Vấn đề thường gặp của phối thư

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bài viết này sẽ giúp bạn có câu trả lời cho các vấn đề phổ biến nhất của phối thư khi dùng Publisher: thay đổi danh sách dữ liệu nguồn hoặc địa chỉ trong quá trình phối thư, thêm khoảng trống vào một trường phối sao cho dường như bạn muốn , lưu Ấn phẩm sáp nhập và in các trang khác nhau được sáp nhập trên một trang tính (ví dụ, nhãn khác trên một trang nhãn).

Sửa danh sách địa chỉ hiện có

Nếu bạn đang làm việc phối Ấn phẩm của bạn và bạn muốn thay đổi danh sách dữ liệu nguồn hoặc địa chỉ của bạn, hãy làm như sau:

  1. Bên dưới tạo danh sách người nhận, hãy bấm dùng danh sách hiện có, sau đó bấm tiếp theo: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận.

    Theo mặc định, Microsoft Publisher lưu nguồn dữ liệu trong thư mục Nguồn dữ liệu của tôi . Bạn có thể cần duyệt để xác định nguồn dữ liệu của bạn.

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn.

  3. Bấm Mở.

    Tùy thuộc vào kiểu nguồn dữ liệu mà bạn chọn, hộp thoại khác có thể xuất hiện yêu cầu thông tin cụ thể.

    Ví dụ, nếu nguồn dữ liệu của bạn là một sổ làm việc Microsoft Office Excel có các thông tin trên nhiều trang tính, bạn cần phải chọn trang tính có chứa thông tin mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

  4. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bấm vào tên của nguồn dữ liệu và sau đó bấm sửa.

    Sửa danh sách địa chỉ hiện có

  5. Trong hộp Sửa nguồn dữ liệu , bạn có thể sửa hoặc xóa địa chỉ hiện có, hoặc thêm entrys mới.

  6. Khi bạn được hoàn tất việc chỉnh sửa danh sách địa chỉ, hãy bấm OK và sau đó Cập nhật danh sách địa chỉ.

Lưu ý: Để biết thêm thông tin về cách tạo một nguồn dữ liệu hoặc danh sách địa chỉ, hãy xem tạo một nguồn dữ liệu cho phối thư.

Vấn đề phổ biến nhất chèn trường phối một tài liệu nhận đúng dãn cách giữa các trường phối, đặc biệt là với phối trường không phải là luôn trình bày, chẳng hạn như giữa tên tắt. Bạn có thể thêm dấu cách trực tiếp trên trang giữa các trường phối, nhưng điều này sẽ dẫn đến khoảng trống dư thừa nếu một số các địa chỉ không sử dụng tất cả các trường phối. Để đảm bảo rằng tất cả các trường của bạn nhận được không gian họ cần, hãy chèn khoảng trống trong danh sách địa chỉ chính nó.

Ví dụ, để đảm bảo rằng reciprient tên sẽ hiển thị đúng hay không một mục trong danh sách địa chỉ của bạn chứa một cái đầu tên đệm, thực hiện các thao tác sau:

  1. Trong mục tên đệm ban đầu cho từng người nhận có chứa một chữ cái đầu Middile, thêm khoảng trắng, bằng cách nhấn thanh khoảng cách, trước và sau khi ban đầu.

  2. Trong mục Trung ban đầu cho từng người nhận có một chữ cái đầu, thêm khoảng trắng.

    Dãn cách trong danh sách địa chỉ

Phối thư chứa cả các thông tin tương tự trong mỗi sao chép và một số chỗ dành sẵn cho những thông tin có duy nhất cho từng bản sao. Ví dụ về điều này là một bản tin cá nhân hóa mà phần nội dung của bản tin là giống nhau cho tất cả người nhận, nhưng giới thiệu và địa chỉ gửi thư khác nhau.

Vấn đề phổ biến nhất với việc tạo ấn phẩm phối không lưu Ấn phẩm với trường phối và đã phối trang ấn phẩm.

Tạo phối Ấn phẩm là bước 3 trong trình hướng dẫn phối thư. Trong bước này, bạn có ba lựa chọn:

  1. In      Tùy chọn này in ấn phẩm được gộp.

  2. Phối vào Ấn phẩm mới      Tùy chọn này sẽ mở ra một ấn phẩm mới có một trang cho mỗi bộ dữ liệu phối.

  3. Thêm vào Ấn phẩm hiện có Tùy chọn này sẽ nhắc bạn chọn một ấn phẩm, và sau đó cộng thêm, trang được phối vào phần cuối của Ấn phẩm đó.

Để lưu Ấn phẩm sáp nhập và Ấn phẩm có chứa các trường phối, hãy bấm Tùy chọn phối vào Ấn phẩm mới . Cửa sổ Ấn phẩm mới mở và hiển thị trang được phối Ấn phẩm. Ấn phẩm trường phối bị ẩn nằm phía sau trang được phối Ấn phẩm. Đảm bảo lưu Ấn phẩm cả hai.

Sau đó bạn có thể in ấn phẩm sáp nhập trang.

Vấn đề phổ biến nhất với in ấn phẩm in mỗi trang được sáp nhập trên một tờ giấy — ví dụ, một trong mỗi thư khác nhau nhãn trên một tờ giấy nhãn thư.

Điều này xảy ra vì nếu bạn chọn tùy chọn in , hộp thoại in mặc định là tùy chọn nhiều bản sao trên một trang tính và in ra một trang tính toàn bộ nhãn cho mỗi địa chỉ chứ không phải là in một địa chỉ cho mỗi nhãn trên trang tính.

Để in các tập hợp khác nhau của dữ liệu phối — ví dụ, tên khác và địa chỉ — trên mỗi tờ giấy, hãy bấm vào nhiều trang trên một trang tính trong phần tùy chọn in .

Hộp thoại Tùy chọn In với tuỳ chọn Nhiều trang trên một tờ

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×