Cộng tác trên các tệp trong nhóm Microsoft

Khi nhóm của bạn hoạt động với nhau bạn chắc chắn sẽ có các tệp mà bạn sẽ muốn chia sẻ và cộng tác trên đó. Các nhóm giúp bạn dễ dàng chia sẻ tệp và làm việc cùng nhau. Nếu tệp của bạn là Word, Excel, PowerPoint hoặc các tệp Visio đồng nghiệp của bạn thậm chí có thể xem, sửa và cộng tác trên chúng, ngay trong nhóm (chỉnh sửa trong Visio cần có giấy phép).

Lưu ý: Nếu tệp không phải là một trong các kiểu được đề cập ở trên, nó phải được xem trong SharePoint hoặc ứng dụng tương ứng của nó.

Thư viện tệp của bạn

Trong mỗi nhóm có các kênh. Hãy suy nghĩ về các kênh này như một nơi dành cho toàn bộ nhóm của bạn để thảo luận về một chủ đề cụ thể như đào tạo sắp tới hoặc các bản Cập Nhật dự án. Mỗi kênh đều có thư mục tệp riêng của mình, nơi bạn có thể chia sẻ tệp cho kênh cụ thể đó. Để truy nhập vào thư mục đó đi đến kênh và chọn tab tệp phía trên cửa sổ hội thoại.

Thư viện tệp cho phép bạn cộng tác trên các tệp với nhóm của bạn

Lưu ý: Đảm bảo sử dụng tab tệp ở phía trên cùng của cửa sổ hội thoại kênh thay vì nút tệp ở bên trái của ứng dụng. Nút đó cho phép bạn truy nhập vào tất cả các tệp trên điện toán đám mây của bạn chứ không phải chỉ các tệp cho một kênh cụ thể.

Trong thư viện, bạn có thể tải lên các tệp hiện có hoặc tạo tệp mới. Khi bạn tải lên một tệp, nó sẽ tạo một bản sao trong nhóm.

Tải lên tệp hiện có

Có hai cách chính để tải lên các tệp hiện có vào thư viện của bạn. Cả hai phương pháp bắt đầu bằng cách đi đến thư mục tệp cho kênh của bạn và cả hai phương pháp, theo mặc định, tải lên bản sao tệp của bạn vào thư mục tệp kênh.

  • Kéo và thả bằng chuột, kéo tệp từ vị trí hiện tại và thả vào cửa sổ nhóm trong số các tệp. 

  • Tải lên -chọn tải lên,sau đó chọn tệp (hoặc tệp) mà bạn muốn tải lên, rồi chọn mở.

Tạo hoặc tải lên tệp mới vào thư viện tệp của kênh của bạn

Mọi tệp bạn tải lên sẽ có thể truy nhập được bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn. Và cũng giống như trong SharePoint, bạn có thể ghim các tệp cụ thể vào đầu danh sách của bạn để truy nhập dễ dàng.

Tạo tệp

Để tạo tài liệu Word, PowerPoint hoặc Excel trong nhóm, hãy chọn mới, rồi chọn loại tệp mà bạn muốn tạo. Tệp mới sẽ mở trong các nhóm để bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa và nếu bạn muốn làm việc trong phiên bản trên máy tính của ứng dụng, hãy chọn xem thêm tùy chọn Nút Thêm tùy chọn ở bên trái nút đóng trên dải băng.

Ngay sau khi tạo tệp mới của bạn sẽ sẵn dùng cho các thành viên nhóm của bạn để sửa là tốt.

Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thể mở tệp bằng ứng dụng Office trên máy tính.

Cộng tác trên các tệp

Các tệp được lưu trữ trong thư viện tệp nhóm của bạn có thể truy nhập được vào mọi thành viên của nhóm. Trong Office dành cho web, Office for Android hoặc iOS, hoặc các ứng dụng mới nhất từ Office 365, bạn và các thành viên trong nhóm có thể đồng chỉnh sửa tài liệu Word, PowerPoint hoặc Excel hoặc chú thích trên các tệp Visio. Không cần phải kiểm tra các tệp hoặc lo lắng về việc nếu một trong số đồng nghiệp của bạn có tài liệu đang mở. Chỉ cần mở tệp bạn cần chỉnh sửa và nếu các thành viên nhóm khác đang sửa nó cũng sẽ thay đổi hoàn toàn là bạn đã hợp nhất khi làm việc.

Chia sẻ với những người bên ngoài nhóm của bạn

Có thể có một dịp khi bạn muốn chia sẻ tệp của mình với người nào đó bên ngoài nhóm của bạn. Nếu tệp là một từ, Excel, PowerPoint hoặc Visio file cách dễ nhất để thực hiện điều đó là mở tệp với ứng dụng Office dành cho web hoặc máy tính để bàn thích hợp, rồi chọn chia sẻ phía trên cùng bên phải của cửa sổ. Điều đó sẽ mở hộp thoại chia sẻ, nơi bạn có thể nhập các biệt danh hoặc địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ.

Biểu tượng và hộp thoại Chia sẻ trong Excel

Quan trọng: Để chia sẻ với người nào đó bên ngoài nhóm của bạn, bạn sẽ phải mở tệp trong Office dành cho web hoặc Office trên máy tính; trình soạn thảo nhóm không có tính năng đó. Bấm vào mũi tên bên cạnh nút sửa , rồi chọn ứng dụng thích hợp. Nút sửa với các lựa chọn được bung rộng và mũi tên trỏ vào nút thả xuống

Nếu bạn muốn chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức của bạn, bạn có thể phải bấm vào danh sách thả xuống quyền (ngay bên trên nơi bạn thêm những người mà bạn muốn chia sẻ) và chọn người cụ thể có thể truy nhập tệp.

Sử dụng hộp thoại thiết đặt liên kết để xác định quyền cho liên kết chia sẻ

Sau khi bạn đã chia sẻ tệp, những người dùng đó có thể chỉnh sửa tệp trong thời gian thực (trừ khi bạn không được đánh dấu cho phép chỉnh sửa trong hộp thoại thiết đặt liên kết) giống như các thành viên khác trong nhóm của bạn có thể.

Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không thể mở tệp bằng ứng dụng Office trên máy tính.

Xem thêm

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×