Chèn Trường Phối thư

Khi bạn bắt đầu phối email, phối nhãn hoặc phối thư và kết nối tài liệu với danh sách gửi thư, bạn có thể thêm trường phối thư để cá nhân hóa nội dung. Các trường phối đến từ đầu đề cột trong danh sách gửi thư của bạn (còn được gọi là "nguồn dữ liệu"). Đây là ví dụ về cách các trường trong danh sách gửi thư Excel xuất hiện trong tài liệu phối thư của bạn.

Dữ liệu được kéo vào trường phối thư

Các trường phối thư mà bạn chèn sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư, tùy chỉnh từng phong bì, thư email, nhãn hoặc thư.

Để lưu lại việc đặt từng trường riêng lẻ vào tài liệu, Word đưa vào các công cụ Khối địa chỉ và Dòng lời chào, có tác dụng thêm tất cả các trường cho một địa chỉ hoặc lời chào để bạn không cần phải thêm từng trường một.

Thêm Khối địa chỉ

Để dễ dàng thêm khối địa chỉ vào thư, phong bì hoặc nhãn, hãy sử dụng công cụ Khối địa chỉ.

  1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm khối địa chỉ trong tài liệu.

  2. Chọn Khối địa chỉ.

Chèn trường phối Khối Địa chỉ

Lưu ý: Nếu lệnh Khối Địa chỉ bị mờ đi, hãy bấm Chọn Người nhận và chọn dạng danh sách gửi thư bạn đang dùng — Liên hệ Outlook, bảng tính Excel hoặc tệp .mdb bạn đã tạo trước đó trong Word. Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy bấm Nhập Danh sách Mới để tạo danh sách của bạn trong Word.

Word cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo tên trên địa chỉ mang phong cách trang trọng hơn hay thân mật hơn.

Mẹo:  Để đặt giãn cách dòng đơn cho nhãn gửi thư, chọn trường Khối địa chỉ, bấm vào Bố trí trang (Word 2013) hoặc Bố trí (Word 2016), rồi nhập 0 vào hộp TrướcSau dưới Giãn cách.

Giãn cách đoạn

Để đảm bảo địa chỉ trong bảng tính Excel xuất hiện chính xác sau khi sáp nhập, hãy xem Định dạng số, ngày và các giá trị khác của sáp nhập thư trong Excel.

Thêm Dòng lời chào

Để thêm lời chào chuẩn vào thư email hay thư, hãy sử dụng công cụ Dòng Lời chào

  1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm lời chào trong tài liệu.

  2. Chọn Dòng lời chào.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Dòng Lời chào dưới dạng được tô sáng.

    Lưu ý:  Nếu lệnh Dòng lời chào bị mờ xám, hãy chọn Chọn người nhận, rồi chọn dạng danh sách gửi thư bạn sử dụng — Liên hệ Outlook, bảng tính Excel hoặc tệp .mdb trước đó bạn đã tạo trong Word. Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy bấm vào Nhập danh sách mới để tạo danh sách của bạn trong Word.

  3. Chọn kiểu tên bạn muốn dùng và đặt tùy chọn khác.

    Tùy chọn Dòng lời chào

    Mẹo:  Để đảm bảo Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách của bạn, hãy chọn Khớp trường. Kiểm tra xem trường bạn muốn đã xuất hiện trong danh sách chưa. Nếu trường bạn muốn thể hiện là Không khớp, hãy chọn danh sách thả xuống cho trường đó, rồi chọn tên cột khớp với cột đó trong danh sách của bạn.

  4. Để đảm bảo định dạng trường theo cách bạn muốn, hãy tô sáng cả trường, bao gồm dấu ở mỗi đầu.

    Trường Dòng lời chào trong tài liệu phối thư

  5. Chọn Trang đầu, rồi chọn phông chữ và cỡ phông.

    Nhóm Phông chữ trên tab Trang đầu

  6. Chọn Độ giãn dòng để đảm bảo giãn cách dòng khớp với giãn cách trong phần còn lại của tài liệu.

    Độ giãn dòng trên tab Trang đầu

Sau khi bạn thêm trường mình muốn phối, hãy nhập thông tin bạn muốn giống như trong mỗi thư, thư email, phong bì hoặc nhãn bạn tạo trong khi phối.

Thêm trường phối riêng lẻ

Nếu muốn thêm thông tin từ danh sách gửi thư vào tài liệu, bạn có thể thêm từng trường phối một.

  1. Bấm vào nơi bạn muốn thêm trường phối thư trong tài liệu.

  2. Chọn danh sách thả xuống bên cạnh Chèn trường phối, rồi chọn tên trường.

    Menu Chèn trường phối của các trường có sẵn

  3. Nếu bạn không thấy tên trường trong danh sách, hãy chọn nút Chèn trường phối.

    Nút Chèn trường phối

  4. Chọn Trường cơ sở dữ liệu để xem danh sách các trường trong nguồn dữ liệu của bạn.

  5. Lưu ý: Nếu bạn không thấy trường từ nguồn dữ liệu, hãy kiểm tra xem liệu tài liệu của bạn có được kết nối với đúng nguồn dữ liệu không. Chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận và xác nhận rằng trường Nguồn dữ liệu khớp với nguồn bạn định sử dụng.

  6. Chọn Chèn.

Lưu ý: Nếu một số chữ số, đơn vị tiền tệ hay ngày tháng không được định dạng chính xác, hãy xem mục Định dạng số, ngày tháng và trường khác trong phối thư để được trợ giúp.

Sử dụng trường phối thư nâng cao

Khi bạn tạo thư hoặc email cho tất cả khách hàng của mình và muốn thư chứa nội dung khác nhau, tùy theo các giá trị khác nhau trong các trường nhất định của nguồn dữ liệu - bạn có thể sử dụng quy tắc để điền vào trường. Ví dụ: hóa đơn có thể chứa từ "Quá hạn" nếu đã qua ngày đến hạn của số dư đến hạn.

Để thiết lập quy tắc và trường nâng cao, trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & chèn trường, chọn Quy tắc, rồi chọn loại trường bạn muốn thêm.

Nút Quy tắc giúp mở menu quy tắc

Để biết thêm thông tin về cách bạn có thể sử dụng quy tắc phối thư, xem mục thiết lập quy tắc phối thư

Để biết toàn bộ các bước phối thư, xem mục Sử dụng phối thư trong Word cho email, Phối thư cho nhãn hoặc Sử dụng phối thư để cá nhân hóa thư

Thêm Ngày hoặc Giờ

Để chèn ngày và/hoặc giờ hiện tại vào tài liệu của bạn, đi đến tab Chèn của Dải băng, rồi chọn Ngày & giờ từ nhóm Văn bản. Trong hộp thoại Ngày và giờ, chọn định dạng phù hợp với nội dung bạn muốn chèn. Bấm vào OK để chèn lựa chọn của bạn.

Mẹo: Nếu bạn muốn ngày hoặc giờ tự động cập nhật thành ngày và giờ hiện tại bất cứ khi nào bạn mở tài liệu này trong tương lai, hãy chọn hộp kiểm Tự động cập nhật trước khi bấm vào OK.

Xem thêm

Bạn có câu hỏi về tính năng Phối thư trong Word mà chúng tôi chưa giải đáp tại đây?

Đăng câu hỏi trong diễn đàn Cộng đồng giải đáp về Word

Giúp chúng tôi cải thiện Word

Bạn có đề xuất về cách chúng tôi có thể cải thiện Word không? Nếu có, vui lòng truy nhập Word UserVoice và cho chúng tôi biết!

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×