Thêm, thay đổi hoặc xóa định dạng có điều kiện

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dùng định dạng có điều kiện để giúp bạn khám phá và phân tích dữ liệu theo cách trực quan, phát hiện các vấn đề quan trọng, xác định các kiểu và xu hướng.

Định dạng có điều kiện giúp dễ dàng để tô sáng thú vị ô hoặc phạm vi ô, nhấn mạnh các giá trị khác thường và trực quan hóa dữ liệu bằng cách dùng thanh dữ liệu, Thang màu và bộ biểu tượng. Định dạng có điều kiện thay đổi diện mạo của một phạm vi ô dựa trên điều kiện (hoặc tiêu chí). Nếu điều kiện là đúng, phạm vi ô được định dạng dựa trên điều kiện đó; Nếu điều kiện là false, phạm vi ô không được định dạng dựa trên điều kiện đó.

Bạn có thể phân loại và lọc theo định dạng, bao gồm màu nền của ô và màu phông, dù bạn định dạng ô đó theo cách thủ công hay bằng định dạng có điều kiện. Ví dụ sau đây cho thấy định dạng có điều kiện sử dụng các màu nền ô, một bộ biểu tượng 3 mũi tên và các thanh dữ liệu.

Các nền ô, bộ biểu tượng và thanh dữ liệu được dùng làm định dạng có điều kiện

Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho một phạm vi ô, bảng Excel, hoặc báo cáo PivotTable. Không có sự khác biệt quan trọng để hiểu khi bạn dùng định dạng có điều kiện trên báo cáo PivotTable.

Ghi chú: Khi tạo định dạng có điều kiện, bạn có thể chỉ tham chiếu đến các ô khác trên cùng trang tính hoặc, trong một số trường hợp, các ô trên các trang tính ở cùng sổ làm việc hiện đang mở. Bạn không dùng được định dạng có điều kiện trên các tham chiếu ngoài tới sổ làm việc khác.

Định dạng cho báo cáo PivotTable điều kiện

Định dạng có điều kiện trong báo cáo PivotTable khác với định dạng có điều kiện trong phạm vi ô hoặc bảng Excel ở một vài điểm:

  • Nếu bạn thay đổi bố trí của báo cáo PivotTable bằng cách lọc, ẩn các mức, thu gọn và bung rộng các mức hoặc di chuyển trường, thì định dạng có điều kiện vẫn giữ nguyên miễn là các trường trong dữ liệu cơ bản không bị loại bỏ.

  • Phạm vi định dạng có điều kiện cho các trường trong khu vực Giá trị có thể dựa trên cấu trúc phân cấp dữ liệu và được xác định bằng tất cả các mức con nhìn thấy được (mức thấp hơn kế tiếp trong cấu trúc phân cấp) của một mức mẹ (mức cao hơn kế tiếp trong cấu trúc phân cấp) trên các hàng của một hoặc nhiều cột hoặc trên các cột của một hoặc nhiều hàng.

    Ghi chú: Trong cấu trúc phân cấp dữ liệu, mức con không thừa kế định dạng có điều kiện từ mức mẹ và mức mẹ không thừa kế định dạng có điều kiện từ mức con.

  • Có ba phương pháp khoanh phạm vi định dạng có điều kiện của các trường trong khu vực Giá trị: theo vùng chọn, theo trường tương ứng và theo trường giá trị.

Phương pháp mặc định của khối trường trong khu vực giá trị là theo vùng chọn. Bạn có thể thay đổi phương pháp khối trường tương ứng hoặc giá trị trường bằng cách sử dụng nút tùy chọn áp dụng quy tắc định dạng , hộp thoại Quy tắc định dạng mới hoặc hộp thoại Sửa quy tắc định dạng .

Phương pháp

Sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn chọn

Phân phạm vi theo vùng chọn

  • Một tập hợp các trường liền kề trong khu vực Giá trị, chẳng hạn như tất cả tổng sản phẩm cho một vùng.

  • Một tập hợp các trường không liền kề trong khu vực Giá trị, chẳng hạn như tổng sản phẩm cho các vùng khác nhau ở nhiều cấp độ trong cấu trúc phân cấp dữ liệu.

Phân phạm vi theo trường giá trị

  • Tránh thực hiện nhiều lựa chọn không liền kề.

  • Định dạng có điều kiện một tập hợp trường trong khu vực Giá trị cho tất cả các mức trong cấu trúc phân cấp của dữ liệu.

  • Bao gồm tổng phụ và tổng chính.

Phân phạm vi theo trường tương ứng

  • Tránh thực hiện nhiều lựa chọn không liền kề.

  • Định dạng có điều kiện một tập hợp trường trong khu vực Giá trị cho một mức trong cấu trúc phân cấp dữ liệu.

  • Không bao gồm tổng phụ.

Khi bạn định dạng có điều kiện các trường trong vùng Giá trị cho các giá trị trên cùng, dưới cùng, trên trung bình hoặc dưới trung bình, quy tắc sẽ dựa trên tất cả các giá trị hiển thị theo mặc định. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì sử dụng tất cả các giá trị hiển thị, bạn có thể áp dụng định dạng điều kiện cho từng tổ hợp:

  • Một cột và trường hàng mẹ của nó.

  • Một hàng và trường cột mẹ của nó.

Ghi chú: Phân tích nhanh không sẵn dùng trong Excel 2010 và phiên bản trước.

Dùng nút phân tích nhanh Nút Phân tích Nhanh để áp dụng định dạng có điều kiện được chọn cho dữ liệu đã chọn. Nút phân tích nhanh tự động xuất hiện khi bạn chọn dữ liệu trong bảng tính của bạn.

  1. Chọn dữ liệu trong bảng tính của bạn. Nút Phân tích nhanh xuất hiện ở góc dưới bên phải của vùng chọn.

    Dữ liệu đã chọn với nút Phân tích Nhanh

  2. Bấm nút Phân tích Nhanh, Nút Phân tích Nhanh hoặc nhấn Ctrl+Q.

  3. Sau đó, trên tab định dạng , di chuyển con chuột qua các tùy chọn khác nhau để xem trước trực tiếp trên dữ liệu của bạn, và sau đó bấm vào một tùy chọn định dạng.

    Tab định dạng trong thư mục Phân tích Nhanh

    Ghi chú: 

    • Tùy chọn định dạng xuất hiện trong tab định dạng sẽ phụ thuộc vào dữ liệu bạn đã chọn. Nếu lựa chọn của bạn chỉ chứa văn bản, sau đó tùy chọn sẵn dùng là văn bản, trùng lặp, duy nhất, Bằngrõ ràng. Khi lựa chọn có chứa chỉ số, hoặc cả văn bản và số, sau đó các tùy chọn là Thanh dữ liệu, màu sắc, Bộ biểu tượng, lớn, Top 10%xóa.

    • Xem trước trực tiếp sẽ kết xuất chỉ cho những tùy chọn có thể được dùng trên dữ liệu của bạn định dạng. Ví dụ, nếu các ô đã chọn không chứa dữ liệu trùng khớp và bạn chọn trùng lặp, xem trước trực tiếp sẽ không hoạt động.

  4. Nếu hộp thoại văn bản chứa , nhập tùy chọn định dạng bạn muốn áp dụng và bấm OK.

Nếu các nhu cầu định dạng có điều kiện của bạn phức tạp hơn, bạn có thể dùng công thức lô-gic để chỉ rõ các tiêu chí định dạng. Ví dụ, bạn có thể muốn so sánh các giá trị với kết quả mà hàm trả về hoặc đánh giá dữ liệu ở các ô bên ngoài phạm vi đã chọn, có thể nằm ở một trang tính khác trong cùng sổ làm việc.

  1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Định dạng có Điều kiện

    Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính đó hoặc trên các trang tính khác, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  3. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Các ô đã chọn.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô hiện giá trị <Trường giá trị>.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô hiện <Value field> cho <Row>.

  4. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Dùng công thức để xác định những ô nào cần định dạng.

    1. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, trong hộp danh sách Định dạng giá trị khi công thức này đúng, hãy nhập công thức.

      Bạn phải bắt đầu công thức với dấu bằng (=) và công thức đó phải trả về giá trị logic TRUE (1) hoặc FALSE (0).

    2. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

    3. Hãy chọn định dạng số, phông chữ, đường viền hoặc màu tô bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

      Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

      Ví dụ 1: Dùng hai định dạng có điều kiện với các tiêu chí sử dụng kiểm thử AND và OR   

      Trong ví dụ được trình bày ở đây, quy tắc đầu tiên sẽ định dạng hai ô xanh lục nếu cả hai điều kiện đều đúng. Nếu kết quả của kiểm thử đó không Đúng, thì quy tắc thứ hai định dạng hai ô màu đỏ nếu một trong hai điều kiện đó Sai.

      Các ô B4 và B5 đáp ứng điều kiện nên được định dạng màu lục

      Một người mua nhà đã dự thảo ngân sách tối đa là $75.000 dưới dạng tiền mặt trả trước và $1.500 mỗi tháng dưới dạng tiền thế chấp. Nếu cả tiền mặt trả trước và tiền thanh toán hàng tháng đáp ứng các yêu cầu này, các ô B4 và B5 sẽ được định dạng xanh lục.

      Nếu tiền mặt trả trước hoặc tiền thanh toán hàng tháng đáp ứng được ngân sách của người mua, B4 và B5 sẽ được định dạng đỏ. Thay đổi một số giá trị, chẳng hạn như APR, điều khoản vay, tiền mặt trả trước và số tiền mua để xem những gì xảy ra với các ô được định dạng có điều kiện.

      Công thức cho quy tắc đầu tiên (áp dụng màu xanh lục)

      ==AND(IF($B$4<=75000,1),IF(ABS($B$5)<=1500,1))

      Công thức cho quy tắc thứ hai (áp dụng màu đỏ)

      =OR(IF($B$4>=75000,1),IF(ABS($B$5)>=1500,1))

      Ví dụ 2: Cách một hàng tô nền một hàng bằng cách dùng hàm MOD và hàm ROW   

      Định dạng có điều kiện được áp dụng với mọi ô trong trang tính này sẽ tô nền xen kẽ các hàng trong phạm vi ô bằng màu xanh dương. Bạn có thể chọn tất cả các ô trong trang tính bằng cách bấm vào hình vuông phía trên hàng 1 và ở bên trái cột A. Hàm MOD trả về số dư sau khi chia một số (đối số thứ nhất) cho ước số (đối số thứ hai). Hàm ROW trả về số hàng hiện tại. Khi bạn chia số hàng hiện tại cho 2, bạn luôn nhận được số dư là 0 cho số chẵn hoặc số dư là 1 cho số lẻ. Vì 0 là FALSE và 1 là TRUE, cho nên mọi hàng được đánh số lẻ sẽ được định dạng. Quy tắc dùng công thức này: =MOD(ROW(),2)=1.

      Mọi hàng khác có màu lam sẫm

      Ghi chú: Bạn có thể nhập tham chiếu ô trong công thức bằng cách chọn ô trực tiếp trên trang tính hoặc các trang tính khác. Việc chọn ô trên trang tính sẽ chèn tham chiếu ô tuyệt đối. Nếu bạn muốn Excel điều chỉnh tham chiếu cho mỗi ô trong phạm vi đã chọn, hãy dùng tham chiếu ô tương đối.

Để biết thêm thông tin về việc sử dụng công thức trong định dạng có điều kiện, hãy xem sử dụng công thức để áp dụng định dạng có điều kiện.

Thang màu là hướng dẫn trực quan giúp bạn hiểu rõ sự phân bố và biến thể dữ liệu. Thang đo hai màu giúp bạn so sánh phạm vi ô bằng cách dùng sự chuyển màu giữa hai màu. Sắc độ của màu tượng trưng cho các giá trị cao hơn hoặc thấp hơn. Ví dụ: trong thang màu xanh lá và vàng như minh họa dưới đây, bạn có thể xác định các ô giá trị cao hơn thiên về màu xanh lá và các ô giá trị thấp hơn thiên về màu vàng.

Định dạng tất cả các ô bằng thang hai màu

Mẹo: Nếu bất kỳ ô nào trong phạm vi chứa công thức trả về giá trị lỗi, thì định dạng có điều kiện không áp dụng cho ô đó. Để đảm bảo định dạng có điều kiện áp dụng cho những ô đó, hãy dùng hàm IS hoặc IFERROR để trả về giá trị không phải là giá trị lỗi.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có điều kiện, sau đó bấm Thang màu.

    Định dạng có Điều kiện

  3. Chọn thang đo hai màu.

    Di chuột lên biểu tượng thang màu để xem biểu tượng nào là thang đo hai màu. Màu trên cùng tượng trưng cho các giá trị cao hơn và màu dưới cùng tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút Tùy chọn Định dạng xuất hiện bên cạnh trường PivotTable đã được áp dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn: Bấm Các ô đã chọn.

    • Tất cả các ô cho nhãn Giá trị: Bấm Tất cả các ô hiện giá trị <Value label>.

    • Tất cả các ô cho nhãn Giá trị, không bao gồm tổng phụ và tổng chính: Bấm Tất cả các ô hiện giá trị <Value label> cho <Row Label>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng (mặc định).

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thang đo 2 Màu.

  7. Để chọn một kiểu trong hộp Kiểu cho cả giá trị Tối thiểu và Tối đa, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất:    Chọn Giá trị Nhỏ nhất và Giá trị Cao nhất.

      Trong trường hợp này, bạn không nhập Giá trị Tối thiểu và Tối đa.

    • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số rồi nhập Giá trị Tối thiểu và Tối đa.

    • Định dạng Phần trăm:    Nhập Giá trịTối thiểu và Tối đa.

      Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Không nhập dấu phần trăm.

      Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì các giá trị đó phân bố cân xứng.

    • Định dạng phân vị:    Chọn Phân vị rồi nhập Giá trịTối thiểu và Tối đa. Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

      Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng một tỷ lệ cấp màu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một tỷ lệ cấp màu khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

    • Định dạng kết quả công thức:    Chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

      • Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian.

      • Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=).

      • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

      • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

        Ghi chú: 

        • Hãy đảm bảo giá trị Tối thiểu nhỏ hơn giá trị Tối đa.

        • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số cho Tối thiểu và tỷ lệ phần trăm cho Tối đa.

  8. Để chọn thang màu Tối thiểu và Tối đa, hãy bấm Màu cho từng giá trị rồi chọn màu.

    Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, hãy bấm vào Thêm Màu. Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Thang màu là hướng dẫn trực quan giúp bạn hiểu rõ sự phân bố và biến thể dữ liệu. Thang đo ba màu giúp bạn so sánh phạm vi ô bằng cách dùng sự chuyển màu giữa ba màu. Sắc độ của màu tượng trưng cho các giá trị cao, trung bình hoặc thấp. Ví dụ, trong thang màu xanh lá, vàng và đỏ, bạn có thể quy định rằng các ô giá trị cao hơn có màu xanh lá, các ô giá trị trung bình có màu vàng và các ô giá trị thấp hơn có màu đỏ.

Mẹo: Nếu bất kỳ ô nào trong phạm vi chứa công thức trả về giá trị lỗi, thì định dạng có điều kiện không áp dụng cho ô đó. Để đảm bảo định dạng có điều kiện áp dụng cho các ô đó, hãy dùng hàm IS hoặc IFERROR để trả về giá trị do bạn chỉ định (chẳng hạn như 0 hoặc "N/A") thay vì giá trị lỗị.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có điều kiện, sau đó bấm Thang màu.

    Định dạng có Điều kiện

  3. Chọn thang đo ba màu. Màu trên cùng tượng trưng cho các giá trị cao hơn, màu ở giữa tượng trưng cho các giá trị trung bình và màu dưới cùng tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

    Di chuột lên biểu tượng thang màu để xem biểu tượng nào là thang đo ba màu.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút Tùy chọn Định dạng xuất hiện bên cạnh trường PivotTable đã được áp dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thang đo 3 Màu.

  7. Chọn kiểu cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất:    Chọn một Điểm giữa.

      Trong trường hợp này, bạn không nhập Giá trị Thấp nhất và Cao nhất.

    • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa.

    • Định dạng phần trăm:    Chọn Phần trăm rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

      Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

    • Định dạng phân vị:    Chọn Phân vị rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa.

      Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

      Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng một tỷ lệ cấp màu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một tỷ lệ cấp màu khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

    • Định dạng kết quả công thức:    Chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa.

      Công thức phải trả về một số, ngày hoặc giá trị thời gian. Bắt đầu công thức với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ dẫn đến không có định dạng được áp dụng. Đó là nên kiểm tra công thức để đảm bảo rằng nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

      Ghi chú: 

      • Bạn có thể đặt các giá trị tối thiểu, điểm giữa và tối đa cho phạm vi ô. Hãy đảm bảo giá trị ở Tối thiểu nhỏ hơn giá trị ở Điểm giữa và giá trị ở điểm giữa nhỏ hơn giá trị ở Tối đa.

      • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số Tối thiểu, phân vị Điểm giữa và phần trăm Tối đa.

      • Trong nhiều trường hợp, giá trị Điểm giữa mặc định là 50 phần trăm sẽ đạt hiệu quả tốt nhất, nhưng bạn có thể điều chỉnh giá trị này để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt.

  8. Để chọn thang màu Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa, hãy bấm Màu cho từng giá trị rồi chọn màu.

    • Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, hãy bấm vào Thêm Màu.

    • Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Thanh dữ liệu giúp bạn thấy giá trị của ô trong mối tương quan với các ô khác. Độ dài của thanh dữ liệu tượng trưng cho giá trị trong ô đó. Thanh dài hơn tượng trưng cho giá trị cao hơn và thanh ngắn hơn tượng trưng cho giá trị thấp hơn. Thanh dữ liệu hữu ích để nhìn thấy ngay các số lớn hơn và bé hơn, đặc biệt là với lượng dữ liệu lớn, chẳng hạn như các đồ chơi bán chạy nhất hay bán chậm nhất trong báo cáo doanh số cho dịp nghỉ lễ.

Ví dụ cho thấy ở đây dùng thanh dữ liệu để tô sáng các giá trị âm và dương ấn tượng nhất. Bạn có thể định dạng thanh dữ liệu để thanh dữ liệu đó bắt đầu ở giữa ô và kéo sang bên trái đối với các giá trị âm.

Các thanh dữ liệu tô sáng các giá trị dương và âm

Mẹo: Nếu bất kỳ ô nào trong phạm vi chứa công thức trả về giá trị lỗi, thì định dạng có điều kiện không áp dụng cho ô đó. Để đảm bảo rằng định dạng có điều kiện áp dụng cho các ô đó, hãy dùng hàm IS hoặc IFERROR để trả về giá trị (chẳng hạn như 0 hoặc "N/A") thay vì giá trị lỗị.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, bấm vào Thanh Dữ liệu, rồi chọn biểu tượng thanh dữ liệu.

    Định dạng có Điều kiện

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thanh Dữ liệu.

  7. Chọn KiểuTối thiểu và Tối đa. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Định dạng các giá trị nhỏ nhất và cao nhất:    Chọn Giá trị Nhỏ nhất và Giá trị Cao nhất.

      Trong trường hợp này, bạn không nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

    • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số rồi nhập Giá trịTối thiểu và Tối đa .

    • Định dạng phần trăm:    Chọn Phần trăm rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

      Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

      Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

    • Định dạng phân vị    Chọn Phân vị, rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

      Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

      Dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) là một phần của thanh dữ liệu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) là một phần khác của thanh dữ liệu, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

    • Định dạng kết quả công thức    Hãy chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

      • Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày tháng hoặc thời gian.

      • Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=).

      • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

      • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    Ghi chú: 

    • Hãy đảm bảo giá trị Tối thiểu nhỏ hơn giá trị Tối đa.

    • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số Tối thiểu và phần trăm Tối đa.

  8. Để chọn thang màu Tối thiểu và Tối đa, hãy bấm Màu trong Thang.

    Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, hãy bấm vào Thêm Màu. Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

  9. Để chỉ hiện thanh dữ liệu và không hiện giá trị trong ô, hãy chọn Chỉ Hiện Thanh.

  10. Để áp dụng viền liền nét cho thanh dữ liệu, hãy chọn Viền Liền nét trong hộp danh sách Viền và chọn màu cho viền.

  11. Để chọn giữa thanh một màu và thanh chuyển màu, hãy chọn Tô Một màu hoặc Tô Chuyển màu trong hộp danh sách .

  12. Để định dạng các thanh giá trị âm, hãy bấm Trục và Giá trị Âm, sau đó trong hộp thoại Thiết đặt Trục và Giá trị Âm, hãy chọn tùy chọn cho màu tô và màu viền cho thanh giá trị âm. Bạn có thể chọn thiết đặt vị trí và màu cho trục. Khi bạn đã chọn xong tùy chọn, hãy bấm OK.

  13. Bạn có thể thay đổi hướng của thanh bằng cách chọn thiết đặt trong hộp danh sách Hướng Thanh. Theo mặc định, thiết đặt này được đặt là Ngữ cảnh, nhưng bạn có thể chọn hướng từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái, tùy thuộc vào cách bạn muốn trình bày dữ liệu.

Hãy dùng bộ biểu tượng để chú thích và phân loại dữ liệu thành ba đến năm thể loại được phân cách bằng một giá trị ngưỡng. Mỗi biểu tượng sẽ tượng trưng cho một phạm vi giá trị. Ví dụ, trong bộ biểu tượng 3 Mũi tên, mũi tên màu xanh lá hướng lên trên tượng trưng cho các giá trị cao hơn, mũi tên màu vàng hướng sang ngang tượng trưng cho các giá trị trung bình và mũi tên màu đỏ hướng xuống dưới tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

Ví dụ được trình bày ở đây thao tác với một số ví dụ về các bộ biểu tượng định dạng có điều kiện.

Các bộ biểu tượng khác nhau cho cùng dữ liệu

Bạn có thể chọn chỉ hiện các biểu tượng cho các ô thỏa mãn một điều kiện; ví dụ như hiển thị biểu tượng cảnh báo cho các ô thấp hơn giá trị tới hạn và không hiển thị biểu tượng cho các ô vượt quá giá trị đó. Để làm điều này, bạn hãy ẩn biểu tượng bằng cách chọn Không có Biểu tượng Ô từ danh sách biểu tượng thả xuống bên cạnh biểu tượng khi bạn thiết lập điều kiện. Bạn cũng có thể tạo kết hợp bộ biểu tượng của riêng mình; ví dụ như dấu kiểm "ký hiệu" màu xanh lá, "đèn giao thông" màu vàng và "cờ" màu đỏ.

Mẹo: Nếu bất kỳ ô nào trong phạm vi chứa công thức trả về giá trị lỗi, thì định dạng có điều kiện không áp dụng cho ô đó. Để đảm bảo rằng định dạng có điều kiện áp dụng cho các ô đó, hãy dùng hàm IS hoặc IFERROR để trả về giá trị (chẳng hạn như 0 hoặc "N/A") thay vì giá trị lỗị.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, bấm Bộ Biểu tượng rồi chọn một bộ biểu tượng.

    Định dạng có Điều kiện

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Bộ Biểu tượng.

    1. Chọn bộ biểu tượng. Mặc định là 3 Đèn Giao thông (Không có viền). Số biểu tượng, các toán tử so sánh mặc định và giá trị ngưỡng cho mỗi biểu tượng có thể khác nhau cho mỗi bộ biểu tượng.

    2. Bạn có thể điều chỉnh toán tử so sánh và giá trị ngưỡng. Phạm vi giá trị mặc định cho mỗi biểu tượng có kích thước như nhau, nhưng bạn có thể điều chỉnh chúng để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt. Hãy bảm bảo các giá trị ngưỡng có thứ tự lô-gic từ cao nhất đến thấp nhất từ trên xuống dưới.

    3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Định dạng giá trị số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Số.

      • Định dạng phần trăm:    Chọn Phần trăm.

        Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

        Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

      • Định dạng phân vị:    Chọn Phân vị. Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

        Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng cách dùng một biểu tượng cụ thể và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một biểu tượng khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

      • Định dạng kết quả công thức:    Chọn Công thức, rồi nhập một công thức vào từng hộp Giá trị.

        • Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian.

        • Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=).

        • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

        • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    4. Để đặt biểu tượng đầu tiên tượng trưng cho các giá trị thấp hơn và biểu tượng cuối cùng tượng trưng các giá trị cao hơn, hãy chọn Đảo ngược Thứ tự Biểu tượng.

    5. Để chỉ hiển thị biểu tượng và không hiển thị giá trị trong ô, hãy chọn Chỉ Hiện Biểu tượng.

      Ghi chú: 

      1. Bạn có thể cần điều chỉnh độ rộng cột để chứa vừa biểu tượng.

      2. Kích cỡ của biểu tượng được hiển thị phụ thuộc vào kích cỡ phông được sử dụng trong ô đó. Khi cỡ phông tăng, kích cỡ của biểu tượng sẽ tăng theo tỷ lệ tương ứng.

Để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các ô cụ thể trong một phạm vi ô, bạn có thể định dạng các ô cụ thể đó dựa trên toán tử so sánh. Ví dụ, trong trang tính kiểm kê được sắp xếp theo thể loại, bạn có thể tô sáng các sản phẩm có dưới 10 mục bằng màu vàng. Hoặc, trong trang tính tóm tắt các cửa hàng bán lẻ, bạn có thể xác định tất cả các cửa hàng có lợi nhuận lớn hơn 10%, doanh số bán hàng dưới $100.000 và khu vực là "Đông Nam."

Các ví dụ hiện ở đây thao tác với các ví dụ về tiêu chí của định dạng có điều kiện cài sẵn, chẳng hạn như Lớn Hơn và % Cao nhất. Tính năng này sẽ định dạng các thành phố có dân số lớn hơn 2.000.000 bằng nền xanh lục và nhiệt độ cao trung bình ở mức 30% cao nhất bằng màu cam.

Tính năng định dạng hiển thị các thành phố có hơn 2 triệu dân và nhiệt độ cao ở mức 30% cao nhất

Ghi chú: Bạn không thể định dạng có điều kiện các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo văn bản hoặc ngày, mà chỉ có thể theo số.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Tô sáng Ô.

    Định dạng có Điều kiện

  3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như Giữa, Bằng Với Văn bản Chứa, hoặc Ngày Diễn ra.

  4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính đó hoặc trên các trang tính khác rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng những ô chứa.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Chỉ định dạng ô với, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Định dạng theo số, ngày tháng hay thời gian:    Chọn Giá trị Ô, chọn toán tử so sánh rồi nhập số, ngày tháng hoặc thời gian.

      Ví dụ, chọn Giữa rồi nhập 100 và 200 hoặc chọn Bằng rồi nhập 1/1/2009.

      Bạn cũng có thể nhập công thức trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian.

      • Nếu bạn nhập công thức, hãy bắt đầu với dấu bằng (=).

      • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng

      • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    • Định dạng theo văn bản:    Chọn Văn bản Cụ thể, chọn toán tử so sánh rồi nhập văn bản.

      Ví dụ, chọn Chứa, rồi nhập Bạc hoặc chọn Bắt đầu bằng rồi nhập Tri.

      Chuỗi tìm kiếm có chứa trích dẫn và bạn có thể dùng ký tự đại diện. Độ dài tối đa của chuỗi là 255 ký tự.

      Bạn cũng có thể nhập công thức trả về văn bản.

      • Nếu bạn nhập công thức, hãy bắt đầu với dấu bằng (=).

      • Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng.

      • Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    • Định dạng theo ngày tháng:    Chọn Ngày Diễn ra rồi chọn so sánh ngày tháng.

      Ví dụ, chọn Hôm qua hoặc Tuần tới.

    • Định dạng các ô có khoảng trống hoặc không có khoảng trống:    Chọn Khoảng trống hoặc Không có Khoảng trống.

      Giá trị trống là ô không chứa dữ liệu và khác với ô chứa một hoặc nhiều dấu cách (dấu cách được xem là văn bản).

    • Định dạng các ô có giá trị lỗi hoặc không có giá trị lỗi:    Chọn Lỗi hoặc Không Lỗi.

      Các giá trị lỗi bao gồm: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM! và #NULL!.

  7. Để chỉ rõ định dạng, hãy bấm Định dạng. Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện.

  8. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Bạn có thể tìm các giá trị cao nhất và thấp nhất trong phạm vi ô dựa trên giá trị ngưỡng do bạn chỉ định. Ví dụ, bạn có thể tìm 5 sản phẩm bán chạy nhất trong báo cáo khu vực, 15% sản phẩm cuối cùng trong khảo sát khách hàng hoặc 25 người có lương cao nhất trong bộ phận.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Đầu/Cuối.

    Định dạng có Điều kiện

  3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như 10 mục hàng đầu hoặc 10 % cuối cùng.

  4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng các giá trị xếp hạng ở, hãy chọn Đầu hoặc Cuối.

  7. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để xác định số đầu hoặc cuối, hãy nhập số rồi xóa hộp % của phạm vi đã chọn. Các giá trị hợp lệ là 1 đến 1000.

    • Để xác định tỷ lệ phần trăm đầu hoặc cuối, hãy nhập số rồi xóa hộp % của phạm vi đã chọn. Các giá trị hợp lệ là 1 đến 100.

  8. Hoặc bạn có thể thay đổi cách áp dụng định dạng cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable được khoanh phạm vi theo trường tương ứng.

    Theo mặc định, định dạng có điều kiện được dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy được. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì dùng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

    • Một cột và trường hàng mẹ của cột đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Cột.

    • Một hàng và trường cột mẹ của hàng đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Hàng.

  9. Để chỉ rõ định dạng, hãy bấm Định dạng. Hộp thoại Định dạng Ô xuất hiện.

  10. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Bạn có thể tìm các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình hay độ lệch chuẩn trong phạm vi ô. Ví dụ, bạn có thể tìm những người có hiệu suất trên mức trung bình trong bản đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc bạn có thể tìm các vật liệu đã sản xuất nằm dưới hai độ lệch chuẩn trong bản đánh giá chất lượng.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Đầu/Cuối.

    Định dạng có Điều kiện

  3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như Trên Trung bình hoặc Dưới Trung bình.

  4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Vùng chọn:    Bấm Chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng:    Bấm Tất cả các ô <trường giá trị> với các trường tương tự.

    • Trường giá trị:    Bấm Tất cả các ô <value field>.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng các giá trị, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để định dạng những ô trên hoặc dưới mức trung bình cho tất cả các ô trong phạm vi, hãy chọn Trên hoặc Dưới.

    • Để định dạng những ô trên hoặc dưới một, hai hoặc ba độ lệch chuẩn cho tất cả các ô trong phạm vi, hãy chọn độ lệch chuẩn.

  7. Hoặc bạn có thể thay đổi cách áp dụng định dạng cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable được khoanh phạm vi theo trường tương ứng.

    Theo mặc định, định dạng có điều kiện được dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy được. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì dùng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

    • Một cột và trường hàng mẹ của cột đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Cột.

    • Một hàng và trường cột mẹ của hàng đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Hàng.

  8. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  9. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Ghi chú: Bạn không thể định dạng có điều kiện các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.

Trong ví dụ trình bày ở đây, định dạng có điều kiện được dùng trong cột Giảng viên để tìm những giảng viên đang giảng dạy ở nhiều lớp học (tên của giảng viên trùng lặp được tô sáng bằng màu hồng). Các giá trị điểm chỉ tìm thấy một lần trong cột Điểm (các giá trị duy nhất) được tô sáng bằng màu xanh lá.

Các giá trị ở cột C không phải duy nhất sẽ có màu hồng, các giá trị duy nhất ở cột D có màu lục

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Tô sáng Ô.

    Định dạng có Điều kiện

  3. Chọn Giá trị Trùng lặp.

  4. Nhập các giá trị bạn muốn dùng rồi chọn một định dạng.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc. Hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện sẽ hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới. Hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới sẽ hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Hãy bảm bảo đã chọn trang tính hoặc bảng thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Hình ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Hình ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, rồi bấm Sửa quy tắc. Hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng sẽ hiển thị.

  4. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.

  5. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng tất cả, hãy chọn duy nhất hoặc trùng lặp.

  6. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  7. Hãy chọn định dạng số, phông, đường viền hoặc màu tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, rồi bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều định dạng. Các định dạng bạn chọn được hiển thị trong hộp Xem trước.

Nếu bạn muốn áp dụng một định dạng kiểu dữ liệu mới hoặc khác trên trang tính của bạn hiện có, bạn có thể sử dụng Bút định dạng để sao chép định dạng có điều kiện cho dữ liệu đó.

  1. Bấm vào ô có định dạng có điều kiện mà bạn muốn sao chép.

  2. Bấm Trang đầu > Bút Định dạng.

    Nút Sao chép và Dán trên tab Trang đầu

    Con trỏ sẽ đổi thành chổi sơn.

    Mẹo: Bạn có thể bấm đúp vào Bút Định dạng nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng chổi sơn để dán định dạng có điều kiện trong các ô khác.

  3. Để sao định dạng có điều kiện, hãy kéo chổi sơn qua các ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn định dạng.

  4. Để dừng sử dụng chổi sơn, hãy nhấn Esc.

Ghi chú: Nếu bạn đã sử dụng một công thức vào quy tắc áp dụng định dạng có điều kiện, bạn có thể cần điều chỉnh các tham chiếu tương đối và tuyệt đối trong công thức sau khi dán định dạng có điều kiện. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chuyển đổi giữa tham chiếu hỗn hợp, tuyệt đối và tương đối.

Xóa định dạng có điều kiện trên một trang tính   

  • Trên tab Trang chủ, hãy bấm Định dạng có Điều kiện > Xóa Quy tắc > Xóa Quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính.

Xóa định dạng có điều kiện trong một phạm vi, bảng hoặc PivotTable   

  1. Chọn phạm vi ô, bảng hoặc PivotTable bạn muốn xóa định dạng có điều kiện.

  2. Trên trang đầu tab, hãy bấm Định dạng có điều kiện > Xóa quy tắc.

  3. Tùy thuộc vào những gì bạn đã chọn, hãy bấm Ô đã Chọn, Bảng Này hoặc PivotTable Này.

Bạn có câu hỏi về một hàm cụ thể?

Đăng câu hỏi trong Diễn đàn cộng đồng Excel

Giúp chúng tôi cải thiện Excel

Bạn có các gợi ý về cách chúng tôi có thể cải thiện phiên bản mới của Excel? Nếu vậy, vui lòng kiểm tra các chủ đề ở Excel người dùng thoại.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Dùng công thức để áp dụng định dạng có điều kiện

Ưu tiên quy tắc định dạng có điều kiện quản lý

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×