Thêm, thay đổi, tìm hoặc xóa định dạng có điều kiện

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dùng định dạng có điều kiện để giúp bạn khám phá và phân tích dữ liệu theo cách trực quan, phát hiện các vấn đề quan trọng, xác định các kiểu và xu hướng.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu thêm về định dạng có điều kiện

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng thang đo hai màu

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng thang đo ba màu

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng thanh dữ liệu

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng bộ biểu tượng

Chỉ định dạng các ô có chứa giá trị văn bản, số, ngày hoặc thời gian

Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối

Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình

Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp

Dùng công thức để xác định những ô nào cần định dạng

Tìm các ô có định dạng có điều kiện

Xóa định dạng có điều kiện

Tìm hiểu thêm về định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện giúp bạn có được câu trả lời trực quan cho các thắc mắc cụ thể về dữ liệu. Bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho phạm vi ô, bảng Microsoft Excel hoặc báo cáo PivotTable. Cần hiểu rõ những khác biệt quan trọng khi bạn dùng định dạng có điều kiện trên báo cáo PivotTable.

Các lợi ích của định dạng có điều kiện

Khi phân tích dữ liệu, bạn thường tự hỏi mình những câu hỏi như:

  • Các trường hợp ngoại lệ nằm ở đâu trong bản tóm tắt lợi nhuận trong năm năm qua?

  • Các xu hướng trong cuộc thăm dò ý kiến về tiếp thị trong hai năm qua là gì?

  • Ai đã bán được hơn 50.000 Dollar tháng này?

  • Sự phân bố độ tuổi chung của nhân viên là như thế nào?

  • Những sản phẩm nào có doanh thu tăng hơn 10% mỗi năm?

  • Sinh viên nào học giỏi nhất và sinh viên nào học chậm nhất trong lớp sinh viên năm nhất?

Định dạng có điều kiện giúp trả lời những câu hỏi này bằng cách dễ dàng làm nổi bật các ô hoặc phạm vi ô mà bạn quan tâm, nhấn mạnh các giá trị khác thường và trực quan hóa dữ liệu bằng cách dùng thanh dữ liệu, thang màu và bộ biểu tượng. Định dạng có điều kiện thay đổi hình thức của phạm vi ô dựa trên các điều kiện (hay tiêu chí). Nếu điều kiện là đúng, phạm vi ô sẽ được định dạng dựa trên điều kiện đó; nếu điều kiện là sai, phạm vi ô sẽ không được định dạng dựa trên điều kiện đó.

Bạn có thể sắp xếp và lọc theo định dạng, bao gồm màu ô và màu phông chữ, cho dù bạn định dạng bằng tay hoặc định dạng có điều kiện các ô.

Dữ liệu được sắp xếp và lọc theo màu cùng với chú giải

Ghi chú: Khi bạn tạo một định dạng có điều kiện, bạn có thể tham chiếu chỉ các ô khác trên cùng một trang tính hoặc trong trường hợp nhất định, ô trên trang tính trong cùng hiện đang mở sổ làm việc. Bạn không thể sử dụng định dạng có điều kiện trên các tham chiếu ngoài đến sổ làm việc khác.

Định dạng có điều kiện cho báo cáo PivotTable

Định dạng có điều kiện trong báo cáo PivotTable khác với định dạng có điều kiện trong phạm vi ô hoặc bảng Excel ở một vài điểm:

  • Nếu bạn thay đổi bố trí của báo cáo PivotTable bằng cách lọc, ẩn các mức, thu gọn và bung rộng các mức hoặc di chuyển trường, thì định dạng có điều kiện vẫn giữ nguyên miễn là các trường trong dữ liệu cơ bản không bị loại bỏ.

  • Phạm vi của định dạng có điều kiện cho các trường trong khu vực giá trị có thể dựa trên cấu trúc phân cấp dữ liệu và được xác định bởi tất cả Hiển thị mức con (cấp dưới độ trong cấu trúc phân cấp một) của mẹ (cấp cao độ trong cấu trúc phân cấp một) trên hàng cho một hoặc nhiều cột hoặc cột cho một hoặc nhiều hàng.

    Ghi chú: Trong cấu trúc phân cấp dữ liệu, mức con không thừa kế định dạng có điều kiện từ mức mẹ và mức mẹ không thừa kế định dạng có điều kiện từ mức con.

  • Có ba phương pháp khoanh phạm vi định dạng có điều kiện của các trường trong khu vực Giá trị: theo vùng chọn, theo trường tương ứng và theo trường giá trị.

Phương pháp khoanh phạm vi trường mặc định trong khu vực Giá trị là theo vùng chọn. Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi thành khoanh theo trường tương ứng hoặc trường giá trị bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng cho, hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới hoặc hộp thoại Sửa Quy tắc Định dạng. Ba phương pháp khoanh phạm vi (tab Trang đầu, nhóm Kiểu, lệnh Định dạng Có điều kiện) cho bạn khả năng linh hoạt hơn tùy thuộc vào nhu cầu của bạn:

Phân phạm vi theo vùng chọn    Dùng phương pháp này nếu bạn muốn chọn:

  • Một tập hợp các trường liền kề trong khu vực Giá trị, chẳng hạn như tất cả tổng sản phẩm cho một vùng.

  • Một tập hợp discontiguous trường trong khu vực giá trị, chẳng hạn như Tổng sản phẩm cho các khu vực khác nhau ở nhiều cấp độ trong cấu trúc phân cấp dữ liệu.

Phân phạm vi theo trường giá trị    Dùng phương pháp này nếu bạn muốn:

  • Tránh thực hiện nhiều discontiguous lựa chọn của bạn.

  • Định dạng có điều kiện một tập hợp trường trong khu vực Giá trị cho tất cả các mức trong cấu trúc phân cấp của dữ liệu.

  • Bao gồm tổng phụ và tổng chính.

Phân phạm vi theo trường tương ứng    Dùng phương pháp này nếu bạn muốn:

  • Tránh thực hiện nhiều discontiguous lựa chọn của bạn.

  • Định dạng có điều kiện một tập hợp trường trong khu vực Giá trị cho một mức trong cấu trúc phân cấp dữ liệu.

  • Không bao gồm tổng phụ.

Khi bạn định dạng có điều kiện các trường trong khu vực Giá trị cho các giá trị trên cùng, dưới cùng, trên trung bình hoặc dưới trung bình, thì theo mặc định, quy tắc sẽ dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thì thay vì sử dụng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng tùy chọn định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

  • Một cột và trường hàng mẹ của nó.

  • Một hàng và trường cột mẹ của nó.

Định dạng có điều kiện giữa nhiều trang tính

Bạn có thể dùng định dạng có điều kiện trên ô được tham chiếu ở một trang tính khác trong cùng sổ làm việc. Tính năng này không sẵn dùng giữa các sổ làm việc khác nhau.

Đầu Trang

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng thang đo hai màu

Thang màu được trực quan đường căn giúp bạn hiểu phân phối dữ liệu và biến thể. Thang đo hai màu giúp bạn so sánh một phạm vi ô bằng cách sử dụng một gradation hai màu. Tô màu Hiển thị giá trị cao hơn hoặc thấp hơn. Ví dụ, trong thang màu xanh và màu đỏ, bạn có thể chỉ định cao hơn giá trị ô có màu xanh lá cây thêm màu và dưới giá trị ô có màu đỏ hơn.

Nếu một hoặc nhiều ô trong phạm vi chứa công thức trả về lỗi, định dạng có điều kiện không áp dụng cho toàn bộ phạm vi. Để đảm bảo rằng các định dạng có điều kiện được áp dụng cho toàn bộ phạm vi, hãy dùng một hàm IS hoặc IFERROR để trả về một giá trị không phải là giá trị lỗi.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có điều kiện, sau đó bấm Thang màu.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

  3. Chọn thang đo hai màu.

    Di chuột lên biểu tượng thang màu để xem biểu tượng nào là thang đo hai màu. Màu trên cùng tượng trưng cho các giá trị cao hơn và màu dưới cùng tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút Tùy chọn Định dạng xuất hiện bên cạnh trường PivotTable đã được áp dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm vào các ô đã chọn.

    • Tất cả các ô cho nhãn giá trị, bấm tất cả các ô hiện giá trị < giá trị nhãn >.

    • Tất cả các ô cho nhãn giá trị, không bao gồm tổng phụ và tổng cộng, bấm tất cả các ô hiện giá trị < giá trị nhãn > cho < hàng nhãn >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng (mặc định).

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thang đo 2 Màu.

  7. Để chọn một kiểu trong hộp Kiểu cho cả giá trị Tối thiểu và Tối đa, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất     Chọn giá trị nhỏ nhấtgiá trị cao nhất.

      Trong trường hợp này, bạn không nhập Giá trị Tối thiểu và Tối đa.

    • Định dạng số, ngày, hay giá trị thời gian     Chọn số, sau đó nhập giá trịtối thiểutối đagiá trị.

    • Định dạng tỉ lệ phần trăm     Chọn phần trăm, sau đó nhập giá trịtối thiểutối đagiá trị.

      Giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Không nhập một dấu phần trăm.

      Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì các giá trị đó phân bố cân xứng.

    • Định dạng phân vị     Chọn phân vị sau đó nhập giá trịtối thiểutối đagiá trị.

      Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

      Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng một tỷ lệ cấp màu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một tỷ lệ cấp màu khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

    • Định dạng kết quả công thức     Chọn công thức, sau đó nhập giá trị cho tối thiểutối đa.

      Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian. Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng. Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

      Ghi chú   

      • Hãy đảm bảo giá trị Tối thiểu nhỏ hơn giá trị Tối đa.

      • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số cho Tối thiểu và tỷ lệ phần trăm cho Tối đa.

  8. Để chọn thang màu Tối thiểu và Tối đa, hãy bấm Màu cho từng giá trị rồi chọn màu.

    Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, bấm Màu khác. Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

Đầu Trang

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng thang đo ba màu

Thang màu là hướng dẫn trực quan giúp bạn hiểu rõ sự phân bố và biến thể dữ liệu. Thang đo ba màu giúp bạn so sánh phạm vi ô bằng cách dùng sự chuyển màu giữa ba màu. Sắc độ của màu tượng trưng cho các giá trị cao, trung bình hoặc thấp. Ví dụ, trong thang màu xanh lá, vàng và đỏ, bạn có thể quy định rằng các ô giá trị cao hơn có màu xanh lá, các ô giá trị trung bình có màu vàng và các ô giá trị thấp hơn có màu đỏ.

Nếu một hoặc nhiều ô trong phạm vi chứa công thức trả về lỗi, định dạng có điều kiện không áp dụng cho toàn bộ phạm vi. Để đảm bảo rằng các định dạng có điều kiện được áp dụng cho toàn bộ phạm vi, sử dụng một hàm IS hoặc IFERROR để trả về một giá trị mà bạn xác định (chẳng hạn như 0 hoặc "N/A") thay vì giá trị lỗi.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng có điều kiện, sau đó bấm Thang màu.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

  3. Chọn thang đo ba màu. Màu trên cùng tượng trưng cho các giá trị cao hơn, màu ở giữa tượng trưng cho các giá trị trung bình và màu dưới cùng tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

    Di chuột lên biểu tượng thang màu để xem biểu tượng nào là thang đo ba màu.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút Tùy chọn Định dạng xuất hiện bên cạnh trường PivotTable đã được áp dụng định dạng có điều kiện.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô < giá trị trường > với các trường tương tự.

    • Giá trị trường, Bấm tất cả các ô < giá trị trường >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thang đo 3 Màu.

  7. Chọn kiểu cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất    Chọn một điểm giữa.

      Trong trường hợp này, bạn không nhập Giá trị Thấp nhất và Cao nhất.

    • Định dạng số, ngày, hay giá trị thời gian    Chọn số, sau đó nhập một giá trị cho tối thiểu, điểm giữatối đa.

    • Định dạng tỉ lệ phần trăm    Chọn phần trăm, và sau đó nhập một giá trị cho tối thiểu, điểm giữatối đa.

      Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

      Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

    • Định dạng phân vị    Chọn phân vị sau đó nhập một giá trị cho tối thiểu, điểm giữatối đa.

      Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

      Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng một tỷ lệ cấp màu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một tỷ lệ cấp màu khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

    • Định dạng kết quả công thức    Chọn công thức, sau đó nhập một giá trị cho tối thiểu, điểm giữatối đa.

      Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian. Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng. Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

      Ghi chú   

      • Bạn có thể đặt các giá trị tối thiểu, điểm giữa và tối đa cho phạm vi ô. Hãy đảm bảo giá trị ở Tối thiểu nhỏ hơn giá trị ở Điểm giữa và giá trị ở điểm giữa nhỏ hơn giá trị ở Tối đa.

      • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số Tối thiểu, phân vị Điểm giữa và phần trăm Tối đa.

      • Trong nhiều trường hợp, giá trị Điểm giữa mặc định là 50 phần trăm sẽ đạt hiệu quả tốt nhất, nhưng bạn có thể điều chỉnh giá trị này để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt.

  8. Để chọn thang màu Tối thiểu, Điểm giữa và Tối đa, hãy bấm Màu cho từng giá trị rồi chọn màu.

    Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, bấm Màu khác.

    Thang màu bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

Đầu Trang

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng thanh dữ liệu

Thanh dữ liệu giúp bạn thấy giá trị của ô trong mối tương quan với các ô khác. Độ dài của thanh dữ liệu tượng trưng cho giá trị trong ô đó. Thanh dài hơn tượng trưng cho giá trị cao hơn và thanh ngắn hơn tượng trưng cho giá trị thấp hơn. Thanh dữ liệu hữu ích để nhìn thấy ngay các số lớn hơn và bé hơn, đặc biệt là với lượng dữ liệu lớn, chẳng hạn như các đồ chơi bán chạy nhất hay bán chậm nhất trong báo cáo doanh số cho dịp nghỉ lễ.

Mẹo: Nếu một hoặc nhiều ô trong phạm vi chứa công thức trả về lỗi, định dạng có điều kiện không áp dụng cho toàn bộ phạm vi. Để đảm bảo rằng các định dạng có điều kiện được áp dụng cho toàn bộ phạm vi, hãy dùng một hàm IS hoặc IFERROR để trả về một giá trị (chẳng hạn như 0 hoặc "N/A") thay vì giá trị lỗi.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, bấm vào Thanh Dữ liệu, rồi chọn biểu tượng thanh dữ liệu.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô < giá trị trường > với các trường tương tự.

    • Giá trị trường, Bấm tất cả các ô < giá trị trường >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Thanh Dữ liệu.

  7. Chọn KiểuTối thiểu và Tối đa. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Định dạng giá trị nhỏ nhất và cao nhất    Chọn giá trị nhỏ nhấtgiá trị cao nhất.

      Trong trường hợp này, bạn không nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

    • Định dạng số, ngày, hay giá trị thời gian    Chọn số, sau đó nhập giá trịtối thiểutối đagiá trị.

    • Định dạng tỉ lệ phần trăm    Chọn phần trăm, sau đó nhập một giá trị cho tối thiểutối đa.

      Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

      Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

    • Định dạng phân vị    Chọn Phân vị, rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

      Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

      Dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) là một phần của thanh dữ liệu và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) là một phần khác của thanh dữ liệu, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

    • Định dạng kết quả công thức    Hãy chọn Công thức rồi nhập giá trị cho Tối thiểu và Tối đa.

      Công thức đó phải trả về giá trị số, ngày hoặc thời gian. Hãy bắt đầu công thức với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ sẽ dẫn đến không có định dạng nào được áp dụng. Bạn nên kiểm tra công thức để đảm bảo nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

      Ghi chú   

      • Hãy đảm bảo giá trị Tối thiểu nhỏ hơn giá trị Tối đa.

      • Bạn có thể chọn kiểu khác nhau cho Tối thiểu và Tối đa. Ví dụ, bạn có thể chọn số Tối thiểu và phần trăm Tối đa.

  8. Để chọn thang màu Tối thiểu và Tối đa, hãy bấm Màu trong Thang.

    Nếu bạn muốn chọn thêm màu hoặc tạo màu tùy chỉnh, bấm Màu khác. Thanh màu mà bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

  9. Để chỉ hiện thanh dữ liệu và không hiện giá trị trong ô, hãy chọn Chỉ Hiện Thanh.

  10. Để áp dụng viền liền nét cho thanh dữ liệu, hãy chọn Viền Liền nét trong hộp danh sách Viền và chọn màu cho viền.

  11. Để chọn giữa thanh một màu và thanh chuyển màu, hãy chọn Tô Một màu hoặc Tô Chuyển màu trong hộp danh sách .

  12. Để định dạng các thanh giá trị âm, hãy bấm Trục và Giá trị Âm, sau đó trong hộp thoại Thiết đặt Trục và Giá trị Âm, hãy chọn tùy chọn cho màu tô và màu viền cho thanh giá trị âm. Bạn có thể chọn thiết đặt vị trí và màu cho trục. Khi bạn đã chọn xong tùy chọn, hãy bấm OK.

  13. Bạn có thể thay đổi hướng của thanh bằng cách chọn thiết đặt trong hộp danh sách Hướng Thanh. Theo mặc định, thiết đặt này được đặt là Ngữ cảnh, nhưng bạn có thể chọn hướng từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái, tùy thuộc vào cách bạn muốn trình bày dữ liệu.

Đầu Trang

Định dạng tất cả các ô bằng cách dùng bộ biểu tượng

Hãy dùng bộ biểu tượng để chú thích và phân loại dữ liệu thành ba đến năm thể loại được phân cách bằng một giá trị ngưỡng. Mỗi biểu tượng sẽ tượng trưng cho một phạm vi giá trị. Ví dụ, trong bộ biểu tượng 3 Mũi tên, mũi tên màu xanh lá hướng lên trên tượng trưng cho các giá trị cao hơn, mũi tên màu vàng hướng sang ngang tượng trưng cho các giá trị trung bình và mũi tên màu đỏ hướng xuống dưới tượng trưng cho các giá trị thấp hơn.

Bạn có thể chọn chỉ hiện các biểu tượng cho các ô thỏa mãn một điều kiện; ví dụ như hiển thị biểu tượng cảnh báo cho các ô thấp hơn giá trị tới hạn và không hiển thị biểu tượng cho các ô vượt quá giá trị đó. Để làm điều này, bạn hãy ẩn biểu tượng bằng cách chọn Không có Biểu tượng Ô từ danh sách biểu tượng thả xuống bên cạnh biểu tượng khi bạn thiết lập điều kiện. Bạn cũng có thể tạo kết hợp bộ biểu tượng của riêng mình; ví dụ như dấu kiểm "ký hiệu" màu xanh lá, "đèn giao thông" màu vàng và "cờ" màu đỏ.

Vấn đề: Định dạng có điều kiện không xuất hiện cho bất kỳ ô nào trong phạm vi   

Nếu một hoặc nhiều ô trong phạm vi chứa công thức trả về lỗi, định dạng có điều kiện không áp dụng cho toàn bộ phạm vi. Để đảm bảo rằng các định dạng có điều kiện được áp dụng cho toàn bộ phạm vi, hãy dùng một hàm IS hoặc IFERROR để trả về một giá trị (chẳng hạn như 0 hoặc "N/A") để thay thế giá trị lỗi.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, bấm Bộ Biểu tượng rồi chọn một bộ biểu tượng.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô < giá trị trường > với các trường tương tự.

    • Giá trị trường, Bấm tất cả các ô < giá trị trường >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Kiểu Định dạng, hãy chọn Bộ Biểu tượng.

    1. Chọn bộ biểu tượng. Mặc định là 3 Đèn Giao thông (Không có viền). Số biểu tượng, các toán tử so sánh mặc định và giá trị ngưỡng cho mỗi biểu tượng có thể khác nhau cho mỗi bộ biểu tượng.

    2. Nếu bạn muốn, bạn có thể điều chỉnh các toán tử so sánh và giá trị ngưỡng. Phạm vi mặc định của giá trị cho mỗi biểu tượng có bằng nhau kích cỡ, nhưng bạn có thể điều chỉnh này để phù hợp với yêu cầu duy nhất của bạn. Hãy đảm bảo rằng các ngưỡng là theo trình tự lô-gic cao nhất đến thấp nhất từ trên xuống dưới.

    3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Định dạng số, ngày, hay giá trị thời gian    Chọn số.

      • Định dạng tỉ lệ phần trăm    Chọn phần trăm.

        Các giá trị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100. Bạn đừng nhập dấu phần trăm (%).

        Hãy dùng tỷ lệ phần trăm khi bạn muốn trực quan hóa tất cả các giá trị theo tỷ lệ vì việc dùng tỷ lệ phần trăm đảm bảo rằng các giá trị đó phân bố cân xứng.

      • Định dạng phân vị    Chọn phân vị.

        Các phân vị hợp lệ là từ 0 (không) tới 100.

        Hãy dùng phân vị khi bạn muốn trực quan hóa nhóm các giá trị cao (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ trên xuống) bằng cách dùng một biểu tượng cụ thể và các giá trị thấp (chẳng hạn như phân vị thứ 20 từ dưới lên) bằng một biểu tượng khác, vì chúng tượng trưng cho các giá trị cực trị có thể làm sai lệch việc trực quan hóa dữ liệu của bạn.

      • Định dạng kết quả công thức    Chọn công thức, sau đó nhập một công thức trong từng hộp giá trị .

        Công thức phải trả về một số, ngày hoặc giá trị thời gian. Bắt đầu công thức với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ dẫn đến không có định dạng được áp dụng. Đó là nên kiểm tra công thức để đảm bảo rằng nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    4. Để đặt biểu tượng đầu tiên tượng trưng cho các giá trị thấp hơn và biểu tượng cuối cùng tượng trưng các giá trị cao hơn, hãy chọn Đảo ngược Thứ tự Biểu tượng.

    5. Để chỉ hiển thị biểu tượng và không hiển thị giá trị trong ô, hãy chọn Chỉ Hiện Biểu tượng.

      Ghi chú: 

      1. Bạn có thể cần điều chỉnh độ rộng cột để chứa vừa biểu tượng.

      2. Không có ba kích cỡ của biểu tượng. Kích cỡ của biểu tượng được hiển thị tùy thuộc vào kích cỡ phông được dùng trong ô đó.

Đầu Trang

Chỉ định dạng các ô có chứa giá trị văn bản, số, ngày hoặc thời gian

Để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm các ô cụ thể trong một phạm vi ô, bạn có thể định dạng các ô cụ thể đó dựa trên toán tử so sánh. Ví dụ, trong trang tính kiểm kê được sắp xếp theo thể loại, bạn có thể tô sáng các sản phẩm có dưới 10 mục bằng màu vàng. Hoặc, trong trang tính tóm tắt các cửa hàng bán lẻ, bạn có thể xác định tất cả các cửa hàng có lợi nhuận lớn hơn 10%, doanh số bán hàng dưới $100.000 và khu vực là "Đông Nam."

Ghi chú: Bạn không thể định dạng có điều kiện các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo văn bản hoặc ngày, mà chỉ có thể theo số.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Tô sáng Ô.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

  3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như giữa, Bằng với văn bản chứa, hoặc Ngày diễn ra.

  4. Nhập các giá trị mà bạn muốn dùng, sau đó chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính đó hoặc trên các trang tính khác rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô < giá trị trường > với các trường tương tự.

    • Giá trị trường, Bấm tất cả các ô < giá trị trường >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng những ô chứa.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Chỉ định dạng ô với, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Định dạng theo số, ngày, hoặc thời gian     Chọn Giá trị ô, chọn toán tử so sánh, sau đó nhập một số, ngày hoặc thời gian.

      Ví dụ, chọn Giữa rồi nhập 100 và 200 hoặc chọn Bằng rồi nhập 1/1/2009.

      Bạn cũng có thể nhập công thức trả về một số, ngày hoặc giá trị thời gian. Nếu bạn nhập công thức, bắt đầu với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ dẫn đến không có định dạng được áp dụng. Đó là nên kiểm tra công thức để đảm bảo rằng nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    • Định dạng bằng văn bản    Chọn Văn bản cụ thể, chọn toán tử so sánh, sau đó nhập văn bản.

      Ví dụ, chọn Chứa, rồi nhập Bạc hoặc chọn Bắt đầu bằng rồi nhập Tri.

      Chuỗi tìm kiếm có chứa trích dẫn và bạn có thể dùng ký tự đại diện. Độ dài tối đa của chuỗi là 255 ký tự.

      Bạn cũng có thể nhập công thức trả về văn bản. Nếu bạn nhập công thức, bắt đầu với dấu bằng (=). Công thức không hợp lệ dẫn đến không có định dạng được áp dụng. Đó là nên kiểm tra công thức để đảm bảo rằng nó sẽ không trả về giá trị lỗi.

    • Định dạng theo ngày    Chọn Ngày diễn ra, và sau đó chọn so sánh ngày.

      Ví dụ, chọn Hôm qua hoặc Tuần tới.

    • Định dạng ô có khoảng trống hoặc không có khoảng trống    Chọn ô trống hoặc không có khoảng trống.

      Giá trị trống là ô không chứa dữ liệu và khác với ô chứa một hoặc nhiều dấu cách (dấu cách được xem là văn bản).

    • Định dạng ô với lỗi hoặc không có giá trị lỗi    Chọn lỗi hoặc không lỗi.

      Các giá trị lỗi bao gồm: #####, #VALUE!, #DIV/0!, #NAME?, #N/A, #REF!, #NUM! và #NULL!.

  7. Để xác định một định dạng, hãy bấm định dạng.

    Hộp thoại Định dạng ô Hiển thị.

  8. Chọn số, phông, viền hoặc định dạng tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

Đầu Trang

Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối

Bạn có thể tìm thấy các giá trị cao nhất và thấp nhất trong một phạm vi các ô dựa trên một giá trị cắt bạn xác định. Ví dụ, bạn có thể tìm thấy hàng đầu 5 bán sản phẩm trong báo cáo khu vực, dưới tích 15% trong một bản khảo sát khách hàng, hoặc tiền lương 25 hàng đầu trong một bộ phận nhân sự phân tích.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Đầu/Cuối.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

  3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như các mục 10 mục trên cùng hoặc dưới cùng 10%.

  4. Nhập các giá trị mà bạn muốn dùng, sau đó chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Với, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô < giá trị trường > với các trường tương tự.

    • Giá trị trường, Bấm tất cả các ô < giá trị trường >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng đầu hoặc cuối.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng các giá trị xếp hạng ở, hãy chọn Đầu hoặc Cuối.

  7. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để xác định một số trên hoặc dưới cùng, hãy nhập một số và sau đó xóa hộp kiểm % của phạm vi đã chọn . Giá trị hợp lệ là 1 đến 1000.

    • Để xác định một tỷ lệ phần trăm trên cùng hoặc dưới cùng, hãy nhập một số và sau đó chọn hộp kiểm % của phạm vi đã chọn . Giá trị hợp lệ là 1 tới 100.

  8. Hoặc bạn có thể thay đổi cách áp dụng định dạng cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable được khoanh phạm vi theo trường tương ứng.

    Theo mặc định, định dạng có điều kiện được dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy được. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì dùng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

    • Một cột và trường hàng mẹ của cột đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Cột.

    • Một hàng và trường cột mẹ của hàng đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Hàng.

  9. Để xác định một định dạng, hãy bấm định dạng.

    Hộp thoại Định dạng ô Hiển thị.

  10. Chọn số, phông, viền hoặc định dạng tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

Đầu Trang

Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình

Bạn có thể tìm các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình hay độ lệch chuẩn trong phạm vi ô. Ví dụ, bạn có thể tìm những người có hiệu suất trên mức trung bình trong bản đánh giá hiệu suất hàng năm hoặc bạn có thể tìm các vật liệu đã sản xuất nằm dưới hai độ lệch chuẩn trong bản đánh giá chất lượng.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Đầu/Cuối.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

  3. Chọn lệnh bạn muốn, chẳng hạn như Trên trung bình hoặc Dưới trung bình.

  4. Nhập các giá trị mà bạn muốn dùng, sau đó chọn một định dạng.

Bạn có thể thay đổi phương pháp khoanh phạm vi đối với các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable bằng cách dùng nút tùy chọn Áp dụng quy tắc định dạng với.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm chỉ những ô này.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô < giá trị trường > với các trường tương tự.

    • Giá trị trường, Bấm tất cả các ô < giá trị trường >.

  5. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình.

  6. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng các giá trị, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Để định dạng những ô trên hoặc dưới mức trung bình cho tất cả các ô trong phạm vi, hãy chọn Trên hoặc Dưới.

    • Để định dạng những ô trên hoặc dưới một, hai hoặc ba độ lệch chuẩn cho tất cả các ô trong phạm vi, hãy chọn độ lệch chuẩn.

  7. Hoặc bạn có thể thay đổi cách áp dụng định dạng cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable được khoanh phạm vi theo trường tương ứng.

    Theo mặc định, định dạng có điều kiện được dựa trên tất cả các giá trị nhìn thấy được. Tuy nhiên, khi bạn khoanh phạm vi theo trường tương ứng, thay vì dùng tất cả các giá trị nhìn thấy được, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện cho mỗi kết hợp của:

    • Một cột và trường hàng mẹ của cột đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Cột.

    • Một hàng và trường cột mẹ của hàng đó, bằng cách chọn mỗi nhóm Hàng.

  8. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  9. Chọn số, phông, viền hoặc định dạng tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

Đầu Trang

Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp

Ghi chú: Bạn không thể định dạng có điều kiện các trường trong khu vực giá trị của báo cáo PivotTable bằng giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.

Định dạng nhanh

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Quy tắc Tô sáng Ô.

    Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

  3. Chọn Giá trị Trùng lặp.

  4. Nhập các giá trị mà bạn muốn dùng, sau đó chọn một định dạng.

Định dạng nâng cao

  1. Chọn một hoặc nhiều ô trong một phạm vi, bảng hoặc báo cáo PivotTable.

  2. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

    Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Hãy bảm bảo đã chọn trang tính hoặc bảng thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  4. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.

  5. Trong phần Sửa Mô tả Quy tắc, ở hộp danh sách Định dạng tất cả, hãy chọn duy nhất hoặc trùng lặp.

  6. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  7. Chọn số, phông, viền hoặc định dạng tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

Đầu Trang

Dùng công thức để xác định những ô nào cần định dạng

Nếu các nhu cầu định dạng có điều kiện của bạn phức tạp hơn, bạn có thể dùng công thức lô-gic để chỉ rõ các tiêu chí định dạng. Ví dụ, bạn có thể muốn so sánh các giá trị với kết quả mà hàm trả về hoặc đánh giá dữ liệu ở các ô bên ngoài phạm vi đã chọn, có thể nằm ở một trang tính khác trong cùng sổ làm việc.

  1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện rồi bấm Quản lý Quy tắc.

Nhóm kiểu trên tab Trang đầu

Hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện Hiển thị.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để thêm một định dạng có điều kiện, hãy bấm Quy tắc mới.

      Hộp thoại Quy tắc định dạng mới được hiển thị.

    • Để thay đổi định dạng có điều kiện, hãy thực hiện các bước sau:

      1. Đảm bảo đã chọn trang tính, bảng hoặc báo cáo PivotTable thích hợp trong hộp danh sách Hiện các quy tắc định dạng cho.

      2. Hoặc bạn có thể thay đổi phạm vi ô bằng cách bấm Thu gọn Hộp Thoại Ảnh nút trong hộp Áp dụng với để tạm thời ẩn hộp thoại, bằng cách chọn phạm vi ô mới trên trang tính đó hoặc trên các trang tính khác, rồi chọn Bung rộng Hộp Thoại Ảnh nút .

      3. Chọn quy tắc, sau đó bấm sửa quy tắc.

        Hộp thoại Sửa quy tắc định dạng được hiển thị.

  2. Trong phần Áp dụng Quy tắc Cho, để tùy ý thay đổi phạm vi cho các trường trong khu vực Giá trị của báo cáo PivotTable theo:

    • Lựa chọn, bấm vào các ô đã chọn.

    • Trường tương ứng, hãy bấm tất cả các ô hiện giá trị < giá trị trường >.

    • Giá trị trường, tất cả các ô hiện < giá trị trường > cho < hàng >.

  3. Trong phần Chọn Kiểu Quy tắc, hãy bấm Dùng công thức để xác định những ô nào cần định dạng.

    1. Dưới sửa mô tả quy tắc, trong hộp danh sách định dạng giá trị khi công thức này đúng , nhập công thức.

      Bạn phải bắt đầu công thức với dấu bằng (=) và công thức phải trả về một giá trị lô-gic TRUE (1) hoặc FALSE (0).

      Ví dụ 1: Sử dụng một định dạng có điều kiện với nhiều tiêu chí và ô tham chiếu bên ngoài phạm vi ô   

      Trong công thức này, một định dạng có điều kiện với nhiều tiêu chí được áp dụng cho phạm vi A1: A5 định dạng các ô màu xanh lá cây nếu giá trị trung bình cho tất cả các ô trong phạm vi lớn hơn giá trị trong ô F1 và bất kỳ ô nào trong phạm vi có một giá trị tối thiểu lớn hơn hoặc bằng giá trị trong G1. Các ô F1 và G1 nằm ngoài phạm vi ô mà định dạng có điều kiện được áp dụng. Hàm kết hợp nhiều tiêu chí, và các hàm AVERAGEMIN tính toán các giá trị.

Công thức

Định dạng

=AND(average($A$1:$A$5) > $F$ 1, MIN($A$1:$A$5) > = $G$ 1)

Màu xanh lục ô

Ví dụ 2: Cách một hàng tô nền một hàng bằng cách dùng hàm MOD và hàm ROW   

Công thức này shades mỗi hàng khác trong phạm vi các ô màu xanh lam ô. Hàm MOD trả về số dư sau khi một số (đối số đầu tiên) được chia cho số chia (đối số thứ hai). Hàm ROW trả về số hàng hiện tại. Khi bạn chia số hàng hiện tại bằng 2, bạn luôn lấy số dư 0 cho một số chẵn hoặc số dư 1 cho một số lẻ. Vì 0 là FALSE và 1 là TRUE, mỗi hàng đánh số lẻ được định dạng.

Công thức

Định dạng

= MOD (ROW (), 2) = 1

Màu xanh lam ô

  1. Hãy bấm vào Định dạng để hiển thị hộp thoại Định dạng Ô.

  2. Chọn số, phông, viền hoặc định dạng tô mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó bấm OK.

    Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn được hiển thị trong hộp xem trước .

    Bạn có thể nhập tham chiếu ô trong công thức bằng cách chọn ô trực tiếp trên trang tính hoặc các trang tính khác. Việc chọn ô trên trang tính sẽ chèn tham chiếu ô tuyệt đối. Nếu bạn muốn Excel điều chỉnh tham chiếu cho mỗi ô trong phạm vi đã chọn, hãy dùng tham chiếu ô tương đối.

Đầu Trang

Tìm các ô có định dạng có điều kiện

Nếu trang tính của bạn có một hoặc nhiều ô với định dạng có điều kiện, bạn có thể nhanh chóng xác định vị trí chúng sao cho bạn có thể sao chép, thay đổi hoặc xóa các định dạng có điều kiện. Bạn có thể dùng lệnh Đi tới đặc biệt để tìm chỉ các ô với định dạng có điều kiện cụ thể hoặc tìm tất cả các ô với định dạng có điều kiện.

Tìm tất cả ô có một định dạng có điều kiện

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào không có định dạng có điều kiện.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sửa, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Tìm & Chọn, rồi bấm Định dạng có Điều kiện.

Chỉ tìm các ô với cùng định dạng có điều kiện

  1. Bấm vào ô có định dạng có điều kiện bạn muốn tìm.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Sửa, hãy bấm vào mũi tên bện cạnh Tìm & Chọn, rồi bấm Đi tới Đặc biệt.

  3. Bấm Định dạng có điều kiện.

  4. Bấm Giống nhau dưới Xác thực dữ liệu.

Đầu Trang

Xóa định dạng có điều kiện

  • Thực hiện một trong những thao tác sau:

    Trên trang tính   

    1. Trên tab Nhà, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Xóa Quy tắc

    2. Hãy bấm Toàn bộ Trang.

      Trong phạm vi ô, bảng hoặc PivotTable   

    3. Chọn phạm vi ô, bảng hoặc PivotTable bạn muốn xóa định dạng có điều kiện.

    4. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Định dạng Có điều kiện, rồi bấm Xóa Quy tắc.

    5. Tùy thuộc vào những gì bạn đã chọn, hãy bấm Ô đã Chọn, Bảng Này hoặc PivotTable Này.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×