Bắt đầu với Nhóm Office 365 trong Outlook

Bạn đã nghe nói về các nhóm Office 365 và cách bạn có thể sử dụng chúng trong Outlook, nhưng có lẽ bạn không chắc chắn về cách bắt đầu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một vài bước cơ bản để bạn và nhóm của bạn có thể bắt đầu với các nhóm Office 365 trong Outlook. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một số liên kết để có thêm nội dung chuyên sâu khi bạn đã sẵn sàng để làm nhiều hơn nữa.

Nếu bạn không chắc chắn là nhóm nào, bạn có thể muốn truy cập Tìm hiểu về các nhóm Office 365 trước tiên.

Để tận dụng tối đa từ các nhóm Office 365 trong Outlook, bạn cần có gói Office 365 hỗ trợ Exchange Online và SharePoint Online, chẳng hạn như Business Premium, E3 hoặc E5.

Lưu ý: Để sử dụng các nhóm Office 365 trong Outlook trên Windows, bạn cần sử dụng Outlook trong chế độ Exchange đã lưu trong bộ đệm ẩn. Để biết thêm thông tin về tính năng này, hãy xem bật chế độ Exchange đã lưu trong bộ đệm ẩn.

Chọn một tab bên dưới để tìm thêm thông tin về việc bắt đầu với tính năng đó.

Điều đầu tiên bạn cần làm là tạo nhóm của bạn. Tạo một nhóm trong Outlook 2016 là một quá trình rất đơn giản. Phiên bản ngắn của câu chuyện là:

  1. Bấm nhóm mới từ phần nhóm của ruy-băng. Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên web thay vì phiên bản trên máy tính, bạn có thể bắt đầu quá trình này bằng cách bấm vào mũi tên thả bên cạnh mới và chọn nhóm.

    Trang thông tin Nhóm Mới trong Outlook
  2. Đặt tên cho nhóm của bạn.

  3. Đặt thiết đặt quyền riêng tư. Nhóm là riêng tư theo mặc định. Điều này có nghĩa là họ chỉ có thể xem bởi các thành viên của nhóm và yêu cầu quyền của chủ sở hữu nhóm gia nhập. Có thể xem nhóm công cộng, và gia nhập, bởi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Không thiết đặt cho thấy nhiều nhóm của bạn cho những người bên ngoài tổ chức trừ khi bạn mời họ đến với tư cách là khách.

    Mẹo: Các nhóm là riêng tư theo mặc định khi họ đang tạo bằng cách dùng Outlook trên web. Trong những tháng sắp tới, chúng sẽ được riêng tư theo mặc định khi tạo bằng bất kỳ ứng dụng Outlook nào.

  4. Quyết định xem bạn có muốn thành viên mới thực hiện theo nhóm (tùy chọn nâng cao) hay không. Các thành viên theo dõi nhóm sẽ có được các bản sao của mỗi thư nhóm trong hộp thư đến cá nhân của họ. Các thành viên được gia nhập đơn thuần sẽ phải đi đến hộp thư đến được chia sẻ của nhóm để tham gia vào các cuộc hội thoại nhóm.

Thực hiện nhiều thao tác khác:

Sau khi nhóm của bạn được tạo, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm. Để thêm thành viên mới:

  1. Đi đến nhóm của bạn trong Outlook 2016 bằng cách tìm nó trên ngăn dẫn hướng ở bên trái. Nó sẽ nằm bên dưới hộp thư của bạn trong phần nhóm .

  2. Sau khi bạn đang ở trong nhóm của bạn, hãy bấm thêm thành viên trên dải băng. Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên web bấm vào vị trí cho biết có bao nhiêu nhóm thành viên, ở gần phía trên cùng bên phải của cửa sổ, sau đó bấm thêm thành viên.

    Nhập tên hoặc địa chỉ email của những người mà bạn muốn thêm vào nhóm và bấm OK.
  3. Nhập tên hoặc địa chỉ email của từng người mà bạn muốn thêm vào trường được cung cấp. Khi bạn đã thực hiện xong, hãy bấm OK và họ sẽ được thêm vào. Mỗi người trong số họ sẽ nhận được thông báo email chào mừng họ vào nhóm và tạo các nối kết thuận tiện để truy nhập nội dung nhóm.

    Mẹo: Nếu bạn muốn thêm tất cả các thành viên của một danh sách phân phối hiện có, chỉ cần nhập tên của danh sách phân phối và tất cả chúng sẽ được thêm vào trong một bước.

Thực hiện nhiều thao tác khác:

Các cuộc hội thoại trong các nhóm Office 365 trong Outlook xảy ra trong hộp thư đến được chia sẻ cho nhóm. Có người dùng có thể đọc và trả lời thư và các thành viên có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc cuộn lại thông qua lịch sử thư để bắt kịp những gì đã được thảo luận trước đây. Hộp thư đến được chia sẻ trông giống như hộp thư đến cá nhân mà Outlook 2016 người dùng quen thuộc. Mỗi hội thoại xuất hiện riêng lẻ trong danh sách thư ở bên trái và bấm vào một tài liệu sẽ mở nó trong ngăn đọc.

Hộp thư đến được chia sẻ cho nhóm Office 365 của bạn là nơi hội thoại xảy ra.

Mẹo: Các cuộc hội thoại trong nhóm Office 365 trong Outlook xuất hiện xếp chồng-vốn sẽ nói như một bài đăng duy nhất mà bạn cuộn qua như trái ngược với một chuỗi thư riêng lẻ. Nếu bạn muốn xem chúng là các thư riêng lẻ, hãy làm theo nhóm và bạn sẽ nhận được các thư riêng lẻ trong hộp thư đến cá nhân của mình.

Bây giờ bạn đã tạo nhóm của mình, hãy bắt đầu một cuộc hội thoại mới. Bạn có thể đăng thư mới bằng cách mở hộp thư đến được chia sẻ cho nhóm và bấm vào hội thoại mới trên ruy-băng. Hoặc bạn có thể chỉ cần gửi email đến biệt danh của nhóm. Tất cả các thành viên của nhóm sẽ có thể đọc thư mới mà bạn đã đăng và bất kỳ thành viên nào theo dõi nhóm sẽ nhận được một bản sao của thư trong hộp thư đến cá nhân của họ.

Thực hiện nhiều thao tác khác:

Mỗi nhóm Office 365 được một thư viện tệp dùng chung, nơi bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày hoặc chỉ về bất kỳ loại tệp nào.

Truy nhập vào thư viện tệp bằng cách đi đến nhóm của bạn trong Outlook (trên ngăn dẫn hướng bên trái) và bấm vào tệp trên dải băng. Thư viện tệp sẽ mở ra trong một trình duyệt và từ đây bạn có thể tạo các tệp mới, tải tệp lên từ máy tính của bạn và thực hiện bất kỳ điều gì khác trong thư viện tài liệu SharePoint có thể thực hiện. Hãy suy nghĩ về những loại tệp sẽ hữu ích để chia sẻ với nhóm của bạn và không cảm thấy bị giới hạn trong các tệp Microsoft Office. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp PDF, ảnh hoặc chỉ về bất kỳ loại tệp nào khác mà nhóm của bạn sẽ tìm thấy hữu ích.

Bấm vào tệp trong nhóm Office 365 của bạn để xem danh sách các tệp và thư mục được lưu trữ trong nhóm của bạn

Để tải xuống hoặc xóa tệp chỉ cần chọn nó và những tùy chọn này sẽ xuất hiện trên thanh công cụ ở trên cùng.

Thực hiện nhiều thao tác khác:

  • Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các tệp trong nhóm của bạn, hãy xem chia sẻ tệp nhóm.

Mỗi nhóm Office 365 được chia sẻ riêng OneNote sổ ghi chép của họ, nơi họ có thể thu thập ý tưởng, cộng tác và lưu trữ nghiên cứu.

Đi đến nhóm của bạn trong OneNote 2016 bằng cách tìm nó trên ngăn dẫn hướng bên trái hoặc trongOutlook trên web bằng cách đi tới ô mọi người. Sau khi bạn đang ở đó, hãy bấm vào sổ ghi chép trên Ribbon để mở sổ ghi chép chia sẻ của nhóm.

Thu thập và cộng tác trên các ghi chú và ý tưởng trong sổ tay OneNote được chia sẻ của bạn

Lần đầu tiên bạn mở sổ ghi chép chia sẻ của nhóm, nó sẽ mở trong trình duyệt trong OneNoteOnline. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa ở đó, hoặc nếu bạn có OneNote 2016 và bạn muốn sử dụng chỉ cần bấm vào chỉnh sửa trong OneNote từ ruy-băng. Sau khi bạn đã mở nó trong OneNote 2016 sổ ghi chép sẽ đồng bộ với danh sách các sổ ghi chép mở trong OneNote 2016 và bạn có thể truy nhập trực tiếp từ bên trong OneNote mà không cần phải đi đến nhóm đầu tiên.

Thử đi đến sổ ghi chép OneNote của nhóm bạn và suy nghĩ về những điều có thể hữu ích đối với nhóm để thu thập ý tưởng và cộng tác trên đó. Ví dụ: bạn có thể có một phần mà bạn sử dụng để thu thập và chú thích trên nội dung web và các bài viết liên quan đến nhóm của bạn.

Lưu ý: Sổ tay nhóm của bạn cũng có sẵn cho bạn trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn bằng cách sử dụng OneNote for iOS hoặc Android.

Thực hiện nhiều thao tác khác:

Rất có thể là nhóm của bạn có sự kiện, cuộc họp, cột mốc hoặc các mục khác sẽ hưởng lợi từ lịch dùng chung. Mỗi nhóm Office 365 có một lịch chung mà tất cả các thành viên có thể nhìn thấy và đóng góp vào.

Lịch nhóm được hiển thị trong Outlook trên máy tính

Làm việc với lịch của nhóm của bạn không khác với lịch cá nhân của bạn. Nếu bạn chọn nút lịch trên ngăn dẫn hướng, bạn sẽ thấy lịch cá nhân của mình, cùng với lịch chung của bất kỳ nhóm nào mà bạn là thành viên. Bạn có thể chọn các hộp bên cạnh mỗi lịch bạn muốn xem và xem chúng cạnh nhau hoặc bị chồng lấp.

Thêm mục vào lịch dùng chung chỉ hoạt động như trên lịch cá nhân của bạn. Bất kỳ cuộc họp nào bạn thêm vào lịch chung sẽ mời những thành viên khác của nhóm vào sự kiện đó cũng như vậy, để họ có thể có nó trên lịch của chính họ. Các cuộc hẹn được thêm vào lịch nhóm chung không xuất hiện trên lịch cá nhân của các thành viên khác.

Bây giờ bạn đã có lịch dùng chung thử thêm bất kỳ cuộc họp hoặc sự kiện sắp tới nào mà nhóm của bạn có thể tham gia.

Thực hiện nhiều thao tác khác:

Vì vậy, bây giờ bạn đã có nhóm của mình và đang chạy, nơi bạn sẽ đi từ đó?

Xem thêm

Bạn có câu hỏi?

Hãy truy nhập Cộng đồng Công nghệ Microsoft để đăng thắc mắc và tham gia vào các cuộc hội thoại về Nhóm Office 365 của Microsoft.

Chúng tôi luôn lắng nghe

Bến đã xem lại bài viết này vào ngày 21 tháng 6, 2019 như là kết quả phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng bấm vào các điều khiển phản hồi bên dưới và để chúng tôi một số chú thích xây dựng để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện nó. Xin cảm ơn!

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×