Thêm một số người dùng cùng lúc vào Office 365 - Trợ giúp Người quản trị

Mỗi người trong nhóm của bạn cần có một tài khoản người dùng trước khi họ có thể đăng nhập và truy nhập các dịch vụ Office 365, chẳng hạn như email và Office. Nếu bạn có rất nhiều người, bạn có thể thêm tất cả tài khoản của họ cùng lúc từ một bảng tính Excel hoặc tệp khác được lưu ở định dạng CSV. Bạn không chắc định dạng CSV là gì?

Thêm nhiều người dùng vào Office 365 trong Trung tâm quản trị Office 365

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Trong Trung tâm quản trị Office 365, chọn Người dùng > Người dùng hiện hoạt.

    Trong Trung tâm quản trị, chọn Người dùng rồi Người dùng hiện hoạt
  3. Trong hộp thả xuống Thêm, chọn Nhập nhiều người dùng.

  4. Trên pa nen Nhập nhiều người dùng, bạn có thể tùy chọn tải xuống một tệp CSV mẫu có hoặc không có dữ liệu mẫu điền sẵn.

    Trong hộp thả xuống Thêm, hãy chọn Nhập nhiều người dùng

    Bảng tính của bạn cần bao gồm các đầu đề cột giống hệt với bảng tính mẫu (Tên Người dùng, Tên, v.v...). Nếu bạn sử dụng mẫu, hãy mở mẫu đó trong công cụ soạn thảo văn bản, như Notepad, rồi cân nhắc việc giữ nguyên toàn bộ dữ liệu trong dòng 1 và chỉ nhập dữ liệu từ dòng 2 trở xuống.

    Bảng tính của bạn cũng cần bao gồm các giá trị cho tên người dùng (như bob@contoso.com) và tên hiển thị (như Bob Kelly) cho từng người dùng.

    User Name,First Name,Last Name,Display Name,Job Title,Department,Office Number,Office Phone,Mobile Phone,Fax,Address,City,State or Province,ZIP or Postal Code,Country or Region
    chris@contoso.com,Chris,Green,Chris Green,IT Manager,Information Technology,123451,123-555-1211,123-555-6641,123-555-9821,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    ben@contoso.com,Ben,Andrews,Ben Andrews,IT Manager,Information Technology,123452,123-555-1212,123-555-6642,123-555-9822,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    david@contoso.com,David,Longmuir,David Longmuir,IT Manager,Information Technology,123453,123-555-1213,123-555-6643,123-555-9823,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    cynthia@contoso.com,Cynthia,Carey,Cynthia Carey,IT Manager,Information Technology,123454,123-555-1214,123-555-6644,123-555-9824,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    melissa@contoso.com,Melissa,MacBeth,Melissa MacBeth,IT Manager,Information Technology,123455,123-555-1215,123-555-6645,123-555-9825,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
  5. Hãy nhập đường dẫn tệp vào hộp hoặc chọn Duyệt để duyệt tới vị trí tệp CSV, rồi chọn Xác minh.

    Tệp CSV của bạn đã được xác minh

    Nếu xảy ra sự cố với tệp thì sự cố sẽ hiển thị trong pa nen. Bạn cũng có thể tải xuống tệp nhật ký.

  6. Trên hộp thoại Đặt tùy chọn người dùng, bạn có thể đặt trạng thái đăng nhập và chọn giấy phép sản phẩm sẽ được gán cho tất cả người dùng.

  7. Trên hộp thoại Xem kết quả của bạn, bạn có thể chọn gửi kết quả cho chính mình hoặc những người dùng khác (mật khẩu sẽ ở dạng văn bản thuần) và bạn có thể biết số người dùng được tạo cũng như liệu bạn có cần mua thêm giấy phép để gán cho một số người dùng mới hay không.

Xem video

Xem video ngắn cho bạn biết cách thêm hàng loạt người dùng.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Bước tiếp theo

Bạn không chắc định dạng CSV là gì?

Tệp CSV là một tệp có các giá trị phân tách bằng dấu phẩy. Bạn có thể tạo hoặc sửa một tệp như thế này bằng bất kỳ trình soạn thảo văn bản hoặc chương trình bảng tính nào, chẳng hạn như Excel.

Bạn có thể tải về bảng tính mẫu này để làm điểm khởi đầu. Hãy nhớ rằng Office 365 yêu cầu đầu đề cột nằm ở hàng đầu tiên, do vậy đừng thay thế phần này bằng cái khác.

Lưu tệp với tên mới và chỉ rõ định dạng CSV.

Ảnh cho thấy cách lưu tệp trong Excel theo định dạng CSV

Khi bạn lưu tệp, có thể bạn sẽ nhận được một lời nhắc cho biết một số tính năng trong sổ làm việc của bạn sẽ bị mất nếu bạn lưu tệp theo định dạng CSV. Điều này ổn. Bấm để tiếp tục.

Ảnh lời nhắc mà bạn có thể nhận được từ Excel hỏi xem bạn có thực sự muốn lưu tệp theo định dạng CSV không

Mẹo định dạng bảng tính của bạn

  • Tôi có cần các đầu đề cột giống như trong bảng tính mẫu không? Có. Bảng tính mẫu chứa đầu đề cột ở hàng đầu tiên. Các đầu đề này là bắt buộc. Đối với mỗi người dùng mà bạn muốn thêm vào Office 365, hãy tạo một hàng bên dưới đầu đề. Nếu bạn thêm, thay đổi hoặc xóa bất kỳ đầu đề cột nào, Office 365 có thể sẽ không tạo được người dùng từ thông tin trong tệp.

  • Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không có mọi thông tin bắt buộc cho mỗi người dùng?Tên người dùng và tên hiển thị là bắt buộc, bạn không thể thêm người dùng mới mà không có các thông tin này. Nếu bạn không có một số thông tin khác, chẳng hạn như số fax, bạn có thể dùng khoảng trắng và dấu phẩy để chỉ ra rằng trường này để trống.

  • Các bảng tính mẫu có thể lớn hay nhỏ đến mức nào? Bảng tính mẫu phải có ít nhất hai hàng. Một hàng cho đầu đề cột (nhãn cột dữ liệu người dùng) và một hàng cho người dùng. Bạn không thể có nhiều hơn 251 hàng. Nếu cần nhập hơn 250 người dùng, bạn có thể tạo nhiều bảng tính.

  • Tôi có thể dùng ngôn ngữ nào? Khi tạo bảng tính, bạn có thể nhập các nhãn cột dữ liệu người dùng với bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào, nhưng bạn không thể thay đổi thứ tự các nhãn như đã hiện trong mẫu. Sau đó bạn có thể nhập thông tin vào các trường, bằng bất kỳ ngôn ngữ hoặc ký tự nào và lưu tệp của bạn theo định dạng Unicode hoặc UTF-8.

  • Cần phải làm gì nếu tôi đang thêm người dùng từ các quốc gia hoặc khu vực khác nhau? Tạo một bảng tính riêng biệt cho mỗi khu vực. Bạn sẽ cần phải thực hiện từng bước trong trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng với mỗi bảng tính, điền một vị trí duy nhất cho tất cả người dùng được bao gồm trong tệp mà bạn đang làm việc.

  • Có giới hạn số lượng ký tự mà tôi có thể sử dụng? Bảng sau đây cho biết các nhãn cột dữ liệu người dùng và độ dài ký tự tối đa cho mỗi nhãn trong bảng tính mẫu.

Nhãn cột dữ liệu người dùng

Độ dài ký tự tối đa

Tên Người dùng (Bắt buộc)

79 bao gồm dấu a còng (@), trong định dạng tên@tênmiền.<phần mở rộng>. Biệt danh của người dùng không vượt quá 30 ký tự và tên miền không vượt quá 48 ký tự.

Tên

64

Họ

64

Tên Hiển thị (Bắt buộc)

256

Chức vụ

64

Phòng ban

64

Số Văn phòng

128

Điện thoại Văn phòng

64

Điện thoại Di động

64

Fax

64

Địa chỉ

1023

Thành phố

128

Bang hoặc Tỉnh

128

ZIP hoặc Mã Bưu chính

40

Quốc gia hoặc Khu vực

128

Vẫn gặp phải sự cố khi thêm người dùng vào Office 365?

  • Kiểm tra kĩ để bảo đảm bảng tính được định dạng chính xác. Kiểm tra các đầu đề cột để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các đầu đề trong tệp mẫu. Hãy chắc chắn rằng bạn đang tuân thủ quy tắc về độ dài ký tự và mỗi trường được tách biệt bằng dấu phẩy.

  • Nếu bạn không thấy xuất hiện người dùng mới ngay trong Office 365, hãy chờ một vài phút. Có thể mất một chút thời gian để thay đổi thể hiện trên tất cả các dịch vụ trong Office 365.

  1. Tải xuống bảng tính mẫu này và mở bảng tính mẫu trong Excel.

    Bảng tính của bạn cần bao gồm các đầu đề cột giống hệt với bảng tính mẫu (Tên Người dùng, Tên, v.v...). Nếu bạn sử dụng mẫu, hãy cân nhắc việc giữ nguyên toàn bộ dữ liệu trong dòng 1 và chỉ nhập dữ liệu từ dòng 2 trở xuống.

    Bảng tính của bạn cũng cần chứa các giá trị tên người dùng (như bob@contoso.com) và tên hiển thị (như Bob Kelly) cho từng người dùng. Để bỏ trống các trường khác, hãy nhập dấu cách và dấu phẩy vào trường như minh họa trong hình dưới đây.

    Tệp CVS mẫu có hàng trống được chỉ định

    Nếu bạn có người dùng làm việc ở các quốc gia khác nhau, bạn sẽ cần tạo một bảng tính cho người dùng ở từng quốc gia. Ví dụ, một bảng tính liệt kê tất cả những người làm việc tại Hoa Kỳ và một bảng tính khác liệt kê tất cả những người làm việc tại Nhật. Điều này là vì mức sẵn dùng của các dịch vụ Office 365 khác nhau theo khu vực.

    Mẹo:    Trước khi bạn thêm nhiều người dùng vào Office 365, bạn có thể muốn thực hành với bảng tính mẫu. Ví dụ, sửa bảng tính mẫu có dữ liệu cho một vài người trong số các người dùng của bạn, ví dụ như 5 hoặc 10, và lưu tệp với một tên mới. Thực hiện các bước được mô tả trong thủ tục này, kiểm tra kết quả, rồi xoá các tài khoản mới và bắt đầu lại từ đầu. Bằng cách này, bạn có thể thực hành cách làm cho tất cả các dữ liệu phù hợp với tình huống của bạn. Ngoài ra, cũng xem thử Mẹo để định dạng bảng tính của bạn.

  2. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  3. Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

  4. Đối với người dùng dịch vụ Office 365, họ cần được gán giấy phép. Trước khi tiếp tục, bạn có thể muốn kiểm tra xem bạn có đủ giấy phép cho mọi người được liệt kê trong bảng tính của bạn hay không. Chọn Thanh toán > Thuê bao để xem liệu bạn có đủ hay không. Nếu bạn cần mua thêm giấy phép, hãy chọn Thay đổi số lượng giấy phép. Hoặc bạn có thể chạy trình hướng dẫn và gán giấy phép bạn có, rồi mua thêm giấy phép sau và chạy lại trình hướng dẫn.

  5. Bây giờ hãy đi đến trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng: chọn Người dùng > Người dùng Hiện hoạt. Chọn Biểu tượng để thêm nhiều người dùng vào Office 365 như thể hiện trong hình dưới đây.

    Ảnh của phần Người dùng trong trung tâm quản trị Office 365

    Trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng xuất hiện và hướng dẫn bạn từng bước thêm một nhóm người dùng vào Office 365.

  6. Trong Bước 1 - Chọn tệp CSV, hãy chỉ định bảng tính của riêng bạn như thể hiện trong hình dưới đây.

    Bước 1 trong Trình hướng dẫn Thêm Hàng loạt Người dùng - Chọn Tệp CSV

  7. Trong bước 2 - Xác nhận, trình hướng dẫn sẽ cho bạn biết liệu nội dung trong bảng tính có được định dạng chính xác hay không.

    Bước 2 trong Trình hướng dẫn Thêm Hàng loạt Người dùng - Xác nhận

  8. Trong bước 3 - Thiết đặt, hãy chọn Cho phép để những người được liệt kê trong bảng tính của bạn sẽ có thể sử dụng Office 365. Cũng chọn quốc gia mà những người này sẽ sử dụng Office 365. Hãy nhớ nếu một số người trong tổ chức của bạn sẽ sử dụng Office 365 tại quốc gia khác, hãy tạo một bảng tính riêng biệt chứa tên của họ và chạy lại trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng để thêm họ.

    Bước 3 trong Trình hướng dẫn Thêm Hàng loạt Người dùng - Thiết đặt

  9. Trang gán giấy phép cho bạn biết bao nhiêu giấy phép đang sẵn dùng.

    Bước 4 trong trình hướng dẫn Thêm Hàng loạt Người dùng - Giấy phép

    Bạn có thể chọn Mua thêm giấy phép nhưng bạn sẽ rời khỏi trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng và đi đến Thanh toán trong Trung tâm quản trị Office 365. Sau khi mua thêm giấy phép, bạn sẽ phải chờ một vài phút để đơn hàng được xử lý, sau đó khởi động trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng từ đầu.

    Nếu bạn không mua thêm giấy phép, tài khoản sẽ không được tạo cho tất cả mọi người được liệt kê trong bảng tính của bạn.

    Trong ví dụ này, chúng tôi không mua thêm bất kỳ giấy phép nào và tiếp tục với trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng.

  10. Trong Bước 5 - Gửi Kết quả, hãy nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn nhận được email liệt kê tất cảOffice 365 các tên người dùng và mật khẩu tạm thời cho những người trong bảng tính.

    Bước 5 trong Trình hướng dẫn Thêm Hàng loạt Người dùng - Gửi Kết quả

    Email sau đây được gửi tới tất cả các địa chỉ email bạn đã chỉ định ở Bước 5 - Gửi kết quả. Email này cho biết tài khoản nào đã được tạo. Lưu ý rằng tài khoản đã không được tạo cho một vài người vì không có đủ giấy phép.

    Một email mẫu có thông tin xác thực người dùng

    Bạn có thể mua thêm giấy phép sau và chạy lại trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng với cùng một bảng tính. Trình hướng dẫn sẽ bỏ qua những người dùng đã có tài khoản; trên báo cáo kết quả bạn sẽ thấy "tên người dùng trùng lặp" để cho biết những người có thông tin đó đã có tài khoản.

  11. Trang cuối cùng trong trình hướng dẫn Thêm hàng loạt người dùng liệt kê những tên người dùng và mật khẩu tạm thời, như thể hiện trong hình dưới đây.

    Bước 6 trong Trình hướng dẫn Thêm Hàng loạt Người dùng - Gửi Kết quả

  12. Sau khi bạn đã thêm người dùng vào Office 365, bạn cần cho họ biết thông tin tài khoản Office 365 của họ. Sử dụng quy trình bình thường để thông báo mật khẩu mới.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×