Thêm thời gian ra khỏi office để đồng nghiệp của lịch Outlook

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể dễ dàng đánh dấu thời gian là "bận" hoặc "vắng mặt" trong lịch Outlook của bạn. Nếu bạn không dùng Office 365 và bạn không cần phải chia sẻ lịch được bật, nhưng bạn cần thời gian của bạn ra khỏi office trở nên nổi bật khả năng hiển thị cho đồng nghiệp của bạn? Bài viết này giải thích cách thêm yêu cầu họp cả ngày tùy chỉnh vào lịch của đồng nghiệp, mà không ảnh hưởng đến thời gian miễn phí sẵn có trên lịch của họ.

Lên lịch kỳ nghỉ thời gian với yêu cầu họp là một quy trình gồm hai bước. Trước tiên, cho phép đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn sẽ đi vắng mặt bằng cách thêm thời gian nghỉ vào lịch của họ. Sau đó, chặn xuất nghỉ phép của bạn trên lịch riêng của bạn.

Bước 1: Thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của đồng nghiệp

Khi bạn đánh dấu thời gian là "ra khỏi office" trên lịch của bạn, đồng nghiệp của bạn nhìn thấy nó khi họ cố lên lịch cuộc họp với bạn. Nhưng sẽ không được tuyệt vời nếu bạn có thể cảnh báo cho tất cả mọi người cùng một lúc trước thời gian của bạn đi vắng mà không ảnh hưởng đến trạng thái rảnh/bận của họ hoặc rối lịch của họ? Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách thiết đặt thông tin của bạn xuất hiện trên lịch của họ dưới dạng một sự kiện cả ngày, nhưng không giống như một sự kiện cả ngày thường, thường được đặt để "bận," sự kiện cả ngày này được hiển thị dưới dạng miễn phí thời gian. Khả dụng rỗi/bận của đồng nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng.

Lưu ý: Yêu cầu họp được thiết kế được gửi từ người dùng Outlook. Khả năng để xem lịch biểu của người khác trong khi soạn yêu cầu cuộc họp trong Outlook yêu cầu tổ chức của bạn để sử dụng Microsoft Exchange Server.

  1. Trong lịch, trên trang đầu tab, hãy bấm Cuộc họp mới.

    Lối tắt bàn phím  Để tạo một yêu cầu họp mới, hãy nhấn CTRL + SHIFT + Q.

  2. Nhập mô tả trong hộp chủ đề , và nếu mong muốn, hãy nhập vị trí trong hộp vị trí .

  3. Trong hộp thời gian bắt đầuthời gian kết thúc danh sách, hãy chọn bắt đầu và kết thúc thời gian cho thời gian của bạn ra khỏi văn phòng. Cho kỳ nghỉ, điều này thường bao gồm ngày đầy đủ. Nếu đây là trường hợp, hãy chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

    Lưu ý: Theo mặc định, Outlook sử dụng thiết đặt múi giờ hiện tại trên máy tính của bạn cho lập lịch biểu. Nếu bạn muốn lên lịch thời gian của bạn ra khỏi office dựa vào múi thời gian khác nhau, trong nhóm tùy chọn , bấm múi thời gian.

  4. Trong nhóm tùy chọn , để Hiển thị dưới dạng, bấm miễn phí trong danh sách thả xuống. Nếu bạn đã xác định rằng đây là một sự kiện cả ngày, Hiển thị dưới dạng được đặt tự động miễn phí.

    Quan trọng: 

    • Đảm bảo rằng thiết đặt Hiển thị dưới dạng được đặt thành thoải mái. Điều này cho phép cuộc họp yêu cầu người nhận để chấp nhận yêu cầu họp và thêm ngày nghỉ của bạn thời gian vào lịch của họ, nhưng không ngăn chặn ra bất kỳ lúc nào trên lịch của họ. Lịch của người nhận sẽ vẫn hiển thị sự sẵn sàng miễn phí cho lập lịch biểu trong thời gian nghỉ phép của bạn.

    • Khi chọn một sự kiện cả ngày, thời gian bắt đầu của sự kiện là tại nửa đêm. Để tránh các đồng nghiệp của bạn nhận được cảnh báo tại thời điểm lẻ, hãy đặt thiết đặt lời nhắckhông có.

  5. Nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn chia sẻ với những người nhận.

  6. Thêm người nhận chủ định vào dòng đến .

  7. Nếu bạn cảnh báo cho mọi người vào một chuỗi lặp lại thời gian mà bạn sẽ có mặt trong văn phòng, trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại, chọn kiểu lặp lại, sau đó bấm OK.

  8. Bấm vào Gửi.

Khi bạn gửi yêu cầu cuộc họp này với Hiển thị dưới dạng đặt thành thoải mái, sự kiện xuất hiện ở đầu mỗi ngày trong lịch Outlook của đồng nghiệp của bạn — một lời nhắc trực quan không chặn ra bất kỳ hoạt động thời gian.

Lưu ý: Nếu bạn không chọn sự kiện cả ngày, sự kiện hiển thị trong lưới thời gian; nó không xuất hiện ở phía trên cùng của ngày. Đó vẫn được đánh dấu là thời gian rảnh, Tuy nhiên.

Bước 2: Khối xuất thời gian nghỉ trên lịch của bạn

Nếu bạn làm theo các bước trong phần trước, yêu cầu họp mà bạn đã gửi được đánh dấu là miễn phí thời gian để ngăn chặn ra thời gian trên lịch của người khác. Tuy nhiên, thời gian cũng được đánh dấu là miễn phí trên lịch riêng của bạn. Bây giờ, bạn cần để tạo một cuộc hẹn bổ sung cho chính bạn để những người khác có thể thấy rằng bạn sẽ không sẵn dùng trong thời gian bạn chỉ định.

Một lỗi thông thường là để mở yêu cầu họp mục trên lịch của bạn và thay đổi thiết đặt Hiển thị như từ miễn phí để Vắng mặt sau khi bạn đã gửi yêu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện điều này Cập Nhật được gửi đến tất cả mọi người bạn đã gửi yêu cầu họp đến, hãy thay đổi miễn phí để Vắng mặt và đánh bại bước mà bạn đã thực hiện để tránh làm điều này. Bạn phải tạo một cuộc hẹn trùng lặp trên lịch của bạn với tập thiết đặt Hiển thị dưới dạng để Vắng mặt.

Khi người dùng lịch Outlook để lên lịch cuộc họp và các sự kiện khác, họ có thể xem trạng thái sẵn sàng của bạn, trừ khi bạn đã thay đổi quyền cho lịch của bạn để ngăn không cho này. Thông thường, cuộc hẹn, cuộc họp và các sự kiện có Hiển thị như thiết đặt bận. Bạn cũng có thể tạo các mục với một thiết đặt Hiển thị dưới dạng của Vắng mặt. Mục được đặt thành Vắng mặt được coi là tương tự như mục đặt thành bận — người nào đó không nên mong đợi bạn có sẵn tại thời gian đó. Một cách trực quan, hai kiểu khác nhau — mục đặt Vắng mặt xuất hiện với màu tím, mục đặt thành bận được xác định bởi một chủ đề màu lam. Sự khác biệt này trong diện mạo giúp nhấn mạnh các lý do tại sao bạn sẽ không sẵn dùng. Ví dụ, bạn có thể được di chuyển một mục bận xung đột, nhưng bạn có thể không chắc thể hoặc sẵn sàng để thay đổi một mục Vắng mặt chẳng hạn như nghỉ phép của bạn.

  1. Trong lịch, trên trang đầu tab, hãy bấm Cuộc hẹn mới.

  2. Trong hộp chủ đề , nhập tên cho thời gian của bạn đi vắng.

  3. Trong thời gian bắt đầuthời gian kết thúc, hãy bấm ngày khi thời gian của bạn đi vắng bắt đầu và kết thúc.

  4. Chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

  5. Thay đổi thiết đặt Hiển thị dưới dạng để Vắng mặt.

  6. Bấm Lưu & Đóng.

Lưu ý: Bạn có thể xem xét xóa (từ lịch của bạn chỉ) yêu cầu họp Ban đầu mà bạn đã gửi cho người khác. Hoặc bạn có thể để nó trong lịch của bạn để bạn có thể dùng nó để dễ dàng gửi một bản Cập Nhật hoặc hủy nếu gói của bạn thay đổi.

Bước 1: Thêm thời gian nghỉ phép của bạn vào lịch của đồng nghiệp

Khi bạn đánh dấu thời gian là "ra khỏi office" trên lịch của bạn, đồng nghiệp của bạn nhìn thấy nó khi họ cố lên lịch cuộc họp với bạn. Nhưng sẽ không được tuyệt vời nếu bạn có thể cảnh báo cho tất cả mọi người cùng một lúc trước thời gian của bạn đi vắng mà không ảnh hưởng đến trạng thái rảnh/bận của họ hoặc rối lịch của họ? Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách thiết đặt thông tin của bạn xuất hiện trên lịch của họ dưới dạng một sự kiện cả ngày, nhưng không giống như một sự kiện cả ngày thường, thường được đặt để "bận," sự kiện cả ngày này được hiển thị dưới dạng miễn phí thời gian. Khả dụng rỗi/bận của đồng nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng.

Lưu ý: Yêu cầu họp được thiết kế được gửi từ người dùng Outlook. Khả năng để xem lịch biểu của người khác trong khi soạn yêu cầu cuộc họp trong Outlook yêu cầu tổ chức của bạn để sử dụng Microsoft Exchange Server.

  1. Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm Yêu cầu Họp.

    Lối tắt bàn phím  Để tạo một yêu cầu họp mới, hãy nhấn CTRL + SHIFT + Q.

  2. Nhập mô tả trong hộp chủ đề , và nếu mong muốn, hãy nhập vị trí trong hộp vị trí .

  3. Trong hộp thời gian bắt đầuthời gian kết thúc danh sách, hãy chọn bắt đầu và kết thúc thời gian cho thời gian của bạn ra khỏi văn phòng. Cho kỳ nghỉ, điều này thường bao gồm ngày đầy đủ. Nếu đây là trường hợp, hãy chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

    Lưu ý: Theo mặc định, Outlook sử dụng thiết đặt múi giờ hiện tại trên máy tính của bạn cho lập lịch biểu. Nếu bạn muốn lên lịch thời gian của bạn ra khỏi office dựa trên một múi thời gian khác nhau, trên tab cuộc họp , trong nhóm tùy chọn , bấm múi thời gian.

  4. Trong nhóm tùy chọn , để Hiển thị dưới dạng, bấm miễn phí trong hộp danh sách thả xuống. Nếu bạn đã xác định rằng đây là một sự kiện cả ngày, Hiển thị dưới dạng được đặt tự động miễn phí.

    Quan trọng: 

    • Đảm bảo rằng thiết đặt Hiển thị dưới dạng được đặt thành thoải mái. Điều này cho phép cuộc họp yêu cầu người nhận để chấp nhận yêu cầu họp và thêm ngày nghỉ của bạn thời gian vào lịch của họ, nhưng không ngăn chặn ra bất kỳ lúc nào trên lịch của họ. Lịch của người nhận sẽ vẫn hiển thị sự sẵn sàng miễn phí cho lập lịch biểu trong thời gian nghỉ phép của bạn.

    • Khi chọn một sự kiện cả ngày, thời gian bắt đầu của sự kiện là tại nửa đêm. Để tránh các đồng nghiệp của bạn nhận được cảnh báo tại thời điểm lẻ, hãy đặt thiết đặt lời nhắckhông có.

  5. Nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn chia sẻ với những người nhận.

  6. Thêm người nhận chủ định vào dòng đến .

  7. Nếu bạn cảnh báo cho mọi người vào một chuỗi lặp lại thời gian mà bạn sẽ có mặt trong văn phòng, trên tab cuộc họp , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại, chọn kiểu lặp lại, sau đó bấm OK.

    Khi bạn thêm kiểu lặp lại cho một yêu cầu họp, tab Cuộc họp sẽ đổi thành Cuộc họp Lặp lại.

  8. Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Hiện, bấm Cuộc hẹn.

  9. Bấm Gửi.

Khi bạn gửi yêu cầu cuộc họp này với Hiển thị dưới dạng đặt thành thoải mái, sự kiện xuất hiện ở đầu mỗi ngày trong lịch Outlook của đồng nghiệp của bạn — một lời nhắc trực quan không chặn ra bất kỳ hoạt động thời gian.

Lưu ý: Nếu bạn không chọn sự kiện cả ngày, sự kiện hiển thị trong lưới thời gian; nó không xuất hiện ở phía trên cùng của ngày. Đó vẫn được đánh dấu là thời gian rảnh, Tuy nhiên.

Bước 2: Khối xuất thời gian nghỉ trên lịch của bạn

Nếu bạn làm theo các bước trong phần trước, yêu cầu họp mà bạn đã gửi được đánh dấu là miễn phí thời gian để ngăn chặn ra thời gian trên lịch của người khác. Tuy nhiên, thời gian cũng được đánh dấu là miễn phí trên lịch riêng của bạn. Bây giờ, bạn cần để tạo một cuộc hẹn bổ sung cho chính bạn để những người khác có thể thấy rằng bạn sẽ không sẵn dùng trong thời gian bạn chỉ định.

Một lỗi thông thường là để mở yêu cầu họp mục trên lịch của bạn và thay đổi thiết đặt Hiển thị như từ miễn phí để Vắng mặt sau khi bạn đã gửi yêu cầu ban đầu. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện điều này Cập Nhật được gửi đến tất cả mọi người bạn đã gửi yêu cầu họp đến, hãy thay đổi miễn phí để Vắng mặt và đánh bại bước mà bạn đã thực hiện để tránh làm điều này. Bạn phải tạo một cuộc hẹn trùng lặp trên lịch của bạn với tập thiết đặt Hiển thị dưới dạng để Vắng mặt.

Khi người dùng lịch Outlook để lên lịch cuộc họp và các sự kiện khác, họ có thể xem trạng thái sẵn sàng của bạn, trừ khi bạn đã thay đổi quyền cho lịch của bạn để ngăn không cho này. Thông thường, cuộc hẹn, cuộc họp và các sự kiện có Hiển thị như thiết đặt bận. Bạn cũng có thể tạo các mục với một thiết đặt Hiển thị dưới dạng của Vắng mặt. Mục được đặt thành Vắng mặt được coi là tương tự như mục đặt thành bận — người nào đó không nên mong đợi bạn có sẵn tại thời gian đó. Một cách trực quan, hai kiểu khác nhau — mục đặt Vắng mặt xuất hiện với màu tím, mục đặt thành bận được xác định bởi một chủ đề màu lam. Sự khác biệt này trong diện mạo giúp nhấn mạnh các lý do tại sao bạn sẽ không sẵn dùng. Ví dụ, bạn có thể được di chuyển một mục bận xung đột, nhưng bạn có thể không chắc thể hoặc sẵn sàng để thay đổi một mục Vắng mặt chẳng hạn như nghỉ phép của bạn.

  1. Trong lịch, trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm cuộc hẹn.

  2. Trong hộp chủ đề , nhập tên cho thời gian của bạn đi vắng.

  3. Trong thời gian bắt đầuthời gian kết thúc, hãy bấm ngày khi thời gian của bạn đi vắng bắt đầu và kết thúc.

  4. Chọn hộp kiểm sự kiện cả ngày .

  5. Thay đổi thiết đặt Hiển thị dưới dạng để Vắng mặt.

  6. Bấm Lưu & Đóng.

Lưu ý: Bạn có thể xem xét xóa (từ lịch của bạn chỉ) yêu cầu họp Ban đầu mà bạn đã gửi cho người khác. Hoặc bạn có thể để nó trong lịch của bạn để bạn có thể dùng nó để dễ dàng gửi một bản Cập Nhật hoặc hủy nếu gói của bạn thay đổi.

Xem thêm

Bắt đầu với lịch Outlook

Lên lịch một cuộc hẹn với người khác

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×