Cân nhắc thiết kế cho việc cập nhật dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được thiết kế đầy đủ không chỉ giúp đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu nhưng dễ dàng duy trì và Cập Nhật. Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp trong cùng một cảm giác với tài liệu Microsoft Word hoặc một bộ trang chiếu Microsoft PowerPoint. Thay vào đó, đó là một tập hợp các đối tượng — bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, v.v. — có thể làm việc cùng nhau để hoạt động đúng cách.

Người dùng nhập dữ liệu chủ yếu thông qua các điều khiển. Những điều bạn làm với điều khiển đã cho tùy thuộc vào kiểu dữ liệu được đặt cho trường bảng bên dưới, tập hợp bất kỳ thuộc tính cho trường đó và các thuộc tính được đặt cho điều khiển. Cuối cùng, hãy cân nhắc việc sử dụng các kỹ thuật cơ sở dữ liệu bổ sung như xác thực, giá trị mặc định, danh sách, tra cứu và Cập Nhật xếp tầng. 

Để biết thêm thông tin về việc cập nhật dữ liệu từ điểm người dùng-của-xem, hãy xem các cách thêm, chỉnh sửa và xóa bỏcác bản ghi.

Trong bài viết này

Thiết kế cơ sở dữ liệu ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu

Thông tin mà bạn giữ trong một cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong bảng, chứa dữ liệu về một chủ đề cụ thể, chẳng hạn như tài nguyên hoặc liên hệ. Mỗi bản ghi trong bảng chứa thông tin về một mục, chẳng hạn như một liên hệ cụ thể. Bản ghi được tạo từ các trường, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại. Bản ghi thường được gọi là hàng và một trường thường được gọi là một cột. Những đối tượng này phải tuân theo một tập hợp các nguyên tắc thiết kế hoặc cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động kém hoặc không hoàn toàn. Kết quả là các nguyên tắc thiết kế đó sẽ ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu. Xem xét những yếu tố sau:

  • Bảng    Truy nhập lưu trữ tất cả dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng. Số lượng bảng bạn sử dụng phụ thuộc vào thiết kế và độ phức tạp của cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn có thể xem dữ liệu trong biểu mẫu, báo cáo hoặc trong kết quả được trả về bởi một truy vấn, hãy truy nhập lưu trữ dữ liệu chỉ trong bảng và các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu được xây dựng trên đầu các bảng đó. Mỗi bảng phải được dựa trên một chủ đề. Ví dụ: bảng thông tin liên hệ doanh nghiệp không cần chứa thông tin bán hàng. Nếu có, hãy tìm và sửa thông tin chính xác có thể trở thành khó khăn, nếu không phải là không thể.

  • Kiểu dữ liệu    Thông thường, mỗi trường trong một bảng chỉ chấp nhận một kiểu dữ liệu. Ví dụ, bạn không thể lưu các ghi chú trong một trường được đặt để chấp nhận số. Nếu bạn cố gắng nhập văn bản vào một trường như vậy, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Tuy nhiên, đó không phải là quy tắc cứng và nhanh. Ví dụ, bạn có thể lưu trữ số (chẳng hạn như mã bưu chính) trong một trường được đặt thành kiểu dữ liệu văn bản ngắn nhưng bạn không thể thực hiện các phép tính trên dữ liệu đó vì Access sẽ xem xét một đoạn văn bản.

    Với một số ngoại lệ, các trường trong một bản ghi sẽ chỉ chấp nhận một giá trị. Ví dụ, bạn không thể nhập nhiều địa chỉ trong trường địa chỉ. Điều này tương phản với Microsoft Excel, cho phép bạn nhập bất kỳ số tên hoặc địa chỉ hoặc hình ảnh trong một ô đơn, trừ khi bạn đặt ô đó để chấp nhận các loại dữ liệu có giới hạn. 

  • Các trường đa giá trị    Access cung cấp một tính năng được gọi là trường đa giá trị để đính kèm nhiều phần dữ liệu vào một bản ghi duy nhất và để tạo các danh sách chấp nhận nhiều giá trị. Bạn luôn có thể xác định danh sách đa giá trị vì Access sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách. Ví dụ, bạn có thể đính kèm một bộ trang chiếu Microsoft PowerPoint và bất kỳ số lượng hình ảnh nào vào một bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể tạo danh sách tên và chọn nhiều tên trong số đó nếu cần. Việc sử dụng trường đa giá trị có thể có vẻ phá vỡ các quy tắc của thiết kế cơ sở dữ liệu vì bạn có thể lưu trữ nhiều hơn một bản ghi cho mỗi trường bảng. Tuy nhiên, quyền truy nhập các quy tắc "đằng sau hậu trường" bằng cách lưu trữ dữ liệu trong các bảng đặc biệt, ẩn.

  • Sử dụng biểu mẫu    Bạn thường tạo biểu mẫu khi bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu dễ sử dụng hơn và để giúp đảm bảo rằng người dùng nhập dữ liệu chính xác. Cách bạn sử dụng biểu mẫu để chỉnh sửa dữ liệu phụ thuộc vào thiết kế của biểu mẫu. Biểu mẫu có thể chứa bất kỳ số lượng điều khiển nào, chẳng hạn như danh sách, hộp văn bản, nút và biểu dữ liệu thậm chí. Lần lượt, từng điều khiển trên biểu mẫu sẽ đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu vào trường bảng cơ sở.

Để biết thêm thông tin, hãy xem cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệutạo một bảng và thêm trường.

Đầu trang

Đặt giá trị mặc định cho một trường hoặc điều khiển

Nếu một số lượng lớn các bản ghi chia sẻ cùng một giá trị cho một trường đã cho, chẳng hạn như một thành phố hoặc quốc gia/khu vực, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đặt giá trị mặc định cho điều khiển sẽ ràng buộc với trường đó hoặc trường đó. Khi bạn mở biểu mẫu hoặc bảng để tạo bản ghi mới, giá trị mặc định của bạn sẽ xuất hiện trong điều khiển hoặc trường đó.

Trong bảng

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Ở phía trên cùng của dạng xem, hãy chọn trường.

  3. Ở dưới cùng của dạng xem, hãy chọn tab chung .

  4. Đặt thuộc tính giá trị mặc định cho giá trị bạn muốn.

Trong một biểu mẫu

  1. Mở biểu mẫu trong bố trí hoặc dạng xem thiết kế.

  2. Bấm chuột phải vào điều khiển bạn muốn làm việc và sau đó bấm thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu , đặt thuộc tính giá trị mặc định cho giá trị bạn muốn.

Đầu trang

Sử dụng quy tắc xác thực để giới hạn dữ liệu

Bạn có thể xác thực dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính khi bạn nhập nó bằng cách dùng quy tắc xác thực. Quy tắc xác thực có thể được đặt trong dạng xem thiết kế bảng hoặc biểu dữ liệu bảng. Có ba loại quy tắc xác thực trong Access:

  • Quy tắc hợp lệ trường    Bạn có thể sử dụng quy tắc xác thực trường để xác định một tiêu chí mà tất cả các giá trị trường hợp lệ phải được đáp ứng. Bạn không cần phải xác định trường hiện tại như một phần trong quy tắc trừ khi bạn đang sử dụng trường trong một hàm. Các hạn chế về loại ký tự được nhập trong một trường có thể dễ dàng thực hiện hơn với Dấu hiệu Nhập. Ví dụ: trường ngày có thể có quy tắc xác thực không cho phép giá trị trong quá khứ.

  • Quy tắc hợp lệ bản ghi    Bạn có thể sử dụng quy tắc xác thực bản ghi để xác định một điều kiện mà tất cả các bản ghi hợp lệ phải thỏa mãn. Bạn có thể so sánh các giá trị trên các trường khác nhau bằng quy tắc xác thực bản ghi. Ví dụ: một bản ghi có hai trường ngày có thể yêu cầu giá trị của một trường luôn có giá trị tiền mặt của trường khác (ví dụ: StartDate trước ngày hết hạn).

  • Xác thực trên biểu mẫu    Bạn có thể sử dụng thuộc tính quy tắc xác thực của điều khiển trên một biểu mẫu để xác định một tiêu chí mà tất cả các giá trị nhập vào điều khiển đó phải đáp ứng. Thuộc tính điều khiển Quy tắc Xác thực hoạt động như quy tắc xác thực trường. Thông thường, bạn sử dụng quy tắc xác thực biểu mẫu thay vì quy tắc xác thực trường nếu quy tắc chỉ cụ thể với biểu mẫu đó và không cụ thể với bảng cho dù được sử dụng ở đâu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem hạn chế nhập dữ liệu bằng cách sử dụng quy tắc xácthực.

Đầu trang

Làm việc với danh sách giá trị và trường tra cứu

Có hai kiểu dữ liệu danh sách trong Access:

  • Danh sách giá trị    Những điều này chứa một tập hợp các giá trị cứng mà bạn nhập theo cách thủ công. Các giá trị nằm trong thuộc tính nguồn hàng của trường.

  • Trường tra cứu    Những điều này sử dụng truy vấn để truy xuất các giá trị từ một bảng khác. Thuộc tính nguồn hàng của trường có chứa một truy vấn thay vì danh sách các giá trị cứng được mã hóa. Truy vấn Lấy giá trị từ một hoặc nhiều bảng trong một cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, trường tra cứu sẽ hiển thị các giá trị đó cho bạn dưới dạng danh sách. Tùy thuộc vào cách bạn đặt trường tra cứu, bạn có thể chọn một hoặc nhiều mục từ danh sách đó.

    Lưu ý    Trường tra cứu có thể gây nhầm lẫn người dùng Access mới vì một danh sách các mục xuất hiện ở một vị trí (danh sách mà Access tạo ra từ dữ liệu trong trường tra cứu), nhưng dữ liệu có thể nằm trong một vị trí khác (bảng có chứa dữ liệu).

Theo mặc định, Access sẽ hiển thị dữ liệu danh sách trong điều khiển hộp tổ hợp, mặc dù bạn có thể xác định điều khiển hộp danh sách. Hộp tổ hợp sẽ mở ra để trình bày danh sách, sau đó đóng lại sau khi bạn thực hiện một vùng chọn. Một hộp danh sách, theo độ tương phản, vẫn mở ra mọi lúc.

Để chỉnh sửa danh sách, bạn cũng có thể chạy lệnh sửa mục danh sách hoặc bạn có thể sửa dữ liệu trực tiếp trong thuộc tính nguồn hàng của bảng nguồn. Khi bạn cập nhật dữ liệu trong trường tra cứu, bạn cập nhật bảng nguồn.

Nếu thuộc tính loại nguồn hàng của hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp của bạn được đặt thành danh sách giá trị, bạn có thể chỉnh sửa danh sách các giá trị trong khi biểu mẫu được mở trong dạng xem biểu mẫu — tránh cần chuyển sang chế độ xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí, hãy mở trang thuộc tính và chỉnh sửa thuộc tính nguồn hàng cho điều khiển mỗi khi bạn cần Để chỉnh sửa danh sách các giá trị, hộp cho phép sửa danh sách giá trị thuộc tính cho hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp phải được đặt là .

Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo danh sách lựa chọn bằng cách sử dụng hộp danh sách hoặc hộptổ hợp.

Ngăn không cho chỉnh sửa danh sách giá trị trong dạng xem biểu mẫu

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm dạng xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí.

  2. Bấm vào điều khiển để chọn, rồi nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu của bảng thuộc tính, đặt thuộc tính cho phép sửa danh sách giá trị thành không.

  4. Bấm tệp , rồi bấm vào lưuhoặc nhấn Ctrl + S Ảnh nút .

Xác định một biểu mẫu khác để sửa danh sách giá trị

Theo mặc định, Access cung cấp một biểu mẫu tích hợp sẵn cho mục đích chỉnh sửa danh sách giá trị. Nếu bạn có một biểu mẫu khác mà bạn muốn sử dụng cho mục đích này, bạn có thể nhập tên của biểu mẫu trong thuộc tính biểu mẫu sửa mục danh sách , như sau:

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm dạng xem thiết kế hoặc dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào điều khiển để chọn, rồi nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu của bảng thuộc tính, hãy bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp thuộc tính sửa mục danh sách .

  4. Bấm vào biểu mẫu bạn muốn sử dụng để sửa danh sách giá trị.

  5. Bấm vào tệp , rồi bấm vào lưuhoặc nhấn Ctrl + S Ảnh nút .

Kiểm tra trường tra cứu trong một biểu mẫu

  1. Mở biểu mẫu trong bố trí hoặc dạng xem thiết kế.

  2. Bấm chuột phải vào hộp danh sách hoặc điều khiển hộp tổ hợp và bấm thuộc tính.

  3. Trong trang thuộc tính, hãy bấm tab tất cả và định vị các thuộc tính nguồnhàng và nguồn hàng. Thuộc tính kiểu nguồn hàng phải chứa danh sách giá trị hoặc bảng/truy vấnvà thuộc tính nguồn hàng sẽ chứa một danh sách các mục được phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc truy vấn. Để biết thêm khoảng trống, hãy bấm chuột phải vào thuộc tính, rồi chọn thu phóng hoặc nhấn Shift + F2.

    Thông thường, danh sách giá trị dùng cú pháp cơ bản này: "mục"; " mục";" mục"

    Trong trường hợp này, danh sách này là một tập hợp các mục được bao quanh bởi dấu nháy kép và được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

    Chọn truy vấn sử dụng cú pháp cơ bản này: chọn [table_or_query_name]. [ field_name] từ [table_or_query_name].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng hoặc truy vấn và một trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng hoặc truy vấn. Đây là một điểm chính cần nhớ: mệnh đề chọn không phải chứa tên của bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng được đề xuất, và chúng phải chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn. Vì vậy, bạn luôn có thể tìm thấy bảng nguồn hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

    • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, hãy sửa các mục trong danh sách. Hãy đảm bảo rằng bạn bao quanh từng mục với dấu ngoặc kép và phân tách từng mục bằng dấu chấm phẩy.

    • Nếu truy vấn trong danh sách tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, hãy mở truy vấn thứ hai trong dạng xem thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào dạng xem thiết kế). Lưu ý tên của bảng xuất hiện ở phần trên của trình thiết kế truy vấn, rồi đi đến bước tiếp theo.

      Nếu không, nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu một bảng, hãy lưu ý tên bảng và đi đến bước tiếp theo.

  5. Mở bảng trong dạng xem biểu dữliệu, rồi chỉnh sửa các mục danh sách khi cần thiết.

Kiểm tra trường tra cứu trong bảng

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong phần phía trên của lưới thiết kế truy vấn, trong cột kiểu dữ liệu , hãy bấm hoặc đặt tiêu điểm vào bất kỳ trường nào, số hoặc có/không có/không.

  3. Trong phần dưới của lưới thiết kế bảng, hãy bấm vào tab tra cứu , rồi xem các thuộc tính nguồn hàngnguồn hàng .

    Thuộc tính kiểu nguồn hàng phải đọc danh sách giá trị hoặc bảng/truy vấn. Thuộc tính nguồn hàng phải chứa một danh sách giá trị hoặc một truy vấn.

    Danh sách giá trị dùng cú pháp cơ bản này: "mục"; " mục";" mục"

    Trong trường hợp này, danh sách này là một tập hợp các mục được bao quanh bởi dấu nháy kép và được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

    Thông thường, chọn các truy vấn sử dụng cú pháp cơ bản này: chọn [table_or_query_name]. [ field_name] từ [table_or_query_name].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng hoặc truy vấn và một trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng hoặc truy vấn. Đây là một điểm chính cần nhớ: mệnh đề chọn không phải chứa tên của bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng được đề xuất, và chúng phải chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn. Vì vậy, bạn luôn có thể tìm thấy bảng nguồn hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

    • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, hãy sửa các mục trong danh sách. Hãy đảm bảo rằng bạn bao quanh từng mục với dấu ngoặc kép và phân tách từng mục bằng dấu chấm phẩy.

    • Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, trong ngăn dẫn hướng, hãy mở truy vấn thứ hai trong dạng xem thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn và bấm vào dạng xem thiết kế). Lưu ý tên của bảng xuất hiện ở phần trên của trình thiết kế truy vấn, rồi đi đến bước tiếp theo.

      Nếu không, nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu một bảng, hãy lưu ý tên bảng và đi đến bước tiếp theo.

  5. Mở bảng trong dạng xem biểu dữliệu, rồi chỉnh sửa các mục danh sách khi cần thiết.

Đầu trang

Xóa dữ liệu khỏi danh sách giá trị hoặc trường tra cứu

Các mục trong danh sách giá trị nằm trên cùng một bảng như các giá trị khác trong một bản ghi. Ngược lại, dữ liệu trong trường tra cứu nằm trong một hoặc nhiều bảng khác. Để loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách giá trị, hãy mở bảng và sửa các mục.

Việc loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách tra cứu cần thêm các bước bổ sung và những bước đó sẽ thay đổi tùy theo việc truy vấn cho danh sách tra cứu sẽ lấy dữ liệu ra khỏi bảng hay truy vấn khác. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một bảng, bạn phải xác định bảng đó và trường có chứa dữ liệu xuất hiện trong danh sách đó. Sau đó, bạn mở bảng nguồn rồi chỉnh sửa dữ liệu trong trường đó. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một truy vấn khác, bạn phải mở truy vấn thứ hai đó, tìm bảng nguồn và trường nơi truy vấn thứ hai lấy dữ liệu rồi thay đổi các giá trị trong bảng đó.

Loại bỏ dữ liệu khỏi một danh sách giá trị

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường bảng có chứa danh sách giá trị.

  3. Trong mục dưới của lưới, bấm vào tab Tra cứu, rồi xác định vị trí của thuộc tính Nguồn Hàng.

    Mặc định, dấu ngoặc kép bao quanh các mục trong danh sách giá trị và dấu chấm phẩy phân tách từng mục: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Nếu cần, hãy loại bỏ các mục khỏi danh sách này. Đừng quên xóa dấu ngoặc kép bao quanh mỗi mục đã xóa. Ngoài ra, không để dấu chấm phẩy ở đầu, không để các cặp dấu chấm phẩy đi liền nhau (;;) và nếu bạn loại bỏ mục cuối cùng trong danh sách, hãy xóa dấu chấm phẩy cuối cùng.

    Quan trọng    Nếu bạn xóa một mục khỏi danh sách giá trị và các bản ghi trong bảng đã sử dụng mục được xóa đó, mục được xóa vẫn là một phần của bản ghi cho đến khi bạn thay đổi mục đó. Ví dụ: giả sử công ty của bạn có một nhà kho tại Thành phố A nhưng sau đó bán tòa nhà đó. Nếu bạn loại bỏ "Thành phố A" khỏi danh sách các nhà kho, bạn sẽ vẫn nhìn thấy "Thành phố A" trong bảng của mình cho đến khi thay đổi những giá trị đó.

Loại bỏ dữ liệu khỏi trường tra cứu

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường tra cứu.

  3. Trong mục dưới của lưới thiết kế, bấm vào tab Tra cứu, sau đó xác định vị trí của thuộc tính Loại Nguồn HàngNguồn Hàng.

    Thuộc tính Loại Nguồn Hàng sẽ hiển thị Bảng/Truy vấn và thuộc tính Nguồn Hàng phải chứa một truy vấn tham chiếu đến một bảng hoặc một truy vấn khác. Truy vấn đối với tra cứu trường luôn bắt đầu với Word Select.

    Thông thường (nhưng không phải luôn luôn), một truy vấn chọn sẽ sử dụng cú pháp cơ bản này: SELECT [tên_bảng_hoặc_truy_vấn].[tên_trường] FROM [tên_bảng_hoặc_truy_vấn].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng và đến một trường trong bảng đó; ngược lại, mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng. Một điểm cần ghi nhớ: Mệnh đề FROM sẽ luôn cho bạn biết tên của bảng hoặc truy vấn nguồn. Mệnh đề SELECT có thể không phải lúc nào cũng chứa tên của bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng luôn chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, hãy bấm nút xây dựng (trên tab dữ liệu của bảng thuộc tính, bấm Nút Trình Tạo tiếp theo) để mở truy vấn trong dạng xem thiết kế. Lưu ý rằng tên của bảng sẽ xuất hiện ở mục trên của trình thiết kế truy vấn, rồi tiếp tục đến bước 5.

    • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một bảng, hãy lưu ý tên bảng, rồi tiếp tục đến bước 5.

  5. Mở bảng nguồn trong dạng xem biểu dữliệu.

  6. Xác định vị trí trường có chứa dữ liệu được sử dụng trong danh sách tra cứu, rồi chỉnh sửa dữ liệu đó khi cần.

Đầu Trang

Kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu

Khi bạn thiết kế bảng cơ sở dữ liệu, bạn chọn kiểu dữ liệu cho mỗi trường trong bảng đó, một quy trình giúp đảm bảo mục nhập dữ liệu chính xác hơn.

Xem kiểu dữ liệu

Thực hiện một trong những thao tác sau:

Sử dụng dạng xem biểu dữ liệu

  1. Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trên tab trường , trong nhóm định dạng , hãy xem giá trị trong danh sách kiểu dữ liệu. Giá trị thay đổi khi bạn đặt con trỏ trong các trường khác nhau trong bảng của bạn:

    Danh sách Kiểu Dữ liệu

Sử dụng dạng xem thiết kế

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Xem lưới thiết kế. Phần trên của lưới Hiển thị tên và kiểu dữ liệu của từng trường bảng.

    Các trường trong dạng xem Thiết kế

Kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu

Kiểu dữ liệu mà bạn đặt cho mỗi trường bảng cung cấp mức độ điều khiển đầu tiên trên loại dữ liệu được phép vào một trường. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như trường văn bản dài, bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn. Trong các trường hợp khác, chẳng hạn như trường AutoNumber, thiết đặt kiểu dữ liệu cho trường này sẽ ngăn bạn nhập bất kỳ thông tin nào. Bảng sau đây liệt kê các kiểu dữ liệu Access cung cấp và mô tả cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access và sửa đổi hoặc thay đổi thiết đặt kiểu dữ liệu cho một trường.

Loại dữ liệu

Ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu

Văn bản Ngắn

Lưu ý: bắt đầu từ Access 2013, các kiểu dữ liệu Văn bản đã được đổi tên thành Văn bản Ngắn.

Trường văn bản ngắn chấp nhận văn bản hoặc ký tự số, bao gồm danh sách các mục được phân tách. Trường văn bản chấp nhận số lượng ký tự nhỏ hơn một trường văn bản dài — từ 0 đến 255 ký tự. Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng các hàm chuyển đổi để thực hiện các phép tính trên dữ liệu trong trường văn bản ngắn.

Văn bản Dài

Ghi chú, bắt đầu trong Access 2013, các kiểu dữ liệu bản ghi nhớ đã được đổi tên thành văn bản dài.

Bạn có thể nhập số lượng lớn văn bản và dữ liệu số trong kiểu trường này lên đến 64.000 ký tự. Ngoài ra, bạn đặt trường để hỗ trợ định dạng văn bản có định dạng, bạn có thể áp dụng các loại định dạng mà bạn thường tìm thấy trong các chương trình xử lý trong Word, chẳng hạn như Word. Ví dụ: bạn có thể áp dụng những phông chữ và cỡ phông khác nhau cho các ký tự cụ thể trong văn bản của mình, đồng thời in đậm hoặc nghiêng các ký tự đó, v.v.. Bạn cũng có thể thêm các thẻ Ngôn ngữ Đánh dấu Siêu văn bản (HTML) vào dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem chèn hoặc thêm trường văn bản có định dạng.

Ngoài ra, trường văn bản dài có một thuộc tính được gọi là chỉ chắp thêm. Khi bạn bật thuộc tính đó, bạn có thể chắp thêm dữ liệu mới vào trường văn bản dài nhưng không thể thay đổi dữ liệu hiện có. Tính năng này được thiết kế để sử dụng trong các ứng dụng như cơ sở dữ liệu theo dõi vấn đề, nơi bạn có thể cần giữ một bản ghi vĩnh viễn vẫn chưa được thay đổi. Khi bạn đặt con trỏ trong một trường văn bản dài với tính năng chỉ chắp thêm tài sản được bật, theo mặc định, văn bản trong trường sẽ biến mất. Bạn không thể áp dụng bất kỳ định dạng nào hoặc những thay đổi khác đối với văn bản.

Giống như các trường văn bản ngắn, bạn cũng có thể chạy các hàm chuyển đổi đối với dữ liệu trong một trường văn bản dài.

Số

Bạn chỉ có thể nhập các số vào loại trường này, đồng thời bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong trường Số.

Số Lớn

Lưu ý, các kiểu dữ liệu số lớn chỉ sẵn dùng trong phiên bản đăng ký Office 365 của Access.

Bạn chỉ có thể nhập các số trong kiểu trường này và bạn có thể thực hiện các phép tính trên các giá trị trong một trường số lớn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng kiểu dữ liệu Số Lớn.

Ngày/Giờ

Bạn chỉ có thể nhập ngày và giờ vào loại trường này. 

Bạn có thể đặt dấu hiệu nhập cho trường (một chuỗi các ký tự có chữ và chỗ dành sẵn xuất hiện khi bạn chọn trường), bạn phải nhập dữ liệu vào khoảng trống và định dạng mà mặt nạ đó cung cấp. Ví dụ, nếu bạn thấy một mặt nạ chẳng hạn như MMM_DD_YYYY, bạn phải nhập 11 2017 tháng mười trong khoảng trống được cung cấp. Bạn không thể nhập tên tháng đầy đủ hoặc một giá trị năm có hai chữ số. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục điều khiển định dạng nhập dữ liệu bằngdấu hiệu nhập.

Nếu bạn không tạo ra dấu hiệu nhập, bạn có thể nhập giá trị bằng bất kỳ định dạng ngày hoặc thời gian hợp lệ nào. Ví dụ, bạn có thể nhập 11 tháng mười 2017, 10/11/17, 11 tháng mười, 2017, v.v.

Bạn cũng có thể áp dụng định dạng hiển thị cho trường. Trong trường hợp đó, nếu không có dấu hiệu nhập, bạn có thể nhập một giá trị ở hầu như bất kỳ định dạng nào, nhưng Access sẽ hiển thị ngày theo định dạng hiển thị. Ví dụ, bạn có thể nhập 10/11/2017 nhưng định dạng hiển thị có thể được đặt để nó hiển thị giá trị là 11-tháng mười 2017.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục chèn ngày hôm nay.

Tiền tệ

Bạn chỉ có thể nhập giá trị tiền tệ vào loại trường này. Ngoài ra, bạn không phải nhập thủ công một ký hiệu tiền tệ. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng ký hiệu tiền tệ (¥, £, $, v.v.) đã xác định trong cài đặt vùng Windows của bạn. Bạn có thể thay đổi biểu tượng tiền tệ này để phản ánh tiền tệ khác nếu cần thiết.

AutoNumber

Bạn không thể nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong kiểu trường này bất kỳ lúc nào. Access sẽ gia tăng các giá trị trong trường Số Tự động bất cứ khi nào bạn thêm bản ghi mới vào bảng.

Được tính toán

Bạn không thể nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong kiểu trường này bất kỳ lúc nào. Kết quả của trường này được xác định bởi một biểu thức mà bạn xác định. Truy nhập Cập nhật các giá trị trong trường được tính toán bất cứ khi nào bạn thêm hoặc chỉnh sửa bản ghi mới vào bảng.

Có/Không

Khi bấm vào một trường được đặt thành loại dữ liệu này, Access sẽ hiển thị hộp kiểm hoặc danh sách thả xuống, tùy theo cách bạn định dạng trường. Nếu bạn định dạng trường để hiển thị danh sách, bạn có thể chọn hoặc Không, Đúng hoặc Sai hay Bật hoặc Tắt từ danh sách, cũng tùy theo định dạng được áp dụng cho trường. Bạn không thể nhập các giá trị vào danh sách hay thay đổi các giá trị trong danh sách trực tiếp từ một biểu mẫu hoặc bảng.

Đối tượng OLE

Bạn dùng kiểu trường này khi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ một tệp được tạo bằng một chương trình khác. Ví dụ: bạn có thể hiển thị tệp văn bản, biểu đồ Excel hoặc bộ trang chiếu PowerPoint trong trường Đối tượng OLE.

Tệp đính kèm sẽ mang lại cách thức nhanh, dễ dàng và linh hoạt hơn để xem dữ liệu từ các chương trình khác.

Siêu kết nối

Bạn có thể nhập bất cứ dữ liệu nào vào loại trường này, đồng thời Access sẽ ngắt dòng dữ liệu trong một địa chỉ Web. Ví dụ, nếu bạn nhập một giá trị trong trường, hãy truy nhập xung quanh văn bản của bạn với http://www.văn_bản_của_bạn.com. Nếu bạn nhập một địa chỉ web hợp lệ, liên kết của bạn sẽ hoạt động. Nếu không, liên kết của bạn sẽ dẫn đến thông báo lỗi.

Ngoài ra, việc chỉnh sửa các siêu kết nối hiện có có thể khó khăn vì bấm vào một trường siêu kết nối với con chuột bắt đầu trình duyệt của bạn và đưa bạn đến site đã xác định trong liên kết. Để chỉnh sửa trường siêu liên kết, bạn hãy chọn một trường liền kề, sử dụng các phím TAB hoặc mũi tên để di chuyển tiêu điểm đến trường siêu liên kết, rồi nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.

Tệp đính kèm

Bạn có thể đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác vào loại trường này, tuy nhiên, bạn không thể nhập hay nói cách khác là đưa vào dữ liệu văn bản hoặc số.

Để biết thêm thông tin, hãy xem đính kèm tệp và đồ họa vào các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trình hướng dẫn Tra cứu

Trình hướng dẫn Tra cứu không phải là một loại dữ liệu. Thay vào đó, bạn sử dụng trình hướng dẫn để tạo ra hai loại danh sách thả xuống: danh sách giá trị và trường tra cứu. Danh sách giá trị sử dụng danh sách phân tách các mục mà bạn nhập theo cách thủ công khi sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu. Các giá trị đó có thể độc lập với mọi dữ liệu hoặc đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Ngược lại, trường tra cứu sẽ sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng khác trong cơ sở dữ liệu. Trường tra cứu sau đó sẽ hiển thị dữ liệu trong danh sách thả xuống. Theo mặc định, Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ đặt trường bảng thành loại dữ liệu Số.

Bạn có thể làm việc với các trường tra cứu trực tiếp trong bảng, cũng như trong biểu mẫu và báo cáo. Theo mặc định, các giá trị trong trường tra cứu xuất hiện trong một loại điều khiển danh sách có tên là hộp tổ hợp — một danh sách có mũi tên thả xuống:

Danh sách tra cứu trống

Bạn cũng có thể sử dụng hộp danh sách hiển thị một số mục có thanh cuộn để xem thêm mục:

Điều khiển hộp danh sách cơ bản trên một biểu mẫu

Tùy thuộc vào cách bạn đặt trường tra cứu và hộp tổ hợp, bạn có thể chỉnh sửa các mục trong danh sách và thêm các mục vào danh sách bằng cách tắt giới hạn vào thuộc tính danh sách của trường tra cứu.

Nếu bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị trong một danh sách, bạn phải thêm hoặc thay đổi dữ liệu trong danh sách các giá trị được xác định trước của mình hoặc trong bảng phục vụ như nguồn cho trường tra cứu.

Cuối cùng, khi bạn tạo trường tra cứu, bạn có thể tùy chọn thiết lập nó để hỗ trợ nhiều giá trị. Khi bạn thực hiện điều đó, danh sách kết quả sẽ hiển thị một hộp kiểm bên cạnh từng mục danh sách, đồng thời bạn có thể chọn hoặc xóa nhiều mục khi cần. Hình sau đây minh họa một danh sách chứa nhiều giá trị thông thường:

Một danh sách hộp kiểm

Để biết thêm thông tin về việc tạo trường tra cứu đa giá trị và sử dụng các danh sách kết quả, hãy xem tạo hoặc xóa bỏ một trường đa giá trị.

Đầu trang

Cách các thuộc tính của trường bảng ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu

Ngoài các nguyên tắc thiết kế kiểm soát cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các kiểu dữ liệu kiểm soát những gì bạn có thể nhập vào một trường đã cho, một số thuộc tính trường cũng có thể ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access.

Xem thuộc tính cho trường bảng

Access cung cấp hai cách để xem các thuộc tính cho một trường bảng.

Trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Mở bảng ở Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm vào tab trường và sử dụng các điều khiển trong nhóm định dạng để xem thuộc tính cho từng trường bảng.

Trong dạng xem thiết kế

  1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.

  2. Trong phần dưới của lưới, hãy bấm vào tab chung , nếu nó chưa được chọn.

  3. Để xem các thuộc tính của trường tra cứu, hãy bấm vào tab Tra cứu.

Mục nhập dữ liệu tác động thuộc tính

Bảng sau đây liệt kê các thuộc tính có tác động lớn nhất đến mục nhập dữ liệu và giải thích cách chúng ảnh hưởng đến mục nhập dữ liệu.

Thuộc tính

Vị trí trong lưới thiết kế bảng

Giá trị có thể

Hành vi khi bạn tìm cách nhập dữ liệu

Kích cỡ Trường

Tab Chung

0-255

Giới hạn ký tự chỉ áp dụng cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Văn bản. Nếu bạn tìm cách nhập nhiều hơn số ký tự đã xác định, trường sẽ cắt các ký tự đó.

Bắt buộc

Tab Chung

Có/Không

Khi bật, thuộc tính này buộc bạn phải nhập một giá trị trong một trường và Access sẽ không cho phép bạn lưu bất kỳ dữ liệu nào mới cho đến khi bạn hoàn thành một trường bắt buộc. Khi đã tắt, trường sẽ chấp nhận các giá trị null, nghĩa là trường có thể vẫn còn trống.

Giá trị null không phải là điều tương tự như giá trị bằng không. Bằng không là chữ số và "null" là một giá trị thiếu, không xác định hoặc không xác định.

Cho phép các chuỗi có độ dài bằng 0

Tab Chung

Có/Không

Khi đã bật, bạn có thể nhập chuỗi có độ dài bằng 0 — chuỗi không chứa ký tự nào. Để tạo chuỗi độ dài bằng 0, bạn nhập một cặp dấu ngoặc kép vào trường ("").

Được đánh chỉ mục

Tab Chung

Có/Không

Khi bạn lập chỉ mục trường bảng, Access sẽ ngăn bạn không cộng các giá trị trùng lặp. Bạn cũng có thể tạo một chỉ mục từ nhiều hơn một trường. Nếu bạn thực hiện điều này, bạn có thể lặp lại các giá trị trong một trường, nhưng không phải trong cả hai trường.

Dấu hiệu Nhập

Tab Chung

Các tập hợp ký tự bằng chữ và ký tự chỗ dành sẵn được xác định trước hoặc tùy chỉnh

Dấu hiệu nhập buộc bạn phải nhập dữ liệu theo định dạng được xác định trước. Các dấu hiệu sẽ xuất hiện khi bạn chọn một trường trong một bảng hay một điều khiển trên biểu mẫu. Ví dụ: giả sử bạn bấm vào trường Ngày và xem tập hợp các ký tự sau đây: MMM-DD-YYYY. Đó là dấu hiệu nhập. Nó buộc bạn phải nhập giá trị tháng dưới dạng chữ viết tắt ba chữ cái, chẳng hạn như tháng mười và giá trị năm dưới dạng bốn chữ số — ví dụ: Tháng mười-15-2017.

Chỉ kiểm soát dấu hiệu cách bạn nhập dữ liệu, chứ không phải cách Access lưu trữ hoặc hiển thị dữ liệu đó.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục điều khiển định dạng nhập dữ liệu bằng dấu hiệu nhập và định dạng trường ngày và thời gian.

Giới hạn đối với Danh sách

Tab Tra cứu

Có/Không

Bật hoặc tắt các thay đổi đối với các mục trong trường tra cứu. Người dùng đôi khi tìm cách thay đổi các mục trong trường tra cứu theo cách thủ công. Khi Access ngăn bạn thay đổi các mục trong một trường, thuộc tính này được đặt là . Nếu thuộc tính này được bật và bạn cần thay đổi các mục trong danh sách, bạn phải mở danh sách (nếu bạn muốn chỉnh sửa danh sách giá trị) hoặc bảng có chứa dữ liệu nguồn cho danh sách (nếu bạn muốn sửa một trường tra cứu) và thay đổi các giá trị ở đó.

Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị

Tab Tra cứu

Có/Không

Bật hoặc tắt lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách của danh sách giá trị mà không phải của trường tra cứu. Để kích hoạt lệnh đó cho trường tra cứu, hãy nhập tên biểu mẫu hợp lệ vào thuộc tính Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách. Lệnh Cho phép Chỉnh sửa Danh sách Giá trị xuất hiện trên menu lối tắt mà bạn mở bằng cách bấm chuột phải vào điều khiển hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp. Khi bạn chạy lệnh, hộp thoại sửa mục danh sách sẽ xuất hiện. Nếu bạn chỉ định tên của biểu mẫu trong thuộc tính biểu mẫu sửa mục danh sách , Access sẽ bắt đầu biểu mẫu thay vì Hiển thị hộp thoại.

Bạn có thể chạy lệnh Chỉnh sửa Mục Danh sách từ các điều khiển hộp danh sách và hộp tổ hợp nằm trên biểu mẫu, cũng như từ các điều khiển hộp tổ hợp nằm trong các bảng và tập hợp kết quả truy vấn. Biểu mẫu phải được mở trong dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Duyệt; bảng và tập hợp kết quả truy vấn phải được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Biểu mẫu Chỉnh sửa Mục Danh sách

Tab Tra cứu

Tên biểu mẫu mục nhập dữ liệu

Nếu bạn nhập tên của biểu mẫu nhập dữ liệu làm giá trị trong thuộc tính bảng này, biểu mẫu đó sẽ mở ra khi người dùng chạy lệnh sửa mục danh sách . Nếu không, hộp thoại Chỉnh sửa Mục Danh sách sẽ xuất hiện khi người dùng chạy lệnh.

Đầu Trang

Sử dụng các bản cập nhật xếp tầng để thay đổi giá trị khóa chính và ngoại

Đôi khi, có thể bạn sẽ cần cập nhật giá trị khóa chính. Nếu bạn sử dụng khóa chính đó làm khóa ngoại, bạn có thể tự động cập nhật thay đổi của mình thông qua mọi phiên bản con của khóa ngoại.

Với vai trò là một lời nhắc, khóa chính là giá trị nhận dạng duy nhất từng hàng (bản ghi) trong bảng cơ sở dữ liệu. Khóa ngoại là cột khớp với khóa chính. Thông thường, khóa ngoại sẽ nằm trong các bảng khác và các khóa đó cho phép bạn tạo mối quan hệ (liên kết) giữa dữ liệu trong các bảng.

Ví dụ: giả sử bạn sử dụng một số ID sản phẩm làm khóa chính. Một số ID sẽ nhận dạng duy nhất một sản phẩm. Bạn cũng có thể dùng số ID đó làm khóa ngoại trong bảng dữ liệu đơn hàng. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy mọi đơn hàng liên quan đến từng sản phẩm, vì vào bất cứ thời điểm nào, khi có người đặt đơn hàng cho sản phẩm đó, ID sẽ trở thành một phần của đơn hàng.

Đôi khi, các số ID đó (hoặc các loại khóa chính khác) thay đổi. Khi các số ID thay đổi, bạn có thể thay đổi giá trị khóa chính của mình và tự động xếp tầng thay đổi đó thông qua mọi bản ghi con liên quan. Bạn sẽ cho phép hành vi này bằng cách bật tính toàn vẹn tham chiếu và xếp tầng cập nhật giữa hai bảng.

Hãy nhớ những quy tắc quan trọng sau đây:

  • Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật cho trường khóa chính được đặt thành loại dữ liệu Văn bản hoặc Số. Bạn không thể sử dụng tính năng xếp tầng cập nhật cho các trường được đặt thành loại dữ liệu Số Tự động.

  • Bạn chỉ có thể bật xếp tầng cập nhật giữa các bảng với mối quan hệ một-nhiều.

Để biết thêm thông tin về việc tạo mối quan hệ. xem hướng dẫn về mối quan hệ bảngtạo, sửa hoặc xóa bỏ mối quan hệ.

Các quy trình sau đây đi theo bàn tay và giải thích cách tạo mối quan hệ trước tiên, rồi bật Cập Nhật xếp tầng cho mối quan hệ đó.

Tạo mối quan hệ

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Mối quan hệ, bấm vào Hiển thị Bảng.

  3. Trong hộp thoại Hiển thị bảng , chọn tab bảng , chọn các bảng bạn muốn thay đổi, bấm Thêm, rồi bấm đóng.

    Bạn có thể nhấn SHIFT để chọn nhiều bảng hoặc bạn có thể thêm từng bảng riêng lẻ. Chỉ chọn những bảng trên phía "một" và "nhiều" của mối quan hệ.

  4. Trong cửa sổ Mối quan hệ, hãy kéo khóa chính từ bảng trên phía "một" của mối quan hệ, rồi thả vào trường Khóa ngoại của bảng ở phía "nhiều" của mối quan hệ.

    Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:

    Hộp thoại Sửa Quan hệ với quan hệ hiện có

  5. Chọn hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu, rồi bấm Tạo.

Bật cập nhật xếp tầng trong khóa chính

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Mối quan hệ.

  2. Cửa sổ Mối quan hệ sẽ xuất hiện và hiển thị các kết nối (hiển thị dưới dạng các đường kết nối) giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình sau cho thấy mối quan hệ điển hình:

  3. Bấm chuột phải vào đường nối giữa các bảng mẹ và con, rồi bấm Sửa Quan hệ.

    Mối quan hệ giữa hai bảng

    Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Hình sau đây sẽ mô tả về hộp thoại:

    Hộp thoại Sửa Quan hệ

  4. Chọn Xếp tầng Cập nhật các Trường Liên quan, đảm bảo rằng hộp kiểm Thực thi Tính toàn vẹn Tham chiếu được chọn, rồi bấm OK.

Đầu trang

Tại sao số ID đôi khi dường như bỏ qua một số

Khi bạn tạo một trường được đặt thành kiểu dữ liệu số tự động, Access sẽ tự động tạo một giá trị cho trường đó trong mọi bản ghi mới. Giá trị được tăng dần theo mặc định, sao cho mỗi bản ghi mới sẽ nhận được số tuần tự sẵn dùng tiếp theo. Mục đích của kiểu dữ liệu số tự động là cung cấp một giá trị phù hợp để dùng làm khóa chính. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Thêm, đặt, thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính.

Khi bạn xóa một hàng khỏi bảng có chứa một trường được đặt là kiểu dữ liệu số tự động, giá trị trong trường AutoNumber cho hàng đó sẽ không được tự động tái sử dụng. Vì lý do đó, số mà Access sẽ tạo ra có thể không phải là số bạn mong đợi để xem và các khoảng trống có thể xuất hiện trong trình tự số ID — đây là theo thiết kế. Bạn chỉ nên dựa vào tính độc đáo của các giá trị trong trường AutoNumber, chứ không phải trình tự của họ.

Đầu trang

Cập nhật hàng loạt dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Chắp thêm, Cập Nhật và xóa bỏ các truy vấn là các cách mạnh mẽ để thêm, thay đổi hoặc loại bỏ các bản ghi với số lượng lớn. Ngoài ra, các cập nhật hàng loạt sẽ dễ dàng hơn và hiệu quả hơn để thực hiện khi bạn sử dụng các nguyên tắc thiết kế cơ sở dữ liệu tốt. Sử dụng truy vấn chắp thêm, Cập Nhật hoặc xóa có thể là bộ bảo vệ thời gian vì bạn cũng có thể sử dụng lại truy vấn.

Quan trọng    Sao lưu dữ liệu của bạn trước khi bạn sử dụng các truy vấn này. Có một bản sao lưu trên tay có thể giúp bạn nhanh chóng khắc phục mọi lỗi mà bạn có thể vô tình thực hiện.

Chắp thêm truy vấn    Sử dụng để thêm nhiều bản ghi vào một hoặc nhiều bảng. Một trong những mục đích sử dụng thường xuyên nhất của một truy vấn chắp thêm là để thêm một nhóm các bản ghi từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu nguồn vào một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu đích. Ví dụ: giả sử bạn có được một số khách hàng mới và cơ sở dữ liệu có chứa bảng thông tin về những khách hàng đó. Để tránh nhập dữ liệu mới đó theo cách thủ công, bạn có thể chắp thêm dữ liệu đó vào những bảng phù hợp thuộc cơ sở dữ liệu của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm bản ghi vào bảng bằng cách dùng truy vấn chắp thêm.

Truy vấn cập nhật    Sử dụng để thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ phần (nhưng không phải tất cả) trong nhiều bản ghi hiện có. Bạn có thể nghĩ đến truy vấn cập nhật dưới dạng hình thức mạnh mẽ của hộp thoại Tìm và Thay thế. Bạn nhập tiêu chí chọn (được xem là chuỗi tìm kiếm) và tiêu chí cập nhật (được xem là chuỗi thay thế). Không giống như hộp thoại, truy vấn cập nhật có thể chấp nhận nhiều tiêu chí, cho phép bạn cập nhật số lượng lớn các bản ghi cùng lúc và cho phép bạn thay đổi các bản ghi trong nhiều bảng. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo và chạy truy vấn Cập Nhật.

Xóa truy vấn    Khi bạn muốn xóa bỏ rất nhiều dữ liệu hoặc xóa một tập dữ liệu một cách thường xuyên, một xóa sẽ hữu ích vì các truy vấn giúp bạn có thể chỉ định các tiêu chí để tìm kiếm nhanh chóng và xóa dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem các cách thêm, chỉnh sửa và xóa bản ghi.

Đầu trang

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×