Cấu hình tính năng chính sách quản lý thông tin

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Người quản trị trang có thể truy nhập vào tất cả hoặc một số tính năng sau đây, tùy thuộc vào thông tin quản lý tính năng có được bật trong Trung tâm quản trị. Bạn cũng có thể có thêm các tính năng tùy chỉnh đã được tạo dành riêng cho tổ chức của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Mở trang sửa chính sách

Tìm hiểu về tính năng chính sách nhãn

Thêm nhãn vào chính sách

Thêm sự kiện kiểm nghiệm cho một chính sách

Thêm mã vạch vào chính sách

Thêm tính năng duy trì và hết hạn mục vào một chính sách

Mở trang sửa chính sách

Bạn có thể truy nhập trang Sửa chính sách từ một chính sách tuyển tập trang hoặc một chính sách đã được thêm vào một kiểu nội dung trang.

Mở trang sửa chính sách cho một tuyển tập site chính sách

  1. Trên trang chủ của tuyển tập trang, bấm Hành động trang, trỏ tới Thiết đặt trang, sau đó bấm Sửa đổi các thiết đặt trang tất cả.

  2. Trên Trang thiết đặt trang, trong phần Quản trị tuyển tập trang , bấm chính sách tuyển tập trang.

  3. Chọn chính sách tính năng mà bạn muốn cấu hình.

Mở trang sửa chính sách cho một kiểu nội dung chính sách

  1. Trên trang chủ của tuyển tập trang, bấm Hành động trang, trỏ tới Thiết đặt trang, sau đó bấm Sửa đổi các thiết đặt trang tất cả.

  2. Trên Trang thiết đặt trang, trong phần bộ sưu tập , bấm kiểu nội dung trang.

  3. Chọn kiểu nội dung chính sách được liên kết với, sau đó bấm thiết đặt chính sách quản lý thông tin.

  4. Bấm định nghĩa một chính sách để mở trang Sửa chính sách cho kiểu nội dung.

Đầu trang

Tìm hiểu về tính năng chính sách nhãn

Tính năng chính sách nhãn cho phép người quản trị trang để tạo bộ nhãn cho Hệ thống Microsoft Office 2007 tài liệu. Nhãn rất hữu ích để đảm bảo rằng các thông tin về thuộc tính tài liệu được đính kèm vào một tài liệu khi nó được in ra. Thuộc tính mục lưu trữ trong cột, chẳng hạn như tên tệp, tác giả, ngày tạo, trạng thái, tên dự án và thông tin lịch biểu, có thể được bao gồm trong một nhãn.

Theo mặc định, nhãn được hiển thị trong phần đầu tài liệu; Tuy nhiên, người dùng cuối cùng có thể chèn nhãn bất kỳ đâu trong tài liệu bằng cách dùng tab chèn trong chương trình Bản phát hành Office 2007 , chẳng hạn như Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007và Microsoft Office PowerPoint 2007. Nhãn được áp dụng cho tất cả tài liệu mà được áp dụng chính sách đó.

Chính sách người quản trị có thể xác định các thuộc tính nhãn sau đây:

  • Thông tin nào bao gồm các nhãn, chẳng hạn như siêu dữ liệu được xác định trong mục cột, cũng như mã hóa cứng văn bản và định dạng ký tự. Nhãn có thể chứa tối đa mười cột tham chiếu, mỗi đều có thể dài tối đa 255 ký tự.

  • Định dạng nhãn, bao gồm tổng thể chiều cao và chiều rộng, kiểu văn bản, phông và kích cỡ, dấu ngắt dòng và tab của nó. Theo mặc định, chiều cao của nhãn là in-xơ một, nhưng chiều cao của nhãn có thể thiết từ.25 để in-xơ 20. Chiều rộng của nhãn có thể là từ.25 để in-xơ 20. Văn bản nhãn được căn giữa luôn theo chiều dọc bên trong hình nhãn.

  • Liệu chương trình Bản phát hành Office 2007 nhắc người dùng cuối để chèn nhãn trước khi tài liệu được lưu hoặc in hoặc việc nhãn có thể được thêm thủ công theo ý của người dùng cuối. Người dùng cũng có thể xóa bỏ nhãn khỏi tài liệu nếu cần thiết.

  • Việc nội dung nhãn sẽ là khóa khi nó lần đầu tiên được thêm vào tài liệu hay không, hoặc nó có thể Cập Nhật dưới dạng cột thông tin thay đổi. Nhãn đã bị khóa chỉ khi tất cả yêu cầu siêu dữ liệu hiện diện trên nhãn.

Đầu trang

Thêm nhãn vào chính sách

  1. Mở trang sửa chính sách cho chính sách mà bạn muốn thêm nhãn.

  2. Trên trang Sửa chính sách , trong phần nhãn , hãy bấm bật nhãn.

  3. Để đảm bảo rằng nhãn luôn được thêm vào tài liệu, hãy chọn hộp kiểm nhắc người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in.

    Lưu ý: Tất cả thiết đặt áp dụng cho toàn bộ nhãn. Bạn có thể cần điều chỉnh hoặc định dạng văn bản hoặc kích cỡ nhãn để đảm bảo rằng văn bản Hiển thị đúng cách.

    Xóa hộp kiểm này nếu chính sách nhãn là tùy chọn và bạn muốn người dùng cuối theo cách thủ công chèn nhãn vào tài liệu của họ.

  4. Để khóa các nhãn để nó không thể thay đổi, ngay cả khi cột thay đổi thông tin, hãy chọn hộp kiểm, ngăn không cho thay đổi đối với nhãn sau khi đã thêm.

    Cho phép thay đổi nhãn khi thay đổi thông tin trong thiết đặt cột, hãy xóa hộp kiểm này.

  5. Trong hộp Định dạng nhãn , nhập văn bản của nhãn bạn muốn nó hiển thị.

    • Nhập tên của cột mà bạn muốn hiển thị theo thứ tự mà bạn muốn chúng xuất hiện trong nhãn. Hãy đặt tên cột trong dấu ngoặc nhọn ({}) như được hiển thị trên trang.

    • Nếu muốn, bạn có thể nhập một mã định danh cột bên ngoài dấu ngoặc nhọn như minh họa trong ví dụ trên trang.

    • Để thêm dấu ngắt dòng vào nhãn, hãy nhập \n trong hộp nhãn mà bạn muốn ngắt dòng Hiển thị.

    • Để thêm một tab, nhập \t vào nhãn trường mà bạn muốn văn bản thụt lề.

  6. Trong phần diện mạo , hãy chọn định dạng cho nhãn văn bản. Hãy bảo đảm sử dụng một phông chữ và kiểu phông chữ sẽ sẵn dùng trên máy tính của người dùng cuối cùng. Kích cỡ phông cũng sẽ ảnh hưởng đến số lượng văn bản có thể được hiển thị trên nhãn.

  7. Trong phần Kích cỡ nhãn , nhập chiều cao và chiều rộng của nhãn. Chiều cao của nhãn có thể là từ.25 để in-xơ 20 dài và độ rộng nhãn có thể là từ.25 để in-xơ 20 rộng. Văn bản nhãn được căn giữa luôn theo chiều dọc bên trong hình nhãn.

  8. Bấm làm mới để xem trước nhãn nội dung.

    Hãy đảm bảo rằng văn bản của bạn phù hợp với nhãn chiều cao và chiều rộng được xác định. Văn bản quá lớn đối với nhãn sẽ không được hiển thị.

    Lưu ý: Giá trị thực tế cột sẽ không được hiển thị trong bản xem trước.

  9. Bấm OK để áp dụng tính năng nhãn vào chính sách.

Khắc phục sự cố nhãn

Để đảm bảo rằng nhãn in đúng, hãy kiểm tra như sau:

  • Tất cả các cột được liệt kê trong định dạng nhãn tồn tại trong thư viện tài liệu.

  • Nội dung nhãn không dài hơn độ dài của nhãn.

  • Văn bản định dạng (chẳng hạn như kiểu phông) là hợp lệ. Nếu định dạng tham số không hợp lệ hoặc tham chiếu đến phông chữ không tồn tại trên hệ thống máy khách, nhãn sẽ được tạo ra, nhưng sử dụng định dạng giá trị mặc định.

Nếu một số các giá trị siêu dữ liệu hiện tại được yêu cầu cho nhãn được không được điền vào, một hộp thoại thông báo được hiển thị cho người dùng một vài siêu dữ liệu cần thiết cho nhãn bị thiếu. Người dùng có thể đi đến Pa-nen thông tin tài liệu để điền vào siêu dữ liệu bị thiếu.

Đầu trang

Thêm sự kiện kiểm nghiệm cho một chính sách

Tính năng kiểm nghiệm của chính sách tuyển tập trang cho phép các công ty tạo và phân tích lỗ kiểm nghiệm cho tài liệu của họ cũng như cho mục danh sách nondocument, chẳng hạn như danh sách nhiệm vụ, vấn đề về danh sách, thảo luận nhóm, và lịch. Tính năng này cung cấp một Nhật ký kiểm tra bản ghi sự kiện, chẳng hạn như khi nội dung xem, sửa, được phát hành, v.v.. Khi kiểm tra được bật trong một chính sách, chính sách người quản trị có thể xem dữ liệu kiểm toán trong báo cáo sử dụng Excel trên nền tảng chính sách tóm tắt hiện tại. Bạn có thể xem lại mỗi báo cáo để xem lại cách thông tin được sử dụng trong tổ chức. Báo cáo Nhật ký kiểm toán có thể giúp tổ chức xác nhận và tài liệu tuân thủ quy định hoặc điều tra những vấn đề tiềm năng.

Nhật ký kiểm nghiệm ghi lại thông tin sau đây:

  • Tên sự kiện.

  • Ngày và thời gian của sự kiện.

  • Hệ thống tên của người dùng thực hiện hành động.

  • Mở trang sửa chính sách cho chính sách mà bạn muốn thêm kiểm nghiệm.

  • Trên trang Sửa chính sách , trong phần kiểm tra , hãy chọn hộp kiểm cho phép kiểm tra , và sau đó chọn hộp kiểm bên cạnh các sự kiện bạn muốn giữ một biên bản kiểm tra cho.

  • Bấm OK để áp dụng tính năng kiểm toán vào chính sách.

Khi kiểm tra được bật, sự kiện liên quan đến mục che phủ bởi chính sách này sẽ được liệt kê trong Nhật ký. Để xem kiểm tra Nhật ký, trên Trang thiết đặt trang, bấm báo cáo Nhật ký kiểm nghiệm, sau đó chọn báo cáo mà bạn đã thiết lập.

Lưu ý: Kiểm tra cung cấp thông tin về khi một mục được thay đổi, nhưng không phải là các chi tiết của những gì đã thay đổi. Vì vậy, nó sẽ không được coi là một phiên bản tài liệu hoặc công cụ sao lưu.

Đầu trang

Thêm mã vạch vào chính sách

Mã vạch đặc biệt hữu ích cho việc quản lý bản ghi vật lý vì họ cung cấp cách để theo dõi tài nguyên nondigital, chẳng hạn như in tài liệu và thực mục, chẳng hạn như sản phẩm, mẫu và phần cứng máy tính. Không giống như nhãn, mã vạch không hiển thị thông tin về mục, để thông tin nhạy cảm có thể một cách an toàn được lưu trữ trực tuyến và liên kết với cưng hoặc vật lý mục mà không cần tiết lộ thông tin.

Khi mã vạch được bật như là một phần trong chính sách, họ sẽ được thêm vào thuộc tính tài liệu và hiển thị trong khu vực đầu trang của tài liệu mà mã vạch được áp dụng. Giống như nhãn, mã vạch có thể cũng bị theo cách thủ công loại bỏ khỏi tài liệu.

Bạn có thể xác định liệu người dùng sẽ được nhắc để bao gồm mã vạch khi in hoặc lưu một mục hoặc nếu mã vạch sẽ được chèn thủ công bằng cách dùng tab chèn trong Bản phát hành Office 2007 chương trình.

Chính sách mã vạch tạo ra mã 39 chuẩn mã vạch. Mỗi ảnh mã vạch bao gồm văn bản bên dưới biểu tượng mã vạch đại diện cho giá trị mã vạch. Điều này cho phép mã vạch dữ liệu để sử dụng ngay cả khi quét phần cứng không sẵn dùng. Người dùng có thể theo cách thủ công nhập số mã vạch vào hộp tìm kiếm Microsoft Office SharePoint Server 2007 để định vị mục trên một trang web.

  1. Trên trang Sửa chính sách , trong phần mã vạch , chọn hộp kiểm Bật mã vạch .

  2. Để nhắc người dùng để chèn các mã vạch vào tài liệu, hãy chọn hộp kiểm nhắc người dùng chèn mã vạch trước khi lưu hoặc in .

  3. Bấm OK để áp dụng tính năng mã vạch vào chính sách.

Đầu trang

Thêm tính năng duy trì và hết hạn mục vào một chính sách

Khi bật, chính sách hết hạn tìm kiếm tuyển tập trang để tìm các mục đã vượt quá thời hạn duy trì. Điều gì sẽ xảy ra với các mục đó phụ thuộc cách thức hệ thống của bạn đã được thiết lập để xử lý các mục vượt quá thời hạn duy trì của họ. Ví dụ, các mục có thể được chuyển đến thùng rác, có thể bắt đầu một dòng công việc hết hạn, hoặc có thể thực hiện một tiến trình tùy chỉnh.

Chính sách hết hạn được bật bằng cách đặt dấu chấm duy trì và một hành động hết hạn.

  1. Mở trang sửa chính sách cho chính sách mà bạn muốn đặt mục duy trì và hết hạn.

  2. Trên trang Sửa chính sách , hãy chọn hộp kiểm Cho phép hết hạn để thiết lập cách xử lý nội dung được quản lý bởi chính sách này.

  3. Chọn một tùy chọn duy trì giai đoạn để xác định khi tài liệu sẽ được thiết lập hết hạn. Điều này cũng có thể được thể hiện trong một dòng công việc riêng biệt hoặc tùy chỉnh duy trì một công thức.

    • Để đặt ngày hết hạn dựa trên một thuộc tính ngày, bấm vào một khoảng thời gian dựa trên thuộc tính của mục, sau đó chọn hành động và khoảng thời gian (ngày, tháng hoặc năm). Nhập một con số vào hộp giữa các danh sách để xác định khoảng thời gian.

      Lưu ý: 

      • Khi bạn đang tạo một chính sách như là một phần của một kiểu nội dung, bạn có thể chọn bất kỳ thuộc tính ngày được xác định trong loại nội dung đó để dùng làm giá trị hết hạn.

      • Các tùy chọn này sẵn dùng khi bạn đang tạo một chính sách tuyển tập trang.

    • Để dùng một dòng công việc hoặc tùy chỉnh duy trì công thức để xác định hết hạn, hãy bấm thiết lập trình.

  4. Xác định những hành động bạn muốn xảy ra khi tài liệu hết hạn.

    • Để cho phép một hành động được xác định trước (chẳng hạn như xóa bỏ), bấm thực hiện hành động này, sau đó chọn một hành động từ danh sách.

    • Để bắt đầu một dòng công việc hết hạn, hãy bấm bắt đầu dòng công việc này, sau đó chọn tên của dòng công việc.

      Lưu ý: Tính năng này chỉ có sẵn khi bạn xác định một chính sách cho một kiểu nội dung đã có một dòng công việc được liên kết với nó.

  5. Bấm OK để áp dụng tính năng hết hạn cho chính sách.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×