Chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với người dùng khác

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Với Business Contact Manager cho Outlook 2010, bạn và đồng nghiệp của bạn có thể chia sẻ dữ liệu nghiệp vụ quan trọng với tất cả các bạn. Thông tin trong bản ghi Tài khoản, Liên hệ Công việc, Cơ hộihoặc Dự án Kinh doanh được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu Trình quản lý Liên hệ Công việc. Người tạo cơ sở dữ liệu này cũng là người sở hữu cơ sở dữ liệu, người có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu.

Lưu ý: Cho cấp độ lớn của bảo mật, tất cả dữ liệu được truyền đi giữa cơ sở dữ liệu đã chia sẻ và cơ sở dữ liệu cục bộ được mã hóa.

Bài viết này mô tả cách chia sẻ và làm thế nào để ngừng chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook .

Bạn muốn làm gì?

Quản lý quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu Business Contact Manager

Quản lý quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu Business Contact Manager

Nếu bạn là chủ sở hữu cơ sở dữ liệu, bạn có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn và cấp quyền truy nhập cho người dùng đã chọn ai đã là người dùng trên máy tính của bạn, hoặc ai là một phần của bạn miền. Bạn cũng có thể thay đổi người dùng có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn.

Lưu ý: Máy tính của người dùng có thể là thành viên của nhóm làm việc cùng. Tên miền không được yêu cầu chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn.

Người dùng có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn có thể Cập Nhật bản ghi, tạo bản ghi mới, và di chuyển bản ghi vào thư mục Khoản mục đã xóa . Họ không thể xóa vĩnh viễn bản ghi.

Mẹo: Nếu người dùng không có quyền truy nhập vào mạng của bạn và cần truy nhập các tệp được liệt kê trong lịch sử giao tiếp của các bản ghi trong cơ sở dữ liệu được chia sẻ, đính kèm tệp vào phần chú thích thay vì cách nối kết các tệp vào lịch sử liên lạc. Lưu ý rằng giới hạn kích cỡ cơ sở dữ liệu là 4 GB và tệp đính kèm tăng kích cỡ của cơ sở dữ liệu.

Là người sở hữu cơ sở dữ liệu, bạn có thể:

  • Chọn chia sẻ hoặc không chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với người khác.

  • Cấp hoặc từ chối truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn cho người dùng cá nhân.

  • Thay đổi người dùng có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Xóa bỏ cơ sở dữ liệu.

  • Sao lưu cơ sở dữ liệu.

  • Khôi phục cơ sở dữ liệu mà bạn đã sao lưu.

  • Xóa vĩnh viễn một bản ghi bằng cách làm trống thư mục Khoản mục đã xóa .

    Lưu ý: Bất kỳ người dùng có thể khôi phục bản ghi vẫn còn trong thư mục Khoản mục đã xóa .

  • Kiểm tra lỗi, và sửa chữa cơ sở dữ liệu.

Nếu bạn là một người quản trị cho máy tính, bạn có thể:

  • Thêm người dùng mới vào máy tính.

  • Truy nhập bất kỳ cơ sở dữ liệu được chia sẻ trên máy tính đó, bao gồm cơ sở dữ liệu được tạo bởi những người khác.

Đầu trang

Chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn

Để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo các bước trong trình hướng dẫn Quản lý chia sẻ :

Quan trọng: Để kết nối với cơ sở dữ liệu được chia sẻ, mỗi máy tính phải đang chạy Business Contact Manager cho Outlook 2010.

Bước 1: Chọn chia sẻ dữ liệu của bạn

Lưu ý: Nếu máy tính của bạn đang chạy Microsoft Windows XP Home, bạn không thể chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với người dùng khác.

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm vào nút Quản lý chia sẻ .

  3. Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang chia sẻ hoặc ngừng chia sẻ của bạn dữ liệu nghiệp vụ , hãy bấm tôi muốn chia sẻ dữ liệu của tôi.

  4. Để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với đồng nghiệp người dùng máy tính khác nhau, hãy chọn hộp kiểm với người dùng làm việc trên các máy tính khác trong mạng của tôi .

    Trình hướng dẫn Quản lý Chia sẻ, trên trang Chia sẻ hoặc Ngừng Chia sẻ Dữ liệu Nghiệp vụ của Bạn, đã chọn phần Tôi muốn chia sẻ dữ liệu của mình với người dùng làm việc trên máy tính khác trong mạng của tôi.

  5. Bấm Tiếp.

Đầu trang

Bước 2: Quyết định để thay đổi thiết đặt email nối kết và theo dõi

Không có quyền riêng tư và bảo mật, điều cần cân nhắc khi bạn muốn nối kết và theo dõi email thư và sau đó quyết định để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Khi bạn là người dùng duy nhất, và bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu để bạn có thể kết nối với nó từ máy tính khác, không có các vấn đề ít hơn. Khi bạn chia sẻ dữ liệu của bạn với nhiều người dùng, bạn chia sẻ tất cả thông tin trong cơ sở dữ liệu với mọi người có quyền truy nhập vào đó.

Nếu bạn là người dùng chỉ truy nhập vào cơ sở dữ liệu từ nhiều máy tính

Khi bạn chỉ có một người dùng cơ sở dữ liệu của bạn, điều cần cân nhắc bảo mật được tối thiểu — chẳng hạn như bảo mật khẩu của bạn. Cho phép bất kỳ địa chỉ email để email nối kết và theo dõi, vì không có ai có thể thấy thông báo.

Lưu ý: Bạn phải chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn để sử dụng một bản sao của cơ sở dữ liệu ngoại tuyến — chẳng hạn như trên máy tính xách tay — nhưng không có vẫn chỉ một người dùng của cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách làm việc ngoại tuyến, hãy xem làm việc ngoại tuyến bằng cách sử dụng Business Contact Manager.

Nếu có nhiều người dùng cơ sở dữ liệu của bạn

Khi bạn chia sẻ một cơ sở dữ liệu Business Contact Manager với những người dùng khác, bạn có một vài tùy chọn để quản lý email của bạn nối kết và theo dõi các thiết đặt:

  • Thay đổi thiết đặt của bạn trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn     Nếu bạn đã nối kết bản ghi trong cơ sở dữ liệu vào thông điệp email, bạn có thể thay đổi thiết đặt nối kết và theo dõi của bạn để chỉ là các thông điệp email mà bạn muốn người khác xem và bạn có thể xóa bất kỳ thông điệp email khỏi từng bản ghi riêng lẻ mà bạn không muốn bao gồm người khác xem. Mọi người dùng của cơ sở dữ liệu của bạn sẽ nhìn thấy tất cả các thông điệp email được nối kết tới cơ sở dữ liệu của bạn.

  • Ghi thiết đặt của bạn khi họ     Điều này có nghĩa là nếu bất kỳ thư của bạn tự động được nối kết, bất kỳ người dùng nào có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu có thể nhìn thấy thư được nối kết.

  • Xóa tất cả các thiết đặt của bạn     Điều này có nghĩa là không có thư mới được nối kết, nhưng bất kỳ thư nào đã được nối kết trước khi xóa thiết đặt của bạn vẫn sẽ sẵn dùng cho tất cả người dùng truy nhập cơ sở dữ liệu của bạn.

Lưu ý: Với bất kỳ các tùy chọn này, bạn có thể loại bỏ bất kỳ thông điệp email hiện có và mục lịch sử giao tiếp mà bạn không muốn đồng nghiệp của bạn để xem trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin về việc xóa bỏ mục lịch sử liên lạc, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

Thay đổi thiết đặt email nối kết và theo dõi
để thay đổi thiết đặt email nối kết và theo dõi, hãy bấm hủy để đóng trình hướng dẫn Quản lý chia sẻ , và sau đó mở hộp thoại quản lý nối kết và theo dõi . Để biết thêm thông tin về cách nối kết và theo dõi thông điệp email và thay đổi thiết đặt của bạn, hãy xem thông điệp email nối kết và theo dõi trong Business Contact Manager.

Giữ lại hoặc xóa thiết đặt email nối kết và theo dõi của bạn

trình hướng dẫn quản lý chia sẻ, trên trang nối kết e-mail và thiết đặt theo dõi, với phần tôi muốn giữ nối kết email hiện tại của mình và thiết đặt theo dõi được chọn.

  1. Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang thiết đặt theo dõi và nối kết email , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn hộp kiểm tôi muốn giữ lại các thiết đặt nối kết và theo dõi email hiện tại của tôi nếu bạn không muốn thực hiện bất kỳ thay đổi thiết đặt của bạn trước khi chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn.

    • Xóa hộp kiểm bên cạnh tôi muốn giữ lại các thiết đặt nối kết và theo dõi email hiện tại của tôi nếu bạn không còn muốn giữ lại thiết đặt của bạn từ điểm này chuyển tiếp.

      Quan trọng: Khi bạn chia sẻ một cơ sở dữ liệu, bạn chia sẻ tất cả thông tin trong cơ sở dữ liệu này với mọi người có quyền truy nhập vào đó. Nếu bạn đã thiết lập tự động nối kết và theo dõi của thông điệp email của bạn, tất cả hiện có và trong tương lai thông điệp email và các mục lịch sử liên lạc được nối kết với tài khoản và liên hệ công việc của bạn là sẵn dùng cho tất cả người dùng truy nhập cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không muốn chia sẻ bất kỳ thông điệp email hiện có và mục lịch sử liên lạc, loại bỏ những mục này trước khi bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin về việc xóa bỏ mục lịch sử liên lạc, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

  2. Bấm Tiếp.

Đầu trang

Bước 3: Chọn người dùng cho cơ sở dữ liệu của bạn

Để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với người khác, bạn phải chọn người dùng cần quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể cấp quyền truy nhập cho người dùng đã có quyền truy nhập vào máy tính của bạn, và bạn có thể cấp quyền truy nhập cho người dùng mới.

Quan trọng: Để kết nối với cơ sở dữ liệu được chia sẻ, mỗi máy tính phải đang chạy Business Contact Manager cho Outlook 2010.

Thêm người dùng đã có quyền truy nhập vào máy tính của bạn
  • Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang Chọn người dùng , chọn hộp kiểm bên cạnh tên của người dùng nào có mà bạn muốn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn, sau đó bấm tiếp theo.

Thêm một người dùng không được liệt kê trên trang chọn người dùng

Lưu ý: Chỉ chủ sở hữu cơ sở dữ liệu có thể cấp quyền truy nhập cơ sở dữ liệu.

  1. Trên trang Chọn người dùng , hãy bấm vào nút Thêm người dùng mới .

  2. Trong hộp thoại Thêm Người dùng, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nếu máy tính của bạn là một phần của một nhóm làm việc   

      1. Trong hộp mật khẩu tạm thời , hãy nhập một mật khẩu mà bạn chắc chắn người dùng chưa sử dụng trước.
        Mật khẩu tạm thời này có thể dùng chỉ một lần. Lần đầu tiên, người dùng mới này truy cập mục cơ sở dữ liệu Business Contact Manager, người dùng được nhắc nhập mật khẩu tạm thời này, sau đó nhập mạng hiện tại của mình hoặc mật khẩu cục bộ. Từ đó thời gian chuyển tiếp, mật khẩu của người dùng mạng là người người dùng truy nhập vào cả hai vào mạng và cơ sở dữ liệu.

        Lưu ý: Bạn phải nhập một mật khẩu tạm thời cho mỗi người dùng. Bất kỳ mật khẩu nào được sử dụng — bất kể là tạm thời hay lâu dài — phải phù hợp với các tiêu chuẩn bảo mật được thiết đặt trong mạng nội bộ của bạn. Mật khẩu không thể để trống.

      2. Trong hộp Xác nhận mật khẩu, hãy gõ lại mật khẩu tạm thời.

      3. Chọn hộp kiểm Cho phép người dùng này đăng nhập vào máy tính này nếu bạn muốn người dùng mới có Quyền để đăng nhập và đăng xuất trên máy tính của bạn, cũng như truy nhập vào các tệp khác trên máy tính, bao gồm cơ sở dữ liệu.

    • Nếu máy tính của bạn là một phần của tên miền   

      1. Nhập tên của miền mà người dùng là thành viên.

      2. Nhập Tên người dùng của người dùng mà bạn muốn cấp quyền truy nhập vào máy tính của bạn. Tên này phải có cùng tên người dùng (và ID đăng nhập) mà người dùng gõ khi đăng nhập vào mạng.
        - Hoặc -
        bấm duyệt để tìm kiếm tên người dùng và tên miền.

  3. Bấm tiếp theo.

    Mẹo: Bạn có thể gán các bản ghi cho đồng nghiệp đã được cấp quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu được chia sẻ của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn gán tài khoản cho một đồng nghiệp đã được cấp quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể chọn của bạn của đồng nghiệp tên trong danh sách đã gán cho trên các trang chung của bản ghi tài khoản.

Đầu trang

Bước 4: Xác nhận rằng thiết đặt máy tính của bạn sẽ cho phép người khác truy nhập cơ sở dữ liệu của bạn

Để chia sẻ cơ sở dữ liệu cục bộ của bạn với người dùng khác, bạn có thể cần điều chỉnh thiết đặt trên máy tính của bạn cho phép truy nhập. Chúng tôi khuyên bạn cho phép Business Contact Manager cho Outlook để thay đổi các thiết đặt này, nhưng bạn cũng có thể xóa hộp kiểm bên cạnh bất kỳ thiết đặt nào bạn không muốn thay đổi.

Lưu ý: 

  • Bạn sẽ thấy trang Kiểm tra thiết đặt máy tính để chia sẻ cơ sở dữ liệu chỉ khi bạn kiểm tra với người dùng làm việc trên các máy tính khác trong mạng của tôi trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn Quản lý chia sẻ .

  • Bạn phải là người quản trị và đăng nhập với tư cách người quản trị, cho phép các thay đổi được thực hiện, hoặc để làm cho chúng chính bạn. Nếu bạn không phải là người quản trị, hãy yêu cầu một người ai là người quản trị trên máy tính để đăng nhập như người quản trị và thực hiện các thay đổi thay mặt.

  1. Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang Kiểm tra thiết đặt máy tính để chia sẻ cơ sở dữ liệu , chọn hộp kiểm tôi muốn xem lại các thiết đặt mà sẽ thay đổi để xem danh sách tất cả thiết đặt đó Business Contact Manager cho Outlook sẽ thay đổi.

  2. Bấm Tiếp.

  3. Dưới thiết đặt mà yêu cầu thay đổi, trong hộp thiết đặt , hãy xem lại danh sách các thiết đặt.

  4. Bấm vào tên của mục để xem các chi tiết bổ sung bên cạnh hộp thiết đặt . Nếu bạn không muốn thực hiện thay đổi được đề xuất, hãy xóa hộp kiểm bên cạnh thiết đặt đó.

  5. Bấm tiếp theo khi bạn đã sẵn sàng để tiếp tục.

Đầu trang

Bước 5: Hoàn thành trang cuối cùng của trình hướng dẫn và cấp quyền truy nhập cơ sở dữ liệu của bạn

  1. Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang Cấp quyền truy nhập cơ sở dữ liệu , bên dưới người dùng sau đây bây giờ sẽ có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn, hãy xem lại danh sách người dùng sẽ có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu được chia sẻ khi bạn hoàn tất trình hướng dẫn này.

  2. Bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác sau:

    • Nếu bạn muốn quay lại và thực hiện thay đổi, chẳng hạn như thêm hoặc loại bỏ người dùng, hãy bấm lại.

    • Nếu bạn muốn cho phép tất cả những người dùng trong danh sách để truy nhập cơ sở dữ liệu của bạn, hãy bấm kết thúc.

    • Nếu bạn không muốn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn, hãy bấm hủy.

Đầu trang

Bước 6: Cung cấp cho tên máy tính và tên cơ sở dữ liệu cho mỗi người dùng

Nơi để tìm tên máy tính và tên cơ sở dữ liệu?   

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm vào tab Trình Quản lý Liên hệ Công việc.

  3. Trong phần Quản lý cơ sở dữ liệu , bên cạnh tên cơ sở dữ liệu, tên máy tính và cơ sở dữ liệu tên hiển thị (tên máy tính\tên cơ sở dữ liệu).

  4. Người dùng cũng sẽ cần thông tin về kết nối với cơ sở dữ liệu được chia sẻ.

Đầu trang

Thêm hoặc loại bỏ người dùng quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn

Nếu cơ sở dữ liệu đã được chia sẻ, bạn có thể cung cấp cho người dùng khác quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn hoặc loại bỏ quyền truy nhập của họ.

Mẹo: Bạn có thể gán các bản ghi cho đồng nghiệp đã được cấp quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu được chia sẻ của bạn. Ví dụ, nếu bạn muốn gán tài khoản cho một đồng nghiệp đã được cấp quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể chọn của bạn của đồng nghiệp tên trong danh sách đã gán cho trên các trang chung của bản ghi tài khoản.

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm vào nút Quản lý chia sẻ .

  3. Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang Chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn , hãy bấm tiếp theo.
    Hộp người dùng có quyền truy nhập vào máy tính này liệt kê tất cả người dùng có quyền truy nhập vào cơ sở dữ liệu được chia sẻ của bạn.

    Lưu ý: Theo mặc định, người quản trị trên máy tính này hiển thị trong danh sách này, nhưng người quản trị trên miền không được bao gồm, trừ khi bạn cụ thể là thêm chúng. Bất kỳ ai là người quản trị — bất kể việc tài khoản người dùng của họ được hiển thị trong danh sách này — có thể truy nhập tất cả dữ liệu. Để biết thông tin về người quản trị, hãy xem làm thế nào để tôi biết nếu tôi là người quản trị?.

  4. Thực hiện các thao tác sau:

    • Chọn hộp kiểm bên cạnh tên của người dùng nào có mà bạn muốn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn.

    • Xóa hộp kiểm bên cạnh tên người dùng có quyền truy nhập bạn muốn loại bỏ.

    • Để thêm một người dùng không được liệt kê trên trang, bấm vào nút Thêm người dùng mới , và sau đó làm theo các hướng dẫn trong phần Thêm người dùng đã không được liệt kê trên trang chọn người dùng Phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

      Lưu ý: Bạn phải là chủ sở hữu cơ sở dữ liệu để thêm người dùng mới vào danh sách này.

  5. Bấm tiếp theo, và sau đó hoàn tất trình hướng dẫn.

  6. Cung cấp cho tên máy tính và tên cơ sở dữ liệu cho mỗi người dùng của bạn.

Đầu trang

Dừng chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn

Lưu ý: Nếu bạn ngừng chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn với đồng nghiệp đã có bản ghi được gán cho người đó, trường được gán vào trên những bản ghi sẽ để trống.

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm vào nút Quản lý chia sẻ .

  3. Trong trình Quản lý chia sẻ hướng dẫn, trên trang Chia sẻ của bạn Business Contact Manager cơ sở dữ liệu , hãy bấm tôi không muốn chia sẻ dữ liệu của tôi.

    Trình hướng dẫn Quản lý Chia sẻ, trên trang Chia sẻ hoặc Ngừng Chia sẻ Dữ liệu Nghiệp vụ của Bạn, đã chọn phần Tôi không muốn chia sẻ dữ liệu của mình.

  4. Bấm tiếp theo, và sau đó hoàn tất trình hướng dẫn.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×