Theo dõi thay đổi trong sổ làm việc được chia sẻ

Quan trọng: Bài viết này giải thích phương pháp cũ hơn về việc theo dõi thay đổi bằng cách dùng "sổ làm việc được chia sẻ". Tính năng sổ làm việc được chia sẻ có nhiều hạn chế và đã được thay thế bằng tính năng đồng tácgiả. Đồng tác giả không cung cấp khả năng theo dõi thay đổi. Tuy nhiên, nếu bạn và những người khác có tệp đang mở cùng một lúc, bạn có thể thấy các lựa chọn và thay đổi của nhau khi chúng xảy ra. Ngoài ra, nếu tệp được lưu trữ trên điện toán đám mây, bạn có thể xem các phiên bản trước đó để bạn có thể nhìn thấy các thay đổi của từng người. Tìm hiểu thêm về tính năng đồng tácgiả.

  1. Chắc chắn rằng bạn muốn sử dụng phương pháp này trước khi tiếp tục. Sổ làm việc được chia sẻ có các giới hạn và một đặc biệt là không có khả năng chỉnh sửa bằng cách dùng Excel dành cho web. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên đồng tácgiả cao, là thay thế cho sổ làm việc được chia sẻ.

  2. Bấm xem lại > chia sẻ sổlàm việc.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút chia sẻ sổ làm việc đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  3. Trong hộp thoại Chia sẻ Sổ làm việc, trên tab Sửa, hãy chọn hộp kiểm Cho phép nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc.

  4. Bấm tab Nâng cao.

  5. Dưới Theo dõi Thay đổi, hãy bấm Giữ lịch sử thay đổi cho và trong hộp ngày, hãy đánh số ngày lịch sử thay đổi mà bạn muốn giữ lại. Theo mặc định, Excel lưu giữ lịch sử thay đổi trong vòng 30 ngày và sẽ xóa vĩnh viễn bất kỳ lịch sử thay đổi nào vượt quá số ngày này. Để giữ lịch sử thay đổi nhiều hơn 30 ngày, hãy nhập một số lớn hơn 30.

  6. Bấm OK và nếu bạn được nhắc lưu sổ làm việc, hãy bấm OK để lưu sổ làm việc.

  1. Bấm xem lại > thay đổi theo dõi, rồi bấm chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút theo dõi thay đổi đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  2. Nếu được nhắc lưu sổ làm việc, hãy bấm OK.

  3. Trong hộp thoại Chọn Thay đổi để Chấp nhận hoặc Bác bỏ, hãy làm như sau:

    • Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được thực hiện sau một ngày cụ thể, hãy chọn hộp kiểm khi nào, bấm vào kể từ ngày trong danh sách khi nào, rồi nhập ngày sớm nhất mà bạn muốn xem lại các thay đổi.

    • Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được thực hiện bởi một người dùng khác, hãy chọn hộp kiểm ai , sau đó trong danh sách ai , hãy bấm vào người dùng có thay đổi mà bạn muốn xem lại.

    • Để chấp nhận hay bác bỏ thay đổi do tất cả những người dùng khác thực hiện, hãy xóa hộp kiểm Ai.

    • Để chấp nhận hay bác bỏ những thay đổi đã thực hiện đối với một vùng cụ thể, hãy chọn hộp kiểm Ở đâu, rồi nhập tham chiếu phạm vi trang tính.

    • Để chấp nhận hoặc bác bỏ thay đổi cho toàn bộ sổ làm việc, hãy xóa hộp kiểm Ở đâu.

  4. Bấm OK, rồi xem lại thông tin về mỗi thay đổi trong hộp thoại Chấp nhận hoặc Bác bỏ Thay đổi.

  5. Để chấp nhận hoặc bác bỏ mỗi thay đổi, hãy bấm Chấp nhận hoặc Bác bỏ.

  6. Nếu được nhắc chọn một giá trị cho một ô, hãy bấm vào giá trị bạn muốn, rồi bấm Chấp nhận.

Lưu ý: 

  • Bạn phải chấp nhận hoặc bác bỏ một thay đổi trước khi bạn có thể đi đến thay đổi kế tiếp.

  • Bạn có thể chấp nhận hoặc bác bỏ toàn bộ các thay đổi một lần bằng cách bấm Chấp nhận Tất cả hoặc Từ chối Tất cả.

  1. Bấm xem lại > thay đổi theo dõi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút theo dõi thay đổi đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  2. Để chọn các thay đổi mà bạn muốn xem, hãy thực hiện như sau:

    • Để xem tất cả các thay đổi đã được theo dõi, hãy chọn hộp kiểm khi nào, bấm tất cả trong danh sách khi nào, sau đó xóa các hộp kiểm aiở đâu .

    • Để xem các thay đổi đã được thực hiện sau một ngày cụ thể, hãy chọn hộp kiểm khi nào, bấm vào kể từ ngày trong danh sách khi nào, rồi nhập ngày sớm nhất mà bạn muốn xem các thay đổi.

    • Để xem các thay đổi được thực hiện bởi một người dùng cụ thể, hãy chọn hộp kiểm ai , sau đó trong danh sách ai , hãy bấm vào người dùng có thay đổi mà bạn muốn xem.

    • Để xem các thay đổi đối với một phạm vi ô nhất định, hãy chọn hộp kiểm Ở đâu, sau đó nhập tham chiếu ô của phạm vi trang tính đó.

  3. Để xác định cách bạn muốn xem các thay đổi, hãy thực hiện như sau:

    • Để tô sáng thay đổi trên trang tính, hãy chọn hộp kiểm Tô sáng thay đổi trên màn hình.

    • Để tạo một danh sách các thay đổi trên một trang tính riêng lẻ, hãy chọn hộp kiểm Liệt kê thay đổi trên một trang mới để hiển thị trang tính lịch sử.

      Lưu ý: Hộp kiểm này chỉ sẵn dùng sau khi bạn bật chức năng theo dõi thay đổi và lưu tệp với ít nhất một thay đổi theo dõi được.

Tắt theo dõi thay đổi sẽ xóa lịch sử thay đổi. Để giữ bản sao của thông tin này, hãy thực hiện thao tác sau để in trang tính lịch sử hoặc sao chép trang tính đó vào một sổ làm việc khác:

  1. Bấm xem lại > thay đổi theo dõi > tô sáng các thay đổi.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút theo dõi thay đổi đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  2. Dưới Tô sáng thay đổi nào, hãy chọn hộp kiểm Khi nào và sau đó, trong danh sách Khi nào, hãy bấm Tất cả.

  3. Bấm vào hộp kiểm Ai và Ở đâu.

  4. Hãy chọn hộp kiểm Liệt kê thay đổi trên một trang mới.

  5. Bấm OK.

  6. Giờ đây, bạn có thể in hoặc sao chép lịch sử vào sổ làm việc khác.

Khi chọn tô sáng các thay đổi khi làm việc, Excel sẽ đánh dấu bất kỳ chỉnh sửa nào (ví dụ như các thay đổi, thêm, xóa) bằng một màu tô sáng.

  1. Bấm xem lại > thay đổi theo dõi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút theo dõi thay đổi đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  2. Trong hộp thoại Tô sáng Thay đổi, hãy chọn hộp kiểm Theo dõi thay đổi trong khi sửa. Chọn hộp kiểm này sẽ chia sẻ sổ làm việc và tô sáng các thay đổi mà bạn hay người dùng khác thực hiện.

  3. Dưới tô sáng thay đổi nào, hãy chọn hộp kiểm khi nào, sau đó trong danh sách khi nào, hãy bấm vào tùy chọn mà bạn muốn.

  4. Để xác định những người dùng mà bạn muốn tô sáng các thay đổi, hãy chọn hộp kiểm ai , sau đó trong danh sách ai , hãy bấm vào tùy chọn mà bạn muốn.

  5. Để xác định khu vực trang tính nơi bạn muốn các thay đổi được tô sáng, hãy chọn hộp kiểm ở đâu và sau đó, trong hộp where , nhập tham chiếu ô của phạm vi trang tính.

  6. Hãy đảm bảo là đã chọn hộp kiểm Tô sáng Thay đổi trên màn hình.

  7. Bấm OK. Nếu được nhắc, hãy lưu sổ làm việc.

  8. Trên trang tính, hãy thực hiện các thay đổi mong muốn. Xin lưu ý rằng một số thay đổi, chẳng hạn như định dạng, không được theo dõi và do đó không được đánh dấu bằng một màu tô sáng.

Nếu bạn không muốn tiếp tục tô sáng thay đổi, bạn có thể tắt chức năng tô sáng thay đổi.

  1. Bấm xem lại > thay đổi theo dõi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút theo dõi thay đổi đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  2. Trong hộp thoại Tô sáng Thay đổi, hãy bỏ chọn hộp kiểm Theo dõi thay đổi trong khi sửa.

  1. Bấm xem lại > thay đổi theo dõi > tô sáng các thay đổi.

    Lưu ý rằng trong các phiên bản Excel mới hơn, nút theo dõi thay đổi đã bị ẩn. Sau đây là cách bỏ ẩn nó.

  2. Dưới tô sáng thay đổi nào, hãy chọn hộp kiểm khi nào, sau đó trong danh sách khi nào, hãy bấm tất cả.

  3. Bấm vào hộp kiểm Ai và Ở đâu.

  4. Hãy chọn hộp kiểm Liệt kê thay đổi trên một trang mới.

  5. Bấm OK.

  6. Trong trang tính lịch sử, hãy bấm vào mũi tên bộ lọc kế bên nhãn cột để tìm thông tin bạn muốn.

Lưu ý: Thao tác lưu sổ làm việc sẽ làm ẩn trang tính lịch sử. Để xem trang tính lịch sử sau khi lưu, bạn phải hiển thị nó lại bằng cách chọn hộp kiểm Liệt kê thay đổi trên một trang mới trong hộp thoại Tô sáng Thay đổi.

Bằng cách sử dụng tính năng theo dõi thay đổi trong Excel for Mac, bạn có thể theo dõi, duy trì và hiển thị thông tin về những thay đổi được thực hiện đối với sổ làm việc dùng chung.

Quan trọng: 

  • Nút theo dõi thay đổi không còn sẵn dùng trong Ribbon trong các phiên bản Excel mới hơn của Mac. Để sử dụng tính năng này, bạn sẽ cần phải thêm theo dõi thay đổi về Ribbon đầu tiên. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục thêm nút theo dõi thay đổi vào Ribbon.

  • Theo dõi thay đổi chỉ sẵn dùng trong các sổ làm việc dùng được chia sẻ. Thực tế, khi bạn bật chức năng theo dõi thay đổi, sổ làm việc sẽ tự động trở thành sổ làm việc được chia sẻ. Mặc dù sổ làm việc được chia sẻ thường được lưu ở vị trí mà những người dùng khác có thể truy nhập, bạn cũng có thể theo dõi thay đổi đối với bản sao nội bộ của một sổ làm việc được chia sẻ.

Thêm nút theo dõi thay đổi vào Ribbon

Để thêm nút theo dõi thay đổi trong dải băng, bạn sẽ cần phải tạo một nhóm tùy chỉnh rồi thêm nút vào nhóm.

  1. Bấm tùy chọnExcel > > Ribbon & thanh công cụ.

    Các tùy chọn thanh công cụ trên Ribbon Office2016 cho Mac
  2. Bên dưới tùy chỉnh ruy-băng, dưới tab chính, hãy chọn xem lại.

  3. Bên dưới danh sách tab chính , hãy bấm Nút Thêm Ribbon tùy chỉnh của Office2016 cho Mac , rồi chọn nhóm mới.

  4. Bây giờ bạn có thể đổi tên nhóm tùy chỉnh này. Chỉ cần chọn nhóm mới (tùy chỉnh), hãy bấm Office2016_for_Mac_Customize_Ribbon_Settings Office2016_for_Mac_Customize_Ribbon_Settings đổi tênvà nhập tên trong hộp tên hiển thị , rồi bấm lưu.

  5. Bên dưới chọn lệnh từ, hãy chọn tab chính, sau đó trong danh sách, hãy chọn xem lạithay đổi > > theo dõi thay đổi (Legacy), rồi bấm > (Thêm mũi tên) để di chuyển mục bên dưới nhóm tùy chỉnh mà bạn đã tạo.

    Bấm theo dõi thay đổi (Legacy) và sau đó bấm > để di chuyển tùy chọn bên dưới tab xem lại

  6. Bấm lưu và đóng hộp thoại tùy chọn Excel.

    Bạn sẽ thấy tùy chọn theo dõi thay đổi (Legacy) trong tab xem lại trên dải băng.

    Tùy chọn theo dõi thay đổi (Legacy) trên ruy-băng

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

  2. Chọn hoặc xóa bỏ theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn .

    Chọn hộp kiểm này sẽ chia sẻ sổ làm việc và tô sáng các thay đổi mà bạn hay người dùng khác thực hiện. Nếu bạn xóa hộp kiểm, bạn sẽ nhận được một thông báo cho biết rằng hành động này sẽ loại bỏ sổ làm việc khỏi việc dùng chia sẻ.

Khi bạn tô sáng các thay đổi khi làm việc, Excel đã phác thảo mọi chỉnh sửa (chẳng hạn như thay đổi, insertions và xóa) bằng một màu tô sáng.

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

  2. Chọn theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn .

  3. Dưới tô sáng thay đổi nào, hãy chọn hộp kiểm khi nào, sau đó trong danh sách thả xuống, hãy bấm vào tùy chọn bạn muốn.

  4. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    Để xác định

    Thực hiện như sau

    Những người dùng mà bạn muốn tô sáng các thay đổi

    Chọn hộp kiểm ai , sau đó trong menu ai , hãy bấm vào tùy chọn mà bạn muốn.

    Vùng trang tính nơi bạn muốn các thay đổi được tô sáng

    Chọn hộp kiểm ở đâu , rồi trong hộp vị trí , nhập tham chiếu ô của phạm vi trang tính.

    Mẹo: Bạn cũng có thể bấm vào biểu tượng thu gọn trong hộp thoại ở phần cuối bên phải của hộp, rồi chọn phạm vi mà bạn muốn sử dụng trên trang tính. Sau khi bạn hoàn tất, hãy bấm thu gọn hộp thoại để hiển thị toàn bộ hộp thoại.

  5. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn hộp kiểm tô sáng các thay đổi trên màn hình .

  6. Bấm OK.

    Nếu bạn được nhắc lưu sổ làm việc, hãy bấm OK.

  7. Trên trang tính, hãy thực hiện những thay đổi mà bạn muốn.

    Lưu ý: Một số thay đổi như định dạng, sẽ không được theo dõi và do đó sẽ không được đánh dấu bằng một màu tô sáng.

Khi bạn không còn muốn các thay đổi được tô sáng, bạn có thể dừng tô sáng chúng.

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

  2. Xóa hộp kiểm tô sáng các thay đổi trên màn hình .

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

    Lưu ý: Nếu theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn không được chọn, Excel đã không ghi lại bất kỳ lịch sử thay đổi nào cho sổ làm việc.

  2. Để chọn những thay đổi mà bạn muốn xem, hãy thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    Để xem

    Thực hiện như sau

    Tất cả các thay đổi đã được theo dõi

    Chọn hộp kiểm khi nào, chọn tất cả từ menu bật lên khi nào, rồi xóa bỏ các hộp kiểm aiở đâu .

    Những thay đổi đã được thực hiện sau một ngày cụ thể

    Chọn hộp kiểm khi nào, bấm vào kể từ ngày trong danh sách khi nào, rồi nhập ngày sớm nhất mà bạn muốn xem các thay đổi.

    Những thay đổi được thực hiện bởi một người dùng cụ thể

    Chọn hộp kiểm ai , sau đó trong danh sách ai , hãy bấm vào người dùng có những thay đổi mà bạn muốn xem.

    Những thay đổi đối với một phạm vi ô cụ thể

    Chọn hộp kiểm ở đâu , rồi nhập tham chiếu ô của phạm vi trang tính.

  3. Bạn cũng có thể bấm thu gọn hộp thoại ở phía cuối bên phải của hộp, rồi chọn phạm vi mà bạn muốn sử dụng trên trang tính. Sau khi bạn hoàn tất, hãy bấm thu gọn hộp thoại để hiển thị toàn bộ hộp thoại.

  4. Để xác định cách bạn muốn xem các thay đổi, hãy thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    Để

    Thực hiện như sau

    Tô sáng các thay đổi trên trang tính

    Chọn hộp kiểm tô sáng thay đổi trên màn hình .

    Điều này cho phép bạn xem chi tiết về một thay đổi bằng cách đặt con trỏ lên trên một ô được tô sáng.

    Tạo danh sách các thay đổi trên một trang tính riêng biệt

    Chọn hộp kiểm danh sách thay đổi trên một trang mới để hiển thị trang tính lịch sử.

    Hộp kiểm này chỉ sẵn dùng sau khi bạn bật chức năng theo dõi thay đổi và lưu tệp với ít nhất một thay đổi theo dõi được.

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm chấp nhận hoặc từ chối thay đổi. .

    Nếu bạn được nhắc lưu sổ làm việc, hãy bấm OK.

  2. Trong hộp thoại chọn thay đổi để chấp nhận hoặc từ chối , thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    Để chấp nhận hoặc từ chối

    Thực hiện như sau

    Những thay đổi được thực hiện sau một ngày cụ thể

    Chọn hộp kiểm khi nào, bấm vào kể từ ngày trong danh sách khi nào, rồi nhập ngày sớm nhất sau đó bạn muốn xem lại các thay đổi.

    Những thay đổi được thực hiện bởi một người dùng khác

    Chọn hộp kiểm ai , sau đó trong danh sách ai , hãy bấm vào người dùng có các thay đổi mà bạn muốn xem lại.

    Những thay đổi được thực hiện bởi tất cả người dùng

    Xóa hộp kiểm ai .

    Những thay đổi được thực hiện đối với một khu vực cụ thể

    Chọn hộp kiểm ở đâu , rồi nhập tham chiếu ô của phạm vi trang tính.

    Bạn cũng có thể bấm thu gọn hộp thoại ở phía cuối bên phải của hộp, rồi chọn phạm vi mà bạn muốn sử dụng trên trang tính. Sau khi bạn hoàn tất, hãy bấm thu gọn hộp thoại để hiển thị toàn bộ hộp thoại.

    Những thay đổi đối với toàn bộ sổ làm việc

    Xóa hộp kiểm ở đâu .

  3. Bấm OK, rồi xem lại thông tin về mỗi thay đổi trong hộp thoại Chấp nhận hoặc Bác bỏ Thay đổi.

    Thông tin bao gồm các thay đổi khác bị ảnh hưởng bởi những thay đổi bạn thực hiện. Bạn có thể cuộn để xem tất cả thông tin khi cần.

  4. Đối với mỗi thay đổi, hãy bấm chấp nhận hoặc từ chối.

    Lưu ý: 

    • Nếu bạn được nhắc chọn một giá trị cho một ô, hãy bấm vào giá trị bạn muốn, rồi bấm chấp nhận.

    • Bạn phải chấp nhận hoặc bác bỏ một thay đổi trước khi bạn có thể đi đến thay đổi kế tiếp.

    • Bạn có thể chấp nhận hoặc bác bỏ toàn bộ các thay đổi một lần bằng cách bấm Chấp nhận Tất cả hoặc Từ chối Tất cả.

    • Tất cả thay đổi phải được lưu trước khi có thể được liệt kê trên trang tính lịch sử.

    • Khi bạn từ chối thay đổi, trang tính lịch sử ghi lại từ chối bằng "hoàn tác" hoặc "kết quả của hành động bị từ chối" trong cột kiểu hành động . Để xem trang tính lịch sử, hãy xem xem trang tính lịch sử để biết thêm thông tin.

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

    Lưu ý: Nếu theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn không chọn hộp kiểm, Excel đã không ghi lại bất kỳ lịch sử thay đổi nào cho sổ làm việc.

  2. Dưới tô sáng thay đổi nào, hãy chọn hộp kiểm khi nào, sau đó trong menu bật lên khi bật lên, hãy bấm tất cả.

  3. Xóa hộp kiểm AiỞ đâu.

  4. Chọn hộp kiểm Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới, rồi sau đó bấm OK.

  5. Bấm OK.

    Trang tính lịch sử sẽ xuất hiện.

  6. Trong trang tính lịch sử, hãy bấm vào mũi tên bộ lọc bên cạnh nhãn cột để tìm thông tin bạn muốn.

    Lưu ý: Lưu sổ làm việc ẩn trang tính lịch sử. Để xem trang tính lịch sử sau khi lưu, bạn phải hiển thị lại bằng cách chọn hộp kiểm danh sách thay đổi trên một trang tính mới trong hộp thoại tô sáng thay đổi .

Vì lịch sử thay đổi sẽ bị xóa khi bạn tắt tính năng theo dõi thay đổi, bạn có thể muốn lưu một bản sao của lịch sử. Bạn có thể in trang tính lịch sử hoặc sao chép nó vào một sổ làm việc khác.

  1. Trên tab xem lại , bấm theo dõi thay đổi, rồi bấm tô sáng thay đổi.

  2. Dưới tô sáng thay đổi nào, hãy chọn hộp kiểm khi nào, sau đó trong danh sách khi nào, hãy bấm tất cả.

  3. Bấm vào hộp kiểm Ai và Ở đâu.

  4. Hãy chọn hộp kiểm Liệt kê thay đổi trên một trang mới.

  5. Bấm OK.

    Mẹo: 

    • Để in trang tính lịch sử, hãy bấm in trên menu tệp , chọn tùy chọn in bạn muốn, rồi bấm in.

    • Để sao chép trang tính lịch sử sang sổ làm việc khác, hãy làm theo các bước sau:

    • Nhấn giữ quyền điều khiển và bấm vào tab lịch sử ở cuối trang tính lịch sử, rồi bấm vào di chuyển hoặc sao chép.

    • Trong khu vực đến sách , hãy bấm vào tên của sổ làm việc mà bạn muốn di chuyển trang tính đến hoặc bấm (sổ mới).

    • Chọn hộp kiểm tạo bản sao , rồi bấm OK.

    • Lưu sổ làm việc có chứa trang tính lịch sử đã sao chép.

Bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi thay đổi để đăng nhập thông tin chi tiết về các thay đổi của sổ làm việc mỗi lần bạn lưu sổ làm việc. Lịch sử thay đổi này có thể giúp bạn xác định bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho dữ liệu trong sổ làm việc và sau đó bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đó.

Chức năng theo dõi thay đổi thực sự hữu ích khi nhiều người dùng cùng sửa một sổ làm việc. Cũng rất hữu ích khi bạn gửi sổ làm việc để xem lại các chú thích và muốn phối nhập vào một bản sao của sổ làm việc đó, kết hợp các thay đổi và chú thích mà bạn muốn giữ lại.

Khi các thay đổi được thực hiện trong sổ làm việc được chia sẻ, bạn có thể xem lịch sử thay đổi trực tiếp trên trang tính hoặc trên một trang tính lịch sử riêng biệt. Dù theo cách nào, bạn đều có thể xem tức thì chi tiết của mỗi thay đổi. Ví dụ, bạn có thể xem ai đã thực hiện thay đổi, loại thay đổi đã được thực hiện, khi nó được thực hiện, những ô nào bị ảnh hưởng và những gì đã được thêm vào hoặc xóa dữ liệu.

Khi bạn sử dụng tính năng theo dõi thay đổi, hãy cân nhắc những điều sau đây:

  • Thay đổi theo dõi khác với thao tác hoàn tác và không tạo bản sao lưu    

    Bạn có thể mong đợi rằng việc theo dõi thay đổi sẽ tạo một bản sao lưu của sổ làm việc trước khi thay đổi được thực hiện, hoặc bạn có thể hoàn tác bất kỳ thay đổi nào trong số đó. Rất tiếc, bạn không thể sử dụng lịch sử thay đổi để hoàn nguyên thay đổi bằng cách bỏ chọn chúng hoặc bằng cách khôi phục Phiên bản cũ của sổ làm việc. Tuy nhiên, trang tính lịch sử bao gồm bản ghi của tất cả dữ liệu đã xóa để bạn có thể sao chép dữ liệu đó trở lại các ô gốc trong sổ làm việc được chia sẻ.

    Do chức năng theo dõi thay đổi được thiết kế để giúp bạn quay trở về phiên bản trước đó của sổ làm việc, bạn nên tiếp tục sao lưu dự phòng các sổ làm việc đang bật chế độ theo dõi thay đổi.

  • Một số kiểu thay đổi không được theo dõi    

    Những thay đổi mà bạn thực hiện đối với nội dung ô được theo dõi, nhưng các thay đổi khác, chẳng hạn như thay đổi định dạng, không được theo dõi. Một số tính năng của Excel không sẵn dùng trong sổ làm việc được chia sẻ và do đó không thể được theo dõi.

  • Lịch sử thay đổi chỉ được giữ lại trong một khoảng thời gian cụ thể    

    Theo mặc định, khi bạn bật theo dõi thay đổi, lịch sử thay đổi sẽ được giữ lại trong 30 ngày để giữ kích cỡ của sổ làm việc được quản lý. Tuy nhiên, bạn có thể tăng hoặc giảm số ngày trong lịch sử thay đổi mà bạn muốn giữ lại. Để giữ lịch sử thay đổi vô thời hạn, bạn có thể chỉ định một số ngày lớn. Bạn cũng có thể tạo các bản sao định kỳ về thông tin lịch sử.

  • Phần cũ nhất trong lịch sử thay đổi sẽ bị xóa theo định kỳ    

    Excel xác định lịch sử thay đổi được giữ lại bằng cách tính lùi từ ngày hiện tại. Mỗi lần bạn đóng sổ làm việc, Excel xóa bất kỳ phần nào của lịch sử thay đổi lớn hơn số ngày có hiệu lực lần cuối cùng sổ làm việc được lưu.

    Ví dụ, nếu bạn giữ lịch sử 30 ngày thay đổi và mở một sổ làm việc lần đầu tiên trong hai tháng, bạn sẽ có thể xem sổ làm việc từ hai tháng trước. Tuy nhiên, khi bạn đóng sổ làm việc này, lịch sử từ 30 ngày trước (31 đến 60 ngày trước) sẽ bị xóa.

Quan trọng: Khi bạn tắt chức năng theo dõi thay đổi hoặc dừng chia sẻ sổ làm việc, tất cả lịch sử thay đổi sẽ bị xóa bỏ vĩnh viễn.

Excel cung cấp các cách sau đây để truy nhập và sử dụng lịch sử thay đổi đã lưu trữ.

  • Tô sáng trên màn hình    

    Excel có thể làm nổi bật các khu vực được thay đổi bằng một màu khác nhau đối với mỗi người dùng và hiển thị các chi tiết cơ bản dưới dạng một chú thích khi bạn đặt con trỏ lên phía trên mỗi ô được thay đổi. Tô sáng trên màn hình rất hữu ích khi sổ làm việc không có nhiều thay đổi hoặc khi bạn muốn xem nhanh những gì đã thay đổi.

  • Theo dõi lịch sử     

    Excel có thể hiển thị một trang tính lịch sử riêng biệt cung cấp danh sách các chi tiết thay đổi mà bạn có thể lọc để tìm những thay đổi mà bạn quan tâm. Trang tính lịch sử rất hữu ích khi sổ làm việc có nhiều thay đổi hoặc khi bạn muốn điều tra những điều đã xảy ra trong một chuỗi thay đổi.

  • Thay đổi xem lại    

    Excel có thể dẫn bạn qua từng thay đổi theo trình tự để bạn có thể quyết định chấp nhận hay từ chối các thay đổi đó. Phương pháp này rất hữu ích trong trường hợp bạn sẽ đánh giá nhận xét của người dùng khác.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể yêu cầu một chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel, tìm hỗ trợ trong Cộng đồng Giải đáp hay đề xuất tính năng hoặc cải tiến mới ở Excel User Voice.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×