCalendarGroupEntryAssociatedLocalFolderId, và nó sẽ trỏ tới ID của thư mục lịch dùng chung cục bộ.

Để lịch dùng chung hưởng lợi từ những cải tiến này, người dùng nên tạo lại lịch dùng chung bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Yêu cầu chủ sở hữu lịch chia sẻ lại lịch với họ. Họ có thể thực hiện điều này từ bất kỳ ứng dụng Outlook nào, bao gồm Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android. Sau đó, người dùng nên chấp nhận lời mời lịch dùng chung bằng cách sử dụng phiên bản cập nhật của Outlook. Điều quan trọng là người dùng chấp nhận lời mời từ phiên bản cập nhật của Outlook. Nếu người dùng chấp nhận thư mời bằng cách sử dụng phiên bản cũ của Outlook, lịch dùng chung sẽ không được kích hoạt những cải tiến này. Lịch dùng chung hiện tại không cần được loại bỏ trước khi chấp nhận lại.

  2. Mở lịch từ Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android. Tùy chọn này không yêu cầu chủ sở hữu chia sẻ lại lịch. Người dùng chỉ cần sử dụng Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android để thêm lịch dùng chung và lịch sẽ được nâng cấp tự động. Tùy chọn thêm lịch dùng chung có sẵn bên dưới mô-đun lịch: Nhấp vào hình ảnh hồ sơ ở phía trên bên trái để xem danh sách lịch, nhấp vào biểu tượng + ở phía trên bên trái và chọnThêm lịch dùng chung.

    Lưu ý: Việc mở lịch dùng chung bằng cách tìm kiếm thư mục cho chủ sở hữu lịch sẽ thêm lịch thông qua mô hình chia sẻ cũ.

Trong tương lai, lịch dùng chung sẽ được nâng cấp lên mô hình mới, bất kể người dùng chọn phương pháp nào đi chăng nữa. Tuy nhiên, hiện vẫn chưa có mốc thời gian cho điều này.

Phương pháp để đồng bộ lịch dùng chung

Mục này đề cập đến thời gian và địa điểm đồng bộ tức thì sẽ xảy ra ở trạng thái công việc hiện tại của chúng tôi. Bảng sau đây hiển thị các loại đồng bộ hiện có cho lịch dùng chung trong mô hình mới.

Cập nhật phương pháp

Cách đồng bộ các thay đổi

Lịch được hỗ trợ lịch (hiện tại)

Các bản cập nhật tức thì

Đồng bộ tức thì những thay đổi. Điều này áp dụng cho lịch được chia sẻ giữa người dùng trong cùng Office 365 đối tượng thuê, hoặc chia sẻ từ một Outlook.com người dùng.

  • Được chia sẻ từ một người dùng Outlook.com đến Outlook.com hoặc người dùng Office 365.

  • Được chia sẻ trực tiếp giữa người dùng Office 365 trong cùng một đối tượng thuê.

Các bản cập nhật định kỳ

Thay đổi các đồng bộ định kỳ (trong vòng ba giờ trong hầu hết các trường hợp). Người nhận sẽ không thấy thay đổi trên lịch dùng chung ngay lập tức, nhưng bản sao sẽ được cập nhật với tần suất vài giờ một lần.

  • Chia sẻ không trực tiếp giữa người dùng Office 365 trong cùng một đối tượng thuê (thông qua quyền người dùng mặc định, hoặc thông qua một nhóm bảo mật với hơn 100 thành viên).

  • Chia sẻ giữa người dùng Office 365 trong đối tượng thuê khác nhau, với chia sẻ bên ngoài được bật.

Đăng ký ICS

Địa chỉ URL Đăng ký Lịch Internet (ICS) được tạo ra khi lịch được chia sẻ. Người nhận có thể sử dụng URL này để thêm lịch dùng chung vào mọi dịch vụ lịch mà họ sử dụng. Với URL ICS, dịch vụ lịch của người nhận lịch Dịch vụ chọn thời điểm đồng bộ lịch để nhận được bản cập nhật mới. Nếu người nhận là một người dùng Outlook.com, đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng giờ ba một lần.

  • Chia sẻ giữa người dùng Office 365 trong đối tượng thuê khác nhau, với chia sẻ bên ngoài được tắt.

  • Chia sẻ từ người dùng Office 365 sang người dùng Outlook.com.

  • Chia sẻ từ một Office 365 hoặc một người dùng Outlook.com cho một người bằng cách sử dụng một dịch vụ của bên thứ ba lịch, chẳng hạn như Gmail.

Người dùng có thể cấp quyền truy nhập vào lịch dùng chung bằng một trong những cách sau đây:

  • Quyền trực tiếp: Chủ sở hữu lịch chia sẻ trực tiếp với người nhận, và người nhận được liệt kê riêng lẻ trong danh sách quyền của chủ sở hữu lịch.

  • Quyền nhóm: Chủ sở hữu lịch chia sẻ lịch cho một nhóm bảo mật, mà người nhận là một thành viên trong đó.

  • Quyền mặc định: Chủ sở hữu lịch đặt quyền mặc định cho người dùng trong cùng một tổ chức, và người nhận có quyền truy nhập thông qua quyền mặc định.

Hiện tại, đồng bộ tức thời chỉ được kích hoạt cho quyền trực tiếp và quyền nhóm nếu quy mô nhóm là dưới 100 thành viên. Trong tương lai, đồng bộ tức thời sẽ được kích hoạt cho tất cả ba loại quyền này. Ngoài ra, nếu người dùng đã chia sẻ cho trên 500 người nhận (một người hoặc một nhóm đều được coi là một người nhận), thì đồng bộ tức thì sẽ không được bật.

Đồng bộ tức thời để chia sẻ bên ngoài đối tượng thuê của bạn hiện không được hỗ trợ. Mặc dù bạn có thể chia sẻ trong những cấu hình này, nhưng việc đồng bộ sẽ vẫn xảy ra định kỳ. Có hai kiểu chia sẻ chéo giữa các đối tượng thuê:

  • Office 365 đến người dùng Office 365 khác (nếu chia sẻ bên ngoài được bật).

    Lịch dùng chung đầy đủ sẽ được tạo, nhưng đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng ba giờ một lần. Đồng bộ tức thời cuối cùng sẽ được bật cho thiết lập này.

  • Office 365 đến một người dùng Outlook.com. Nếu chia sẻ bên ngoài bị tắt, việc chia sẻ với người dùng Office 365 khác cũng nằm trong vào nhóm này.

    Địa chỉ URL ICS được tạo ra khi chia sẻ mà người nhận có thể sử dụng để thêm vào mọi dịch vụ lịch. Với đăng ký ICS, dịch vụ lịch của người nhận chọn thời điểm đồng bộ lịch để nhận được bản cập nhật mới. Nếu người nhận là một Outlook.com hoặc một người dùng Office 365, thì việc đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng giờ ba một lần.

Việc chia sẻ với người dùng trên dịch vụ bên ngoài chẳng hạn như Gmail, là một kiểu chia sẻ lịch khác. Trong những tình huống này, địa chỉ URL Đăng ký Lịch Internet (ICS) được tạo liên kết đến lịch của chủ sở hữu. Người nhận có thể sử dụng URL này để xem lịch trong trình duyệt web, hoặc thêm vào dịch vụ lịch của riêng của mình bằng cách thêm một lịch internet bằng cách sử dụng địa chỉ URL ICS. Với đăng ký ICS, dịch vụ lịch của người nhận chọn thời điểm đồng bộ đăng ký ICS để nhận được bản cập nhật mới. Nếu người nhận là một người dùng Outlook.com, đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng giờ ba một lần. Nếu người nhận đang sử dụng một dịch vụ lịch khác, chẳng hạn như Gmail.com, đồng bộ có thể không xảy ra thường xuyên.

Điểm khác biệt về chức năng trong mô hình mời của lịch dùng chung

Lịch dùng chung sử dụng mô hình mới sẽ khác với mô hình cũ ở một số chức năng, bao gồm lời nhắc, quyền, cuộc họp ủy nhiệm và máy khách của bên thứ ba.

Trong giai đoạn đầu tiên cải tiến chia sẻ lịch, người nhận sẽ luôn thấy "Lời nhắc = Không có" đối với mục lịch dùng chung, bất kể giá trị lời nhắc đúng cho một mục là gì đi chăng nữa. Nếu người nhận có quyền truy nhập chỉnh sửa cố gắng thay đổi lời nhắc trên một mục lịch được chia sẻ, giá trị lời nhắc mới sẽ chỉ được lưu cục bộ cho người nhận chứ không phải cho chủ sở hữu.

Lời nhắc trong mô hình cũ: Trong mô hình chia sẻ cũ, người nhận truy nhập hộp thư của chủ sở hữu lịch một cách trực tiếp. Do đó, khi một người nhận xem một mục trên lịch, họ thấy cùng một giá trị lời nhắc mà chủ sở hữu nhìn thấy. Máy khách Outlook biết cách để phát hiện lịch nào đã là lịch dùng chung, vì vậy, chúng không hiển thị lời nhắc bật lên cho bất kỳ mục lịch dùng chung nào.

Thay đổi hành vi trong mô hình mới: Trong mô hình chia sẻ mới, lịch dùng chung được lưu trữ cục bộ trong hộp thư của người nhận. Do đó, khi các ứng dụng trên thiết bị di động đồng bộ lịch dùng chung, chúng có thể không thường xuyên kiểm tra xem có lịch dùng chung hay không. Trong những trường hợp này, chúng tôi nhận thấy rằng khi giá trị lời nhắc đúng được đồng bộ hóa với người nhận đang sử dụng ứng dụng khách EAS hoặc REST của bên thứ ba, người nhận đã nhận được đầy đủ lời nhắc về cuộc họp của những người khác. Chúng tôi đang nghiên cứu các cách để cải thiện trải nghiệm lời nhắc mà không tạm dừng các máy khách của bên thứ ba.

Bảng sau cung cấp ví dụ về sự khác biệt về lời nhắc trong mô hình cũ và mới của lịch dùng chung.

Tình huống

Giá trị lời nhắc được chủ sở hữu nhìn thấy

Giá trị lời nhắc được người nhận nhìn thấy trong mô hình chia sẻ CŨ

Giá trị lời nhắc được người nhận nhìn thấy trong mô hình chia sẻ MỚI

Chủ sở hữu lịch tạo một cuộc họp trên lịch chung với lời nhắc trước 30 phút

30 phút

30 phút

Không có

Người nhận lịch tạo một cuộc họp trên lịch dùng chung với lời nhắc trước 30 phút

30 phút (và người dự nhận được một cuộc họp với lời nhắc trước 30 phút)

30 phút

Không có

Chủ sở hữu lịch tạo một cuộc họp trên lịch dùng chung với lời nhắc trước 60 phút

60 phút (nếu được chỉnh sửa thông qua mô hình CŨ)

30 phút (nếu chỉnh sửa thông qua mô hình MỚI)

60 phút

60 phút (người nhận nhận được lời nhắc bật lên 60 phút trước khi bắt đầu cuộc họp)

Trước đây, không có bộ tùy chọn mức cấp phép nhất quán nào trên các máy khách của Outlook. Như một phần của các cải tiến này, máy khách Outlook được cập nhật sẽ hiển thị một bộ mức cấp phép chia sẻ đơn giản và nhất quán.

Mức cấp phép kế thừa

Mức cấp phép được đơn giản hóa

Không được chia sẻ

Không được chia sẻ

Không có

Không có

Thời gian rỗi/bận

Chỉ tình trạng sẵn sàng

Có thể xem khi tôi đang bận

Thời gian rỗi/bận, chủ đề, vị trí

Chi tiết bị hạn chế

Có thể xem tiêu đề và vị trí

Người đánh giá

Chi tiết đầy đủ

Có thể xem tất cả chi tiết

Biên tập viên

Có thể chỉnh sửa

Chủ sở hữu

Người biên tập phát hành

Tác giả phát hành

Tác giả

Tác giả không chỉnh sửa

Người đóng góp

Tùy chỉnh

Tùy chỉnh

Đại diện

Đại diện

Nếu chủ sở hữu sử dụng Outlook trên web, Outlook cho iOS, Outlook cho Android, hoặc Outlook for Mac để thay đổi quyền, bản sao lịch của người nhận ngay lập tức được đồng bộ lại với mức cấp phép mới.

Nếu chủ sở hữu sử dụng một ứng dụng khác để thay đổi các quyền, lịch sẽ được đồng bộ lại vào thời gian bất kỳ trong vài giờ tiếp theo, nhưng nó sẽ không xảy ra ngay lập tức.

Nếu chủ sở hữu loại bỏ quyền của người nào đó trên lịch, hành động này sẽ được phát hiện trong một vài giờ và một trong ba điều sau sẽ xảy ra:

  • Nếu người nhận thuộc cùng một tổ chức, và chủ sở hữu lịch có người dùng Tổ chức của tôi (mặc định) được đặt thành bất kỳ quyền nào ngoài Không có, thì lịch của người nhận sẽ được cập nhật để phản ánh các mức cấp phép của người dùng mặc định. Lịch dùng chung sẽ vẫn tồn tại trên mô hình mới, nhưng nó có thể có một mức cấp phép khác.

  • Nếu người nhận nằm trong cùng một tổ chức, và chủ sở hữu lịch không chia sẻ lịch của họ cho người dùng Tổ chức của tôi (mặc định), lịch dùng chung sẽ bị loại bỏ khỏi hộp thư của người nhận. Người nhận sẽ không còn thấy lịch dùng chung trong danh sách lịch của mình.

  • Nếu người nhận nằm trong một tổ chức khác nhau, lịch dùng chung sẽ ngừng đồng bộ nhưng sẽ không bị loại bỏ.

Những người đại diện luôn có thể xem các tin nhắn cuộc họp được ủy quyền từ điện thoại di động của họ vì các lời mời được nhận trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, trước đây, những người đại điện không có bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy lời mời cuộc họp là dành cho họ hay cho bất cứ ai là đại biểu.

Để hỗ trợ tốt hơn tình huống này, Outlook cho iOS và Outlook cho Android đã thêm giao diện người dùng để làm rõ xem lời mời cuộc họp dự định dành cho ai. Ví dụ:, chi chú "Đã nhận được cho Allan Deyong" trong các ảnh chụp màn hình sau đây, cho biết rằng thư mời và thư là dành cho Allan, chứ không phải dành cho người đại diện.

Ảnh chụp màn hình hiển thị màn hình các thiết bị di động với mục lời mời trên lịch. Ảnh chụp màn hình hiển thị màn hình các thiết bị di động với mục thư.

Mô hình chia sẻ lịch mới khác nhau trong các máy khách thư của bên thứ ba trong một số tính huống được mô tả dưới đây.

  • Trong máy khách EAS, những người nhận có quyền chỉ đọc sẽ thấy tùy chọn để tạo một cuộc họp hoặc trả lời cuộc họp trên lịch chỉ đọc đó. Việc thực hiện đó sẽ lưu cục bộ vào bộ đệm của máy khách, nhưng các thay đổi sẽ bị máy chủ từ chối. Thay đổi của người nhận sẽ không được phản ánh trong lịch của chủ sở hữu vì họ không có quyền chỉnh sửa. Sự cố này xảy ra vì máy khách EAS không thể phân biệt giữa chế độ chỉ đọc so với quyền đọc/ghi trên lịch dùng chung và coi tất cả lịch là có thể chỉnh sửa.

  • Một số máy khách của bên thứ ba có lô-gic phía máy khách luôn có thể thêm người dùng hiện tại dưới dạng người dự cuộc họp. Do đó, nếu người dùng sử dụng các ứng dụng lịch gốc trên điện thoại của họ và xem các cuộc họp trên lịch của người khác, họ có thể thấy tên của họ trong danh sách người dự. Điều này chỉ xảy ra nếu họ đang xem lịch trên ứng dụng lịch của bên thứ ba – khi họ xem cùng một cuộc họp trên Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, họ sẽ không thấy tên của họ trong danh sách người dự.

  • Chúng tôi không hỗ trợ các cải tiến lịch dùng chung cho máy khách dựa trên EWS, do đó, các cải tiến không sẵn dùng trong bất kỳ ứng dụng lịch nào sử dụng EWS, chẳng hạn như Mac OS X.

    Lưu ý: 

    • Outlook for Mac hiện đang sử dụng EWS và hiển thị lịch dùng chung kế thừa không có những cải tiến này.

    • Ứng dụng Lịch trong Mac OS X sử dụng EWS và hiển thị các lịch dùng chung kế thừa không có những cải tiến này.

Câu hỏi thường gặp

Tôi không muốn lịch người dùng của tôi đồng bộ với điện thoại di động. Thiết đặt nào tôi có thể sử dụng để vô hiệu hóa tính năng này?

Chúng tôi không có bất kỳ gói nào cho phép các cải tiến lịch dùng chung để bị vô hiệu hóa cho các đối tượng thuê.

Người dùng của tôi lo ngại về mức sử dụng dữ liệu khi lịch dùng chung đồng bộ với điện thoại di động của họ. Tôi nên nói gì với họ?

Nếu bạn xóa tùy chọn lịch dùng chung trong danh sách lịch, Outlook cho iOS, Outlook cho Android, và Windows 10, thiết bị di động sẽ không đồng bộ lịch không được chọn. Hầu hết các ứng dụng lịch di động cũng cần tuân theo hành vi này.

Điều này cũng sẽ áp dụng cho lịch tài nguyên chứ?

Bất kỳ lịch nào có thể được chia sẻ sẽ đủ điều kiện cho các cải tiến này. Nếu người dùng chia sẻ lịch của họ, một lịch hộp thư dùng chung hoặc một lịch hộp thư tài nguyên và người nhận chấp nhận bằng cách sử dụng Outlook trên web, Outlook cho iOS, hoặc Outlook cho Android, thì họ sẽ bắt đầu nhìn thấy những cải tiến này.

Tuy nhiên, các hộp thư tài nguyên cụ thể có một số sự không nhất quán về cách thức quyền hiển thị trong danh sách quyền Outlook so với danh sách quyền của Trung tâm quản trị. Chúng tôi đang cố gắng để các quyền hiển thị một cách nhất quán. Tuy nhiên, các chức năng lịch dùng chung hoạt động như được nêu chi tiết ở trên cho lịch hộp thư tài nguyên, và người nhận sẽ có thể xem lịch tài nguyên trên điện thoại di động của họ.

Hiện bạn có hỗ trợ chia sẻ lịch với Office 365 các nhóm không?

Chưa, nhưng khả năng sẽ là rất cao trên danh sách của chúng tôi. Hiện, bạn chỉ có thể chia sẻ lịch với người dùng cá nhân hoặc với các nhóm bảo mật.

Những thay đổi này có giúp một người có nhiều đại diện lịch một cách dễ dàng hơn không?

Những cải tiến này, đặc biệt là việc đồng bộ hóa nhanh hơn, sẽ giúp nhiều người dễ dàng quản lý cùng một lịch, nhưng trường hợp có nhiều đại diện không phải là mục tiêu của những cải tiến ban đầu này. Để có được trải nghiệm tốt nhất, chỉ có một đại diện nên quản lý lịch dùng chung.

Đường thời gian về những cải tiến cho lịch trên máy khách

Dưới đây là tóm tắt về trạng thái hiện tại của các cải tiến cho lịch. Đường thời gian được liệt kê dưới đây có thể thay đổi.

Cải tiến

Web

PC*

Mac*

iOS

Android

Windows 10 Mobile

Chia sẻ lịch với các quyền đã được đơn giản hóa

✔**

✔***

Không được lên kế hoạch

Chấp nhận lịch để nó được sử dụng trên mô hình mới

✔**

✔***

Đồng bộ tức thì thông qua mô hình mới

Kênh hàng tháng 2019

✔***

* Chỉ áp dụng cho khách hàng đã mua Microsoft Office theo đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

**Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 1805.

***Bắt đầu sẵn dùng trong phiên bản 16.23.326.1.

Chủ đề liên quan

Chia sẻ lịch của bạn trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp
Ủy quyền lịch trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp
Quản lý lịch của người khác trong Outlook trên web

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×