Thêm thẻ trợ năng vào tệp PDF để đảm bảo rằng những người sử dụng bộ đọc màn hình và các công nghệ hỗ trợ khác có thể đọc và dẫn hướng tài liệu bằng Mục lục, siêu kết nối, thẻ đánh dấu, văn bản thay thế, v.v. Thẻ trợ năng cũng cho phép đọc thông tin trên các thiết bị khác nhau, chẳng hạn như màn hình loại lớn, trợ lý kỹ thuật số cá nhân (PDA) và điện thoại di động. Trong Microsoft 365 cho Windows, Microsoft 365 for Mac, và Office dành cho web, bạn có thể tự động thêm thẻ khi lưu tệp ở định dạng PDF.
Chuẩn bị tệp nguồn của bạn
Cách nhanh nhất và dễ nhất để đảm bảo rằng pdf của bạn dễ truy nhập là chạy Bộ kiểm tra Trợ năng trước khi bạn tạo hoặc lưu tài liệu dưới dạng PDF. Sau khi bạn đã khắc phục bất kỳ sự cố nào mà Bộ kiểm tra Trợ năng phát hiện, Microsoft 365 sẽ sử dụng thông tin đó để tạo thẻ trợ năng trong TỆP PDF.
Lưu tệp PDF trợ năng trong Microsoft 365
Microsoft 365, Office 2021, Office 2019, Office 2016
-
Trước khi tạo PDF, hãy chạy Bộ kiểm tra Trợ năng trong tài liệu của bạn để đảm bảo mọi người đều có thể truy nhập tệp. Để biết hướng dẫn, hãy đi tới mục Cải thiện trợ năng bằng Bộ kiểm tra Trợ năng.
-
Khi bạn đã giải quyết các sự cố về trợ năng, hãy chọn Tệp > Lưu Dướidạng hoặc Tệp > Lưu Bản sao.
-
Thực hiện một trong những thao tác sau:
-
Để lưu tệp PDF vào cùng vị trí với tệp gốc, hãy bung rộng danh sách thả xuống loại tệp bên dưới tên tệp, chọn PDF (*.pdf), rồi chọn Xem thêm tùy chọn.... Hộp thoại Lưu Như sẽ mở ra.
-
Để duyệt tìm vị trí lưu, hãy chọn Duyệt. Hộp thoại Lưu Như sẽ mở ra. Dẫn hướng đến vị trí mà bạn muốn lưu tệp, rồi chọn PDF trong danh sách Lưu dưới dạng.
-
-
Trong hộp thoại Lưu Như, chọn Tùy chọn.
-
Chọn hộp kiểm Thẻ cấu trúc tài liệu cho trợ năng, rồi chọn OK.
Office 2013
-
Trước khi tạo tệp PDF, hãy chạy Bộ kiểm tra Trợ năng để đảm bảo mọi người thuộc mọi khả năng đều có thể truy nhập và chỉnh sửa tài liệu của bạn dễ dàng.
-
Chọn tab Tệp , rồi chọn Lưu Như.
-
Bên dưới Chọn vị trí, chọn vị trí bạn muốn lưu tệp.
-
Bên dưới Chọn thư mục, chọn thư mục bạn đã sử dụng hoặc chọn Duyệt Tìm Thư mục Bổ sung để chọn thư mục khác.
-
Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, chọn mũi tên trong danh sách Lưu dưới dạng, rồi chọn PDF.
-
Chọn Tùy chọn, đảm bảo đã chọn hộp kiểm Thẻ cấu trúc tài liệu cho trợ năng, rồi chọn OK.
-
Để áp dụng các thay đổi của bạn, hãy chọn Lưu.
Xem thêm
Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng
Kiểm tra trợ năng trong khi làm việc trong các ứng dụng Office
Giúp mọi người dễ truy nhập vào nội dung của bạn với Bộ kiểm tra Trợ năng
-
Trước khi tạo tệp PDF, hãy chạy Bộ kiểm tra Trợ năng để đảm bảo mọi người thuộc mọi khả năng đều có thể truy nhập và chỉnh sửa tài liệu của bạn dễ dàng.
-
Trên dải băng, chọn nút Tệp.
-
Chọn tùy chọn Lưu Dưới dạng.
-
Trong ngăn Lưu Dưới dạng, chọn Tải xuống dưới dạng PDF để mở hộp thoại Word dành cho web Microsoft. Bạn sẽ thấy một liên kết để tải xuống tài liệu PDF của mình.
-
Chọn Bấm vào đây để xem PDF từ tài liệu của bạn, rồi nhấn Enter.
-
Trong pa nen thông báo, tìm tên tài liệu của bạn bên dưới Tải xuống hiện tại và thực hiện một trong các thao tác sau đây:
-
Để lưu ở vị trí mặc định, chọn Lưu.
-
Để lưu ở một vị trí khác, nhấn Lưu Dưới dạng. Trong hộp thoại Lưu Như, bạn có thể nhập tên tệp mới và chọn thư mục bạn muốn. Bấm nút Lưu.
-
-
Nếu bạn muốn mở tài liệu hoặc thư mục, chọn tùy chọn bạn muốn trong thanh thông báo.
