Các tác vụ cơ bản trong Outlook

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Outlook sắp xếp các email, lịch, danh bạ, tác vụ và danh sách việc cần làm của bạn, tất cả ở cùng một chỗ. Việc sắp xếp đó sẽ bắt đầu bằng tài khoản email của bạn. Từ đó, bạn có thể bắt đầu làm việc với các email, chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn, cũng như lưu trữ thông tin về những người bạn tương tác trong danh bạ của mình để không bao giờ phải ghi nhớ địa chỉ email hay số điện thoại. Hãy cùng tìm hiểu nhanh về một số tác vụ cơ bản.

Bắt đầu

Hành động đầu tiên của bạn là thiết lập tài khoản Outlook của mình. Sau đó, bạn sẽ sẵn sàng để bắt đầu nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ và làm việc với các tác vụ Outlook.  

Quá trình thiết lập là tự động nếu bạn đã sử dụng phiên bản trước đó của Outlook trên cùng một máy tính. Nếu không, Thiết lập Tài khoản Tự động sẽ khởi chạy vào lần đầu bạn khởi động Outlook và hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành tiến trình.

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu. Thường thì như vậy là đủ nhưng nếu quá trình thiết lập tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm một số thông tin, chẳng hạn như tên máy chủ thư của bạn. Nếu bạn không có thông tin đó, nhà cung cấp email của bạn có thể cho bạn biết những chi tiết này.

Nút Thêm Tài khoản ở dạng xem Backstage

Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác về sau này, khi đã sẵn sàng, chọn Tệp > Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động.

Thanh truy nhập nhanh

Trên thanh truy nhập nhanh là một phần quan trọng của trải nghiệm Outlook của bạn. Và nó là một cách dễ dàng để di chuyển giữa các tính năng hàng đầu Outlook — thư, lịch, mọi người và tác vụ. Thanh nằm ngoài các tab tiêu chuẩn và Ribbon cung cấp cho bạn một cách sắp xếp các công cụ và các tùy chọn để giúp bạn sử dụng và quản lý Outlook.

Thường được đặt ở cuối cửa sổ Outlook, thanh truy nhập nhanh hiển thị—tùy theo các cài đặt được chọn—các nút tên (hình ảnh bên trái) hoặc biểu tượng (hình ảnh bên phải) có liên kết với tên tính năng.

Thanh truy nhập nhanh của Outlook hiển thị theo tên, nút Thư, Lịch, Mọi người, Tác vụ và tùy chọn Xem thêm (ba chấm hoặc chấm lửng)

Thanh truy nhập nhanh của Outlook hiển thị các biểu tượng tùy chọn Thư, Lịch, Mọi Người, Tác vụ và Xem thêm

Thay đổi những nội dung xuất hiện trên thanh truy nhập nhanh

Bạn có thể kiểm soát các nút (hoặc biểu tượng) xuất hiện trên thanh truy nhập nhanh và thậm chí theo thứ tự xuất hiện.

  1. Chọn Thêm > tùy chọn dẫn hướng.

    Chọn Xem thêm (ba chấm) trên thanh truy nhập nhanh để xem các tùy chọn dẫn hướng

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng, thực hiện như sau:

    Hộp thoại Tùy chọn Dẫn hướng thanh truy nhập nhanh

    • Để thay đổi số lượng nút hoặc biểu tượng xuất hiện trên thanh, tăng hoặc giảm cài đặt mặc định là 4 đối với Số mục hiển thị tối đa.

    • Để xem các biểu tượng thay vì tên, chọn hộp kiểm Dẫn hướng Thu gọn.

    • Để sắp xếp lại cách các nút hoặc biểu tượng được liệt kê, chọn một mục trong hộp Hiển thị theo thứ tự này, rồi chọn Di chuyển Lên hoặc Di chuyển Xuống.

  3. Chọn OK.

    Mẹo: Nếu bạn không thích những thay đổi đã thực hiện hoặc chỉ muốn bắt đầu lại, hãy chọn Đặt lại.

Thư

Email kết nối bạn với mọi người bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn có thể thêm chữ ký điện tử và các tệp đính kèm vào thư email của mình.

Tạo thư email mới

  1. Từ bất kỳ thư mục thư nào (chẳng hạn như Hộp thư đến của bạn), chọn Email Mới.

    Email mới

    Lối tắt bàn phím:    Để tạo một thông điệp email, hãy nhấn Ctrl + Shift + M.

  2. Khi bạn hoàn tất việc soạn email, chọn Gửi.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo email.

Thêm chữ ký email vào thư

Tạo chữ ký cá nhân xuất hiện ở phần cuối của thư. Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh Thiếp Điện tử, logo hoặc thậm chí là ảnh của chữ ký viết bằng tay.

Tạo chữ ký

  1. Trong một thư mới, chọn Chữ ký >Chữ ký.

    Chữ ký

  2. Ở tab Chữ ký Email, chọn Mới.

  3. Nhập tên, rồi chọn OK.

  4. Dưới Chọn chữ ký mặc định, thực hiện như sau:

    • Trong danh sách tài khoản email , hãy chọn tài khoản email để liên kết với chữ ký.

    • Trong danh sách Thư mới, chọn chữ ký bạn muốn tự động được thêm vào mọi thư email mới. Nếu bạn không muốn tự động ký thư email của mình, bạn có thể bỏ qua tùy chọn này vì (không có) là giá trị mặc định.

    • Trong danh sách Trả lời/chuyển tiếp, chọn chữ ký mà bạn muốn tự động được thêm (tự động ký) khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư. Nếu không, hãy chấp nhận tùy chọn mặc định là (không có).

  5. Dưới sửa chữ ký, hãy nhập chữ ký, sau đó chọn OK.

Thêm chữ ký

  • Trong một thư mới, chọn Chữ ký, rồi chọn chữ ký bạn muốn.

    Chữ ký

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo và thêm chữ ký email.

Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email

  1. Trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn trả lời, Trả lời tất cả, hoặc chuyển tiếp

    Trả lời thư

  2. Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận.

    • Để loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Thêm tệp đính kèm vào một thư email

Chia sẻ tệp, bạn có thể đính kèm nó vào thư của bạn. Bạn cũng có thể đính kèm mục Outlook khác, chẳng hạn như thư, liên hệ hoặc tác vụ.

  1. Tạo thư mới hoặc chọn một thư sẵn có, rồi chọn Trả lời, Trả lời Tất cả hoặc Chuyển tiếp.

  2. Trong cửa sổ thư, chọn Thư > Đính kèm Tệp.

    Đính kèm tệp vào thư

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Đính kèm tệp, thư, liên hệ hoặc tác vụ vào thư email.

Mở hoặc lưu tệp đính kèm của thư email

Bạn có thể mở tệp đính kèm từ ngăn đọc hoặc từ một thư đang mở. Sau khi mở và xem tệp đính kèm, bạn có thể lưu lại. Nếu thư có nhiều tệp đính kèm, bạn có thể lưu thành một nhóm hoặc lưu lần lượt từng tệp.

Mở tệp đính kèm

Tùy thuộc vào phiên bản của Outlook bạn đang dùng, có thể có nhiều tùy chọn sẵn có để mở phần đính kèm.

  • Bấm đúp vào phần đính kèm.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Mở phần đính kèm.

Lưu phần đính kèm

  1. Chọn tệp đính kèm trong ngăn đọc hoặc trong thư đang mở.

  2. Ở tab Tệp đính kèm, trong nhóm Hành động, chọn Lưu Như. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp đính kèm, rồi chọn Lưu Như.

    Lưu dưới dạng tệp đính kèm

Để biết thêm thông tin, hãy xem Lưu tệp đính kèm.

Cuộc hẹn và cuộc họp là một sản phẩm phụ trong cuộc sống cá nhân cũng như công việc của bạn, đồng thời lịch là phương tiện hoàn hảo để quản lý cả hai. Với Outlook, bạn còn có thể đặt lời nhắc các sự kiện đã lên lịch.

Tạo cuộc hẹn trong lịch

Trong Outlook, các cuộc hẹn không giống như các cuộc họp. Cuộc hẹn là những hoạt động bạn sắp xếp trong lịch của mình và không liên quan đến việc mời người khác hay đặt trước các tài nguyên, chẳng hạn như phòng hoặc thiết bị hội thảo.

Bấm vào Lịch

  • Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc hẹn Mới. Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào một khối thời gian trong lưới lịch biểu của mình, rồi chọn Cuộc hẹn Mới.

    Cuộc hẹn mới trong lịch

    Phím tắt:    Để tạo một cuộc hẹn, nhấn Ctrl+Shift+A.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Lên lịch cuộc hẹn.

Lên lịch cuộc họp

Trong Outlook, cuộc họp có sự tham gia của người khác và có thể bao gồm các tài nguyên, như phòng hội thảo. Bạn sẽ nhận được các phản hồi về yêu cầu họp trong Hộp thư đến của mình.

  • Trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới.

    Cuộc họp mới trong lịch

Phím tắt:    Để tạo một yêu cầu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl+Shift+Q.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Lên lịch cuộc họp với người khác.

Đặt lời nhắc

Lời nhắc sẽ bật lên trong một cửa sổ cảnh báo để bạn không bỏ lỡ hạn chót quan trọng. Bạn có thể đặt hoặc loại bỏ các lời nhắc về hầu hết mọi thứ trong Outlook, bao gồm các thư email, cuộc hẹn và liên hệ.

Đối với các cuộc hẹn hoặc cuộc họp

  • Mở một Cuộc hẹn hoặc Cuộc họp, rồi trong hộp danh sáchLời nhắc, chọn khoảng thời gian bạn muốn lời nhắc xuất hiện trước cuộc hẹn hoặc cuộc họp. Để tắt lời nhắc, chọn Không có.

Đối với các thư email, danh bạ và tác vụ

  • Chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.

Mẹo:  Bạn có thể nhanh chóng gắn cờ cho các thư email dưới dạng mục việc cần làm bằng cách sử dụng lời nhắc. Những lời nhắc này làm cho thư xuất hiện trên Danh sách Việc Cần làm và trong thư mục Tác vụ nhưng không tự động thêm lời nhắc. Bấm chuột phải vào cờ trong danh sách thư để thêm lời nhắc. Hoặc nếu bạn có một thư đang mở, chọn Theo dõi Tiếp > Thêm Lời nhắc.

Theo dõi tiếp

Mọi người

Mọi người là tên nhóm cho những người — và các công ty — người biểu mẫu liên hệ cá nhân và doanh nghiệp của bạn. Ai bạn thêm làm liên hệ hoàn toàn tùy và các hạn chế chỉ có thể áp dụng như người bạn có thể hoặc không thể thêm là các hạn chế áp đặt bạn hoặc công ty của bạn. Công ty của bạn, ví dụ, có thể có các quy tắc về thư với các địa chỉ email bên ngoài.

Tạo một liên hệ

Một liên hệ có thể chỉ đơn giản là một tên và các địa chỉ email hoặc bạn có thể thêm các chi tiết, ví dụ như địa chỉ đường, số điện thoại, ảnh và ngày sinh. Bạn sẽ tìm thấy Danh bạ của mình ở tùy chọn Mọi người trong thanh lối tắt, ở góc dưới bên trái của cửa sổ Outlook.

Mọi người

  • Trong Mọi người, chọn Liên hệ Mới.

    Liên hệ Mới

    Phím tắt:    Để tạo một liên hệ từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl+Shift+C.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo hoặc thêm một liên hệ.

Lấy danh sách liên hệ trong sổ địa chỉ Outlook của bạn

Tốt nhất là lưu một bản sao các liên hệ trong sổ địa chỉ của bạn. Trong Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows, bạn có thể tải tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) chứa các liên hệ của bạn xuống thiết bị của mình, rồi mở tệp đó trong Excel.

  1. Mở Outlook, chọn Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Chọn Mở & Xuất, rồi chọn Nhập/Xuất.

  2. Trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất, chọn Xuất ra tệp > Tiếp theo.

  3. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy, sau đó ở trang Xuất ra Tệp, chọn Danh bạ làm thư mục để xuất từ tài khoản của bạn.

    Cuộn lên, rồi chọn thư mục danh bạ bạn muốn xuất.

    Quan trọng: Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo rằng thư mục Danh bạ bạn chọn được đính kèm với tài khoản email của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang thực hiện các bước này từ máy tính của người khác.

  4. Chọn Tiếp theo > Duyệt, rồi đi đến vị trí bạn muốn lưu trữ tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv).

  5. Nhập tên tệp, rồi chọn OK > Tiếp theo.

    Lưu sổ địa chỉ liên hệ của bạn dưới dạng tệp .csv

  6. Chọn Kết thúc để bắt đầu quy trình xuất.

    Lưu ý: Outlook không hiển thị thông báo khi quá trình xuất đã hoàn tất.

Mở tệp .csv danh bạ của bạn

Tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv) gồm các liên hệ đã xuất của bạn thường được mở trong Excel.

  1. Duyệt đến vị trí bạn đã lưu tệp .csv, rồi mở tệp ra.

  2. Xác nhận các liên hệ của bạn được liệt kê trong tệp.

    Ví dụ về tệp .csv của Outlook được mở trong Excel

    Lưu ý: Có thể có ô trống. Điều này là bình thường.

  3. Đóng tệp mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào để tránh các vấn đề tiềm ẩn sẽ nhập tệp trên một thiết bị khác có cùng phiên bản Outlook hoặc một dịch vụ email khác.

Tác vụ

Tạo một tác vụ

Nhiều người giữ danh sách việc cần làm—trên giấy, trong bảng tính hay kết hợp cả phương pháp giấy lẫn điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp nhiều danh sách khác nhau thành một, nhận lời nhắc và theo dõi tiến độ tác vụ.

  1. Mở Outlook, ở tab Trang đầu, trong nhóm Mới, chọn Mục Mới.

  2. Chọn Tác vụ, điền biểu mẫu tác vụ nếu cần, rồi chọn Lưu & Đóng.

Phím tắt:    Để tạo một tác vụ mới, nhấn Ctrl+Shift+K.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Tạo tác vụ và các mục việc cần làm.

Gán tác vụ

  1. Chọn Biểu tượng Tác vụ trên thanh truy nhập nhanh của Outlook trên thanh truy nhập nhanh hoặc Tác vụ trên thanh điều hướng.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Chọn Biểu tượng Tác vụ mới trên dải băng hoặc nhấn Ctrl+Shift+K để tạo một tác vụ.

      hoặc

    • Mở một tác vụ hiện có.

  3. Chọn Gán Tác vụ.

    Lệnh Gán tác vụ trên dải băng

  4. Trên biểu mẫu tác vụ, thực hiện như sau:

    • Trong hộp Đến, nhập tên hoặc địa chỉ email.

    • Thêm một Chủ đề, chọn Ngày bắt đầuNgày đến hạn, đặt Trạng tháiMức ưu tiên khi cần.

      Các thuộc tính Ngày Bắt đầu và Ngày Đến hạn của một tác vụ đã gán

    • Chấp nhận hoặc xóa vùng chọn hai hộp kiểm mặc định: Duy trì cập nhật cho bản sao của tác vụ này trong danh sách tác vụ của tôiGửi cho tôi một báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành.

    • Nếu cần thiết, nhập một thông báo trong khối nội dung bên dưới các hộp kiểm.

  5. Nếu bạn muốn nhiệm vụ lặp lại, hãy chọn lặp lại trên ruy-băng, hãy chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Lặp lại nhiệm vụ , sau đó chọn OK.

    Lưu ý:  Nếu bạn gán một tác vụ lặp lại, bản sao của tác vụ đó vẫn ở trong danh sách tác vụ của bạn nhưng sẽ không cập nhật. Nếu bạn chọn hộp thoại Gửi cho tôi báo cáo trạng thái khi tác vụ này đã hoàn thành, bạn sẽ nhận được báo cáo trạng thái cho từng lần hoàn thành tác vụ.

  6. Chọn Gửi.

Mẹo: Outlook có thể theo dõi tiến độ của tác vụ đã gán cho một người. Nếu bạn muốn nhiều người làm việc trong cùng một tác vụ, bạn nên chia tác vụ thành nhiều mục nhỏ hoặc gán riêng từng tác vụ. Ví dụ: để theo dõi báo cáo do ba người viết, tạo ba tác vụ riêng rẽ, rồi gán từng tác vụ cho từng người thích hợp.

Chấp nhập hoặc từ chối tác vụ đã gán

Khi một tác vụ được tạo và gán cho bạn, tác vụ sẽ xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn.

Bạn nhìn thấy lệnh Chấp nhận hoặc Từ chối trong yêu cầu tác vụ ở Ngăn Đọc

  • Trong ngăn đọc, chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.

    hoặc

    Mở nhiệm vụ, chọn chấp nhận hoặc từ chối trên ruy-băng, bất kể tùy chọn mà bạn đã chọn, chọn sửa câu trả lời trước khi gửi hoặc gửi phản hồi ngay bây giờvà sau đó chọn OK.

    Lưu ý: Các tác vụ đã chấp nhận sẽ xuất hiện trong danh sách tác vụ Outlook của bạn.

Nếu bạn mở một nhiệm vụ, bạn có thể trả lời, trả lời tất cảhoặc chuyển tiếp cho người đã gán nhiệm vụ cho bạn và để người khác phù hợp. Bạn cũng có thể bao gồm các chú thích trong khối thư.

Xem tác vụ

  1. Mở Outlook, trên thanh truy nhập nhanh, chọn Biểu tượng Tác vụ trên thanh truy nhập nhanh của Outlook .

  2. Trong danh sách Danh sách Việc Cần làm hoặc Tác vụ, bấm đúp vào một mục để xem dạng đầy đủ.

Bạn có thể thay đổi cách xem các tác vụ vào mọi thời điểm.

  • Ở tab Trang đầu, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, chọn một dạng xem khác.

    Các tùy chọn dạng xem hiện tại dành cho các tác vụ .

In tác vụ

Bạn có thể chọn cách bạn xem nhiệm vụ của bạn, và sau đó, dựa trên những gì bạn chọn in, trong định dạng nào — kiểu bảng hoặc bản ghi nhớ kiểu — nhiệm vụ được in ra. Nếu bạn chọn một nhiệm vụ đơn để in, ví dụ, sau đó in chỉ đặt sẵn dùng là bản ghi nhớ kiểu. Nhưng nếu bạn chọn danh sách, chẳng hạn như danh sách việc cần làm, định dạng in kiểu bảng cũng được cung cấp.

  1. Chọn Biểu tượng Tác vụ trên thanh truy nhập nhanh của Outlook trên thanh truy nhập nhanh.

    Thanh truy nhập nhanh của Outlook

  2. Chọn một nhiệm vụ đơn lẻ trong một thư mục — danh sách nhiệm vụ hoặcDanh sách việc cần làm — hoặc chọn một thư mục.

  3. Chọn tệp > in và chọn định dạng (nếu có) bên dưới thiết đặt.

In thư email, liên hệ hoặc mục lịch

Trong Outlook, bạn có thể in các mục như thư email, liên hệ hay các mục lịch hoặc các dạng xem lớn hơn, như lịch, sổ địa chỉ hoặc danh sách nội dung dành cho các thư mục Thư.

  1. Chọn một mục hoặc thư mục trong Outlook bạn muốn in.

  2. Chọn Tệp > In.

In

Để biết thêm thông tin, hãy xem In các mục trong Outlook.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×