Báo cáo Office 365 trong Trung tâm Quản trị - Sử dụng site SharePoint

Là người quản trị Office 365, bảng điều khiển Báo cáo hiển thị cho bạn thông tin tổng quan về hoạt động trên toàn bộ các sản phẩm Office 365 khác nhau trong tổ chức của bạn. Điều này cho phép bạn truy sâu để có được cái nhìn chi tiết hơn về các hoạt động dành riêng cho từng sản phẩm.  Ví dụ: bạn có thể xem ở mức cao hơn giá trị mình đang nhận được từ SharePoint về tổng số tệp được người dùng lưu trữ trong site SharePoint, số lượng tệp đang được sử dụng tích cực và dung lượng lưu trữ được sử dụng trên tất cả các site này. Sau đó, bạn có thể truy sâu vào báo cáo sử dụng site SharePoint để hiểu rõ xu hướng và chi tiết mức độ từng site cho tất cả các site.

Lưu ý: Bạn phải là người quản trị toàn cầu trong Office 365 hoặc người quản trị Exchange, SharePoint, Skype for Business hoặc người đọc báo cáo mới có thể xem được báo cáo Office 365.

Cách nhận báo cáo sử dụng site SharePoint

  1. Trong Trung tâm quản trị Office 365, chọn Báo cáo từ menu bên trái hoặc bấm vào tiện ích Báo cáo. Kiểm tra báo cáo hoạt động mới của Office 365

  2. Sử dụng menu thả xuống Chọn báo cáo ở trên cùng bên trái, rồi chọn Sử dụng site SharePoint. Chọn báo cáo

Diễn giải báo cáo sử dụng site SharePoint

Báo cáo Sử dụng Site SharePoint

1

Có thể xem báo cáo Mức sử dụng trang SharePoint về các xu hướng trong 7 ngày, 30 ngày, 90 ngày hoặc 180 ngày qua. Tuy nhiên, nếu bạn bấm vào một ngày cụ thể trong báo cáo, bảng (7) sẽ hiển thị dữ liệu tối đa lên đến 28 ngày tính từ ngày hiện tại (không phải ngày đã tạo báo cáo).

2

Mỗi báo cáo đều có một ngày cho thời điểm tạo báo cáo này. Các báo cáo thường phản ánh độ trễ 24 đến 48 giờ kể từ thời điểm hoạt động.

Lưu ý: Đôi khi, có khả năng ra tình trạng chậm trễ không dự đoán được trong quá trình thu thập và xử lý dữ liệu, có thể dẫn đến chậm trễ trong việc tạo báo cáo. Ngày hiển thị trên báo cáo luôn phản ánh ngày hiện tại, theo đó hệ thống đã xử lý dữ liệu báo cáo. Chúng tôi cố gắng giữ các dữ liệu này trong vòng 24-48 giờ kể từ thời điểm diễn ra hoạt động.

3

Biểu đồ Site hiển thị số trang tổng và hiện hoạt. Bất cứ site nào trong đó người dùng đã xem, sửa đổi, tải lên, tải xuống, chia sẻ hoặc đồng bộ một tệp hoặc xem một trang trong kỳ báo cáo.

4

Biểu đồ Tệp cho biết tổng số tệp trên mọi site và số tệp hiện hoạt. Tổng số tệp bao gồm cả tệp người dùng và tệp hệ thống.  Tệp được xem là hiện hoạt nếu tệp đã được lưu, đồng bộ, sửa đổi hoặc chia sẻ trong khoảng thời gian xác định.

Lưu ý: Hoạt động tệp có thể diễn ra nhiều lần với một tệp riêng lẻ nhưng chỉ được tính là một tệp hiện hoạt. Ví dụ: bạn có thể lưu và đồng bộ cùng một tệp nhiều lần trong khoảng thời gian xác định nhưng tệp chỉ được tính là một tệp hiện hoạt duy nhất và một tệp đồng bộ duy nhất trong dữ liệu.

5

Biểu đồ Dung lượng lưu trữ hiển thị khuynh hướng dung lượng lưu trữ được phân bổ và sử dụng trong kỳ báo cáo.

6

Biểu đồ Trang hiển thị số lượng trang được xem trên mọi site.

7

Bạn có thể lọc biểu đồ bạn thấy bằng cách bấm vào một mục trong chú giải. Ví dụ: trên biểu đồ Tệp, bấm hoặc nhấn vào Tệp hoặc Tệp Hiện hoạt. Trên biểu đồ Site, bạn có thể bấm hoặc nhấn vào Tổng số site hoặc Site Hiện hoạt. Trên biểu đồ Lưu trữ, bạn có thể bấm vào Dung lượng lưu trữ được phân bổ hoặc Dung lượng lưu trữ đã sử dụng. Việc thay đổi lựa chọn này không làm thay đổi thông tin trong bảng lưới.

8

Bảng hiển thị cho bạn bản phân tích các hoạt động ở mức từng site.

Tùy chọn cột cho báo cáo sử dụng SharePoint

  • Site URL là URL đầy đủ của site.

  • Đã xóa là trạng thái xóa của site. Mất ít 7 ngày để các site được đánh dấu là đã xóa.

  • Chủ sở hữu Site là tên người dùng của chủ site chính.

  • Ngày hoạt động gần nhất (UTC) là ngày gần nhất phát hiện hoạt động tệp hoặc xem một trang trên site.

  • Tệp là số tệp trên site.

  • Tệp Hiện hoạt là số tệp hiện hoạt trên site. Tệp được xem là hiện hoạt nếu tệp đã được lưu, đồng bộ, sửa đổi hoặc chia sẻ trong khoảng thời gian xác định.

    Lưu ý: 

    • Hoạt động tệp có thể diễn ra nhiều lần với một tệp riêng lẻ nhưng chỉ được tính là một tệp hiện hoạt. Ví dụ: bạn có thể lưu và đồng bộ cùng một tệp nhiều lần trong khoảng thời gian xác định nhưng tệp chỉ được tính là một tệp hiện hoạt duy nhất và một tệp đồng bộ duy nhất trong dữ liệu.

    • Nếu các tệp bị loại bỏ trong khoảng thời gian xác định cho báo cáo thì số tệp hiện hoạt hiển thị trong báo cáo có thể sẽ nhiều hơn số tệp hiện tại trên site.

  • Dung lượng lưu trữ đã sử dụng (MB) là dung lượng lưu trữ hiện đang sử dụng trên site.

  • Dung lượng lưu trữ được phân bổ (MB) là dung lượng lưu trữ tối đa được phân bổ cho site.

  • Lượt xem trang là số lần xem trang trên site.

  • Truy nhập trang là số trang duy nhất được truy nhập trên site.

  • Mẫu Web Gốc là mẫu được sử dụng để tạo site.

Lưu ý: Nếu bạn muốn lọc dữ liệu theo các kiểu site khác nhau thì xuất dữ liệu, rồi sử dụng cột gốc Web mẫu.

Nếu chính sách tổ chức bên bạn ngăn không cho bạn xem báo cáo chứa thông tin người dùng có thể nhận dạng, bạn có thể thay đổi cài đặt quyền riêng tư cho tất cả các báo cáo này. Xem qua mục Làm thế nào để tôi có thể ẩn chi tiết mức người dùng? trong mục Báo cáo Hoạt động trong Trung tâm Quản trị Office 365.

9

Bấm hoặc nhấn vào Quản lý cột Quản lý Cột để thêm hoặc loại bỏ các cột khỏi báo cáo.

10

Bạn còn có thể xuất dữ liệu báo cáo vào tệp .csv của Excel, bằng cách bấm hoặc nhấn vào liên kết Xuất Xuất . Thao tác này sẽ xuất dữ liệu của mọi site, đồng thời cho phép bạn sắp xếp và lọc đơn giản để phân tích thêm. Nếu bạn có dưới 2000 site thì bạn có thể sắp xếp và lọc bên trong bảng tại chính báo cáo đó. Nếu bạn có trên 2000 site thì để lọc và sắp xếp, bạn sẽ cần phải xuất dữ liệu.

Lưu ý: Khi dữ liệu được xuất sang tệp Excel, lưu ý rằng ngày tạo báo cáo nội dung sẽ được phản ánh trong tệp ở cột Dữ liệu tại thời điểm.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×