Cách thực hành tốt nhất dành cho người tổ chức và diễn giả

Để cuộc họp trực tuyến diễn ra thành công hơn, bạn hãy đọc và làm theo các gợi ý trong chủ đề này.

Bạn muốn làm gì?

Lên lịch họp

Chuẩn bị cho cuộc họp

Điều khiển cuộc họp

Lên lịch họp

Khi bạn đang lên lịch họp, hãy xem xét các gợi ý sau đây:

  • Kiểm tra các tùy chọn cuộc họp trước khi gửi thư mời, đặc biệt là nếu bạn muốn:

  • Nếu bạn sẽ mời những người trong tổ chức của bạn mà những người này chưa cài đặt Microsoft Lync Online hoặc nếu bạn sẽ mời những người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy xem xét các tính năng và yêu cầu cài đặt cho các máy khách được hỗ trợ khác. Để biết chi tiết, hãy xem Gia nhập từ máy tính chưa cài đặt Lync 2010.

QUAN TRỌNG Trải nghiệm cuộc họp Lync cho phép mọi người cộng tác hiệu quả từ các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên việc đưa tính năng tương tác vào các cuộc họp trực tuyến trở nên phức tạp hơn vì danh sách khách mời của bạn lớn dần. Đối với các cuộc họp trực tuyến có 1000 người dự trở lên, Microsoft đã hợp tác với một loạt các nhà cung cấp dịch vụ chuyên về kiểu cuộc họp này. Để tìm hiểu chi tiết, bao gồm thông tin liên hệ cho mỗi đối tác, hãy đến website Microsoft Pinpoint và tìm trong phần “Dịch vụ Sự kiện.”

Đầu Trang

Chuẩn bị cho cuộc họp

Khi bạn lập kế hoạch tổ chức cuộc họp, hãy cân nhắc các gợi ý sau đây.

  • Nếu một diễn giả sẽ thực hiện một bản trình bày chính thức, hãy bố trí một diễn giả thứ hai để xử lý các câu hỏi trong khi cuộc họp đang diễn ra.

  • Cân nhắc việc dùng một vài định dạng để trình bày tài liệu của bạn. Kết hợp các bản trình bày PowerPoint, chia sẻ ứng dụng và các cuộc bỏ phiếu tương tác cũng như các bài tập trên bảng trắng sẽ thu hút sự tập trung của khán giả.

  • Cân nhắc việc dùng video có webcam để tăng sự tham gia của người dự.

  • Nếu trong cuộc họp sẽ dùng tính năng điện thoại hội thảo, các diễn giả nên làm quen với các lệnh bàn phím để tắt tiếng người gọi điện thoại.

  • Nên có kế hoạch dùng tai nghe khi bạn trình bày, vì chất lượng âm thanh thường tốt hơn chất lượng của loa điện thoại hay điện thoại di động.

  • Để có được trải nghiệm âm thanh tốt nhất, hãy bảo đảm thiết bị bạn đang dùng được tối ưu hóa cho Lync Online. Để biết danh sách các thiết bị được tối ưu hóa, hãy xem Điện thoại và Thiết bị dành cho Microsoft Lync 2010.

  • Hãy chuẩn bị trang chiếu giới thiệu khi bắt đầu của cuộc họp để hướng dẫn người dự cách đặt câu hỏi và cách xử lý âm thanh của họ.

Ngay trước khi bạn bắt đầu cuộc họp:

Đầu Trang

Điều khiển cuộc họp

Trong cuộc họp, bạn hãy làm như sau:

  • Giới thiệu ngắn gọn về bản thân, chủ đề cuộc họp và các ý chính của cuộc họp để khán giả biết họ sẽ chờ đợi điều gì và cách tương tác với diễn giả.

  • Quản lý hoặc tương tác với từng người dự bằng các bấm chuột phải vào tên của người đó, rồi chọn lệnh bạn muốn.

  • Để có chất lượng âm thanh máy tính tốt nhất, hãy yêu cầu người dự tắt tiếng của họ trừ khi họ đang nói. Bạn hoặc các diễn giả khác cũng có thể tắt tiếng của từng người dự.

  • Theo dõi bảng phân công cuộc họp để biết các chỉ báo sau đây:

    • Thiết bị âm thanh đang gây nhiễu, nếu có

    • Những người dự đang gặp khó khăn về âm thanh, video hay chia sẻ kết nối

Để biết chi tiết, hãy xem Thực hiện cuộc họp với vai trò diễn giả.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×