Xác định tra cứu dòng công việc

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Tra cứu trao quyền cho dòng công việc của bạn để hiển thị dữ liệu động. Khi một dòng công việc chạy, tra cứu trong dòng công việc đó có thể truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như danh sách, thư viện và dữ liệu dòng công việc. Tra cứu cũng có thể tạo một trải nghiệm người dùng cuối tùy chỉnh cho những người dùng site.

Bài viết này cung cấp một số thông tin khái quát về tra cứu và giải thích cách xác định tra cứu dòng công việc. Cũng tìm thấy một số mẹo về làm việc với tra cứu và vẫn đảm bảo rằng tra cứu duy nhất.

Trong bài viết này

Về gắn kết dữ liệu và tra cứu

Về cách sử dụng tra cứu để tạo một trải nghiệm người dùng cuối tùy chỉnh

Tại sao là ID hữu ích không?

Tra cứu hoạt động như thế nào?

Tìm một giá trị trong mục hiện tại

Tìm một giá trị trong dữ liệu dòng công việc

Tìm một giá trị trong một danh sách hoặc thư viện bằng cách chỉ định một trường và giá trị làm một tiêu chí bộ lọc

Mẹo để đảm bảo giá trị tra cứu duy nhất

Những điều cần biết về các tra cứu

Về gắn kết dữ liệu và tra cứu

Những điều làm cho tra cứu dòng công việc có thể là dữ liệu đóng quyển, một tính năng trong công nghệ Microsoft ASP.NET thừa hưởng trong Office SharePoint Designer 2007. Gắn kết dữ liệu cho phép các nối kết dữ liệu trong các nguồn dữ liệu khác nhau trong một cơ sở dữ liệu. Trong Office SharePoint Designer 2007, gắn kết dữ liệu trong dòng công việc cho phép bạn truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu chẳng hạn như danh sách, thư viện và dữ liệu dòng công việc chẳng hạn như biến và tham số khởi tạo. Dòng công việc tra cứu truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu tại thời gian chạy dòng công việc và có thể sử dụng lấy dữ liệu để thực hiện một số hành động dòng công việc khác. Tra cứu tạo kết nối giữa nguồn dữ liệu và dòng công việc.

Bạn có thể chèn một tra cứu đến mục hiện tại, dữ liệu dòng công việc, và các danh sách SharePoint và thư viện.

Bạn có thể chèn tra cứu...

Mô tả

Mục hiện tại

Tham chiếu tới mục bắt đầu phiên bản hiện tại của dòng công việc. Chọn tùy chọn này cho phép bạn chọn một giá trị từ dòng công việc hiện đang chạy trên mục.

Dữ liệu dòng công việc

Tham chiếu tới một biến dòng công việc là một phần của mẫu dòng công việc, hiện tại. Chọn tùy chọn này cho phép bạn dùng biến dòng công việc và tham số khởi tạo trong dòng công việc hiện tại.

Danh sách và thư viện khác

Bạn cũng có thể truy xuất dữ liệu từ các danh sách và thư viện trong site SharePoint hiện tại.

Đầu Trang

Về cách sử dụng tra cứu để tạo một trải nghiệm người dùng cuối tùy chỉnh

Tra cứu cũng có thể cung cấp trải nghiệm người dùng cuối tùy chỉnh cho người dùng trang. Ví dụ, giả sử rằng bạn là một tác giả nội dung người gửi tài liệu vào thư viện tài liệu chia sẻ trong site nhóm của bạn. Bạn muốn dòng công việc để gửi một thông điệp email tự động thông báo cho người xem lại thích hợp mỗi lần một tài liệu được tải lên. Bằng cách tra cứu vào thông điệp email trong dòng công việc, bạn có thể tạo một trải nghiệm người dùng cuối tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là rằng bất cứ khi nào một tài liệu được tải lên, dòng công việc sẽ gửi một email tự động cho người xem lại phù hợp với tên của tài liệu trong phần nội dung email.

Hình minh họa sau đây làm nổi bật một số phần trăm trong thông điệp email mà có thể được sử dụng tra cứu.

Thông điệp email tô sáng các vùng có để chèn tra cứu

Sau khi thay thế các vùng được tô sáng với tra cứu, thông điệp email bây giờ sẽ trông như thế này.

Thông điệp email với các tra cứu

Lưu ý cách tra cứu mục Hiển thị trong phần nội dung email. Sau khi bạn đã xác định tra cứu, nó được hiển thị trong định dạng [%nguồn dữ liệu:tên trường%] ở nơi mà bạn đã nhập vào tra cứu. Vì vậy nếu bạn đã xác định tra cứu trong đó nguồn dữ liệu là Chia sẻ Philipts và trường mà bạn muốn truy xuất giá trị là tên người xem lại, mục nhập tra cứu sẽ hiển thị dưới dạng [% chia sẻ tài liệu: người xem lại tên %].

Ghi chú: Mục nhập tra cứu không hiển thị dấu ngoặc vuông [] và biểu tượng phần trăm % trên các để:, CC:, và dòng tiêu đề của thông điệp email.

Khi tài liệu được tải lên thư viện tài liệu chia sẻ, người xem lại sẽ nhận được một email tự động bao gồm tên của tài liệu được tải lên. Khi dòng công việc chạy, các tra cứu truy xuất dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau, và dữ liệu đó sẽ xuất hiện trong thông điệp email.

Thông điệp email tô sáng các vùng có để chèn tra cứu

Đầu Trang

Tại sao là ID hữu ích không?

Bạn có thể nghĩ về SharePoint danh sách hoặc thư viện dưới dạng bảng. Mỗi bảng được bao gồm các hàng và cột.

Tra cứu dòng công việc để truy xuất giá trị cụ thể từ một danh sách, bạn cần xác định trường (nghĩa là cột) và mục (nghĩa là hàng).

Tra cứu dòng công việc có thể truy xuất giá trị từ bất kỳ danh sách hoặc thư viện trong site hiện tại, nhưng nó cần thông tin này mỗi lần: nào trường (cột) và mục nào (hàng).

Danh sách Nhiệm vụ

Nếu bạn đã quen thuộc với cơ sở dữ liệu quan hệ, chẳng hạn như Office Access 2007 hoặc Microsoft SQL Server, nó có thể hữu ích nếu bạn nghĩ về từng danh sách và thư viện trong site dưới dạng bảng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu.

Mỗi danh sách và thư viện có một cột ID hoạt động như khóa chính. Trong cơ sở dữ liệu, một khóa chính là một trường (hoặc tập hợp trường) trong một bảng có cung cấp một mã định danh duy nhất cho mỗi hàng.

Cột ID đáp ứng tất cả các tiêu chí cho một khóa chính tốt bởi vì nó:

  • Nhận dạng duy nhất mỗi hàng.

  • Không bị bỏ trống hoặc null.

  • Không bao giờ thay đổi.

Bạn có thể nhìn thấy cột ID bằng cách thêm nó vào bất kỳ dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Cột ID xuất hiện trong nhiều danh sách SharePoint khác nhau

Vì ID khóa chính cho bất kỳ danh sách hoặc thư viện, nó đặc biệt hữu ích trong dòng công việc tra cứu để xác định một cụ thể mục (hoặc hàng), như minh họa trong ví dụ sau này.

Đầu Trang

Tra cứu hoạt động như thế nào?

Như đã nêu trong phần trước đó, nếu bạn đã quen thuộc với cơ sở dữ liệu quan hệ, nó sẽ hữu ích nếu bạn nghĩ về từng danh sách và thư viện trong site dưới dạng bảng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu.

Thực tế, dữ liệu trong danh sách và thư viện được lưu trữ trong các bảng trong SQL Server. (Trong khi nó không phải là kỹ thuật đúng mỗi danh sách và thư viện tương ứng với một bảng riêng biệt trong cơ sở dữ liệu, mô hình tinh thần này rất hữu ích khi nó đi kèm với dòng công việc tra cứu.)

Nếu bạn đã quen thuộc với cơ sở dữ liệu quan hệ, xác định tra cứu rất giống truy vấn cơ sở dữ liệu — ví dụ, giả sử bạn có tra cứu sau đây.

Tra cứu mẫu

Tra cứu này cho biết, "Từ danh sách nhiệm vụ , hãy chọn giá trị của trường Status nơi ID của mục nhiệm vụ khớp với ID được lưu trữ trong biến số ID mục nhiệm vụ cho phiên bản này của dòng công việc."

Bạn có thể đọc tra cứu trước đó như truy vấn SQL sau đây. Truy vấn SQL dùng từ khóa chọn để truy xuất dữ liệu từ một bảng đã xác định — hoặc, trong trường hợp này, cụ thể danh sách hoặc thư viện.

Ví dụ 1: Điểm tương tự giữa tra cứu và truy vấn SQL

— HOẶC —

Ví dụ 2: Điểm tương tự giữa tra cứu và truy vấn SQL

Đầu Trang

Tìm một giá trị trong mục hiện tại

Kiểu tra cứu, đặt cơ bản là nơi bạn tra cứu các giá trị của một trường trong mục hiện tại.

Tra cứu đến mục hiện tại

Tra cứu này cho biết, "Từ mục hiện tại, hãy chọn giá trị của trường Name ." Tra cứu này dễ dàng để làm do bạn chỉ cần để xác định trường (cột). Mục (hàng) được cố định như mục hiện tại. Nói cách khác, bạn sẽ chỉ có một hàng để lựa chọn. Lý do này, kiểu tra cứu này đôi khi gọi là "phẳng" tra cứu.

Tra cứu đến mục hiện tại truy xuất giá trị của cột mà bạn xác định

Đầu Trang

Tìm một giá trị trong dữ liệu dòng công việc

Như đã nêu trong phần trước, tra cứu một giá trị trong mục hiện tại luôn là tra cứu "phẳng" vì hàng được cố định như mục hiện tại — bạn chỉ cần xác định cột (hoặc trường).

Tương tự, tra cứu dữ liệu dòng công việc (nghĩa là dữ liệu được lưu trữ trong dòng công việc biến và tham số khởi tạo) cũng là một tra cứu phẳng vì mỗi biến có thể giữ chỉ là một giá trị duy nhất. Giá trị được lưu trữ trong một biến số có thể thay đổi từ một mẫu dòng công việc tiếp theo, và giá trị có thể thay đổi một số điểm trong khi dòng công việc — ví dụ, nếu dòng công việc sử dụng hành động Đặt biến dòng công việc để đặt biến số thành một giá trị khác nhau. Nhưng biến luôn chứa chỉ là một giá trị đơn lẻ, để tra cứu dữ liệu dòng công việc luôn là phẳng.

Tra cứu một biến dòng công việc tên là ID mục Nhiệm vụ

Bạn có thể nghĩ về dữ liệu dòng công việc dưới dạng nằm trên một vùng tạm có chứa một chuỗi các vị trí nơi dòng công việc viết và lưu trữ dữ liệu. Chuỗi vị trí này bao gồm đơn "hàng" vì mỗi vị trí (một biến số hoặc tham số) chứa chỉ là một giá trị duy nhất.

Các biến trong một dòng công việc nằm ở vị trí giống như vùng tạm

Sau khi hoàn tất các phiên bản này của dòng công việc, các giá trị viết trên vùng tạm được xóa và mẫu dòng công việc, tiếp theo sẽ tạo bộ đệm ẩn giá trị của chính nó.

Đầu Trang

Tìm một giá trị trong một danh sách hoặc thư viện bằng cách chỉ định một trường và giá trị làm một tiêu chí bộ lọc

Khi bạn muốn tìm kiếm một giá trị trong một mục bằng cách áp dụng tiêu chí bộ lọc danh sách nơi chứa mục hiện tại hoặc một danh sách khác nhau, hộp thoại tra cứu sẽ mở rộng.

Tra cứu đến giá trị trong danh sách khác

Nó bung rộng tại sao? Nửa trên cùng của hộp thoại xác định trường (cột) của giá trị mà bạn quan tâm. Tuy nhiên, vì bạn muốn áp dụng tiêu chí bộ lọc, bạn cũng cần phải xác định mục (hàng) của giá trị mà bạn quan tâm — và bạn xác định một hàng duy nhất bằng cách chọn một trường có giá trị có thể được dùng làm tiêu chí bộ lọc để lọc danh sách xuống đến một hàng. Ví dụ, tra cứu này cần biết mục (hàng) bạn muốn có giá trị từ. Nửa trên cùng của hộp thoại xác định cột; bây giờ bạn cần một hàng.

Trạng thái nhiệm vụ được tô sáng

Đầu Trang

Sử dụng một giá trị tĩnh làm tiêu chí bộ lọc

Càng cơ bản — và thường nhỏ hữu ích — kiểu tra cứu là nơi bạn nhập một giá trị tĩnh (được gọi là một chữ) để tìm các mục hoặc hàng mà bạn quan tâm. Ví dụ, tra cứu này sẽ đi đến danh sách nhiệm vụ và chọn giá trị của trường đề xuất từ mục nhiệm vụ đầu tiên nơi trường đề xuất bằng "Từ chối".

Ví dụ về một tra cứu truy xuất giá trị tĩnh

Khi bạn bấm OK, bạn thấy cảnh báo sau đây.

Hộp thoại cảnh báo cho biết giá trị do tra cứu truy xuất không phải là duy nhất

Điều này nghĩa là gì? Bạn có thể cho nhiều mục trong danh sách nhiệm vụ phải có một trường đề xuất bằng "Từ chối", như minh họa trong hình ảnh sau đây, để tra cứu sẽ tìm thấy nhiều mục thỏa mãn tiêu chí của nó. Trong trường hợp này, tra cứu chỉ cần truy xuất giá trị của trường đề xuất từ mục đầu tiên trong danh sách nhiệm vụ nơi đề xuất = Rđẩy, như minh họa ở đây.

Danh sách tô sáng giá trị đầu tiên mà sẽ được tra cứu truy xuất

Không có những tình huống mà bạn sẽ cần loại tra cứu, đặc biệt là khi bạn đang làm việc với danh sách tùy chỉnh. Để thực hiện xóa có ví dụ, giả sử bạn có một danh sách tùy chỉnh danh sách người quản lý khu vực cho mỗi khu vực địa lý, như minh họa ở đây.

Danh sách tùy chỉnh Quản lý Khu vực

Bây giờ, giả sử rằng nhóm của bạn nằm trong khu vực Northeast, do vậy đây là chỉ vùng bạn quan tâm. Bạn có một dòng công việc được đính kèm vào một danh sách khác (không khu vực quản lý) và bạn muốn dòng công việc để tìm kiếm trình quản lý cao cấp của khu vực Northeast từ danh sách người quản lý khu vực. Bằng cách lưu trữ những người trong danh sách tùy chỉnh và gặp dòng công việc tra cứu dữ liệu này, bạn hãy có thể có cho dòng công việc để luôn linh động truy xuất dữ liệu mới nhất, cùng với bạn không cần phải mở và sửa đổi dòng công việc bất kỳ lúc nào người quản lý trong khu vực của bạn thay đổi. Tra cứu của bạn cho mục đích này sẽ trông giống như thế này.

Tra cứu đến giá trị không duy nhất trong một danh sách tùy chỉnh

Khi bạn bấm OK, bạn sẽ thấy cảnh báo này.

Hộp thoại cảnh báo cho biết giá trị do tra cứu truy xuất không phải là duy nhất

Bạn nhận được cảnh báo này vì có hình có thể có nhiều hơn một mục trong danh sách này, giá trị của vùng đâu Northeast. Không giống như ID (xác định phiên bản cũ hơn là một khóa chính), giá trị Northeast là không nhất thiết phải là duy nhất vì bạn có thể thêm nhiều mục vào danh sách với giá trị này. Tuy nhiên, vì bạn sở hữu danh sách khu vực quản lý, bạn có thể một cách an toàn bỏ qua cảnh báo này vì bạn biết rằng không có một chỉ mục có giá trị khu vực bằng Northeast, vì vậy bạn biết rằng tra cứu của bạn là duy nhất.

Để đặt nó theo cách khác, trường mà bạn dùng tiêu chí bộ lọc hoạt động như phím cho danh sách đó. Khi bạn sử dụng một trường ID làm khóa, các giá trị có bằng cách định nghĩa duy nhất. Nhưng nếu bạn sử dụng một số trường khác làm khóa — chẳng hạn như khu vực trong ví dụ này — bạn được cảnh báo rằng các giá trị trong trường đó cần phải là duy nhất trong thứ tự cho trường đó là một khóa hữu ích và xác định một mục duy nhất.

Kịch bản phổ biến khác là để tra cứu một giá trị trong một mục cụ thể, được mô tả trong phần tiếp theo.

Đầu Trang

Sử dụng một biến dòng công việc làm tiêu chí bộ lọc

Bởi xa kiểu tra cứu, phổ biến nhất là nơi dòng công việc của bạn tạo một mục – ví dụ, bằng cách dùng hành động Thu thập dữ liệu từ một người dùng để tạo một mục nhiệm vụ, hoặc bằng cách dùng hành động Tạo khoản mục trong danh sách để tạo một mục trong danh sách hoặc thư viện trong site hiện tại.

Khi dòng công việc tạo một mục, ID của mục mới được lưu trữ trong một biến số.

tạo hành động mục danh sách trong trình thiết kế dòng công việc

ID của mục là một số nguyên luôn là duy nhất trong danh sách hoặc thư viện đó. ID hoạt động giống như một khóa trong một bảng cơ sở dữ liệu.

Vì ID luôn là duy nhất, và vì ID được lưu trữ trong một biến số động, bằng cách dùng ID là cách phổ biến nhất tốt nhất để đảm bảo rằng bạn đang dùng một giá trị duy nhất để xác định chính xác mục bạn muốn. Ví dụ, giả định rằng hành động Thu thập dữ liệu từ một người dùng sẽ tạo ra một nhiệm vụ có ID được lưu trữ trong một biến số có tên là nhiệm vụ ID mục. Bạn có thể dùng biến đó để đảm bảo tra cứu duy nhất, như minh họa ở đây.

Tra cứu biến số

Khi bạn bấm OK, bạn sẽ không thấy cảnh báo về vẫn đảm bảo rằng tra cứu duy nhất vì bạn đang sử dụng ID để tìm các mục (hoặc hàng) mà bạn quan tâm, và ID luôn là duy nhất.

Tra cứu biến số ID mục Nhiệm vụ

Tra cứu này cho biết, "Từ danh sách nhiệm vụ , hãy chọn giá trị của trường đề xuất nơi ID của mục nhiệm vụ phù hợp với ID được lưu trữ trong biến số mẫu dòng công việc." Nói cách khác, nửa trên cùng của hộp thoại xác định cột, như bình thường. Ở cuối nửa của hộp thoại xác định các hàng duy nhất. Trong ví dụ này, phiên bản này của dòng công việc đã tạo ra một nhiệm vụ có ID danh sách nhiệm vụ là 5. Vì 5 có phải là giá trị được lưu trữ trong biến số ID mục nhiệm vụ, tra cứu đến số hàng 5 trong danh sách nhiệm vụ.

Danh sách Nhiệm vụ

Đầu Trang

Mẹo để đảm bảo giá trị tra cứu duy nhất

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn sử dụng tra cứu dòng công việc:

  • Cách bảo đảm để đảm bảo tra cứu duy nhất là sử dụng một ID mục danh sách để tìm mục có phù hợp với ID. Nếu có các biến số dữ liệu nhập ID mục danh sách đã có liên kết với dòng công việc hiện tại, hãy thử dùng chúng trong tra cứu. Xác định các biến số đều có ID mục danh sách kiểu dữ liệu, bấm vào nút biến trong Trình thiết kế dòng công việc. Danh sách tất cả các biến thể liên kết với dòng công việc hiện tại sẽ xuất hiện. Kiểm tra các biến số ID mục danh sáchkiểu.

  • Nếu bạn không thể dùng trường ID cho lý do nào đó, hoặc nếu không có trường duy nhất trong một danh sách có thể hoạt động như một khóa vào danh sách, sau đó bạn có thể thử sử dụng một chuỗi đã ghép của giá trị mục danh sách có thể hiện tính đơn nhất để mục danh sách. Bạn có thể sử dụng xây dựng các hành Động chuỗi động trong dòng công việc của bạn để tạo chuỗi này và lưu trữ chuỗi trong một biến số. Bạn có thể dùng biến số này trong tra cứu để xác định một mục duy nhất trong danh sách.

  • Khi bạn tạo các danh sách trong site của bạn, bạn có thể tạo một chính-phụ hoặc một nhiều mối quan hệ giữa dữ liệu liên quan trong danh sách khác bằng cách sử dụng cột tra cứu trong danh sách để trỏ tới ID trường của danh sách khác. Ví dụ, giả sử bạn có một danh sách các lớp học và một danh sách đăng ký và không có mối quan hệ một-nhiều giữa một lớp học và đăng ký nhiều cho lớp học đó. Bạn có thể thêm cột vào danh sách đăng ký là một cột tra cứu ID của lớp liên quan trong danh sách các khóa học. Sau đó, nếu bạn có một dòng công việc chạy trong danh sách đăng ký, dòng công việc có thể luôn tra cứu giá trị từ mục liên quan trong danh sách các lớp học: tra cứu này sẽ nói, "Từ danh sách các lớp học, chọn giá trị của [bất kỳ trường nào trong danh sách đó], nơi ID trong danh sách các lớp học phù hợp với ID của trường tra cứu trong mục hiện tại." Tạo mối quan hệ ID (cơ bản chính và ngoại mối quan hệ khóa) giữa các danh sách bất kỳ lúc nào có thể làm cho tra cứu dòng công việc dễ dàng, và sử dụng ID là một cách dễ dàng để đảm bảo match tra cứu duy nhất.

Đầu Trang

Những điều cần biết về các tra cứu

Dưới đây là một số điều cần biết khi làm việc với tra cứu:

  • Đính kèm dòng công việc của bạn vào danh sách là đặt như một cái danh sách và có nhiều hơn hoặc ít hơn tất cả dữ liệu có thể được dùng trong dòng công việc của bạn. Cách này bạn có thể dùng nhiều giá trị từ mục hiện tại trong tra cứu của bạn chứ không phải là tạo tra cứu phức tạp để lấy giá trị từ danh sách khác.

  • Bất cứ khi nào tra cứu không tìm thấy kết hợp dữ liệu, nó trả về chuỗi ?????. Ví dụ, nếu bạn xác định tra cứu dòng công việc để chọn giá trị của trường tiêu đề từ danh sách nhiệm vụ đó gán cho trường bằng "John", nhưng không có tác vụ không được gán cho "John", tra cứu sẽ trả về ?????. Để giải quyết điều này, bạn có thể mở tra cứu thích hợp và thay đổi tiêu chí bộ lọc để truy vấn trả về một mục phù hợp.

  • Bất cứ khi nào tra cứu gặp một biến số mà không có dữ liệu trong đó, nó trả về chuỗi *. Để giải quyết điều này, mở dòng công việc và đảm bảo rằng biến số được đặt thành một giá trị (hoặc khởi tạo).

  • Để xóa nội dung của hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy bấm nút Xóa tra cứu trong hộp thoại đó.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×