Thêm một hoặc nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này giải thích cách bạn có thể nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access và cung cấp thông tin nền cần thiết để tìm hiểu về các quy trình mục nhập dữ liệu khác nhau. Bài viết này cũng giải thích cách sử dụng một số kỹ thuật mục nhập dữ liệu trong Access.

Trong bài viết này

Những điều cơ bản về việc thêm bản ghi

Thêm bản ghi trực tiếp vào một bảng trong dạng xem biểu dữ liệu

Thêm bản ghi bằng cách sử dụng biểu mẫu

Sửa các mục trong một trường tra cứu

Nhập chuỗi có độ dài bằng không

Thêm bản ghi bằng cách nhập hoặc nối kết tới dữ liệu

Phương pháp để tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu

Những điều cơ bản về việc thêm bản ghi

Để nhập dữ liệu chính xác và nhanh chóng trong cơ sở dữ liệu Access, nó sẽ giúp hiểu một vài trong số những điều cơ bản về cách hoạt động của cơ sở dữ liệu. Thông tin trong các phần sau đây giải thích một số các nguyên tắc cấu trúc và mẫu thiết kế cơ bản điều khiển cách bạn nhập dữ liệu.

Thiết kế cơ sở dữ liệu hưởng nhập dữ liệu

Cơ sở dữ liệu Access không phải là một tệp trong cùng một ý nghĩa dưới dạng tài liệu Microsoft Word hoặc bản chiếu Microsoft PowerPoint. Thay vào đó, cơ sở dữ liệu Access là một tập hợp các đối tượng — bảng, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn và v.v. — mà phải làm việc cùng nhau cho cơ sở dữ liệu để hoạt động đúng.

Ngoài ra, các đối tượng phải tuân theo một tập hợp các nguyên tắc thiết kế hoặc cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động kém hoặc thực hiện thao tác hoàn toàn. Nói, các nguyên tắc thiết kế ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu. Hãy nhớ những điều về đối tượng cơ sở dữ liệu và thiết kế khi bạn tiếp tục.

  • Access lưu trữ tất cả dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng. Số bảng bạn dùng phụ thuộc vào thiết kế và độ phức tạp của cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn có thể xem dữ liệu trong một biểu mẫu, báo cáo, hoặc trong các kết quả trả về bởi một truy vấn, Access lưu trữ dữ liệu chỉ trong bảng, và các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu được dựng sẵn ở phía trên cùng các bảng đó.

  • Mỗi bảng nên chấp nhận chỉ có một kiểu dữ liệu. Ví dụ, một bảng thông tin liên hệ công việc sẽ không chứa thông tin bán hàng. Nếu tính năng của chúng, tìm kiếm thông tin thích hợp có thể trở nên khó, nếu không thể.

  • Thông thường, mỗi trường trong bảng chấp nhận chỉ có một kiểu dữ liệu. Ví dụ, bạn không thể lưu giữ các ghi chú trong một trường được đặt để chấp nhận số. Nếu bạn tìm cách nhập văn bản trong một trường, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi. Tuy nhiên, mà không phải là quy tắc cứng, nhanh chóng. Ví dụ, bạn có thể lưu trữ số (chẳng hạn như mã bưu chính) trong một trường được đặt kiểu dữ liệu văn bản, nhưng bạn không thể thực hiện tính toán trên dữ liệu đó.

  • Với một số giới hạn, các trường trong một bản ghi sẽ chấp nhận chỉ có một giá trị. Ví dụ, bạn không có thể nhập nhiều hơn một địa chỉ trong một trường địa chỉ. Đây là trái ngược với Microsoft Excel, nào, theo mặc định, cho phép bạn nhập bất kỳ số nào của tên hay địa chỉ hoặc hình ảnh vào một ô đơn, trừ khi bạn đặt ô đó để chấp nhận giới hạn các kiểu dữ liệu.

    Tuy nhiên, bạn có thể nhập một danh sách phân tách các mục trong trường thiết đặt kiểu dữ liệu văn bản hoặc bản ghi nhớ. Ngoài ra, Access cung cấp một tính năng được gọi là trường đa giá trị. Bạn sử dụng trường đa giá trị để đính kèm nhiều phần của dữ liệu vào một bản ghi, và tạo danh sách chấp nhận nhiều giá trị. Ví dụ, bạn có thể đính kèm một bản chiếu Microsoft PowerPoint và bất kỳ số nào của hình ảnh vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể tạo danh sách tên và chọn làm nhiều những tên khi cần thiết. Dùng các trường đa giá trị có thể có vẻ như phá vỡ quy tắc thiết kế cơ sở dữ liệu vì bạn có thể lưu trữ nhiều bản ghi cho mỗi trường bảng, nhưng không thực sự, vì Access thi hành quy tắc "ở phía sau," bằng cách lưu dữ liệu trong bảng đặc biệt, ẩn.

  • Trong phiên bản cũ hơn của Access (trước 2007), bạn phải thiết kế và tạo ít nhất một bảng trước khi bạn có thể nhập dữ liệu. Bạn đã quyết định trường nào để thêm vào bảng, và bạn đã thiết lập các kiểu dữ liệu cho mỗi trường. Trong phiên bản mới hơn Access, bây giờ bạn có thể mở một bảng trống và bắt đầu nhập dữ liệu. Access sẽ suy luận một kiểu dữ liệu cho trường dựa trên những gì bạn nhập.

Thêm thông tin

Thông tin trong phần này chạm vào thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế bảng, và một tính năng được gọi là trường đa giá trị.

Nối kết sau đây đưa bạn đến các bài viết cung cấp thêm thông tin về những đối tượng.

Làm thế nào kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu

Khi bạn thiết kế bảng cơ sở dữ liệu, bạn chọn một kiểu dữ liệu cho mỗi trường trong bảng đó, một quy trình giúp đảm bảo rằng các mục nhập dữ liệu chính xác hơn. Ví dụ, giả sử bạn mở một bảng trống và nhập một tập hợp các số liệu bán hàng. Truy nhập rồi infers kiểu dữ liệu số cho trường. Nếu người nào đó cố gắng nhập văn bản trong trường đó, Access Hiển thị một lỗi thư và sẽ không cho phép người dùng đó lưu bản ghi đã thay đổi — một bước giúp bảo vệ dữ liệu của bạn.

Cho tôi cách xem kiểu dữ liệu

Trong ngăn dẫn hướng, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Bấm đúp vào bảng mà bạn muốn để điều tra, để mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu. Trên tab trường , trong nhóm định dạng , hãy xem giá trị trong danh sách kiểu dữ liệu. Ghi chú, nếu bạn đang dùng Access 2007, bạn sẽ tìm thấy danh sách này trên tab biểu dữ liệu , trong nhóm kiểu dữ liệu & định dạng . Thay đổi giá trị khi bạn đặt con trỏ trong các trường khác nhau trong bảng của bạn. Hình này hiển thị danh sách:

    Danh sách Kiểu Dữ liệu

  • Bấm chuột phải vào bảng bạn muốn tìm hiểu và bấm Dạng xem thiết kế.

    Access mở bảng trong lưới thiết kế, và phần trên của lưới Hiển thị tên và kiểu dữ liệu của mỗi trường bảng. Hình này hiển thị bảng thông thường trong lưới thiết kế.

    Các trường trong dạng xem Thiết kế

Kiểu dữ liệu mà bạn đặt cho mỗi trường bảng cung cấp độ đầu tiên của điều khiển đối với những gì bạn có thể và không thể nhập vào một trường. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi làm việc với một trường bản ghi nhớ, bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn. Trong trường hợp khác, chẳng hạn như khi làm việc với một trường tự động đánh số, dữ liệu nhập thiết đặt cho trường ngăn bạn nhập bất kỳ thông tin được. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu đó Access cung cấp và mô tả cách chúng ảnh hưởng đến nhập dữ liệu.

Loại dữ liệu

Hiệu ứng trên nhập dữ liệu

Văn bản

Trường văn bản chấp nhận hoặc văn bản hoặc số ký tự, bao gồm các danh sách phân tách các mục. Chấp nhận một trường văn bản nhỏ hơn số ký tự hơn nào một trường bản ghi nhớ — từ 0 đến 255 ký tự. Trong một số trường hợp, bạn có thể dùng hàm conversion để thực hiện tính toán trên dữ liệu trong một trường văn bản. Lưu ý, bắt đầu trong Access 2013, dữ liệu văn bản kiểu đã được đổi tên thành Văn bản ngắn.

Bản ghi nhớ

Bạn có thể nhập số lượng lớn dữ liệu số và văn bản trong kiểu trường này. Ngoài ra, nếu trình thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ đặt trường để hỗ trợ các định dạng văn bản có định dạng, bạn có thể áp dụng kiểu định dạng mà bạn thường tìm thấy trong các chương trình word xử lý, chẳng hạn như Word. Ví dụ, bạn có thể áp dụng phông khác nhau và cỡ phông chữ ký tự cụ thể trong văn bản của bạn và làm chúng đậm hoặc nghiêng, v.v.. Bạn cũng có thể thêm ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HTML) thẻ dữ liệu.

Ngoài ra, trường ghi chú có một thuộc tính được gọi là Chỉ chắp thêm. Khi bạn bật thuộc tính đó, bạn có thể chắp thêm dữ liệu mới vào một bản ghi nhớ trường, nhưng bạn không thể thay đổi dữ liệu hiện có. Tính năng nhằm để sử dụng trong các ứng dụng chẳng hạn như vấn đề theo dõi cơ sở dữ liệu, nơi bạn có thể cần phải lưu bản ghi vĩnh viễn vẫn unchangeable. Khi bạn đặt con trỏ trong một trường bản ghi nhớ với Chỉ chắp thêm thuộc tính được bật theo mặc định, văn bản trong trường sẽ biến mất. Bạn không thể áp dụng bất kỳ thay đổi định dạng hoặc văn bản.

Lưu ý, bắt đầu trong Access 2013, dữ liệu bản ghi nhớ kiểu đã được đổi tên thành Văn bản dài.

Chẳng hạn như trường văn bản, bạn cũng có thể chạy hàm conversion đối với dữ liệu trong một trường bản ghi nhớ.

Number

Bạn có thể nhập chỉ số kiểu trường này, và bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong một trường số.

Số Lớn

Bạn có thể nhập chỉ số kiểu trường này, và bạn có thể thực hiện tính toán trên các giá trị trong một trường số lớn. Lưu ý, số lớn các kiểu dữ liệu sẵn dùng trong phiên bản thuê bao Office 365 của Access.

Ngày/Giờ

Bạn có thể nhập chỉ ngày và thời gian trong kiểu trường này. Tùy thuộc vào cách thức trình thiết kế cơ sở dữ liệu bộ trường, bạn có thể gặp phải các điều kiện này:

  • Nếu trình thiết kế cơ sở dữ liệu đặt dấu hiệu nhập cho trường (một chuỗi ký tự chữ và chỗ dành sẵn xuất hiện khi bạn chọn trường), bạn phải nhập dữ liệu trong các khoảng trắng và định dạng dấu hiệu cung cấp. Ví dụ, nếu bạn thấy một dấu hiệu chẳng hạn như MMM_DD_YYYY, bạn phải nhập 2017 11 tháng 10 khoảng trắng. Bạn không thể nhập một tên tháng đầy đủ hoặc một giá trị năm hai chữ số.

  • Nếu trình thiết kế không đã tạo dấu hiệu nhập để kiểm soát cách bạn nhập một ngày hoặc thời gian, bạn có thể nhập giá trị bằng cách dùng bất kỳ ngày hợp lệ hoặc định dạng thời gian. Ví dụ, bạn có thể nhập 11 tháng 10 2017, 17/10/11, 11 tháng 10 năm 2017, vân vân.

  • Trình thiết kế cơ sở dữ liệu có thể áp dụng định dạng hiển thị cho trường. Trong trường hợp đó, nếu không có dấu hiệu nhập được trình bày, bạn có thể nhập một giá trị trong hầu như bất kỳ định dạng, nhưng Access Hiển thị ngày theo định dạng hiển thị. Ví dụ, bạn có thể nhập 10/11/2017, nhưng có thể đặt định dạng hiển thị sao cho nó hiển thị giá trị là 11 tháng 10 năm 2017.

Tiền tệ

Bạn có thể nhập giá trị tiền tệ chỉ trong trường kiểu này. Ngoài ra, bạn không phải theo cách thủ công nhập ký hiệu tiền tệ. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng ký hiệu tiền tệ (¥, £, $, v.v.) đã xác định trong thiết đặt vùng Windows.

Số Tự động

Bạn không có thể nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong kiểu trường này vào bất kỳ lúc nào. Truy nhập thay đổi các giá trị trong trường AutoNumber bất cứ khi nào bạn thêm một bản ghi mới vào bảng.

Được tính toán

Bạn không có thể nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong kiểu trường này vào bất kỳ lúc nào. Kết quả của trường này được xác định bởi một biểu thức bạn xác định. Truy nhập bản cập nhật các giá trị trong một trường được tính toán bất cứ khi nào bạn thêm hoặc sửa một bản ghi mới vào bảng. Lưu ý, được tính toán các kiểu dữ liệu đã được thêm vào đầu truy nhập trong Access 2010.

Có/Không

Khi bạn bấm vào một trường được thiết đặt này kiểu dữ liệu, Access Hiển thị một hộp kiểm hoặc một danh sách thả xuống, tùy thuộc vào cách định dạng trường. Nếu bạn định dạng trường để hiển thị một danh sách, bạn có thể chọn hoặc không, True hoặc False, hoặc trên hoặc tắt từ danh sách, lại tùy thuộc vào định dạng được áp dụng cho trường. Bạn không thể nhập giá trị trong danh sách hoặc thay đổi các giá trị trong danh sách trực tiếp từ một biểu mẫu hoặc bảng.

Đối tượng OLE

Bạn sử dụng kiểu trường này khi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ một tệp được tạo bằng chương trình khác. Ví dụ, bạn có thể hiển thị một tệp văn bản, biểu đồ Excel, hoặc một bản chiếu PowerPoint trong một trường đối tượng OLE.

Phần đính kèm cung cấp một cách nhanh hơn, dễ dàng và linh hoạt hơn để xem dữ liệu từ các chương trình khác. Hãy xem phần đính kèm mục nhập, sau đó trong bảng này, để biết thêm thông tin.

Siêu kết nối

Bạn có thể nhập bất kỳ dữ liệu trong kiểu trường này, và truy nhập ngắt dòng trong một địa chỉ Web. Ví dụ, nếu bạn nhập một giá trị trong trường, Access bao quanh văn bản của bạn với http://www. your_text.com. Nếu bạn nhập một địa chỉ Web hợp lệ, nối kết của bạn sẽ làm việc. Nếu không, nối kết của bạn sẽ dẫn đến thông báo lỗi. Ngoài ra, chỉnh sửa siêu kết nối hiện có có thể khó khăn vì cách bấm vào một trường siêu kết nối bằng chuột khởi động trình duyệt của bạn và sẽ đưa bạn đến trang đã xác định trong hộp nối kết. Để sửa một trường siêu kết nối, bạn chọn một trường liền kề, dùng phím TAB hoặc mũi tên để di chuyển tiêu điểm đến trường siêu kết nối, sau đó nhấn F2 để cho phép chỉnh sửa.

Tệp đính kèm

Bạn có thể đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác vào kiểu trường này, nhưng bạn không thể nhập hoặc nếu không hãy nhập văn bản hoặc dữ liệu số.

Để biết thông tin về cách sử dụng một trường đính kèm, hãy xem phần đính kèm tệp và đồ họa vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trình hướng dẫn Tra cứu

Trình hướng dẫn tra cứu không phải là một kiểu dữ liệu. Thay vào đó, bạn sử dụng trình hướng dẫn để tạo hai kiểu danh sách thả xuống: giá trị danh sách và các trường tra cứu. Danh sách giá trị sử dụng danh sách phân tách các mục mà bạn nhập thủ công khi bạn sử dụng trình hướng dẫn tra cứu. Những giá trị có thể độc lập của bất kỳ dữ liệu khác hoặc đối tượng trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Ngược lại, một trường tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều trong các bảng khác trong cơ sở dữ liệu, hoặc trong các vị trí khác chẳng hạn như máy chủ chạy SharePoint. Trường tra cứu rồi Hiển thị dữ liệu trong một danh sách thả xuống. Theo mặc định, trình hướng dẫn tra cứu thiết đặt trường bảng kiểu dữ liệu số.

Bạn có thể làm việc với trường tra cứu trực tiếp trong bảng, và trong biểu mẫu và báo cáo. Theo mặc định, các giá trị trong một trường tra cứu xuất hiện trong một loại điều khiển danh sách được gọi là hộp tổ hợp — một danh sách có một mũi tên thả xuống: Danh sách tra cứu trống . Tùy thuộc vào cách thức trình thiết kế cơ sở dữ liệu đã đặt trường tra cứu và hộp tổ hợp, bạn có thể sửa các mục trong danh sách và thêm mục vào danh sách. Để thực hiện điều này, trình thiết kế cơ sở dữ liệu phải đặt thuộc tính cho trường tra cứu (thuộc tính được gọi là Giới hạn danh sáchvà trình thiết kế có để tắt tính năng).

Nếu bạn không thể sửa trực tiếp các giá trị trong danh sách tra cứu, bạn phải thêm hoặc thay đổi dữ liệu trong danh sách các giá trị đã xác định trước hoặc trong bảng đóng vai trò là nguồn cho trường tra cứu. Để biết thông tin về cách làm như vậy, hãy xem sửa các mục trong một trường tra cứu, ở phần sau của bài viết này.

Cuối cùng, khi bạn tạo một trường tra cứu, bạn có thể hoặc bạn có thể đặt để hỗ trợ nhiều giá trị. Khi bạn làm điều này, danh sách hiển thị một hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách mục, và bạn có thể chọn hoặc xóa nhiều mục khi cần thiết. Hình này minh họa một danh sách đa giá trị thông thường:

Một danh sách hộp kiểm

Để biết thông tin về tạo trường tra cứu đa giá trị và sử dụng các danh sách kết quả, hãy xem các bài viết sử dụng danh sách có lưu nhiều giá trịhướng dẫn về trường đa giá trị.

Ghi chú: Phần đính kèm, được tính toán và số lớn các kiểu dữ liệu không sẵn dùng trong định dạng tệp .mdb.

Làm thế nào bảng thuộc tính trường ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu

Ngoài các nguyên tắc thiết kế kiểm soát cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các kiểu dữ liệu kiểm soát những gì bạn có thể nhập vào một trường đã cho, một số thuộc tính trường có thể cũng ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access.

Xem thuộc tính cho trường bảng

Access cung cấp hai cách để xem các thuộc tính cho trường bảng. Bạn có thể dùng các điều khiển trên tab biểu dữ liệu , hoặc bạn có thể mở bảng trong dạng xem thiết kế. Bộ các bước sau đây sẽ giải thích cách sử dụng các kỹ thuật cả hai.

Xem bảng thuộc tính trên tab biểu dữ liệu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng mà bạn muốn dùng.

  2. Bấm tab trường và dùng các điều khiển trong nhóm định dạng để xem các thuộc tính cho mỗi trường bảng. Ghi chú, nếu bạn đang dùng Access 2007, bạn sẽ tìm thấy danh sách này trên tab biểu dữ liệu , trong nhóm kiểu dữ liệu & định dạng .

Xem thuộc tính bảng trong dạng xem thiết kế

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn rồi bấm Dạng xem thiết kế Ảnh nút trên menu lối tắt.

    Access mở bảng trong lưới thiết kế.

  2. Trong phần dưới của lưới, bấm tab chung , nếu bạn chưa chọn nó.

    –hoặc–

    Để xem các thuộc tính cho trường tra cứu, hãy bấm tab tra cứu .

    Một trường tra cứu là một trường bảng dùng truy vấn để truy xuất giá trị từ một hoặc nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, trường tra cứu trình bày các giá trị này cho bạn trong biểu mẫu danh sách. Tùy thuộc vào cách người thiết kế cơ sở dữ liệu sẽ đặt trường tra cứu, bạn có thể chọn một hoặc nhiều mục từ danh sách đó.

Bảng sau đây liệt kê các thuộc tính đã đạt hiệu trên nhập dữ liệu và giải thích cách chúng ảnh hưởng đến nhập dữ liệu.

Thuộc tính

Vị trí trong lưới thiết kế bảng

Giá trị khả dĩ

Hành vi khi bạn tìm cách nhập dữ liệu

Kích cỡ trường

Tab Chung

0-255

Giới hạn ký tự chỉ áp dụng cho trường được đặt kiểu dữ liệu văn bản. Nếu bạn tìm cách nhập nhiều hơn số lượng ký tự, trường cắt chúng.

Bắt buộc

Tab Chung

Có/Không

Khi bật, thuộc tính này yêu cầu bạn phải nhập một giá trị trong một trường và Access sẽ không cho phép bạn lưu mọi dữ liệu mới cho đến khi bạn hoàn thành một trường bắt buộc. Khi được tắt, trường sẽ chấp nhận giá trị null, có nghĩa là trường có thể vẫn trống.

Ghi chú: Giá trị null không phải là tương tự như là một giá trị bằng không. Số 0 là một chữ số, và "null" là một giá trị thiếu, không xác định, hoặc không xác định.

Cho phép các chuỗi độ dài bằng không

Tab Chung

Có/Không

Khi bật, bạn có thể nhập chuỗi có độ dài bằng không — chuỗi chứa ký tự không có. Để tạo một chuỗi có độ dài bằng không, bạn nhập một cặp dấu ngoặc kép trong trường ("").

Lập chỉ mục

Tab Chung

Có/Không

Khi bạn lập chỉ mục cho trường bảng, truy nhập ngăn bạn thêm giá trị trùng lặp. Bạn cũng có thể tạo chỉ mục từ nhiều hơn một trường. Nếu bạn thực hiện điều này, bạn có thể sao chép các giá trị trong một trường, nhưng không xem được trong cả hai trường.

Dấu hiệu nhập

Tab Chung

Tập hợp đã xác định trước hoặc tùy chỉnh của ký tự chữ và chỗ dành sẵn

Dấu hiệu nhập yêu cầu bạn phải nhập dữ liệu trong một định dạng được xác định trước. Mặt nạ xuất hiện khi bạn chọn một trường trong bảng hoặc điều khiển trên biểu mẫu. Ví dụ, giả sử bạn bấm vào một trường ngày và xem bộ ký tự này: MMM-DD-YYYY. Đó là dấu hiệu nhập. Nó yêu cầu bạn phải nhập giá trị tháng dưới dạng viết tắt ba chữ cái, chẳng hạn như OCT, và giá trị năm dưới dạng bốn chữ số — ví dụ, OCT-15-2017.

Ghi chú: Hãy nhớ rằng dấu hiệu nhập chỉ kiểm soát cách bạn nhập dữ liệu, không cách truy nhập lưu trữ hoặc hiển thị dữ liệu đó.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng dấu hiệu nhập, hãy xem bài viết điều khiển định dạng nhập dữ liệu với dấu hiệu nhập. Để biết thêm thông tin về cách Access lưu trữ và hiển thị dữ liệu ngày/thời gian, hãy xem bài viết nhập giá trị ngày hoặc thời gian.

Giới hạn danh sách

Tab tra cứu

Có/Không

Cho phép hoặc thay đổi đối với các mục trong một trường tra cứu sẽ vô hiệu hóa. Người dùng truy nhập mới đôi khi tìm cách thay đổi các mục trong một trường tra cứu theo cách thủ công. Khi Access ngăn bạn thay đổi các mục trong một trường, thuộc tính này được đặt là có. Nếu thuộc tính này được bật và bạn cần thay đổi các mục trong danh sách, bạn phải mở danh sách (nếu bạn wan để sửa danh sách giá trị) hoặc bảng có chứa dữ liệu nguồn và danh sách (nếu bạn muốn sửa một trường tra cứu) và thay đổi các giá trị ở đó. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng trường tra cứu, hãy xem sửa các mục trong một trường tra cứu, ở phần sau của bài viết này.

Cho phép Sửa Danh sách Giá trị

Tab tra cứu

Có/Không

Cho phép hoặc sẽ vô hiệu hóa lệnh Sửa mục danh sách cho danh sách giá trị, nhưng không dành cho trường tra cứu. Để cho phép lệnh đó cho trường tra cứu, hãy nhập tên hợp lệ biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu sửa mục danh sách . Cho phép sửa giá trị danh sách lệnh xuất hiện trên menu lối tắt mà bạn mở bằng cách bấm chuột phải một tổ hợp hoặc hộp hộp điều khiển danh sách. Khi bạn chạy lệnh một, hộp thoại Sửa mục danh sách xuất hiện. Luân phiên, nếu bạn chỉ định tên của biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu sửa mục danh sách , Access sẽ bắt đầu biểu mẫu đó thay vì Hiển thị hộp thoại.

Ghi chú: Bạn có thể chạy lệnh Sửa mục danh sách từ hộp danh sách và điều khiển hộp tổ hợp nằm trên biểu mẫu và điều khiển hộp tổ hợp nằm trong bảng và kết quả truy vấn sẽ đặt. Biểu mẫu phải đang mở trong dạng xem thiết kế hoặc dạng xem trình duyệt; bảng và tập hợp kết quả truy vấn phải được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

Biểu mẫu Sửa Mục Danh Sách

Tab tra cứu

Tên của biểu mẫu nhập dữ liệu

Nếu bạn nhập tên của biểu mẫu nhập dữ liệu dưới dạng giá trị trong thuộc tính bảng, biểu mẫu đó sẽ mở ra khi người dùng chạy lệnh Sửa mục danh sách . Nếu không, hộp thoại Sửa mục danh sách xuất hiện khi người dùng chạy lệnh.

Đầu trang

Thêm bản ghi trực tiếp vào một bảng trong dạng xem biểu dữ liệu

Một bảng đang mở trong dạng xem biểu dữ liệu tương tự như trang tính Excel, và bạn có thể nhập hoặc dán dữ liệu vào một hoặc nhiều trường — tương đương với một ô trong một trang tính.

Hãy nhớ những điều này khi bạn tiếp tục.

  • Bạn không cần một cách rõ ràng lưu dữ liệu của bạn. Truy nhập cam kết thay đổi của bạn vào bảng khi bạn di chuyển con trỏ vào trường mới trong cùng hàng, hoặc khi bạn di chuyển con chạy đến hàng khác.

  • Theo mặc định, các trường trong cơ sở dữ liệu Access được đặt để chấp nhận một kiểu dữ liệu, chẳng hạn như văn bản hoặc số cụ thể. Bạn phải nhập kiểu dữ liệu trường đó được đặt để chấp nhận. Nếu bạn không, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi:

    Thông báo lỗi giá trị không hợp lệ

  • Một trường có thể có dấu hiệu nhập được áp dụng. Dấu hiệu nhập là một tập hợp các ký tự chữ và chỗ dành sẵn bắt buộc bạn nhập dữ liệu vào một định dạng cụ thể.

    Để biết thêm thông tin về dấu hiệu nhập, hãy xem bài viết điều khiển định dạng nhập dữ liệu với dấu hiệu nhập.

  • Ngoại trừ phần đính kèm và danh sách đa giá trị, bạn có thể nhập chỉ có một bản ghi trong hầu hết các trường. Nếu bạn không biết liệu trường chấp nhận các phần đính kèm, bạn có thể kiểm tra thuộc tính của trường. Làm như vậy, hãy xem các bước trong dạng xem thuộc tính cho trường bảng, phiên bản cũ hơn trong bài viết này. Bạn luôn có thể xác định một danh sách đa giá trị vì Access Hiển thị một hộp kiểm bên cạnh mỗi mục danh sách.

Nhập dữ liệu trong bảng

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng mà bạn muốn dùng.

    Theo mặc định, Access mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu — một lưới tương tự như trang tính Excel.

  2. Bấm hoặc nếu không đặt tiêu điểm vào trường đầu tiên mà bạn muốn dùng, sau đó nhập dữ liệu của bạn.

  3. Để di chuyển đến trường kế tiếp trong cùng hàng, nhấn TAB, dùng các phím mũi tên phải hoặc trái, hoặc bấm vào ô trong trường kế tiếp.

    Khi bạn nhấn TAB, theo mặc định, Access sử dụng thiết đặt vùng Windows để xác định xem nó di chuyển con trỏ sang trái hoặc sang phải. Nếu máy tính sử dụng một ngôn ngữ đọc từ trái sang phải, con trỏ di chuyển sang phải khi bạn nhấn phím TAB. Nếu máy tính sử dụng một ngôn ngữ đọc từ phải sang trái, con trỏ di chuyển sang trái.

    Để di chuyển đến ô tiếp theo trong một cột, sử dụng lên hoặc phím mũi tên xuống hoặc bấm vào ô bạn muốn.

Áp dụng văn bản có định dạng dữ liệu trong một trường văn bản dài (bản ghi nhớ)

  1. Mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, hãy chọn một trường văn bản dài. Nếu bạn đang dùng Access 2007 hoặc 2010 Access sẽ là một trường bản ghi nhớ.

    Thông thường, các trường văn bản dài chứa chú thích hoặc ghi chú, để bạn có thể tìm kiếm một trường có tên là "Chú thích" hoặc "Ghi chú". Nếu bạn vẫn không thể tìm thấy trường văn bản dài, hãy xem các bước trong dạng xem thuộc tính cho trường bảng, phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm phông , hãy dùng các nút và menu định dạng văn bản.

    Ảnh Ribbon Access

    Bạn có thể áp dụng phông khác nhau và kích cỡ, làm cho văn bản đậm hoặc nghiêng, thay đổi màu, v.v.

Đầu trang

Thêm bản ghi bằng cách sử dụng biểu mẫu

Biểu mẫu mục nhập dữ liệu có thể cung cấp một cách dễ dàng hơn, nhanh hơn và có chính xác hơn để nhập dữ liệu. Bạn thường tạo biểu mẫu khi bạn cần phải nhập dữ liệu vào nhiều hơn một bảng mỗi lần. Bạn cũng tạo biểu mẫu khi bạn muốn ẩn một số trường trong bảng, khi bạn muốn thực hiện một cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn để sử dụng (bước mà có thể giảm chi phí đào tạo), và khi bạn muốn để giúp đảm bảo rằng người dùng nhập dữ liệu chính xác.

Làm thế nào bạn dùng biểu mẫu để sửa dữ liệu tùy thuộc vào thiết kế biểu mẫu. Biểu mẫu có thể chứa bất kỳ số nào của điều khiển, chẳng hạn như danh sách, hộp văn bản, nút và biểu dữ liệu — lưới có giao diện chẳng hạn như trang tính Excel. Nói, từng điều khiển trên biểu mẫu đọc dữ liệu từ hoặc ghi dữ liệu về một trường bảng cơ bản. Bạn sẽ làm gì với một điều khiển đã cho phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn đã thiết lập cho trường bảng cơ bản, bất kỳ thuộc tính thiết lập cho trường đó và có thể trên một vài thuộc tính thiết lập các trình thiết kế cơ sở dữ liệu cho từng điều khiển. Để biết thêm thông tin về cách kiểu dữ liệu và thuộc tính trường ảnh hưởng đến nhập dữ liệu, hãy xem phần làm thế nào kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệulàm thế nào bảng thuộc tính trường ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu, phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

Các phần sau đây sẽ giải thích cách sử dụng các điều khiển mục nhập dữ liệu phổ biến nhất. Nếu bạn có câu hỏi về cơ sở dữ liệu cụ thể, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống của bạn hoặc trình thiết kế cơ sở dữ liệu.

Thêm hoặc sửa văn bản trong một hộp văn bản

Khi bạn thêm hoặc sửa văn bản trong một hộp văn bản, bạn làm việc với dữ liệu trong văn bản hoặc lâu trường văn bản (bản ghi nhớ). Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng bạn có thể thiết lập một trường văn bản dài (hoặc điều khiển gắn kết vào trường văn bản dài) hỗ trợ văn bản có định dạng, và bạn có thể rồi áp dụng phông khác nhau, cỡ chữ, kiểu và màu cho văn bản của bạn.

Sửa văn bản trong một hộp văn bản

  • Đặt con trỏ vào hộp văn bản và thay đổi dữ liệu của bạn. Hãy nhớ rằng bạn không thể thực hiện tính toán số trong một văn bản hoặc văn bản dài (bản ghi nhớ) trường.

Áp dụng định dạng văn bản có định dạng

Ghi chú: Bạn có thể làm theo các bước này chỉ khi hộp văn bản được gắn kết một trường văn bản dài (bản ghi nhớ). Hãy xem các bước trong dạng xem thuộc tính cho trường bảng, phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

  1. Với biểu mẫu mở trong dạng xem biểu mẫu hoặc bố trí, hoặc bảng đang mở trong dạng xem biểu dữ liệu, chọn trường văn bản dài (bản ghi nhớ).

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm phông , hãy dùng các nút và menu định dạng văn bản.

    Ảnh Ribbon Access

    Bạn có thể áp dụng phông khác nhau và kích cỡ, làm cho văn bản đậm hoặc nghiêng, thay đổi màu, v.v.

Nhập dữ liệu bằng cách dùng một danh sách

Bạn có thể sử dụng danh sách trong biểu mẫu, và trong bảng và truy vấn kết quả bộ mở trong dạng xem biểu dữ liệu — một lưới tương tự như trang tính Excel.

Khi bạn sử dụng danh sách trên biểu mẫu, bạn có thể thấy một điều khiển hộp tổ hợp hoặc điều khiển hộp danh sách. Các số liệu miêu tả hộp tổ hợp và danh sách điều khiển hộp tương ứng.

Danh sách tra cứu trống

Điều khiển hộp danh sách cơ bản trên một biểu mẫu

Khi bạn sử dụng danh sách trong một tập kết quả bảng hoặc truy vấn, Access sử dụng hộp tổ hợp theo mặc định.

Ngoài ra, danh sách có thể hỗ trợ nhiều giá trị. Nếu bạn thấy một danh sách với một hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách mục, bạn có thể chọn nhiều như 100 mục trên danh sách đó. Danh sách đa giá trị mà bạn có thể tạo mà không cần lập trình có thể giải quyết vấn đề nghiệp vụ thông thường. Ví dụ, giả sử bạn sử dụng cơ sở dữ liệu Access để theo dõi vấn đề hỗ trợ khách hàng. Nếu bạn cần phải gán nhiều người vào vấn đề, bạn có thể dùng một danh sách đa giá trị. Các số liệu Hiển thị danh sách đa giá trị thông thường.

Danh sách hộp kiểm thả xuống ở trạng thái đang mở.   Một danh sách hộp kiểm

Bạn cũng có thể sửa các mục trong danh sách. Nếu bạn hoặc trình thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn cho phép lệnh, bạn có thể thêm, thay đổi và loại bỏ mục danh sách trực tiếp từ danh sách. Tuy nhiên, người thiết kế cơ sở dữ liệu có thể chọn để tắt lệnh, vì vậy nó sẽ không sẵn dùng cho tất cả các cơ sở dữ liệu.

Các bước trong phần sau đây sẽ giải thích cách sử dụng và sửa danh sách.

Chọn các mục từ danh sách thả xuống

  1. Mở biểu mẫu, bảng hoặc tập kết quả truy vấn có chứa danh sách.

    Ghi chú: Bạn phải mở biểu mẫu trong dạng xem biểu mẫu hoặc dạng xem bố trí. Bạn phải mở bảng và kết quả truy vấn bộ trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách, sau đó chọn mục bạn muốn.

  3. Để xác nhận lựa chọn của bạn vào cơ sở dữ liệu của bạn, di chuyển con trỏ đến trường khác.

Chọn các mục từ một hộp danh sách

  1. Mở biểu mẫu có chứa danh sách.

  2. Cuộn xuống danh sách các mục trong hộp danh sách và chọn mục bạn muốn.

  3. Để xác nhận lựa chọn của bạn vào cơ sở dữ liệu của bạn, di chuyển con trỏ đến trường khác.

Chọn các mục từ một hộp kiểm danh sách thả xuống

  1. Mở biểu mẫu, bảng hoặc tập kết quả truy vấn có chứa danh sách.

    Ghi chú: Bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống hộp kiểm trong biểu mẫu, bảng, và tập hợp kết quả truy vấn. Làm như vậy, bạn phải mở biểu mẫu trong dạng xem biểu mẫu hoặc dạng xem trình duyệt, và bạn phải mở bảng và kết quả truy vấn bộ trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách.

  3. Chọn hộp kiểm tối đa 100, sau đó bấm OK.

Chọn các mục từ danh sách hộp kiểm

  1. Mở biểu mẫu có chứa danh sách.

    Ghi chú: Bạn phải mở biểu mẫu trong dạng xem biểu mẫu hoặc dạng xem trình duyệt.

  2. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách.

  3. Chọn hộp kiểm càng nhiều càng 100, sau đó bấm OK.

Sửa mục trong danh sách

Ghi chú: Bạn có thể sửa bất kỳ kiểu danh sách trong một biểu mẫu, bảng hoặc truy vấn tập kết quả. Hãy nhớ rằng bạn phải mở biểu mẫu trong dạng xem biểu mẫu hoặc dạng xem trình duyệt, bạn phải mở bảng và kết quả truy vấn bộ trong dạng xem biểu dữ liệu. Ngoài ra, hãy nhớ trình thiết kế cơ sở dữ liệu hoặc bộ phận CNTT có thể vô hiệu hóa lệnh này, vì vậy nó sẽ không sẵn dùng tại tất cả các lần.

  1. Mở biểu mẫu, bảng hoặc tập kết quả truy vấn có chứa danh sách.

  2. Bấm chuột phải vào danh sách mà bạn muốn sửa, sau đó bấm Sửa mục danh sách.

    Hộp thoại hoặc biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ xuất hiện. Màn hình mà bạn nhìn thấy tùy thuộc vào kiểu danh sách mà bạn muốn sửa. Access sử dụng hai kiểu danh sách cơ bản — giá trị danh sách và danh sách tra cứu. Giá trị danh sách hiển thị một tập hợp các mục mà bạn nhập thủ công và danh sách tra cứu sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu của họ từ một hoặc nhiều bảng. Thực hiện một trong các thao tác sau.

    • Nếu bạn đang sửa danh sách giá trị, dùng hộp thoại Sửa mục danh sách để sửa dữ liệu danh sách, sau đó bấm OK sau khi bạn kết thúc.

    • Nếu bạn đang sửa danh sách tra cứu, biểu mẫu nhập dữ liệu xuất hiện. Sử dụng biểu mẫu đó để sửa dữ liệu danh sách.

Đầu trang

Sửa các mục trong một trường tra cứu

Một trường tra cứu trình bày một danh sách dữ liệu mà người dùng có thể sử dụng để chọn một hoặc nhiều mục. Bạn có thể tạo hai kiểu danh sách tra cứu.

  • Liệt kê các giá trị    Những mục này chứa một tập hợp mã hóa cứng của giá trị mà bạn nhập theo cách thủ công. Các giá trị nằm trong thuộc tính Nguồn hàng của trường tra cứu.

  • Danh sách tra cứu    Những mục này sử dụng truy vấn để truy xuất giá trị từ bảng khác. Thuộc tính Nguồn hàng của trường chứa một truy vấn thay vì danh sách mã hóa cứng giá trị.

Theo mặc định, Access Hiển thị dữ liệu tra cứu trong danh sách thả xuống, mặc dù bạn có thể chỉ định một điều khiển hộp danh sách. Danh sách thả xuống sẽ mở ra để trình bày danh sách và sau đó đóng lại sau khi bạn thực hiện một lựa chọn. Hộp danh sách, ngược lại, vẫn mở trong tầm mắt.

Bạn có thể chạy lệnh Sửa mục danh sách hoặc bạn có thể sửa dữ liệu trực tiếp trong thuộc tính Nguồn hàng hoặc bảng nguồn. Để biết thông tin về cách sử dụng lệnh Sửa mục danh sách , hãy xem nhập dữ liệu bằng cách dùng một danh sách, phiên bản cũ hơn trong bài viết này. Các bước trong phần này giải thích cách sửa các mục trực tiếp trong thuộc tính Nguồn hàng hoặc bảng nguồn. Quá trình theo một vài bước.

  • Xác định trường tra cứu. Bạn hãy làm theo quy trình hơi khác một chút khi làm việc với một biểu mẫu hơn với bảng.

  • Xác định kiểu của trường tra cứu — hoặc danh sách giá trị hoặc danh sách tra cứu. Nếu bạn đang sử dụng danh sách tra cứu, bạn có thể xác định bảng nguồn cung cấp dữ liệu cho trường tra cứu.

  • Sửa các mục trong danh sách giá trị.

    -hoặc-

    Mở bảng nguồn và danh sách tra cứu và sửa dữ liệu trong bảng đó.

Xác định một trường tra cứu từ một biểu mẫu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu và bấm Dạng xem thiết kế.

    -hoặc-

    Nếu biểu mẫu mở sẵn, bạn có thể bấm chuột phải vào tab biểu mẫu và bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    –hoặc–

    Trên trang đầu tab, trong nhóm dạng xem , hãy bấm vào nút dạng xem để chuyển đổi giữa dạng xem sẵn dùng. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào mũi tên bên dưới dạng xem, và sau đó chọn một trong các dạng xem sẵn dùng từ menu...

    Ảnh Ribbon Access

  2. Bấm chuột phải vào hộp hoặc tổ hợp hộp điều khiển danh sách và bấm thuộc tính.

  3. Trong trang thuộc tính, bấm tab tất cả và xác định các thuộc tính Kiểu nguồn hàngNguồn hàng . Thuộc tính Kiểu nguồn hàng phải chứa Bảng/truy vấnhoặc Danh sách giá trị và thuộc tính Nguồn hàng chứa cả hai danh sách các mục phân tách bằng dấu chấm phẩy hoặc truy vấn. Nếu cần, phóng to trang thuộc tính để giúp bạn có thể đọc danh sách các mục hoặc truy vấn.

    Thông thường, danh sách giá trị dùng cú pháp cơ bản này: "mục";" mục";" mục"

    Trong trường hợp này, danh sách là một tập hợp các mục đặt trong dấu ngoặc kép và phân tách bằng dấu chấm phẩy.

    Truy vấn chọn dùng cú pháp cơ bản này: chọn [table_or_query_name]. [ field_name] từ [table_or_query_name].

    Trong trường hợp này, truy vấn chứa hai mệnh đề (chọn và từ). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn và trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu tới bảng hoặc truy vấn. Đây là một điểm quan trọng cần nhớ: chọn mệnh đề có thể không chứa tên của một bảng hoặc truy vấn, mặc dù có chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả từ mệnh đề phải tham chiếu đến một bảng hoặc truy vấn. Vậy, bạn có thể luôn tìm nguồn bảng hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

    • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, chỉnh sửa các mục trong danh sách. Đảm bảo rằng bạn bao quanh mỗi mục có dấu ngoặc kép, và phân tách từng mục với một dấu chấm phẩy.

    • Nếu truy vấn trong danh sách tra cứu tham chiếu một truy vấn, trong ngăn dẫn hướng, hãy mở truy vấn thứ hai đó trong dạng xem thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế). Lưu ý tên của bảng xuất hiện trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn và rồi đến bước tiếp theo.

      -hoặc-

      Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu bảng, hãy lưu ý tên bảng và đi đến bước tiếp theo.

  5. Bấm đúp vào bảng trong ngăn dẫn hướng để mở nó trong dạng xem biểu dữ liệu, sau đó sửa mục danh sách khi cần thiết.

Xác định một trường tra cứu từ một bảng

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng rồi bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Trong phần bên trên của lưới thiết kế truy vấn, trong cột Kiểu dữ liệu , hãy bấm hoặc nếu không đặt tiêu điểm trên bất kỳ văn bản, số, hoặc trường Yes/No.

  3. Trong phần dưới của lưới thiết kế bảng, bấm tab tra cứu , và sau đó xem các thuộc tính Kiểu nguồn hàngNguồn hàng .

    Thuộc tính Kiểu nguồn hàng phải đọc Danh sách giá trị hoặc Bảng/truy vấn. Thuộc tính Nguồn hàng phải chứa danh sách giá trị hoặc truy vấn.

    Danh sách giá trị dùng cú pháp cơ bản này: "mục";" mục";" mục"

    Trong trường hợp này, danh sách là một tập hợp các mục đặt trong dấu ngoặc kép và phân tách bằng dấu chấm phẩy.

    Thông thường, truy vấn chọn dùng cú pháp cơ bản này: chọn [table_or_query_name]. [ field_name] từ [table_or_query_name].

    Trong trường hợp này, truy vấn chứa hai mệnh đề (chọn và từ). Mệnh đề đầu tiên tham chiếu tới một bảng hoặc truy vấn và trường trong bảng hoặc truy vấn đó. Mệnh đề thứ hai chỉ tham chiếu tới bảng hoặc truy vấn. Đây là một điểm quan trọng cần nhớ: chọn mệnh đề có thể không chứa tên của một bảng hoặc truy vấn, mặc dù có chứa tên của ít nhất một trường. Tuy nhiên, tất cả từ mệnh đề phải tham chiếu đến một bảng hoặc truy vấn. Vậy, bạn có thể luôn tìm nguồn bảng hoặc truy vấn nguồn cho trường tra cứu bằng cách đọc mệnh đề FROM.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây.

    • Nếu bạn đang sử dụng danh sách giá trị, chỉnh sửa các mục trong danh sách. Đảm bảo rằng bạn bao quanh mỗi mục có dấu ngoặc kép, và phân tách từng mục với một dấu chấm phẩy.

    • Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu một truy vấn, trong ngăn dẫn hướng, hãy mở truy vấn thứ hai đó trong dạng xem thiết kế (bấm chuột phải vào truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế). Lưu ý tên của bảng xuất hiện trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn và rồi đến bước tiếp theo.

      -hoặc-

      Nếu truy vấn trong trường tra cứu tham chiếu bảng, hãy lưu ý tên bảng và đi đến bước tiếp theo.

  5. Bấm đúp vào bảng trong ngăn dẫn hướng để mở nó trong dạng xem biểu dữ liệu, sau đó sửa mục danh sách khi cần thiết.

Đầu trang

Nhập chuỗi có độ dài bằng không

Truy nhập cho phép bạn phân biệt giữa hai loại giá trị trống: Null giá trị và chuỗi có độ dài bằng không. Giá trị null cho biết một giá trị không xác định, và chuỗi có độ dài bằng không cho biết trường có chứa một khoảng trắng. Ví dụ, giả sử bạn có bảng dữ liệu khách hàng, và bảng đó chứa một trường số fax. Bạn có thể để trống trường nếu bạn không chắc chắn số fax của khách hàng. Trong trường hợp đó, bỏ trống trường nhập giá trị null, có nghĩa là bạn không biết giá trị là gì. Nếu sau này bạn xác định khách hàng không có máy fax, bạn có thể nhập một chuỗi có độ dài bằng không trong trường để cho biết rằng bạn biết không có giá trị không có.

Ghi chú: Hãy nhớ rằng bạn có thể thiết lập một thuộc tính ngăn trường chấp nhận giá trị null. Để biết thêm thông tin về cách đặt thuộc tính đó, hãy xem làm thế nào kiểu dữ liệu ảnh hưởng đến cách bạn nhập dữ liệu, phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

  1. Mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc một biểu mẫu trong dạng xem biểu mẫu hoặc dạng xem trình duyệt.

  2. Chọn trường mà bạn muốn, và nhập hai dấu ngoặc kép không có khoảng trắng giữa chúng ("").

  3. Di chuyển con trỏ đến một bản ghi khác để chấp nhận thay đổi của bạn vào cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, dấu ngoặc kép biến mất.

Đầu trang

Thêm bản ghi bằng cách nhập hoặc nối kết tới dữ liệu

Bạn có thể nhập hoặc nối kết đến dữ liệu nằm trong nhiều nguồn, bao gồm các cơ sở dữ liệu Access, sổ làm việc Excel, tệp văn bản và tài liệu Word và danh sách trên máy chủ chạy Microsoft SharePoint Services.

Giải thích cách nhập và nối kết đến các nguồn dữ liệu nằm ngoài phạm vi của bài viết này. Các nối kết này đưa bạn đến các thông tin về việc nhập và nối kết tới dữ liệu.

Đầu trang

Phương pháp để tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu

Access cung cấp nhiều cách để thực hiện quy trình nhập dữ liệu nhanh hơn. Quy trình trong các phần sau đây sẽ giải thích cách thiết lập một giá trị mặc định cho trường và danh sách trong biểu mẫu và cách dùng phím lối tắt để dùng lại các giá trị khi bạn sắp xếp dữ liệu.

Đặt giá trị mặc định cho một trường hoặc điều khiển

Nếu một số lượng lớn các bản ghi chia sẻ cùng các giá trị cho trường đã cho, chẳng hạn như một thành phố hoặc quốc gia/khu vực, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết đặt một giá trị mặc định cho điều khiển gắn kết vào trường đó. Khi bạn mở biểu mẫu hoặc tạo một bản ghi mới, giá trị mặc định của bạn xuất hiện trong điều khiển đó, theo mặc định.

Đặt giá trị mặc định cho điều khiển

  1. Mở biểu mẫu trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm chuột phải vào điều khiển bạn muốn làm việc với và sau đó bấm thuộc tính.

  3. Trên tab dữ liệu , hãy đặt thuộc tính Giá trị mặc định giá trị bạn muốn.

  4. Lặp lại bước 1-3 để đặt một giá trị mặc định mới.

Xác định một giá trị khác nhau

  • Đối với một giá trị trong một hộp văn bản, hãy nhập dữ liệu mới. Bạn có thể ghi đè lên một giá trị mặc định ở bất kỳ lúc nào.

    –hoặc–

  • Đối với giá trị trong một danh sách, hãy chọn một giá trị mới từ danh sách.

Dùng lại các giá trị khi sắp xếp

Khi bạn di chuyển giữa các bản ghi, bạn có thể cần sắp xếp từng bản ghi bằng cách sử dụng cùng một giá trị. Khi bạn thực hiện, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách dùng phím lối tắt để lặp lại mà sắp xếp giá trị. Ví dụ, giả sử bạn sắp xếp danh sách đơn hàng theo loại sản phẩm. Trong bản ghi đầu tiên, bạn nhập nước giải khát để sắp xếp trên đơn hàng nơi khách hàng đã mua nước giải khát. Khi bạn di chuyển đến bản ghi kế tiếp, bạn có thể sao chép và tái sử dụng giá trị sắp xếp đó.

Ghi chú: Các bước này giả định rằng bạn có một biểu mẫu mở trong dạng xem biểu mẫu.

  1. Di chuyển đến trường reuses giá trị từ trường tương ứng trong bản ghi trước đó.

  2. Nhấn CTRL +' (dấu nháy đơn).

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×