Yêu cầu phê duyệt mục trong danh sách trang hoặc thư viện

Yêu cầu phê duyệt mục trong danh sách trang hoặc thư viện

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Danh sách và thư viện có thể thường xuyên chứa thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như dự kiến nhân sự hoặc chiến dịch tiếp thị. Có thể quan trọng có chỉ "chính thức" Phiên bản của mục hoặc tệp thể xem người dùng. Để thực hiện điều này, bạn có thể yêu cầu phê duyệt mục hoặc tệp trước khi nội dung trở nên nhìn thấy được hầu hết người dùng trang. Yêu cầu phê duyệt, tổ chức có thể áp dụng một mức đáng kể chất lượng và bảo mật nội dung trong danh sách và thư viện.

Bạn muốn làm gì?

  1. Đi tới thư viện mà bạn muốn dùng để yêu cầu phê duyệt.

  2. Bấm thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , thiết đặt thư viện.

    Nếu bạn không nhìn thấy các mục menu, bấm Thư viện trên ruy-băng, sau đó bấm

    Thiết đặt thư viện trong nhóm thiết đặt.

  3. Bên dưới Thiết đặt Chung, chọn Thiết đặt lập phiên bản để mở trang Thiết đặt Lập phiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện lập phiên bản được chọn.
  4. Trong phần Phê duyệt nội dung , chọn để trả lời các yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi? Trong phần Lịch sử Phiên bản tài liệu , xác định xem bạn muốn SharePoint tạo phiên bản khi chỉnh sửa một tệp. Bạn cũng có thể chọn để giới hạn số lượng phiên bản được giữ lại.

  5. Trong phần Bảo mật Mục Bản thảo, hãy xác định người dùng nào có thể xem các mục bản thảo trong thư viện tài liệu.

    Hộp thoại lựa chọn lập phiên bản

    Mẹo:  Nếu bạn yêu cầu phê duyệt nội dung cho danh sách hoặc thư viện đã chứa mục, tất cả các mục trong thư viện đều được đánh dấu Đã phê duyệt.

  6. Bạn có thể chọn bất cứ mục nào sau đây:

    • Người dùng có thể đọc mục trong danh sách

    • Chỉ người dùng có thể sửa mục trong danh sách

    • Chỉ người dùng có thể phê duyệt mục trong danh sách và tác giả mục

  7. Bấm OK.

  1. Đi đến danh sách mà bạn muốn dùng để yêu cầu phê duyệt.

  2. Trên ruy-băng, bấm tab danh sách .

  3. Bấm thiết đặt danh sách.

  4. Bên dưới Thiết đặt Chung, chọn Thiết đặt lập phiên bản để mở trang Thiết đặt Lập phiên bản.

  5. Trong phần Phê duyệt nội dung , chọn để trả lời các yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi? Trong phần Lịch sử Phiên bản mục , xác định xem bạn muốn SharePoint tạo phiên bản khi một mục được sửa. Bạn cũng có thể chọn để giới hạn số lượng phiên bản được giữ lại.

  6. Trong phần Bảo mật mục bản thảo , xác định người dùng nào có thể xem bản thảo mục trong danh sách.

    Mẹo:  Nếu bạn yêu cầu phê duyệt nội dung cho danh sách hoặc thư viện đã chứa mục, tất cả các mục trong thư viện đều được đánh dấu Đã phê duyệt.

  7. Bạn có thể chọn bất cứ mục nào sau đây:

    • Người dùng có thể đọc mục trong danh sách

    • Chỉ người dùng có thể sửa mục trong danh sách

    • Chỉ người dùng có thể phê duyệt mục trong danh sách và tác giả mục

  8. Bấm OK.

Nếu người nào đó gửi một mục vào danh sách hoặc thư viện yêu cầu phê duyệt, nó ở trong đang chờ trạng thái cho đến khi người nào đó (ai có tối thiểu mức cấp quyền quản lý danh sách) phê duyệt nó. Trong khi nó đang chờ phê duyệt, nó vẫn nằm trong trạng thái đang chờ .

Thông thường, khi mục ở trạng thái Chờ, chỉ người khởi tạo mục và người có quyền quản lý danh sách và thư viện mới có thể xem được. Sau khi trạng thái thay đổi từ Chờ sang Đã phê duyệt, bất kỳ ai có quyền xem danh sách hoặc thư viện có thể nhìn thấy được mục đó. Bài viết bị loại nằm trong danh sách hoặc thư viện cho đến khi người khởi tạo hoặc người khác có đủ quyền cần thiết xóa nó. Bất cứ mục hoặc tệp tồn tại trong danh sách hoặc thư viện được tự động cấp trạng thái Đã phê duyệt.

Quan trọng:  Nếu bảo mật trong thư viện trang được cấu hình cho phép bất kỳ người dùng nào đọc mục thì bất kỳ ai có quyền Đọc trang đó có thể xem tất cả các mục trong danh sách hoặc thư viện dù mục đó đang ở trạng thái Đã phê duyệt hay không.

Chỉ người cấp quyền Thiết kế và Điều khiển toàn bộ mới có thể thay đổi thiết đặt Danh sách hoặc Thư viện.

Để phê duyệt tài liệu có được tải lên hoặc được thêm vào thư viện yêu cầu phê duyệt, hãy làm theo các bước sau đây:

  1. Bấm vào dấu chấm lửng () bên cạnh mục bạn muốn để phê duyệt.

  2. Bấm vào Nâng cao.

  3. Bấm Phê duyệt/bác bỏ. Nếu Phê duyệt/bác bỏ không xuất hiện, bấm nâng cao, sau đó bấm Phê duyệt/bác bỏ. Nếu tùy chọn không xuất hiện ở tất cả, lập phiên bản có thể không được bật, hoặc bạn có thể không có quyền để phê duyệt tài liệu.

  4. Bấm chấp thuận hoặc bị từ chối dưới trạng thái phê duyệt. Hoặc bạn có thể bạn có thể thêm chú thích trong phần chú thích .

  5. Bấm OK.

Bạn muốn làm gì?

Nếu người nào đó gửi một mục hoặc tệp lên danh sách hoặc thư viện mà mục hoặc tệp đó cần phải được phê duyệt, thì mục hoặc tệp đó sẽ ở trạng thái Đang chờ phê duyệt cho đến khi được người có các quyền cần thiết phê duyệt nó. Trong khi chờ phê duyệt, mục hoặc tệp đó sẽ tiếp tục ở trạng thái Đang chờ phê duyệt.

Thông thường, khi một mục hoặc tệp ở trạng thái Đang chờ phê duyệt, chỉ người đã tạo mục hoặc tệp đó và những người có quyền quản lý danh sách và thư viện mới có thể xem nó. Sau khi trạng thái của mục hoặc tệp đó thay đổi từ Đang chờ phê duyệt sang Đã phê duyệt, thì bất kỳ ai có quyền xem danh sách hoặc thư viện đó đều có thể xem được mục hoặc tệp đó. Các bài viết bị từ chối vẫn ở trong danh sách hoặc thư viện cho tới khi người tạo—hoặc người có các quyền cần thiết—xóa bỏ chúng. Bất kỳ mục hoặc tệp nào đã tồn tại trong danh sách hoặc thư viện đều tự động được cấp trạng thái Đã phê duyệt.

Quan trọng:  Nếu tính năng bảo mật trong thư viện trang được cấu hình để cho phép mọi người dùng đều đọc được các mục, thì bất kỳ ai có quyền Đọc trang đều có thể xem tất cả các mục trong danh sách hoặc thư viện đó, cho dù các mục đó có trạng thái Đã phê duyệt hoặc không.

Chỉ những người có quyền Toàn quyền Điều khiển hoặc quyền Thiết kế mới có thể thay đổi thiết đặt Danh sách hoặc Thư viện.

Để thiết lập phê duyệt bắt buộc cho mục hoặc tệp

  1. Nếu danh sách hoặc thư viện trang chưa được mở, hãy bấm vào tên của nó trong ngăn Khởi động Nhanh.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Thư viện trong nhóm Công cụ Thư viện hoặc Công cụ Danh sách.

  3. Nếu bạn đang làm việc trong thư viện, hãy bấm Thiết đặt Thư viện. Nếu bạn đang làm việc trong danh sách, hãy bấm Thiết đặt danh sách. Trong ví dụ này, trang Thiết đặt Thư viện sẽ mở ra.

    Trang Thiết đặt Thư viện với nối kết Thiết đặt Lập phiên bản được hiển thị

  4. Bên dưới Thiết đặt Chung, hãy chọn Thiết đặt lập phiên bản. Trang Thiết đặt Lập phiên bản sẽ mở ra.

    Trang Lựa chọn Lập phiên bản hiển thị các lựa chọn Phê duyệt

  5. Trong phần Phê duyệt Nội dung, hãy chọn Có để trả lời cho câu hỏi Có yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục được gửi không? .

  6. Trong phần Bảo mật Mục Bản thảo, hãy xác định người dùng nào có thể xem các mục bản thảo trong thư viện tài liệu. Trong ví dụ này, Chỉ những người dùng có thể phê duyệt các mục (và tác giả của mục đó) được chọn.

  7. Bấm OK.

    Ví dụ dưới đây minh họa các mục Đã phê duyệt trong thư viện sau khi tùy chọn Yêu cầu phê duyệt nội dung được đặt thành Có. Vì những tệp này đã ở trong thư viện nên chúng đã được phê duyệt tự động.

    Thư viện SharePoint sau khi Phê duyệt được yêu cầu. Tệp đã có trong thư viện đang ở trạng thái Đã phê duyệt.

Cuối cùng thì tổ chức của bạn có thể thấy bất tiện hoặc không cần thiết phải yêu cầu phê duyệt cho mọi mục của tệp trong một danh sách hoặc thư viện cụ thể. Yêu cầu này không chỉ làm mất thời gian của người phải phê duyệt hoặc từ chối mà còn ngăn cản việc cộng tác dễ dàng của mọi người trên một tệp hoặc mục. Nếu bạn xác định rằng tổ chức mình không còn cần yêu cầu phê duyệt cho tất cả các mục hoặc tệp nữa, bạn có thể loại bỏ yêu cầu này.

Để loại bỏ yêu cầu phê duyệt các mục hoặc tệp trong danh sách hoặc thư viện

  1. Nếu danh sách hoặc thư viện trang chưa được mở, hãy bấm vào tên của nó trong ngăn Khởi động Nhanh.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Thư viện trong nhóm Công cụ Thư viện hoặc tab Danh sách trong nhóm Công cụ Danh sách.

  3. Nếu bạn đang làm việc trong thư viện, hãy bấm Thiết đặt Thư viện. Nếu bạn đang làm việc trong danh sách, hãy bấm Thiết đặt Danh sách. Trong ví dụ này, trang Thiết đặt Thư viện sẽ mở ra.

    Trang Thiết đặt Thư viện với nối kết Thiết đặt Lập phiên bản được hiển thị

  4. Bên dưới Thiết đặt Chung, hãy chọn Thiết đặt lập phiên bản. Trang Thiết đặt Lập phiên bản sẽ mở ra.

  5. Trong phần Phê duyệt Nội dung, hãy chọn Không để trả lời cho câu hỏi Có yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục được gửi không? . Một thông báo cảnh báo sẽ bật lên.

    Thông báo cảnh báo xuất hiện khi chọn Không trong phần Phê duyệt Nội dung của hộp thoại Thiết đặt Lập phiên bản

  6. Hãy bấm OK để đóng thông báo.

  7. Hãy bấm OK để đóng hộp thoại Thiết đặt Lập phiên bản. Khi bạn trở lại danh sách hoặc thư viện của mình, Trạng thái Phê duyệt không còn xuất hiện trên trang đó nữa. Mọi người dùng có quyền xem danh sách hoặc thư viện đều có thể xem tất cả nội dung nằm ở đó.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×