Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khả năng quản lý các bản ghi trên bất kỳ trang nào sẽ giúp người quản lý bản ghi kiểm soát tốt hơn đối với cách xử lý các bản ghi nghiệp vụ và pháp lý dài hạn. Việc quản lý các bản ghi "tại chỗ" cũng cho phép những bản ghi này trở thành một phần trong không gian làm việc cộng tác, tồn tại bên cạnh những tài liệu khác mà bạn đang làm việc.

Tùy theo cơ cấu tổ chức của giải pháp quản lý bản ghi của mình, bạn có thể kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ ở cấp độ tuyển tập trang và bạn cũng có thể tắt khai báo thủ công các bản ghi ở cấp độ danh sách hoặc thư viện. Tuy nhiên, thiết đặt mặc định cho danh sách và thư viện là tính năng khai báo thủ công các bản ghi sẽ được bật lên khi tính năng này được kích hoạt ở cấp độ tuyển tập trang.

Kích hoạt tại chỗ quản lý bản ghi trong SharePoint

Nếu không thực hiện, bạn cần kích hoạt tại chỗ quản lý bản ghi trước khi bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ này. Nếu bạn đã kích hoạt nó, bỏ qua các bước sau đây.

  1. Dẫn hướng đến trang có cấp độ trên cùng.

  2. Bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt Site

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  3. Dưới mục Quản trị Tuyển tập Trang, hãy bấm Các tính năng tuyển tập trang.

  4. Tính năng tuyển tập Site, tìm Quản lý bản ghi tại chỗ và bấm kích hoạt.

Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ cho một tuyển tập trang

Nếu giải pháp quản lý bản ghi của bạn trải rộng qua nhiều trang, bạn có thể cấu hình các thiết đặt quản lý bản ghi theo những cách sau:

  • Chỉ rõ các kiểu hạn chế đối với một tài liệu khi tài liệu đó được khai báo dưới dạng bản ghi.

  • Chỉ rõ việc tất cả danh sách hay thư viện trong một trang có cho phép khai báo bản ghi theo cách thủ công hay không.

  • Chỉ rõ ai có thể khai báo và hủy khai báo tài liệu dưới dạng bản ghi theo cách thủ công.

Để cấu hình tại chỗ quản lý bản ghi cho tuyển tập trang

Lưu ý:  Trước tiên bạn phải kích hoạt tính năng quản lý bản ghi tại chỗ ở cấp độ tuyển tập trang trước khi có thể hoàn tất quy trình này.

  1. Dẫn hướng đến trang có cấp độ trên cùng.

  2. Bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt Site

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  3. Bên dưới Quản lý Tuyển tập Trang, bấm Thiết đặt khai báo bản ghi.

  4. Trên trang Thiết đặt Khai báo Bản ghi, trong phần Giới hạn Bản ghi, hãy chọn tùy chọn cho biết kiểu giới hạn sẽ được áp dụng cho một mục khi nó được khai báo dưới dạng bản ghi. Thiết đặt này không ảnh hưởng đến các mục đã được khai báo dưới dạng bản ghi.

    • Không giới hạn bổ sung   hạn chế này rất hữu ích nếu bạn muốn các bản ghi có một chính sách lưu giữ riêng hơn không phải bản ghi, nhưng không muốn chặn các bản ghi xóa hay chỉnh sửa.

    • Chặn xóa   đây là giới hạn mặc định cho Trung tâm bản ghi.

    • Chặn Sửa và Xóa    Giới hạn này sẽ có ích nếu bạn muốn khóa toàn bộ một tài liệu để không thể sửa hay xóa nó. Một biểu tượng "cái khóa" sẽ đi kèm với tài liệu để hiển thị trực quan rằng mục đó đang bị khóa.

  5. Trong phần Tính khả dụng khai báo bản ghi , chọn tùy chọn xác định hay không các mục có thể được theo cách thủ công khai báo là bản ghi trong danh sách và thư viện theo mặc định. Nếu chọn tùy chọn không sẵn dùng trong tất cả các vị trí theo mặc định , các mục có thể được khai báo là bản ghi chỉ thông qua một chính sách hoặc dòng công việc.

    Một tùy chọn trong phần Tính khả dụng khai báo bản ghi cho phép bạn hủy khai báo bản ghi. Để thực hiện việc này, Chi tiết tuân thủ, bên cạnh Trạng thái ghi, hãy bấm Hủy khai báo bản ghi. Bạn được nhắc để xác nhận rằng bạn muốn hủy khai báo mục là bản ghi.

    Lưu ý:  Tùy chọn Hủy khai báo chỉ xuất hiện với các mục trước đó đã được khai báo là bản ghi.

  6. Trong phần Vai trò Khai báo, hãy chỉ rõ kiểu người dùng nào có thể khai báo hoặc không khai báo các mục dưới dạng bản ghi.

    • Tất cả người đóng góp và người quản trị trong danh sách    Bất kỳ người dùng nào có quyền "sửa các mục" đối với một danh sách đều có thể khai báo và hủy khai báo các mục dưới dạng bản ghi.

    • Chỉ riêng người quản trị danh sách    Chỉ những người dùng có quyền "quản lý danh sách" đối với một danh sách mới có thể khai báo và hủy khai báo các mục dưới dạng bản ghi.

    • Chỉ riêng hành động chính sách    Chỉ các hành động chính sách hay mã tùy chỉnh chạy dưới dạng Tài khoản Hệ thống mới có thể khai báo và hủy khai báo các mục dưới dạng các bản ghi.

  7. Bấm OK.

Đầu trang

Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ cho một danh sách hay thư viện

Bạn có thể cấu hình thiết đặt quản lý bản ghi để cho phép hoặc ngăn chặn việc tạo bản ghi trong các danh sách hoặc thư viện trên một trang web. Bạn cũng có thể cấu hình danh sách và thư viện, sao cho tất cả các mục được thêm vào chúng sẽ tự động được khai báo là bản ghi.

Để cấu hình trong quản lý bản ghi chỗ cho một danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hay thư viện mà bạn muốn cấu hình để quản lý bản ghi.

  2. Đối với các thư viện, bên dưới Công cụ Thư viện, bấm tab Thư viện. Đối với danh sách, bên dưới Công cụ Danh sách, bấm tab Danh sách.

  3. Trên Ruy-băng Thư viện, bấm Thiết đặt Thư viện. Đối với danh sách, bấm Thiết đặt Danh sách.

    Trong SharePoint Online, hãy bấm thiết đặt và sau đó bấm thiết đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy nút ruy-băng được tham chiếu trong quy trình, bạn có thể cần phải điều chỉnh độ phân giải trên màn hình hay kích cỡ cửa sổ trình duyệt để mở rộng tất cả các nút ruy-băng sẵn có. Bạn cũng có thể bấm nút nhóm để mở rộng lựa chọn nút của nhóm đó.

  4. Trên trang Thiết đặt Danh sách, bấm Thiết đặt Khai báo Bản ghi.

  5. Trên trang thiết đặt khai báo bản ghi , trong phần Tính khả dụng khai báo bản ghi thủ công , hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn xem bạn muốn sử dụng thiết đặt mặc định của tuyển tập trang.

    • Cho phép khai báo thủ công các bản ghi cho danh sách hay thư viện này.

    • Không bao giờ cho phép khai báo thủ công các bản ghi cho danh sách hay thư viện này.

  6. Trong phần Khai báo Tự động, hãy chọn xem bạn có muốn các mục đã thêm vào danh sách hay thư viện cần được khai báo tự động dưới dạng bản ghi hay không.

  7. Bấm OK.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×