Thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp

Thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Một cách để kiểm soát cộng tác tài liệu là yêu cầu kiểm xuất tệp, đặc biệt là khi nhiều người dùng có quyền truy nhập vào thư viện. Nếu thư viện kiểm xuất bắt buộc, những người khác không thể ghi đè lên đó. Tuy nhiên, bạn chạy rủi ro bị đe ngăn chặn người khác nhìn thấy các thay đổi mới nhất hoặc thực hiện thay đổi bản thân họ. Nếu những người khác cần làm việc trên tài liệu điều quan trọng là tệp được kiểm nhập trở lại nhanh chóng.

Lưu ý:  Không cấu hình thư viện của bạn để yêu cầu kiểm xuất nếu mọi người dự định làm đồng tác giả của tài liệu trong thư viện. Mọi người không thể làm việc đồng thời trên tài liệu khi đã bật tính năng kiểm xuất được yêu cầu.

Yêu cầu kiểm xuất tệp để chỉnh sửa

Lưu ý: Chỉ những người có quyền Kiểm soát Hoàn toàn hoặc quyền Thiết kế mới có thể thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

  1. Đi tới thư viện mà bạn định làm việc.

  2. Bấm thiết đặt Thiết đặt: cập nhật hồ sơ của bạn, cài đặt phần mềm rồi kết nối phần mềm với đám mây , thiết đặt thư viện.

    Nếu bạn không nhìn thấy các mục menu, bấm Thư viện trên ruy-băng, sau đó bấm

    Thiết đặt thư viện trong nhóm thiết đặt.

  3. Trên trang Thiết đặt, trong Thiết đặt Chung, bấm Thiết đặt lập phiên bản.

  4. Trong phần Yêu cầu kiểm xuất , bên dưới yêu cầu tài liệu để kiểm xuất trước khi họ có thể chỉnh sửa?, bấm .

  5. Bấm OK để lưu thiết đặt và quay lại trang Thiết đặt Thư viện.

Nếu bạn thực hiện điều này...

Đây là những gì sẽ xảy ra …

Tạo hoặc thêm tệp vào thư viện

Ban đầu, tệp được kiểm xuất cho bạn. Bạn phải kiểm nhập tệp cho thư viện trước khi người khác có thể xem tệp và làm việc với tệp.

Mở tệp để sửa

Tệp được kiểm xuất tự động cho bạn khi bạn bấm Sửa. Hộp thông báo sẽ cảnh báo bạn rằng bạn chuẩn bị kiểm xuất tệp và cung cấp cho bạn khả năng sửa tệp trong thư mục thư nháp cục bộ.

Sau khi kiểm xuất, biểu tượng tệp được đề cập với một mũi tên màu xanh lá cây, trỏ xuống, cho biết rằng tệp được kiểm xuất ngay. Không có ai có thể thay đổi tệp và không có ai có thể nhìn thấy thay đổi của bạn, trong khi bạn có kiểm xuất.

Thực hiện thay đổi cho thông tin về tệp (thuộc tính)

Nếu tệp chưa được kiểm xuất cho bạn, bạn phải kiểm xuất tệp trước khi có thể thực hiện thay đổi cho các thuộc tính của nó, chẳng hạn như tiêu đề, tên tác giả, ngày đến hạn, số đếm từ, v.v. Thay đổi của bạn sẽ không có hiệu lực cho đến khi bạn kiểm nhập tệp trở lại.

Thử mở một tệp được kiểm xuất cho người khác

Tùy chọn Kiểm xuất và Kiểm nhập không khả dụng. Bạn không thể kiểm xuất tệp mà người khác đã kiểm xuất. Nếu bạn cố gắng thực hiện điều này, sẽ có một thông báo cho bạn biết rằng tệp đã được người khác kiểm xuất.

Tuy nhiên, bạn có thể tìm người có tệp bằng cách di chuột lên biểu tượng tệp. Tên của người đã kiểm xuất tệp hiển thị trong mẹo công cụ. Bạn có thể liên hệ với người đó để yêu cầu kiểm nhập tệp nếu bạn đang cần tệp gấp.

Kiểm nhập tệp

Bạn được nhắc nhập chú thích về thay đổi mình đã thực hiện. Nếu thư viện của bạn theo dõi phiên bản, chú thích của bạn sẽ trở thành một phần trong lịch sử phiên bản. Nếu thư viện theo dõi cả phiên bản chính và phiên bản phụ, bạn được nhắc chọn loại phiên bản mình đang kiểm nhập. Xem phần Xem thêm trong bài viết này để tìm thêm thông tin về cách lập phiên bản.

Giữ tệp đã kiểm xuất trong một thời gian dài

Không ai khác có thể xem thay đổi của bạn hoặc sửa tệp khi bạn đã kiểm xuất tệp. Mặc dù điều này hữu ích trong thời gian bạn đang thực hiện thay đổi nhưng cũng có thể ngăn người khác thực hiện công việc được giao của họ. Điều này vừa là phương pháp kinh doanh hay vừa là phép lịch sự chung để kiểm nhập tệp trở lại càng nhanh càng tốt sau khi bạn kiểm xuất tệp. Trong một số trường hợp, người quản trị có thể buộc phải kiểm nhập tệp.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×