Thư trong Outlook Online

Làm việc với Thư

• Trong trình duyệt web, đăng nhập vào Outlook Web App bằng URL do người quản lý email cho tổ chức của bạn cung cấp. Nhập tên người dùng và mật khẩu của bạn, rồi bấm vào Đăng nhập.

  Lưu ý: Nếu bạn muốn sử dụng phiên bản rút gọn của Outlook Web App, hãy xem tùy chọn > Phiên bản Outlook Web App. Phiên bản rút gọn của Outlook Web App được thiết kế để dùng với các trình duyệt web cũ hơn không được hỗ trợ bởi phiên bản chuẩn của Outlook Web App, để sử dụng qua kết nối chậm, và khả năng truy nhập đáp ứng nhu cầu bằng cách cung cấp một giao diện đơn giản hóa dễ dàng hơn để sử dụng với bộ đọc màn hình.

Những gì bạn thấy trong thư

Khi mở Thư, bạn sẽ được xem nhanh thư mục tiêu chuẩn và mọi thư mục tùy chỉnh của mình, một danh sách thư đã nhận và ngăn đọc cho phép bạn xem ngay lại nội dung của mọi thư bạn chọn.

Để biết thêm thông tin, xem mục:

• Tạo và trả lời thư trong Outlook Web App

• In tin nhắn

• Thiết đặt hiển thị cho thư

Đầu Trang

Thay đổi giao diện

Chủ đề, thay đổi màu nền, màu tô sáng và hình ảnh, là một cách nhanh chóng và dễ dàng để mang lại diện mạo khác vào email của bạn.

Trên thanh dẫn hướng, chọn thiết đặt , sau đó thay đổi chủ đề.

Thư

Tạo thư mới

1. Chọn thư mới phía trên danh sách thư mục. Một biểu mẫu thư mới mở ra trong ngăn đọc.

2. Thực hiện một trong các thao tác sau để thêm người nhận:

   • Nhập tên của bất kỳ ai trong thư mục liên hệ hoặc danh sách địa chỉ của tổ chức.

     hoặc

   • Nhập địa chỉ email vào hộp tới hoặc Cc .

   Lưu ý: Lần đầu tiên bạn nhập tên của một người, kết quả tìm kiếm Outlook Web App cho địa chỉ của người đó. Sau đó, tên đệm ẩn để trong tương lai tìm kiếm được giải quyết nhanh chóng.

3. Nhập một chủ đề.

4. Nhập thư bạn muốn gửi.

   Lưu ý:  Để biết thêm thông tin về việc định dạng thư của bạn, xem mục Định dạng thư trong Outlook Web App.

5. Khi thư đã sẵn sàng để gửi, chọn Gửi .

Khi bạn tạo một thông điệp email mới (hoặc trả lời thư hiện có), Outlook Web App tự động lưu nó trong thư mục Thư nháp của bạn. Hành động mặc định này rất hữu ích, đặc biệt là nếu tình huống phát sinh mà yêu cầu bạn phải đình chỉ việc tạo thư mới. Bạn có thể hoàn tất việc soạn thư, khi bạn chọn.

Hoàn tất thư nháp

1. Chọn Nháp trong danh sách Thư mục.

2. Chọn thư bạn đang làm việc để xem thư trong ngăn đọc, rồi tiếp tục viết thư. Hoặc chọn Bỏ nếu bạn đã quyết định không gửi thư.

3. Khi bạn viết xong thư, chọn Gửi .

Thêm tệp đính kèm, ảnh hoặc chữ ký vào thư

Thêm tệp đính kèm vào thư

• Chọn Chèn > Tệp đính kèm ở đầu biểu mẫu thư và duyệt tới tệp bạn muốn đính kèm.

Nhúng ảnh vào thư

Bạn có thể nhúng một ảnh trong thư để nó xuất hiện mà người nhận không phải mở thư.

• Chọn Chèn > Ảnh tại chỗ, rồi duyệt đến ảnh bạn muốn thêm vào thư của mình.

Đính kèm thư vào thư mới

1. Trong dạng xem danh sách, chọn thư bạn muốn đính kèm, rồi nhấn Ctrl+C để sao chép thư.

2. Mở thư mới hoặc trả lời hay chuyển tiếp thư hiện có.

3. Với thư mới mở trong ngăn đọc và con trỏ trong nội dung thư, hãy nhấn Ctrl + V để đính kèm thư bạn đã sao chép.

Thêm chữ ký hiện có

Nếu bạn vẫn chưa tạo chữ ký, hãy xem tạo và thêm chữ ký email trong Outlook Web App. Bạn có thể chọn để theo cách thủ công thêm chữ ký của bạn hoặc để tự động thêm nó vào tất cả các thư hoặc vào thư riêng.

• Chọn Chèn > Chữ ký của bạn.

Đầu Trang

Mở thư trong một cửa sổ riêng

Theo mặc định, bạn sẽ đọc và tạo thư trong ngăn đọc, nhưng không phải lúc nào đó cũng là điều bạn cần. Đôi khi bạn cần xem thư trong một cửa sổ riêng.

Khi bạn đang soạn thư mới hoặc trả lời hoặc chuyển tiếp thư bạn nhận được, bạn có thể chọn cửa sổ bật lên ở góc trên bên phải của thư để mở nó trong cửa sổ mới.

1. Trong danh sách thư, chọn thư bạn muốn xem trong một cửa sổ riêng.

2. Chọn Hành động khác > Mở trong cửa sổ riêng.

Đầu Trang

Thư đã xóa bỏ

Khi bạn xóa bỏ thư, thư được gửi đến thư mục khoản mục đã xóa. Thư trong thư mục khoản mục đã xóa có thể bị xóa vĩnh viễn bằng một chính sách tự động được đặt bởi người quản trị cho tổ chức của bạn, bạn chọn chúng trong khi trong thư mục và xóa bỏ chúng hoặc bạn làm trống thư mục khoản mục đã xóa. Để biết thông tin về phục hồi thư đã xóa, hãy xem khôi phục các mục đã xóa hoặc email trong Outlook Web App.

Làm trống thư mục Mục đã Xóa

1. Bấm chuột phải (hoặc nhấn và giữ) vào thư mục Mục đã Xóa.

2. Chọn Làm trống thư mục.

3. Chọn OK để xác nhận bạn muốn xóa vĩnh viễn các mục này.

Đầu Trang

Danh sách thư

Khi bạn mở Thư, danh sách thư nằm trong ngăn trung tâm, bên trái là danh sách Thư mục và bên phải là ngăn đọc. Theo mặc định, danh sách thư sẽ hiển thị thư trong Hộp thư đến, thư mục hiện tại. Cài đặt mặc định này không giới hạn thư nào được hiển thị. Bạn có thể quản lý thư được hiển thị bằng cách chọn bộ lọc hoặc sử dụng tìm kiếm. Còn có các công cụ khác sẵn dùng với danh sách thư để giúp bạn xử lý một số tác vụ.

• Chọn Bung rộng để hiển thị danh sách Thư mục hoặc chọn Thu gọn để ẩn danh sách. Chọn thư mục bất kỳ trong danh sách để xem nội dung của thư mục.

• Chọn biểu tượng ở bên phải danh sách thư để xóa thư hoặc cuộc hội thoại hay để gắn thêm cờ. Các biểu tượng khác sẽ hiển thị cho bạn thư có tệp đính kèm, mức độ quan trọng (cao hoặc thấp) và số mục chưa đọc hiện có trong cuộc hội thoại.

• Bấm chuột phải vào thư để xem menu tùy chọn. Có các tùy chọn như đánh dấu thư là đã đọc hoặc chưa đọc, di chuyển thư vào thư mục khác hoặc tạo quy tắc dựa theo thư đó. Trên màn hình cảm ứng, nhấn và giữ để xem tùy chọn thư.

• Chọn ở phía bên trái thư để bung rộng cuộc hội thoại nhằm xem toàn bộ thư trong cuộc hội thoại đó.

• Dùng nhãn ở đầu danh sách thư để chuyển đổi giữa xem Cuộc hội thoại theo ngày và Mục theo ngày.

Đầu Trang

Ngăn đọc

Ngăn đọc là nơi hiển thị thư. Bạn có thể đọc và phản hồi thư trong ngăn đọc. Hoặc bạn có thể mở thư trong một cửa sổ riêng (mới).

• Để phản hồi thư, chọn Trả lời, Trả lời tất cả hoặc Chuyển tiếp ở đầu thư. Một thư mới sẽ xuất hiện trong ngăn đọc ở đầu thư.

• Để thay đổi trạng thái đọc của thư, sử dụng Đánh dấu là đã đọc hoặc Đánh dấu là chưa đọc.

• Để xem thêm tùy chọn, chọn Hành động khác cho menu mở rộng.

Thay đổi vị trí của ngăn đọc

1. Trên thanh dẫn hướng, chọn Cài đặt > Cài đặt hiển thị > Ngăn đọc.

2. Chọn một trong các mục sau:

   • Hiển thị ngăn đọc ở bên phải, cài đặt mặc định.

   • Hiển thị ngăn đọc ở dưới cùng

   • Ẩn ngăn đọc

3. Chọn OK để lưu lựa chọn của bạn và để đóng thiết đặt hiển thị.

Đầu Trang

Tìm kiếm và bộ lọc cài sẵn

Bạn sẽ thấy hộp tìm kiếm và các bộ lọc tích hợp sẵn ở đầu danh sách thư.

• Để tìm kiếm, trong hộp Tìm kiếm bắt đầu nhập nội dung bạn muốn tìm kiếm. Danh sách các gợi ý xuất hiện bên dưới, và bạn có thể chọn một trong các gợi ý để tìm kiếm mục đó. Hoặc bạn có thể hoàn tất việc nhập nội dung tìm kiếm của bạn và sau đó nhấn Enter để bắt đầu tìm kiếm của bạn. Để xóa tìm kiếm của bạn, hãy chọn biểu tượng ở phía bên phải của hộp tìm kiếm.

• Các bộ lọc tích hợp sẵn—Tất cả, Chưa đọc, Gửi đến tôi và Có cờ—là cách để chọn nhanh những nội dung sẽ hiển thị trên danh sách thư. Bộ lọc Tất cả hiển thị tất cả các thư, Chưa đọc hiển thị thư chưa được đánh dấu là đã đọc, Gửi đến tôi hiển thị mọi thư có tên bạn xuất hiện trong danh sách Gửi đến hoặc CC và Có cờ hiển thị tất cả các thư được đánh dấu thêm hành động.

Đầu Trang

Danh sách thư mục

Danh sách Thư mục hiển thị các thư mục mặc định được tạo cho mọi hộp thư cùng mọi thư mục bạn tạo. Tùy theo thiết lập trong tổ chức của bạn, bạn cũng có thể thấy các thư mục Yêu thích và Lưu trữ.

Bạn có thể chọn bung rộng để hiển thị danh sách thư mục, hoặc chọn thu gọn để ẩn nó. Chọn bất kỳ thư mục trong danh sách để xem nội dung của nó.

Bạn có thể bấm chuột phải vào mục bất kỳ trong danh sách Thư mục để xem menu những thao tác có thể thực hiện, như tạo thư mục mới, xóa thư mục hiện có hoặc làm trống thư mục. Trên màn hình cảm ứng, nhấn và giữ một mục vào menu cho mục đó.

Tạo thư mục mới

1. Bấm chuột phải (hoặc nhấn và giữ) thư mục bất kỳ trong danh sách Thư mục, rồi chọn Tạo thư mục mới. Thư mục mới chưa đặt tên được thêm dưới dạng thư mục con vào thư mục bạn đã chọn.

   Để tạo thư mục không phải là thư mục con, bấm chuột phải (hoặc nhấn và giữ) tên của bạn trên thư mục Hộp thư đến, rồi chọn Tạo thư mục mới.

2. Nhập tên cho thư mục mới, rồi nhấn Enter.

Thư mục Email Rác

Thư được xác định có thể là email rác sẽ tự động được chuyển đến thư mục Email Rác. Nội dung nguy hiểm tiềm tàng trong thư, chẳng hạn như liên kết hoặc mã thực thi, sẽ bị vô hiệu hoá.

Bạn có thể quản lý báo cáo email rác và các thiết đặt bên dưới tùy chọn menu. Cụ thể, hãy đi đến thiết đặt > tùy chọn > tùy chọn > chặn hoặc cho phép. Xem các chủ đề dưới đây để tìm hiểu thêm về thư rác, và làm thế nào để quản lý các thiết đặt.

• Tìm hiểu về email rác và lừa đảo

• Chặn hoặc cho phép (cài đặt email rác)

Đầu Trang

Tôi cần biết thêm gì nữa?

• Outlook Web App sử dụng bộ kiểm tra chính tả của trình duyệt của bạn. Điều này xảy ra tự động khi bạn bắt đầu nhập, và có thể được cấu hình bằng cách dùng thiết đặt trình duyệt web của bạn.

• Bạn có thể tìm thấy liên kết đến cài đặt bằng cách chọn Cài đặt ở đầu cửa sổ Outlook Web App. Có các tùy chọn cho:

  • Thiết đặt tài khoản của bạn, bao gồm mật khẩu

  • Trả lời tự động

  • Thiết đặt hiển thị cho thư

  • Thiết đặt ngoại tuyến

  • Chủ đề

Đồng thời, bạn có thể tìm hiểu thêm về:

• In thư

• Tạo và trả lời các thư trong Outlook Web App

Đầu Trang