Thực hiện Quản lý Bản ghi

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể quản lý bản ghi “tại chỗ”, có nghĩa là bạn có thể để tài liệu ở vị trí hiện tại trên trang hoặc lưu bản ghi ở kho lưu trữ cụ thể, chẳng hạn như trang Trung tâm Bản ghi.

Trước khi bạn thực hiện quản lý bản ghi, chúng tôi khuyên bạn trước tiên tạo kế hoạch quản lý bản ghi cho tổ chức của bạn. Để giúp bạn chọn đúng bản ghi hệ thống quản lý tổ chức của bạn, hãy xem chọn cách lưu trữ và quản lý bản ghi.

Tạo và cấu hình trang Trung tâm Bản ghi

Phần này sẽ cung cấp cho bạn bức tranh tổng quát các bước chính bạn cần thực hiện để tạo và cấu hình trang Trung tâm Bản ghi. Bấm các nối kết để xem hướng dẫn cụ thể cho mỗi bước.

  1. Tạo site Trung tâm bản ghi bằng cách dùng mẫu trang Trung tâm bản ghi.

  2. Tạo bản ghi thư viện hoặc danh sách quản lý và lưu trữ mỗi loại bản ghi được xác định trong sơ đồ tệp của bạn (def: một tệp gói mô tả các loại tài liệu hoặc mục mà tổ chức thừa nhận là bản ghi chính thức doanh nghiệp. Nó cho biết nơi những bản ghi được lưu trữ và nó sẽ cung cấp thông tin sự khác biệt giữa một loại bản ghi từ khác).

  3. Thêm kiểu nội dung liên kết vào thư viện và danh sách của bạn.

  4. Tạo và thêm các cột trang loại nội dung liên quan để chứa và hiển thị siêu dữ liệu cho mỗi loại bản ghi được xác định trong sơ đồ tệp của bạn.

  5. Thêm chính sách quản lý thông tin vào một nội dung nhập trên trang Trung tâm bản ghi.

  6. Cấu hình Bộ tổ chức Nội dung để định tuyến từng kiểu bản ghi vào vị trí phù hợp.

Đầu trang

Tạo trang Trung tâm Bản ghi

Chúng tôi khuyên bạn tạo Trung tâm bản ghi là tuyển tập trang mức cao nhất, không làm trang phụ. Để tạo một tuyển tập trang, bạn phải là thành viên của nhóm người quản trị cụm máy chủ SharePoint trên máy tính đang chạy trang web SharePoint Trung tâm quản trị.

Trong SharePoint Online, bạn có thể tạo một site Trung tâm bản ghi từ mức trên cùng của trang SharePoint. Bấm + tạo site, sau đó bắt đầu từ bước 4 dưới đây.

  1. Bắt đầu SharePoint 2013 hoặc 2016 Trung tâm quản trị.

    • Đối với Windows Server 2008 R2:

      • Bấm bắt đầu, hãy bấm Sản phẩm Microsoft SharePoint 2013 hoặc Sản phẩm Microsoft SharePoint 2013, sau đó bấm SharePoint 2013 Trung tâm quản trị hoặc SharePoint 2016 Trung tâm quản trị.

    • Đối với Windows Server 2012:

      • Trên màn hình bắt đầu , bấm Quản trị Trung tâm SharePoint 2013 hoặc SharePoint 2016 Trung tâm quản trị.

        Nếu SharePoint 2013 Trung tâm quản trị hoặc SharePoint 2016 Trung tâm quản trị không phải trên màn hình bắt đầu :

      • Bấm chuột phải vào máy tính, bấm tất cả ứng dụng, sau đó bấm SharePoint 2013 Trung tâm quản trị hoặc SharePoint 2016 Trung tâm quản trị.

  2. Trên trang web trung tâm quản trị, trong phần Quản lý ứng dụng , hãy bấm tạo tuyển tập site.

  3. Trên trang Tạo tuyển tập trang , trong phần Ứng dụng Web , nếu ứng dụng web mà bạn muốn tạo tuyển tập trang không được chọn, hãy bấm vào mũi tên xuống. Trên menu Ứng dụng Web , bấm Ứng dụng Web thay đổi, sau đó bấm ứng dụng web mà bạn muốn tạo tuyển tập trang.

  4. Trong phần tiêu đề và mô tả , nhập tiêu đề và mô tả cho tuyển tập trang.

  5. Trong phần Địa chỉ trang Web , hãy chọn đường dẫn đến sử dụng cho URL của bạn (ví dụ, một ký tự đại diện bao gồm đường dẫn như/sites/hoặc thư mục gốc (/).

    Nếu bạn chọn một đường dẫn bao hàm ký tự đại diện, bạn cũng phải nhập tên site để dùng trong URL của trang web của bạn.

  6. Trong phần Chọn mẫu , trong danh sách chọn trải nghiệm phiên bản , chọn phiên bản trải nghiệm SharePoint trong các mẫu mà bạn muốn dùng.

    Chọn phiên bản trải nghiệm nếu bạn muốn tuyển tập trang để xem và chạy như tuyển tập trang trong SharePoint Server. Một tuyển tập trang sử dụng phiên bản trải nghiệm trước chạy trong phiên bản mới hơn của SharePoint, nhưng kinh nghiệm người dùng và giao diện người dùng của tuyển tập trang sẽ phản ánh các phiên bản cũ hơn. Một tuyển tập trang có thể được nâng cấp tại bất kỳ lúc nào về phiên bản trải nghiệm mới nhất.

  7. Trong phần Chọn mẫu , chọn tab doanh nghiệp , sau đó bấm Trung tâm bản ghi.

  8. Trong phần Người quản trị tuyển tập Site chính , hãy nhập tên người dùng (trong biểu mẫu tên Miền\Tên người dùng) cho người dùng sẽ có người quản trị tuyển tập trang.

  9. Trong phần Người quản trị tuyển tập trang phụ , hãy nhập tên người dùng cho người quản trị tuyển tập trang phụ. Chỉ định người quản trị tuyển tập trang phụ là một thực hành tốt nhất để đảm bảo rằng người khác có thể quản lý tuyển tập trang khi người quản trị tuyển tập site chính không phải là trình bày.

  10. Nếu bạn đang dùng hạn ngạch để quản lý lưu trữ cho các tuyển tập site, trong phần Hạn ngạch mẫu , hãy bấm mẫu trong danh sách chọn một mẫu hạn mức .

  11. Bấm OK.

Tạo thư viện hoặc danh sách quản lý bản ghi

Thư viện và danh sách là các thành phần quan trọng trong quản lý bản ghi. Chúng hoạt động như những tủ hồ sơ cho từng kiểu bản ghi mà bạn muốn lưu trữ hoặc quản lý. Liên kết các kiểu nội dung (sẽ giải thích sau) với thư viện và danh sách sẽ giúp phân loại bản ghi của bạn. Chúng tôi đề nghị rằng bạn nên tạo thư viện hoặc danh sách tài liệu cho từng kiểu nội dung trong sơ đồ tệp bản ghi của bạn.

Thêm kiểu nội dung hiện có vào danh sách hoặc thư viện

Khi bạn thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện, bạn hãy làm cho các mục của kiểu nội dung đó có trong danh sách hoặc thư viện. Khi bản ghi được gửi vào Trung tâm Bản ghi, chúng được định tuyến vào danh sách hoặc thư viện phù hợp dựa vào kiểu nội dung của tài liệu.

Đầu trang

Tạo và thêm các cột trang vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung

Các cột giúp bạn nhóm, phân loại và theo dõi bản ghi và các mục khác. Một cột trang sẽ xác định một mục của siêu dữ liệu có thể liên kết với một kiểu nội dung, danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, có thể bạn muốn thêm các cột trang xác định “tác giả” hoặc “ngày hoàn thành”. Thêm cột trang vào kiểu nội dung cho bản ghi hoặc để lưu trữ một mục của siêu dữ liệu được nộp cùng với bản ghi, hoặc để thêm siêu dữ liệu nhằm giúp quản lý bản ghi.

Tạo cột trang

  1. Trên trang Trung tâm bản ghi, bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt trang.

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Trên trang thiết đặt trang, dưới Bộ sưu tập trình thiết kế Web, bấm cột trang.

  3. Trên trang Cột Trang, bấm Tạo.

  4. Trên trang Cột Trang Mới, trong phần Tên và Kiểu, trong hộp Tên cột, hãy nhập tên bạn muốn.

  5. Chọn kiểu thông tin bạn muốn lưu trữ trong cột — ví dụ, tiền tệ, ngày và giờ hoặc văn bản.

  6. Trong phần Nhóm, chọn nhóm hiện có để lưu trữ cột trang mới hoặc chọn Nhóm mới để tạo nhóm mới lưu trữ cột. Các nhóm cung cấp cách tổ chức cột và tìm kiếm các cột dễ dàng hơn.

Trong phần Thiết đặt Cột Bổ sung, chọn thiết đặt cột bổ sung mà bạn muốn. Các tùy chọn sẵn dùng trong phần này khác nhau tùy thuộc vào kiểu cột bạn chọn trong phần Tên và Kiểu. Ví dụ, nếu kiểu thông tin để lưu trữ trong cột là Lựa chọn, bạn có thể xác định các lựa chọn để liệt kê trong phần Thiết đặt Cột Bổ sung.

  1. Bấm OK.

Thêm cột trang vào kiểu nội dung của bản ghi

  1. Từ trang chủ của site Trung tâm bản ghi, hãy bấm Thiết đặt, sau đó bấm Thiết đặt trang.

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Trong phần Bộ sưu tập trình thiết kế Web , hãy bấm kiểu nội dung trang.

  3. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, bấm kiểu nội dung trang mà bạn muốn cấu hình.

  4. Sau khi bạn chọn kiểu nội dung trang từ trang mẹ hoặc tạo kiểu nội dung trang mới, trên trang kiểu nội dung trang đã chọn, trong phần Cột, bấm Thêm từ các cột trang hiện có.

  5. Trên trang Thêm Cột vào Kiểu Nội dung, trong phần Chọn Cột, hãy chọn nhóm bạn muốn lọc từ danh sách Chọn cột từ.

  6. Chọn cột mà bạn muốn thêm từ danh sách cột sẵn có , sau đó bấm Thêm.

  7. Trong phần Cập nhật Danh sách và Kiểu Nội dung Trang, xác định xem kiểu nội dung trang con thừa hưởng từ kiểu nội dung trang này sẽ được cập nhật với những thay đổi của bạn hay không.

  8. Sau khi hoàn tất việc thêm cột bạn muốn, hãy bấm OK.

Ghi chú:  Nếu kiểu nội dung bạn muốn chọn không xuất hiện dưới dạng nối kết (xám mờ) trên trang này thì kiểu nội dung thuộc trang mẹ của trang Trung tâm Bản ghi và do đó, cần được chọn và cấu hình từ trang mẹ. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách bấm vào nối kết bên dưới cột Nguồn cạnh kiểu nội dung trang xám mờ dưới cột Kiểu Nội dung Trang.

Đầu trang

Tạo chính sách quản lý thông tin dành cho bản ghi

Chính sách quản lý thông tin là tập hợp các quy định đối với kiểu nội dung. Chính sách quản lý thông tin có thể giúp tổ chức kiểm soát và theo dõi những việc như nội dung được giữ lại trong bao lâu hoặc hành động nào người dùng có thể thực hiện với nội dung đó.

Ghi chú: Bạn phải là thành viên của nhóm Người sở hữu của trang Trung tâm Bản ghi mới được phép hoàn thành nhiệm vụ này.

Thêm chính sách quản lý thông tin vào kiểu nội dung

Ghi chú: Bạn không thể xác định chính sách quản lý thông tin cho một kiểu nội dung chính. Kiểu nội dung chính được cài đặt khi một tuyển tập trang được tạo ra. Bạn phải tạo một kiểu nội dung được lấy từ một kiểu nội dung chính và áp dụng chính sách quản lý thông tin vào kiểu nội dung có nguồn gốc.

  1. Trong site, bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt trang.

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Trên trang thiết đặt trang, trong phần Bộ sưu tập trình thiết kế Web , hãy bấm kiểu nội dung trang.

  3. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, bấm kiểu nội dung bạn muốn thêm chính sách quản lý thông tin vào.

  4. Trên trang Kiểu Nội dung, bấm Thiết đặt chính sách quản lý thông tin.

  5. Trên trang Sửa Chính sách, hãy nhập mô tả chính sách, sau đó viết tuyên bố chính sách ngắn nhằm giải thích cho người dùng biết chính sách này là gì. Một tuyên bố chính sách có thể dài tối đa 512 ký tự.

  6. Tiếp theo, bạn cần phải thêm một hoặc nhiều tính năng chính sách vào chính sách quản lý thông tin. Khi bạn bật tính năng, thiết đặt bổ sung sẽ được trình bày.

Thêm tính năng chính sách vào chính sách quản lý thông tin

Các tính năng chính sách bạn có thể thêm vào chính sách thông tin là nhãn, kiểm nghiệm, thời hạn hiệu lực và mã vạch.

Thêm một tính năng chính sách duy trì để người quản lý thông tin chính sách

  1. Trên trang Sửa Chính sách, chọn hộp kiểm Bật tính năng Duy trì.

  2. Bấm Thêm giai đoạn duy trì và chọn một trong những tùy chọn giai đoạn duy trì sau đây để xác định khi nào tài liệu sẽ hết hạn: Để thiết lập ngày hết hạn dựa vào thuộc tính ngày, hãy chọn Giai đoạn này dựa vào thuộc tính ngày trên mục, sau đó chọn hành động (Tạo hoặc Sửa đổi) và khoảng thời gian (ngày, tháng hoặc năm).

  3. Nhập giá trị vào hộp giữa các danh sách để xác định khoảng thời gian.

  4. Chọn hành động sẽ xuất hiện khi tài liệu hết hạn.

  5. Nếu bạn muốn hành động đã chọn sẽ lặp lại, hãy chọn hộp kiểm trong phần Lặp lại và chọn giai đoạn lặp lại.

  6. Bấm OK.

Đầu trang

Thêm một tính năng chính sách kiểm toán vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang Sửa Chính sách, trong phần Kiểm nghiệm, hãy chọn Bật tính năng kiểm nghiệm, sau đó chọn hộp kiểm cạnh sự kiện mà bạn muốn thực hiện kiểm nghiệm.

  2. Bấm OK.

    Ghi chú: Để xem nhật ký kiểm toán, trên trang Thiết đặt Tuyển tập Trang, bấm Báo cáo nhật ký kiểm nghiệm, sau đó chọn báo cáo để xem.

Thêm một tính năng chính sách mã vạch vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang Sửa Chính sách, trong phần Mã vạch, hãy chọn Bật tính năng Mã vạch.

  2. Chọn hộp kiểm Nhắc người dùng chèn mã vạchnếu bạn muốn ứng dụng khách của Office yêu cầu người dùng chèn mã vạch vào tài liệu.

Thêm tính năng chính sách nhãn vào chính sách quản lý thông tin

  1. Trên trang Sửa Chính sách, trong phần Nhãn, hãy chọn hộp kiểm Bật tính năng Nhãn.

  2. Để yêu cầu người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in tài liệu, hãy chọn Nhắc người dùng chèn nhãn trước khi lưu hoặc in.

  3. Để ngăn nhãn không bị thay đổi sau khi đã thêm vào, hãy chọn Ngăn thay đổi đối với nhãn sau khi đã thêm.

  4. Trong hộp Định dạng nhãn, hãy nhập văn bản bạn muốn xuất hiện trên nhãn. Bạn có thể dùng bất kỳ kết hợp văn bản cố định hoặc thuộc tính tài liệu nào, ngoại trừ thuộc tính tính toán hoặc dựng sẵn như mã định danh duy nhất toàn cầu (GUID) hoặc Được Tạo Bởi. Để bắt đầu một dòng mới, hãy dùng chuỗi ký tự \n.

  5. Chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu phông và căn lề cho văn bản nhãn.

  6. Nhập chiều cao của nhãn theo in-xơ trong hộp Chiều cao và chiều rộng của nhãn theo in-xơ trong hộp Chiều rộng.

  7. Bấm Làm mới để xem các thay đổi.

  8. Bấm OK.

Cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ

Khi bạn dùng Trung tâm Bản ghi, bạn đang làm việc trong một kho lưu trữ bị khóa và có thể dùng hoạt động Gửi Tới để lấy bản ghi trong kho lưu trữ đó. Tuy nhiên, bất kỳ trang nào có thể quản lý bản ghi tại chỗ đều được cấu hình như một hệ thống quản lý bản ghi. Trong kiểu hệ thống này, không giống như Trung tâm Bản ghi, bạn có thể lưu trữ bản ghi cùng với các tài liệu hiện hoạt trong một không gian cộng tác. Một số lợi ích cộng thêm của việc dùng hệ thống quản lý bản ghi tại chỗ là:

  • Bản ghi có thể tồn tại và được quản lý trên nhiều trang.

  • Khi bật tính năng lập phiên bản, các phiên bản của bản ghi được duy trì tự động.

  • Tìm kiếm eDiscovery có thể thực hiện đối với cả bản ghi và tài liệu hiện hoạt cùng lúc.

  • Quyền điều khiển rộng hơn đối với định nghĩa về bản ghi trong tổ chức của bạn và ai là người có thể tạo bản ghi.

Có ba bước chính để cấu hình quản lý bản ghi tại chỗ:

  1. Kích hoạt quản lý bản ghi tại chỗ ở cấp tuyển tập trang.

  2. Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp tuyển tập trang.

  3. Cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp danh sách hoặc thư viện.

    Ghi chú: Bạn phải là người phân phối danh sách hoặc người quản trị để có thể khai báo thủ công các mục là bản ghi.

Đầu trang

Kích hoạt tại chỗ quản lý bản ghi ở cấp tuyển tập trang.

Bước đầu tiên trong việc cấu hình hệ thống quản lý bản ghi tại chỗ là kích hoạt tính năng ở cấp tuyển tập trang. Kích hoạt tính năng này cho phép lệnh Bản ghi Khai báo/Không khai báo trên ruy-băng.

Ghi chú: Bạn phải là người quản trị Tuyển tập Trang để thực hiện nhiệm vụ này.

  1. Ở cấp trang cao nhất, bấm Thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt trang.

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Dưới mục Quản trị Tuyển tập Trang, hãy bấm Các tính năng tuyển tập trang.

  3. Cạnh Quản lý Bản ghi Tại chỗ, hãy bấm Kích hoạt.

Cấu hình các thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp tuyển tập trang

  1. Ở cấp trang cao nhất, bấm Thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt trang.

    Trong SharePoint nhóm kết nối site, bấm thiết đặt, bấm Nội dung Site, và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Bên dưới Quản lý Tuyển tập Trang, bấm Thiết đặt khai báo bản ghi.

  3. Trên trang Thiết đặt Khai báo Bản ghi, nếu bạn muốn đặt giới hạn về những việc có thể thực hiện với các mục được khai báo là bản ghi, hãy chọn một trong những tùy chọn trong phần Giới hạn Bản ghi.

  4. Trong phần Tính khả dụng khai báo bản ghi , chọn hoặc không khai báo thủ công bản ghi sẽ có sẵn dùng trong danh sách và thư viện theo mặc định. Nếu bạn chọn vào không sẵn dùng trong tất cả các vị trí theo mặc địnhtùy chọn, bản ghi có thể chỉ được khai báo thông qua một chính sách hoặc dòng công việc.

  5. Trong phần Vai trò Khai báo, hãy chọn vai trò có thể khai báo và không khai báo bản ghi thủ công.

  6. Chọn OK.

Cấu hình các thiết đặt khai báo bản ghi ở cấp danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể kiểm soát nhiều hơn đối với vị trí các mục có thể được khai báo là bản ghi bằng cách cấu hình khai báo bản ghi cho danh sách hoặc thư viện. Khi cấu hình danh sách hoặc thư viện cho khai báo bản ghi, các mục được tự động khai báo là bản ghi khi thêm chúng vào danh sách hoặc thư viện.

  1. Từ danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn cấu hình thiết đặt khai báo bản ghi, hãy bấm tab Thư viện hoặc danh sách trên ruy-băng, sau đó bấm Thiết đặt thư viện hoặc Thiết đặt danh sách.

    Trong SharePoint Online, hãy bấm thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 và sau đó bấm thiết đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện.

  2. Trên trang Thiết đặt Thư viện/Danh sách Tài liệu, dưới mục Quyền và Quản lý, hãy bấm Thiết đặt khai báo bản ghi.

  3. Trong phần Tính khả dụng Khai báo Bản ghi Thủ công, hãy chọn:

  4. Bạn có muốn danh sách hoặc thư viện dùng thiết đặt mặc định khai báo bản ghi được dùng bởi tuyển tập trang hay không,

  5. người dùng có nên luôn được phép khai báo thủ công các mục là bản ghi cho danh sách hoặc thư viện hay không, hoặc

  6. người dùng có thể không bao giờ khai báo thủ công bản ghi trong danh sách hoặc thư viện hay không.

  7. Trong mục Khai báo Tự động, hãy chọn hộp kiểm nếu bạn muốn tất cả các mục được thêm vào danh sách hoặc thư viện được tự động khai báo là bản ghi.

  8. Bấm OK.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×