Xuất danh bạ từ Outlook

Khi bạn xuất danh bạ từ Outlook, một bản sao danh bạ sẽ được lưu vào tệp CSV hoặc loại tệp khác. Sau đó, bạn có thể sử dụng tệp này để nhập danh bạ của mình sang một tài khoản email khác.

  1. Trong Outlook 2013 hoặc 2016 trên PC, chọn Tệp.

    Nếu dải băng không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang không sử dụng Outlook 2016 hoặc 2013. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để xem hướng dẫn xuất cho phiên bản Outlook của bạn.

    Đây là giao diện của dải băng trong Outlook 2016.
  2. Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Chọn Mở & Xuất, rồi chọn Nhập/Xuất.

  3. Chọn Xuất sang tệp.

    Chọn Xuất sang tệp.

  4. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy.

  5. BƯỚC NÀY RẤT QUAN TRỌNG đặc biệt nếu bạn đang mượn máy tính của bạn bè: Trong hộp Chọn thư mục để xuất từ đó, cuộn lên đầu nếu cần và chọn thư mục Danh bạ bên dưới tài khoản của bạn. Chọn Tiếp theo.

    Cuộn lên, rồi chọn thư mục danh bạ mà bạn muốn xuất.

  6. Chọn Duyệt, đặt tên cho tệp của bạn, rồi chọn OK.

    Gán tên cho tệp danh bạ của bạn.

  7. Xác nhận vị trí sẽ lưu tệp danh bạ mới trên máy tính của bạn, rồi chọn Tiếp theo.

  8. Chọn Hoàn tất để bắt đầu xuất ngay danh bạ của bạn. Outlook không hiển thị bất kỳ thư nào khi quá trình xuất đã hoàn tất nhưng hộp Tiến trình Nhập và Xuất sẽ biến mất.

    Ảnh về hộp tiến trình xuất.

  9. Định vị tệp .csv mới trên máy tính của bạn rồi mở tệp đó bằng Excel để xác minh danh bạ của bạn nằm ở đó. Bạn có thể sẽ có rất nhiều ô trống. Điều này là bình thường.

    Ví dụ về giao diện của tệp csv sau khi xuất danh bạ từ Outlook

  10. Thông thường, chúng tôi đề xuất đóng tệp mà không lưu bất kỳ thay đổi nào; nếu không, tệp có thể bị xáo trộn và bạn sẽ không thể sử dụng tệp để nhập. Nếu điều đó xảy ra, bạn luôn có thể chạy lại tiến trình xuất và tạo một tệp mới.

    Bạn có thể sử dụng Excel để cập nhật thông tin trong tệp .csv. Để biết các mẹo về cách làm việc với danh sách các liên hệ trong Excel, hãy xem mục Tạo hoặc chỉnh sửa tệp .csv.

  11. Nếu bạn mượn máy tính đã cài đặt Outlook của bạn bè, bạn có thể loại bỏ tài khoản của mình từ phiên bản Outlook của họ. Cách thực hiện như sau:

    1. Trong Outlook trên máy tính, chọn Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    2. Chọn tài khoản bạn muốn xóa, rồi chọn Loại bỏ.

    3. Chọn Đóng.

  12. Bây giờ, danh bạ của bạn đã được sao chép sang tệp .csv, bạn có thể nhập chúng vào một máy tính khác đã cài đặt Outlook for Windows hoặc nhập chúng vào một dịch vụ email khác.

Nếu bạn có hộp thư Office 365, bạn có thể truy nhập hộp thư qua Internet, giống như khi đăng nhập vào Facebook, Gmail hoặc Amazon. Mục này có dạng như sau:

Giao diện của dải băng khi bạn có Outlook trên web.

Để xuất danh bạ của bạn khỏi hộp thư Office 365, bạn cần sử dụng ứng dụng Outlook, như Outlook 2016, 2013, 2010 hoặc 2007. Khi bạn cho chạy ứng dụng Outlook, bạn sẽ thấy "Tệp" ở góc trên cùng bên trái:

Giao diện của dải băng trong Outlook 2016

Cách xuất danh bạ email Office 365 của bạn:

  1. Thêm tài khoản email Office 365 của bạn vào ứng dụng Outlook.

    Ứng dụng Outlook sẽ đồng bộ với hộp thư Office 365 của bạn. Sau một lúc, bạn sẽ thấy bản sao email và danh bạ của mình trong ứng dụng Outlook.

  2. Xuất một bản sao danh bạ của bạn từ ứng dụng Outlook bằng hướng dẫn trong bài viết này cho phiên bản Outlook của bạn.

Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng Outlook trên máy tính, hãy xem mục Cách tải Outlook.

  1. Ở trên đầu dải băng Outlook 2010, hãy chọn tab Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang không sử dụng Outlook 2010. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để xem hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của bạn.

    Trong Outlook 2010, chọn tab Tệp.

  2. Chọn Tùy chọn.

    Chọn Tùy chọn.

  3. Trong hộp Tùy chọn Outlook, chọn Nâng cao.

    Chọn Nâng cao.

  4. Dưới mục Xuất, chọn Xuất.

    Trên trang Nâng cao, chọn Xuất

  5. Trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất, chọn Xuất sang tệp, rồi chọn Tiếp theo.

  6. Bên dưới Tạo một loại tệp, chọn kiểu xuất mà bạn muốn sử dụng. Phổ biến nhất là Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows), còn được gọi là tệp .csv. Sau đó, bấm vào Tiếp theo.

    Chọn để xuất một tệp .csv (Windows)

    Nếu bạn đang xuất danh bạ để sử dụng trong một bản Outlook khác, hãy chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst).

  7. Bên dưới mục Chọn thư mục để xuất từ đó, bạn có thể cần cuộn lên, rồi chọn thư mục danh bạ bạn muốn xuất. Chọn Tiếp theo khi bạn hoàn tất.

    Ghi chú:  Trừ khi bạn chọn xuất sang Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bạn chỉ có thể xuất mỗi thư mục một lần.

    Chọn những danh bạ bạn muốn xuất
  8. Bên dưới mục Lưu tệp được xuất dưới dạng, bấm vào Duyệt, chọn một thư mục đích, rồi trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp đó.

    Nhập tên cho tệp danh bạ của bạn

  9. Bấm OK.

  10. Trong hộp thoại Xuất sang Tệp, bấm vào Tiếp theo.

  11. Chọn Hoàn tất để bắt đầu xuất ngay danh bạ của bạn. Outlook không hiển thị bất kỳ thư nào khi quá trình xuất đã hoàn tất nhưng hộp Tiến trình Nhập và Xuất sẽ biến mất.

    Ảnh về hộp tiến trình xuất.

  12. Khi quá trình xuất hoàn tất, chọn OK để thoát hộp Tùy chọn Outlook.

  13. Đi tới vị trí trên máy tính mà bạn đã lưu danh bạ, chẳng hạn như trong thư mục Tài liệu.

    Nhập tên cho tệp bạn đang xuất

  14. Nếu bạn đã xuất danh bạ của mình dưới dạng tệp .csv, bạn có thể sử dụng Excel để xem những gì đã xuất từ Outlook. Bạn có thể sẽ có rất nhiều ô trống. Điều này là bình thường.

    Ví dụ về giao diện của tệp csv sau khi xuất danh bạ từ Outlook

  15. Thông thường, chúng tôi đề xuất đóng tệp mà không lưu bất kỳ thay đổi nào; nếu không, tệp có thể bị xáo trộn và bạn sẽ không thể sử dụng tệp để nhập. Nếu điều đó xảy ra, bạn luôn có thể chạy lại tiến trình xuất và tạo một tệp mới.

    Bạn có thể sử dụng Excel để cập nhật thông tin trong tệp .csv Để biết các mẹo về cách làm việc với danh sách các liên hệ trong Excel, hãy xem mục Tạo hoặc chỉnh sửa tệp .csv.

Để nhập danh bạ của bạn vào Outlook 2016, hãy xem mục Nhập danh bạ vào Outlook.

  1. Trong Outlook 2007, trên đầu dải băng Outlook, hãy chọn Tệp.

    Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang không sử dụng Outlook 2007. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để xem hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của bạn.

    Trong Outlook 2007, chọn tab Tệp.

  2. Chọn Nhập và Xuất.

    Chọn Nhập và Xuất.

  3. Chọn Xuất sang tệp, rồi bấm vào Tiếp theo.

    Chọn Xuất sang tệp, rồi chọn Tiếp theo.

  4. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy, rồi bấm vào Tiếp theo.

    Chọn các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (Windows)

  5. Trong danh sách thư mục, cuộn lên nếu cần thiết, rồi chọn thư mục danh bạ bạn muốn xuất, rồi bấm Tiếp theo.

    Chọn những thư mục danh bạ bạn muốn xuất.

  6. Chọn Duyệt, nhập tên cho tệp được xuất, rồi bấm OK.

    Nhập tên cho tệp danh bạ của bạn

  7. Bấm Tiếp.

  8. Chọn Hoàn tất để bắt đầu xuất ngay danh bạ của bạn. Outlook không hiển thị bất kỳ thư nào khi quá trình xuất đã hoàn tất nhưng hộp Tiến trình Nhập và Xuất sẽ biến mất.

    Ảnh về hộp tiến trình xuất.

  9. Nếu bạn đã xuất danh bạ của mình dưới dạng tệp .csv, bạn có thể sử dụng Excel để xem những gì đã xuất từ Outlook. Bạn có thể sẽ có rất nhiều ô trống. Điều này là bình thường.

    Ví dụ về giao diện của tệp csv sau khi xuất danh bạ từ Outlook

  10. Thông thường, chúng tôi đề xuất đóng tệp mà không lưu bất kỳ thay đổi nào; nếu không, tệp có thể bị xáo trộn và bạn sẽ không thể sử dụng tệp để nhập. Nếu điều đó xảy ra, bạn luôn có thể chạy lại tiến trình xuất và tạo một tệp mới.

    Bạn có thể sử dụng Excel để cập nhật thông tin trong tệp .csv Để biết các mẹo về cách làm việc với danh sách các liên hệ trong Excel, hãy xem mục Tạo hoặc chỉnh sửa tệp .csv.

Xem Thêm

Nhập và xuất email, danh bạ và lịch Outlook

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×