Thực hiện Quản lý Bản ghi

Tạo site Trung tâm Bản ghi

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một Trung tâm Bản ghi dưới dạng tuyển tập site mức cao nhất, không phải dưới dạng site con. Để tạo tuyển tập site, bạn phải là thành viên của nhóm Người quản trị SharePoint Máy chủ trên máy tính đang chạy website Quản trị Trung SharePoint Chính trị Trung tâm.

Trong SharePoint Online, bạn có thể tạo site Trung tâm Bản ghi từ site cấp cao SharePoint của mình. Bấm + Tạo site, sau đó bắt đầu ở bước 4 bên dưới.

1. Bắt SharePoint Quản trị Trung tâm 2013 hoặc 2016.

   • Ví Windows Server 2008 R2:

     • Bấm vào Bắt đầu ,bấm vào Sản phẩm Microsoft SharePoint 2013 hoặc Sản phẩm Microsoft SharePoint 2013, rồi bấm vào Quản trị Trung tâm SharePoint 2013 hoặc Quản trị Trung tâm SharePoint 2016.

   • Ví Windows Server 2012:

     • Trên màn hình Bắt đầu, bấm vào Quản SharePoint 2013 Central Administration hoặc SharePoint 2016 Central Administration.

       Nếu SharePoint Quản trị Trung tâm 2013 hoặc Quản trị Trung SharePoint 2016 không xuất hiện trên màn hình Bắt đầu:

     • Bấm chuột phải vào Máytính, bấm Tất cả ứng dụng rồibấm SharePoint Quản trị Trung tâm 2013 hoặc Quản trị Trung SharePoint 2016.

2. Trên website Quản trị Trung tâm, trong phần Quản lý Ứng dụng, hãy bấm Tạo tuyển tập site.

3. Trên trang Tạo Tuyển tập Site, trong phần Ứng dụng Web, nếu ứng dụng web bạn muốn tạo tuyển tập site không được chọn, hãy bấm vào mũi tên xuống. Trên menu Ứng dụng Web, bấm vào Thay đổi Ứng dụng Web,rồi bấm vào ứng dụng web mà bạn muốn tạo tuyển tập site trong đó.

4. Trong phần Tiêu đề và Mô tả, hãy nhập tiêu đề và mô tả cho tuyển tập site.

5. Trong phần Địa chỉ Website, hãy chọn đường dẫn để sử dụng cho URL của bạn (ví dụ, một đường dẫn đưa vào ký tự đại diện như /sites/hoặc thư mục gốc (/).

   Nếu bạn chọn một đường dẫn đưa vào ký tự đại diện, bạn cũng phải nhập tên site để sử dụng trong URL của site.

6. Trong phần Lựa chọn Mẫu, trong danh sách Chọn phiên bản trải nghiệm, chọn phiên bản SharePoint trải nghiệm chính của các mẫu mà bạn muốn sử dụng.

   Chọn phiên bản trải nghiệm nếu bạn muốn tuyển tập site có hình thức và chạy như tuyển tập site trong SharePoint Server. Tuyển tập site sử dụng phiên bản trải nghiệm trước đây sẽ chạy trong phiên bản mới hơn của SharePoint nhưng giao diện người dùng và trải nghiệm người dùng của tuyển tập site sẽ phản ánh phiên bản trước đó. Tuyển tập site có thể được nâng cấp bất kỳ lúc nào lên phiên bản trải nghiệm mới nhất.

7. Trong phần Tuyển tập Mẫu, chọn tab Doanh nghiệp, rồi bấm Trung tâm Bản ghi.

8. In the Primary Site Collection Administrator section, type the user name (in the form DOMAIN\username) for the user who will be the site collection administrator.

9. In the Secondary Site Collection Administrator section, type the user name for the secondary administrator of the site collection. Việc chỉ định người quản trị tuyển tập site phụ là cách tốt nhất để đảm bảo rằng người nào đó có thể quản lý tuyển tập site khi người quản trị tuyển tập site chính không có mặt.

10. If you are using quotas to manage storage for site collections, in the Quota Template section, click a template in the Select a quota template list.

11. Bấm OK.

Tạo thư viện hoặc danh sách để quản lý bản ghi

Thư viện và danh sách là các thành phần quan trọng trong việc quản lý bản ghi. Chúng được dùng làm tủ hồ sơ cho mỗi loại bản ghi mà bạn muốn lưu trữ hoặc quản lý. Việc liên kết các loại nội dung (được giải thích sau) với thư viện và danh sách sẽ giúp phân loại thêm các bản ghi của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một thư viện tài liệu hoặc danh sách cho từng loại nội dung trong kế hoạch tệp bản ghi của mình.

Thêm kiểu nội dung hiện có vào danh sách hoặc thư viện

Khi bạn thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện, bạn cho phép danh sách hoặc thư viện đó chứa các mục thuộc kiểu đó. Khi bản ghi được gửi đến Trung tâm Bản ghi, chúng sẽ được định tuyến tới danh sách hoặc thư viện liên quan dựa trên loại nội dung của tài liệu.

Đầu trang

Tạo và thêm cột site vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

Cột giúp bạn nhóm, phân loại và theo dõi bản ghi hoặc các mục khác. Cột trang xác định một mục siêu dữ liệu có thể được liên kết với loại nội dung, danh sách hoặc thư viện. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm các cột site để xác định "tác giả" hoặc "ngày hoàn thành". Thêm cột trang vào kiểu nội dung cho bản ghi để lưu trữ một mục siêu dữ liệu được gửi cùng với bản ghi hoặc để thêm siêu dữ liệu để giúp quản lý bản ghi.

Tạo cột của site

1. Trên site Trung tâm Bản ghi, bấm vào Cài đặt , rồi bấm vào Cài đặt Cài đặt.

   Trong một site SharePoint kết với nhóm, hãy bấm Cài đặt,bấm Nội dung Site, rồi bấm Site Cài đặt.

2. Trên trang Trang Cài đặt, dưới Bộ sưu tập Trình thiết kế Web,hãy bấm Cột Trang.

3. Trên trang Cột của Trang, hãy bấm Tạo.

4. Trên trang Cột của Site Mới, trong phần Tên và Kiểu, trong hộp Tên cột, hãy nhập tên mà bạn muốn.

5. Chọn loại thông tin bạn muốn lưu trữ trong cột — ví dụ: tiền tệ, ngày giờ hoặc văn bản.

6. Trong phần Nhóm, chọn nhóm hiện có để lưu trữ cột site mới trong đó hoặc chọn Nhóm mới để tạo một nhóm mới để lưu trữ cột. Nhóm cung cấp một cách để sắp xếp cột và giúp bạn tìm chúng dễ dàng hơn.

Trong phần Xem thêm Cài đặt Cột, hãy chọn thiết đặt cột bổ sung mà bạn muốn. Các tùy chọn sẵn có trong phần này sẽ khác nhau tùy thuộc vào kiểu cột mà bạn chọn trong phần Tên và Kiểu. Ví dụ, nếu loại thông tin để lưu trữ trong một cột là Lựa chọn, bạn có thể xác định các lựa chọn để liệt nhất trong phần Bổ Cài đặt cột.

1. Bấm OK.

Thêm cột site vào kiểu nội dung cho bản ghi

1. Từ trang chủ của site Trung tâm Bản ghi, bấm vào Cài đặt, rồi bấm vào Cài đặt Cài đặt.

   Trong một site SharePoint kết với nhóm, hãy bấm Cài đặt,bấm Nội dung Site, rồi bấm Site Cài đặt.

2. Trong phần Bộ sưu tập Trình thiết kế Web, hãy bấm Kiểu nội dung trang.

3. Trên trang Kiểu Nội dung Site, hãy bấm kiểu nội dung trang mà bạn muốn cấu hình.

4. Sau khi bạn đã chọn kiểu nội dung site từ site mẹ hoặc đã tạo kiểu nội dung site mới, trên trang kiểu nội dung site được chọn, trong phần Cột, hãy bấm Thêm từ cột site hiện có.

5. Trên trang Thêm Cột vào Kiểu Nội dung, trong phần Chọn Cột, hãy chọn nhóm mà bạn muốn lọc từ danh sách Chọn cột từ.

6. Chọn cột bạn muốn thêm từ danh sách Cột có sẵn, rồi bấm Thêm.

7. Trong phần Cập nhật Danh sách và Kiểu Nội dung Site, hãy xác định xem kiểu nội dung site con thừa kế từ kiểu nội dung site này có được cập nhật với các thay đổi của bạn hay không.

8. Sau khi bạn hoàn tất việc thêm cột mong muốn, hãy bấm OK.

Đầu trang

Tạo chính sách quản lý thông tin cho bản ghi

Chính sách quản lý thông tin là một tập hợp các quy tắc cho một kiểu nội dung. Chính sách quản lý thông tin cho phép tổ chức kiểm soát và theo dõi những nội dung như thời gian lưu giữ nội dung hoặc những hành động mà người dùng có thể thực hiện với nội dung đó.

Thêm các tính năng chính sách vào chính sách quản lý thông tin

Các tính năng chính sách mà bạn có thể thêm vào một chính sách thông tin là nhãn, kiểm tra, hết hạn và mã vạch.

Thêm tính năng chính sách duy trì vào chính sách quản lý thông tin

1. Trên trang Chỉnh sửa Chính sách, chọn hộp kiểm Bật duy trì.

2. Bấm Thêm giai đoạn duy trì và chọn một trong các tùy chọn thời gian lưu giữ sau đây để chỉ định thời điểm tài liệu hết hạn: Để đặt ngày hết hạn dựa trên một thuộc tính ngày, hãy chọn Giai đoạn này dựa trên thuộc tính ngày trên mục, rồi chọn hành động( Đã tạo hoặc Sửa đổi )và khoảng thời gian (ngày, tháng hoặc năm).

3. Nhập một giá trị vào hộp giữa các danh sách để xác định khoảng thời gian.

4. Chọn hành động sẽ xảy ra khi tài liệu hết hạn.

5. Nếu bạn muốn lặp lại hành động đã chọn, hãy chọn hộp kiểm trong phần Lặp lại rồi chọn thời gian lặp lại.

6. Bấm OK.

Đầu Trang

Add an auditing policy feature to an information management policy

1. On the Edit Policy page, in the Auditing section, select Enable auditing, and then select the check boxes next to the events for which you want to keep an audit trail.

2. Bấm OK.

   Lưu ý: To view the audit logs, on the Site Collection Cài đặt page, click Audit log reports, and then select the report to view.

Thêm tính năng chính sách mã vạch vào chính sách quản lý thông tin

1. Trên trang Chỉnh sửa Chính sách, trong phần Mã vạch, chọn Bật Mã vạch.

2. Chọn Nhắc người dùng chèn mã vạch... nếu bạn muốn ứng Office máy khách của mình yêu cầu người dùng chèn mã vạch vào tài liệu của họ.

Thêm tính năng chính sách nhãn vào chính sách quản lý thông tin

1. Trên trang Sửa Chính sách, trong phần Nhãn, hãy chọn hộp kiểm Bật Nhãn.

2. Để yêu cầu người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in tài liệu, hãy chọn Nhắc người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in.

3. Để ngăn không cho nhãn bị thay đổi sau khi thêm vào, hãy chọn Ngăn các thay đổi đối với nhãn sau khi đã thêm.

4. Trong hộp Định dạng nhãn, nhập văn bản bạn muốn xuất hiện trên nhãn. Bạn có thể sử dụng mọi tổ hợp thuộc tính văn bản hoặc tài liệu cố định, ngoại trừ các thuộc tính được tính toán hoặc tích hợp sẵn như mã định danh duy nhất toàn cầu (GUID) hoặc Được tạo bởi. Để bắt đầu một dòng mới, hãy dùng chuỗi\n tự mới.

5. Chọn phông chữ, cỡ phông, kiểu phông chữ và giải pháp cho văn bản nhãn.

6. Nhập chiều cao nhãn bằng inch vào hộp Chiều cao và chiều rộng nhãn bằng inch trong hộp Chiều rộng.

7. Bấm Làm mới để xem các thay đổi của bạn.

8. Bấm OK.

Kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ ở mức tuyển tập site

Bước đầu tiên trong việc cấu hình hệ thống quản lý bản ghi tại chỗ là kích hoạt tính năng ở mức tuyển tập site. Kích hoạt tính năng sẽ kích hoạt lệnh Khai báo/Bản ghi Không rõ trên ribbon.

1. Ở mức cao nhất của site, hãy bấm Cài đặt , sau đó bấm Site Cài đặt.

   Trong một site SharePoint kết với nhóm, hãy bấm Cài đặt,bấm Nội dung Site, rồi bấm Site Cài đặt.

2. Dưới Quản trị Tuyển tập Site,bấm vào Tính năng tuyển tập site.

3. Bên cạnh Quản lý Bản ghi Tại Chỗ,bấm Kích hoạt.

Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp độ tuyển tập site

1. Ở mức cao nhất của site, hãy bấm Cài đặt , sau đó bấm Site Cài đặt.

   Trong một site SharePoint kết với nhóm, hãy bấm Cài đặt,bấm Nội dung Site, rồi bấm Site Cài đặt.

2. Bên dưới Quản trị Tuyển tập Site,bấm vào Cài đặt khai báo bản ghi.

3. Trên trang Khai báo Bản Cài đặt, nếu bạn muốn đặt hạn chế về những gì có thể thực hiện đối với các mục được khai báo là bản ghi, hãy chọn một trong các tùy chọn trong mục Hạn chế Bản ghi.

4. Trong phần Khai báo Bản ghi, chọn xem khai báo thủ công các bản ghi có sẵn dùng trong danh sách và thư viện theo mặc định hay không. Nếu bạn chọn tùy chọn Không sẵn dùng ở tất cả các vị trí theomặc định, bản ghi chỉ có thể được khai báo thông qua một chính sách hoặc dòng công việc.

5. Trong phần Vai trò Khai báo, chọn vai trò có thể khai báo thủ công và các bản ghi không rõ ràng.

6. Chọn OK.

Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể có thêm quyền kiểm soát đối với nơi có thể khai báo mục là bản ghi bằng cách cấu hình khai báo bản ghi cho danh sách hoặc thư viện. Khi đặt cấu hình danh sách hoặc thư viện để khai báo bản ghi, bạn có thể để các mục tự động được khai báo là bản ghi khi chúng được thêm vào danh sách hoặc thư viện.

1. Từ danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn cấu hình cài đặt khai báo bản ghi, hãy bấm vào tab Thư viện hoặc Danh sách trên dải băng, rồi bấm vào Thư viện Cài đặt hoặc cài đặt danh Cài đặt.

   Trong SharePoint Online, hãy bấm Thiết Cài đặt bấm Thiết đặt danh sách hoặc Thiết đặt thư viện.

2. Bên dưới trang Thư viện/Danh Cài đặt, bên dưới Quyền và Quản lý,bấm vào Cài đặt khai báo bản ghi.

3. Trong phần Khai báo Bản ghi Thủ công, chọn:

4. Cho dù bạn muốn danh sách hay thư viện sử dụng cài đặt khai báo bản ghi mặc định được tuyển tập site sử dụng,

5. người dùng có nên luôn được phép khai báo thủ công các mục là bản ghi cho danh sách hoặc thư viện hay không, hoặc

6. người dùng không bao giờ được khai báo bản ghi theo cách thủ công trong danh sách hoặc thư viện.

7. Trong phần Khai báo Tự động, chọn hộp kiểm nếu bạn muốn tất cả các mục được thêm vào danh sách hoặc thư viện sẽ được tự động khai báo là bản ghi.

8. Bấm OK.

Đầu Trang