Các tác vụ cơ bản trong SharePoint Server 2010

Bắt đầu với Office 2010 đây là một số tác vụ cơ bản và thông tin để giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng Microsoft SharePoint Server 2010.

Trong bài viết này

Tổng quan về SharePoint Foundation và SharePoint Server

Các chức năng của SharePoint Server

Các phần của site SharePoint

Các chi tiết của site ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn

Thêm nội dung vào một site

Quản lý và làm việc với nội dung site

Tổng quan về SharePoint Foundation và SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 là công nghệ cơ bản cho các site SharePoint sẵn dùng miễn phí và được gọi là Windows SharePoint Services trong các phiên bản trước đó. SharePoint Server 2010 dựa trên SharePoint Foundation Technology để cung cấp một khuôn khổ nhất quán, quen thuộc cho danh sách và thư viện, quản trị site và tùy chỉnh trang. Bất kỳ tính năng nào sẵn dùng trong SharePoint Foundation cũng sẵn dùng trong SharePoint Server 2010.

Tuy nhiên, SharePoint Server 2010 mở rộng SharePoint Foundation bằng cách cung cấp các tính năng và chức năng bổ sung. Ví dụ, cả hai SharePoint Server và SharePoint Foundation bao gồm các mẫu site để cộng tác với đồng nghiệp trên site nhóm, blog và không gian làm việc cuộc họp. Tuy nhiên, SharePoint Server bao gồm các tính năng máy tính xã hội nâng cao như gắn thẻ và nguồn cấp tin tức giúp mọi người trong tổ chức của bạn khám phá, tổ chức, dẫn hướng và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Tương tự như vậy, SharePoint Server sẽ tăng cường công nghệ tìm kiếm từ SharePoint Foundation để bao gồm các tính năng hữu ích cho nhân viên trong các tổ chức lớn, chẳng hạn như khả năng tìm kiếm dữ liệu doanh nghiệp trong SAP, Siebel và các ứng dụng kinh doanh khác.

Cả SharePoint Foundation và SharePoint Server đều được thiết kế để hoạt động hiệu quả với các chương trình, máy chủ và công nghệ khác, bao gồm những người trong hệ thống Microsoft Office. Ví dụ, bạn có thể thực hiện một site, danh sách hoặc thư viện ngoại tuyến trong SharePoint Workspace, làm việc với nội dung trang trong khi bạn bị ngắt kết nối từ mạng của bạn, sau đó tự động đồng bộ các thay đổi khi bạn kết nối lại. Bạn có thể hoàn thành nhiều tác vụ SharePoint từ trong các chương trình Microsoft Office quen thuộc. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu hoặc tham gia dòng công việc để phê duyệt báo cáo chi phí từ bên trong Microsoft Word.

Các chức năng của SharePoint Server

Các khả năng của SharePoint Server 2010 sẽ tập trung vào sáu khu vực. Bài viết này giới thiệu một thời gian ngắn trong số các chức năng này và sau đó liên kết đến các bài viết liên quan, nơi bạn có thể tìm hiểu thêm.

Cộng tác và tính toán xã hội

SharePoint Server 2010 mở rộng các tính năng cộng tác của SharePoint Foundation bằng cách thúc đẩy việc quảng bá dễ dàng từ trình duyệt hoặc từ các ứng dụng quen thuộc chẳng hạn như Microsoft Word, giúp người dùng có liên quan đến các tài nguyên với gắn thẻ và xếp hạng và giúp mọi người Tìm câu trả lời nhanh hơn thông qua nguồn cấp tin tức và tìm kiếm mọi người.

Một trong những vị trí chính mà bạn có thể tận dụng các khả năng này trên site của mình. Site của tôi là site SharePoint của riêng bạn, nơi bạn có thể chia sẻ tài liệu, liên kết và thông tin về bản thân bạn trong hồ sơ trực tuyến. Bạn cũng có thể blog về các chủ đề quan tâm hoặc tìm kiếm thông tin bạn cần thực hiện công việc của mình.

Hồ sơ WN

Bạn quyết định thông tin bạn muốn chia sẻ và thông tin nào mà bạn muốn giữ riêng tư trên site của mình. Sau đó, bạn có thể gắn thẻ các nối kết đến thông tin và tìm thông tin mà người khác gắn thẻ hoặc chia sẻ trên nguồn cấp tin tức của họ. Để tìm hiểu thêm về cách quản lý thông tin trên trang của tôi, hãy xem quản lý thông tin mà bạn chia sẻ thông qua site và hồ sơ của tôi.

SharePoint Server 2010 cũng cho phép tham gia bất kỳ chỗ nào bằng cách cung cấp trải nghiệm không gian làm việc SharePoint phong phú trong khi trực tuyến hoặc bị ngắt kết nối từ mạng của bạn và giải phóng người dùng để cộng tác trên đường đi.

Quản lý nội dung doanh nghiệp

Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) từ Microsoft giúp các tổ chức khắc phục các thách thức đặt ra bởi các khối lượng lớn nội dung không được quản lý. SharePoint Server 2010 là một phần trung tâm của giải pháp Microsoft ECM, kéo dài quản lý nội dung cho mọi nhân viên trong tổ chức thông qua tích hợp với các công cụ quen thuộc chẳng hạn như hệ thống Microsoft Office. Giải pháp Microsoft ECM cung cấp các chức năng để quản lý toàn bộ vòng tròn cuộc sống của nội dung — từ tạo, để chỉnh sửa và cộng tác, đến hết hạn — trên một nền tảng hợp nhất duy nhất.

SharePoint Server 2010 giúp các tổ chức quản lý toàn bộ vòng tròn cuộc sống của nội dung bằng cách cung cấp các tập hợp các tính năng riêng biệt cho phép các tổ chức để đạt được các mục tiêu sau:

  • Quản lý nội dung đa dạng    Các chức năng quản lý tài liệu trong SharePoint Server 2010 trợ giúp tổ chức hợp nhất nội dung đa dạng từ nhiều vị trí vào kho lưu trữ quản lý trung tâm với phân loại nhất quán. Tính năng tập tài liệu mới cho phép tổ chức của bạn tạo và quản lý các sản phẩm công việc span nhiều tài liệu. Các chức năng tìm kiếm tích hợp giúp mọi người tìm thấy, chia sẻ và sử dụng thông tin này. Các chức năng quản lý siêu dữ liệu chẳng hạn như tính năng lưu trữ thuật ngữ mới có thể giúp các tổ chức quản lý siêu dữ liệu tại Trung tâm trên các trang. Siêu dữ liệu là thông tin về dữ liệu được sử dụng để giúp xác định, cấu trúc, khám phá và quản lý thông tin. Hỗ trợ mới cho dẫn hướng siêu dữ liệu và khả năng nhúng các trường siêu dữ liệu trong tài liệu sẽ cải thiện tìm kiếm và khám phá thông tin. Nội dung cũng có thể được bảo vệ khỏi truy nhập trái phép. Công cụ cộng tác, chẳng hạn như dòng công việc, giúp mọi người làm việc tốt hơn với nhau để tạo, xem lại và phê duyệt tài liệu theo cách có cấu trúc.

  • Đáp ứng yêu cầu tuân thủ và pháp lý    Các chức năng quản lý bản ghi trong SharePoint Server 2010 cho phép các tổ chức lưu trữ và bảo vệ các bản ghi công việc, tại chỗ bên cạnh các bản ghi trong tiến trình hoặc trong kho lưu trữ Trung tâm bị khóa. Các tổ chức có thể áp dụng các chính sách hết hạn cho các bản ghi để đảm bảo rằng chúng được giữ lại trong khoảng thời gian thích hợp để tuân thủ các quy định hoặc chính sách doanh nghiệp của công ty, theo đó việc giảm nhẹ rủi ro pháp lý cho tổ chức. Các đường mòn kiểm nghiệm cung cấp bằng chứng cho kiểm tra nội bộ và bên ngoài mà các bản ghi được duy trì phù hợp. Có thể được đặt trong các bản ghi cụ thể dưới khám phá pháp lý để ngăn chặn sự hủy diệt của họ.

  • Quản lý hiệu quả nhiều trang web    Các chức năng quản lý nội dung web trong SharePoint Server 2010 cho phép mọi người phát hành nội dung web bằng công cụ soạn thảo nội dung dễ sử dụng và quy trình phê duyệt tích hợp sẵn. Nhân viên có thể tải nội dung lên — bao gồm hình ảnh, âm thanh và video — đến các trang web theo cách kịp thời mà không có hỗ trợ rộng rãi từ nhân viên CNTT. Hỗ trợ mới cho phương tiện phong phú bao gồm một thư viện tài nguyên mới, với các dạng xem và bộ chọn phong phú; hỗ trợ video dưới dạng kiểu nội dung SharePoint; cơ sở hạ tầng video trực tuyến và trình phát đa phương tiện Silverlight có thể sử dụng. Các mẫu trong biểu mẫu của trang chính và bố trí trang cho phép các tổ chức áp dụng thương hiệu nhất quán vào các trang. Các tính năng tích hợp sẵn trong Web Analytics cung cấp hỗ trợ cho các báo cáo về lưu lượng, tìm kiếm và phân tích hàng tồn kho. SharePoint Server 2010 cũng cung cấp một cơ sở hạ tầng quản lý và triển khai đơn lẻ cho các site intranet, extranet và Internet cũng như các site đa ngôn ngữ.

Tìm kiếm doanh nghiệp

SharePoint Server 2010 cung cấp một cơ sở hạ tầng tìm kiếm mạnh mẽ bổ sung các khả năng sản xuất kinh doanh khác cho việc quản lý nội dung doanh nghiệp và cộng tác để giúp mọi người nhận được câu trả lời tốt hơn và khuếch đại ảnh hưởng đến kiến thức và gia.

Tìm kiếm sẽ đưa vào tài khoản ngữ cảnh cá nhân của bạn và giúp bạn tinh chỉnh tìm kiếm của bạn bằng cách dùng dẫn hướng tương tác để hướng dẫn bạn đến thông tin bạn cần. SharePoint Server mở rộng phạm vi tìm kiếm qua các nguồn nội dung và loại nội dung khác để kết nối với tất cả thông tin trong doanh nghiệp của bạn-bao gồm các ứng dụng doanh nghiệp chẳng hạn như SAP, Siebel hoặc cơ sở dữ liệu tùy chỉnh — và làm cho các thông tin sẵn dùng cho những người cần.

Trí tuệ thương nghiệp

Nghiệp vụ thông minh là một tập hợp các phương pháp, công nghệ và quy trình có thông tin được lưu trữ trong các hệ thống tổ chức và làm cho nó được thực hiện bằng cách đặt nó vào tay của những người cần có, để họ có thể đưa ra quyết định thông báo. Là một phần quan trọng trong nền tảng Microsoft Business Intelligence, SharePoint Server 2010 có thể giúp mở rộng khả năng nghiệp vụ thông minh cho mọi người trong một tổ chức, để mọi người đều có thể truy nhập đúng dữ liệu để thực hiện các quyết định đúng.

Tổ chức của bạn có thể lưu trữ dữ liệu trong nhiều định dạng, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, thông điệp email và tệp bảng tính. SharePoint Server 2010 giúp bạn trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và trình bày dữ liệu đó theo những cách tạo điều kiện phân tích và quyết định.

Các nhà sản xuất Excel Services giúp quyết định để phát hành, chia sẻ và quản lý sổ làm việc Excel trên một site SharePoint. Những người khác trong tổ chức sau đó có thể sửa đổi các giá trị ô, công thức và định dạng từ trình duyệt khi họ phân tích dữ liệu.

Các dịch vụ PerformancePoint trong SharePoint Server 2010 có thể tăng khả năng hiển thị vào các mục tiêu và số liệu tổ chức chính và bật độ sâu phong phú hơn về phân tích và thấu hiểu. Bạn hoặc những người khác trong tổ chức của bạn có thể tạo và sử dụng bảng điều khiển tương tác với phiếu ghi điểm, báo cáo và bộ lọc để tìm xu hướng. Bạn cũng có thể thêm biểu đồ phong phú vào site SharePoint của mình và kết nối các biểu đồ với dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như danh sách SharePoint, danh sách dữ liệu bên ngoài, Dịch vụ kết nối dữ liệu nghiệp vụ, Excel Services, hoặc các phần web khác.

Portal

Với SharePoint Server 2010, các tổ chức có thể xây dựng và duy trì các site cổng thông tin cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp của họ (cổng thông tin mạng nội bộ doanh nghiệp, site Internet công ty và các site cổng thông tin phân chia). Các cổng nội bộ và phân chia của doanh nghiệp có thể kết nối các site riêng lẻ trên một tổ chức và củng cố quyền truy nhập vào các ứng dụng doanh nghiệp hiện có. Các nhóm và cá nhân trong một tổ chức có thể sử dụng một trang cổng để truy nhập vào các ứng dụng chuyên môn, thông tin và doanh nghiệp mà họ cần để thực hiện công việc của họ.

Các cá nhân trong một tổ chức sử dụng trang cổng thông tin có thể tận dụng trang web site của tôi. Site của tôi là một trang cá nhân cung cấp cho bạn vị trí trung tâm để quản lý và lưu trữ tài liệu, nội dung, liên kết và liên hệ của bạn. Site của tôi phục vụ như một điểm liên hệ cho những người dùng khác trong tổ chức của bạn để tìm thông tin về bạn, kỹ năng và sở thích của bạn. Các trang của tôi bao gồm các tính năng tính toán xã hội được đề cập trước đó trong bài viết này.

SharePoint Server 2010 cũng bao gồm các tính năng mà các tổ chức có thể sử dụng để cá nhân hóa trải nghiệm của một site cổng thông tin cho người dùng cá nhân, chẳng hạn như mục tiêu nội dung cho các kiểu người dùng cụ thể. Tổ chức của bạn có thể tùy chỉnh thêm site cổng thông tin bằng cách dùng chương trình thiết kế web tương thích với SharePoint, chẳng hạn như SharePoint Server 2010.

Quy trình và biểu mẫu kinh doanh

SharePoint Server 2010 cung cấp nhiều tính năng có thể giúp bạn tích hợp và sắp xếp các quy trình kinh doanh của bạn. Dòng công việc có thể sắp xếp chi phí phối hợp quy trình kinh doanh phổ biến, chẳng hạn như phê duyệt dự án hoặc xem xét tài liệu, bằng cách quản lý và theo dõi các tác vụ liên quan đến các quy trình đó. SharePoint Server 2010 có một số dòng công việc được xác định trước mà bạn có thể dùng như chúng hoặc tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng SharePoint Designer để tạo dòng công việc tùy chỉnh hỗ trợ quy trình kinh doanh duy nhất của bạn.

Bạn cũng có thể tạo các biểu mẫu dựa trên trình duyệt và thu thập dữ liệu từ các tổ chức không sử dụng Microsoft InfoPath 2010.

Các phần của site SharePoint

Site là một nhóm các trang web liên quan mà tổ chức của bạn có thể làm việc trên các dự án, tiến hành cuộc họp và chia sẻ thông tin. Ví dụ: nhóm của bạn có thể có site riêng của nó, tại đó lưu trữ lịch biểu, tệp và thông tin thủ tục. Site nhóm của bạn có thể là một phần của một site cổng thông tin tổ chức lớn, trong đó các phòng ban như nguồn nhân lực viết và phát hành thông tin và tài nguyên cho phần còn lại của tổ chức.

Tất cả các site SharePoint đều có các thành phần thông thường mà bạn cần biết về để bắt đầu: danh sách, thư viện, phần web và dạng xem.

Site Nhóm

Danh sách    Danh sách là một phần của trang web mà tổ chức của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin. Ví dụ, bạn có thể tạo một danh sách nhiệm vụ để theo dõi công việc bài tập hoặc theo dõi sự kiện nhóm trên lịch. Bạn cũng có thể thực hiện một cuộc khảo sát hoặc thảo luận trên một bảng thảo luận.

Libraries    Một thư viện là một loại danh sách đặc biệt mà lưu trữ tệp cũng như thông tin về tệp. Bạn có thể kiểm soát cách xem tệp, theo dõi, được quản lý và tạo trong thư viện.

Chế độ xem    Bạn có thể sử dụng các dạng xem để xem các mục trong danh sách hoặc thư viện quan trọng nhất đối với bạn hoặc phù hợp nhất với mục đích. Ví dụ, bạn có thể tạo dạng xem của tất cả các mục trong danh sách áp dụng cho một bộ phận cụ thể hoặc để tô sáng các tài liệu cụ thể trong một thư viện. Bạn có thể tạo nhiều dạng xem của danh sách hoặc thư viện mà mọi người có thể chọn từ đó. Bạn cũng có thể sử dụng phần web để hiển thị dạng xem của danh sách hoặc thư viện trên một trang riêng của site của mình.

Dạng xem Nhiệm vụ của Tôi

Phần web    Một phần web là một đơn vị mô-đun của thông tin tạo thành một khối dựng cơ bản của hầu hết các trang trên một trang. Nếu bạn có quyền sửa trang trên trang web của mình, bạn có thể sử dụng phần web để tùy chỉnh site của mình để hiển thị ảnh và biểu đồ, các phần của các trang web khác, danh sách tài liệu, dạng xem tùy chỉnh của dữ liệu doanh nghiệp và nhiều hơn nữa.

Phần Web

Các chi tiết của site ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn

Các chi tiết cụ thể của việc cài đặt và cấu hình của SharePoint ảnh hưởng đến những gì bạn nhìn thấy và các tùy chọn sẵn có cho bạn trên trang web của bạn.

Quyền    Nếu bạn được giao cho mức cấp phép toàn quyền điều khiển mặc định, bạn có đầy đủ các tùy chọn để quản lý trang web. Nếu bạn được gán cho mức cấp phép đóng góp hoặc đọc, các tùy chọn của bạn và quyền truy nhập nội dung site có nhiều hạn chế hơn. Nhiều tùy chọn được thảo luận trong bài viết này không có sẵn cho người dùng với mức cấp phép Reader, cho phép người dùng đọc nội dung nhưng không thực hiện thay đổi đối với ứng dụng này. Vì các quyền được thiết kế để linh hoạt và tùy chỉnh, tổ chức của bạn có thể có các thiết đặt riêng của riêng mình.

Tuỳ    Tổ chức của bạn có thể đã tùy chỉnh các quyền và thương hiệu của site của bạn, hoặc thậm chí dẫn hướng site tùy chỉnh và di chuyển các điều khiển chẳng hạn như menu hành động site đến một vị trí khác trên trang. Tương tự, tổ chức của bạn có thể đã quyết định không sử dụng chức năng Ribbon được giới thiệu trong SharePoint 2010.

Phiên bản SharePoint    Bài viết này thảo luận về cách thức bắt đầu trong SharePoint Server 2010. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản SharePoint trước đó, hãy xem trợ giúp cho phiên bản đó.

Thêm nội dung vào một site

Bạn có thể thêm các mục vào danh sách và tệp vào thư viện bằng cách sử dụng trình duyệt web. Các nút bạn sử dụng để thực hiện các hành động phổ biến nhất là trên dải băng, nằm gần phía trên cùng của trang trên hầu hết các trang của một site.

Ribbon WN

Các nút trên dải băng có thể được tô xám vì bất kỳ lý do nào sau đây:

  • Hành động này không áp dụng hoặc tùy thuộc vào một số hành động khác. Ví dụ, bạn phải chọn hộp kiểm cho một tài liệu trước khi bạn có thể kiểm tra.

  • Bạn không có quyền hoàn thành nhiệm vụ.

  • Tính năng này không được kích hoạt cho site. Ví dụ, dòng công việc có thể không được bật trên site.

Bạn cũng có thể lưu các tệp vào một thư viện từ một số chương trình khách tương thích với SharePoint Server. Ví dụ, bạn có thể lưu tài liệu Microsoft Word vào một thư viện trên site SharePoint trong khi bạn làm việc trong Word.

Để thêm một mục vào danh sách hoặc tệp vào thư viện, bạn phải có quyền đóng góp vào danh sách hoặc thư viện. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức của bạn sử dụng các cấp độ quyền và mức cấp phép, hãy yêu cầu chủ sở hữu hoặc người quản trị site của bạn.

Khi bạn thêm mục hoặc tệp, những người khác có quyền đọc danh sách có thể xem mục hoặc tệp, trừ khi nó yêu cầu phê duyệt. Nếu mục hoặc tệp yêu cầu phê duyệt, sau đó nó được lưu trữ trong trạng thái đang chờ xử lý trong danh sách hoặc thư viện, cho đến khi ai đó có quyền thích hợp được phê duyệt. Nếu bạn đã xem danh sách hoặc thư viện khi đã thêm mục hoặc tệp, bạn có thể cần làm mới trình duyệt của mình để xem mục hoặc tệp mới.

Các danh sách và thư viện cũng có thể tận dụng các tính năng email, nếu thư đến hoặc thư đi được bật trên site của bạn. Một số danh sách, chẳng hạn như lịch, thông báo, blog và bảng thảo luận, có thể được thiết lập để mọi người có thể thêm nội dung vào chúng bằng cách gửi email. Các danh sách khác, chẳng hạn như các tác vụ và danh sách theo dõi vấn đề, có thể được thiết lập để gửi email đến mọi người khi các mục được gán cho họ.

Ngoài việc thêm nội dung vào danh sách và thư viện hiện có, bạn có thể có quyền tạo danh sách và thư viện mới. Các mẫu danh sách và thư viện cung cấp cho bạn một khởi đầu. Tùy thuộc vào mức cấp phép của bạn, bạn cũng có thể tạo và tùy chỉnh các trang và site mới.

Danh sách

Mặc dù có các loại danh sách khác nhau, thủ tục để thêm các mục cho chúng tương tự như vậy, vì vậy bạn không cần phải tìm hiểu một số kỹ thuật mới để làm việc với các loại danh sách khác nhau. Một mục danh sách chứa văn bản trong một chuỗi cột, nhưng một số danh sách có thể cho phép các phần đính kèm được thêm vào mục đó.

Thêm mục vào danh sách

  1. Trong danh sách mà bạn muốn thêm mục, hãy bấm vào tab mục trên ruy-băng. (Tab sự kiện cho lịch.)

  2. Bấm mục mới (sự kiện mới cho lịch).

    Mẹo: Một cách nhanh khác để thêm một sự kiện vào lịch là trỏ đến ngày trên lịch, rồi bấm Thêm.

  3. Hoàn thành các trường bắt buộc và bất kỳ người nào khác mà bạn muốn hoàn thành.

  4. Bấm Lưu.

Sửa hoặc xóa mục trong danh sách

  1. Trỏ tới một mục, rồi chọn hộp kiểm xuất hiện bên cạnh mục đó.

    Mẹo: Bạn có thể thực hiện các hành động trên nhiều mục bằng cách chọn nhiều hộp kiểm.

  2. Trên tab mục trên ruy-băng, hãy bấm sửa mục hoặc xóa mục, nếu thích hợp.

Trên nhiều loại site, một số danh sách được tạo ra cho bạn. Các danh sách mặc định này sẽ có từ một bảng thảo luận vào danh sách lịch. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể tạo danh sách từ một số loại mẫu danh sách, trong đó cung cấp cấu trúc và thiết đặt để cung cấp cho bạn một khởi đầu.

Tạo danh sách

  1. Để tạo danh sách, hãy bấm vào menu hành động Site Menu Hành động Site , rồi bấm vào xem thêm tùy chọn tạo.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu hành động site hoặc nếu tùy chọn tạo ra sẽ không xuất hiện, có thể bạn không có quyền tạo danh sách.

  2. Trên trang tạo, bấm vào loại danh sách mà bạn muốn tạo. Ví dụ, các liên kết.

  3. Nhập tên cho danh sách, hoàn thành bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn tất, rồi bấm vào tạo.

Libraries

Một thư viện là một vị trí trên một trang nơi bạn có thể tạo, thu thập, Cập Nhật và quản lý tệp với các thành viên nhóm. Mỗi thư viện Hiển thị danh sách các tệp và thông tin chính về các tệp, giúp mọi người sử dụng các tệp để làm việc cùng nhau.

Bạn có thể thêm tệp vào thư viện bằng cách tải nó xuống từ trình duyệt web của bạn. Sau khi bạn thêm tệp vào thư viện, những người khác có quyền thích hợp có thể nhìn thấy tệp. Nếu bạn đã xem thư viện khi đã thêm tệp, bạn có thể cần làm mới trình duyệt của bạn để xem tệp mới.

Nếu bạn đang sử dụng một chương trình tương thích với SharePoint Server, bạn có thể tạo một tệp mới dựa trên mẫu trong khi bạn đang làm việc trong thư viện. Bạn cũng có thể lưu tệp vào thư viện từ một chương trình khác chẳng hạn như SharePoint Workspace hoặc Microsoft Word.

Thêm tệp vào thư viện

  1. Trong thư viện nơi bạn muốn thêm tệp, hãy bấm vào tab tài liệu trên dải băng.

  2. Bấm tải lên tài liệu.

  3. Duyệt đến tài liệu, rồi bấm OK.

Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng một chương trình tương thích với SharePoint Server 2010, chẳng hạn như Microsoft Word 2010, bạn có thể kéo và thả tài liệu từ Windows Explorer vào hộp thoại tải lên tài liệu .

Sửa hoặc xóa tệp trong thư viện

  1. Trỏ tới một tệp, rồi chọn hộp kiểm xuất hiện bên cạnh tệp.

  2. Trên tab tài liệu trên ruy-băng, hãy bấm sửa tài liệu hoặc xóa tài liệu, nếu thích hợp.

Một thư viện mặc định, được gọi là tài liệu được chia sẻ, được tạo ra cho bạn khi bạn tạo nhiều loại site. Tài liệu được chia sẻ là một thư viện tài liệu mà bạn có thể sử dụng để lưu trữ một số loại tệp. Bạn có thể tạo nhiều thư viện hơn, chẳng hạn như thư viện ảnh để lưu trữ hình ảnh, nếu bạn có quyền quản lý danh sách.

Tạo thư viện tài liệu

  1. Để tạo thư viện tài liệu, hãy bấm vào menu hành động Site Menu Hành động Site , rồi bấm Thư viện tài liệu mới.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu hành động site hoặc nếu tùy chọn tạo ra sẽ không xuất hiện, có thể bạn không có quyền tạo thư viện.

  2. Nhập tên cho thư viện, hoàn thành bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn tất, rồi bấm vào tạo.

Để xem các loại thư viện khác mà bạn có thể tạo, hãy bấm hành động trang, rồi bấm vào xem thêm tùy chọn tạo. Tùy chọn trỏ đến thư viện để xem mô tả về nó.

Tạo một loại thư viện khác

  1. Để tạo thư viện, hãy bấm vào menu hành động Site Menu Hành động Site , rồi bấm vào xem thêm tùy chọn.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu hành động site hoặc nếu tùy chọn tạo ra sẽ không xuất hiện, có thể bạn không có quyền tạo thư viện.

  2. Tùy chọn trỏ đến thư viện để xem mô tả về nó.

  3. Nhập tên cho thư viện, hoàn thành bất kỳ trường nào khác mà bạn muốn hoàn tất, rồi bấm vào tạo.

    Để đặt các tùy chọn như liệu thư viện xuất hiện trên khởi động nhanh, hãy bấm tùy chọn khác trước khi bạn bấm tạo.

Xóa thư viện

  1. Bấm vào tên của thư viện trên khởi động nhanh, hoặc bấm vào hành động Site Menu Hành động Site , bấm xem tất cả nội dung trang, rồi bên dưới phần thư viện thích hợp, hãy bấm vào tên của thư viện.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Đối với thư viện ảnh, trên menu thiết đặt Menu Thiết đặt , hãy bấm <loại thư viện> thiết đặt thưviện.

    • Đối với các thư viện khác, bên dưới công cụ thư viện, hãy bấm tab Thư viện , sau đó trong nhóm thiết đặt , hãy bấm thiết đặt thư viện.

  3. Bên dưới quyền và quản lý, hãy bấm xóa bỏ thư viện <loại> này.

  4. Khi bạn được nhắc để xác nhận việc xóa bỏ, hãy bấm OK nếu bạn chắc chắn muốn xóa thư viện.

Site và trang

Một site có thể phục vụ một mục đích chung, chẳng hạn như lưu trữ lịch biểu, hướng dẫn, tệp và các thông tin khác mà nhóm của bạn tham chiếu đến thường xuyên. Hoặc một site có thể phục vụ một mục đích cụ thể hơn, chẳng hạn như theo dõi cuộc họp hoặc lưu trữ blog, trong đó một thành viên của tổ chức của bạn thường xuyên gửi tin tức và ý tưởng.

Site Blog

Tổ chức của bạn có thể sử dụng các trang, các site con và các site cấp cao nhất để chia nội dung site thành các site có thể quản lý riêng biệt. Ví dụ, mỗi bộ phận trong tổ chức của bạn có thể có site nhóm riêng của nó, là một phần của một site cổng thông tin lớn hơn.

Bạn có thể thêm nội dung vào các trang bằng cách thêm danh sách và thư viện. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể thêm trang vào site của mình. Bạn có thể cân nhắc việc thêm các trang phần web, cho phép bạn sử dụng phần web để thêm nội dung động nhanh chóng.

Nếu bạn cần tạo các trang mới, bạn có thể chọn từ một vài kiểu mẫu site để cung cấp cho bạn một khởi đầu khi tạo một trang mới. Cho dù bạn có thể tạo site và site con phụ thuộc vào cách tổ chức của bạn thiết lập các site và quyền của nó để tạo chúng. Để biết thêm thông tin về cách tổ chức của bạn quản lý quyền cho các site, hãy xem chủ sở hữu site hoặc người quản trị của bạn.

Tạo site

  1. Để tạo một site, hãy bấm vào menu hành động site Menu Hành động Site , rồi bấm trang mới.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu hành động site hoặc nếu tùy chọn tạo ra sẽ không xuất hiện, có thể bạn không có quyền tạo một site.

  2. Nhập tiêu đềtên URL cho site.

  3. Bên dưới lựa chọn mẫu, hãy chọn một mẫu site.

  4. Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác bạn muốn, rồi bấm vào tạo.

Tạo trang

Lưu ý: Các bước để tạo một trang khác nhau tùy thuộc vào kiểu trang bạn đang bật, cho dù các tính năng phát hành đang bật, cũng như xem phê duyệt là bắt buộc để phát hành trang.

  1. Để tạo một trang, hãy bấm vào menu hành động Site Menu Hành động Site , rồi bấm trang mới.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy menu hành động site hoặc nếu tùy chọn tạo ra sẽ không xuất hiện, có thể bạn không có quyền tạo trang.

  2. Nhập tên cho trang, rồi bấm vào tạo.

  3. Trên trang mới mà bạn đã tạo, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thêm văn bản, hãy nhập hoặc sao chép văn bản vào hộp văn bản.

    • Để định dạng văn bản của bạn, hãy bấm vào tab định dạng văn bản trên dải băng và chọn một nút.

    • Để chèn phần web hoặc danh sách hiện có, hãy bấm vào tab chèn , bấm vào nút thích hợp, chọn phần web hoặc danh sách bạn muốn, rồi bấm Thêm.

    • Để chèn một danh sách mới, hãy bấm vào tab chèn , nhập tiêu đề cho danh sách của bạn, bấm vào một loại danh sách để chọn nó, rồi bấm OK.

  4. Khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa trang, hãy bấm lưu trên dải băng.

Sửa trang

  1. Để sửa một trang, hãy bấm vào nút sửa trên dải băng.

    Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy nút sửa , có thể bạn không có quyền sửa trang.

  2. Hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thêm văn bản, hãy nhập hoặc sao chép văn bản vào hộp văn bản.

    • Để định dạng văn bản của bạn, hãy bấm vào tab định dạng văn bản trên dải băng và chọn một nút.

    • Để chèn phần web hoặc danh sách hiện có, hãy bấm vào tab chèn , bấm vào nút thích hợp, chọn phần web hoặc danh sách bạn muốn, rồi bấm Thêm.

    • Để chèn một danh sách mới, hãy bấm vào tab chèn , nhập tiêu đề cho danh sách của bạn, bấm vào một loại danh sách để chọn nó, rồi bấm OK.

  3. Khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa trang, hãy bấm lưu trên dải băng.

Quản lý và làm việc với nội dung site

Để giúp nhóm của bạn có hiệu quả hơn, có một vài cách để bạn có thể quản lý và mở rộng nội dung trong danh sách, thư viện và site. Một số tính năng giúp nhóm của bạn tìm và làm việc hiệu quả hơn với thông tin. Các tính năng khác giúp bạn quản lý quyền truy nhập vào thông tin.

Dẫn hướng đến nội dung

Các phần tử dẫn hướng giúp mọi người duyệt qua nội dung mà họ cần. Hai mục dẫn hướng mà bạn có thể tùy chỉnh là thanh liên kết trên cùng và khởi động nhanh.

Bằng cách sử dụng các trang thiết đặt cho mỗi danh sách hoặc thư viện, bạn có thể chọn danh sách và thư viện xuất hiện trên khởi động nhanh. Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự của các nối kết, thêm hoặc xóa bỏ nối kết và thêm hoặc xóa bỏ các phần mà các nối kết được sắp xếp. Ví dụ, nếu bạn có quá nhiều danh sách trong phần danh sách , bạn có thể thêm một phần mới cho danh sách nhiệm vụ , nơi bạn có thể bao gồm các nối kết đến danh sách nhiệm vụ của mình. Bạn có thể thực hiện tất cả những thay đổi này cho khởi động nhanh từ bên trong một trình duyệt tương thích với SharePoint Server 2010. Bạn thậm chí có thể thêm nối kết đến các trang bên ngoài site.

Khởi động Nhanh

Thanh nối kết trên cùng cung cấp một cách cho người dùng trang web của bạn để truy nhập các site khác trong tuyển tập trang bằng cách hiển thị một hàng của các tab ở đầu mỗi trang trong trang. Khi bạn tạo một trang mới, bạn có thể chọn có bao gồm trang trên thanh nối kết trên cùng của trang web mẹ và liệu có sử dụng thanh nối kết trên cùng từ site mẹ hay không.

Thanh Nối kết hàng đầu

Nếu trang của bạn đang sử dụng thanh liên kết trên cùng duy nhất, bạn có thể tùy chỉnh các liên kết xuất hiện trên thanh nối kết trên cùng cho site. Mọi site được tạo trong site mẹ cũng có thể được hiển thị trên thanh nối kết trên cùng, miễn là các site được cấu hình để kế thừa thanh nối kết trên cùng của site mẹ. Bạn cũng có thể bao gồm các nối kết đến các site khác bên ngoài tuyển tập site của bạn.

Quản lý quyền truy nhập nội dung

Chủ sở hữu site hoặc người quản trị có thể cấp mức cấp phép cho người dùng và nhóm SharePoint, trong đó có chứa người dùng. Các quyền có thể được áp dụng cho một site, danh sách và thư viện trên một site và các mục trong danh sách và thư viện.

Bạn có thể gán các mức cấp phép khác nhau cho các đối tượng khác nhau, chẳng hạn như một trang cụ thể, danh sách, thư viện, thư mục trong danh sách hoặc thư viện, mục danh sách hoặc tài liệu.

Sắp xếp danh sách và thư viện

Cách bạn sắp xếp các danh sách và thư viện của bạn tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và cách bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của bạn. Một số kế hoạch có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc hoạt động tốt nhất cho tổ chức của bạn.

Thông tin trong danh sách và thư viện được lưu trữ trong các cột, chẳng hạn như tiêu đề, họ, hoặc công ty. Bạn có thể sử dụng các cột để sắp xếp và lọc các mục như bạn sẽ ở trong một bảng tính bằng cách bấm vào đầu đề cột trong danh sách hoặc thư viện. Bạn cũng có thể sử dụng các dạng xem để xem các mục trong danh sách hoặc thư viện quan trọng nhất đối với bạn.

Thay đổi dạng xem của danh sách hoặc thư viện

  1. Trong danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn thay đổi dạng xem, hãy bấm tab danh sách hoặc Thư viện trên ruy-băng.

  2. Trong nhóm quản lý dạng xem , bên dưới dạng xem hiện tại, bấm vào mũi tên bên cạnh danh sách dạng xem, rồi chọn một dạng xem.

Dạng xem Nhiệm vụ của Tôi

Nếu bạn cần lưu trữ thông tin bổ sung về các mục danh sách hoặc tệp trong thư viện, bạn có thể thêm cột để giúp bạn sắp xếp, nhóm và tạo nhiều dạng xem trong danh sách của mình. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp một danh sách theo ngày đến hạn hoặc nhóm các mục theo tên bộ phận.

Bạn có một số tùy chọn cho loại cột mà bạn tạo, bao gồm một dòng văn bản, danh sách thả xuống của các tùy chọn, một số được tính từ các cột khác, hoặc thậm chí là tên và ảnh của một người trên trang web của bạn.

Tạo cột

  1. Trong danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn thêm tệp, hãy bấm tab danh sách hoặc Thư viện trên ruy-băng.

  2. Bấm tạo cột.

  3. Nhập tên cho cột và chọn kiểu cột.

  4. Chọn bất kỳ thiết đặt bổ sung nào, rồi bấm OK.

Bạn cũng có thể sử dụng các cột trong danh sách hoặc thư viện để tạo dạng xem để giúp các bộ phận cụ thể tìm thấy thông tin mà họ quan tâm nhất, chẳng hạn như các nhiệm vụ có mức ưu tiên cao nhất hoặc tất cả các mục được gán cho từng người. Để biết thông tin về cách tạo và sửa đổi các dạng xem, hãy xem tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem.

Một số tính năng của danh sách có thể giúp nhóm của bạn tạo và quản lý các mục hiệu quả trên một vài danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, bạn có thể tạo một cột cung cấp thông tin về các mục danh sách và sau đó chia sẻ nó qua các danh sách khác. Hoặc, nếu bạn muốn tạo một tệp sẵn dùng trong nhiều thư viện, bạn có thể dễ dàng sao chép nó vào các thư viện khác trên trang web của bạn. Bạn có thể được nhắc Cập Nhật nếu tệp đã thay đổi.

Sử dụng các tính năng trợ năng

Site được thiết kế để các danh sách, thư viện và các tính năng khác có thể được truy nhập hoàn toàn bằng cách chỉ sử dụng các phím nhấn. Một chế độ dễ truy nhập hơn cho phép người dùng công nghệ có thể truy nhập dễ dàng tương tác với menu và các điều khiển khác nhau. Bỏ qua các nối kết nội dung chính cho phép người dùng bàn phím bỏ qua các nối kết dẫn hướng lặp lại đến nội dung có ý nghĩa hơn trên một trang.

Đánh dấu các đầu đề được thiết kế để xác định tốt hơn cấu trúc và cải thiện dẫn hướng cho những người sử dụng bộ đọc màn hình. Hình ảnh được tải lên site cho phép tùy chỉnh văn bản thay thế được xác định. Ví dụ, bạn có thể gán văn bản thay thế tùy chỉnh vào hình ảnh xuất hiện trên trang chủ trong phần web hình ảnh site hoặc đến ảnh mà bạn thêm vào một thư viện ảnh. Để xem các site, các tùy chọn tương phản cao trong Windows hoạt động tốt cho người dùng có tầm nhìn thấp.

Các phiên bản theo dõi

Danh sách hoặc thư viện của bạn có thể được thiết lập để theo dõi các phiên bản, để bạn có thể khôi phục Phiên bản trước đó nếu bạn thực hiện một lỗi và xem lịch sử Phiên bản của những thay đổi. Khi phiên bản được theo dõi, hãy sửa đổi các mục hoặc tệp và thuộc tính của chúng được lưu trữ. Thao tác này cho phép bạn quản lý nội dung tốt hơn khi nó được sửa đổi và thậm chí khôi phục Phiên bản trước đó nếu bạn mắc lỗi trong phiên bản hiện tại. Lập phiên bản đặc biệt hữu ích khi một số người làm việc cùng nhau trên các dự án hoặc khi thông tin đi qua một số giai đoạn phát triển và xem xét.

Lịch sử Phiên bản

1. Phiên bản đã phát hành chính hiện tại được tô sáng và số phiên bản là số nguyên.

2. một phiên bản được tạo ra khi có thuộc tính hoặc thay đổi siêu dữ liệu.

3. Phiên bản đầu tiên của tệp luôn là số phiên bản phụ 0,1.

Lập phiên bản có sẵn cho các mục danh sách trong tất cả các loại danh sách mặc định — bao gồm lịch, danh sách theo dõi vấn đề và danh sách tùy chỉnh — và cho tất cả các loại tệp có thể được lưu trữ trong thư viện, bao gồm các trang phần web.

Tính năng đồng tác giả tài liệu

Hai hoặc nhiều người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu Word hoặc bản trình bày PowerPoint cùng một lúc. Tính năng mới này cho phép bạn đọc và viết các phần của tệp được lưu trữ trong SharePoint. Ví dụ, bạn có thể làm việc trên một đoạn văn trong tài liệu Word trong khi một đồng nghiệp hoạt động trên một đoạn văn bản khác trong cùng một tài liệu và cùng một lúc.

Duy trì Cập Nhật trên các thay đổi

RSS cung cấp một cách thuận tiện để bạn có thể phân phối và nhận thông tin theo định dạng chuẩn hóa, bao gồm các Cập Nhật cho các danh sách và thư viện. Định dạng tệp XML chuẩn hóa cho phép thông tin được xem bởi nhiều chương trình khác nhau. Bạn cũng có thể đăng ký vào danh sách và thư viện bằng cách đặt cảnh báo, để bạn biết khi nào nội dung đã thay đổi.

Một nhóm có thể sử dụng nguồn cấp của họ làm cách nào để tùy chỉnh nội dung cho các thành viên nhóm để đăng ký nguồn cấp của họ và cung cấp các nối kết trở lại trang web của họ. Nguồn cấp RSS là một cách dễ dàng để theo dõi tiến độ nhóm và các bản Cập Nhật dự án. Thay vì duyệt nhiều trang web nhóm, bạn nhận được tin tức hoặc bản cập nhật mới nhất từ các site đó.

Quản lý dòng công việc

Dòng công việc giúp mọi người cộng tác trên các tài liệu và quản lý các tác vụ dự án bằng cách triển khai quy trình kinh doanh cụ thể trên các tài liệu và mục trong một site. Dòng công việc giúp các tổ chức tuân thủ các quy trình kinh doanh nhất quán. Dòng công việc cũng có thể cải thiện hiệu suất và hiệu năng của tổ chức bằng cách quản lý nhiệm vụ và các bước liên quan đến quy trình kinh doanh cụ thể. Điều này giúp những người thực hiện nhiệm vụ tập trung vào việc thực hiện công việc hơn là quản lý dòng công việc.

Dòng công việc có thể hợp lý hóa chi phí và thời gian cần thiết để điều phối các quy trình kinh doanh thông dụng, chẳng hạn như phê duyệt dự án hay kiểm điểm tài liệu bằng cách quản lý và theo dõi nhiệm vụ do con người thực hiện có liên quan tới các quy trình này. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng dòng công việc phê duyệt được xác định trước hoặc tạo và triển khai một dòng công việc tùy chỉnh để quản lý một quy trình kinh doanh khác.

Làm việc với kiểu nội dung

Danh sách hoặc thư viện của bạn có thể hỗ trợ nhiều kiểu nội dung. Kiểu nội dung cho phép tổ chức, quản lý và xử lý lượng lớn nội dung có hiệu quả hơn. Nếu danh sách hoặc thư viện của bạn được thiết lập để cho phép nhiều kiểu nội dung, bạn có thể thêm các kiểu nội dung từ danh sách các tùy chọn sẵn có mà tổ chức của bạn sử dụng thường xuyên, chẳng hạn như bản trình bày hoặc hợp đồngtiếp thị .

Sau khi bạn thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện, bạn có thể làm cho danh sách hoặc thư viện đó có thể chứa các mục kiểu đó. Sau đó, người dùng có thể sử dụng nút mục mới trong danh sách hoặc thư viện đó để tạo các mục mới của loại đó.

Một trong những lợi thế chính của các kiểu nội dung cho danh sách và thư viện là họ có thể cho một danh sách hoặc thư viện duy nhất có chứa nhiều kiểu hoặc kiểu tài liệu, mỗi loại có thể có siêu dữ liệu duy nhất, chính sách hoặc hành vi. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nộidung.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×