Thiết đặt nguồn bản ghi cho một báo cáo

Thiết đặt nguồn bản ghi cho một báo cáo

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Để chọn nguồn dữ liệu cho một báo cáo, hãy mở báo cáo ở dạng xem Bố trí và nhấn Alt + Enter để mở trang thuộc tính. Bấm vào hình vuông ngay dưới tab đối tượng báo cáo để chọn toàn bộ báo cáo, và sau đó trên trang thuộc tính, trên tab Dữ liệu, bấm Nguồn Bản ghi để chọn thuộc tính. Sau đó, bạn có thể thiết đặt nguồn bản ghi bằng cách chọn một mục từ danh sách hoặc bấm vào nút Xây dựng Ảnh nút để mở dạng xem Thiết kế truy vấn, ở đó bạn có thể xây dựng nguồn bản ghi như xây dựng bất kỳ truy vấn nào.

Nguồn bản ghi của một báo cáo xác định các trường từ cơ sở dữ liệu của bạn có thể được hiển thị trên báo cáo. Trong một cơ sở dữ liệu quan hệ, dữ liệu quan hệ thường được trải rộng trên nhiều bảng. Ví dụ, thông tin về khách hàng được lưu trữ trong một bảng và thông tin về đơn hàng được lưu trữ trong một bảng khác. Báo cáo cho bạn cách thức linh hoạt để "lắp ráp" dữ liệu và hiển thị dữ liệu đúng theo cách bạn muốn và có thể tối ưu hóa cho việc in ấn. Để biết thêm thông tin về các nguồn bản ghi báo cáo, vui lòng xem phần còn lại của bài viết này. Để có cái nhìn tổng quan về báo cáo, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về báo cáo trong Access.

Ghi chú: Bài viết này không áp dụng cho các ứng dụng web của Access – dạng cơ sở dữ liệu mà bạn thiết kế với Access và phát hành trực tuyến. Hãy xem Tạo một ứng dụng Access để biết thêm thông tin.

Trong bài viết này

Các loại nguồn bản ghi khác nhau

Bảng

Truy vấn có tên

Truy vấn nhúng

Các công cụ báo cáo tạo ra các nguồn bản ghi như thế nào

Làm việc với các nguồn bản ghi

Chuyển đổi một nguồn bản ghi thành một truy vấn nhúng

Phương pháp 1: Bấm vào nút Xây dựng

Phương pháp 2: Thêm một trường từ một bảng quan hệ bằng cách dùng danh sách trường

Phương pháp 3: Sao chép và dán SQL từ một truy vấn có tên

Phương pháp 4: Sao chép và dán SQL từ một biểu mẫu hoặc báo cáo khác

Chỉnh sửa một truy vấn nhúng

Lưu một truy vấn nhúng thành một truy vấn có tên

Các loại nguồn bản ghi khác nhau

Bảng

Nếu tất cả các trường bạn cần nằm trong một bảng duy nhất, bạn có thể dùng bảng đó làm nguồn bản ghi của báo cáo. Nếu các trường bạn cần được chứa trong hai hoặc nhiều bảng, bạn cần bảo đảm rằng các bảng có thể nối được với nhau một cách hợp lý theo một kiểu giá trị chung nào đó và sau đó tạo ra một truy vấn có tên hoặc truy vấn nhúng để sử dụng làm nguồn bản ghi.

Truy vấn có tên

Một truy vấn có tên – thường được gọi là một truy vấn – là một truy vấn đã được lưu thành một đối tượng cơ sở dữ liệu. Bạn có thể sử dụng một truy vấn có tên làm nguồn bản ghi cho nhiều biểu mẫu hoặc báo cáo. Tuy nhiên, các thay đổi thiết kế truy vấn sẽ ảnh hưởng đến tất cả biểu mẫu và báo cáo đang sử dụng truy vấn này làm nguồn bản ghi. Hơn nữa, việc xóa một truy vấn có tên tương đối dễ và điều này sẽ làm hỏng mọi biểu mẫu hoặc báo cáo sử dụng truy vấn này.

Truy vấn nhúng

Truy vấn nhúng là một truy vấn được lưu trữ trong thuộc tính Nguồn Bản ghi của một đối tượng khác. Vì truy vấn nhúng không phải là một đối tượng riêng biệt nên ít có khả năng bạn sẽ làm hỏng báo cáo bằng cách vô tình xóa hoặc sửa đổi truy vấn của báo cáo. Chúng tôi khuyến khích bạn tạo truy vấn nhúng nếu bạn muốn truy vấn chỉ dành cho báo cáo (nói cách khác, bạn không muốn chia sẻ truy vấn với bất kỳ đối tượng nào khác).

Truy vấn nhúng được tạo ra theo mặc định khi bạn dùng Thiết kế Báo cáo, Báo cáo Trống, hoặc các công cụ Nhãn, được mô tả trong phần kế tiếp. Truy vấn nhúng cũng được tạo ra bởi Trình hướng dẫn Báo cáo, với điều kiện bạn chọn dữ liệu từ nhiều bảng cho báo cáo của bạn. Nếu bạn chọn dữ liệu chỉ từ một bảng, Trình hướng dẫn kết ghép báo cáo trực tiếp với bảng đó.

Bạn cũng có thể tạo ra truy vấn nhúng bằng cách sao chép câu lệnh SQL từ một truy vấn có tên đang mở ở Dạng xem SQL và sau đó dán câu lệnh SQL vào thuộc tính Nguồn Bản ghi của báo cáo. Để mở một truy vấn có tên ở Dạng xem SQL:

  1. Bấm chuột phải vào truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng và sau đó bấm Dạng xem Thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem SQL.

Đầu Trang

Các công cụ báo cáo tạo ra các nguồn bản ghi như thế nào

Để tạo ra một báo cáo trong Access, bạn bám vào một trong các công cụ trong nhóm Báo cáo của tab Tạo. Tùy theo cách bạn sử dụng các công cụ, mỗi công cụ tạo ra một trong ba loại nguồn bản ghi được mô tả trong phần trước.

Bảng dưới đây mô tả những gì mà từng công cụ báo cáo thực hiện và những loại nguồn bản ghi được tạo ra theo mặc định.

Công cụ

Mô tả

Loại nguồn bản ghi mặc định

Báo cáo

Tạo một báo cáo dạng bảng, đơn giản chứa tất cả các trường trong nguồn dữ liệu.

Bảng hoặc truy vấn có tên mà bạn phải chọn trong Ngăn Dẫn hướng trước khi bấm vào công cụ.

Thiết kế Báo cáo

Mở một báo cáo trống ở dạng xem Thiết kế, mà bạn có thể thêm các trường và điều khiển bạn muốn.

Truy vấn nhúng, nếu bạn kéo các trường từ ngăn tác vụ Danh sách Trường vào báo cáo. Bạn cũng có thể chọn bảng hoặc truy vấn có tên từ danh sách thả xuống Nguồn Bản ghi trong Trang Thuộc tính.

Báo cáo Trống

Mở một báo cáo trống ở dạng xem Bố trí và hiển thị ngăn tác vụ Danh sách Trường. Khi bạn kéo các trường từ Danh sách Trường vào báo cáo, Access tạo ra một truy vấn nhúng và lưu trữ truy vấn này trong thuộc tính Nguồn Bản ghi của báo cáo.

Truy vấn nhúng, nếu bạn kéo các trường từ ngăn tác vụ Danh sách Trường vào báo cáo. Bạn cũng có thể chọn bảng hoặc truy vấn có tên từ danh sách thả xuống Nguồn Bản ghi trong Trang Thuộc tính.

Dạng xem Báo cáo

Hiển thị trình hướng dẫn nhiều bước giúp bạn chỉ định các trường, mức độ nhóm/sắp xếp và các tùy chọn bố trí. Trình hướng dẫn tạo ra một báo cáo dựa trên các lựa chọn bạn đã chọn.

Truy vấn nhúng, nếu bạn chọn các trường từ nhiều bảng. Nếu bạn chỉ chọn các trường từ một bảng duy nhất, Access sử dụng bảng đó làm nguồn bản ghi.

Nhãn

Hiển thị trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các kích cỡ nhãn tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh, cũng như những trường bạn muốn hiển thị và cách bạn muốn các trường được sắp xếp. Trình hướng dẫn tạo báo cáo nhãn dựa trên các lựa chọn mà bạn đã chọn.

Bảng hoặc truy vấn có tên mà bạn phải chọn trước khi bấm vào công cụ.

Ghi chú: Tất cả các công cụ Thiết kế Báo cáo, Trình hướng dẫn Báo cáoNhãn tạo ra các báo cáo "Máy khách" và chúng không tương thích với cơ sở dữ liệu web. Để biết thêm thông tin về cơ sở dữ liệu web, vui lòng xem bài viết Chỉnh sửa hoặc phát hành trang web cơ sở dữ liệu web trên SharePoint.

Đầu Trang

Làm việc với các nguồn bản ghi

Chuyển đổi một nguồn bản ghi thành một truy vấn nhúng

Bất kỳ báo cáo nào được kết ghép với một bảng hoặc truy vấn có tên đều có thể được sửa đổi để kết ghép với một truy vấn nhúng. Như đã đề cập trước đó, điều này có thể giúp cho cơ sở dữ liệu dễ duy trì hơn bằng cách tạo báo cáo độc lập hơn và ít phụ thuộc vào các đối tượng khác. Tùy thuộc vào loại nguồn bản ghi hiện tại của bạn, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây để chuyển đổi nguồn bản ghi thành một truy vấn nhúng:

Phương pháp 1: Bấm vào nút Xây dựng

Nếu thuộc tính Nguồn Bản ghi là tên bảng, bạn có thể nhanh chóng tạo ra một truy vấn nhúng bằng cách bấm vào nút Xây dựng trong ô thuộc tính Nguồn Bản ghi.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn sửa đổi và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  2. Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên báo cáo và sau đó bấm Thuộc tính Báo cáo.

  3. Trên tab Tất cả, bấm vào ô thuộc tính Nguồn Bản ghi và sau đó bấm nút Xây dựng Ảnh nút .

  4. Access hỏi bạn có muốn tạo ra một truy vấn dựa trên bảng không. Bấm để tiếp tục.

    Access mở Bộ dựng Truy vấn và thêm bảng ban đầu trong thuộc tính Nguồn Điều khiển.

  5. Thêm các trường vào lưới truy vấn bằng cách bấm đúp vào từng tên trường mà bạn muốn có trên báo cáo. Bạn phải thực hiện việc này cho tất cả các trường bạn muốn hiển thị trên báo cáo.

  6. Để thêm các trường từ các bảng hoặc truy vấn liên quan:

    1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm Hiện Bảng.

    2. Trong hộp thoại Hiện Bảng, chọn bảng hoặc truy vấn bạn muốn thêm và sau đó bấm Thêm.

    3. Bấm Kết thúc để đóng hộp thoại Hiện Bảng.

    4. Hãy chắc chắn rằng các bảng và truy vấn mà bạn thêm vào được nối với nhau theo cách hợp lý. Ví dụ, trường ID của bảng Khách hàng có thể có đường nối kết nối trường này với trường ID Khách hàng của bảng Đơn hàng. Bạn có thể tạo ra các đường nối bằng cách kéo một tên trường từ một bảng hoặc truy vấn đến một tên trường trong một bảng hoặc truy vấn khác.

      Để biết thêm thông tin về việc tạo truy vấn, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về truy vấn.

    5. Thêm các trường vào lưới truy vấn bằng cách bấm đúp vào từng tên trường mà bạn muốn có trên báo cáo. Bạn phải thực hiện việc này cho tất cả các trường bạn muốn hiển thị trên báo cáo.

  7. Để kiểm tra truy vấn của bạn:

    1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem Biểu dữ liệu.

    2. Để trở về dạng xem Thiết kế, trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem Thiết kế.

  8. Khi bạn đã hài lòng rằng dữ liệu được truy vấn trả về là dữ liệu mà bạn muốn trên báo cáo của bạn, trên tab Thiết kế, trong nhóm Đóng, bấm Đóng.

  9. Bấm để lưu các thay đổi được thực hiện cho câu lệnh SQL và cập nhật thuộc tính.

Ghi chú: Nếu truy vấn mới không chứa tất cả các trường đã được sử dụng trên báo cáo, Access sẽ nhắc bạn nhập giá trị tham biến cho từng trường bị thiếu. Bạn có thể hoặc là xóa tham chiếu đến trường trên báo cáo hoặc sử dụng thủ tục tại Chỉnh sửa một truy vấn nhúng để thêm các trường bị thiếu vào truy vấn.

Phương pháp 2: Thêm một trường từ một bảng quan hệ bằng cách dùng danh sách trường

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn sửa đổi và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  2. Nếu ngăn tác vụ Danh sách Trường chưa được hiển thị, trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm các Trường Hiện tại.

  3. Nếu Hiện tất cả các bảng được hiển thị trên đầu danh sách trường, hãy bấm vào đó để hiển thị các trường trong các bảng quan hệ và các bảng khác.

  4. Tại mục Các trường có trong bảng liên quan, hãy mở rộng một bảng và kéo một trong các trường của bảng vào báo cáo.

    Access đổi nguồn bản ghi thành một truy vấn nhúng có chứa trường bạn đã thêm. Bạn có thể tiếp tục thêm các trường theo cách này, hoặc sửa truy vấn nhúng bằng cách thực hiện thủ tục trong Chỉnh sửa một truy vấn nhúng.

Phương pháp 3: Sao chép và dán SQL từ một truy vấn có tên

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn có chứa câu lệnh SQL mà bạn muốn sao chép và sau đó bấm Dạng xem Thiết kế.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Dạng xem, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem SQL.

  3. Sao chép văn bản trong ngăn SQL và sau đó đóng truy vấn mà không lưu.

  4. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn thêm truy vấn nhúng vào đó và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  5. Nếu trang thuộc tính chưa được hiển thị, nhấn F4 để hiển thị.

  6. Trên tab Tất cả, chọn văn bản trong thuộc tính Nguồn Bản ghi và sau đó nhấn CTRL+P để dán SQL vào ô thuộc tính.

Ghi chú: Nếu truy vấn mới không chứa tất cả các trường đã được sử dụng trên báo cáo, Access sẽ nhắc bạn nhập giá trị tham biến cho từng trường bị thiếu. Bạn có thể hoặc là xóa tham chiếu đến trường trên báo cáo hoặc sử dụng thủ tục tại Chỉnh sửa một truy vấn nhúng để thêm các trường bị thiếu vào truy vấn.

Phương pháp 4: Sao chép và dán SQL từ một biểu mẫu hoặc báo cáo khác

Bạn có thể sao chép một truy vấn nhúng trực tiếp từ thuộc tính Nguồn Bản ghi của một đối tượng sang một đối tượng khác. Theo cách đó, nếu một biểu mẫu hoặc báo cáo khác có chứa một truy vấn nhúng và truy vấn này trả về dữ liệu bạn muốn, bạn có thể dễ dàng sử dụng lại truy vấn nhúng cho báo cáo bạn đang làm việc.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo có chứa câu lệnh SQL nhúng mà bạn muốn sao chép và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  2. Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên biểu mẫu hoặc báo cáo và sau đó bấm Thuộc tính Biểu mẫu hoặc Thuộc tính Báo cáo.

  3. Trên tab Tất cả, chọn toàn bộ văn bản câu lệnh SQL trong ô thuộc tính Nguồn Bản ghi và sau đó nhấn CTRL+C để sao chép.

  4. Đóng biểu mẫu hoặc báo cáo mà không cần lưu.

  5. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn thêm truy vấn nhúng vào đó và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  6. Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên báo cáo và sau đó bấm Thuộc tính Báo cáo.

  7. Trên tab Tất cả, chọn văn bản trong thuộc tính Nguồn Bản ghi và sau đó nhấn CTRL+P để dán SQL vào thuộc tính.

Ghi chú: Nếu truy vấn mới không chứa tất cả các trường đã được sử dụng trên báo cáo, Access sẽ nhắc bạn nhập giá trị tham biến cho từng trường bị thiếu. Bạn có thể xóa tham chiếu đến trường trên báo cáo hoặc sử dụng thủ tục sau đây (Chỉnh sửa một truy vấn nhúng) để thêm các trường bị thiếu vào truy vấn.

Chỉnh sửa một truy vấn nhúng

Khi cơ sở dữ liệu của bạn phát triển, bạn có thể cần sửa đổi nguồn bản ghi của một báo cáo, ví dụ, để thêm nhiều trường hơn vào báo cáo. Sử dụng thủ tục này để mở nguồn bản ghi trong Bộ dựng Truy vấn:

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo có chứa truy vấn nhúng mà bạn muốn sửa và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  2. Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên báo cáo và sau đó bấm Thuộc tính Báo cáo.

  3. Trên tab Tất cả, bấm vào ô thuộc tính Nguồn Bản ghi và sau đó bấm vào nút Xây dựng Ảnh nút .

    Access sẽ mở truy vấn trong Bộ dựng Truy vấn.

  4. Sửa truy vấn theo yêu cầu và sau đó trên tab Thiết kế, trong nhóm Đóng, bấm Đóng.

  5. Bấm để lưu các thay đổi và cập nhật thuộc tính.

    Access đóng Bộ dựng Truy vấn. Bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện trong Bộ dựng Truy vấn sẽ được phản ánh trong câu lệnh SQL trong thuộc tính Nguồn Bản ghi.

Để biết thêm thông tin về việc tạo truy vấn, vui lòng xem bài viết Giới thiệu về truy vấn.

Lưu một truy vấn nhúng thành một truy vấn có tên

Bạn có thể quyết định rằng truy vấn nhúng đang được sử dụng làm nguồn bản ghi cho một báo cáo cũng có thể hữu ích cho một mục đích khác nào đó. Trong trường hợp đó, bạn có thể lưu truy vấn nhúng thành một truy vấn có tên và truy vấn này sau đó sẽ sẵn sàng để sử dụng cho các đối tượng khác.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo có chứa truy vấn nhúng và sau đó bấm Dạng xem Bố trí.

  2. Bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên báo cáo và sau đó bấm Thuộc tính Báo cáo.

  3. Trên tab Tất cả, bấm vào ô thuộc tính Nguồn Bản ghi và sau đó bấm vào nút Xây dựng Ảnh nút .

    Access sẽ mở truy vấn trong Bộ dựng Truy vấn.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Đóng, bấm Lưu Như.

  5. Trong hộp thoại Lưu Như, nhập tên truy vấn tại ô trên cùng và sau đó bấm OK.

    Access lưu truy vấn thành một truy vấn có tên trong Ngăn Dẫn hướng.

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Đóng, bấm Đóng.

    Access hỏi bạn có muốn lưu các thay đổi được thực hiện cho truy vấn nhúng hay không, ngay cả khi bạn không thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Trong hầu hết trường hợp, bạn chỉ cần bấm Không để đóng Bộ dựng Truy vấn. Tuy nhiên, nếu bạn đã thực hiện các thay đổi mà bạn muốn được phản ánh trong truy vấn nhúng của báo cáo, hãm bấm .

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×