Xuất hoặc sao lưu email, danh bạ và lịch sang tệp .pst của Outlook.

Xuất hoặc sao lưu email, danh bạ và lịch sang tệp .pst của Outlook.

Khi đã cài đặt một ứng dụng Outlook - như Outlook 2016 - trên máy tính, bạn có thể sử dụng ứng dụng này để chuyển email, danh bạ và mục lịch từ một tài khoản email sang một tài khoản email khác.

Ví dụ: giả sử bạn có một hộp thư Office 365 và một tài khoản Gmail. Bạn có thể thêm cả hai tài khoản của mình vào Outlook 2016. Sau đó, bạn có thể sử dụng Outlook 2016 để xuất các mục từ tài khoản Gmail của mình, rồi nhập chúng vào hộp thư Office 365 của bạn.

Bạn xuất các mục bằng cách tạo tệp .pst, là Tệp Dữ liệu Outlook chứa thư của bạn cùng các mục Outlook khác và được lưu trên máy tính của bạn. Để tìm hiểu cách nhập các mục sau khi xuất, hãy xem mục Nhập email, danh bạ và lịch từ tệp .pst Outlook.

Cách xuất email, danh bạ và mục lịch từ Outlook sang tệp .pst

Chọn hướng dẫn xuất từ danh sách sau đây.

Bạn có thể thêm tài khoản email Office 365 của mình vào một ứng dụng Outlook, chẳng hạn như Outlook 2016 hoặc 2013. Sau đó, bạn có thể sử dụng Outlook để chuyển email, danh bạ và mục lịch vào hộp thư Office 365 của mình. Đây là những việc bạn cần thực hiện:

  1. Thêm tài khoản email "nguồn" của bạn vào Outlook. Ví dụ: bạn có thể thêm tài khoản Gmail của mình vào Outlook 2016. Chờ một chút để tất cả các email và danh bạ của bạn hiện lên.

  2. Thêm tài khoản email Office 365 của bạn vào Outlook. Sau khi bạn thực hiện điều này, Outlook sẽ tự động đồng bộ với Office 365. Bạn sẽ thấy nội dung hộp thư Office 365 của mình xuất hiện trong Outlook.

  3. Chọn từ các hướng dẫn xuất để xuất email của bạn từ tài khoản nguồn sang tệp .pst.

    Ví dụ: nếu bạn có Outlook 2010, hãy chọn "Outlook 2010: Xuất các mục Outlook sang tệp .pst".

  4. Chọn từ các hướng dẫn xuất (bên dưới) trong bài viết này để xuất email của bạn sang tệp .pst.

    Ví dụ: nếu bạn có Outlook 2016, hãy chọn "Outlook 2013 và Outlook 2016: Xuất các mục Outlook từ tệp .pst".

    Sau khi xuất dữ liệu email sang tệp .pst, bạn đã có thể di chuyển dữ liệu! Bạn có thể nhập dữ liệu vào các tài khoản email khác. Nếu bạn muốn thực hiện điều này bằng cách sử dụng Outlook, hãy xem mục Nhập email, danh bạ và lịch từ tệp .pst của Outlook.

  1. Ở trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái, hãy xem mục Tôi đang sở hữu phiên bản Outlook nào? để xác định phiên bản Outlook của bạn và xem hướng dẫn xuất phù hợp.

    Đây là giao diện của dải băng trong Outlook 2016.
  2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Chọn Mở & Xuất, rồi chọn Nhập/Xuất.

  3. Chọn Xuất sang tệp.

    Chọn Xuất sang tệp.

  4. Bấm Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp.

  5. Chọn tên của tài khoản email cần xuất, như được minh họa trong ảnh dưới đây. Chỉ có thể xuất thông tin của từng tài khoản một.

    Đảm bảo bạn đã chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con. Như vậy, mọi nội dung trong tài khoản đều sẽ được xuất: Lịch, Danh bạ và Hộp thư đến. Chọn Tiếp theo.

    Chọn tài khoản email mà bạn muốn xuất.

  6. Bấm Duyệt để chọn nơi lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Nhập một tên tệp, rồi bấm OK để tiếp tục.

    Ghi chú: Nếu trước đó bạn đã dùng lệnh xuất, thì tên tệp và vị trí thư mục của lần trước sẽ xuất hiện. Nhập tên tệp khác rồi bấm OK.

  7. Nếu bạn đang xuất ra Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có, thì dưới Tùy chọn, hãy xác định việc cần làm khi xuất những mục đã tồn tại trong tệp.

  8. Bấm Hoàn tất.

  9. Outlook bắt đầu xuất ngay, trừ khi bạn tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới hoặc dùng tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.

    • Nếu bạn đang tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), thì mật khẩu tùy chọn có thể giúp bảo vệ tệp. Khi hộp thoại Tạo Tệp Dữ liệu Outlook xuất hiện, hãy nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩuXác nhận Mật khẩu, rồi bấm OK.Trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm OK.

    • Nếu bạn đang xuất ra Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có vốn được bảo vệ bằng mật khẩu, thì trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm OK.

Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã nằm trong một tệp .pst, hoàn toàn có thể di chuyển được. Ví dụ: bạn có thể lưu tệp .pst vào OneDrive, rồi tải tệp đó xuống máy tính mới của mình. Hoặc bạn có thể lưu tệp vào ổ đĩa flash usb, cắm ổ đĩa vào máy tính mới, rồi nhập email, danh bạ và lịch của bạn vào Outlook.

  1. Ở trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn tab Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái, hãy xem mục Tôi đang sở hữu phiên bản Outlook nào? để xác định phiên bản Outlook của bạn và xem hướng dẫn xuất phù hợp.

    Trong Outlook 2010, chọn tab Tệp.

  2. Chọn Tùy chọn.

    Chọn Tùy chọn.

  3. Trong hộp Tùy chọn Outlook, chọn Nâng cao.

    Chọn Nâng cao.

  4. Dưới mục Xuất, chọn Xuất.

    Trên trang Nâng cao, chọn Xuất

  5. Bấm Xuất sang một tệp, rồi bấm Tiếp.

  6. Bấm Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp.

  7. Chọn tên của tài khoản email cần xuất, như được minh họa trong ảnh dưới đây. Chỉ có thể xuất thông tin của từng tài khoản một.

    Đảm bảo bạn đã chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con. Như vậy, mọi nội dung trong tài khoản đều sẽ được xuất: Lịch, Danh bạ và Hộp thư đến. Chọn Tiếp theo.

    Chọn tài khoản email mà bạn muốn xuất.

  8. Bấm vào Duyệt để chọn vị trí lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và để nhập tên tệp. Bấm vào OK để tiếp tục.

    Ghi chú:  Nếu trước đó bạn đã sử dụng tính năng xuất thì vị trí thư mục và tên tệp trước đây sẽ xuất hiện. Hãy nhớ đổi tên tệp nếu bạn muốn tạo tệp mới thay vì sử dụng tệp hiện có.

  9. Nếu bạn đang xuất đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện thời, dưới Tùy chọn, hãy chỉ rõ việc cần làm khi xuất những mục đã tồn tại trong tệp.

  10. Bấm Kết thúc.

  11. Hoạt động xuất sẽ bắt đầu ngay lập tức, trừ khi bạn tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới hoặc muốn xuất sang một tệp hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu.

    • Nếu bạn đang tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới thì bạn có thể sử dụng mật khẩu tùy chọn để bảo vệ tệp. Khi hộp thoại Tạo Tệp Dữ liệu Outlook xuất hiện, hãy nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩuXác minh Mật khẩu, rồi bấm vào OK. Trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm vào OK.

    • Nếu bạn đang xuất sang một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu thì trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm vào OK.

Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã nằm trong một tệp .pst, hoàn toàn có thể di chuyển được. Ví dụ: bạn có thể lưu tệp .pst vào OneDrive, rồi tải tệp đó xuống máy tính mới của mình. Hoặc bạn có thể lưu tệp vào ổ đĩa flash usb, cắm ổ đĩa vào máy tính mới, rồi nhập email, danh bạ và lịch của bạn vào Outlook.

  1. Trong Outlook 2007, trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái, hãy xem mục Tôi đang sở hữu phiên bản Outlook nào? để xác định phiên bản Outlook của bạn và xem hướng dẫn xuất phù hợp.

    Trong Outlook 2007, chọn tab Tệp.

  2. Chọn Nhập và Xuất.

    Chọn Nhập và Xuất.

  3. Chọn Xuất sang tệp, rồi bấm vào Tiếp theo.

    Chọn Xuất sang tệp, rồi chọn Tiếp theo.

  4. Bấm vào Thư mục Tệp Cá nhân (.pst), rồi bấm vào Tiếp theo.

  5. Chọn tên của tài khoản email cần xuất, như được minh họa trong ảnh dưới đây. Chỉ có thể xuất thông tin của từng tài khoản một.

    Đảm bảo bạn đã chọn hộp kiểm Bao gồm thư mục con. Như vậy, mọi nội dung trong tài khoản đều sẽ được xuất: Lịch, Danh bạ và Hộp thư đến. Chọn Tiếp theo.

    Chọn tài khoản email mà bạn muốn xuất.

  6. Bấm vào Duyệt để chọn vị trí lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và để nhập tên tệp. Bấm vào OK để tiếp tục.

    Ghi chú:  Nếu trước đó bạn đã sử dụng tính năng xuất thì vị trí thư mục và tên tệp trước đây sẽ xuất hiện. Hãy nhớ đổi tên tệp nếu bạn muốn tạo tệp mới thay vì sử dụng tệp hiện có.

  7. Nếu bạn đang xuất đến Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) hiện thời, dưới Tùy chọn, hãy chỉ rõ việc cần làm khi xuất những mục đã tồn tại trong tệp.

  8. Bấm Kết thúc.

  9. Hoạt động xuất sẽ bắt đầu ngay lập tức ... trừ khi bạn đang tạo Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) mới hoặc bạn đang xuất sang một tệp hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu. Trong các trường hợp đó, bạn sẽ gặp hộp thoại này:

    Nếu bạn không muốn bảo vệ tệp .pst của mình bằng mật khẩu, hãy chọn OK.

    Chọn OK nếu bạn không muốn bảo vệ tệp của mình bằng mật khẩu. Trường hợp khác:

    • Nếu bạn muốn bảo vệ tệp .pst bằng mật khẩu: nhập mật khẩu trong hộp Mật khẩu và Xác nhận Mật khẩu, rồi bấm vào OK. Trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, nhập mật khẩu, rồi bấm vào OK.

    • Nếu bạn đang xuất sang một Thư mục Tệp Cá nhân (.pst) hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu thì trong hộp thoại Mật khẩu Tệp Dữ liệu Outlook, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm vào OK.

Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã nằm trong một tệp .pst, hoàn toàn có thể di chuyển được. Ví dụ: bạn có thể lưu tệp .pst vào OneDrive, rồi tải tệp đó xuống máy tính mới của mình. Hoặc bạn có thể lưu tệp vào ổ đĩa flash usb, cắm ổ đĩa vào máy tính mới, rồi nhập email, danh bạ và lịch của bạn vào Outlook.

Dữ liệu nào được xuất?

  • Khi xuất email, danh bạ và thông tin lịch sang tệp .pst, Outlook sẽ tạo một bản sao của các thông tin đó. Không có nội dung nào rời khỏi Outlook. Bạn vẫn sẽ thấy và có quyền truy nhập vào email, danh bạ và lịch của mình trong Outlook.

  • Khi xuất email, Outlook sẽ bao gồm mọi tệp đính kèm của email.

  • Outlook không xuất siêu dữ liệu như thuộc tính thư mục (chế độ xem, quyền và thiết đặt Tự Lưu trữ); quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn lại.

Khi nào tôi nên xuất (sao lưu)/nhập tệp .pst?

  • Bạn muốn chuyển email từ một tài khoản email sang một tài khoản email khác.

    Ví dụ: giả sử bạn có một tài khoản email Yahoo cũ, jakobsol77@yahoo.com. Và bạn muốn chuyển email của bạn sang tài khoản email Office 365 mới, jakobsol78@contoso.com.

    Bằng cách sử dụng Outlook trên máy tính, bạn có thể thêm cả hai tài khoản vào Outlook. Hãy chờ một chút để tất cả các email của bạn hiện lên (nếu bạn có nhiều email thì có thể mất nhiều thời gian). Sau đó, sử dụng Outlook để xuất email từ tài khoản Yahoo của bạn sang một tệp .pst. Cuối cùng, nhập tệp .pst vào tài khoản Office 365 của bạn.

  • Bạn đang chuyển từ PC này sang PC khác: Bạn đang chuyển email từ một máy tính có cài đặt Outlook sang một máy tính khác cũng cài đặt Outlook.

    Ví dụ: giả sử máy tính cũ của bạn cài đặt Outlook 2007 và bạn vừa có một máy tính mới được cài đặt Outlook 2016. Xuất dữ liệu email của bạn từ Outlook 2007 (được mô tả trong bài viết này), rồi nhập dữ liệu đó vào Outlook 2016.

  • Bạn đang chuyển từ PC sang máy Mac: Ví dụ: khi bạn chuyển email từ Outlook trên PC và nhập vào Outlook 2016 trên máy Mac.

  • Bạn muốn sao lưu định kỳ: Khi bạn muốn sao lưu định kỳ tất cả các email, danh bạ và lịch vào một nơi an toàn. Sau khi bạn tạo tệp .pst, hãy sao chép tệp vào một vị trí an toàn, chẳng hạn như ổ đĩa flash USB, một ổ cứng khác hoặc kho lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Dropbox.

    Không có cách tự động nào để sao lưu định kỳ mọi nội dung (cả cũ và mới). Tính năng Tự động lưu trữ chỉ sao lưu mục cũ và sẽ chuyển các mục đó chứ không sao chép.

  • Nếu bạn chỉ muốn sao lưu danh bạ, hãy xem mục Xuất danh bạ từ Outlook. Mục này sẽ giải thích cách sao chép danh bạ của bạn sang tệp .csv.

Xem Thêm

Nhập và xuất email, danh bạ và lịch Outlook

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×