Thông tin về dòng công việc Thu thập Phản hồi

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dòng công việc với Microsoft SharePoint tự động hóa quy trình kinh doanh. Tự động có thể giúp cải thiện quy trình nhất quán và hiệu quả.

Dùng một dòng công việc thu thập phản hồi SharePoint để định tuyến tài liệu và các mục được lưu trữ trong SharePoint cho một hoặc nhiều người để nhận phản hồi của họ.

Ghi chú: Nội dung này áp dụng cho SharePoint 2010 nền tảng dòng công việc. SharePoint 2010 nền tảng dòng công việc sẵn dùng trong SharePoint Online, SharePoint 2010, SharePoint 2013và SharePoint Server 2016. Để tìm hiểu thêm về SharePoint nền tảng dòng công việc, hãy xem Tìm hiểu về dòng công việc trong SharePoint Server 2016.

Nếu tất cả những điều bạn cần làm là hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc thu thập phản hồi    Chỉ cần cuộn xuống đến phân đoạn hoàn thành và Bung rộng nó. Bạn có thể không cần bất kỳ các phân đoạn khác bây giờ.

So sánh quy trình thủ công với dòng công việc tự động

dòng công việc SharePoint là:

  • Hiệu quả và nhất quán    Dòng công việc thu thập phản hồi tự động định tuyến tài liệu hoặc mục, dòng công việc giao nhiệm vụ xem xét và theo dõi tiến độ của họ và gửi lời nhắc và thông báo khi cần thiết. Hoạt động trong dòng công việc có thể theo dõi và điều chỉnh từ một trang Trung tâm trạng thái, và lịch sử của sự kiện trong một dòng công việc chạy được duy trì 60 ngày sau khi hoàn thành.

  • Ít việc hơn cho bạn    Dòng công việc Thu thập Phản hồi giúp bạn cũng như đồng nghiệp của bạn tiết kiệm được thời gian và giảm bớt rắc rối, đồng thời sắp xếp hợp lý và tiêu chuẩn hóa quy trình phản hồi của bạn.

Dưới đây là một sơ đồ phiên bản rất đơn giản của dòng công việc Thu thập Phản hồi .

Sơ đồ dòng công việc Thu thập Phản hồi đơn giản

Mẹo dùng bài viết này

Thông tin trong bài viết này được trình bày trong mười phân đoạn có thể mở rộng.

Bấm vào đây để xem một số mẹo về việc nhiều nhất từ bài viết này

Nếu tất cả những điều bạn cần làm là hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc thu thập phản hồi    Chỉ cần cuộn xuống đến phân đoạn hoàn thành và Bung rộng nó. Bạn có thể không cần bất kỳ các phân đoạn khác bây giờ.

Nếu bạn muốn thêm, bắt đầu, giám sát và duy trì dòng công việc    Nếu bạn chưa quen với các nhiệm vụ này, bạn có thể thấy hữu ích khi làm theo các hướng dẫn của bài viết này theo từng phân đoạn khi lần đầu tiên bạn thiết kế và thêm một dòng công việc. Một khi bạn đã quen với thông tin và bố trí bài viết, bạn sẽ có thể đi thẳng đến phân đoạn bạn cần bất kỳ khi nào trở lại trang này.

Chú ý với đồ họa    Hình ảnh màn hình và sơ đồ khái niệm trong loạt các bài viết về dòng công việc này thường dựa trên kiểu dòng công việc Phê duyệt. Bất cứ nơi nào cũng cần sự rõ ràng về khái niệm hoặc hướng dẫn, tuy nhiên, hình ảnh và sơ đồ trong bài viết này đã được tùy chỉnh cho dòng công việc Thu thập Phản hồi.

Thông tin về việc in bài viết này    Đây là một bài viết dài. Nếu bạn chỉ muốn in các phân đoạn đã chọn, hãy chắc chắn rằng chỉ những phân đoạn đó được mở rộng khi bạn in. (Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm toàn bộ các đồ họa trong bản in của bạn, hãy in theo hướng ngang và không theo hướng dọc.)

Thông tin về tìm kiếm    Trước khi bạn tìm kiếm bất kỳ văn bản hay thuật ngữ nào trong bài viết này, hãy chắc chắn rằng tất cả các phân đoạn mà bạn muốn tìm kiếm trong đó đều được mở rộng.

Ghi chú: Thu thập phản hồi dòng công việc được bao gồm chỉ với SharePoint Server 2010 và với SharePoint Online cho Office 365 cho doanh nghiệp. (Chúng không bao gồm trong SharePoint Online cho Office 365 dành cho chuyên gia và doanh nghiệp nhỏ. Dòng công việc SharePoint chỉ bao gồm trong SharePoint Online cho doanh nghiệp nhỏ là dòng công việc ba trạng thái.). Để tìm hiểu về dòng công việc này, hãy xem sử dụng dòng công việc ba trạng thái.

Bạn muốn làm gì?

Biểu tượng khái niệm cho phần Tìm hiểu Thêm

TÌM HIỂU thêm về dòng công việc Thu thập Phản hồi

Bấm văn bản này để tìm hiểu cách hoạt động của dòng công việc Thu thập Phản hồi và cách mà chúng có thể giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn với ít nỗ lực hơn. Bấm vào đây lần nữa khi bạn sẵn sàng đóng phân đoạn này.

Tìm hiểu thêm về dòng công việc Thu thập Phản hồi

Dòng công việc Thu thập Phản hồi là một tính năng của SharePoint để hướng tài liệu hoặc mục được lưu trong danh sách hay thư viện SharePoint tới một hoặc nhiều người để phản hồi. Dòng công việc tự động hóa, sắp xếp hợp lý và tiêu chuẩn hóa toàn bộ quy trình.

Dòng công việc hướng mục tới người dự

Công việc thu thập phản hồi cơ bản bao gồm trong SharePoint hàm dưới dạng mẫu. Dùng mẫu này, bạn có thể thêm nhiều thu thập phản hồi dòng công việc vào site của bạn. Mỗi dòng công việc mà bạn thêm phiên bản duy nhất của dòng công việc thu thập phản hồi cơ bản, mỗi với riêng cách làm việc, chuyên biệt dựa trên các thiết đặt mà bạn chỉ định khi bạn thêm nó.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Dòng công việc thu thập phản hồi có thể làm gì cho tôi?

  2. Dòng công việc thu thập phản hồi không thể làm gì?

  3. Ai có thể dùng kiểu dòng công việc này?

  4. Làm thế nào để bạn lập kế hoạch, thêm, chạy và duy trì kiểu dòng công việc này?

1. Dòng công việc Thu thập Phản hồi có thể làm gì cho tôi?

  • Khi bạn lần đầu thêm một dòng công việc Thu thập Phản hồi vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang của mình, bạn có thể xác định có bao nhiêu người dự và chỉ rõ nhiệm vụ của họ sẽ được giao lần lượt (tuần tự) hay tất cả cùng một lúc (song song). Bạn thậm chí có thể quyết định có chia các nhiệm vụ của người dự thành hai hay nhiều giai đoạn riêng hay không, cũng như chỉ rõ hạn chót và/hoặc thời gian được phép để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Và mỗi lần bạn bắt đầu dòng công việc trên mục theo cách thủ công, bạn có thể sửa đổi bất kỳ thiết đặt nào trong số các thiết đặt này.

  • Dòng công việc giao nhiệm vụ cho mỗi người dự cụ thể. Mỗi người dự có thể chọn trong số nhiều câu trả lời có thể xảy ra: gửi phản hồi về mục, yêu cầu thay đổi đối với mục, giao lại nhiệm vụ hoặc xóa nhiệm vụ.

  • Trong khi dòng công việc đang chạy, bạn có thể giám sát tiến trình và thực hiện điều chỉnh (nếu cần) từ một trang Trạng thái Dòng công việc duy nhất, tập trung.

  • Trong 60 ngày sau khi hoàn thành dòng công việc, danh sách của tất cả các sự kiện dòng công việc xảy ra trong lần chạy (hay mẫu) này của dòng công việc vẫn khả dụng trên trang Trạng thái Dòng công việc, sử dụng làm tham khảo không chính thức.

Đầu phân đoạn

2. Dòng công việc Thu thập Phản hồi không thể làm gì?

Dòng công việc thu thập phản hồi không được thiết kế để thu thập các phê duyệt và từ chối cho một mục, hoặc để kiểm soát trang web phát hành cho một trang web. Nếu bạn muốn thêm một dòng công việc trong đó người dự phê duyệt hoặc bác bỏ mục mà họ xem lại, hãy xem bài viết tất cả về dòng công việc phê duyệt.

Ngoài ra, dòng công việc thu thập phản hồi không được thiết kế để thu thập chữ ký. Nếu bạn muốn sử dụng dòng công việc thu thập chữ ký trong tài liệu Microsoft Word, sổ làm việc Microsoft Excel, hoặc một biểu mẫu Microsoft InfoPath, hãy xem bài viết tất cả về dòng công việc thu thập chữ ký.

Để tìm hiểu về cách bạn có thể dùng SharePoint Designer để tùy chỉnh thêm bất kỳ dòng công việc có trong SharePoint, hãy xem bài viết giới thiệu về cách thiết kế và tùy chỉnh dòng công việc.

Đầu phân đoạn

3. Ai có thể dùng kiểu dòng công việc này?

Thu thập phản hồi dòng công việc được bao gồm với SharePoint Server 2010 và chỉ với SharePoint Online cho Office 365 cho doanh nghiệp. (Họ aren't tôincluded với SharePoint Online cho Office 365 dành cho chuyên gia và doanh nghiệp nhỏ. Dòng công việc SharePoint chỉ bao gồm trong SharePoint Online cho doanh nghiệp nhỏ là dòng công việc ba trạng thái.)

Quyền

Để thêm dòng thời gian    Theo mặc định, bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc. (Nhóm Chủ sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định, nhưng nhóm Thành viên và nhóm Khách thì không.)

Để bắt đầu dòng công việc    Cũng theo mặc định, bạn phải có quyền Sửa Mục để bắt đầu dòng công việc đã được thêm vào. (Cả nhóm Thành viên và nhóm Người sở hữu đều có quyền Sửa Mục theo mặc định; nhóm Khách không có.)

Ngoài ra, Người sở hữu có thể chọn để cấu hình dòng công việc cụ thể sao cho chỉ thành viên của nhóm Người sở hữu mới có thể bắt đầu. (Để thực hiện điều này, hãy chọn hộp kiểm Yêu cầu Quản lý Quyền Danh sách để bắt đầu dòng công việc này trên trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.)

Đầu phân đoạn

4. Bạn lập kế hoạch, thêm, chạy và duy trì kiểu dòng công việc này như thế nào?

Những phần này bao gồm các giai đoạn cơ bản sau:

  • TRƯỚC KHI dòng công việc chạy (lập kế hoạch, thêm, bắt đầu)
        Trước khi thêm một dòng công việc, bạn hãy lập kế hoạch vị trí bạn muốn thêm dòng công việc (cho một danh sách hoặc thư viện hay cho toàn bộ tuyển tập trang) và các chi tiết về cách thức hoạt động của dòng công việc. Sau khi bạn đã thêm và cấu hình dòng công việc, bất kỳ ai có các quyền cần thiết đều có thể bắt đầu dòng công việc trên một mục cụ thể. Dòng công việc cũng có thể được thiết lập để chạy tự động. Việc chạy tự động có thể được kích hoạt dựa trên một hoặc cả hai sự kiện kích hoạt: khi bất kỳ mục nào được thêm vào hoặc tạo ra trong một danh sách hay thư viện, hoặc khi thay đổi bất kỳ mục nào trong danh sách hay thư viện.

  • TRONG KHI dòng công việc chạy (hoàn thành, giám sát, điều chỉnh)
       Trong khi dòng công việc chạy, những người dự riêng lẻ hoàn thành nhiệm vụ được giao của mình. Lời nhắc tự động được gửi đến những người dự không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Trong khi đó, có thể giám sát quy trình của dòng công việc từ trang Trạng thái Dòng công việc trung tâm cho mẫu dòng công việc cụ thể đó. Có thể điều chỉnh dòng công việc trong khi đang chạy từ cùng trang đó; nếu cần thiết, có thể hủy bỏ hoặc chấm dứt dòng công việc từ đó.

  • SAU KHI dòng công việc chạy (xem lại, báo cáo, thay đổi)
        Khi dòng công việc hoàn thành, có thể đánh giá toàn bộ lịch sử của quá trình chạy đó (hoặc mẫu) trong thời gian lên tới 60 ngày trên trang Trạng thái Dòng công việc. Cũng từ trang đó có thể tạo báo cáo thống kê về hiệu suất của phiên bản dòng công việc này. Cuối cùng, nếu có bất kỳ điều gì mà bạn muốn thay đổi về cách hoạt động của dòng công việc, bạn có thể mở và chỉnh sửa biểu mẫu liên kết đã được hoàn thành khi lần đầu tiên bạn thêm vào dòng công việc.

Lưu đồ sau minh họa các giai đoạn này từ góc nhìn của người đang thêm một dòng công việc mới.

Quy trình Dòng công việc

Tiếp theo là gì?

Trước khi bạn lập kế hoạch một dòng công việc thu thập phản hồi mới, trước tiên hãy xem lại phân đoạn cho phép của bài viết này, sau đó di chuyển đến phân đoạn lập kế hoạch .

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết


Biểu tượng Expando đối với phần Cho phép

CHO PHÉP phản hồi chỉ trong mẫu nhiệm vụ hoặc trong mục

Bấm vào văn bản này nếu bạn đã sẵn sàng để tìm hiểu thêm về việc cho phép chú thích và thay đổi được theo dõi trong chính mục đó, thay vì cho phép phản hồi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ. Bấm vào đây lại khi bạn đã sẵn sàng để đóng phân đoạn này.

Cho phép phản hồi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ hoặc cả trong mục

Hai câu hỏi sau đây có thể giúp bạn đạt được một quyết định cơ bản về dòng công việc của mình:

  • Người dự có được phép gửi phản hồi chỉ trong trường Chú thích về biểu mẫu nhiệm vụ, hay họ cũng được phép chèn các thay đổi và nhận xét được theo dõi trong chính mục đó không?

  • Nếu người dự có thể chèn thay đổi và ghi chú được theo dõi trong chính mục đó, liệu họ có làm được điều này trong một môi trường cộng tác, nơi mà một vài người dự có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, hay mỗi người dự có thể kiểm xuất tài liệu và có quyền chỉnh sửa duy nhất trong khoảng thời gian đánh giá của riêng họ thôi?

Dưới đây là sơ đồ có thể giúp làm rõ các lựa chọn thay thế đó.

Các chế độ khác cho phép và cung cấp phản hồi

Khi bạn tiếp tục đọc, hãy nhớ những điểm sau:

  • Không dòng công việc nào có thể bắt đầu trên một mục hiện đang được kiểm xuất.

  • Kiểu dòng công việc Thu thập Phản hồi bao gồm một tùy chọn có thể hủy bỏ dòng công việc ngay khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên mục đang được đánh giá.

  • Bạn chỉ có thể chèn những thay đổi và chú thích được theo dõi trong một mục khi mục đó mở trong phiên bản được cài đặt của chương trình mà nó được tạo ra chứ không phải trong phiên bản ứng dụng web của chương trình đó.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Cho phép phản hồi trong biểu mẫu nhiệm vụ chỉ

  2. Cho phép phản hồi trong cả biểu mẫu nhiệm vụ và mục (Phiên bản cộng tác)

  3. Cho phép phản hồi trong cả biểu mẫu nhiệm vụ và mục (Phiên bản truy cập duy nhất)

1. Cho phép phản hồi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ

Nói về mặt cơ chế, sự bố trí này có lợi thế là đơn giản nhất. Người dự chỉ có hai cách gợi ý thay đổi, cả hai cách này đều có liên quan đến biểu mẫu nhiệm vụ:

  • Gửi chú thích.

  • Yêu cầu thực hiện thay đổi đối với mục trong khi dòng công việc vẫn đang chạy.

Tuy nhiên, bất lợi chính là người dự không thể chỉ ra những thay đổi cụ thể trực tiếp trên mục. Càng có nhiều thay đổi được gợi ý thì càng có nhiều người dự của bạn muốn có thể làm việc trực tiếp trong mục.

Một lưu ý về việc bảo vệ các mục không bị thay đổi    Cách đơn giản nhất để đảm bảo rằng người dự không thực hiện bất kỳ thay đổi nào vào trực tiếp mục là kiểm xuất mục đó trong suốt quá trình chạy. Tuy nhiên, như chúng tôi đã nói ở phần trước, dòng công việc không thể bắt đầu trên bất kỳ mục nào hiện đang được kiểm xuất.

Có hai cách để giải quyết điều này:

  • Bạn có thể chờ đợi cho đến khi dòng công việc khởi động và sau đó kiểm xuất mục trong suốt quá trình chạy. (Nếu dòng công việc tự động bắt đầu, hãy đảm bảo rằng bạn được liệt kê trong trường CC trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết. Sau đó, khi bạn nhận được thông báo rằng dòng công việc đã bắt đầu trên một mục, hãy kiểm xuất mục đó). Một trong những hạn chế của phương pháp này là không dòng công việc nào khác sẽ có thể bắt đầu được trên cùng một mục trong khi bạn đã kiểm xuất mục đó.

  • Ngoài ra, bạn có thể rời mục đã kiểm nhập, nhưng hãy đảm bảo để người dự biết rằng điều quan trọng là họ không được kiểm xuất mục cũng không được thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong mục. Tất nhiên, đó là một ý hay để đưa hướng dẫn vào các ghi chú mà bạn có trong các thông báo nhiệm vụ. Nếu người dự của bạn chưa quen với dòng công việc Thu thập Phản hồi, đó có thể là một ý hay để giúp làm rõ quan điểm hơn — bằng cách gửi một email riêng trước khi bắt đầu dòng công việc, hoặc bằng cách nói chuyện với từng người dự.

Đầu phân đoạn

2. Cho phép phản hồi trong cả biểu mẫu nhiệm vụ và mục (phiên bản cộng tác)

Sắp xếp này sẽ liên tục mục sẵn dùng cho tất cả người dự luôn. Không ai phải đợi cho ai đó để kết thúc của họ xem lại trước khi bắt đầu của riêng của mình. Khả năng linh hoạt này được thực hiện bằng các tính năng cộng tác trong SharePoint.

Chỉ cần đảm bảo rằng người dự của bạn biết được họ phải thực hiện những điều sau:

  • Để mục được kiểm nhập trong họ khi thực hiện thay đổi.

  • Mở mục trong phiên bản được cài đặt của chương trình nơi mà mục được tạo ra chứ không phải trong phiên bản ứng dụng web của chương trình đó.

  • Bật theo dõi thay đổi trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc chèn bất cứ chú thích nào.

  • Lưu thay đổi của họ lên máy chủ.

Nhớ rằng kiểu dòng công việc Thu thập Phản hồi bao gồm một tùy chọn có thể hủy bỏ dòng công việc ngay khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên mục đang được đánh giá. Nếu chọn tùy chọn đó thì khi bất kỳ người dự nào lần đầu lưu thay đổi lên mục — ngay cả những thay đổi được theo dõi và/hoặc chú thích — dòng công việc cũng sẽ bị hủy bỏ ngay lập tức.

Ngoài ra, nếu bạn định cho phép thay đổi trong chính mục đó, hãy đảm bảo rằng trong các thiết đặt Lập phiên bản cho danh sách hoặc thư viện, Yêu cầu tài liệu phải được kiểm xuất trước khi có thể chỉnh sửa được thiết lập là Không.

Để tìm hiểu thêm về việc cộng tác trong tài liệu Microsoft Office, hãy xem bài viết tài liệu cộng tác và đồng tác giả. Bạn cũng có thể tìm thấy khóa học trực tuyến miễn phí tương tác cộng tác trên tài liệu và dự án hiệu quả hữu ích. (Video ba lần đầu tiên trong khóa học này sẽ về đồng tác giả và cộng tác.)

Đầu phân đoạn

3. Cho phép phản hồi trong cả biểu mẫu nhiệm vụ và mục (phiên bản truy cập duy nhất)

Trong sắp xếp này, chỉ có một người dự được phép kiểm xuất mục và thực hiện thay đổi trong đó tại bất kỳ thời điểm nào:

  • Nếu các nhiệm vụ trong dòng công việc được giao lần lượt (nối tiếp) thì có lẽ đây không phải là vấn đề.

  • Nếu các nhiệm vụ được giao tất cả cùng một lúc (song song), người dự đôi khi có thể phải đợi để truy nhập vào mục trong khi người dự khác kết thúc làm việc trên mục đó.

Vì dòng công việc không thể bắt đầu trên một mục khi mục đó được kiểm xuất, bạn phải đảm bảo rằng các mục đó được kiểm nhập trước khi chạy dòng công việc này trên đó.

Hãy để người dự của bạn biết rằng họ nên làm những điều sau:

  • Kiểm xuất mục trước khi mở mục.

  • Mở mục trong phiên bản được cài đặt của chương trình nơi mà mục được tạo ra chứ không phải trong phiên bản ứng dụng web của chương trình đó.

  • Bật theo dõi thay đổi trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc chèn bất cứ chú thích nào.

  • Lưu thay đổi của họ lên máy chủ và heck lại mục ngay sau khi họ kết thúc làm việc với nó.

Một lần nữa, hãy nhớ rằng kiểu dòng công việc Thu thập Phản hồi bao gồm một tùy chọn có thể hủy bỏ dòng công việc ngay khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với mục được đánh giá. Nếu chọn tùy chọn đó thì khi bất kỳ người dự nào lần đầu lưu thay đổi lên mục — ngay cả những thay đổi được theo dõi và/hoặc chú thích — dòng công việc cũng sẽ bị hủy bỏ ngay lập tức.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng để lên kế hoạch một dòng công việc thu thập phản hồi mới, hãy chuyển đến phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết


Biểu tượng khái niệm của phần Lập kế hoạch

LẬP KẾ HOẠCH một dòng công việc Thu thập Phản hồi mới

Bấm vào văn bản này nếu bạn đã sẵn sàng để làm việc ra các chi tiết của dòng công việc thu thập phản hồi của bạn sẽ hoạt động như thế nào, và tập hợp thông tin bạn cần phải thiết lập. Bấm vào đây lại khi bạn đã sẵn sàng để đóng phân đoạn này.

Lập kế hoạch một dòng công việc Thu thập Phản hồi mới

Trong phân đoạn này, chúng tôi nhận dạng các quyết định mà bạn cần đưa ra và thông tin mà bạn cần tập hợp trước khi bạn thêm một phiên bản dòng công việc Thu thập Phản hồi.

Nếu bạn đã quen với cách thêm loại dòng công việc này và chỉ cần lời nhắc về các bước cụ thể, bạn có thể tới thẳng vào ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Mẫu và phiên bản

  2. Giới thiệu biểu mẫu liên kết

  3. Mười hai câu hỏi cần trả lời

1. Mẫu và phiên bản

Dòng công việc bao gồm trong SharePoint hàm là cái mẫu mà dựa vào dòng công việc cá nhân cụ thể mà bạn thêm vào danh sách, thư viện và tuyển tập trang của bạn.

Ví dụ, mỗi khi bạn thêm một dòng công việc Thu thập Phản hồi thì thực tế bạn đang thêm một phiên bản mẫu dòng công việc Thu thập Phản hồi chung. Bạn quy định tên riêng cho mỗi phiên bản và các thiết đặt riêng mà bạn xác định trong biểu mẫu liên kết khi bạn thêm phiên bản cụ thể đó. Theo cách đó, bạn có thể thêm nhiều dòng công việc, tất cả các phiên bản đều dựa vào mẫu cái của dòng công việc Thu thập Phản hồi, nhưng mỗi phiên bản được đặt tên và thiết kế theo cách cụ thể mà bạn sẽ dùng.

Trong phần minh họa này, ba dòng công việc dựa vào mẫu dòng công việc Phê duyệt vừa được thêm vào — một cho tất cả các kiểu nội dung trong một thư viện đơn, một cho một kiểu nội dung trong một thư viện đơn lẻ và một cho một kiểu nội dung trong toàn bộ tuyển tập trang.

Ba dòng công việc dựa vào mẫu dòng công việc Phê duyệt

Đầu phân đoạn

2. Giới thiệu biểu mẫu liên kết

Bất kỳ khi nào bạn thêm một phiên bản dòng công việc mới dựa vào một trong các mẫu dòng công việc đã có, bạn sẽ điền một biểu mẫu liên kết để xác định cách thức mà bạn muốn phiên bản mới của bạn hoạt động.

Trong phần sau đây, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các câu hỏi mà sẽ giúp bạn hoàn thành biểu mẫu liên kết. Mặc dù vậy, trước hết hãy dành chút thời gian kiểm tra nhanh biểu mẫu và các trường của nó.

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết

Trang đầu tiên của biểu mẫu khởi tạo

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết có chỉ ra các trường biểu mẫu khởi tạo

Các trường trong hộp màu đỏ ở trang thứ hai này cũng xuất hiện trên biểu mẫu khởi tạo được trình bày mỗi lần dòng công việc được bắt đầu theo cách thủ công và có thể được sửa cho lần chạy đơn đó.

Đầu phân đoạn

3. Mười hai câu hỏi cần trả lời

Ngay sau khi có câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trong phần này, bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc của mình.

  1. Đây là kiểu dòng công việc đúng?

  2. Một danh sách hoặc thư viện hoặc tuyển tập toàn bộ trang? (và) Một kiểu nội dung hay tất cả các kiểu nội dung?

  3. Một tên hay là gì?

  4. Tác vụ danh sách và danh sách lịch sử: hiện có hay mới?

  5. Làm thế nào (và ai là người) có thể dòng công việc này bắt đầu?

  6. Thực hiện các kiểu nội dung thừa kế từ phần này cũng có dòng công việc này?

  7. Người dự: Là ai và theo thứ tự nào?

  8. Thông tin bổ sung nào người dự cần nào?

  9. Phản hồi trong biểu mẫu nhiệm vụ chỉ, hay cả trong mục?

  10. Khi nào nhiệm vụ đến hạn?

  11. Khi nào dòng công việc này kết thúc?

  12. Ai cần được thông báo?

01. Đây là kiểu dòng công việc đúng?

Các vấn đề bài viết này của mẫu dòng công việc xuất hiện trong menu như Thu thập phản hồi – SharePoint 2010. Nếu bạn không chắc chắn rằng kiểu dòng công việc này là lựa chọn tốt nhất cho bạn, hãy tham khảo lại phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này. Để biết thêm thông tin về các dòng công việc mẫu khác sẵn dùng, hãy xem bài viết về dòng công việc có trong SharePoint.

Đầu phân đoạn

02. Một danh sách hoặc thư viện hay toàn bộ tuyển tập trang? (và) Một kiểu nội dung hay tất cả các kiểu nội dung?

Bạn có thể tạo phiên bản mới về dòng công việc Thu thập Phản hồi có sẵn trong một danh sách đơn hoặc chỉ trong thư viện hoặc bạn có thể làm nó sẵn sàng xuyên suốt toàn bộ tuyển tập trang.

  • Nếu bạn thêm dòng công việc cho một danh sách hay thư viện đơn, bạn có thể thiết lập nó chạy trên tất cả các kiểu nội dung hay chỉ trên kiểu nội dung đơn.

  • Tuy nhiên, nếu bạn thêm dòng công việc cho toàn bộ tuyển tập trang, bạn phải thiết lập nó chạy chỉ trên một kiểu nội dung trang đơn.

Sơ đồ của tuyển tập trang theo 3 cách thêm đã được giải thích

Kiểu nội dung là gì?

Mỗi tài liệu hoặc mục khác được lưu trữ trong danh sách SharePoint hoặc thư viện chứa một hoặc một kiểu nội dung. Một kiểu nội dung có thể là cơ bản và chung dưới dạng tài liệu hoặc Bảng tính Excelhoặc như cao chuyên biệt như Hợp đồng pháp lý hoặc Sản phẩm đặc tính thiết kế. Một số kiểu nội dung sẵn dùng trong SharePoint theo mặc định, nhưng bạn có thể cả tùy chỉnh những mục này và thêm những người khác mà bạn tự mình tạo.

Để biết thêm thông tin về các kiểu nội dung, hãy xem bài viết giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.

Đầu phân đoạn

03. Thế nào là một tên hay?

Đặt tên cho phiên bản dòng công việc của bạn:

  • Chỉ rõ dòng công việc đó được dùng cho mục đích gì.

  • Phân biệt rõ dòng công việc đó với các dòng công việc khác.

Ví dụ

Giả sử bạn là thành viên của một nhóm biên tập viên. Nhóm của bạn muốn dùng hai dòng công việc Thu thập Phản hồi khác nhau:

  • Bạn sẽ chạy dòng công việc đầu tiên trên mỗi tài liệu do một thành viên trong nhóm của bạn nộp. Dòng công việc này thu thập phản hồi chỉ từngười quản lý nhóm của bạn.

  • Bạn sẽ chạy dòng công việc thứ hai trên mỗi tài liệu gửi bởi những người bên ngoài nhóm của bạn. Dòng công việc này thu thập phản hồi smỗi thành viên của nhóm của bạn.

Bạn có thể đặt tên dòng công việc đầu tiên Bên trong phản hồi gửi và thứ hai Bên ngoài gửi phản hồi.

Mẹo: Thông thường, một ý hay là nên thiết lập quy ước đặt tên nhất quán và đảm bảo mọi người tham gia dòng công việc của bạn đều quen với những quy ước này.

Đầu phân đoạn

04. Danh sách nhiệm vụ và danh sách lịch sử: Hiện có hay mới?

Bạn có thể cho dòng công việc của mình dùng danh sách Nhiệm vụ hoặc danh sách Lịch sử mặc định của trang, dùng danh sách hiện có khác hoặc yêu cầu danh sách mới chỉ dành cho dòng công việc này.

  • Nếu trang của bạn có nhiều dòng công việc, hoặc nếu một số dòng công việc liên quan đến nhiều nhiệm vụ, hãy xem xét yêu cầu danh sách mới cho mỗi dòng công việc. (Quản lý danh sách quá dài là một trong những điều có thể làm chậm hiệu suất. Sẽ nhanh và dễ dàng hơn cho hệ thống khi duy trì nhiều danh sách ngắn hơn là duy trì một danh sách rất dài).

  • Nếu nhiệm vụ và lịch sử của dòng công việc này chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc bảo mật bạn muốn giữ tách riêng khỏi danh sách chung thì bạn nên xác định rõ rằng bạn muốn tạo danh sách mới, tách biệt khỏi dòng công việc này. (Sau khi thêm dòng công việc, bạn hãy chắc chắn rằng các danh sách mới phải được thiết lập quyền thích hợp.)

Đầu phân đoạn

05. Có thể bắt đầu dòng công việc này như thế nào (và ai có thể bắt đầu)?

Có thể thiết lập dòng công việc chỉ bằng cách thủ công, tự động hoặc một trong hai cách:

  • Khi bạn bắt đầu dòng công việc Thu thập Phản hồi theo cách thủ công trên một tài liệu hoặc một mục cụ thể, một mẫu khác, mẫu khởi tạo, được hiển thị. Mẫu khởi tạo chứa hầu hết các thiết đặt từ trang thứ hai của biểu mẫu liên kết. Bằng cách đó, nếu người bắt đầu dòng công việc muốn thay đổi bất kỳ thiết đặt nào (chỉ cho trường hợp hiện tại), họ có thể làm như vậy trước khi bấm Bắt đầu.

  • Tất nhiên với kiểu bắt đầu tự động, sẽ không có cơ hội thể hiện biểu mẫu khởi tạo, do đó, các thiết đặt mặc định xác định trong biểu mẫu liên kết được dùng mà không có bất kỳ thay đổi nào.

Minh họa sau đây cho thấy sự khác biệt giữa bắt đầu thủ công và bắt đầu tự động.

So sánh biểu mẫu cho bắt đầu thủ công và tự động

Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong biểu mẫu khởi tạo là áp dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Để thay đổi các thiết đặt mặc địnhvĩnh viễn, của dòng công việc, bạn sửa biểu mẫu liên kết gốc, như được giải thích trong phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Bắt đầu thủ công

Nếu bạn cho phép bắt đầu thủ công, bất cứ ai có quyền cần thiết đều có thể bắt đầu dòng công việc trên bất kỳ tài liệu nào đủ điều kiện tại bất kỳ thời điểm nào.

Ưu điểm của bắt đầu thủ công là bạn và các đồng nghiệp có thể chạy dòng công việc chỉ khi và nếu bạn chọn và mỗi khi bạn chạy dòng công việc đó, bạn sẽ có cơ hội thay đổi một số thiết đặt bằng cách dùng biểu mẫu khởi tạo.

Ví dụ nhanh    Nếu bạn muốn chạy dòng công việc chỉ trên các mục được tạo bởi một tác giả bên ngoài nhóm của bạn, thì việc bắt đầu dòng công việc chỉ bằng cách thủ công sẽ khiến cho dòng công việc không tự động chạy trên các mục do bạn và những người trong nhóm làm tác giả. (Giải pháp thay thế: Duy trì một danh sách hay thư viện cho các mục từ các tác giả trong nhóm của bạn và một danh sách hay thư viện riêng biệt cho các mục từ tất cả các tác giả khác. Theo cách đó, bạn có thể chạy tự động dòng công việc, nhưng chỉ trong danh sách các tác giả bên ngoài.)

Nhược điểm chính của bắt đầu thủ công là người nào đó sẽ phải nhớ chạy dòng công việc bất cứ lúc nào thích hợp để có thể thực hiện được điều này.

Bắt đầu tự động

Bạn có thể thiết lập dòng công việc bắt đầu tự động bằng một hoặc mỗi sự kiện sau đây:

  • Một mục mới được tạo ra hoặc tải lên danh sách hay thư viện.

  • Một mục đã lưu trong danh sách hay thư viện bị thay đổi.

Ưu điểm của bắt đầu tự động là không ai phải nhớ cần bắt đầu dòng công việc. Dòng công việc chạy bất cứ lúc nào sự kiện kích hoạt xảy ra.

Ví dụ nhanh    Hãy tưởng tượng rằng kế toán thuộc tổ chức của bạn cần xem lại mọi ngân sách được tải lên hoặc tạo ra trong thư viện Ngân sách của bạn. Bạn có thể thêm một dòng công việc Thu thập Phản hồi vào thư viện đó và xác định kế toán của bạn là người dự duy nhất. Bạn có thể thiết lập dòng công việc để tự động khởi động mỗi khi có mục mới được thêm vào (“được tạo ra trong”) danh sách. Theo cách đó, kế toán của bạn sẽ luôn được cập nhật.

Hai nhược điểm của bắt đầu tự động:

  • Bạn không thể dừng chạy dòng công việc bất cứ khi nào xảy ra sự kiện kích hoạt.

  • Bạn không thể thay đổi bất kỳ thiết đặt nào ở đầu mẫu riêng lẻ.

Đầu phân đoạn

06. Các kiểu nội dung kế thừa phần này cũng kế thừa dòng công việc này?

Khi bạn thêm dòng công việc vào một kiểu nội dung cho toàn bộ tuyển tập trang, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn thêm dòng công việc cho mọi kiểu nội dung khác trong tuyển tập trang kế thừa kiểu nội dung bạn đang thêm vào dòng công việc. (Nếu bạn đang thêm một dòng công việc vào một danh sách hoặc thư viện đơn, tùy chọn này sẽ không xuất hiện trong biểu mẫu liên kết.)

Ghi chú

  • Thao tác thực hiện toàn bộ việc thêm bổ sung có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.

  • Nếu việc thừa kế đã bị phá vỡ cho bất kỳ trang hoặc trang con nào nơi bạn muốn thêm dòng công việc này vào các kiểu nội dung thừa kế, hãy chắc chắn rằng bạn là thành viên của nhóm Người sở hữu thuộc của mỗi trang hoặc trang con đó trước khi bạn chạy thao tác này.

Để biết thêm thông tin về các kiểu nội dung và kế thừa quyền, hãy xem bài viết giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung.

Đầu phân đoạn

07. Người dự: Là ai và theo thứ tự nào?

Bạn sẽ cần cung cấp tên và địa chỉ email cho từng người được giao nhiệm vụ xem xét.

Một giai đoạn hay nhiều giai đoạn?    Bạn có thể chọn chỉ có một giai đoạn nhiệm vụ xem xét hoặc có nhiều giai đoạn. Nếu bạn có nhiều giai đoạn, các giai đoạn sẽ được thực hiện nối tiếp nhau.

Xem xét song song hay xem xét tuần tự?    Đối với những người dự trong bất kỳ giai đoạn nào, bạn có thể chọn giao các nhiệm vụ xem xét cùng lúc (song song) hay giao các nhiệm vụ xem xét nối tiếp nhau (tuần tự) theo thứ tự như bạn đã xác định. Tùy chọn tuần tự có thể hữu ích nếu, chẳng hạṇ, bạn thiết lập dòng công việc kết thúc sau lần bác bỏ đầu tiên — hoặc nếu bạn muốn người dự có thể xem các chú thích từ những người dự trước như một phần của ngữ cảnh của các bản xem xét của họ.

Ví dụ

Kịch bản đơn giản này minh họa một vài ưu điểm của cả nhiều giai đoạn và các bản xem xét tuần tự:

Giả thiết rằng Frank đang thêm một dòng công việc Thu thập Phản hồi mới. Anh ấy muốn hai đồng nghiệp là Anna và Sean đánh giá từng mục trước khi anh ấy trực tiếp đánh giá nó. Theo cách đó, anh ấy có thể xem được những nhận xét của họ trước khi anh ấy trực tiếp đánh giá. Frank có thể thiết lập như vậy theo một trong hai cách:

  • Bằng cách dùng xem xét tuần tự    Frank thiết lập một đơn giai đoạn nối tiếp xem lại trong đó Anna và Sean trước tiên hai người dự và anh ấy là phần thứ ba.
    Theo sự sắp xếp này, Anna phải gửi phản hồi của mình trước khi được giao nhiệm vụ của Sean; và sau đó Sean phải gửi phản hồi của mình trước khi được giao nhiệm vụ của Frank.
    Dưới đây là cách Frank thiết lập của mình xem lại đơn giai đoạn nối tiếp.
    Biểu mẫu có thiết đặt cho giai đoạn tuần tự được tô sáng

  • Bằng cách dùng hai giai đoạn    Nếu Frank muốn Anna và Sean giao đánh giá của họ cùng một lúc, sao cho Sean không phải chờ Anna để hoàn thành trước khi cô ấy có thể bắt đầu, nhưng có thể thiết lập hai giai đoạn trong dòng công việc: trang đầu tiên một giai đoạn song song cho Anna và của Sean đánh giá , và thứ hai giai đoạn riêng cho mình xem lại chỉ. Nếu giai đoạn đầu tiên không phải là hoàn thành, giai đoạn thứ hai không bao giờ bắt đầu.
    Dưới đây là cách Frank thiết lập của người đó xem xét song song hai giai đoạn.
    Biểu mẫu với thiết đặt cho giai đoạn song song được tô sáng

Đây là sơ đồ của cả hai giải pháp.

Dòng công việc tuần tự và dòng công việc hai giai đoạn song song

Người dự bên ngoài    Có một quy trình đặc biệt cho những người dự liên quan mà không phải là thành viên của tổ chức SharePoint của bạn. Trong quy trình này, thành viên trang hành động như một proxy cho người dự bên ngoài.

Đây là sơ đồ của quy trình đó:

Lưu đồ quy trình bao gồm người dự bên ngoài

Giao một nhiệm vụ cho mỗi nhóm toàn bộ hoặc một thành viên nhóm mỗi?    Nếu bạn bao gồm danh sách địa chỉ hoặc phân phối nhóm giữa người tham gia dòng công việc của bạn, bạn có thể có dòng công việc giao một nhiệm vụ cho mỗi thành viên của nhóm, hoặc gán chỉ một nhiệm vụ cho các toàn bộ nhóm (nhưng vẫn gửi một thông báo rằng nhiệm vụ đơn cho mỗi thành viên). Khi chỉ một nhiệm vụ được giao cho toàn bộ nhóm, sau đó bất kỳ thành viên của nhóm có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn đó. (Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Đầu phân đoạn

08. Người dự cần thông tin bổ sung nào?

Có một trường văn bản trong biểu mẫu liên kết nơi bạn có thể đưa ra những chỉ dẫn, chi tiết về các yêu cầu, tài nguyên, v.v.

Những câu hỏi mà bạn có thể gặp trong trường văn bản này:

  • Nếu người dự gặp khó khăn hoặc có câu hỏi, họ phải liên lạc với ai?

  • Người đánh giá có thể gửi phản hồi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ, hoặc họ có thể chèn các chú thích và thay đổi được theo dõi trong chính mục đó không?

  • Nếu người đánh giá có thể chèn các chú thích và thay đổi được theo dõi trong chính mục đó, liệu họ có nên kiểm xuất mục đó trước khi tạo thay đổi trong đó hay họ nên để mục được kiểm nhập sao cho nhiều người đánh giá có thể đồng thời làm việc trong mục đó?

  • Nếu dòng công việc của bạn sẽ gán một nhiệm vụ đơn cho mỗi nhóm hoặc phân phối danh sách, đề cập ở đây thành viên duy nhất mỗi nhóm như vậy sẽ yêu cầu nhiệm vụ trước khi hoàn thành nó. Như vậy, các thành viên của nhóm không lãng phí thời gian bằng cách bắt đầu nhiệm vụ cùng. (Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Đầu phân đoạn

09. Phản hồi chỉ trong mẫu nhiệm vụ hay cả trong mục?

Không có một vài điều cần cân nhắc liên quan đến câu hỏi quan trọng này. Nếu bạn chưa làm như vậy, mở và đọc phân đoạn cho phép của bài viết này để biết thêm thông tin.

Đầu phân đoạn

10. Khi nào nhiệm vụ đến hạn?

Bạn có thể cho biết khi nào các nhiệm vụ dòng công việc đến hạn theo một trong hai cách hoặc theo cả hai cách sau:

Theo ngày trong lịch    Bạn có thể xác định một ngày trong lịch là ngày đến hạn của tất cả các nhiệm vụ.

  • Nếu bạn thiết lập dòng công việc của bạn để bắt đầu tự động, bạn thường shouldn't dùng tùy chọn này. Đây là vì ngày giá trị mà bạn xác định sẽ không tự động điều chỉnh chính tương ứng với ngày hiện tại mỗi khi dòng công việc bắt đầu tự động.

Theo thời hạn nhiệm vụ    Bạn có thể xác định một số các ngày, tuần hoặc tháng được phép để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bắt đầu khi nhiệm vụ đó được giao.

  • Ngày đến hạn trên lịch ghi đè lên thời gian thực hiện nhiệm vụ xác định. Ví dụ: Nếu hôm nay là ngày 10 tháng 6 và hôm nay tôi được giao một nhiệm vụ có thời gian thực hiện là ba ngày, tuy nhiên nhiệm vụ này cũng có ngày đến hạn trên lịch là ngày 11 tháng 6 thì nhiệm vụ sẽ đến hạn vào ngày 11 tháng 6 (ngày đến hạn trên lịch) chứ không phải ngày 13 tháng 6 (kết thúc của thời gian thực hiện ba ngày).

Đầu phân đoạn

11. Khi nào dòng công việc này kết thúc?

Để tránh lãng phí thời gian dành cho việc xem xét không cần thiết, bạn có thể chọn hủy bỏ dòng công việc ngay khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với mục.

Nếu bạn lựa chọn tùy chọn này thì những người dự có thể chỉ phản hồi theo các biểu mẫu nhiệm vụ của họ. Nghĩa là, họ không thể chèn những thay đổi và ghi chú được theo dõi trong mục vì điều đó sẽ làm thay đổi mục dẫn đến hủy bỏ dòng công việc. Nếu bạn chọn tùy chọn này, hãy đảm bảo bao gồm ghi chú trong trường Yêu cầu, hướng dẫn người dự không được có bất kỳ thay đổi nào trực tiếp trong mục để xem lại.

Ghi chú:  Dòng công việc không thể bắt đầu trên mục hiện đang được kiểm xuất. Sau khi dòng công việc bắt đầu, mục cần xem xét có thể được kiểm xuất để tránh cho mục khỏi bị thay đổi. (Tuy nhiên trong khi kiểm xuất mục, không có dòng công việc nào có thể bắt đầu trên nó.)

Đầu phân đoạn

12. Ai cần được thông báo?

Trong trường CC, trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết, bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ của bất cứ ai cần được thông báo mỗi khi dòng công việc này bắt đầu hay kết thúc.

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến việc giao một nhiệm vụ dòng công việc cho người đó.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc thu thập phản hồi mới vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang của bạn, đi đến phân đoạn thêm phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Biểu tượng khái niệm cho phần Thêm

THÊM dòng công việc Thu thập Phản hồi (chỉ cho một danh sách hoặc thư viện)

Bấm vào văn bản này nếu bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc thu thập phản hồi cho một hoặc tất cả các kiểu nội dung trong một danh sách hoặc thư viện. Bấm vào đây lại khi bạn đã sẵn sàng để đóng phân đoạn này.

Thêm dòng công việc Thu thập Phản hồi
(chỉ dành cho một danh sách hoặc thư viện)

Nếu bạn chưa quen thêm dòng công việc, bạn có thể thấy hữu ích để xem lại các phân đoạn Tìm hiểu, cho phépkế hoạch trước trong bài viết này trước khi bạn tiếp tục các bước trong phân đoạn này.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Trước khi bạn bắt đầu

  2. Thêm dòng công việc

1. Trước khi bạn bắt đầu

Hai vấn đề cần theo trình tự trước khi bạn thêm một dòng công việc:

Email    Để dòng công việc gửi thông báo và lời nhắc qua email, bạn phải bật chế độ email cho trang SharePoint của bạn. Nếu bạn không chắc chắn bước này đã được thực hiện hay chưa, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn.

Quyền    Thiết đặt mặc định SharePoint yêu cầu bạn có quyền quản lý danh sách để thêm dòng công việc cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập site. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Đầu phân đoạn

2. Thêm dòng công việc

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Mở danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thêm dòng công việc.

  2. Trên ruy-băng, bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong một danh sách lịch, tab này được đặt tên là Lịch.

    Ribbon với tab Thư viện được chú thích

    1. Trong nhóm thiết đặt , bấm Thiết đặt dòng công việc.
      Ribbon có nút Thiết đặt Dòng công việc được hiển thị

    2. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, xác định một kiểu nội dung đơn lẻ cho dòng công việc để chạy trên đó hoặc Tất cả (cho tất cả các kiểu nội dung) và sau đó bấm Thêm dòng công việc.
      Thêm trang Dòng công việc có tất cả các kiểu nội dung và Thêm một Dòng công việc được chú thích

    3. Hoàn thành trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.
      (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết có khung chú thích được đánh số

Khung chú thích số một

Kiểu nội dung

Lưu ý rằng bạn sẽ chỉ nhìn thấy phần đầu tiên này nếu bạn đang làm việc trong SharePoint Online. Trong SharePoint Server, bạn phải chọn kiểu nội dung hoặc các loại trên trang thiết đặt dòng công việc trước đó.

Khung chú thích số hai

Mẫu

Chọn mẫu Thu thập phản hồi – SharePoint 2010 .

Ghi chú: Nếu mẫu Thu thập phản hồi – SharePoint 2010 không xuất hiện trong danh sách, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu về việc kích hoạt nó cho tuyển tập trang hoặc workspace của bạn.

Khung chú thích số ba

Tên

Nhập tên cho dòng công việc này. Tên sẽ xác định dòng công việc này đến người dùng của danh sách hay thư viện này.

Để được gợi ý về cách đặt tên dòng công việc của bạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Danh sách nhiệm vụ

Chọn một danh sách nhiệm vụ để dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách nhiệm vụ hiện có hoặc bấm Danh sách nhiệm vụ mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách nhiệm vụ mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số 5

Danh sách Lịch sử

Chọn một danh sách lịch sử sẽ dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn danh sách lịch sử hiện có hoặc bấm Danh sách lịch sử mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách lịch sử mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Tùy chọn bắt đầu

Xác định một hay nhiều cách có thể bắt đầu dòng công việc này.

Để biết thông tin về các tùy chọn khác nhau, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong biểu mẫu này đều theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

  2. Hoàn thành trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

    SharePoint bạn trình bày với một vài tùy chọn đầu tiên trong trang này thứ hai của biểu mẫu liên kết — số từ một đến bảy trong hình minh họa sau đây, từ gán cho qua CC — mỗi khi bạn bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, sao cho bạn có thể thực hiện thay đổi các tùy chọn cho chỉ một mẫu đó.

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết có khung chú thích được đánh số

Khung chú thích số một

Gán cho

Nhập tên hoặc địa chỉ người mà bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà bạn muốn nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Xác định nên giao từng nhiệm vụ một (tuần tự) hay giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song).

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài giai đoạn đầu tiên mà bạn vừa cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ cho từng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình.)

  • Để có chỉ mộtnhiệm vụ được gán cho mỗi toàn bộ nhóm mà bạn nhập trong gán cho trường, bỏ chọn hộp kiểm này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Liên hệ với người cho các câu hỏi và prioblems

  • Việc phản hồi có thể được gửi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ, hoặc trong chính mục đó. (Và nếu trong mục, có những người có thể kiểm xuất tài liệu hoặc phải bỏ kiểm nhập.)
    Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn cho phép của bài viết này.

  • Nếu có, ghi chú về tuyên bố đơn nhiệm vụ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách.
    Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

  • Nếu dòng công việc này bắt đầu tự động, thông thường một ý hay nếu bạn để trống trường Ngày Đến hạn cho Tất cả Nhiệm vụ và dùng hai trường thời gian diễn ra để kiểm soát ngày đến hạn. Bạn luôn có thể đưa ra ngày đến hạn chính xác trong biểu mẫu khởi tạo nếu và khi bạn bắt đầu dòng công việc một cách thủ công.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Nhập tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ người nào cần được thông báo mỗi khi dòng công việc bắt đầu hay kết thúc.

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Khung chú thích số tám

Kết thúc dòng công việc

Để dòng công việc dừng lại và hủy bỏ ngay khi có bất kỳ thay đổi nào đối với mục đang được xem xét, hãy chọn tùy chọn này.

Hãy nhớ rằng nếu bạn chọn tùy chọn này, người xem xét không thể thêm thay đổi và chú thích được theo dõi trong mục khi không kết thúc dòng công việc.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đã được thực hiện theo cách bạn muốn, hãy bấm Lưu để tạo dòng công việc.

SharePoint tạo phiên bản dòng công việc mới của bạn.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy đến phân đoạn bắt đầu của bài viết này và bắt đầu mẫu đầu tiên để kiểm tra dòng công việc mới.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Biểu tượng khái niệm cho phần Thêm

THÊM dòng công việc Thu thập Phản hồi (cho toàn tuyển tập trang)

Bấm vào văn bản này nếu bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc thu thập phản hồi cho một kiểu nội dung duy nhất cho tất cả các danh sách và thư viện trong tuyển tập trang. Bấm vào đây lại khi bạn đã sẵn sàng để đóng phân đoạn này.

Thêm một dòng công việc Thu thập Phản hồi
(cho toàn bộ tuyển tập trang)

Nếu bạn chưa quen thêm dòng công việc, bạn có thể thấy hữu ích để xem lại các phân đoạn Tìm hiểu, cho phépkế hoạch trước trong bài viết này trước khi bạn tiếp tục các bước trong phân đoạn này.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Trước khi bạn bắt đầu

  2. Thêm dòng công việc

1. Trước khi bạn bắt đầu

Hai vấn đề cần theo trình tự trước khi bạn thêm một dòng công việc:

Email    Để cho dòng công việc để gửi email thông báo và lời nhắc, email phải được bật cho trang của bạn. Nếu bạn không chắc chắn rằng này đã được hoàn thành, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn.

Quyền    Thiết đặt mặc định SharePoint yêu cầu bạn có quyền quản lý danh sách để thêm dòng công việc cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập site. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Đầu phân đoạn

2. Thêm dòng công việc

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Đi đến trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Trên menu Hành động trang , bấm Thiết đặt trang.
    Lệnh Thiết đặt Site trên menu Hành động Site

  3. Trên trang thiết đặt trang, dưới bộ sưu tập, bấm Kiểu nội dung trang.
    Nối kết kiểu nội dung Trang trong Bộ sưu tập

  4. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, bấm vào tên của nội dung trang mà bạn muốn thêm dòng công việc vào đó.

    Ghi chú:  Chỉ thêm dòng công việc được thêm vào toàn bộ tuyển tập trang cho các mục thuộc kiểu nội dung đơn.

    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

    1. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dưới thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt dòng công việc.
      Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

    2. Trên trang thiết đặt dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Thêm dòng công việc .
      Thêm nối kết dòng công việc

    3. Hoàn thành trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.
      (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết có khung chú thích được đánh số

Khung chú thích số một

Mẫu

Chọn mẫu phê duyệt – SharePoint 2010 .

Ghi chú: Nếu mẫu phê duyệt – SharePoint 2010 không xuất hiện trong danh sách, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu về việc kích hoạt nó cho tuyển tập trang hoặc workspace của bạn.

Khung chú thích số hai

Tên

Nhập tên cho dòng công việc này. Tên sẽ xác định dòng công việc này đến người dùng của tuyển tập trang này.

Để được gợi ý về cách đặt tên dòng công việc của bạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Danh sách nhiệm vụ

Chọn một danh sách nhiệm vụ để dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách nhiệm vụ hiện có hoặc bấm Danh sách nhiệm vụ mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách nhiệm vụ mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Danh sách Lịch sử

Chọn một danh sách lịch sử sẽ dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn danh sách lịch sử hiện có hoặc bấm Danh sách lịch sử mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách lịch sử mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số 5

Tùy chọn bắt đầu

Xác định một hay nhiều cách có thể bắt đầu dòng công việc này.

Để biết thông tin về các tùy chọn khác nhau, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Thêm dòng công việc này vào kiểu nội dung con?

Xác định có nên thêm (gắn) dòng công việc này vào tất cả các trang và kiểu nội dung danh sách khác thừa kế từ kiểu nội dung này hay không.

  • Thao tác thực hiện toàn bộ việc thêm bổ sung có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.

  • Nếu tính năng kế thừa bị ngắt ở bất kỳ trang hoặc trang con nào nơi bạn muốn thêm dòng công việc này vào kiểu nội dung kế thừa thì hãy đảm bảo bạn là thành viên của nhóm Chủ sở hữu của mỗi trang hay trang con này trước khi bạn chạy thao tác này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đều theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

  2. Hoàn thành trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

    Ghi chú: SharePoint bạn trình bày với một vài tùy chọn đầu tiên trong trang này thứ hai của biểu mẫu liên kết — số từ một đến bảy trong hình minh họa sau đây, từ người phê duyệt qua CC — mỗi khi bạn bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, vì vậy bạn có thể thực hiện thay đổi các tùy chọn cho chỉ một mẫu đó.

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết có khung chú thích được đánh số

Khung chú thích số một

Gán cho

Nhập tên hoặc địa chỉ người mà bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà bạn muốn nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy xác định nhiệm vụ trong giai đoạn này phải được phân công lần lượt cho từng người (nối tiếp) hay cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song).

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài giai đoạn đầu tiên mà bạn vừa cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ cho từng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho mỗitoàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán cho , Hãy xóa hộp kiểm này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ giải đáp các thắc mắc và vấn đề

  • Việc phản hồi có thể được gửi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ, hoặc trong chính mục đó. (Và nếu trong mục, có những người có thể kiểm xuất tài liệu hoặc phải bỏ kiểm nhập.)
    Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn cho phép của bài viết này.

  • Nếu có, ghi chú về tuyên bố đơn nhiệm vụ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách.
    Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

  • Nếu dòng công việc này bắt đầu tự động, thông thường một ý hay nếu bạn để trống trường Ngày Đến hạn cho Tất cả Nhiệm vụ và dùng hai trường thời gian diễn ra để kiểm soát ngày đến hạn. Bạn luôn có thể đưa ra ngày đến hạn chính xác trong biểu mẫu khởi tạo nếu và khi bạn bắt đầu dòng công việc một cách thủ công.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Nhập tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ người nào cần được thông báo mỗi khi dòng công việc bắt đầu hay kết thúc.

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Khung chú thích số tám

Kết thúc dòng công việc

Để dòng công việc dừng lại và hủy bỏ ngay khi có bất kỳ thay đổi nào đối với mục đang được xem xét, hãy chọn tùy chọn này.

Hãy nhớ rằng nếu bạn chọn tùy chọn này, người xem xét không thể thêm thay đổi và chú thích được theo dõi trong mục khi không kết thúc dòng công việc.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đã được thực hiện theo cách bạn muốn, hãy bấm Lưu để tạo dòng công việc.

SharePoint tạo phiên bản dòng công việc mới của bạn.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy đến phân đoạn bắt đầu của bài viết này và bắt đầu mẫu đầu tiên để kiểm tra dòng công việc mới.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Biểu tượng khái niệm cho phần Bắt đầu

BẮT ĐẦU dòng công việc Thu thập Phản hồi

Bấm vào văn bản này nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu dòng công việc của bạn, theo cách thủ công hoặc tự động. Bấm vào đây lần nữa khi bạn sẵn sàng đóng phân đoạn này.

Bắt đầu dòng công việc Thu thập Phản hồi

Có thể thiết lập một dòng công việc để chỉ được bắt đầu chỉ theo cách thủ công, chỉ theo cách tự động, hoặc theo một trong hai cách:

  • Theo cách thủ công vào bất kỳ lúc nào, bởi bất kỳ ai có quyền cần thiết.

  • Tự động bất cứ khi nào xảy ra sự kiện kích hoạt được chỉ định — tức là, bất cứ khi nào một mục được thêm vào danh sách hoặc thư viện và/hoặc bất cứ khi nào một mục đã có trong danh sách được thay đổi trong bất kỳ cách nào.
    (Sự kiện kích hoạt hoặc sự kiện được xác định trong trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết, trong khi ban đầu thêm và cấu hình dòng công việc. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.)

Ghi chú: Một dòng công việc không thể khởi động trên các mục hiện đang được kiểm xuất. (Có thể kiểm xuất mục sau khi đã bắt đầu dòng công việc trên mục; nhưng sau đó, không dòng công việc thêm nào có thể bắt đầu trên mục đó cho đến khi nó được kiểm xuất lại lần nữa.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Bắt đầu dòng công việc tự động

  2. Bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công

  3. Bắt đầu theo cách thủ công từ danh sách hoặc thư viện

  4. Bắt đầu theo cách thủ công từ trong chương trình Microsoft Office

1. Bắt đầu dòng công việc tự động

Nếu dòng công việc được cấu hình để bắt đầu tự động, thì mỗi lần xảy ra một sự kiện kích hoạt, dòng công việc sẽ chạy trên mục đã kích hoạt nó.

Khi nó khởi động, dòng công việc giao nhiệm vụ đầu tiên hoặc giao nhiều nhiệm vụ và gửi thông báo về nhiệm vụ đó đến từng người được giao. Trong thời gian đó, dòng công việc cũng sẽ gửi thông báo bắt đầu (khác với thông báo nhiệm vụ) đến người đã thêm dòng công việc ban đầu và đến người được liệt kê trong trường CC của trang thứ hai thuộc biểu mẫu liên kết.

Ghi chú: Khi dòng công việc mới sẽ bắt đầu tự động được thêm vào trước tiên, trường Ngày đến hạn cho tất cả nhiệm vụ (trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết) sẽ thường được để trống, vì bất kỳ ngày nào rõ ràng giá trị đã xác định ở đó sẽ không tự động điều chỉnh chính tương ứng với ngày mà dòng công việc bắt đầu mỗi lần. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Đầu phân đoạn

2. Bắt đầu dòng công việc thủ công

Ghi chú về quyền    Thông thường, bạn phải có quyền sửa mục để bắt đầu một dòng công việc. (Theo mặc định, nhóm thành viên và người sở hữu nhóm, cả hai có quyền này, nhưng nhóm khách thăm không. Tuy nhiên, một chủ sở hữu cũng có thể chọn, trên cơ sở dòng công việc bằng dòng công việc, yêu cầu quyền quản lý danh sách cho những người bắt đầu dòng công việc. Bằng cách chọn tùy chọn này, chủ sở hữu cơ bản có thể xác định rằng chỉ họ và người sở hữu khác có thể bắt đầu một dòng công việc cụ thể. Để biết thêm chi tiết, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Hai địa điểm bắt đầu

Bạn có thể bắt đầu một dòng công việc thủ công từ một trong hai địa điểm:

  • Từ danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục

  • Từ ngay trong mục, được mở trong chương trình Microsoft Office nơi dòng công việc được tạo ra. (Lưu ý rằng đây phải là chương trình được cài đặt đầy đủ và không phải là phiên bản ứng dụng web).

Hai phần còn lại trong phân đoạn này cung cấp hướng dẫn cho cả hai phương án.

Đầu phân đoạn

3. Bắt đầu thủ công từ danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục mà bạn muốn chạy dòng công việc.

  2. Trỏ tới tên của mục, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm dòng công việc trên menu thả xuống.

    Bấm Dòng công việc trên menu thả xuống

  3. Trên Dòng công việc: trang Tên Mục, dưới Bắt đầu Dòng công việc Mới, hãy bấm dòng công việc mà bạn muốn chạy.
    Nối kết bắt đầu dòng công việc

  4. Trên trang Thay đổi Dòng công việc, trong biểu mẫu khởi tạo, hãy thực hiện các thay đổi mà bạn muốn để áp dụng vào mẫu dòng công việc cụ thể này.

    Ghi chú: Thay đổi được thực hiện ở đây, trong biểu mẫu khởi tạo, là sử dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào sẽ áp dụng mỗi khi dòng công việc chạy, hoặc nếu bạn muốn thay đổi thiết đặt dòng công việc sẽ không xuất hiện trong biểu mẫu này, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Biểu mẫu khởi tạo với các khung chú thích được đánh số

Khung chú thích số một

Gán cho

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách những người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy chắc chắn các chi tiết kỹ thuật liên quan đến phân công nhiệm vụ trong mỗi phân đoạn lần lượt từng người một (nối tiếp) hoặc cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song) đúng như ý muốn của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài một hoặc những giai đoạn hiện đang được cấu hình.

  • Để xóa bỏ toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trong trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi bấm CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ cho từng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho từng hộp kiểm toàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán đểxóa này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ giải đáp các thắc mắc và vấn đề

  • Việc phản hồi có thể được gửi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ, hoặc trong chính mục đó. (Và nếu trong mục, có những người có thể kiểm xuất tài liệu hoặc phải bỏ kiểm nhập.)
    Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn cho phép của bài viết này.

  • Nếu có, ghi chú về tuyên bố đơn nhiệm vụ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách.
    Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay loại bỏ nào mà bạn muốn. Hãy nhớ rằng:

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  1. Khi bạn có tất cả các thiết đặt trong biểu mẫu khởi tạo theo cách bạn muốn chúng, hãy bấm Bắt đầu để bắt đầu dòng công việc.

Dòng công việc giao một hay một vài nhiệm vụ đầu tiên và đồng thời sẽ gửi thông báo bắt đầu tới bạn và bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC của biểu mẫu khởi tạo.

Đầu phân đoạn

4. Bắt đầu thủ công từ trong một chương trình Microsoft Office

  1. Mở mục trong chương trình Office trên máy tính của bạn.

    Ghi chú: Phương pháp này không thể được dùng khi mục đang mở trong một ứng dụng web Phiên bản của chương trình Microsoft Office. Nó phải được mở trong cài đặt Phiên bản đầy đủ, của chương trình trên máy tính của bạn.

  2. Trong mục đang mở, bấm tab tệp , bấm lưu & gửi, sau đó bấm dòng công việc mà bạn muốn chạy trên mục.
    Dạng xem Backstage với các khu vực để bấm được tô sáng

  3. Nếu bạn thấy thông báo sau, cho bạn biết dòng công việc cần đăng nhập tệp được kiểm nhập, hãy bấm nút Kiểm nhập .
    (Nếu bạn không nhìn thấy thông báo này, chuyển tới bước 4.)
    Thông báo về việc kiểm nhập mục với nút Kiểm nhập được tô sáng

  4. Bấm vào nút Bắt đầu dòng công việc lớn.
    Dạng xem Backstage với nút Bắt đầu Dòng công việc được tô sáng

  5. Trên trang Thay đổi Dòng công việc, trong biểu mẫu khởi tạo, hãy thực hiện các thay đổi mà bạn muốn để áp dụng vào mẫu dòng công việc cụ thể này.

    Ghi chú: Thay đổi được thực hiện ở đây, trong biểu mẫu khởi tạo, là sử dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào sẽ áp dụng mỗi khi dòng công việc chạy, hoặc nếu bạn muốn thay đổi thiết đặt dòng công việc sẽ không xuất hiện trong biểu mẫu này, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Biểu mẫu khởi tạo với các khung chú thích được đánh số

Khung chú thích số một

Gán cho

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách những người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy chắc chắn các chi tiết kỹ thuật liên quan đến phân công nhiệm vụ trong mỗi phân đoạn lần lượt từng người một (nối tiếp) hoặc cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song) đúng như ý muốn của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài một hoặc những giai đoạn hiện đang được cấu hình.

  • Để xóa bỏ toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trong trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi bấm CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ cho từng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho từng hộp kiểm toàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán đểxóa này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ giải đáp các thắc mắc và vấn đề

  • Việc phản hồi có thể được gửi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ, hoặc trong chính mục đó. (Và nếu trong mục, có những người có thể kiểm xuất tài liệu hoặc phải bỏ kiểm nhập.)
    Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn cho phép của bài viết này.

Nếu có, ghi chú về tuyên bố đơn nhiệm vụ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách.
Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay loại bỏ nào mà bạn muốn. Hãy nhớ rằng:

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  1. Khi bạn có các thiết đặt trong biểu mẫu khởi tạo theo cách bạn muốn, hãy bấm Bắt đầu để bắt đầu dòng công việc.

Dòng công việc giao một hay một vài nhiệm vụ đầu tiên và đồng thời sẽ gửi thông báo bắt đầu tới bạn và bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC của biểu mẫu khởi tạo.

Tiếp theo là gì?

  • Nếu đây là lần đầu tiên đã chạy dòng công việc này, những người dự khác cần thông tin và hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ được giao không? (Họ có thể thấy phân đoạn hoàn thành của bài viết này hữu ích.)

  • Ngoài ra, một ý kiến hay là nên kiểm tra xem người tham gia có được nhận được email thông báo của mình không và đặc biệt là thông báo không bị bộ lọc thư rác của họ xử lý sai.

  • Và tất nhiên, bạn có thể có một hoặc nhiều nhiệm vụ dòng công việc để hoàn tất việc chính bạn. Đi đến phân đoạn hoàn thành của bài viết này cho các chi tiết.

  • Đồng thời, để tìm hiểu cách bạn có thể theo dõi tiến triển của thể hiện dòng công việc, hãy đến phân đoạn giám sát của bài viết này.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Biểu tượng khái niệm cho phần Hoàn thành

HOÀN THÀNH nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Phản hồi

Bấm vào văn bản này nếu bạn đã được giao một nhiệm vụ dòng công việc thu thập phản hồi. Bấm vào đây lại khi bạn đã sẵn sàng để đóng phân đoạn này.

Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Phản hồi

Nếu đây là lần đầu bạn được giao một nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Phản hồi, bạn có thể thấy hữu ích khi xem xét đầy đủ phân đoạn này của bài viết trước khi bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Theo đó, bạn sẽ biết được tất cả các tùy chọn mà bạn có thể dùng.

Ghi chú: Nếu bạn biết mình đã được giao một nhiệm vụ dòng công việc, nhưng không thấy tin nhắn thông báo xuất hiện trong hộp thư, hãy chắc chắn rằng thông báo không bị định tuyến sai bởi bộ lọc email rác của bạn. Nếu tin nhắn thông báo bị định tuyến sai, hãy điều chỉnh các thiết đặt trong bộ lọc của bạn cho phù hợp.

Trước tiên, hãy chắc chắn bạn đã đọc đúng bài viết

Các kiểu dòng công việc khác nhau yêu cầu các hành động nhiệm vụ khác nhau.

Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu, hãy chắc chắn công việc bạn đã được giao thực sự là nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Phản hồi và không phải là nhiệm vụ cho một số loại dòng công việc khác.

Tìm văn bản vui lòng xem lại trong bất kỳ vị trí sau đây:

  • Trong dòng chủ đề của thông báo nhiệm vụ
    Vui lòng duyệt văn bản trên dòng Chủ đề của thông báo nhiệm vụ

  • Trên thanh thông báo trong mục cần xem xét
    Vui lòng duyệt câu lệnh trên thanh tin nhắn trong mục

  • Trong tiêu đề nhiệm vụ trên trang trạng thái dòng công việc
    Vui lòng xem xét văn bản ở tên nhiệm vụ trên Trang Trạng thái

Nếu bạn không nhìn thấy văn bản vui lòng xem lại trong các vị trí, hãy kiểm tra với người đã bắt đầu hoặc đầu tiên thêm dòng công việc để tìm hiểu mẫu dòng công việc dựa trên — hoặc cho dù đó là một dòng công việc tùy chỉnh.

Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ của bạn là nhiệm vụ Thu thập Phản hồi, hãy tiếp tục đọc!

Các phần trong phân đoạn này

  1. Tổng quan về quy trình

  2. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo nhiệm vụ

  3. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

  4. Xem xét mục

  5. Hoàn thành và nộp biểu mẫu nhiệm vụ

  6. Thông báo quá hạn

  7. Nhận nhiệm vụ nhóm trước khi bạn hoàn thành (tùy chọn)

  8. Yêu cầu thay đổi mục (tùy chọn)

  9. Giao lại nhiệm vụ của bạn để người khác (tùy chọn)

  10. Hoàn thành một nhiệm vụ thay mặt cho một người dự bên ngoài (tùy chọn)

1. Tổng quan về quy trình

Khi bạn được giao một nhiệm vụ trong dòng công việc, bạn thường tìm thấy nhiệm vụ theo một trong ba cách:

  • Bạn nhận được thông báo nhiệm vụ qua email.

  • Bạn mở tài liệu Microsoft Office và thấy một thanh thông báo thông báo rằng bạn vừa được giao một nhiệm vụ liên quan.

  • Bạn kiểm tra trang SharePoint và phát hiện rằng bạn vừa được giao một hay nhiều nhiệm vụ.

Khi thấy mình đã được giao một nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Phản hồi, bạn thường làm hai việc sau:

  • Xem xét mục    Bạn mở và xem xét mục đó.

  • Hoàn thành nhiệm vụ    Bạn dùng biểu mẫu nhiệm vụ để nộp kết quả xem xét của mình.

Do đó, thông thường việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn liên quan đến ba mục sau:

  • Tin nhắn thông báo (tin nhắn mà bạn nhận dưới dạng email)

  • Mục được nộp để bạn xem xét (mục bạn mở ra và xem xét)

  • Biểu mẫu nhiệm vụ (cái mà bạn mở, hoàn thành và nộp)

Ba mục đó trông như thế này.

Tin nhắn thông báo nhiệm vụ, mục cần xem xét và biểu mẫu nhiệm vụ

Ghi chú: Nút Mở Nhiệm vụ này trên Ruy-băng trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ xuất hiện chỉ khi thư được mở trong phiên bản Outlook được cài đặt đầy đủ và sẽ không xuất hiện khi mở thông báo trong ứng dụng web Outlook Web Access.

Đầu phân đoạn

2. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo nhiệm vụ

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ, ở các chỉ dẫn Để hoàn thành nhiệm vụ này, hãy bấm vào nối kết đến mục.

  2. Trong mục được mở, bấm nút Mở nhiệm vụ này trên thanh thông báo.

Truy nhập mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo qua email

Ghi chú: Nút Mở Nhiệm vụ này trên Ruy-băng trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ xuất hiện chỉ khi thư được mở trong phiên bản Outlook được cài đặt đầy đủ và sẽ không xuất hiện khi mở thông báo trong ứng dụng web Outlook Web Access.

Đầu phân đoạn

3. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong danh sách hoặc thư viện lưu trữ mục cần xem xét, hãy bấm vào nối kết Đang  Tiến hành gắn với mục và dòng công việc.

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, hãy bấm tiêu đề nhiệm vụ của bạn.

  3. Trong biểu mẫu nhiệm vụ, ở thanh thông báo Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho, hãy bấm nối kết đến mục.

Truy nhập mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

Đầu phân đoạn

4. Xem xét mục

Trong ví dụ này, mục là một tài liệu Microsoft Word.

Mẹo: Nếu đây là một nhiệm vụ nhóm — tức là một nhiệm vụ đơn đã được gán cho danh sách toàn bộ nhóm hoặc phân phối để các thành viên nhóm duy nhất có thể hoàn thành nhiệm vụ cho toàn bộ nhóm — thì đó là nên yêu cầu nhiệm vụ trước khi bạn xem xét mục. Như vậy, bạn giảm hội khác thành viên của nhóm của bạn sẽ xem lại bài viết. Để biết hướng dẫn, hãy xem phần 7 trong phân đoạn này, yêu cầu nhiệm vụ nhóm trước khi bạn hoàn thành.

Mục để xem lại với hai thanh thông báo màu vàng

Hãy lưu ý hai thanh thông báo màu vàng ở trên cùng của tài liệu:

Máy chủ chỉ đọc    Tài liệu này được mở ở chế độ chỉ đọc-có nghĩa là, bạn có thể đọc tài liệu, nhưng bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi trên đó.

Người chạy dòng công việc có quyền chọn cho phép phản hồi chỉ trong biểu mẫu nhiệm vụ, hoặc cũng cho phép các thay đổi và chú thích được theo dõi ở chính mục này. Nếu bạn không chắc chắn liệu bạn có được phép làm việc ở chính mục này hay không, hãy kiểm tra với người đã khởi động dòng công việc này hoặc với người đã thêm dòng công việc này ban đầu. Nếu bạn được phép chèn các thay đổi và chú thích được theo dõi, hãy bấm vào nút Chỉnh sửa Tài liệu.

Một số điều cần đảm bảo:

  • Hãy đảm bảo rằng bạn biết liệu bạn đang phép kiểm tra tài liệu trước khi bạn chèn thay đổi được theo dõi và chú thích hoặc cho dù bạn đang phép để nó được chọn trong sao cho nhiều người xem lại có thể làm việc trên đó cùng lúc.
    Để tìm hiểu thêm về việc cộng tác trong tài liệu Microsoft Office, hãy xem bài viết tài liệu cộng tác và đồng tác giả. Bạn cũng có thể tìm thấy khóa học trực tuyến miễn phí tương tác cộng tác trên tài liệu và dự án hiệu quả hữu ích. (Video ba lần đầu tiên trong khóa học này sẽ về đồng tác giả và cộng tác.)

  • Hãy đảm bảo rằng bạn bật theo dõi thay đổi trước khi bạn chèn bất kỳ thay đổi hoặc chú thích. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn cho phép trong bài viết này.

  • Đảm bảo rằng bạn lưu lại các thay đổi vào máy chủ khi bạn kết thúc công việc ở mục. Nếu bạn đã kiểm xuất khỏi mục, hãy kiểm nhập trở lại.

Nhiệm vụ dòng công việc    Khi bạn đã sẵn sàng hoàn thành và nộp biểu mẫu nhiệm vụ, hãy bấm vào nút mở nhiệm vụ này .

Đầu phân đoạn

5. Hoàn thành và nộp biểu mẫu nhiệm vụ

Biểu mẫu nhiệm vụ cho nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Phản hồi trông như thế này.

Mẫu nhiệm vụ Thu thập Phản hồi với các trường được chú thích

Lưu ý rằng hai điều khiển đầu tiên (Xóa mục và Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho Tiêu đề Mục) không xuất hiện rong biểu mẫu nhiệm vụ khi biểu mẫu nhiệm vụ được mở từ bên trong mục cần đánh giá.

Khung chú thích số một

Xóa mục

Để xóa nhiệm vụ này từ mẫu dòng công việc hiện tại, hãy bấm nút này.

  • Việc xóa nhiệm vụ sẽ không xóa mục cần đánh giá.

  • Nhiệm vụ được xóa sẽ không còn xuất hiện trong vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc. (Tuy nhiên, việc xóa vẫn được lưu lại trong phần Lịch sử của trang.)

Ghi chú:  Nếu bạn chưa bắt đầu mẫu dòng công việc này, bạn có thể muốn kiểm tra với người đã bắt đầu mẫu dòng công việc này trước khi bạn xóa nhiệm vụ.

Khung chú thích số hai

Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho tiêu đề mục

Để mở mục cần xem xét, hãy bấm vào đây.

Khung chú thích số ba

Trạng thái, yêu cầu bởi, chú thích, tổng hợp đến hạn ngày

Bạn không thể chỉnh sửa hoặc thay đổi mục nhập trong bốn trường này, nhưng bạn có thể tìm thấy thông tin hữu ích trong những trường đó.

Lưu ý rằng hộp Chú thích Tổng hợp không chỉ chứa chỉ dẫn bổ sung về cách hoàn thành nhiệm vụ của bạn, mà còn chứa tất cả các chú thích nộp theo mẫu của những người dự đã hoàn thành nhiệm vụ trong cùng mẫu dòng công việc.

Tương tự, sau khi bạn nộp biểu mẫu của chính bạn, bất kỳ văn bản nào có trong hộp Chú thích (4) cũng sẽ xuất hiện trong hộp Chú thích Tổng hợp dành cho những người dự tiếp theo.

Khung chú thích số bốn

Chú thích

Gõ hoặc dán phản hồi của bạn tại đây.

Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây đều sẽ được ghi lại trong Lịch sử Dòng công việc và cũng sẽ xuất hiện trong trường Chú thích Tổng hợp (3) cho người dự tùy chọn.

Khung chú thích số 5

Gửi Phản hồi

Khi bạn đã gõ bất kỳ thông tin phản hồi nào bạn muốn đóng góp vào trường Chú thích (4) và/hoặc nhập bất kỳ thay đổi và chú thích nào vào chính mục đó, hãy bấm vào nút này để gửi phản hồi của bạn và hoàn thành nhiệm vụ.

Ghi chú: Trước khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi trong chữ item chính nó, hãy đảm bảo rằng bạn 'tái được phép làm như vậy. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần 4trong phân đoạn này, xem xét mục.

Khung chú thích số sáu

Hủy bỏ

Để đóng biểu mẫu nhiệm vụ mà không lưu bất kỳ thay đổi hay phản hồi nào, hãy bấm nút này. Nhiệm vụ sẽ vẫn chưa hoàn thành và được giao cho bạn.

Khung chú thích số bảy

Yêu cầu thay đổi

Để yêu cầu thay đổi mục bạn đang xem xét, hãy bấm nút này.

Để xem phần minh họa của biểu mẫu nơi bạn sẽ nhập chi tiết yêu cầu của bạn và để có thêm chỉ dẫn, hãy đến phần 8 trong phân đoạn này, yêu cầu thay đổi mục.

Tùy chọn này có thể được tắt cho một số tác vụ dòng công việc.

Khung chú thích số tám

Giao lại nhiệm vụ

Để giao lại nhiệm vụ này cho người khác, hãy bấm vào nút này.

Để xem phần minh họa của trang nơi bạn sẽ nhập chi tiết của việc giao lại và để có thêm chỉ dẫn, hãy đến phần 9 trong phân đoạn này, giao lại nhiệm vụ của bạn cho người khác.

Tùy chọn này có thể được tắt cho một số tác vụ dòng công việc.

Đầu phân đoạn

6. Thông báo quá hạn

Nếu một nhiệm vụ hay toàn bộ mẫu dòng công việc không hoàn thành đúng hạn, thông báo được tự động gửi đến:

  • Người được giao nhiệm vụ.

  • Người khởi động dòng công việc (hoặc, nếu tự động khởi động thì giao cho người ban đầu đã thêm dòng công việc này).

Đầu phân đoạn

7. Nhận nhiệm vụ nhóm trước khi bạn hoàn thành (tùy chọn)

Nếu chỉ một nhiệm vụ đơn được giao cho toàn bộ nhóm mà bạn là thành viên, thì bất kỳ thành viên nào của nhóm đều có thể thay mặt toàn nhóm nhận và hoàn thành nhiệm vụ đơn đó.

Nhận nhiệm vụ trước khi bạn xem xét mục. Ngay khi bạn nhận nhiệm vụ, nhiệm vụ đó sẽ được giao cho bạn và không thành viên nào khác trong nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ đó. (Theo cách này, chỉ có một người thực hiện công việc cần thiết.)

  1. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, hãy trỏ đến tên nhiệm vụ được phân công cho nhóm của bạn cho đến khi mũi tên xuất hiện.

  2. Bấm mũi tên, bấm Sửa Mục rồi trong biểu mẫu nhiệm vụ, bấm nút Nhận Nhiệm vụ.
    Làm thế nào để nhận một nhiệm vụ nhóm

Khi làm mới trang Trạng thái Dòng công việc, bạn có thể thấy nhiệm vụ đó không còn được giao cho nhóm nữa, mà bây giờ giao cụ thể cho bạn.

Sau đó, nếu bạn muốn giao nhiệm vụ cho nhóm lần nữa mà chưa hoàn thành nó, hãy dùng các bước tương tự để quay lại biểu mẫu nhiệm vụ, nhưng lúc này hãy bấm nút Giao Nhiệm vụ.

Nút Giao Nhiệm vụ trên biểu mẫu nhiệm vụ

Quay lại xem xét mục

8. Yêu cầu thay đổi mục (tùy chọn)

Trước khi bắt đầu quy trình này, hãy lưu ý rằng dòng công việc có thể được thiết lập để kết thúc ngay lập tức nếu thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho mục. Có thể là ý kiến hay nếu kiểm tra với người bắt đầu hay người đầu tiên thêm dòng công việc để chắc chắn rằng mọi việc vẫn ổn khi thực hiện thay đổi và kết thúc dòng công việc tại điểm đó.

Chúng tôi sẽ minh họa tùy chọn yêu cầu - thay đổi bằng cách đưa vào một kịch bản:

Trước hết, giả sử tên bạn là Frank.

Sau đó, giả sử một đồng nghiệp tên là Anna vừa bắt đầu một dòng công việc Thu thập Phản hồi trên tài liệu cô ấy vừa tạo.

Khi bạn xem xét tài liệu mới của Anna, bạn thấy phần Giới thiệu quá dài.

Bạn bấm nút Yêu cầu Thay đổi ở dưới cùng biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc, rồi hoàn thiện biểu mẫu này.

Biểu mẫu yêu cầu thay đổi nằm trong mục

Khung chú thích số một

Yêu cầu thay đổi từ

Nhập tên hay địa chỉ email của người mà bạn đang yêu cầu thay đổi.

(Để gửi yêu cầu của bạn đến người bắt đầu lần chạy này của dòng công việc — hoặc nếu dòng công việc bắt đầu tự động, đến người đầu tiên thêm dòng công việc Thu thập Phản hồi — bạn cũng có thể để trống trường này.)

Khung chú thích số hai

Yêu cầu mới

Mô tả thay đổi mà bạn muốn thực hiện và cung cấp bất kỳ thông tin nào mà người thực hiện thay đổi đó sẽ cần.

(Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây sẽ được thêm vào phần Chú thích Tổng hợp.)

Khung chú thích số ba

Thời hạn mới

Làm một trong ba điều này:

  • Để giữ hiện có ngày đến hạn    Để trống trường này.

  • Để loại bỏ hoàn toàn ngày đến hạn    Nhập số 0.

  • Để xác định đến hạn mới ngày    Nhập một số dưới đây, sau đó xác định đơn vị thời gian thực hiện trong trường sau đây. Thực hiện cùng nhau, các mục nhập hai xác định khoảng thời gian trước khi thay đổi nhiệm vụ đến hạn.

Khung chú thích số bốn

Đơn vị thời hạn mới

Nếu bạn muốn xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ mới, hãy dùng trường này kết hợp với trường Thời hạn Mới để xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ đến hạn. (Ví dụ: 3 Ngày hoặc 1 Tháng hoặc 2 tuần.)

Khi bạn có tất cả các mục nhập biểu mẫu theo cách mà bạn muốn, hãy bấm Gửi và nhiệm vụ hiện tại của bạn được đánh dấu Hoàn thành. (Nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành. Bạn sẽ lại được giao một nhiệm vụ xem xét mới sau khi Anna hoàn thành nhiệm vụ thay đổi.)

Đồng thời, Anna sẽ nhận được thông báo qua email như sau:

Thông báo được gửi khi bạn yêu cầu thay đổi trong mục

Ngay khi nhìn vào dòng Chủ đề (số 1 ở phần minh họa) Anna có thể nói đây không phải là một thông báo Thu thập Phản hồi bình thường, mà là một yêu cầu thay đổi gì đó về mục. Cô ấy tìm thấy thông tin về thay đổi cụ thể đã được yêu cầu nằm trong văn bản Thay đổi Được yêu cầu của (số 2).

Anna kiểm xuất mục, thực hiện các thay đổi được yêu cầu (hoặc không), sau đó lưu các thay đổi của mình (nếu có) và kiểm nhập trở lại mục. (Hãy nhớ rằng nếu dòng công việc được thiết lập để kết thúc ngay khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với mục, thì hành động này sẽ kết thúc dòng công việc.)

Sau đó Anna tới trang Trạng thái Dòng công việc và mở nhiệm vụ yêu cầu-thay đổi của cô từ vùng Nhiệm vụ ở đó.


Nộp biểu mẫu khi hoàn thành thay đổi được yêu cầu

Anna thêm bất kỳ thông tin nào cô ấy muốn vào trường Chú thích, rồi bấm Gửi Phản hồi. Dòng công việc thực hiện hai hành động:

  • Đánh dấu nhiệm vụ yêu cầu thay đổi của Anna là hoàn thành.

  • Dòng công việc giao một nhiệm vụ xem xét mới cho bạn (có thêm ghi chú của Anna vào vùng Chú thích Tổng hợp) và gửi thông báo cho bạn về nhiệm vụ đó.

Bây giờ bạn có thể tiếp tục và hoàn thành phần xem xét mục đã thay đổi của bạn.

Đồng thời, tất cả các hành động này đều được theo dõi và hiển thị trong phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc, như được thể hiện trong phần minh họa sau.

Lịch sử Dòng công việc thể hiện các hành động từ yêu cầu thay đổi

Đây là sơ đồ của toàn bộ quy trình.

Lưu đồ yêu cầu thay đổi

Đầu phân đoạn

9. Phân công lại nhiệm vụ của bạn cho người khác (tùy chọn)

Nếu bạn muốn người nào khác hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc đã được giao cho bạn, hãy bấm nút Giao lại Nhiệm vụ trong biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc.

Biểu mẫu này được hiển thị.

Biểu mẫu giao lại nhiệm vụ

Khung chú thích số một

Giao lại nhiệm vụ cho

Nhập tên hoặc địa chỉ của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ này.

Để giao nhiệm vụ này cho người đã bắt đầu dòng công việc — hoặc, nếu dòng công việc bắt đầu tự động, cho người đầu tiên thêm dòng công việc này  — hãy để trống trường này.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu mới

Cung cấp bất kỳ thông tin nào mà người bạn đang giao nhiệm vụ sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ. (Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây sẽ được thêm vào phần Chú thích Tổng hợp.)

Khung chú thích số ba

Thời hạn mới

Làm một trong ba điều này:

  • Để giữ hiện có ngày đến hạn    Để trống trường này.

  • Để loại bỏ hoàn toàn ngày đến hạn    Nhập số 0.

  • Để xác định đến hạn mới ngày    Nhập một số dưới đây, sau đó xác định đơn vị thời gian thực hiện trong trường sau đây. Thực hiện cùng nhau, các mục nhập hai xác định khoảng thời gian trước khi thay đổi nhiệm vụ đến hạn.

Khung chú thích số bốn

Đơn vị thời hạn mới

Nếu bạn muốn xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ mới, hãy dùng trường này kết hợp với trường Thời hạn Mới để xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ đến hạn. (Ví dụ: 3 Ngày hoặc 1 Tháng hoặc 2 tuần.)

Khi hoàn thành biểu mẫu, hãy bấm Gửi. Nhiệm vụ của bạn được đánh dấu Hoàn thành, một nhiệm vụ mới được giao cho người hiện chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này và một thông báo nhiệm vụ được gửi đi.

Bất kỳ thông tin mới nào bạn đã cung cấp cũng có trong văn bản Đại diện bởi trong thông báo nhiệm vụ mới (số 1 trong phần minh họa sau).

Thông báo nhiệm vụ đối với nhiệm vụ được giao lại

Đồng thời, tất cả các thay đổi đều được theo dõi và hiển thị trong phần Nhiệm vụ và Lịch sử của trang Trạng thái Dòng công việc, như được thể hiện tại đây.

Vùng Nhiệm vụ và Lịch sử trên trang Trạng thái Dòng công việc đối với nhiệm vụ được giao lại

Đầu phân đoạn

10. Hoàn thành một nhiệm vụ thay mặt cho người dự bên ngoài (tùy chọn)

Có một quy trình đặc biệt để bao gồm những người dự không phải là thành viên của tổ chức SharePoint của bạn. Trong quy trình này, thành viên trang hành động như một proxy cho người dự bên ngoài:

  1. Đưa địa chỉ email của người dự bên ngoài vào giai đoạn Giao Cho phù hợp trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.

  2. Thực tế, dòng công việc giao nhiệm vụ của người dự bên ngoài cho thành viên trang, người bắt đầu dòng công việc — hoặc cho thành viên đầu tiên thêm dòng công việc, nếu dòng công việc bắt đầu tự động. Người này, người thực tế được giao nhiệm vụ, hành động như một proxy đối với người dự bên ngoài.

  3. Thành viên trang này nhận được một thông báo nhiệm vụ, với chỉ dẫn gửi bản sao của mục cần xem xét cho người dự bên ngoài. (Đồng thời, người dự bên ngoài nhận được bản sao thông báo nhiệm vụ, thông báo này có thể đóng vai trò như báo động hay cảnh báo hữu ích.)

  4. Thành viên trang, người thực sự được giao nhiệm vụ, gửi bản sao của mục đến người dự bên ngoài.

  5. Người dự bên ngoài xem xét mục và gửi lại phản hồi của họ cho thành viên trang.

  6. Khi người dự bên ngoài reponse nhận, thành viên trang hoàn thành nhiệm vụ trong SharePoint thay mặt cho người dự bên ngoài.

Đây là sơ đồ của quy trình.

Lưu đồ quy trình bao gồm người dự bên ngoài

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Biểu tượng phần giám sát

GIÁM SÁT, điều chỉnh, hoặc dừng một dòng công việc Thu thập Phản hồi đang chạy

Bấm vào văn bản này nếu bạn muốn giám sát quá trình dòng công việc tổng thể, thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào trong khi một dòng công việc đang chạy, hoặc chấm dứt một dòng công việc chưa hoàn thành. Bấm vào đây lần nữa khi bạn sẵn sàng đóng phân đoạn này.

Giám sát, điều chỉnh hoặc dừng một dòng công việc Thu thập Phản hồi đang chạy

Vị trí trung tâm từ nơi bạn có thể giám sát, điều chỉnh, hay dừng một dòng công việc đang chạy là trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu đó của dòng công việc.

Trước tiên chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đến trang đó, rồi chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách dùng các tùy chọn và thông tin mà bạn tìm thấy ở đó. Cuối cùng, chúng tôi sẽ cho bạn thấy hai trang khác nơi bạn có thể lấy thông tin giám sát bổ sung.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Đến trang trạng thái dòng công việc

  2. Dùng trang trạng thái dòng công việc để giám sát tiến độ dòng công việc

  3. Thay đổi nhiệm vụ hiện hoạt (nhiệm vụ đã được giao)

  4. Thay đổi nhiệm vụ tương lai (nhiệm vụ chưa được giao)

  5. Hủy bỏ hoặc chấm dứt chạy dòng công việc này

  6. Tìm xem dòng công việc nào đang chạy trên mục

  7. Giám sát dòng công việc cho toàn tuyển tập trang

1. Đến trang Trạng thái Dòng công việc

Trong danh sách hoặc thư viện nơi chứa mục, hãy bấm vào nối kết Đang  Tiến hành cho mục và dòng công việc bạn muốn.

Trong ví dụ này, mục là tài liệu có tên Bản thảo Chính và dòng công việc là Phê duyệt 3.

Bấm vào nối kết Trạng thái dòng công việc

Trang Trạng thái Dòng công việc sẽ mở ra.

Ghi chú: 

  • Nếu danh sách hoặc thư viện của bạn chứa số lượng mục lớn, bạn có thể sử dụng sắp xếp và/hoặc lọc để tìm mục bạn đang tìm kiếm thêm nhanh chóng. Nếu bạn tìm thấy rằng bạn đang liên tục sắp xếp và/hoặc lọc giống nhau, bạn có thể thấy hữu ích để tạo một dạng xem tùy chỉnh tự động sắp xếp đó cụ thể. Để tìm hiểu thêm về cách tạo dạng xem trong SharePoint, hãy xem bài viết tạo, sửa đổi, hoặc xóa dạng xem.

  • Để đến trang Trạng thái Dòng công việc, bạn cũng có thể bấm vào nối kết Xem trạng thái của dòng công việc này trong thông báo email “đã bắt đầu” hoặc nối kết Xem lịch sử dòng công việc trong thông báo email “đã hoàn thành" cho mẫu cụ thể bạn đang quan tâm.

Đầu phân đoạn

2. Dùng trang Trạng thái Dòng công việc để giám sát tiến độ dòng công việc

Tại đây, dưới phần minh họa của mỗi phần thuộc trang Trạng thái Dòng công việc, bạn sẽ tìm thấy các câu hỏi giám sát mà phần đó trả lời.

Phần thông tin dòng công việc

Phần thông tin dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Ai đã bắt đầu mẫu dòng công việc này?

  • Mẫu này được bắt đầu khi nào?

  • Hành động cuối trong mẫu này xảy ra khi nào?

  • Mẫu này đang chạy trên mục nào?

  • Trạng thái hiện tại của mẫu này là thế nào?

Phần trực quan hóa dòng công việc

Phần Trực quan hóa của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Có nhiều giai đoạn trong dòng công việc này với hiện trực quan hóa nhất không?

  • Trong mỗi giai đoạn, để ai là nhiệm vụ được giao không?

  • Là các nhiệm vụ trong từng giai đoạn nối tiếp hoặc song song?

  • Nhiệm vụ, mỗi giai đoạn, đã được hoàn thành, và mà chưa?

Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy trực quan hóa trên trang trạng thái dòng công việc, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu hay không Visio services được kích hoạt trong tuyển tập trang.

Khi bạn biết cách 'đọc' trực quan hóa, bạn có thể nhìn thấy trạng thái hiện tại một cách nhanh chóng.

Nếu dòng công việc của bạn có nhiều hơn một giai đoạn    Điều quan trọng cần biết rằng là:

  • Trực quan hóa hiển thị chỉ một giai đoạn tại một thời điểm.

  • Nếu có nhiều hơn một giai đoạn trong dòng công việc, hình tam giác màu đen nhỏ xuất hiện ở phía trên và/hoặc bên dưới các tác vụ.

  • Để xem giai đoạn trước đó, bạn bấm vào hình tam giác ở phía trên các nhiệm vụ; để xem giai đoạn sau đây, bạn bấm vào hình tam giác bên dưới các tác vụ.

Minh họa dưới đây là ba giai đoạn dòng công việc khi chúng xuất hiện trong trực quan hóa.

Một giai đoạn

Phần trực quan hóa của cấp dòng công việc

Lưu ý là:

  • Giai đoạn đầu tiên này bao gồm chỉ một nhiệm vụ, đã chưa được gán cho Frank.

  • Hình tam giác màu đen nhỏ ở cuối (được tô sáng ở đây bằng vòng tròn màu đỏ) cho biết rằng giai đoạn hiện tại được tiếp theo là ít nhất một giai đoạn bổ sung.

  • Để xem giai đoạn sau đây, bạn bấm vào hình tam giác.

Giai đoạn hai

Phần trực quan hóa của cấp dòng công việc

Lưu ý là:

  • Giai đoạn thứ hai này bao gồm hai nhiệm vụ.

  • Mũi tên màu lam giữa hai người dự (được tô sáng ở đây bằng vòng tròn màu đỏ) cho biết các nhiệm vụ trong giai đoạn này được phân công cho một sau khác (trong tuần tự).

  • Anna có đã được giao nhiệm vụ của mình, nhưng cô ấy chưa hoàn thành nó. (Khi cô ấy có, dấu kiểm màu lục sẽ được thêm vào biểu tượng đại diện cho cô ấy.)

  • Vì các nhiệm vụ trong giai đoạn này được gán trong sê-ri, Sean của nhiệm vụ sẽ không được gán cho đến khi Anna hoàn thành cô ấy.

  • Hình tam giác màu đen nhỏ hai, một ở trên và một bên dưới các nhiệm vụ, cho bạn biết là các giai đoạn cả trước và sau này.

Giai đoạn ba

Phần trực quan hóa của cấp dòng công việc

Lưu ý là:

  • Giai đoạn này cũng bao gồm hai nhiệm vụ, nhưng lần này chúng đã được phân công cùng một lúc (song song).

  • Bài tập song song signified bằng vòng tròn màu lam giữa hai người dự, thay thế vào mũi tên màu lam xuất hiện trong giai đoạn trước đó, số sê-ri.

  • Anna đã hoàn thành nhiệm vụ của người đó và vì vậy dấu kiểm màu lục đã được thêm vào biểu tượng của họ. (Lưu ý rằng dấu kiểm màu lục không có nghĩa là Anna đã được phê duyệt mục, chỉ cô ấy đã hoàn thành nhiệm vụ của họ. Nếu cô ấy đã từ chối mục, biểu tượng của cô ấy sẽ được đánh dấu với cùng một dấu kiểm màu xanh lá cây.)

  • Sự hiện diện của chỉ có một hình tam giác nhỏ màu đen, nằm phía trên các nhiệm vụ, cho biết rằng không có ít nhất một giai đoạn trước này, nhưng không có giai đoạn theo dõi.

Phần nhiệm vụ

Vùng nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Nhiệm vụ nào đã được tạo và giao và trạng thái hiện tại của chúng ra sao?

  • Nhiệm vụ nào đã được hoàn thành và kết quả cho mỗi nhiệm vụ đó ra sao?

  • Ngày đến hạn cho từng nhiệm vụ đã được tạo và giao là ngày nào?

Nhiệm vụ đã bị xóa và nhiệm vụ chưa được giao không xuất hiện trong phần này. (Trong Trực quan hóa dòng công việc, Tuy nhiên, phân công nhiệm vụ sắp làm xuất hiện trong mỗi giai đoạn; và trong phần Lịch sử dòng công việc , tất cả nhiệm vụ hoặc xóa được ghi lại trong khi chúng xảy ra.)

Phần Lịch sử Dòng công việc

Phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Sự kiện nào đã xảy ra trong mẫu dòng công việc này?

  • Hãy lưu ý rằng nhiệm vụ quá hạn và thông báo nhiệm vụ quá hạn không xuất hiện trong vùng này.

Đầu phân đoạn

3. Thay đổi nhiệm vụ hiện hoạt (nhiệm vụ đã được giao)

Có hai cách để thay đổi nhiệm vụ đã được giao nhưng chưa hoàn thành:

  • Thay đổi một nhiệm vụ hiện hoạt đơn

  • Thay đổi tất cả các nhiệm vụ hiện hoạt

Thay đổi một nhiệm vụ hiện hoạt đơn

Quyền    Để thực hiện bất kỳ thay đổi cho một nhiệm vụ đơn được gán cho người nào đó ai khác, bạn phải có quyền quản lý danh sách. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không. Vì vậy có thể, ví dụ, để có quyền để cho phép bạn bắt đầu một dòng công việc nhưng không phải để thay đổi nhiệm vụ của người dự khác.)

Nếu bạn có các quyền cần thiết:

  1. Trên trang trạng thái dòng công việc, bấm vào tiêu đề nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ .
    Bấm vào tiêu đề nhiệm vụ trong danh sách

  2. Dùng biểu mẫu nhiệm vụ để hoàn thành, xóa hoặc giao lại nhiệm vụ hoặc để yêu cầu thay đổi mục.

Để được hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng biểu mẫu nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Thay đổi tất cả các nhiệm vụ hiện hoạt

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng cácnối kếtchấm dứt dòng công việc này ngay bây giờdoesn't xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

  1. Trên trang trạng thái dòng công việc, trong vùng ngay dưới trực quan hóa dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Cập nhật các nhiệm vụ hiện hoạt của thu thập phản hồi .
    Nối kết Cập nhật nhiệm vụ hiện hoạt của Phê duyệt trên Trạng thái Dòng công việc

  2. Hãy thực hiện các thay đổi trong biểu mẫu mở ra, rồi bấm OK.

    • Thông báo phản ánh các thay đổi của bạn được gửi đến những người hiện đang được giao nhiệm vụ trong lần chạy này.

    • Nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc được xóa và nhiệm vụ chưa được giao không chịu ảnh hưởng bởi các thay đổi mà bạn thực hiện trong biểu mẫu này.

    • Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi nhiệm vụ chưa được giao, hãy xem phần sau trong phân đoạn này, thay đổi nhiệm vụ tương lai.

Thay đổi biểu mẫu cho nhiệm vụ hiện hoạt

Khung chú thích số một

Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, đơn vị thời hạn

Để giữ hiện có ngày đến hạn    Để trống Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và thực hiện không có thay đổi Đơn vị thời hạn.

Để loại bỏ ngày đến hạn để không có không có    Nhập số 0 trong Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.

Để di chuyển ngày đến hạn bằng cách gia hạn thời hạn nhiệm vụ    Sử dụng cả hai trường thời gian thực hiện để xác định số và kiểu đơn vị mà bạn muốn mở rộng trong suốt thời gian.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu

Để thay đổi văn bản yêu cầu    Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn trong hộp văn bản.

  1. Khi bạn có tất cả các trường trong biểu mẫu theo cách bạn muốn, hãy bấm OK.

Tất cả các nhiệm vụ hiện hoạt trong mẫu hiện tại được cập nhật.

Đầu phân đoạn

4. Thay đổi nhiệm vụ tương lai (nhiệm vụ chưa được giao)

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng cácchấm dứt dòng công việc này ngay bây giờ các nối kết không xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

  1. Trên trang trạng thái dòng công việc, trong vùng ngay dưới trực quan hóa dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Thêm hoặc cập nhật người xem lại của thu thập phản hồi .
    Thêm hoặc cập nhật người xem lại của nối kết Thu thập Phản hồi trên trang Trạng thái Dòng công việc

  2. Hãy thực hiện các thay đổi trong biểu mẫu mở ra, rồi bấm CẬP NHẬT.

    Ghi chú:  Nhiệm vụ đã được tạo và được giao không chịu tác động bởi những thay đổi mà bạn thực hiện trong biểu mẫu này.

Thay đổi biểu mẫu cho nhiệm vụ tương lai

Khung chú thích số một

Người dự, thứ tự, mở rộng nhóm

  • Để thêm hoặc loại bỏ người dự, hoặc để thay đổi thứ tự nhiệm vụ    Thêm, loại bỏ và/hoặc sắp xếp lại thứ tự của tên người dự hoặc địa chỉ vàotrườngngười dự .

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn Bấm vào cácGán cho trường cho giai đoạn đó, sau đó nhấn CTRL + DELETE.

Ghi chú: Bạn có thể dùng hộp kiểmMở rộng Nhóm để xác định chỉ giao cho toàn nhóm một nhiệm vụ hay giao cho mỗi thành viên một nhiệm vụ đối với các nhóm phân bố được liệt kê.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các trường này, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu

  • Để thay đổi văn bản yêu cầu    Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn văn bản trong hộp.

Khung chú thích số ba

Ngày đến hạn cho tất cả nhiệm vụ, thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, đơn vị thời hạn

  • Để thay đổi hoặc loại bỏ lịch ngày đến hạn    Xóa bỏ ngày hiện tại và sau đó hoặc cung cấp mới hoặc, để loại bỏ xác định ngày đến hạn hoàn toàn ngày, để trống trường. (Don't nhập số không trong các trường này. Trường này phải chứa giá trị ngày lịch hoặc trống.)

  • Để giữ khoảng thời gian hiện có    Để trống Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và thực hiện không có thay đổi Đơn vị thời hạn.

  • Để loại bỏ khoảng thời gian để có là không có    Nhập số 0 trong Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.

  • Để mở rộng thời hạn nhiệm vụ    Sử dụng cả hai trường thời gian để xác định số và kiểu đơn vị mà bạn muốn mở rộng trong suốt thời gian. Để biết thêm thông tin về các thiết đặt ngày đến hạn và thời gian, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

  1. Khi bạn có tất cả các trường trong biểu mẫu theo cách bạn muốn, hãy bấm OK.

Tất cả các nhiệm vụ tương lai trong mẫu hiện tại sẽ phản ánh những thay đổi của bạn.

Đầu phân đoạn

5. Hủy bỏ hoặc chấm dứt chạy dòng công việc này

Bạn có thể dừng một mẫu dòng công việc đang chạy trước khi nó hoàn thành bình thường theo hai cách:

  • Hủy bỏ dòng công việc    Tất cả các nhiệm vụ được hủy, nhưng vẫn được giữ lại trong vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc.

  • Chấm dứt dòng công việc    Tất cả nhiệm vụ được hủy bỏ và xóa bỏ từ vùng nhiệm vụ của trang trạng thái dòng công việc. (Chúng được, Tuy nhiên vẫn được phản ánh trong khu vực lịch sử dòng công việc.)

Chỉ dẫn cho cả hai cách này như sau.

Hủy bỏ (tất cả các nhiệm vụ được hủy bỏ nhưng vẫn được giữ lại trong cả danh sách Nhiệm vụ và Lịch sử)

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng cácnối kếtchấm dứt dòng công việc này ngay bây giờdoesn't xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

Nếu bạn không còn cần mẫu dòng công việc hiện tại nữa, bạn có thể dừng mẫu đó lại.

  • Trên trang Trạng thái Dòng công việc, ở vùng ngay dưới Trực quan hóa Dòng công việc, hãy bấm nối kết Hủy bỏ tất cả các nhiệm vụ Thu thập Phản hồi.

Nối kết Hủy tất cả nhiệm vụ Thu thập Phản hồi trên trang Trạng thái Dòng công việc

Tất cả nhiệm vụ hiện tại được hủy bỏ và dòng công việc kết thúc với trạng thái Đã hủy bỏ. Các nhiệm vụ đã hủy bỏ vẫn còn được liệt kê trong cả vùng Nhiệm vụ và vùng Lịch sử Dòng công việc.

Chấm dứt (tất cả các tác vụ bị xóa khỏi danh sách Tác vụ nhưng vẫn được giữ trong Lịch sử)

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng cácnối kếtchấm dứt dòng công việc này ngay bây giờdoesn't xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

Nếu xuất hiện lỗi, hoặc nếu dòng công việc dừng và không phản hồi, có thể dòng công việc đã bị chấm dứt.

  • Trên trang trạng thái dòng công việc, trong vùng ngay dưới trực quan hóa dòng công việc, hãy bấm vào nối kết chấm dứt dòng công việc này ngay bây giờ .

Nối kết Chấm dứt dòng công việc này ngay bây giờ trên trang Trạng thái Dòng công việc

Tất cả nhiệm vụ được tạo bởi dòng công việc đều bị hủy bỏ và xóa khỏi vùng Nhiệm vụ trên trang Trạng thái Dòng công việc, mặc dù chúng vẫn được phản ánh trong vùng Lịch sử Dòng công việc. Dòng công việc kết thúc với trạng thái Đã hủy bỏ.

Đầu phân đoạn

6. Tìm xem dòng công việc nào đang chạy trên mục

Trên trang Dòng công việc đối với bất kỳ mục nào, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các dòng công việc hiện đang chạy trên mục đó.

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục.

  2. Trỏ tới tên của mục, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm dòng công việc trong menu thả xuống.

    Bấm Dòng công việc trên menu thả xuống

  3. Trên Dòng công việc: ở trang Tên Mục, dưới Dòng công việc đang chạy, bạn sẽ tìm thấy danh sách các mẫu hiện đang chạy trên mục.

Ghi chú:  Hãy lưu ý rằng nhiều mẫu của phiên bản dòng công việc đơn không thể chạy cùng lúc trên cùng một mục. Ví dụ: Hai dòng công việc, cả hai đều dựa vào mẫu Thu thập Phản hồi, đã được thêm vào. Một mẫu được đặt tên là Phản hồi Kế hoạch và mẫu còn lại được đặt tên là Phản hồi Ngân sách. Trên bất kỳ một mục nào tại bất kỳ thời điểm nào, từng mẫu Phản hồi Kế hoạch và Phản hồi Ngân sách có thể đang chạy, chứ không phải hai mẫu của mỗi dòng công việc.

Đầu phân đoạn

7. Giám sát dòng công việc cho toàn bộ tuyển tập trang

Người quản trị tuyển tập trang có thể xem lướt qua:

  • Hiện đang có bao nhiêu dòng công việc dựa vào từng mẫu dòng công việc trong tuyển tập trang.

  • Hiện từng mẫu dòng công việc đang hoạt động hay không hoạt động trong tuyển tập trang.

  • Hiện có bao nhiêu mẫu của phiên bản dòng công việc dựa vào từng mẫu dòng công việc đang chạy trong tuyển tập trang.

Đây là cách thực hiện:

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Trên menu Hành động trang , bấm Thiết đặt trang.
    Lệnh Thiết đặt Site trên menu Hành động Site

  3. Trên trang thiết đặt trang, dưới Quản trị trang, hãy bấm dòng công việc.
    Nối kết Dòng công việc dưới đầu đề Quản trị Trang

Trang Dòng công việc sẽ mở, có hiển thị thông tin.

Tiếp theo là gì?

Nếu đây là lần đầu tiên Phiên bản dòng công việc này có chạy, bạn có thể muốn sử dụng hướng dẫn trong phân đoạn xem xét của bài viết này để xem các sự kiện trong mẫu và khám phá xem các dòng công việc có hoạt động như bạn muốn.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Biểu tượng khái niệm cho phần Xem xét

XEM XÉT các kết quả dòng công việc Thu thập Phản Hồi và lập báo cáo

Hãy bấm vào văn bản này nếu bạn đã sẵn sàng xem xét kết quả của mẫu dòng công việc đơn hoặc tạo báo cáo về hoạt động tổng thể của dòng công việc trên nhiều mẫu. Bấm vào đây lần nữa khi bạn sẵn sàng đóng phân đoạn này.

Xem xét các kết quả dòng công việc Thu thập Phản Hồi và lập báo cáo

Sau khi hoàn thành mẫu dòng công việc, bạn có thể xem xét các sự kiện được ghi lại trong lịch sử của mẫu dòng công việc đó. (Bạn có thể truy nhập hồ sơ được ghi lại của bất kỳ mẫu nào trong vòng 60 ngày sau khi mẫu hoàn thành.)

Quan trọng: Lưu ý rằng lịch sử dòng công việc duy trì bằng SharePoint được cung cấp cho chỉ tham khảo thân mật. Nó không thể được dùng cho kiểm toán chính thức hoặc cho bất kỳ mục đích pháp lý, căn cứ chứng cớ khác.

Bạn cũng có thể chạy báo cáo về hoạt động tổng thể của dòng công việc trên các mẫu.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Xem xét các sự kiện trong mẫu gần đây nhất

  2. Truy nhập lịch sử mẫu trong vòng 60 ngày

  3. Tạo báo cáo hiệu suất dòng công việc

1. Xem xét các sự kiện trong mẫu gần đây nhất

Chừng nào mục vẫn còn nằm trong cùng danh sách hoặc thư viện và cho đến khi dòng công việc chạy lại trên cùng mục đó, bạn có thể truy nhập lịch sử của mẫu gần đây nhất từ danh sách hay thư viện.

Để xem trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu dòng công việc gần đây nhất chạy trên bất kỳ mục nào:

  • Trong danh sách hoặc thư viện nơi chứa mục, hãy bấm vào nối kết trạng thái cho mục và dòng công việc bạn muốn.

Trong ví dụ này, mục là tài liệu có tên bản thảo chính và dòng công việc là Phê duyệt tài liệu mới.

Hãy bấm nối kết trạng thái dòng công việc

Trên trang Trạng thái Dòng công việc, phần Lịch sử Dòng công việc được đặt gần dưới cùng.

Phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Đầu phân đoạn

2. Truy nhập lịch sử mẫu trong vòng 60 ngày

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn xem xét lịch sử của mẫu sau khi bạn cho chạy lại dòng công việc giống nhau trên cùng một mục?

Thực tế, bạn có thể làm như vậy vòng 60 ngày, từ một trong hai điểm nhập: danh sách hoặc thư viện, hoặc thông báo hoàn thành dòng công việc. (60 ngày là lâu SharePoint giữ lại nhiệm vụ lịch sử dòng công việc.)

Từ danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục.

  2. Trỏ tới tên của mục, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm dòng công việc trong menu thả xuống.

    Bấm Dòng công việc trên menu thả xuống

  3. Trên Dòng công việc: ở trang Tên Mục, dưới Dòng công việc Hoàn thành, hãy bấm tên hoặc trạng thái của mẫu dòng công việc nào mà bạn muốn xem xét.
    Danh sách Dòng công việc được hoàn thành trên trang Dòng công việc cho mục
    Trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu đó sẽ mở.

Từ thông báo hoàn thành dòng công việc

  • Hãy mở thông báo hoàn thành dòng công việc cho mẫu mà bạn muốn xem xét, rồi bấm nối kết Xem lịch sử dòng công việc.

Thông báo dòng công việc hoàn thành có nối kết lịch sử được tô sáng
the trạng thái dòng công việc cho mẫu đó sẽ mở ra.

Để giữ lại tất cả các thông báo hoàn thành của bạn, bạn có thể muốn tạo quy tắc trong Outlook. Thiết lập quy tắc để sao chép tất cả các thư đến có văn bản đã hoàn thành trên trên dòng chủ đề vào của riêng mình, thư mục riêng biệt. (Hãy đảm bảo rằng bạn Outlook quy tắc bản sao thư đến thư và không chỉ cần di chuyển chúng, hoặc họ sẽ không cũng xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.) Để tìm hiểu thêm về cách tạo quy tắc trong Outlook, hãy xem bài viết quản lý thông điệp email với các quy tắc.

Đầu phân đoạn

3. Tạo báo cáo hoạt động của dòng công việc

Để tìm hiểu một trong số các phiên bản dòng công việc của bạn thường đang hoạt động như thế nào  — qua thời gian và qua nhiều mẫu — bạn có thể tạo một hoặc cả hai báo cáo được xác định trước:

  • Báo cáo Thời gian Hoạt động    Hãy dùng báo cáo này để xem trung bình mất bao lâu để hoàn thành một hoạt động nằm trong dòng công việc, cũng như mất bao lâu để hoàn thành một vòng chạy hay hoàn thành mẫu của dòng công việc.

  • Báo cáo Hủy và Lỗi    Hãy dùng báo cáo này để xem dòng công việc có thường xuyên bị hủy bỏ hay bất chợt gặp sự cố trước khi hoàn thành hay không.

Tạo sẵn báo cáo cho dòng công việc

  1. Trong danh sách hoặc thư viện, ở cột Trạng thái của dòng công việc đó, hãy bấm vào bất kỳ nối kết thông tin trạng thái nào.
    Bấm vào trạng thái dòng công việc

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, dưới Lịch sử Dòng công việc, hãy bấm Xem báo cáo dòng công việc.
    Bấm nối kết Xem báo cáo dòng công việc trong phần Lịch sử Dòng công việc

  3. Hãy đặt dòng công việc vào nơi nào bạn muốn xem báo cáo, rồi bấm tên của báo cáo bạn muốn xem.
    Hãy bấm nối kết cho Báo cáo Thời gian Hoạt động

  4. Trên trang Tùy chỉnh, hãy giữ hoặc thay đổi vị trí nơi sẽ tạo tệp báo cáo, rồi bấm OK.
    Hãy bấm OK trên vị trí lưu tệp
    Báo cáo được tạo và lưu tới vị trí xác định.

  5. Khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể bấm nối kết được hiển thị ở phần minh họa sau để xem báo cáo. Nếu không, hãy bấm OK để kết thúc và đóng hộp thoại. (Sau đó, khi đã sẵn sàng xem báo cáo, bạn sẽ tìm thấy báo cáo tại vị trí mà bạn đã xác định ở bước trước đó.)
    Bấm nối kết để xem báo cáo

Tiếp theo là gì?

Nếu dòng công việc của bạn hoạt động theo cách mà bạn muốn, bạn đã sẵn sàng bắt đầu dùng dòng công việc này.

Nếu có bất kỳ điều gì bạn muốn thay đổi về cách hoạt động của nó, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Đồ họa khái niệm cho phần Điều chỉnh

THAY ĐỔI, tắt hoặc xóa một dòng công việc Thu thập Phản hồi

Hãy bấm vào văn bản này nếu bạn muốn điều chỉnh các thiết đặt mặc định của dòng công việc, hoặc nếu bạn muốn tạm thời tắt dòng công việc, hoặc loại bỏ hoàn toàn dòng công việc của bạn. Bấm vào đây lần nữa khi bạn sẵn sàng đóng phân đoạn này.

Thay đổi, tắt hoặc loại bỏ một dòng công việc Thu thập Phản hồi

Sau khi chạy mẫu đầu tiên dòng công việc Thu thập Phản hồi mới và xem lại các kết quả, bạn có thể muốn thực hiện một hoặc nhiều thay đổi đối với cách cấu hình dòng công việc đó.

Tương tự, tại nhiều thời điểm khác nhau trong tương lai bạn có thể muốn thực hiện thêm nhiều thay đổi về cấu hình.

Cuối cùng, tại một thời điểm nào đó bạn có thể muốn tắt dòng công việc cho một thời hạn ngắn hơn hay dài hơn, nhưng không loại bỏ dòng công việc này — hoặc bạn có thể, thực sự, chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Thay đổi các thiết đặt vĩnh viễn cho dòng công việc

  2. Tắt hoặc loại bỏ một dòng công việc

1. Thay đổi thiết đặt vĩnh viễn cho dòng công việc

Để thực hiện thay đổi vĩnh viễn các thiết đặt cho dòng công việc hiện có, bạn hãy mở và sửa biểu mẫu liên kết dùng để thêm dòng công việc lần đầu tiên.

Nếu dòng công việc chỉ chạy trong một danh sách hoặc thư viện

  1. Hãy mở danh sách hoặc thư viện nơi dòng công việc chạy.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong một danh sách lịch, tab này được đặt tên là Lịch.

    Ribbon với tab Thư viện được chú thích

    1. Trong nhóm thiết đặt , bấm Thiết đặt dòng công việc.
      Ribbon có nút Thiết đặt Dòng công việc được hiển thị

    2. Trên trang thiết đặt dòng công việc, dưới Tên dòng công việc (bấm để thay đổi thiết đặt), bấm vào tên của dòng công việc mà bạn muốn thay đổi thiết đặt cho.
      Nối kết để thay đổi thiết đặt dòng công việc

      Ghi chú: Nếu dòng công việc thu thập phản hồi mà bạn muốn không xuất hiện trong danh sách, nó có thể được liên kết với chỉ một kiểu nội dung. Dòng công việc nào xuất hiện trong danh sách này được kiểm soát bằng điều khiển các dòng công việc được cấu hình để chạy trên mục của loại này , nằm ngay bên dưới danh sách. (Hãy xem phần minh họa.) Bấm Tùy chọn kiểu nội dung trong menu thả xuống để khám phá nào sẽ hiển thị dòng công việc bạn muốn. Khi dòng công việc bạn muốn xuất hiện trong danh sách, hãy bấm tên của nó.

    3. Trong cùng một biểu mẫu liên kết hai trang, mẫu này ban đầu đã được dùng để thêm dòng công việc, thực hiện và lưu những thay đổi mà bạn muốn.

      Để biết thêm thông tin về các trường và điều khiển trong biểu mẫu liên kết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Nếu dòng công việc chạy trong tất cả các danh sách và thư viện ở tuyển tập trang

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Trên menu Hành động trang , bấm Thiết đặt trang.
    Lệnh Thiết đặt Site trên menu Hành động Site

  3. Trên trang thiết đặt trang, dưới bộ sưu tập, bấm Kiểu nội dung trang.
    Nối kết kiểu nội dung Trang trong Bộ sưu tập

  4. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, hãy bấm tên của kiểu nội dung trang nơi dòng công việc chạy.
    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

  5. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dướithiết đặt, bấmThiết đặt dòng công việc.
    Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

  6. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, dưới Tên Dòng công việc (bấm để thay đổi thiết đặt), hãy bấm tên của dòng công việc bạn muốn thay đổi thiết đặt.
    Nối kết để thay đổi thiết đặt dòng công việc

  7. Trong cùng một biểu mẫu liên kết hai trang, mẫu này ban đầu đã được dùng để thêm dòng công việc, thực hiện và lưu những thay đổi mà bạn muốn.

    Để biết thêm thông tin về các trường và điều khiển trong biểu mẫu liên kết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Đầu phân đoạn

2. Tắt hoặc loại bỏ dòng công việc

Nếu dòng công việc chỉ chạy trong một danh sách hoặc thư viện

  1. Hãy mở danh sách hoặc thư viện nơi dòng công việc chạy.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong một danh sách lịch, tab này được đặt tên là Lịch.

    Ribbon với tab Thư viện được chú thích

    1. Trong nhóm thiết đặt , bấm Thiết đặt dòng công việc.
      Ribbon có nút Thiết đặt Dòng công việc được hiển thị

    2. Trên trang thiết đặt dòng công việc, bấm vào nối kết loại bỏ một dòng công việc .
      Trang Thiết đặt Dòng công việc với nối kết Loại bỏ dòng công việc được chú thích

    3. Sử dụng biểu mẫu trên trang loại bỏ dòng công việc để tắt, bật lại hoặc loại bỏ dòng công việc.
      Biểu mẫu trên trang Loại bỏ Dòng công việc

Có 5 cột trong biểu mẫu:

  • Dòng công việc    Tên của dòng công việc.

  • Mẫu    Số mẫu dòng công việc hiện đang chạy trên các mục.

  • Cho phép    Tùy chọn bật dòng công việc để tiếp tục hoạt động như thường lệ.

  • Không có Mẫu Mới    Tùy chọn cho phép hoàn thành bất kỳ mẫu hiện đang chạy nào của dòng công việc, nhưng tắt dòng công việc bằng cách làm dòng công việc không thể chạy bất kỳ mẫu mới nào. (Hành động này là khả nghịch. Để bật lại dòng công việc sau, hãy trở về trang này và chọn Cho phép.)

  • Loại bỏ    Tùy chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc khỏi danh sách hoặc thư viện. Tất cả mẫu đang chạy ngay lập tức bị chấm dứt và cột dành cho dòng công việc đó không còn xuất hiện trên trang danh sách hoặc thư viện nữa. (Hành động này không khả nghịch.)

Đầu phân đoạn

Nếu dòng công việc chạy trong tất cả các danh sách và thư viện ở tuyển tập trang

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Trên menu Hành động trang , bấm Thiết đặt trang.
    Lệnh Thiết đặt Site trên menu Hành động Site

  3. Trên trang thiết đặt trang, dưới bộ sưu tập, bấm Kiểu nội dung trang.
    Nối kết kiểu nội dung Trang trong Bộ sưu tập

  4. Trên trang kiểu nội dung trang, bấm vào tên của kiểu nội dung trang mà dòng công việc chạy.
    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

  5. Trên trang dành cho kiểu nội dung được chọn, dưới Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.
    Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

  6. Trên trang thiết đặt dòng công việc, bấm vào nối kết loại bỏ một dòng công việc .
    Trang Thiết đặt Dòng công việc với nối kết Loại bỏ dòng công việc được chú thích

  7. Sử dụng biểu mẫu trên trang loại bỏ dòng công việc để tắt, bật lại hoặc loại bỏ dòng công việc.
    Biểu mẫu trên trang Loại bỏ Dòng công việc

Có 5 cột trong biểu mẫu:

  • Dòng công việc    Tên của dòng công việc.

  • Mẫu    Số mẫu dòng công việc hiện đang chạy trên các mục.

  • Cho phép    Tùy chọn bật dòng công việc để tiếp tục hoạt động như thường lệ.

  • Không có Mẫu Mới    Tùy chọn cho phép hoàn thành bất kỳ mẫu hiện đang chạy nào của dòng công việc, nhưng tắt dòng công việc bằng cách làm dòng công việc không thể chạy bất kỳ mẫu mới nào. (Hành động này là khả nghịch. Để bật lại dòng công việc sau, hãy trở về trang này và chọn Cho phép.)

  • Loại bỏ    Tùy chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc khỏi tuyển tập trang. Tất cả mẫu đang chạy ngay lập tức bị chấm dứt và cột dành cho dòng công việc đó không còn xuất hiện trên trang danh sách hoặc thư viện nữa. (Hành động này không khả nghịch.)

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã thực hiện xong thay đổi nào, hãy chạy mẫu thử của dòng công việc để kiểm tra chéo hiệu ứng của các thay đổi.

Đầu phân đoạn

Tùy chỉnh thêm

Không có nhiều cách để tùy chỉnh thêm dòng công việc với SharePoint. Để tìm hiểu thêm về các dòng công việc, hãy xem về dòng công việc có trong SharePoint.

Thậm chí bạn có thể tạo dòng công việc tùy chỉnh ngay từ đầu.

Bạn có thể dùng bất kỳ hoặc tất cả các chương trình sau:

  • Microsoft SharePoint Designer    Tùy chỉnh biểu mẫu dòng công việc, hành động và hành vi.

  • Microsoft Visual Studio    Phát triển hành động dòng công việc tùy chỉnh của riêng bạn.

  • Microsoft Visio    Tạo dòng công việc mới trong một giao diện trực quan

Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết giới thiệu về cách thiết kế và tùy chỉnh dòng công việc.

Đầu phân đoạn | Đầu bài viết

Đầu bài viết

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×