Theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Trong Business Contact Manager cho Outlook, liên lạc bao gồm không chỉ thông điệp email và Nhật ký điện thoại, nhưng cũng thông tin, chẳng hạn như một tệp, một Cơ hộihoặc dự án doanh nghiệp có liên quan đến khách hàng cụ thể. Các mục trở thành một phần của lịch sử giao tiếp cho khách hàng đó.

Bài viết này mô tả cách tạo và sửa các mục lịch sử liên lạc.

Bạn muốn làm gì?

Tạo và nối kết các mục lịch sử giao tiếp

Xem và sửa mục lịch sử giao tiếp

Xóa một mục lịch sử liên lạc

Sắp xếp các mục lịch sử giao tiếp

Sử dụng biểu mẫu hoạt động kinh doanh

Tạo và nối kết các mục lịch sử giao tiếp

Mục lịch sử liên lạc bao gồm Outlook thông điệp email, cuộc hẹn và nhiệm vụ. Chúng cũng bao gồm tệp, Dự án Kinh doanh bản ghi, nhiệm vụ dự án, cơ hội, ghi chú công việc và Nhật ký điện thoại.

Tất cả các mục lịch sử liên lạc phải được nối kết với bản ghi. Bạn có thể nối kết các mục hiện có, chẳng hạn như thông điệp email hoặc một tệp vào bản ghi, hoặc bạn có thể tạo một mục lịch sử giao tiếp từ trong bản ghi. Mục tự động được nối kết đến bản ghi.

Các mục được liệt kê trên trang lịch sử của bản ghi và trong thư mục Lịch sử liên lạc .

Chỉ có cơ hội và dự án kinh doanh là mục lịch sử giao tiếp có thể cũng bao gồm các mục lịch sử liên lạc.

Mục lịch sử giao tiếp

Mục lịch sử giao tiếp có thể được nối kết với nó

Cơ hội

  • Thông điệp email

  • Ghi chú công việc

  • Nhật ký điện thoại

  • Tệp

  • Nhiệm vụ Outlook

  • Cuộc hẹn

Dự án Kinh doanh

  • Ghi chú công việc

  • Nhật ký điện thoại

  • Tệp

  • Nhiệm vụ Outlook

  • Cuộc hẹn

Trang lịch sử liên lạc của tài khoản và liên hệ công việc

Tài khoản và liên hệ công việc sẽ thừa kế các mục lịch sử giao tiếp của các bản ghi được nối kết tới chúng.

Nếu một mục lịch sử liên lạc, chẳng hạn như Nhật ký điện thoại, được nối kết với một khẩu mục lịch sử liên lạc, chẳng hạn như một dự án kinh doanh, Nhật ký điện thoại được liệt kê trên trang lịch sử của dự án kinh doanh, và trên trang lịch sử của bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc dự án kinh doanh được nối kết với.

Bản ghi tài khoản và liên hệ công việc cũng sẽ thừa kế các nhiệm vụ dự án từ bản ghi dự án kinh doanh.

Đầu trang

Tạo một mục lịch sử liên lạc

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

    • Quản lý Liên hệ.

    • Bán hàng.

    • Quản lý dự án. (Dự án kinh doanh chỉ)

      Tại sao thư mục Tiếp thị không được liệt kê?

      Theo mặc định, thư mục tiếp thị không chứa bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc. Bạn không thể thêm một mục lịch sử liên lạc vào bất kỳ bản ghi hoạt động tiếp thị, vì chúng không được nối kết với một loại bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc.

  2. Bấm vào tab chứa bản ghi mà bạn muốn.

    Ghi chú: Bạn không thể thêm một mục lịch sử liên lạc vào bất kỳ bản ghi nhiệm vụ dự án, vì chúng không được nối kết với một loại bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc.

  3. Bấm đúp vào bản ghi mà bạn muốn nối kết một mục lịch sử liên lạc mới.

  4. Trên Ribbon, trong nhóm Hiện, bấm Lịch sử.

  5. Bấm vào nút mới , sau đó bấm loại mục lịch sử giao tiếp mà bạn muốn thêm.

    Ghi chú: Bạn không thể tạo tệp mới trong Business Contact Manager cho Outlook. Bạn chỉ có thể nối kết tệp hiện có vào bản ghi. Kiểu tệp mà bạn có thể nối kết bao gồm Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word và tệp hình ảnh. Để biết thêm thông tin, hãy xem nối kết tệp hiện có Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, hoặc Word vào bản ghi ở phần sau của bài viết này.

  6. Hoàn thành biểu mẫu cho mục mới của bạn, rồi bấm lưu & đóng hoặc gửi thông điệp email.

    Mục được liệt kê trên trang lịch sử .

    Tệp trong lịch sử liên lạc được nối kết thay vì lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Business Contact Manger. Nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn và người dùng không có quyền truy nhập vào mạng của bạn và cần truy nhập các tệp trong lịch sử liên lạc, đính kèm tệp trong phần chú thích chứ không phải là nối kết các tệp vào lịch sử liên lạc. Lưu ý rằng giới hạn kích cỡ cơ sở dữ liệu là 4 GB và tệp đính kèm tăng kích cỡ của cơ sở dữ liệu.

Đầu trang

Nối kết hiện có các mục lịch sử liên lạc với các bản ghi

Ghi chú công việc, Nhật ký điện thoại, thông điệp email, cuộc hẹn, nhiệm vụ và các tệp có thể được nối kết với nhiều hơn một hồ sơ.

Cơ hội có thể được nối kết với bản ghi chỉ có một tài khoản hoặc liên hệ công việc.

Dự án doanh nghiệp có thể được nối kết với nhiều hơn một tài khoản hoặc liên hệ công việc ghi, nhưng chỉ một trong các tài khoản hoặc liên hệ công việc có thể là bản ghi chính.

Nhiệm vụ dự án có thể được nối kết chỉ có một bản ghi dự án doanh nghiệp.

Bạn có thể thay đổi bản ghi trong các mục lịch sử liên lạc được nối kết tới. Để biết thêm thông tin, hãy xem xem và sửa mục lịch sử giao tiếp ở phần sau của bài viết này.

Nối kết một thông điệp email Outlook hiện có, cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ với bản ghi

  1. Mở Mục Outlook mà bạn muốn nối kết đến bản ghi.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm công việc , hãy bấm nối kết đến bản ghi.

  3. Trong hộp thoại nối kết đến một bản ghi Business Contact Manager , trong danh sách Kiểu mục , hãy bấm vào loại bản ghi mà bạn muốn nối kết mục.

  4. Trong danh sách các bản ghi, hãy bấm bản ghi.

    Nếu bạn muốn nối kết mục đó với nhiều hơn một hồ sơ, hãy chọn những bản ghi đó.

    Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

    Để chọn bản ghi liền kề nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm vào. Để chọn bản ghi không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả các bản ghi, bấm vào một hồ sơ, rồi nhấn CTRL+A.

  5. Bên dưới Bản ghi được nối kết, hãy bấm Nối kết với.

    Các bản ghi bạn đã chọn được liệt kê trong hộp Nối kết đến .

    Để nối kết các mục Outlook với các loại bản ghi, hãy bấm vào loại bản ghi trong danh sách Kiểu mục , và sau đó bấm vào bản ghi.

  6. Bấm OK.

    Để đảm bảo rằng tất cả các thông điệp email đến hoặc từ tài khoản hoặc liên hệ công việc được bao gồm trong lịch sử giao tiếp của bản ghi, trong Outlook, bấm chuột phải vào thông điệp email mà bạn muốn nối kết đến bản ghi, sau đó bấm nối kết & theo dõi. Để biết thông tin về cách tự động nối kết thông điệp email vào bản ghi, hãy xem thông điệp email nối kết và theo dõi trong Business Contact Manager.

Ghi chú: Bạn sẽ không có chỉ báo cho bạn biết rằng một thông điệp email, cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ được nối kết với bản ghi. Bạn có thể bấm nút nối kết đến bản ghi trong mục Outlook để xem mục được nối kết và các bản ghi mà mục được nối kết với.

Đầu trang

Nối kết tệp Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, hoặc Word hiện có vào bản ghi

  1. Trong Excel, PowerPoint, Publisher, hoặc Word, mở tệp mà bạn muốn nối kết đến bản ghi.

  2. Bấm vào tab Tệp.

  3. Bấm tab Business Contact Manager , sau đó bấm nút nối kết đến bản ghi .

  4. Trong hộp thoại nối kết đến bản ghi Business Contact Manager , trong danh sách thư mục , hãy bấm vào loại bản ghi mà bạn muốn nối kết tệp đến.

  5. Trong danh sách các bản ghi, hãy bấm bản ghi.

    Để nối kết tệp với nhiều hơn một hồ sơ, hãy chọn những bản ghi đó.

Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

Để chọn bản ghi liền kề nhau, nhấn phím SHIFT, và sau đó bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm. Để chọn bản ghi không kề nhau, nhấn phím CTRL, sau đó bấm vào bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả bản ghi, hãy bấm vào một, sau đó nhấn CTRL + A.

  1. Bên dưới Bản ghi được nối kết, hãy bấm Nối kết với.

    Các bản ghi bạn đã chọn được liệt kê trong hộp Nối kết đến .

  2. Bấm OK.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem nối kết tệp với bản ghi Business Contact Manager.

Đầu trang

Xem và sửa mục lịch sử giao tiếp

Bạn có thể xem và sửa thông tin liên lạc mục lịch sử trên trang lịch sử giao tiếp của bản ghi, hoặc trong thư mục Lịch sử liên lạc . Có thể sửa mục bao gồm các nhiệm vụ, cuộc hẹn, ghi chú công việc và Nhật ký điện thoại. Thông điệp email không thể sửa được.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    Mở một bản ghi

    1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

      • Quản lý Liên hệ.

      • Bán hàng.

      • Quản lý dự án. (Dự án kinh doanh chỉ)

        Tại sao thư mục Tiếp thị không được liệt kê?

        Theo mặc định, hoạt động tiếp thị không có trang lịch sử . Bạn không thể thêm một mục lịch sử liên lạc vào bất kỳ bản ghi hoạt động tiếp thị, vì chúng không được nối kết với một loại bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc.

    2. Bấm vào tab chứa bản ghi mà bạn muốn.

    3. Bấm đúp vào bản ghi có các mục lịch sử liên lạc bạn muốn xem.

    4. Trên Ribbon, trong nhóm Hiện, bấm Lịch sử.

      Tất cả các liên lạc mục lịch sử được nối kết đến bản ghi được liệt kê.

Mở thư mục Lịch sử liên lạc

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm nút Business Contact Manager.

  2. Bấm đúp vào thư mục Bản ghi công việc để bung rộng nó, sau đó bấm Lịch sử liên lạc.

    Ghi chú: Mục lịch sử liên lạc được nối kết với nhiều bản ghi xuất hiện trong thư mục Lịch sử liên lạc nhiều hơn một lần. Khi bạn xóa một bản sao của một mục lịch sử giao tiếp có nhiều bản sao, các bản sao khác vẫn được nối kết với bản ghi. Tên của các bản ghi được nối kết được hiển thị trong cột Được nối kết đến thư mục Lịch sử liên lạc .

Bạn có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để xem các mục mà bạn muốn. Bấm tab xem , sau đó bấm sắp xếp hoặc lọc bạn muốn. Để biết thông tin về cách áp dụng một bộ lọc nâng cao hơn, hãy xem lọc hồ sơ trong Business Contact Manager.

  1. Bấm đúp vào mục lịch sử giao tiếp mà bạn muốn sửa.

  2. Thực hiện thay đổi của bạn và lưu chúng.

Đầu trang

Tại sao một số mục lịch sử liên lạc được liệt kê nhiều hơn một lần

Một mục có thể được liệt kê trên trang lịch sử và trong thư mục Lịch sử liên lạc nhiều lần, nếu mục được nối kết với nhiều bản ghi.

Trang lịch sử của bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc có thể danh sách mục nhiều lần nếu:

  • Mục được nối kết đến bản ghi tài khoản, và bản ghi được nối kết đến bản ghi tài khoản cũng được nối kết đến mục. Bản ghi tài khoản kế thừa các mục lịch sử giao tiếp của các bản ghi được nối kết với nó.

  • Mục được nối kết đến bản ghi liên hệ công việc và cơ hội hoặc dự án kinh doanh được nối kết với liên hệ công việc có chứa một nối kết đến cùng một mục lịch sử liên lạc. Bản ghi liên hệ công việc kế thừa lịch sử liên lạc được nối kết cơ hội và dự án kinh doanh.

Thư mục Lịch sử liên lạc liệt kê mục nhiều lần chỉ khi mục được nối kết với nhiều bản ghi. Nếu một mục được liệt kê trên trang lịch sử của bản ghi tài khoản vì bản ghi tài khoản kế thừa nó, nhưng mục đó không được nối kết trực tiếp vào bản ghi tài khoản, mục không được liệt kê trong thư mục Lịch sử liên lạc như được nối kết đến bản ghi tài khoản.

Nếu bạn sửa một mục trong một bản ghi, mục thay đổi trong tất cả được nối kết bản ghi.

Đầu trang

Xóa một mục lịch sử liên lạc

Không phải tất cả các mục lịch sử liên lạc đã xóa hoạt động giống nhau.

Khi bạn xóa cuộc hẹn, cuộc họp, thông điệp email, nhiệm vụ, hoặc tệp từ bản ghi, mục vẫn còn nguyên vẹn trong vị trí ban đầu. Bạn có thể nối kết nó đến một bản ghi khác ở bất kỳ lúc nào. Xóa cuộc hẹn, cuộc họp, thông điệp email hoặc nhiệm vụ được chuyển Thư mục Khoản mục Đã xóa trong Business Contact Manager cho Outlook.

Nếu bạn xóa cuộc hẹn, cuộc họp, thông điệp email, hoặc nhiệm vụ từ vị trí ban đầu, nhưng không xem được trong Business Contact Manager cho Outlook, khoảng 4 KB của mục vẫn nằm trong Business Contact Manager cho Outlook. Nếu bạn mở cuộc hẹn, cuộc họp, thông điệp email, nhiệm vụ, hoặc tệp đã bị xóa khỏi vị trí ban đầu, nó sẽ hiển thị trong biểu mẫu hoạt động kinh doanh. Để biết thông tin, hãy xem sử dụng biểu mẫu hoạt động kinh doanh ở phần sau của bài viết này.

Khi bạn xóa một ghi chú công việc, cơ hội hoặc Nhật ký điện thoại từ bản ghi — như mục không được nối kết với một bản ghi khác — ghi chú công việc thực tế, cơ hội hoặc Nhật ký điện thoại sẽ được chuyển vào thư mục Khoản mục đã xóa trong Business Contact Manager cho Outlook.

Để xóa hoàn toàn một mục lịch sử liên lạc từ Business Contact Manager cho Outlook, bạn phải xóa bỏ nó khỏi từng bản ghi mục được nối kết đến, và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa .

Ghi chú: Chỉ chủ sở hữu cơ sở dữ liệu có thể làm trống thư mục Khoản mục đã xóa trong Business Contact Manager cho Outlook.

Để biết thêm thông tin về việc xóa bỏ bản ghi, hãy xem xóa bỏ Business Contact Manager bản ghi.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm nút Business Contact Manager.

  2. Bấm đúp vào thư mục Bản ghi công việc để bung rộng nó, sau đó bấm Lịch sử liên lạc.

  3. Bấm vào một hoặc nhiều bản sao của mục lịch sử giao tiếp mà bạn muốn xóa.

    Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

Để chọn bản ghi liền kề nhau, nhấn phím SHIFT, và sau đó bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm. Để chọn bản ghi không kề nhau, nhấn phím CTRL, sau đó bấm vào bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả bản ghi, hãy bấm vào một, sau đó nhấn CTRL + A.

  1. Bấm chuột phải vào các mục đã chọn và sau đó bấm xóa.

    Ghi chú: Trên một bản ghi, không bấm vào xóa bỏ nút trong nhóm hành động trên ruy-băng, vì bạn sẽ xóa bỏ toàn bộ bản ghi, chứ không chỉ mục lịch sử giao tiếp được chọn.

Bảng sau liệt kê các mục lịch sử liên lạc, và xem chúng được lưu trong Business Contact Manager cho Outlook. Nếu mục được lưu trữ trong Business Contact Manager cho Outlook chỉ, nó sẽ bị xóa cùng với bản ghi được nối kết tài khoản, liên hệ công việc, cơ hội hoặc dự án kinh doanh.

Loại mục lịch sử giao tiếp

Lưu trong
Business Contact Manager cho Outlook chỉ?

Ghi chú công việc

Dự án Kinh doanh

Tác vụ dự án

Cơ hội

Nhật ký điện thoại

Thông điệp email

Không

Cuộc hẹn

Không

Tác vụ

Không

Tệp

Không

Ghi chú: Khi thư mục Khoản mục đã xóa rỗng, tất cả các mục trong thư mục được xóa vĩnh viễn. Tuy nhiên, nếu mục nối kết với bản ghi tồn tại bất kỳ nơi nào dưới dạng một tệp hoặc Outlook cuộc hẹn, nhiệm vụ, hoặc thông điệp email, sau đó nó có thể được nối kết với bản ghi khác. Nhật ký điện thoại và ghi chú công việc là một trường hợp đặc biệt, vì chúng không trở nên nổi bật một mình. Có phải được nối kết đến bản ghi tài khoản, liên hệ công việc, cơ hội hoặc dự án kinh doanh. Do đó, sau khi các bản ghi có được nối kết để xóa vĩnh viễn, những mục này không thể được khôi phục. Để biết thêm thông tin về việc khôi phục mục đã xóa, hãy xem khôi phục bản ghi trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Sắp xếp các mục lịch sử giao tiếp

Bạn có thể sắp xếp các mục lịch sử giao tiếp theo một số cách.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    Sắp xếp các mục lịch sử giao tiếp trên trang lịch sử của bản ghi

    1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm vào một trong các thư mục sau đây để hiển thị không gian làm việc:

      • Quản lý Liên hệ.

      • Bán hàng.

      • Quản lý dự án. (Dự án kinh doanh chỉ)

        Tại sao thư mục Tiếp thị không được liệt kê?

        Theo mặc định, thư mục tiếp thị không chứa bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc. Bạn không thể thêm một mục lịch sử liên lạc vào bất kỳ bản ghi hoạt động tiếp thị, vì chúng không được nối kết với một loại bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc.

    2. Bấm vào tab chứa bản ghi bạn muốn.

    3. Bấm đúp vào bản ghi có chứa các mục lịch sử liên lạc bạn muốn xem.

    4. Trên Ribbon, trong nhóm Hiện, bấm Lịch sử.

    Sắp xếp các bản ghi trong thư mục Lịch sử liên lạc

    1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm nút Business Contact Manager.

    2. Bấm đúp vào thư mục Bản ghi công việc để bung rộng nó, sau đó bấm Lịch sử liên lạc.

  2. Trong Ribbon, bấm tab Xem.

  3. Trong nhóm sắp xếp , hãy bấm vào một trong các tùy chọn sẵn dùng:

    1. Theo loại hoặc kiểu

    2. Theo ngày tạo

    3. Theo ngày sửa đổi

    4. Bằng Creator

    5. Theo nối kết với

    6. Đảo ngược sắp xếp

    7. Bung rộng/thu gọn

      Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách bằng cách bấm vào tiêu đề cột.

Ghi chú: Sắp xếp sẽ được giữ lại trong khi bản ghi hoặc thư mục Lịch sử liên lạc đang mở. Khi bạn đóng ghi hoặc thư mục, sắp xếp sẽ bị loại bỏ.

Đầu trang

Sử dụng biểu mẫu hoạt động kinh doanh

Nếu bạn mở một mục lịch sử liên lạc chẳng hạn như cuộc họp, thông điệp email, nhiệm vụ, hoặc tệp và mục không sẵn dùng, nó sẽ mở ra trong một biểu mẫu hoạt động kinh doanh. Mục lịch sử liên lạc gốc có thể không sẵn dùng hoặc vì nó đã bị xóa khỏi vị trí ban đầu, hoặc bạn không còn kết nối với máy tính mà mục gốc được đặt.

Biểu mẫu Business hoạt động bao gồm một số thông tin cơ bản. Ví dụ, dành cho thông điệp email, tệp bao gồm và chủ đề, Nối kết đến, đầu tiên 4 kilobyte (KB) thư. Đối với một tệp, tệp bao gồm tên tệp, Nối kết đến, và vị trí ban đầu của tệp.

Ghi chú: Trường có chứa các thông tin từ mục gốc không thể sửa được.

  • Chủ đề     Chủ đề hoặc tiêu đề của thư gốc.

  • Nối kết đến     Bản ghi mục này được nối kết với.

  • Tạo/đến hạn     Ngày mục gốc được tạo hoặc đến hạn.

  • Gửi     Ngày mục ban đầu được gửi (chỉ áp dụng cho một cuộc họp hoặc thông điệp email).

  • Sửa đổi     Ngày thay đổi gần đây nhất đã được lưu vào thư gốc.

  • Ghi chú     Các đầu tiên 4 kilobyte (KB) cho email, thông tin cơ bản về cuộc họp hoặc nhiệm vụ, hoặc vị trí ban đầu của tệp.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×