Tạo các quy tắc hành động tùy chỉnh trong Outlook for Windows

Quy tắc là một hành động mà Outlook thực hiện tự động trên thư email đã gửi hoặc nhận, dựa trên điều kiện bạn chỉ định, chẳng hạn như di chuyển toàn bộ thư từ một người cụ thể vào một thư mục không phải Hộp thư đến của bạn.

Có các nhà phát triển bên thứ ba viết phần bổ trợ quy tắc hành động tùy chỉnh ở định dạng thư viện liên kết động (tệp .dll) bạn phải cài đặt trên máy tính chạy Outlook trước khi có thể sử dụng các phần bổ trợ. Microsoft không cung cấp các phần bổ trợ hành động tùy chỉnh.

1. Bấm vào tab Tệp.

2. Trong ngăn bên phải, bấm vào Quản lý quy tắc & cảnh báo.

3. Trong hộp Quy tắc và cảnh báo, ở tab Quy tắc email, bấm vào Quy tắc mới.

4. Bên dưới Bắt đầu từ quy tắc trống, bấm vào Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận hoặc Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi, rồi bấm vào Tiếp theo.

5. Dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, hãy chọn các điều kiện bạn muốn thư phải đáp ứng để áp dụng quy tắc.

6. Bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân cho mọi điều kiện bạn đã thêm vào, chỉ định giá trị, rồi bấm vào Tiếp theo.

7. Bên dưới Bước 1: chọn (các) hành động, chọn hộp thực hiện một hành động tùy chỉnh.

8. Bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào một hành động tùy chỉnh.

9. Trong hộp Chọn hành động tùy chỉnh, bên dưới Chọn một hành động cần thực hiện, bấm vào một hành động.

   Lưu ý:  Nếu phần bổ trợ không xuất hiện, phần bổ trợ đó chưa được cài đặt đúng cách để Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows sử dụng. Bạn phải liên hệ với nhà phát triển phần bổ trợ để biết thêm thông tin.

10. Để thay đổi hành động mặc định, bấm vào Thay đổi.

11. Bấm vào OK để trở về Trình hướng dẫn quy tắc, rồi bấm vào Tiếp theo.

12. Bên dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ, chọn bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, rồi bấm vào Tiếp theo.

13. Bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào giá trị được gạch chân cho bất kỳ ngoại lệ nào bạn đã thêm vào, chỉ định giá trị, rồi bấm vào Tiếp theo.

14. Bên dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, nhập tên.

15. Bên dưới Bước 2: Thiết lập các tùy chọn quy tắc, chọn hộp dành cho các tùy chọn bạn muốn.

    • Để chạy quy tắc này cho những thư đã có trong Hộp thư đến, chọn hộp Chạy quy tắc này ngay trên thư đã có trong “Hộp thư đến".

    • Quy tắc mới được bật tự động. Để tắt quy tắc, xóa hộp kiểm Bật quy tắc này.

    • Để áp dụng quy tắc này cho mọi tài khoản email đã thiết lập trong Outlook, chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này cho tất cả các tài khoản.

16. Bấm Kết thúc.