Cập nhật dữ liệu trong cơ sở dữ liệu

Bài viết này giải thích cách cập nhật dữ liệu hiện có. Microsoft Office Access 2007 cung cấp một số công cụ để cập nhật bản ghi hiện có, bao gồm biểu dữ liệu, biểu mẫu, truy vấn, tìm và thay thế cũng như tính năng Thu thập Dữ liệu mới.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng việc cập nhật dữ liệu không phải là quy trình tương tự như nhập dữ liệu mới. Để biết thông tin về cách nhập dữ liệu mới trong cơ sở dữ liệu, xem bài viết Thêm một hoặc nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này

Thiết kế cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến việc cập nhật như thế nào

Loại dữ liệu ảnh hưởng đến việc cập nhật như thế nào

Thuộc tính trường bảng ảnh hưởng đến việc cập nhật như thế nào

Sử dụng biểu mẫu để cập nhật dữ liệu

Sử dụng biểu dữ liệu để cập nhật dữ liệu

Sử dụng truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu hiện có

Sử dụng truy vấn chắp thêm để thêm bản ghi vào bảng

Sử dụng Thu thập Dữ liệu để cập nhật bản ghi

Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoại

Thiết kế cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến việc cập nhật như thế nào

Đọc mục này nếu bạn mới sử dụng Access hoặc chưa quen với các khái niệm trong các cơ sở dữ liệu quan hệ. Các bản cập nhật lớn trở nên dễ dàng thực hiện hơn nhiều khi bạn hiểu rõ một số nguyên tắc cơ bản của thiết kế cơ sở dữ liệu.

Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp giống như tài liệu Microsoft Office Word 2007 hay bộ trang chiếu Microsoft Office PowerPoint 2007. Thay vào đó, cơ sở dữ liệu Access điển hình là tập hợp các bảng, cộng với tập hợp các đối tượng được dựng xung quanh các bảng — biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, v.v..

Ngoài ra, các đối tượng này phải tuân theo tập hợp các nguyên tắc thiết kế hoặc cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động kém hay lỗi hoàn toàn. Kết quả là các nguyên tắc thiết kế đó sẽ ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu. Hãy nhớ những điều về đối tượng cơ sở dữ liệu và thiết kế này khi bạn tiếp tục.

  • Với một vài ngoại lệ (như loại danh sách được gọi là danh sách giá trị), Access sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng. Số lượng bảng tùy theo thiết kế và tính phức tạp của cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn có thể xem hoặc cập nhật dữ liệu trong một biểu mẫu, báo cáo hay trong kết quả do một truy vấn trả về, Access sẽ chỉ lưu trữ dữ liệu trong bảng.

  • Mỗi bảng cần lưu trữ dữ liệu cho một sự cố, thể loại hoặc mục đích duy nhất. Ví dụ: bảng thông tin liên hệ doanh nghiệp không cần chứa thông tin bán hàng. Nếu có thì việc tìm thông tin chính xác có thể trở nên khó khăn, nếu không phải là không thể.

  • Mỗi trường trong bảng chỉ cần chấp nhận một loại dữ liệu. Ví dụ: bạn không nên lưu trữ ghi chú vào trường được đặt chấp nhận số. Nếu bạn cố gắng nhập văn bản vào một trường như vậy, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi.

  • Với một ngoại lệ, các trường trong bản ghi chỉ cần chấp nhận một giá trị. Ví dụ: cơ sở dữ liệu được thiết kế đúng cách sẽ ngăn bạn không nhập nhiều địa chỉ vào trường địa chỉ. Điều này trái ngược với Microsoft Office Excel 2007, theo mặc định, cho phép bạn nhập mọi số lượng tên, địa chỉ hoặc hình ảnh vào một ô đơn, trừ khi bạn đặt ô đó để chấp nhận các loại dữ liệu bị giới hạn.

    Tuy nhiên, Office Access 2007 cũng cung cấp một tính năng mới được gọi là trường đa giá trị. Bạn sử dụng trường đa giá trị để đính kèm nhiều trang dữ liệu vào một bản ghi và để tạo danh sách chấp nhận nhiều giá trị. Ví dụ: bạn có thể đính kèm tệp văn bản, một bộ trang chiếu Office PowerPoint 2007 và mọi số lượng hình ảnh vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể tạo danh sách tên và chọn nhiều tên trong số đó nếu cần. Việc sử dụng trường đa giá trị dường như có thể vi phạm các quy tắc thiết kế cơ sở dữ liệu vì bạn có thể lưu trữ nhiều phần dữ liệu trên một trường bảng nhưng thực sự thì không vì Access sẽ thực thi các quy tắc "không được biết" bằng cách lưu trữ dữ liệu trong các bảng ẩn đặc biệt.

Các liên kết sau đây sẽ đưa bạn đến các bài viết cung cấp thêm thông tin về các chủ đề và các tính năng được thảo luận trong mục này.

Đầu Trang

Loại dữ liệu ảnh hưởng đến việc cập nhật như thế nào

Đọc mục này nếu bạn mới sử dụng Access hoặc chưa quen với các khái niệm trong các cơ sở dữ liệu quan hệ. Các bản cập nhật lớn trở nên dễ dàng thực hiện hơn nhiều khi bạn hiểu rõ một số nguyên tắc cơ bản của thiết kế cơ sở dữ liệu.

Khi bạn thiết kế bảng cơ sở dữ liệu, bạn chọn loại dữ liệu cho từng trường trong bảng đó, một quy trình giúp đảm bảo nhập dữ liệu chính xác hơn. Ví dụ: giả sử bạn chỉ định loại dữ liệu Số cho một trường vì cần tính toán số liệu bán hàng. Nếu ai đó cố gắng nhập văn bản vào trường đó, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi và sẽ không cho phép người dùng đó lưu bản ghi đã thay đổi, một bước giúp bảo vệ số liệu của bạn.

Chỉ cho tôi cách xem các loại dữ liệu

Access giờ đây sẽ đưa ra hai cách để xem các loại dữ liệu cho trường bảng. Bạn có thể sử dụng các lệnh trên tab Biểu dữ liệu hoặc cũng có thể mở bảng ở dạng xem Thiết kế. Tập hợp các bước sau đây sẽ giải thích cách sử dụng cả hai kỹ thuật.

Xem các loại dữ liệu bằng lệnh trên tab Biểu dữ liệu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng.

  2. Bấm vào trường bạn muốn điều tra.

  3. Trên tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, bấm vào mũi tên xuống đối với danh sách Loại Dữ liệu để xem loại dữ liệu được đặt cho trường đó.

Xem các loại dữ liệu trong dạng xem Thiết kế

  • Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

    Access mở bảng trong lưới thiết kế, đồng thời mục trên của lưới sẽ hiển thị tên và loại dữ liệu của từng trường bảng.

    Các trường trong dạng xem Thiết kế

Loại dữ liệu được đặt cho mỗi trường bảng sẽ cung cấp mức kiểm soát đầu tiên cho những gì bạn có thể và không thể nhập vào một trường. Trong một số trường hợp, cài đặt loại dữ liệu sẽ ngăn bạn nhập bất cứ thông tin nào. Bảng sau đây liệt kê các loại dữ liệu mà Office Access 2007 cung cấp, cũng như mô tả cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu.

Loại dữ liệu

Ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu

Văn bản

Trường văn bản chấp nhận các ký tự văn bản hoặc số, bao gồm danh sách các mục được tách. Trường văn bản chấp nhận số lượng ký tự nhỏ hơn so với trường Bản ghi nhớ — từ 0 đến 255 ký tự. Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng các hàm chuyển đổi để thực hiện tính toán trên dữ liệu trong một trường Văn bản.

Bản ghi nhớ

Bạn có thể nhập số lượng lớn dữ liệu văn bản và số vào loại trường này. Ngoài ra, nếu người thiết kế cơ sở dữ liệu đặt trường để hỗ trợ định dạng văn bản phong phú, bạn có thể áp dụng các loại định dạng bạn thường thấy trong các chương trình xử lý từ, như Office Word 2007. Ví dụ: bạn có thể áp dụng những phông chữ và cỡ phông khác nhau cho các ký tự cụ thể trong văn bản của mình, đồng thời in đậm hoặc nghiêng các ký tự đó, v.v.. Bạn cũng có thể thêm các thẻ Ngôn ngữ Đánh dấu Siêu văn bản (HTML) vào dữ liệu.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng định dạng văn bản phong phú trong trường Bản ghi nhớ, hãy xem bài viết Định dạng dữ liệu trong các hàng và cột.

Giống như các trường Văn bản, bạn cũng có thể chạy các hàm chuyển đổi dựa trên dữ liệu trong trường Bản ghi nhớ.

Số

Bạn chỉ có thể nhập các số vào loại trường này, đồng thời bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong trường Số.

Ngày/Giờ

Bạn chỉ có thể nhập ngày và giờ vào loại trường này. Tùy theo cách người thiết kế cơ sở dữ liệu đặt trường, bạn có thể gặp phải những điều kiện sau:

  • Nếu người thiết kế cơ sở dữ liệu đặt dấu hiệu nhập cho trường (một chuỗi các ký tự bằng chữ và chỗ dành sẵn xuất hiện khi bạn chọn trường), bạn phải nhập dữ liệu vào các dấu cách và định dạng mà dấu hiệu cung cấp. Ví dụ: nếu bạn thấy dấu hiệu như MMM_DD_YYYY, bạn phải nhập ngày theo định dạng đó vào các dấu cách được cung cấp — ví dụ: 11/10/2006. Bạn không thể nhập tên tháng đầy đủ (như Tháng Bảy) hoặc giá trị năm có hai chữ số.

  • Nếu người thiết kế không tạo dấu hiệu nhập để kiểm soát cách bạn nhập ngày hoặc giờ, bạn có thể nhập giá trị bằng bất cứ định dạng ngày hoặc giờ hợp lệ nào. Ví dụ: bạn có thể nhập 11 Thg10 2006, 11/10/06 hoặc 11 Tháng Mười 2006.

  • Người thiết kế cơ sở dữ liệu có thể áp dụng định dạng hiển thị cho trường. Trong trường hợp đó, nếu không có dấu hiệu nhập, bạn có thể nhập giá trị ở hầu như mọi định dạng, tuy nhiên, Access sẽ hiển thị ngày tháng phù hợp với định dạng hiển thị. Ví dụ: bạn có thể nhập 11/10/2006 nhưng định dạng hiển thị có thể được đặt để hiển thị giá trị dưới dạng 11-Thg10-2006.

    Để biết thêm thông tin về dấu hiệu nhập, hãy xem bài viết Định dạng dữ liệu trong các hàng và cột.

Tiền tệ

Bạn chỉ có thể nhập giá trị tiền tệ vào loại trường này. Ngoài ra, bạn không phải nhập thủ công bất kỳ ký hiệu tiền tệ nào. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng ký hiệu tiền tệ (¥, £, $, v.v.) đã xác định trong cài đặt vùng Windows của bạn.

Số Tự động

Bạn không thể nhập hay thay đổi dữ liệu trong loại trường này vào mọi thời điểm. Access sẽ gia tăng các giá trị trong trường Số Tự động bất cứ khi nào bạn thêm bản ghi mới vào bảng.

Có/Không

Khi bấm vào một trường được đặt thành loại dữ liệu này, Access sẽ hiển thị hộp kiểm hoặc danh sách thả xuống, tùy theo cách bạn định dạng trường. Nếu bạn định dạng trường để hiển thị danh sách, bạn có thể chọn hoặc Không, Đúng hoặc Sai hay Bật hoặc Tắt từ danh sách, cũng tùy theo định dạng được áp dụng cho trường. Bạn không thể nhập các giá trị vào danh sách hay thay đổi các giá trị trong danh sách trực tiếp từ một biểu mẫu hoặc bảng.

Đối tượng OLE

Bạn sử dụng loại trường này khi muốn hiển thị dữ liệu từ tệp được tạo trong một chương trình khác. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tệp văn bản, biểu đồ Excel hoặc bộ trang chiếu PowerPoint trong trường Đối tượng OLE.

Tệp đính kèm sẽ mang lại cách thức nhanh, dễ dàng và linh hoạt hơn để xem dữ liệu từ các chương trình khác. Xem mục nhập Tệp đính kèm ở phần sau trong bảng này, để biết thêm thông tin.

Siêu kết nối

Bạn có thể nhập bất cứ dữ liệu nào vào loại trường này, đồng thời Access sẽ ngắt dòng dữ liệu trong một địa chỉ Web. Ví dụ: nếu bạn nhập giá trị vào trường, Access sẽ bao xung quanh văn bản của bạn bằng văn bản Bộ định vị Tài nguyên Đồng nhất (URL), như là: http://www. văn_bản_của_bạn.com. Nếu bạn nhập một địa chỉ Web hợp lệ, liên kết của bạn sẽ hoạt động — nếu không, liên kết của bạn sẽ dẫn đến một thông báo lỗi. Ngoài ra, việc chỉnh sửa siêu liên kết hiện có cũng có thể khó khăn vì việc bấm vào một trường siêu liên kết bằng chuột sẽ khởi động trình duyệt Web và sẽ đưa bạn tới site được chỉ định trong liên kết. Để chỉnh sửa trường siêu liên kết, bạn hãy chọn một trường liền kề, sử dụng các phím TAB hoặc mũi tên để di chuyển tiêu điểm đến trường siêu liên kết, rồi nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.

Tệp đính kèm

Bạn có thể đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác vào loại trường này, tuy nhiên, bạn không thể nhập hay nói cách khác là đưa vào dữ liệu văn bản hoặc số.

Để biết thông tin về cách sử dụng trường Tệp đính kèm, hãy xem bài viết Đính kèm tệp và đồ họa vào các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trình hướng dẫn Tra cứu

Trình hướng dẫn Tra cứu không phải là một loại dữ liệu. Thay vào đó, bạn sử dụng trình hướng dẫn để tạo ra hai loại danh sách thả xuống: danh sách giá trị và trường tra cứu. Danh sách giá trị sử dụng danh sách phân tách các mục mà bạn nhập theo cách thủ công khi sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu. Các giá trị đó có thể độc lập với mọi dữ liệu hoặc đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Ngược lại, trường tra cứu sẽ sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một hay nhiều bảng khác trong cơ sở dữ liệu hoặc tại một vị trí khác, như máy chủ chạy Windows SharePoint Services 3.0. Trường tra cứu sau đó sẽ hiển thị dữ liệu trong danh sách thả xuống. Theo mặc định, Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ đặt trường bảng thành loại dữ liệu Số.

Bạn có thể làm việc với các trường tra cứu trực tiếp trong bảng, cũng như trong biểu mẫu và báo cáo. Theo mặc định, các giá trị trong trường tra cứu sẽ xuất hiện trong loại điều khiển danh sách được gọi là hộp tổ hợp — danh sách có một mũi tên thả xuống: Danh sách tra cứu trống . Tùy theo cách người thiết kế cơ sở dữ liệu đã đặt trường Tra cứu và hộp tổ hợp, bạn có thể chỉnh sửa các mục trong danh sách và thêm mục vào danh sách. Để thực hiện thao tác đó, người thiết kế cơ sở dữ liệu phải đặt thuộc tính cho trường Tra cứu (thuộc tính được gọi là Giới hạn Cho Danh sách, đồng thời cũng phải tắt thông báo).

Nếu bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị trong danh sách tra cứu, bạn phải thêm hoặc thay đổi dữ liệu trong danh sách các giá trị được xác định trước hoặc trong bảng làm nguồn cho trường Tra cứu. Để biết thông tin về cách thực hiện thao tác đó, hãy xem mục có tiêu đề "Chỉnh sửa các mục trong trường tra cứu" ở bài viết Thêm một hoặc nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu.

Cuối cùng, khi bạn tạo trường Tra cứu, bạn có thể tùy chọn đặt trường đó để hỗ trợ nhiều giá trị. Khi bạn thực hiện điều đó, danh sách kết quả sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách, đồng thời bạn có thể chọn hoặc xóa nhiều mục khi cần. Hình sau đây minh họa một danh sách chứa nhiều giá trị thông thường:

Một danh sách hộp kiểm

Để biết thông tin về việc tạo trường tra cứu đa giá trị và sử dụng các danh sách kết quả, hãy xem các bài viết Sử dụng danh sách lưu trữ nhiều giá trịHướng dẫn về trường đa giá trị.

Đầu Trang

Thuộc tính trường bảng ảnh hưởng đến việc cập nhật như thế nào

Đọc mục này nếu bạn mới sử dụng Access hoặc chưa quen với các khái niệm trong các cơ sở dữ liệu quan hệ. Bạn không thể thực hiện các bản cập nhật lớn thành công trừ khi tìm hiểu về cách các thuộc tính thiết dành cho trường bảng ảnh hưởng đến việc cập Nhật.

Khi bạn thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn thường bắt đầu bằng việc thiết kế một hoặc nhiều bảng. Bạn quyết định loại dữ liệu mà từng bảng sẽ có, bạn đặt khóa chính — một trường nhận dạng duy nhất từng bản ghi (hàng) — cho từng bảng, đồng thời bạn tạo mối quan hệ giữa các bảng.

Là một phần trong quy trình đó, bạn đặt thuộc tính cho các trường trong từng bảng. Ví dụ: bạn có thể đặt trường Văn bản để chấp nhận tối đa 50 ký tự, đồng thời, bạn có thể đặt trường Số để chỉ chấp nhận giá trị tiền tệ.

Bạn có thể đặt hầu hết các thuộc tính trường bằng cách sử dụng dạng xem Thiết kế. Tuy nhiên, bạn cũng có thể đặt một số thuộc tính bằng các lệnh trong các nhóm trên Dải băng, một phần của Giao diện người dùng Microsoft Office Fluent. Ví dụ: bạn có thể đặt định dạng trực quan cho trường Văn bản và Bản ghi nhớ bằng các lệnh trong nhóm Phông chữ trên tab Trang đầu. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các lệnh đó, hãy xem bài viết Định dạng dữ liệu trong các hàng và cột.

Chỉ cho tôi cách đặt hoặc thay đổi các thuộc tính cho trường bảng.

Access giờ đây đưa ra hai cách để xem các thuộc tính cho trường bảng — bạn có thể sử dụng các lệnh trên tab Biểu dữ liệu hoặc bạn có thể mở bảng ở dạng xem Thiết kế. Tập hợp các bước sau đây sẽ giải thích cách sử dụng cả hai kỹ thuật.

Xem thuộc tính bảng bằng các lệnh trên tab Biểu dữ liệu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng bạn muốn sử dụng.

  2. Bấm vào tab Biểu dữ liệu, rồi sử dụng các lệnh trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng để xem các thuộc tính của từng trường bảng.

Xem thuộc tính bảng trong dạng xem Thiết kế

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

    Access mở bảng trong lưới thiết kế.

  2. Ở phần dưới của lưới, bên dưới Thuộc tính Trường, bấm vào tab Chung, nếu chưa chọn.

    –hoặc–

    Để xem các thuộc tính của trường tra cứu, hãy bấm vào tab Tra cứu.

    Trường tra cứu là trường bảng sử dụng danh sách giá trị được mã hóa cố định hoặc truy vấn truy xuất giá trị từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, trường tra cứu sẽ hiển thị các giá trị đó cho bạn dưới dạng danh sách. Tùy theo cách người thiết kế cơ sở dữ liệu đặt trường tra cứu, bạn có thể chọn một hoặc nhiều mục từ danh sách đó.

    Trường tra cứu thường nhầm lẫn người dùng Access mới vì danh sách các mục sẽ xuất hiện tại một vị trí (danh sách mà Access tạo từ dữ liệu trong trường tra cứu) nhưng dữ liệu có thể nằm trong ở một vị trí khác (bảng có chứa dữ liệu). Hãy nhớ rằng khi bạn cập nhật dữ liệu trong trường tra cứu, bạn phải cập nhật bảng nguồn (vị trí thứ hai). Bạn không thể cập nhật trường Tra cứu từ danh sách.

Bảng sau đây liệt kê các thuộc tính bảng có tác động lớn nhất đến việc nhập dữ liệu và giải thích tác động của các thuộc tính đó.

Thuộc tính

Vị trí trong lưới thiết kế bảng

Giá trị có thể

Hành vi khi bạn tìm cách nhập dữ liệu

Kích cỡ Trường

Tab Chung

0-255

Giới hạn ký tự chỉ áp dụng cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Văn bản. Nếu bạn tìm cách nhập nhiều hơn số ký tự đã xác định, trường sẽ cắt các ký tự đó.

Bắt buộc

Tab Chung

Có/Không

Khi được bật, thuộc tính này sẽ buộc bạn phải nhập giá trị vào một trường, đồng thời Access sẽ không cho phép bạn lưu mọi dữ liệu mới cho đến khi bạn hoàn thành trường đó. Khi đã tắt, trường sẽ chấp nhận các giá trị null, nghĩa là trường có thể vẫn còn trống.

Lưu ý: Giá trị null không giống giá trị 0. 0 là một chữ số và Access có thể sử dụng 0 trong các tính toán. Null là một giá trị bị thiếu, không xác định hoặc không rõ.

Cho phép các chuỗi có độ dài bằng 0

Tab Chung

Có/Không

Khi đã bật, bạn có thể nhập chuỗi có độ dài bằng 0 — chuỗi không chứa ký tự nào. Để tạo một chuỗi có độ dài bằng 0, bạn hãy nhập hai dấu ngoặc kép mà không có dấu cách giữa hai dấu ngoặc kép đó (""), rồi nhấn ENTER.

Được đánh chỉ mục

Tab Chung

Có/Không

Khi bạn lập chỉ mục trường bảng, Access sẽ ngăn bạn không cộng các giá trị trùng lặp.

Dấu hiệu Nhập

Tab Chung

Các tập hợp ký tự bằng chữ và ký tự chỗ dành sẵn được xác định trước hoặc tùy chỉnh

Dấu hiệu nhập buộc bạn phải nhập dữ liệu theo định dạng được xác định trước. Các dấu hiệu sẽ xuất hiện khi bạn chọn một trường trong một bảng hay một điều khiển trên biểu mẫu. Ví dụ: giả sử bạn bấm vào trường Ngày và xem tập hợp các ký tự sau đây: MMM-DD-YYYY. Bộ ký tự đó được gọi là dấu hiệu nhập. Dấu hiệu nhập đó buộc bạn phải nhập các giá trị tháng dưới dạng từ viết tắt có ba chữ cái, như THG10 và giá trị năm dưới dạng bốn chữ số thay vì hai. Vì vậy, nếu bạn nhìn thấy dấu hiệu đó, bạn hãy nhập một ngày, như 15-THG10-2006.

Lưu ý: Hãy nhớ rằng dấu hiệu nhập chỉ kiểm soát cách bạn nhập dữ liệu, chứ không phải cách Access sẽ hiển thị dữ liệu đó. Ví dụ: bạn có thể nhập một ngày dưới dạng 15-THG10-2006 nhưng Access có thể lưu trữ giá trị dưới dạng 15102006 — tức là không có ký tự định dạng. Sau đó, khi bạn xem ngày trong một bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo, Access có thể được đặt hiển thị ngày đó dưới dạng 15/10/2006.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng dấu hiệu nhập, hãy xem bài viết Định dạng dữ liệu trong các hàng và cột.

Hiển thị Điều khiển

Tab Tra cứu

Giá trị phụ thuộc vào loại dữ liệu được đặt cho trường

Đối với các trường Văn bản và Số, bạn có thể chọn giữa điều khiển hộp văn bản, hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp. Đối với các trường Có/Không, bạn có thể chọn giữa điều khiển hộp kiểm, hộp văn bản hoặc hộp tổ hợp.

Lưu ý: Nếu bạn chọn bất cứ điều gì khác ngoài Hộp Danh sách hay Hộp Tổ hợp, Access sẽ ẩn các thuộc tính còn lại trên tab Tra cứu.

Loại Nguồn Hàng

Tab Tra cứu

Bảng/Truy vấn
Danh sách Giá trị
Danh sách Trường

Nếu bạn đặt hộp thuộc tính Điều khiển Hiển thị thành Hộp Danh sách hoặc Hộp Tổ hợp, bạn có thể đặt thuộc tính này thành Bảng/Truy vấn, Danh sách Giá trị hoặc Danh sách Trường. Lần lượt, thuộc tính này sẽ điều khiển loại giá trị bạn có thể sử dụng trong thuộc tính Nguồn Hàng. Xem mục nhập tiếp theo.

Nguồn Hàng

Tab Tra cứu

Tùy theo thuộc tính Loại Nguồn Hàng.

Nếu bạn đặt thuộc tính Loại Nguồn Hàng cho Bảng/Truy vấn, trường thuộc tính này có thể chứa tên của một bảng hoặc một truy vấn. Nếu bạn đặt thuộc tính cho Danh sách Giá trị, thuộc tính này sẽ chứa danh sách giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). Nếu bạn đặt thuộc tính Loại Nguồn Hàng cho Danh sách Trường, thuộc tính này sẽ chứa tên của một bảng, truy vấn hoặc câu lệnh Ngôn ngữ Truy vấn Có cấu trúc (SQL).

Giới hạn đối với Danh sách

Tab Tra cứu

Có/Không

Khi đặt thành , Access sẽ tìm thấy các giá trị khớp nhau khi người dùng nhập văn bản vào điều khiển hộp tổ hợp. Đặt một cách khác, cài đặt sẽ cho phép nhập trước. Cài đặt cũng sẽ ngăn người dùng không chỉnh sửa các mục trong một danh sách trực tiếp từ điều khiển hộp danh sách hoặc tổ hợp. Thay vào đó, người dùng phải chỉnh sửa các mục trong hộp thuộc tính Nguồn Hàng hoặc trong trường hợp của trường tra cứu, chỉnh sửa các mục trong bảng có chứa dữ liệu nguồn của trường Tra cứu. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng trường tra cứu, hãy xem mục có tiêu đề "Chỉnh sửa các mục trong trường tra cứu" ở bài viết Thêm một hoặc nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu.

Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị

Tab Tra cứu

Có/Không

Bật hoặc tắt lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách của danh sách giá trị mà không phải của trường tra cứu. Để kích hoạt lệnh đó cho trường tra cứu, hãy nhập tên biểu mẫu hợp lệ vào thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách. Lệnh Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị xuất hiện trên menu lối tắt mà bạn mở bằng cách bấm chuột phải vào điều khiển hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp. Khi bạn chạy lệnh, hộp thoại Chỉnh sửa Mục Danh sách sẽ xuất hiện. Ngoài ra, nếu bạn chỉ định tên của một biểu mẫu trong hộp thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách, Access sẽ bắt đầu biểu mẫu đó thay vì hộp thoại.

Bạn có thể chạy lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách từ các điều khiển hộp danh sách và hộp tổ hợp nằm trên biểu mẫu, cũng như từ các điều khiển hộp tổ hợp nằm trong các bảng và tập hợp kết quả truy vấn. Biểu mẫu phải được mở trong dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Duyệt; bảng và tập hợp kết quả truy vấn phải được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách

Tab Tra cứu

Tên biểu mẫu mục nhập dữ liệu

Nếu bạn chỉ định tên biểu mẫu mục nhập dữ liệu trong thuộc tính bảng này, biểu mẫu đó sẽ mở khi người dùng chạy lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách. Nếu không, hộp thoại Chỉnh sửa Mục Danh sách sẽ xuất hiện khi người dùng chạy lệnh.

Để biết thêm thông tin về cách thiết kế bảng cơ sở dữ liệu và cài đặt thuộc tính, hãy xem các bài viết sau đây.

  • Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ giải thích các khái niệm cơ bản, như lập kế hoạch cơ sở dữ liệu, thiết kế dữ liệu và chuẩn hóa — quy trình phân tách dữ liệu thành bảng có liên quan và loại bỏ dữ liệu dư thừa.

  • Tạo bảng trong cơ sở dữ liệu giải thích cách tạo bảng, thêm khóa chính (các trường nhận dạng riêng từng hàng hoặc bản ghi trong bảng) và cách đặt các loại dữ liệu cùng thuộc tính bảng.

Đầu Trang

Sử dụng biểu mẫu để cập nhật dữ liệu

Bạn sử dụng biểu mẫu để cập nhật số lượng nhỏ dữ liệu. Trong trường hợp này, "nhỏ" có nghĩa là mọi số bản ghi bạn muốn cập nhật theo cách thủ công. Các biểu mẫu có thể cung cấp cách chỉnh sửa và cập nhật số lượng nhỏ dữ liệu dễ dàng hơn, nhanh hơn và chính xác hơn.

Cách bạn sử dụng biểu mẫu để chỉnh sửa dữ liệu phụ thuộc vào thiết kế của biểu mẫu. Biểu mẫu có thể chứa bất cứ số lượng điều khiển nào, như danh sách, hộp văn bản, nút và biểu dữ liệu — lưới trông giống như trang tính Excel. Lần lượt, từng điều khiển trên biểu mẫu sẽ đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu vào trường bảng cơ sở. Những gì bạn thực hiện với điều khiển đã cho sẽ tùy theo loại dữ liệu được đặt cho trường bảng cơ sở, mọi thuộc tính được đặt cho trường đó và có thể phụ thuộc vào một vài thuộc tính mà người thiết kế cơ sở dữ liệu đã đặt cho từng điều khiển. Để biết thêm thông tin về cách các loại dữ liệu và thuộc tính trường ảnh hưởng đến việc nhập dữ liệu, hãy xem các mục Các loại dữ liệu ảnh hưởng đến cách thức bạn nhập dữ liệu như thế nàoCác thuộc tính trường bảng ảnh hưởng đến cách thức bạn nhập dữ liệu như thế nào, ở phần trước trong bài viết này.

Các mục sau đây giải thích cách sử dụng điều khiển mục nhập dữ liệu phổ biến nhất. Nếu bạn có thắc mắc về cơ sở dữ liệu cụ thể của mình, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống hoặc người thiết kế cơ sở dữ liệu bên bạn.

Thêm hoặc chỉnh sửa văn bản trong hộp văn bản

Access cung cấp một điều khiển văn bản để sử dụng với trường Văn bản và Bản ghi nhớ. Thông thường, bạn có thể biết liệu trường cơ sở là văn bản hay bản ghi nhớ theo kích cỡ của điều khiển, thường phản ánh kích cỡ của trường bảng cơ sở. Ví dụ: nếu bạn gắn kết điều khiển với một trường văn bản chấp nhận tối đa 50 ký tự, bạn sẽ định cỡ điều khiển theo đó. Ngược lại, nếu bạn gắn kết điều khiển với trường Bản ghi nhớ, bạn có thể định cỡ điều khiển để hiển thị một hoặc hai đoạn văn bản mà không cần phải cuộn.

Ngoài ra, bạn có thể đặt trường Bản ghi nhớ để hỗ trợ định dạng văn bản phong phú. Sau đó, bạn có thể áp dụng các phông chữ, kích cỡ, kiểu và màu khác nhau cho văn bản của mình.

Chỉnh sửa văn bản trong hộp văn bản

  • Đặt con trỏ vào hộp văn bản và thay đổi dữ liệu của bạn. Hãy nhớ rằng bạn không thể thực hiện tính toán trên các số trong trường Văn bản hoặc Bản ghi nhớ.

Áp dụng định dạng văn bản phong phú

Lưu ý: Bạn có thể làm theo các bước này chỉ khi hộp văn bản được gắn kết với trường Bản ghi nhớ. Xem các bước trong mục Xem các thuộc tính của trường bảng, ở phần trước trong bài viết này.

  1. Với bảng mở ở dạng xem Biểu dữ liệu, hãy chọn trường Bản ghi nhớ. Thông thường, bạn có thể tìm kiếm trường có tên là "Chú thích," Ghi chú" hoặc"Mô tả".

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, sử dụng các nút và menu để định dạng văn bản.

    Bạn có thể áp dụng các phông chữ và kích cỡ khác nhau, in đậm hoặc nghiêng văn bản, thay đổi màu sắc, v.v..

Đầu Trang

Sử dụng biểu dữ liệu để cập nhật dữ liệu

Bạn có thể thay đổi dữ liệu bằng cách thao tác trực tiếp trong dạng xem Biểu dữ liệu (lưới hàng và cột tương tự như một trang tính Excel). Bạn có thể thay đổi dữ liệu trong bảng, tập kết quả truy vấn và biểu mẫu hiển thị biểu dữ liệu.

Thông thường, bạn sử dụng biểu dữ liệu khi bạn chỉ cần thay đổi một số lượng nhỏ các bản ghi hoặc các phần của một bản ghi. Nếu bạn đã quen với Excel, biểu dữ liệu sẽ tương đối dễ hiểu, đồng thời bạn có thể tạo ra các thay đổi mà không cần kiến thức chuyên sâu hơn về Access, như khả năng tạo và chạy truy vấn.

Hãy nhớ những điều này khi bạn tiếp tục.

  • Bạn không cần lưu thay đổi của mình một cách rõ ràng. Access cam kết các thay đổi sẽ đưa vào bảng khi bạn di chuyển con trỏ đến trường mới trong cùng hàng hoặc khi bạn di chuyển con trỏ đến một hàng khác.

  • Theo mặc định, các trường trong cơ sở dữ liệu Access sẽ được đặt chấp nhận một loại dữ liệu cụ thể, như văn bản hoặc số. Bạn phải nhập loại dữ liệu mà trường được đặt chấp nhận. Nếu không, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi.

  • Một trường có thể có một dấu hiệu nhập được áp dụng. Dấu hiệu nhập là một tập hợp các ký tự bằng chữ và chỗ dành sẵn buộc bạn phải nhập dữ liệu theo một định dạng cụ thể. Ví dụ: dấu hiệu nhập của mã bưu chính có thể yêu cầu dữ liệu phù hợp với định dạng của Tiếng Pháp, trong khi dấu hiệu nhập của số điện thoại có thể yêu cầu bạn nhập số theo định dạng của Tiếng Đức.

    Để biết thêm thông tin về dấu hiệu nhập, hãy xem bài viết Định dạng dữ liệu trong các hàng và cột.

  • Ngoại trừ các tệp đính kèm và danh sách đa giá trị, bạn chỉ có thể nhập một giá trị duy nhất vào hầu hết các trường. Nếu bạn không biết liệu một trường có chấp nhận tệp đính kèm hay không, hãy liên hệ với người thiết kế cơ sở dữ liệu hoặc người quản trị hệ thống bên bạn. Bạn luôn có thể xác định danh sách đa giá trị vì Access sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách.

Thay đổi dữ liệu trong biểu dữ liệu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn thay đổi.

    Theo mặc định, Access sẽ mở bảng hoặc truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu — một lưới tương tự như trang tính Excel.

  2. Bấm hoặc đặt tiêu điểm vào trường đầu tiên bạn muốn thay đổi, rồi chỉnh sửa dữ liệu.

  3. Để di chuyển đến trường kế tiếp, hãy nhấn TAB, sử dụng một trong các phím mũi tên hoặc bấm vào trường kế tiếp.

    Khi bạn nhấn TAB, theo mặc định, Access sẽ sử dụng cài đặt vùng Windows của bạn để xác định xem liệu thao tác đó sẽ di chuyển con trỏ sang trái hay sang phải. Nếu máy tính được đặt thành sử dụng một ngôn ngữ đọc từ trái sang phải, con trỏ sẽ di chuyển sang bên phải khi bạn nhấn phím TAB. Nếu máy tính được đặt cho ngôn ngữ đọc từ phải sang trái, con trỏ sẽ di chuyển sang trái.

Áp dụng định dạng văn bản phong phú cho dữ liệu trong trường Bản ghi nhớ

  1. Với bảng hoặc kết quả truy vấn mở ở dạng xem Biểu dữ liệu, hãy chọn trường Bản ghi nhớ.

    Thông thường, bạn có thể tìm kiếm trường có tên là "Chú thích", "Ghi chú" hoặc "Mô tả". Nếu bạn vẫn không thể tìm thấy trường Bản ghi nhớ, hãy xem các bước trong mục Xem các thuộc tính của trường bảng, ở phần trước trong bài viết này.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, sử dụng các nút và menu để định dạng văn bản.

    Bạn có thể áp dụng các phông chữ và kích cỡ khác nhau, in đậm hoặc nghiêng văn bản, thay đổi màu sắc, v.v..

Đầu Trang

Sử dụng truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu hiện có

Bạn sử dụng truy vấn cập nhật để thêm, thay đổi hoặc xóa một phần (nhưng không phải tất cả) trong một hoặc nhiều bản ghi hiện có. Bạn có thể nghĩ đến truy vấn cập nhật dưới dạng hình thức mạnh mẽ của hộp thoại Tìm và Thay thế. Bạn nhập tiêu chí chọn (được xem là chuỗi tìm kiếm) và tiêu chí cập nhật (được xem là chuỗi thay thế). Không giống như hộp thoại, truy vấn cập nhật có thể chấp nhận nhiều tiêu chí, cho phép bạn cập nhật số lượng lớn các bản ghi cùng lúc và cho phép bạn thay đổi các bản ghi trong nhiều bảng.

Hãy nhớ rằng bạn không thể sử dụng truy vấn cập nhật để thêm toàn bộ bản ghi. Để thực hiện điều đó, bạn hãy sử dụng truy vấn chắp thêm.

Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Thêm bản ghi vào bảng bằng truy vấn chắp thêm.

Lưu ý: Cách an toàn nhất để sử dụng truy vấn cập nhật là trước tiên, tạo một truy vấn chọn kiểm tra tiêu chí lựa chọn của bạn. Ví dụ: giả sử bạn muốn cập nhật chuỗi trường Có/Không từ Không thành cho một khách hàng nhất định. Để thực hiện thao tác đó, bạn hãy thêm tiêu chí vào truy vấn chọn của mình cho đến khi trả về toàn bộ các bản ghi Không mong muốn cho khách hàng đó. Khi bạn chắc chắn rằng mình có bản ghi chính xác thì bạn hãy chuyển đổi truy vấn chọn của mình thành truy vấn cập nhật, nhập tiêu chí cập nhật của bạn, rồi chạy truy vấn để cập nhật các giá trị đã chọn. Các bước trong mục này sẽ giải thích cách tạo truy vấn chọn, rồi chuyển đổi truy vấn đó thành truy vấn cập nhật.

Tạo truy vấn chọn

  1. Mở cơ sở dữ liệu có chứa bản ghi mà bạn muốn cập nhật.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Trình thiết kế truy vấn mở ra, tab Thiết kế xuất hiện, đồng thời hộp thoại Hiển thị Bảng mở ra.

  3. Chọn những bảng có chứa các bản ghi bạn muốn cập nhật, rồi bấm Thêm, sau đó bấm Đóng.

    Bảng sẽ xuất hiện dưới dạng một hoặc nhiều cửa sổ ở mục trên của lưới thiết kế truy vấn, đồng thời các cửa sổ sẽ liệt kê mọi trường trong từng bảng. Hình dưới đây mô tả về trình thiết kế truy vấn kèm theo bảng đặc trưng.

    Bảng trong trình thiết kế truy vấn

  4. Bấm đúp vào trường bạn muốn cập nhật. Các trường được chọn sẽ xuất hiện trong hàng Trường ở mục bên dưới của trình thiết kế truy vấn.

    Bạn có thể thêm một trường bảng cho mỗi cột trong mục dưới hoặc bạn có thể nhanh chóng thêm mọi trường vào bảng bằng cách bấm đúp vào dấu sao (*) ở đầu danh sách các trường bảng. Hình sau đây hiển thị trình thiết kế truy vấn với tất cả các trường đã thêm.

    Đã thêm truy vấn với toàn bộ trường bảng.

  5. Bạn có thể tùy chọn nhập một hoặc nhiều tiêu chí trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế. Bảng sau đây hiển thị một số tiêu chí mẫu và giải thích tác động của chúng đối với truy vấn.

Tiêu chí

Tác động

> 234

Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234.

>= "Callahan"

Trả về tất cả bản ghi từ Callahan tới cuối bảng chữ cái

Từ #02/02/2006# Đến #01/12/2006#

Trả về các ngày từ 02/02/2006 đến 01/12/2006 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng ký tự đại điện ANSI-92, hãy dùng dấu nháy đơn (') thay cho dấu thăng. Ví dụ: Từ '02/02/2016' Đến '01/12/2016'

Not "Nước Đức"

Tìm tất cả các bản ghi mà nội dung chính xác của trường không phải là "Nước Đức." Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài từ "Nước Đức" như "Nước Đức (châu âu)" hay "Châu Âu (Nước Đức)".

Not "T*"

Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

Không phải "*t"

Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao.

In(Canada,UK)

Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh.

Like "[A-D]*"

Trong trường văn bản, tìm mọi bản ghi bắt đầu bằng chữ A tới chữ D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao.

Như "*ar*"

Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao.

Như "Maison Dewe?"

Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi thứ hai có 5 chữ cái trong đó 4 chữ cái đầu tiên là "Dewe" chữ cái cuối cùng không xác định. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu hỏi.

#02/02/2006#

Tìm tất cả các bản ghi cho 02/02/2016. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy đặt ngày trong dấu nháy đơn thay vì dấu thăng ('02/02/2006').

< Date() - 30

Trả về tất cả các ngày đã quá 30 ngày.

Date()

Trả về tất cả bản ghi chứa ngày hôm nay.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Trả về tất cả bản ghi từ ngày hôm nay đến ba tháng kể từ ngày hôm nay.

Is Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định).

Is Not Null

Trả về tất cả bản ghi chứa giá trị.

""

Trả về tất cả các bản ghi có chứa chuỗi độ dài bằng 0. Bạn hãy dùng chuỗi độ dài bằng không khi cần thêm một giá trị vào trường bắt buộc nhưng bạn không biết giá trị đó là gì. Ví dụ, một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhập một cặp dấu ngoặc kép không có dấu cách ở giữa ("") thay vì một số.

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Xác minh rằng truy vấn chỉ trả về các bản ghi bạn muốn cập nhật. Nếu cần, bạn có thể chọn những trường không mong muốn rồi nhấn DELETE để loại bỏ, bạn có thể kéo trường bổ sung vào lưới thiết kế, đồng thời cũng có thể thay đổi tiêu chí của mình cho đến khi hài lòng với kết quả truy vấn.

  2. Đi tới bước tiếp theo.

Cập nhật bản ghi

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm Cập nhật.

    Điều này sẽ thay đổi truy vấn chọn thành truy vấn cập nhật. Access sẽ thêm hàng Cập nhật lên vào mục dưới của trình thiết kế truy vấn.

    Truy vấn cập nhật với tiêu chí cập nhật đơn lẻ

  2. Định vị trường có chứa dữ liệu bạn muốn thay đổi, rồi nhập biểu thức (sẽ thay đổi dữ liệu của bạn) vào hàng Cập nhật thành cho trường đó.

    Bảng này thể hiện một số biểu thức mẫu và giải thích cách chúng thay đổi dữ liệu.

Biểu thức

Kết quả

"Salesperson"

Trong trường Văn bản, đổi giá trị văn bản thành Salesperson.

#10/8/06#

Trong trường Ngày/Giờ, thay đổi giá trị ngày thành 10-Thg8-06.

Yes

Trong trường Yes/No, đổi giá trị No thành Yes.

"PN" & [PartNumber]

Thêm "PN" vào đầu mỗi số bộ phận đã xác định.

[UnitPrice] * [Quantity]

Nhân giá trị trong các trường có tên là UnitPrice và Quantity.

[Freight] * 1,5

Tăng các giá trị trong trường có tên Freight thêm 50 phần trăm.

DSum("[Quantity] * [UnitPrice]",
"Order Details", "[ProductID]=" & [ProductID])

Nếu các giá trị của ProductID trong bảng hiện tại khớp với giá trị của ProductID trong bảng có tên là Chi tiết Đơn hàng, biểu thức này sẽ cập nhật tổng doanh số bán hàng bằng cách nhân các giá trị trong trường có tên Số lượng với giá trị trong trường Đơn_Giá.

Right([Mã_Bưu_điện_nơi_Vận_chuyển], 5)

Rút ngắn các ký tự ngoài cùng bên trái trong chuỗi văn bản hoặc số và để lại năm ký tự ngoài cùng bên phải.

IIf(IsNull([Đơn_Giá]), 0, [Đơn_Giá])

Thay đổi giá trị null (không rõ hoặc không xác định) thành giá trị không (0) trong trường có tên là Đơn_Giá.

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Một thông báo cảnh báo xuất hiện. Hình sau đây hiển thị thông báo:

    Thông báo cảnh báo truy vấn cập nhật

  2. Bấm để chạy truy vấn.

    Lưu ý: Bạn có thể tắt thông báo cảnh báo. Để thực hiện thao tác này, hãy bấm vào Microsoft Office Button Hình ảnh Nút Office , bấm vào Tùy chọn Access, bấm vào Nâng cao, rồi bên dưới Xác nhận, bỏ chọn hộp kiểm Truy vấn hành động.

  3. Để xem kết quả truy vấn cập nhật của bạn, trên tab Trang đầu hoặc tab Thiết kế, trong nhóm Dạng xem, bấm Dạng xem, rồi bấm Dạng xem Biểu dữ liệu. Bạn cũng có thể bấm vào nút Dạng xem Biểu dữ liệu nằm trên thanh trạng thái của Access.

    Lưu ý: Khi chạy truy vấn, bạn có thể nhận thấy rằng một số trường bị thiếu trong tập hợp kết quả. Nếu truy vấn của bạn có chứa trường bạn không cập nhật, Access sẽ loại bỏ các trường đó theo mặc định. Ví dụ: bạn có thể thêm các trường ID từ hai bảng nhằm giúp đảm bảo truy vấn của bạn sẽ trả về và hoạt động trên các bản ghi chính xác. Nếu bạn không cập nhật các trường ID đó, Access sẽ loại bỏ các trường đó.

Đầu Trang

Sử dụng truy vấn chắp thêm để thêm bản ghi vào bảng

Một trong những mục đích sử dụng thường xuyên nhất của một truy vấn chắp thêm là để thêm một nhóm các bản ghi từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu nguồn vào một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu đích. Ví dụ: giả sử bạn có được một số khách hàng mới và cơ sở dữ liệu có chứa bảng thông tin về những khách hàng đó. Để tránh nhập dữ liệu mới đó theo cách thủ công, bạn có thể chắp thêm dữ liệu đó vào những bảng phù hợp thuộc cơ sở dữ liệu của mình. Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để:

  • Chắp thêm bản ghi dựa trên tiêu chí. Ví dụ: có thể bạn chỉ muốn chắp thêm tên và địa chỉ của khách hàng có các đơn hàng đặc biệt.

  • Chắp thêm bản ghi khi một số trường trong một bảng không tồn tại trong bảng còn lại. Ví dụ: giả sử bảng Khách hàng của bạn có 11 trường và các trường trong bảng Khách hàng ở cơ sở dữ liệu còn lại khớp với 9 trong số 11 trường của bạn. Bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để chỉ thêm những dữ liệu trong các trường khớp, đồng thời, bỏ qua các trường khác.

Quy trình tạo truy vấn chắp thêm để chắp thêm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu vào cơ sở dữ liệu khác tuân theo các bước cơ bản sau:

  • Mở cơ sở dữ liệu nguồn (cơ sở dữ liệu có chứa bản ghi bạn muốn chắp thêm), rồi tạo truy vấn chọn chỉ trả về những bản ghi bạn muốn chắp thêm.

  • Chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn chắp thêm.

  • Thêm bảng và trường đích vào truy vấn chắp thêm. Nếu bạn đang chắp thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu khác thì trước tiên, bạn hãy mở cơ sở dữ liệu đó, rồi chọn các bảng.

  • Chạy truy vấn để chắp thêm bản ghi.

Lưu ý:  Sao lưu dữ liệu của bạn trước khi bắt đầu. Nếu bạn tạo lỗi, bạn có thể xóa bản ghi được chắp thêm từ bảng đích, tuy nhiên, việc xóa theo cách thủ công một lượng lớn các bản ghi có thể mất nhiều thời gian. Việc có bản sao lưu trong tay có thể giúp bạn khắc phục mọi lỗi trong thời gian ngắn hơn.

Tạo truy vấn chọn

  1. Mở cơ sở dữ liệu nguồn của bạn — cơ sở dữ liệu có chứa bản ghi bạn muốn chắp thêm.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

    Lưới thiết kế truy vấn sẽ xuất hiện, đồng thời hộp thoại Hiển thị Bảng sẽ xuất hiện.

  3. Chọn bảng có chứa các bản ghi bạn muốn chắp thêm, bấm Thêm, rồi bấm Đóng.

    Bảng sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ ở mục trên của lưới thiết kế truy vấn. Cửa sổ này sẽ liệt kê mọi trường trong bảng. Hình sau đây cho thấy bảng điển hình trong trình thiết kế truy vấn:

    Bảng trong trình thiết kế truy vấn

  4. Kéo các trường bạn muốn chắp thêm từ bảng vào hàng Trường ở mục dưới của lưới thiết kế truy vấn.

    Bạn có thể thêm một trường bảng cho mỗi cột vào mục bên dưới. Để nhanh chóng thêm tất cả các trường, hãy bấm vào dấu sao (*) ở đầu danh sách các trường bảng. Hình sau đây mô tả về trình thiết kế truy vấn kèm theo một số trường bảng đã thêm:

    Một truy vấn có ba trường trong lưới thiết kế

    Hình sau đây hiển thị trình thiết kế với tất cả các bảng đã thêm:

    Một truy vấn với tất cả trường bảng.

  5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Xác minh truy vấn đã trả về các bản ghi bạn muốn chắp thêm. Nếu cần, bạn có thể xóa hộp kiểm Hiển thị hoặc nhấn DELETE để loại bỏ trường không mong muốn. Bạn cũng có thể kéo trường bổ sung vào lưới thiết kế cho đến khi bạn đã hài lòng với kết quả truy vấn.

  6. Tiếp tục các bước tiếp theo.

Chuyển đổi truy vấn thành truy vấn chắp thêm

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

    Hộp thoại Gắn thêm sẽ xuất hiện.

  2. Tại điểm này, bạn có thể chắp thêm bản ghi từ một bảng vào một bảng khác trong cùng cơ sở dữ liệu hoặc chắp thêm bản ghi vào bảng trong cơ sở dữ liệu khác.

    • Chắp thêm bản ghi vào bảng trong cùng cơ sở dữ liệu

      1. Trong hộp thoại Chắp thêm, bấm vào Cơ sở dữ liệu Hiện tại (nếu chưa được chọn), rồi chọn bảng đích từ danh sách Tên Bảng.

      2. Bấm OK.

        Trong bước 4 của mục trước đó, bạn đã thêm một phần hoặc tất cả các trường thuộc bảng nguồn vào lưới thiết kế truy vấn. Nếu bạn đã thêm toàn bộ bảng trong quá trình thực hiện bước đó thì Access giờ sẽ thêm toàn bộ bảng đích vào hàng Chắp thêm vào, như hiển thị dưới đây:

        Truy vấn chắp thêm bao gồm toàn bộ trường từ hai bảng

        –hoặc–

        Nếu bạn đã thêm các trường riêng lẻ ở bước 4 vào mục trước đó và các tên trường trong các bảng nguồn và đích khớp với nhau, Access sẽ tự động thêm tên trường đích vào hàng Chắp thêm vào, như hiển thị dưới đây:

        Truy vấn chắp thêm với các trường khớp

        –hoặc–

        Nếu bạn đã thêm các trường riêng lẻ cùng một số hoặc toàn bộ tên trong các bảng nguồn và đích không khớp với nhau, Access sẽ để trống các trường không khớp trong hàng Gắn thêm vào. Bấm vào từng trường trống, rồi chọn trường nguồn bạn muốn từ danh sách kết quả, như được hiển thị dưới đây.

        Chọn trường đích cho truy vấn chắp thêm

      3. Để xem trước các thay đổi của bạn, hãy bấm vào Dạng xem.

      4. Quay lại dạng xem Thiết kế, rồi bấm Chạy để chắp thêm bản ghi.

    • Chắp thêm bản ghi vào bảng trong cơ sở dữ liệu khác

      1. Trong hộp thoại Gắn thêm, bấm vào Cơ sở dữ liệu Khác.

      2. Trong trường Tên Tệp, nhập vị trí và tên cơ sở dữ liệu đích.

      3. Trong trường Tên Bảng, nhập tên bảng đích, rồi bấm OK.

        –hoặc–

        Bấm vào Duyệt, rồi sử dụng hộp thoại Chắp thêm thứ hai để định vị cơ sở dữ liệu đích. Bấm OK sau khi bạn định vị, rồi chọn cơ sở dữ liệu đích. Thao tác này sẽ đóng hộp thoại thứ hai. Trong hộp thoại đầu tiên, ở trường Tên Bảng, nhập tên bảng đích, rồi bấm OK.

        Nhập tên bảng đích, rồi bấm OK để đóng hộp thoại Chắp thêm đầu tiên.

        Trong bước 4 của mục trước đó, bạn đã thêm một phần hoặc tất cả các trường trong bảng nguồn vào hàng Trường trong lưới thiết kế truy vấn. Nếu bạn đã thêm toàn bộ bảng trong quá trình thực hiện bước đó, Access giờ sẽ thêm toàn bộ bảng đích vào hàng Chắp thêm vào, như hiển thị dưới đây:

        Truy vấn chắp thêm bao gồm toàn bộ trường từ hai bảng

        –hoặc–

        Nếu bạn đã thêm các trường riêng lẻ trong bước 4 và các tên trường trong các bảng nguồn và đích khớp với nhau, Access sẽ tự động thêm tên trường đích vào hàng Chắp thêm vào, như sau:

        Truy vấn chắp thêm với các trường khớp

        –hoặc–

        Nếu bạn đã thêm các trường riêng lẻ cùng một số hoặc toàn bộ tên trong các bảng nguồn và đích không khớp với nhau, Access sẽ để trống các trường không khớp trong hàng Gắn thêm vào. Bấm vào từng trường trống, rồi chọn trường đích bạn muốn từ danh sách kết quả, như sau:

        Chọn trường đích cho truy vấn chắp thêm

      4. Để xem trước các thay đổi của bạn, hãy bấm vào Dạng xem.

      5. Chuyển sang dạng xem Thiết kế, rồi bấm Chạy để chắp thêm bản ghi.

Đầu Trang

Sử dụng tính năng Thu thập Dữ liệu để cập nhật bản ghi

Office Access 2007 cung cấp một tính năng mới có tên là Thu thập Dữ liệu. Bạn có thể thiết lập biểu mẫu mục nhập dữ liệu trong Microsoft Office Outlook 2007, thu thập thông tin và lưu trữ dữ liệu đó ở cơ sở dữ liệu Access. Việc giải thích cách sử dụng tính năng Thu thập Dữ liệu nằm ngoài phạm vi bài viết này.

Để biết thông tin về cách sử dụng tính năng Thu thập Dữ liệu, hãy xem bài viết có tiêu đề Thu thập dữ liệu thông qua thư email.

Đầu Trang

Sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế để thay đổi dữ liệu

Hộp thoại Tìm và Thay thế mang lại một cách khác để thay đổi số lượng nhỏ dữ liệu trong thời gian ít hơn và tốn ít công sức hơn. Việc giải thích cách sử dụng hộp thoại nằm ngoài phạm vi bài viết này.

Để biết thông tin về cách sử dụng hộp thoại, hãy xem bài viết Sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế để thay đổi dữ liệu.

Đầu Trang

Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoại

Đôi khi, có thể bạn sẽ cần cập nhật giá trị khóa chính. Nếu bạn sử dụng khóa chính đó làm khóa ngoại, bạn có thể tự động cập nhật thay đổi của mình thông qua mọi phiên bản con của khóa ngoại.

Với vai trò là một lời nhắc, khóa chính là giá trị nhận dạng duy nhất từng hàng (bản ghi) trong bảng cơ sở dữ liệu. Khóa ngoại là cột khớp với khóa chính. Thông thường, khóa ngoại sẽ nằm trong các bảng khác và các khóa đó cho phép bạn tạo mối quan hệ (liên kết) giữa dữ liệu trong các bảng.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng một số ID sản phẩm làm khóa chính. Một số ID sẽ nhận dạng duy nhất một sản phẩm. Bạn cũng có thể dùng số ID đó làm khóa ngoại trong bảng dữ liệu đơn hàng. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy mọi đơn hàng liên quan đến từng sản phẩm, vì vào bất cứ thời điểm nào, khi có người đặt đơn hàng cho sản phẩm đó, ID sẽ trở thành một phần của đơn hàng.

Đôi khi, các số ID đó (hoặc các loại khóa chính khác) thay đổi. Khi các số ID thay đổi, bạn có thể thay đổi giá trị khóa chính của mình và tự động xếp tầng thay đổi đó thông qua mọi bản ghi con liên quan. Bạn sẽ cho phép hành vi này bằng cách bật tính toàn vẹn tham chiếu và xếp tầng cập nhật giữa hai bảng.

Hãy nhớ các quy tắc sau đây khi bạn tiếp tục:

  • Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật cho trường khóa chính được đặt thành loại dữ liệu Văn bản hoặc Số. Bạn không thể sử dụng tính năng xếp tầng cập nhật cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Số Tự động.

  • Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật giữa các bảng với mối quan hệ một-nhiều.

Các bước sau đây giải thích cách tạo mối quan hệ và bật xếp tầng cập nhật cho mối quan hệ đó.

Tạo mối quan hệ

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Mối quan hệ, bấm vào Hiển thị Bảng.

    Hộp thoại Hiển thị Bảng xuất hiện.

  3. Nếu chưa chọn, hãy bấm vào tab Bảng, chọn những bảng bạn muốn thay đổi, bấm Thêm, rồi bấm Đóng.

    Bạn có thể nhấn SHIFT để chọn nhiều bảng hoặc bạn có thể thêm từng bảng riêng lẻ. Chỉ chọn những bảng trên phía "một" và "nhiều" của mối quan hệ.

  4. Trong cửa sổ Mối quan hệ, hãy kéo khóa chính từ bảng trên phía "một" của mối quan hệ, rồi thả vào trường Khóa ngoại của bảng ở phía "nhiều" của mối quan hệ.

    Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:

    Hộp thoại Sửa Quan hệ

  5. Chọn hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu, rồi bấm Tạo.

  6. Đi tới tập hợp các bước tiếp theo.

Bật cập nhật xếp tầng trong khóa chính

  1. Nếu bạn đã không thực hiện theo các bước trong mục trước, hãy mở cơ sở dữ liệu có chứa mối quan hệ bạn muốn thay đổi.

  2. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

    Cửa sổ Mối quan hệ sẽ xuất hiện và hiển thị các kết nối (hiển thị dưới dạng các đường kết nối) giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình sau cho thấy mối quan hệ điển hình:

    mối quan hệ giữa hai bảng

  3. Bấm chuột phải vào đường nối giữa các bảng mẹ và con, rồi bấm Sửa Quan hệ.

    Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:

    Hộp thoại Sửa Quan hệ với mối quan hệ hiện có

  4. Chọn Xếp tầng Cập nhật các Trường Liên quan, đảm bảo rằng hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu được chọn, rồi bấm OK.

Để biết thêm thông tin về cách tạo mối quan hệ, hãy xem các bài viết sau:

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×