Trường Văn bản Ngắn và Văn bản Dài (còn được gọi là Bản ghi nhớ) có lẽ là kiểu dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất. Với định dạng văn bản, bạn có hai lựa chọn: giữ lại các định dạng mặc định hoặc tạo một định dạng tùy chỉnh. Khi bạn áp dụng định dạng cho một trường bảng, cùng một định dạng đó sẽ tự động được áp dụng cho bất kỳ điều khiển biểu mẫu hoặc báo cáo nào mà sau đó bạn liên kết với trường bảng đó. Định dạng chỉ thay đổi cách hiển thị dữ liệu và không ảnh hưởng đến cách dữ liệu được lưu trữ hoặc cách người dùng nhập dữ liệu.
Trong bài viết này
Tổng quan về định dạng văn bản
Các kiểu dữ liệu Văn bản Ngắn và Văn bản Dài (còn được gọi là Bản ghi nhớ) không có định dạng được xác định trước. Kiểu dữ liệu Văn bản Ngắn chỉ có định dạng tùy chỉnh. Kiểu dữ liệu Văn bản Dài có cả định dạng Văn bản tùy chỉnh và Văn bản có Định dạng. Nếu bạn không xác định định dạng, Access sẽ căn trái tất cả văn bản trong biểu dữ liệu.
Thông thường, bạn áp dụng định dạng tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Văn bản Ngắn và Văn bản Dài để giúp dữ liệu bảng dễ đọc hơn. Ví dụ, nếu bạn sử dụng một biểu mẫu để thu thập số thẻ tín dụng và bạn lưu trữ các số đó mà không có khoảng trắng, bạn có thể sử dụng định dạng tùy chỉnh để thêm khoảng trống thích hợp để làm cho số thẻ tín dụng dễ đọc hơn.
Các định dạng tùy chỉnh cho trường Văn bản có thể có tối đa hai phần. Mỗi mục chứa đặc tả định dạng dành cho các dữ liệu khác nhau trong một trường.
|
Phần |
Mô tả |
|
Thứ nhất |
Định dạng cho các trường có chứa văn bản. |
|
Thứ hai |
Định dạng cho các trường có chuỗi độ dài bằng 0 và giá trị Null. |
Ví dụ: nếu bạn có một hộp văn bảnđiều khiển bạn muốn từ "Không có" xuất hiện trong đó khi không có chuỗi nào trong trường, bạn có thể nhập định dạng tùy chỉnh @;"Không có" làm cài đặt thuộc tính Format của điều khiển đó. Ký hiệu @ trong mục đầu tiên khiến văn bản từ trường được hiển thị và phần thứ hai làm cho từ "Không có" xuất hiện khi có chuỗi độ dài bằng 0 hoặc giá trị Null trong trường.
Bạn có thể sử dụng hàm Format để trả về một giá trị cho chuỗi độ dài bằng 0 và một giá trị khác cho giá trị Null
Để kiểm soát định dạng nhập dữ liệu, hãy xem kiểm soát định dạng nhập dữ liệu bằng dấu hiệu nhập. Để cải thiện văn bản thuần trong Kiểu Dữ liệu Văn bản Dài, hãy xem Thêm trường văn bản có định dạng.
Áp dụng định dạng tùy chỉnh
-
Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
-
Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ bạn muốn định dạng.
-
Trong phần Thuộc tính Trường, chọn tab Chung, bấm vào ô bên cạnh hộp Định dạng, rồi nhập các ký tự cụ thể dựa trên nhu cầu định dạng của bạn.
-
Sau khi bạn nhập định dạng, nút Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện và cho phép bạn áp dụng định dạng đó cho mọi trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác vốn sẽ kế thừa lô-gic. Để áp dụng các thay đổi của bạn trong toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy bấm thẻ thông minh, rồi bấm Cập nhật Định dạng ở mọi <tên trường> dụng. Trong trường hợp này, Tên Trường là tên của trường Văn bản của bạn.
-
Nếu bạn chọn áp dụng các thay đổi của mình cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, hộp thoại Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện và hiển thị các biểu mẫu và các đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Bấm Có để áp dụng định dạng.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Mục Truyền một thuộc tính trường.
-
Lưu các thay đổi của bạn, rồi chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu để xem định dạng có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
-
Kiểm tra định dạng văn bản tùy chỉnh của bạn theo những cách sau đây:
-
Nhập giá trị chữ hoa hoặc chữ thường và xem cách định dạng xử lý dữ liệu.
-
Nhập chuỗi độ dài bằng 0 hoặc giá trị null và xem bạn có thích kết quả không.
-
Ví dụ về định dạng tùy chỉnh
Sau đây là các ví dụ về định dạng văn bản tùy chỉnh.
|
Cài đặt |
Dữ liệu |
Hiển thị |
|
@@@-@@-@@@@ |
465043799 |
465-04-3799 |
|
@@@@@@@@@ |
465-04-3799 |
465-04-3799 |
|
> |
davolio |
DAVOLIO |
|
< |
davolio |
davolio |
|
@;"Không xác định" |
Giá trị Null |
Không xác định |
|
Chuỗi độ dài bằng 0 |
Không xác định |
|
|
Văn bản bất kỳ |
Cùng một văn bản như đã nhập sẽ được hiển thị |
Ký tự định dạng tùy chỉnh
Lưu ý: Việc áp dụng bất kỳ định dạng tùy chỉnh nào cho trường Văn bản Dài hoặc Bản ghi nhớ sẽ cắt bớt hiển thị thành 255 ký tự.
Để tạo định dạng tùy chỉnh, hãy dùng các ký tự sau đây làm chỗ dành sẵn và dấu tách.
|
Ký tự |
Mô tả |
|
@ |
Được dùng để hiển thị bất kỳ ký tự nào sẵn dùng cho vị trí của nó trong chuỗi định dạng. Nếu Access đặt tất cả các ký tự trong dữ liệu cơ bản, bất kỳ chỗ dành sẵn nào còn lại sẽ xuất hiện thành khoảng trống trắng. Ví dụ: nếu chuỗi định dạng là @@@@@ và văn bản cơ bản là ABC, văn bản sẽ được căn trái với hai khoảng trống trắng ở đầu. |
|
& |
Được dùng để hiển thị bất kỳ ký tự nào sẵn dùng cho vị trí của nó trong chuỗi định dạng. Nếu Access đặt tất cả các ký tự trong dữ liệu cơ bản, bất kỳ chỗ dành sẵn nào còn lại không hiển thị gì. Ví dụ: nếu chuỗi định dạng là &&&&& và văn bản là ABC thì chỉ hiển thị văn bản căn trái. |
|
! |
Được dùng để bắt buộc ký tự chỗ dành sẵn được điền từ trái sang phải thay vì từ phải sang trái. Bạn phải dùng ký tự này ở đầu bất kỳ chuỗi ký tự nào. |
|
< |
Được dùng để bắt buộc tất cả văn bản thành chữ thường. Bạn phải dùng ký tự này ở đầu chuỗi định dạng, nhưng bạn có thể đặt trước nó với dấu chấm than (!). |
|
> |
Được dùng để bắt buộc tất cả văn bản thành chữ hoa. Bạn phải dùng ký tự này ở đầu chuỗi định dạng, nhưng bạn có thể đặt trước nó với dấu chấm than (!). |
|
* |
Khi dùng, ký tự ở ngay sau dấu hoa thị (*) trở thành ký tự điền — ký tự dùng để điền khoảng trống trắng. Access thường hiển thị văn bản là căn trái và điền vào bất kỳ vùng nào bên phải của giá trị với khoảng trống trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng. Khi bạn làm thế, Access điền bất kỳ khoảng trống trắng nào với ký tự đã xác định. |
|
Khoảng trống trắng, + - $ () |
Được dùng để chèn khoảng trống trắng, ký tự toán học (+ -), ký hiệu tài chính (¥ £ $) và dấu ngoặc khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Nếu bạn dùng ký hiệu toán học thông thường khác, ví dụ như dấu xuyệt (\ hay /) và dấu hoa thị (*), đặt chúng trong dấu ngoặc kép — xin lưu ý rằng bạn có thể đặt những ký tự này ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng. |
|
"Văn bản chữ" |
Dùng dấu ngoặc kép để bao quanh bất kỳ văn bản nào bạn muốn hiển thị cho người dùng. |
|
\ |
Được dùng để bắt buộc Access hiển thị ký tự ở ngay sau đó. Đây giống như đặt ký tự trong dấu ngoặc kép. |
|
[màu] |
Được dùng để áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên trong dấu ngoặc vuông và dùng một trong những tên này: đen, lam, lục lam, lục, đỏ tươi, đỏ, vàng hoặc trắng. |
