Xóa một hoặc nhiều bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu

Việc xóa dữ liệu không chính xác hoặc dữ liệu cũ có thể giúp cơ sở dữ liệu Access của bạn nhanh hơn và dễ sử dụng hơn. Ví dụ: nếu bạn di chuyển dữ liệu từ lịch hoặc quý tài chính trước đó đến một tập hợp các bảng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khác, bạn có thể giảm kích cỡ cơ sở dữ liệu đang hoạt động của mình và giúp cơ sở dữ liệu đó chạy nhanh hơn. Nếu bạn loại bỏ dữ liệu trùng lặp hoặc không chính xác, bạn có thể giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Bài viết này giải thích cách xóa dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu Access. Bài viết cũng giải thích cách xóa dữ liệu khỏi các trường riêng lẻ — quy trình khá đơn giản và cách xóa toàn bộ bản ghi — quy trình có thể phức tạp hơn nhiều.

Ghi chú: Để tìm hiểu và sử dụng thông tin trong bài viết này, trước hết, bạn phải tìm hiểu khái niệm về các khóa chính và khóa ngoại. Để xem thông tin giới thiệu về khóa chính và khóa ngoại, hãy xem bài viết Những điều cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này

Giới thiệu về việc xóa dữ liệu

Xóa dữ liệu trong một trường

Xóa dữ liệu trong danh sách

Xóa các bản ghi không liên quan khỏi cơ sở dữ liệu

Xóa các bản ghi liên quan khỏi cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn xóa

Giới thiệu về xóa dữ liệu

Access cung cấp một vài loại hoặc mức độ xóa dữ liệu. Bạn có thể xóa dữ liệu từ các điểm dữ liệu riêng lẻ của bản ghi, bạn có thể xóa toàn bộ bản ghi của một bảng và bạn cũng có thể xóa toàn bộ các bảng.

Bạn xóa các giá trị riêng lẻ khi muốn để trống một số hoặc tất cả các điểm dữ liệu trong một bản ghi nhưng vẫn để lại chính bản ghi đó (hàng) tại vị trí trong bảng. Xóa một giá trị dữ liệu khá dễ dàng — bạn chọn một phần hoặc toàn bộ dữ liệu trong trường, rồi nhấn DELETE.

Khi bạn xóa toàn bộ bản ghi, bạn sẽ loại bỏ tất cả dữ liệu trong mỗi trường, cũng như giá trị chính khiến bản ghi trở thành duy nhất. Tiến trình này sẽ loại bỏ toàn bộ hàng khỏi bảng. Bạn có thể xóa các bản ghi riêng lẻ theo cách thủ công hoặc bạn có thể tạo các truy vấn xóa để loại bỏ số lượng lớn các bản ghi cùng lúc.

Nếu các bản ghi bạn muốn xóa không liên quan đến bất kỳ dữ liệu nào khác trong cơ sở dữ liệu, quy trình xóa sẽ khá đơn giản. Bạn có thể chọn toàn bộ hàng rồi nhấn DELETE hoặc bạn có thể tạo và chạy truy vấn xóa. Tuy nhiên, nếu các bản ghi bị xóa liên quan đến dữ liệu khác và nếu chúng nằm trên "một" phía trong mối quan hệ một-nhiều, bạn phải thực hiện một số bước bổ sung — vì theo mặc định, Access không cho phép bạn xóa dữ liệu liên quan. Ngoài ra, hãy nhớ rằng sau khi xóa toàn bộ bản ghi, bạn sẽ không thể hoàn tác việc xóa đó. Do đó, bạn phải luôn sao lưu cơ sở dữ liệu của mình trước khi xóa dữ liệu.

Xóa toàn bộ các bảng không phức tạp như quy trình xóa dữ liệu khỏi các trường hoặc xóa toàn bộ bản ghi nhưng hãy nhớ rằng khi bạn xóa toàn bộ bảng, bạn có thể làm hỏng chức năng của một số — và có thể tất cả — cơ sở dữ liệu nếu bạn xóa bảng không đúng cách. Ngoài ra, bạn sẽ vĩnh viễn mất tất cả dữ liệu trong bảng đã xóa. Vì những lý do đó, bạn phải luôn sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi xóa bảng.

Cuối cùng, bạn có thể xóa dữ liệu nhanh hơn và với độ chính xác cao hơn nếu bạn hiểu rõ thiết kế cơ sở dữ liệu có quan hệ. Nếu bạn mới tìm hiểu về Access hoặc cơ sở dữ liệu có quan hệ nói chung, hãy xem mục Những điều cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các thủ tục ở mục sau đây giải thích cách xóa dữ liệu từ các trường riêng lẻ, cách xóa toàn bộ bản ghi và cách xóa toàn bộ bảng. Mỗi mục sẽ cung cấp thông tin cơ bản mà bạn cần để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định.

Xóa dữ liệu trong một trường

Bạn có thể xóa dữ liệu trong các trường riêng lẻ khi bạn đang mở các bảng hoặc các truy vấn ở dạng xem Biểu dữ liệu Ảnh Nút và khi bạn đang mở các biểu mẫu mục nhập dữ liệu ở dạng xem Biểu mẫu Ảnh nút và Bố trí Ảnh nút .

Xóa dữ liệu khỏi một biểu dữ liệu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng hoặc truy vấn bạn muốn sử dụng. Thao tác này sẽ mở bảng hoặc truy vấn ở dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Chọn dữ liệu bạn muốn xóa.

    Bạn có thể tô sáng một phần hay toàn bộ dữ liệu hoặc chỉ đặt con trỏ trong trường.

  3. Nếu bạn chọn tất cả dữ liệu trong trường, hãy nhấn DELETE.

    -hoặc-

    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Xóa.

    -hoặc-

    Nếu bạn đặt con trỏ trong trường, hãy nhấn phím DELETE hoặc phím BACKSPACE (xóa lùi) khi cần.

Xóa dữ liệu khỏi biểu mẫu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào biểu mẫu bạn muốn sử dụng. Thao tác này mở biểu mẫu ở dạng xem Biểu mẫu.

    -hoặc-

    Trong Ngăn Dẫn hướng, chọn biểu mẫu mà bạn muốn sử dụng và trên tab Trang đầu, trong nhóm Dạng xem, bấm vào Xem, rồi bấm vào Dạng xem Bố trí.

  2. Chọn dữ liệu bạn muốn xóa.

    Bạn có thể tô sáng một phần hay toàn bộ dữ liệu hoặc chỉ đặt con trỏ trong trường.

  3. Nếu bạn chọn tất cả dữ liệu trong trường, hãy nhấn DELETE.

    -hoặc-

    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Xóa.

    -hoặc-

    Nếu bạn đặt con trỏ trong trường, hãy nhấn phím DELETE hoặc phím BACKSPACE (xóa lùi) khi cần.

    Ghi chú: Access có thể hiển thị thông báo lỗi và ngăn không cho bạn xóa dữ liệu. Một vài yếu tố có thể ngừng việc xóa:

    • Theo chủ đích, bạn không thể xóa dữ liệu khỏi một số kiểu truy vấn    Ví dụ: bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu do một truy vấn chéo bảng trả về, đồng thời cũng không thể chỉnh sửa hoặc loại bỏ các trường được tính toán — các giá trị mà một công thức tính được khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu của mình nhưng công thức đó không nằm trong bảng. Nếu biểu mẫu của bạn dựa trên một truy vấn không thể xóa dữ liệu, bạn sẽ không thể xóa dữ liệu khỏi biểu mẫu đó.

    • Bạn không có những quyền cần thiết để xóa dữ liệu     Hãy liên hệ với người quản trị hệ thống hoặc người thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn.

    • Trường không chấp nhận giá trị trống hoặc giá trị null     Nếu bạn có những quyền cần thiết, hãy mở bảng ở cửa sổ Thiết kế, rồi thay đổi thuộc tính bảng Bắt buộc từ thành Không.

    • Bạn đang tìm cách xóa thông tin khỏi một danh sách     Trong biểu dữ liệu cho biểu mẫu, bạn luôn có thể thấy một danh sách vì Access đặt mũi tên xuống ở một đầu, như thế này: Danh sách tra cứu trống . Để biết thông tin về việc xóa các giá trị trong một danh sách, hãy xem mục tiếp theo trong bài viết này.

Đầu Trang

Xóa dữ liệu trong danh sách

Bạn có thể xóa dữ liệu khỏi hai kiểu danh sách: danh sách giá trị và danh sách tra cứu. Danh sách giá trị hiển thị tập hợp giá trị được xác định trước — các giá trị mà bạn hoặc người thiết kế cơ sở dữ liệu nhập thủ công. Ngược lại, danh sách tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất giá trị từ một bảng hoặc truy vấn khác, rồi những giá trị được trả về đó sẽ được điền vào danh sách.

Các mục trong danh sách giá trị nằm trên cùng một bảng như các giá trị khác trong một bản ghi. Ngược lại, dữ liệu trong danh sách tra cứu nằm trên một hoặc nhiều bảng khác. Để loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách giá trị, bạn mở bảng và chỉnh sửa các mục.

Việc loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách tra cứu cần thêm các bước bổ sung và những bước đó sẽ thay đổi tùy theo việc truy vấn cho danh sách tra cứu sẽ lấy dữ liệu ra khỏi bảng hay truy vấn khác. Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một bảng, bạn phải xác định bảng đó và trường có chứa dữ liệu xuất hiện trong danh sách đó. Sau đó, bạn mở bảng nguồn rồi chỉnh sửa dữ liệu trong trường đó.

Nếu truy vấn cho danh sách tra cứu được căn cứ trên một truy vấn khác, bạn phải mở truy vấn thứ hai đó, tìm bảng nguồn và trường nơi truy vấn thứ hai lấy dữ liệu rồi thay đổi các giá trị trong bảng đó.

Các quy trình sau đây sẽ giải thích cách xóa dữ liệu trong cả danh sách giá trị và danh sách tra cứu.

Loại bỏ dữ liệu khỏi một danh sách giá trị

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào bảng bạn muốn thay đổi rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường bảng có chứa danh sách giá trị.

  3. Trong mục dưới của lưới, bấm vào tab Tra cứu, rồi xác định vị trí của thuộc tính Nguồn Hàng.

    Mặc định, dấu ngoặc kép bao quanh các mục trong danh sách giá trị và dấu chấm phẩy phân tách từng mục: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Nếu cần, hãy loại bỏ các mục khỏi danh sách này. Đừng quên xóa dấu ngoặc kép bao quanh mỗi mục đã xóa. Ngoài ra, không để dấu chấm phẩy ở đầu, không để các cặp dấu chấm phẩy đi liền nhau (;;) và nếu bạn loại bỏ mục cuối cùng trong danh sách, hãy xóa dấu chấm phẩy cuối cùng.

    Ghi chú: Nếu bạn xóa một mục khỏi danh sách giá trị và các bản ghi trong bảng đã sử dụng mục được xóa đó, mục được xóa vẫn là một phần của bản ghi cho đến khi bạn thay đổi mục đó. Ví dụ: giả sử công ty của bạn có một nhà kho tại Thành phố A nhưng sau đó bán tòa nhà đó. Nếu bạn loại bỏ "Thành phố A" khỏi danh sách các nhà kho, bạn sẽ vẫn nhìn thấy "Thành phố A" trong bảng của mình cho đến khi thay đổi những giá trị đó.

Loại bỏ dữ liệu khỏi danh sách tra cứu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào bảng bạn muốn thay đổi rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Trong mục trên của lưới thiết kế, chọn trường tra cứu.

  3. Trong mục dưới của lưới thiết kế, bấm vào tab Tra cứu, sau đó xác định vị trí của thuộc tính Loại Nguồn HàngNguồn Hàng.

    Thuộc tính Loại Nguồn Hàng sẽ hiển thị Bảng/Truy vấn và thuộc tính Nguồn Hàng phải chứa một truy vấn tham chiếu đến một bảng hoặc một truy vấn khác.

    Ghi chú: Truy vấn cho trường tra cứu luôn bắt đầu với từ SELECT.

    Thông thường (nhưng không phải luôn luôn), một truy vấn chọn sẽ sử dụng cú pháp cơ bản này: SELECT [tên_bảng_hoặc_truy_vấn].[tên_trường] FROM [tên_bảng_hoặc_truy_vấn].

    Trong trường hợp này, truy vấn có chứa hai mệnh đề (SELECT và FROM). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu đến một bảng và đến một trường trong bảng đó; ngược lại, mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu đến bảng. Một điểm cần ghi nhớ: Mệnh đề FROM sẽ luôn cho bạn biết tên của bảng hoặc truy vấn nguồn. Mệnh đề SELECT có thể không phải lúc nào cũng chứa tên của bảng hoặc truy vấn, mặc dù chúng luôn chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả các mệnh đề FROM phải tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một truy vấn khác, hãy bấm vào nút Xây dựng (trên tab Dữ liệu của trang thuộc tính, bấm vào Nút Trình Tạo tiếp theo) để mở truy vấn đó ở cửa sổ Thiết kế. Lưu ý rằng tên của bảng sẽ xuất hiện ở mục trên của trình thiết kế truy vấn, rồi tiếp tục đến bước 5.

    • Nếu truy vấn trong trường Tra cứu tham chiếu đến một bảng, hãy lưu ý tên bảng, rồi tiếp tục đến bước 5.

  5. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào bảng nguồn để mở bảng nguồn ở dạng xem Biểu dữ liệu.

  6. Xác định vị trí trường có chứa dữ liệu được sử dụng trong danh sách tra cứu, rồi chỉnh sửa dữ liệu đó khi cần.

Đầu Trang

Xóa các bản ghi không liên quan khỏi cơ sở dữ liệu

Khi bạn xóa toàn bộ bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu, bạn sẽ xóa dữ liệu trong mỗi trường và bạn cũng xóa cả giá trị chính — giá trị giúp bản ghi trở thành duy nhất. Nếu bản ghi không liên quan đến bất kỳ bản ghi nào khác (tức là, nếu giá trị chính không nằm trong bất kỳ bản ghi hoặc bảng nào khác thuộc cơ sở dữ liệu), bạn có thể xóa bản ghi đó bằng cách chọn bản ghi, rồi nhấn DELETE. Nếu bạn muốn xóa một lượng lớn các bản ghi không liên quan — nhiều hơn so với việc bạn muốn xóa theo cách thủ công — bạn có thể dùng một truy vấn xóa để loại bỏ các bản ghi đó. Các quy trình ở mục sau đây sẽ giải thích cách thực hiện cả hai tác vụ này.

Xóa bản ghi không liên quan theo cách thủ công

  1. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, mở bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn xóa.

  2. Xác định vị trí bản ghi (hàng) bạn muốn xóa, rồi bấm vào nút Chọn Tất cả — hình vuông ở phần cuối bên trái hoặc bên phải của bản ghi. Bạn có thể chọn các hàng riêng lẻ hoặc bấm và kéo để chọn tập hợp các hàng cạnh nhau hoặc nhấn CTRL và bấm vào nút chuột để chọn nhiều hàng không cạnh nhau.

    Access đặt một đường viền xung quanh toàn bộ bản ghi (toàn bộ hàng) hoặc khối bản ghi được chọn.

  3. Nhấn DELETE.

    -hoặc-

    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Xóa.

    -hoặc-

    Bấm chuột phải vào nút Chọn Tất cả và bấm vào Xóa Bản ghi.

    Nếu bạn không thể bấm vào nút Chọn Tất cả, hãy đặt con trỏ trong một trường ở bản ghi. Sau đó, trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Xóa, rồi bấm vào Xóa Bản ghi.

    Ghi chú: Tại thời điểm này, Access có thể hiển thị thông báo lỗi cho biết rằng bạn không thể xóa bản ghi vì bản ghi đó liên quan đến dữ liệu khác. Nếu bạn thấy thông báo như vậy, hãy bấm vào OK, rồi đi đến Xóa bản ghi liên quan khỏi cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn xóa, ở phần sau trong bài viết này.

  4. Khi Access nhắc bạn xác nhận việc xóa, hãy bấm vào .

Xóa bản ghi không liên quan bằng cách sử dụng truy vấn xóa

Khi bạn sử dụng truy vấn xóa để loại bỏ dữ liệu, bạn hãy làm theo quy trình tương tự cho cả bản ghi không liên quan và liên quan — trước tiên, bạn tạo một truy vấn chọn, rồi đảm bảo rằng truy vấn đó chỉ trả về những bản ghi bạn muốn xóa, cuối cùng hãy chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn xóa. Thông tin và các bước cơ bản trong mục tiếp theo sẽ giải thích cách xóa các bản ghi không liên quan.

Xóa các bản ghi liên quan khỏi cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn xóa

Quy trình xóa các bản ghi liên quan thực hiện theo các bước sau.

  • Lập kế hoạch xóa. Đảm bảo rằng bạn có các quyền cần thiết để xóa dữ liệu, đảm bảo rằng tất cả người dùng khác đã đóng mọi đối tượng sử dụng các bảng bị ảnh hưởng, rồi sao lưu cơ sở dữ liệu.

  • Thay đổi mối quan hệ giữa các bảng liên quan đến thao tác xóa. Cụ thể, bạn bật các tùy chọn Tính toàn vẹn Tham chiếuXếp tầng Xóa các Bản ghi Liên quan. Thao tác này cho phép việc xóa của bạn xếp tầng thông qua tất cả những bảng bị ảnh hưởng, rồi loại bỏ toàn bộ dữ liệu liên quan.

  • Tạo một truy vấn chọn, rồi thêm tiêu chí cần thiết cho đến khi truy vấn trả về tập hợp bản ghi chính xác.

  • Chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn xóa, rồi sử dụng truy vấn xóa để xóa dữ liệu.

Hãy xem mục Tạo và chạy truy vấn xóa để được giải thích đầy đủ về quy trình này.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×