Bật hoặc tắt chia sẻ cho SharePoint Online với bên ngoài

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Nếu bạn đang làm việc với nhà cung cấp, khách hàng hoặc bên ngoài tổ chức của bạn, bạn có thể để trao cho họ quyền truy nhập đến khu vực nhất định của trang web của bạn hoặc tài liệu cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bật hoặc tắt chia sẻ cho SharePoint Onlinechia sẻ. Bạn phải là người quản trị toàn cục hoặc SharePoint trong Office 365 để thực hiện điều này.

Chia sẻ bên ngoài được kiểm soát ở mức đối tượng thuê (thiết đặt chung ảnh hưởng đến tất cả các SharePoint Online) và cấp tuyển tập trang. Thiết đặt ở mức đối tượng thuê xác định các tùy chọn nào sẵn dùng ở cấp tuyển tập trang.

Thiết đặt chia sẻ bên ngoài cho tuyển tập site riêng lẻ không thể ít hạn chế hơn những gì được phép ở mức người thuê, nhưng các thiết đặt này có thể Thêm hạn chế. Ví dụ, nếu chia sẻ bên ngoài được bật lên ở mức người thuê, nhưng nó được giới hạn chỉ cho phép đã xác thực người dùng, sau đó mà sẽ là các chỉ loại chia sẻ bên ngoài bạn có thể cho phép trong tuyển tập trang cụ thể. Nếu chia sẻ thông qua bên ngoài cả nối kết dành cho khách đăng nhập và ẩn danh được phép ở mức người thuê, sau đó các tùy chọn đó cũng có sẵn cho mỗi tuyển tập trang.

Chọn một trong các tab dưới đây để cấu hình chia sẻ trong SharePoint Online.

Bật hoặc tắt hoàn toàn chia sẻ cho SharePoint Online với bên ngoài

Bật chia sẻ bên ngoài ở mức đối tượng thuê có nghĩa là tuyển tập trang đó có thể được bật để chia sẻ. Nói, site và tài liệu trong tuyển tập trang được bật để chia sẻ có thể bật chia sẻ.

  1. Đăng nhập vào Office 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

  2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng trông giống như bánh quế và hiển thị nút bấm làm lộ nhiều ô xếp ứng dụng cho vùng chọn. ở góc trên bên trái và chọn Người quản trị để mở Trung tâm quản trị Office 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị nghĩa là bạn không có quyền người quản trị Office 365 trong tổ chức của mình.)

  3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

  4. Trong ngăn bên trái, bấm chia sẻ.

  5. Chọn một trong những mục sau đây:

    Trang chia sẻ bên ngoài đối tượng thuê

Tùy chọn nào để chọn...

Chọn tùy chọn này:

Nếu bạn muốn:

Không cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn

Ngăn không cho tất cả người dùng trên mọi trang chia sẻ site hoặc nội dung trên site với người dùng bên ngoài. Người dùng sẽ không thể chia sẻ site hoặc nội dung với người dùng bên ngoài, ngay cả khi những người dùng đã có trong thư mục của bạn.

Cho phép chia sẻ chỉ với những người dùng bên ngoài đã hiện hữu sẵn trong thư mục của tổ chức của bạn

Cho phép chia sẻ chỉ dành cho người dùng bên ngoài người đã nằm trong thư mục của bạn. Những người dùng có thể tồn tại trong thư mục của bạn vì chúng đã chấp nhận lời mời chia sẻ hoặc chúng là theo cách thủ công đã nhập, chẳng hạn như thông qua Azure B2B cộng tác. (Bạn có thể biết người dùng bên ngoài vì chúng có #EXT # trong tên người dùng của họ.)

Cho phép người dùng để mời và chia sẻ với người dùng bên ngoài được xác thực

Yêu cầu người dùng bên ngoài đã nhận thư mời xem site hoặc nội dung phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft trước khi có thể truy nhập nội dung.

  • Người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát có thể chia sẻ site với người dùng bên ngoài.

  • Người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát trên site có thể chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài.

  • Tất cả người dùng bên ngoài đều phải đăng nhập trước khi có thể xem nội dung.

  • Thư mời xem nội dung chỉ có thể được thực hiện một lần. Sau khi thư mời đã được chấp nhận, những người khác không thể chia sẻ hoặc sử dụng để truy nhập.

Cho phép chia sẻ để xác thực người dùng bên ngoài và cách dùng truy nhập ẩn danh

(Tùy chọn, bạn có thể đặt nối kết đến hết hạn trong một số ngày cụ thể, và chọn cách người nhận có thể sử dụng các nối kết.)

Cho phép người dùng site chia sẻ site với những người đăng nhập như người dùng được xác thực, tuy nhiên bạn cũng muốn cho phép người dùng site chia sẻ tài liệu bằng cách dùng nối kết dành cho khách ẩn danh mà không yêu cầu đăng nhập.

  • Người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát có thể chia sẻ site với người dùng bên ngoài.

  • Tất cả người dùng bên ngoài đều phải đăng nhập trước khi có thể xem nội dung trên site đã được chia sẻ.

  • Khi chia sẻ tài liệu, người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát có thể chọn để yêu cầu đăng nhập hoặc gửi nối kết dành cho khách ẩn danh.

  • Khi người dùng chia sẻ tài liệu, họ có thể cho phép người dùng bên ngoài hoặc xem hoặc sửa tài liệu đó.

  • Người dùng bên ngoài nhận được nối kết dành cho khách ẩn danh có thể xem hoặc sửa nội dung đó mà không cần đăng nhập.

  • Nối kết dành cho khách ẩn danh có thể được chuyển tiếp hoặc chia sẻ với người khác, những người có thể xem hoặc sửa nội dung đó mà không cần đăng nhập.

Các thiết đặt bổ sung

Đặt loại liên kết mặc định

Để quản lý loại liên kết người dùng chia sẻ tốt hơn, bạn có thể đặt loại liên kết mặc định hiển thị khi người dùng chọn mục Nhận liên kết để chia sẻ tài liệu và thư mục.

Hộp thoại loại liên kết mặc định

Các kiểu phép nhiều nhất của nối kết, tất nhiên, là nối kết truy nhập ẩn danh mà cấp quyền truy nhập bất kỳ ai liên kết. Nối kết nội bộ có thể được sử dụng chỉ người dùng trong tổ chức của bạn, và nối kết trực tiếp có thể truy nhập chỉ bởi người dùng đã có quyền truy nhập tài liệu hoặc thư mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem thay đổi kiểu nối kết mặc định khi người dùng lấy nối kết để chia sẻ.

Thiết đặt bổ sung

Khi chọn cho phép người dùng chia sẻ bên ngoài tổ chức, bạn có thêm một số cách để cho phép hoặc giới hạn chia sẻ.

Các thiết đặt bổ sung để chia sẻ

Giới hạn chia sẻ với bên ngoài bằng cách sử dụng miền: Bạn có thể cho phép hoặc hạn chế quyền truy nhập vào một số miền nhất định. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chia sẻ Miền Bị hạn chế trong Office 365 SharePoint Online và OneDrive for Business.

Ngăn không cho người dùng bên ngoài từ chia sẻ tệp, thư mục, và họ không sở hữu site: người dùng bên ngoài không thể chia sẻ bất kỳ điều gì họ không sở hữu với bất kỳ ai khác.

Người dùng bên ngoài phải chấp nhận lời mời chia sẻ bằng cách dùng cùng một tài khoản thư mời đã được gửi đến: người dùng bên ngoài không thể sử dụng tài khoản khác nhau hơn một lời mời chia sẻ được gửi để truy nhập.

Thông báo

Để giúp OneDrive for Business người dùng màn hình và điều khiển người dùng bên ngoài nào có quyền truy nhập các tệp của bạn, bạn có thể chỉ định người sở hữu OneDrive for Business tệp và thư mục được gửi qua email khi:

  • Người dùng khác mời người dùng bên ngoài để chia sẻ tệp

  • Người dùng bên ngoài chấp nhận lời mời để truy nhập các tệp của họ

  • Truy nhập ẩn danh một nối kết được tạo hoặc thay đổi.

Lưu ý: 

  • Nếu bạn tắt chia sẻ bên ngoài đối với toàn bộ môi trường của mình và sau đó bật lại, người dùng bên ngoài trước đó đã truy nhập nội dung hoặc tài liệu trên site sẽ lại được truy nhập. Nếu bạn biết rằng chia sẻ bên ngoài trước đó đã được bật và đang được sử dụng cho các tuyển tập site cụ thể và bạn không muốn người dùng bên ngoài có thể truy nhập lại nếu bật lại chia sẻ bên ngoài, chúng tôi khuyên bạn trước tiên nên tắt chia sẻ bên ngoài đối với các tuyển tập site cụ thể đó.

  • Nếu bạn vô hiệu hóa hoặc hạn chế truy nhập bên ngoài, thông thường người dùng bên ngoài sẽ mất truy nhập trong vòng một giờ sau thay đổi đó.

  • Nếu bạn vô hiệu hóa quyền truy nhập bên ngoài, quyền truy nhập vào tài nguyên cũng sẽ bị chặn đối với thành viên khách của Nhóm Office 365.

Bật hoặc tắt chia sẻ bên ngoài cho các tuyển tập site riêng lẻ

Bạn phải là người quản trị SharePoint Online thì mới có thể cấu hình chia sẻ bên ngoài đối với tuyển tập site riêng lẻ. Người quản trị tuyển tập site không được phép thay đổi cấu hình chia sẻ bên ngoài.

  1. Đăng nhập vào Office 365 với tư cách là người quản trị toàn cầu hoặc người quản trị SharePoint.

  2. Chọn biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng trông giống như bánh quế và hiển thị nút bấm làm lộ nhiều ô xếp ứng dụng cho vùng chọn. ở góc trên bên trái và chọn Người quản trị để mở Trung tâm quản trị Office 365. (Nếu bạn không nhìn thấy ô Người quản trị nghĩa là bạn không có quyền người quản trị Office 365 trong tổ chức của mình.)

  3. Trong ngăn bên trái, chọn Trung tâm quản trị > SharePoint.

  4. Trong ngăn bên trái, bấm tuyển tập trang.

  5. Chọn hộp bên cạnh những tuyển tập site có thiết đặt chia sẻ bạn muốn bật hoặc tắt.

  6. Trong ribbon, bấm Chia sẻ.

    ribbon từ trung tâm quản trị SharePoint Online với nút Chia sẻ được tô sáng

  7. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    Các tùy chọn chia sẻ với người dùng bên ngoài

Tùy chọn nào để chọn...

Chọn tùy chọn này:

Nếu bạn muốn:

Không cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn

Ngăn không cho tất cả người dùng trên mọi trang chia sẻ site hoặc nội dung trên site với người dùng bên ngoài. Người dùng sẽ không thể chia sẻ site hoặc nội dung với người dùng bên ngoài, ngay cả khi những người dùng đã có trong thư mục của bạn.

Chỉ cho phép chia sẻ với những người dùng bên ngoài đã tồn tại trong thư mục tổ chức của bạn

Cho phép chia sẻ chỉ dành cho người dùng bên ngoài người đã nằm trong thư mục của bạn. Những người dùng có thể tồn tại trong thư mục của bạn vì chúng đã chấp nhận lời mời chia sẻ hoặc họ đã là nhập vào theo cách thủ công. (Bạn có thể biết người dùng bên ngoài vì chúng có #EXT # trong tên người dùng của họ.)

Cho phép người dùng bên ngoài chấp nhận thư mời chia sẻ và đăng nhập dưới tên người dùng được xác thực.

Yêu cầu người dùng bên ngoài đã nhận thư mời xem site hoặc nội dung phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft trước khi có thể truy nhập nội dung.

  • Người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát có thể chia sẻ site với người dùng bên ngoài.

  • Người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát trên site có thể chia sẻ tài liệu với người dùng bên ngoài bằng cách yêu cầu đăng nhập.

  • Tất cả người dùng bên ngoài đều phải đăng nhập trước khi có thể xem nội dung.

  • Thư mời xem nội dung chỉ có thể được thực hiện một lần. Sau khi thư mời đã được chấp nhận, những người khác không thể chia sẻ hoặc sử dụng để truy nhập.

Cho phép cả người dùng bên ngoài chấp nhận thư mời chia sẻ và nối kết dành cho khách

Cho phép người dùng trang chia sẻ trang với những người đăng nhập như người dùng được xác thực, tuy nhiên bạn cũng muốn cho phép người dùng trang chia sẻ tài liệu bằng cách dùng nối kết dành cho khách ẩn danh mà không yêu cầu đăng nhập.

  • Người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát có thể chia sẻ site với người dùng bên ngoài.

  • Tất cả người dùng bên ngoài đều phải đăng nhập trước khi có thể xem nội dung trên site đã được chia sẻ.

  • Khi chia sẻ tài liệu, người sở hữu site hoặc những người có toàn quyền kiểm soát có thể chọn để yêu cầu đăng nhập hoặc gửi nối kết dành cho khách ẩn danh.

  • Khi người dùng chia sẻ tài liệu, họ có thể cho phép người dùng bên ngoài hoặc xem hoặc sửa tài liệu đó.

  • Người dùng bên ngoài nhận được nối kết dành cho khách ẩn danh có thể xem hoặc sửa nội dung đó mà không cần đăng nhập.

  • Nối kết dành cho khách ẩn danh có thể được chuyển tiếp hoặc chia sẻ với người khác, những người có thể xem hoặc sửa nội dung đó mà không cần đăng nhập.

Lưu ý: 

  • Nếu bạn thay đổi thiết đặt chia sẻ bên ngoài cho tuyển tập site Site của Tôi, những thay đổi này cũng sẽ áp dụng cho bất kỳ tuyển tập site cá nhân nào hiện có hay mới được tạo (trước được gọi là Site của Tôi).

  • Bạn có thể yêu cầu chia sẻ nội dung site với một nhóm Office 365 có thành viên khách và thiết đặt nhóm ngăn các thành viên khách truy nhập tài nguyên nhóm. Trong trường hợp này, ngay cả khi bạn bật chia sẻ với bên ngoài cho tuyển tập site, khách của nhóm có thể không truy nhập được nội dung site. Để bật hoặc vô hiệu hóa quyền truy nhập của thành viên khách thuộc Nhóm Office 365, hãy xem mục Cho phép khách bên ngoài truy nhập vào các nhóm Office 365.

  • Nếu chia sẻ bên ngoài bị tắt toàn bộ trong trung tâm Quản trị SharePoint Online, thì bất kỳ nối kết nào được chia sẻ cũng sẽ ngừng hoạt động. Nếu sau này tính năng đó được kích hoạt lại, các nối kết này sẽ tiếp tục hoạt động. Bạn cũng có thể vô hiệu hóa các nối kết riêng đã được chia sẻ nếu bạn muốn vĩnh viễn thu hồi quyền truy cập vào một tài liệu cụ thể.

Quản lý việc chia sẻ với bên ngoài đối với tuyển tập site của Nhóm Office 365

Theo mặc định, tất cả tuyển tập site SharePoint là một phần của một nhóm Office 365 đã chia sẻ cùng một thiết đặt làm thiết đặt toàn bộ tổ chức của bạn, trừ khi thiết đặt toàn bộ tổ chức của bạn cho phép truy nhập ẩn danh nối kết. Trong trường hợp này, thiết đặt chia sẻ cho các trang được đặt để cho phép người dùng bên ngoài ai chấp nhận lời mời chia sẻ và đăng nhập như đã xác thực người dùng. Để thay đổi thiết đặt này, bạn có thể sử dụng Microsoft PowerShell.

Cho SharingOption, sử dụng một trong các tham số sau đây:

Tham số

Mô tả

Đã vô hiệu hóa

Không cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn.

ExistingExternalUserSharingOnly

Cho phép chia sẻ chỉ với những người dùng bên ngoài đã hiện hữu sẵn trong thư mục của tổ chức của bạn.

ExternalUserSharingOnly

Cho phép người dùng bên ngoài chấp nhận lời mời chia sẻ và đăng nhập dưới tên người dùng.

ExternalUserAndGuestSharing

Cho phép chia sẻ với tất cả người dùng bên ngoài và bằng cách dùng nối kết truy nhập ẩn danh.

Để biết thông tin về lệnh ghép ngắn này, hãy xem Set-SPOSite. Để xem các thiết đặt chia sẻ hiện có, hãy dùng lệnh ghép ngắn Get-SPOSite .

Ví dụ:

(Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/site1).SharingCapability

Cập Nhật thiết đặt chia sẻ cho tất cả các trang trong một đối tượng thuê   

Bạn có thể dùng script sau đây để cập nhật thiết đặt chia sẻ cho tất cả các trang của bạn:

$userCredential = Get-Credential
Connect-SPOService -Url https://TenantName-admin.sharepoint.com -Credential $userCredential
$sites = Get-sposite -template GROUP#0 -includepersonalsite:$false
Foreach($site in $sites)
{
Set-SPOSite -Identity $site.Url -SharingCapability SharingOption
}
Write-Host("External Sharing Capability updated for all sites.")

Biến số:

  • TenantName - tên của người thuê Office 365 của bạn.

  • SharingOption - tùy chọn chia sẻ mà bạn muốn dùng, từ bảng trên đây.

Nhập SharePoint Online người quản trị chứng danh của bạn khi được nhắc.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×