Xuất bản ghi doanh nghiệp của bạn từ Business Contact Manager

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook của bạn được lưu trữ trong SQL Server, theo định dạng tệp .bcm, nhưng bạn có thể xuất dữ liệu theo một số định dạng. Ví dụ, bạn có thể muốn xuất thông tin nghiệp vụ để sử dụng trong một chương trình kế toán tích hợp, hoặc dễ dàng truyền dữ liệu của bạn sang máy tính khác. Nếu chọn, bạn có thể xuất các tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện cho cơ sở dữ liệu của mình, cùng với hoặc không cùng với dữ liệu nghiệp vụ. Định dạng tệp .bcmx chỉ được sử dụng cho các tùy chỉnh.

Bài viết này mô tả các tùy chọn mà bạn có khi xuất dữ liệu nghiệp vụ của mình và đề cập ngắn gọn về một số lý do khiến bạn có thể muốn thực hiện điều này.

Bạn muốn làm gì?

Hiểu về việc xuất dữ liệu

Xuất dữ liệu của bạn

Điều gì xảy ra khi bạn xuất các tùy chỉnh?

Xuất các mục sản phẩm và dịch vụ

Xuất báo cáo sang Excel để phân tích sâu hơn

Hiểu về việc xuất dữ liệu

Quy trình xuất trong Business Contact Manager cho Outlook sẽ tạo ra một bản sao của các dữ liệu được chọn từ Cơ sở dữ liệu Trình quản lý Liên hệ Công việc hiện tại của bạn và lưu vào một tệp mà sau này bạn có thể nhập vào cơ sở dữ liệu khác. Không có dữ liệu nào bị loại bỏ khỏi cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn do việc xuất. Giới hạn dữ liệu mà bạn xuất bằng cách lọc chúng, hoặc xuất tất cả các Tài khoản, Liên hệ Công việc, mục lịch sử liên lạc, và danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Bạn có thể xuất dữ liệu nghiệp vụ của mình sang một trong những định dạng tệp sau đây:

  • Dữ liệu Business Contact Manager (.bcm). Định dạng này có thể bao gồm tất cả các dữ liệu nghiệp vụ của bạn chẳng hạn như Tài khoản, Liên hệ Công việc, Cơ hội, Dự án Kinh doanh và lịch sử liên lạc của chúng. Định dạng này cũng bao gồm các mục sản phẩm và dịch vụ cũng như toàn bộ các tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện. Định dạng .bcm là tùy chọn duy nhất có thể xuất cả Tài khoản lẫn Liên hệ Công việc, cũng như tất cả các tùy chỉnh của bạn. Bạn có thể xuất dữ liệu sang định dạng tệp .bcm nếu bạn muốn sử dụng thông tin này trên máy tính khác đang chạy Business Contact Manager cho Outlook.

  • Tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx). Loại tệp này bao gồm các trường do người dùng xác định, biểu mẫu tùy chỉnh (hoặc loại bản ghi), bố trí và báo cáo. Sử dụng định dạng này nếu bạn chỉ muốn xuất các tùy chỉnh mà mình đã thực hiện trong Business Contact Manager cho Outlook. Không có dữ liệu nghiệp vụ nào của bạn được xuất. Bạn có thể chọn định dạng tệp này để lưu trữ một bố trí duy nhất mà nhân viên mới có thể sử dụng để nhanh chóng cấu hình hệ thống của họ.

  • Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv). Tuỳ chọn xuất này tạo ra một tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (tệp .csv) lưu trữ dữ liệu được xuất. Nhiều chương trình có thể đọc tệp .csv, bao gồm Microsoft Excel. Bạn có thể chọn định dạng tệp này nếu chỉ muốn xuất dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook của mình mà không có các tùy chỉnh, hoặc nếu bạn muốn xem dữ liệu trong chương trình khác mà có thể đọc tệp .csv.

    Tuy nhiên, có các giới hạn đối với định dạng .csv. Ví dụ, bạn chỉ có thể xuất một loại bản ghi, Tài khoản và bản ghi dựa trên Tài khoản hoặc Liên hệ Công việc và bản ghi dựa trên Liên hệ Công việc nếu bạn chọn định dạng tệp này. Ngoài ra, bạn không thể xuất mục lịch sử liên lạc sang tệp .csv.

Đầu Trang

Xuất dữ liệu của bạn

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager, rồi bấm nút Nhập và Xuất.

  3. Bấm Xuất ra Tệp.

  4. Bấm vào định dạng tệp mà bạn muốn xuất dữ liệu sang, rồi bấm Tiếp. Làm theo hướng dẫn bên dưới cho định dạng tệp bạn đã chọn.

    Lưu ý:  Trong Windows 7 và Windows Vista, vị trí mặc định cho tệp xuất là thư mục Tài liệu. Trong Microsoft Windows XP, vị trí mặc định là thư mục Tài liệu của Tôi. Bấm Duyệt nếu bạn muốn thay đổi vị trí.

Dữ liệu Business Contact Manager (.bcm)    

  1. Trong hộp Tệp cần xuất, nhập vị trí và tên cho tệp mà bạn sẽ tạo trong quy trình xuất.

  2. Chọn loại bản ghi mà bạn muốn xuất:

    • Tài khoản và loại bản ghi dựa trên Tài khoản. Bao gồm Tài khoản và mọi bản ghi dựa trên loại bản ghi Tài khoản, chẳng hạn như Cửa hàng.

    • Liên hệ Công việc và loại bản ghi dựa trên Liên hệ Công việc. Bao gồm Liên hệ Công việc và mọi bản ghi dựa trên loại bản ghi Liên hệ Công việc, chẳng hạn như Đầu mối.

  3. Nếu bạn muốn bộ lọc liệt kê các bản ghi sẽ được xuất, hãy bấm Bộ lọc. Để biết thông tin về cách lọc bản ghi, hãy xem Lọc bản ghi trong Business Contact Manager.

  4. Trong phần Bao gồm trên trang Chọn vị trí tệp và tùy chọn xuất, hãy bấm vào các tùy chọn mà bạn muốn:

    • Tất cả các mục lịch sử. Bao gồm toàn bộ lịch sử liên lạc của những bản ghi được chọn, chẳng hạn như Cơ hội, nhật ký điện thoại, cuộc hẹn, Dự án Kinh doanh, tệp và thông điệp email.

    • Ngoại trừ thông điệp email. Loại trừ thông điệp email khỏi các mục lịch sử liên lạc cho những bản ghi được chọn.

    • Sản phẩm. Bao gồm tất cả các mục sản phẩm và dịch vụ trong cơ sở dữ liệu của bạn.

      Mẹo: Nếu một mục sản phẩm hoặc dịch vụ đã được thêm vào một Cơ hội và nếu bản ghi Cơ hội đó đã được nối kết đến một Tài khoản hoặc Liên hệ Công việc, thì mục sản phẩm hoặc dịch vụ đó sẽ được bao gồm trong bản ghi được xuất. Sử dụng hộp kiểm này nếu bạn muốn đảm bảo rằng bạn xuất toàn bộ danh sách sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp mình.

  5. Bấm Xuất, sau đó bấm khi được nhắc.

  6. Nếu lỗi xảy ra, bạn có thể bấm Xem Nhật ký để xem lại các lỗi. Nếu không, hãy bấm Hoàn tất.

    Mẹo: Bạn cũng có thể xuất bản ghi sang định dạng tệp .bcm từ không gian làm việc. Bấm vào tab liệt kê các bản ghi mà bạn muốn xuất, bấm chuột phải vào một hoặc một số bản ghi, rồi bấm Xuất. Hoàn thành trình hướng dẫn Xuất Dữ liệu Nghiệp vụ.

Tuỳ chỉnh Business Contact Manager (.bcmx)    

  1. Nhập vị trí và tên cho tệp mà bạn sẽ tạo trong quy trình xuất.

  2. Bấm Xuất, sau đó bấm khi được nhắc.

  3. Bấm Hoàn tất.

    Để biết thêm thông tin về cách nhập các tùy chỉnh trong tệp .bcmx, hãy xem Nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager

Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv)    

  1. Nhập vị trí và tên cho tệp mà bạn sẽ tạo trong quy trình xuất.

  2. Bấm vào một trong các tùy chọn sau đây:

    • Liên hệ Công việc và các loại con. Bao gồm Liên hệ Công việc và mọi bản ghi dựa trên loại bản ghi Liên hệ Công việc, chẳng hạn như Đầu mối.

    • Tài khoản và các loại con. Bao gồm Tài khoản và mọi bản ghi dựa trên loại bản ghi Tài khoản.

  3. Nếu bạn muốn lọc các bản ghi sẽ được xuất, hãy bấm Bộ lọc. Để biết thông tin về cách lọc bản ghi, hãy xem Lọc bản ghi trong Business Contact Manager.

  4. Bấm Tiếp, rồi bấm khi được nhắc để xuất tệp .csv.

  5. Bấm Hoàn tất để đóng trình hướng dẫn.

Lưu ý: 

  • Bấm Xem Nhật ký để biết các lỗi hoặc ngoại lệ cụ thể. Nếu những thông báo này bao gồm các vấn đề cần được xử lý, hãy khắc phục chúng trong tệp mà bạn đang tìm cách xuất, rồi thử xuất lại dữ liệu của bạn.

  • Không khuyến khích xuất dữ liệu nghiệp vụ sang hoặc từ các vùng khác nhau trên thế giới do không thể chuyển đổi một số cấu trúc và loại dữ liệu.

Đầu Trang

Điều gì xảy ra khi bạn xuất các tuỳ chỉnh?

Tất cả các báo cáo, bố trí biểu mẫu, loại bản ghi và trường do người dùng xác định tuỳ chỉnh mà bạn đã tạo trong Business Contact Manager cho Outlooksẽ được lưu vào một tệp .bcmx nếu bạn chọn xuất tùy chỉnh.

Hầu hết các tùy chỉnh sẽ ghi đè lên bất kỳ thiết đặt nào hiện có trong cơ sở dữ liệu đích, nhưng có một số ngoại lệ. Để biết thông tin về ảnh hưởng của việc nhập tùy chỉnh đối với cơ sở dữ liệu của bạn, hãy xem Nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager.

Đầu Trang

Xuất các mục sản phẩm và dịch vụ

Bạn có thể xuất thông tin mục sản phẩm và dịch vụ cùng với các bản ghi khác, nhưng bạn không thể xuất riêng danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ.

Nếu bạn chỉ muốn xuất dữ liệu này, bạn phải tạo một tệp .csv cho các mục sản phẩm và dịch vụ của mình. Tệp này phải được định dạng với ít nhất ba cột, theo thứ tự:

  • Tên Sản phẩm hoặc Dịch vụ

  • Mô tả

  • Đơn Giá

Bạn cũng có thể bao gồm cột Số lượng và Chi phí Đơn vị, nhưng các cột này không bắt buộc.

Đầu Trang

Xuất báo cáo sang Excel để phân tích sâu hơn

Bạn có thể xuất dữ liệu trực tiếp từ bất kỳ báo cáo nào sang bảng tính Excel để phân tích sâu hơn, lưu giữ hồ sơ hoặc lưu trữ. Với Business Contact Manager cho Outlook, bạn có thể tạo và tùy chỉnh báo cáo về doanh thu, sản phẩm và dịch vụ, Tài khoản, Liên hệ Công việc, Đầu mối, Cơ hội, Dự án Kinh doanh, Nhiệm vụ Dự án và hoạt động tiếp thị.

  1. Trong ngăn Dẫn hướng, bấm Business Contact Manager.

  2. Trên Ribbon, bấm tab Báo cáo.

  3. Bấm vào một trong các loại báo cáo sau đây, rồi bấm vào báo cáo mà bạn muốn mở.

    • Tài khoản

    • Liên hệ Công việc

    • Đầu mối

    • Cơ hội

    • Khách hàng Hàng đầu

    • Sản phẩm Hàng đầu

    • Người giới thiệu Hàng đầu

    • Khách hàng Tiềm tàng

    • Tiếp thị

    • Dự án Kinh doanh

    • Tác vụ dự án

      Để biết thông tin về cách sửa đổi báo cáo, hãy xem sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager.

  4. Trong nhóm Hành động, hãy bấm Xuất sang Excel. Báo cáo mở ra trong Excel.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×