Thêm liên hệ

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể ghi lại và sắp xếp thông tin về mọi người bằng cách lưu các liên hệ mới trong sổ địa chỉ của bạn. Liên hệ cũng giống như thẻ điện tử lưu thông tin liên hệ của một người. Liên hệ có thể là cơ bản như là một tên và địa chỉ email, hoặc biết thêm thông tin như một địa chỉ đường phố, các số điện thoại và ảnh hồ sơ bao gồm.

Bạn đang ở trong điều khiển của những thông tin được thêm vào — và Cập Nhật và loại bỏ — vào thẻ liên hệ.

Điền một phần vào thẻ liên hệ Outlook

Sau khi bạn đã lưu một người dưới dạng một liên hệ, bạn có thể nhập vài chữ cái đầu tiên của tên của họ vào email, và Outlook sẽ điền vào địa chỉ email cho bạn. Hoặc với một vài lần bấm, bạn có thể gọi điện cho người dự mà không cần phải tìm số điện thoại của họ.

Thêm một liên hệ từ email

  1. Hãy mở thư để tên người đó được hiện trong những dòng sau: Từ:, Đến:, Cc:, hoặc Bcc:.

  2. Bấm chuột phải vào tên thích hợp, hãy chọn Thêm vào liên hệ Outlook. Cửa sổ mới mở ra, trong đó bạn có thể điền vào các chi tiết mà bạn muốn.

  3. Trong cửa sổ mở ra, điền vào các chi tiết mà bạn muốn.

    Thêm một liên hệ mới từ thư vào Outlook

    Ghi chú: Outlook chèn địa chỉ email của liên hệ trong hộp Email , và mọi thông tin khác về liên hệ sẵn dùng trong thư trong hộp phù hợp. Nếu một liên hệ trong tổ chức của bạn, có thể bao gồm tiêu đề, bộ phận, số điện thoại và office của họ.

  4. Chọn lưu.

  1. Bấm Mọi người ở cuối màn hình.

    Bấm Mọi người

  2. Trong nhóm mới , hãy chọn Liên hệ mới hoặc nhấn Ctrl + N.

    Nút Liên hệ Mới trên tab Liên hệ

    Mẹo: Để tạo một liên hệ từ bất kỳ đâu trong Outlook, nhấn Ctrl + Shift + C.

  3. Nhập tên và mọi thông tin khác mà bạn muốn đưa vào liên hệ này.

  4. Nếu bạn muốn ngay lập tức tạo một liên hệ khác, hãy chọn lưu & mới (theo cách này, bạn không phải bắt đầu lại cho mỗi liên hệ).

    Mẹo: 

    • Để thêm một liên hệ khác trong cùng công ty, choosethedown mũi tên bên cạnh lưu & mới, sau đó chọn liên hệ trong cùng công ty.

    • Tạo một liên hệ mới trong cùng công ty

  5. Khi bạn hoàn tất nhập liên hệ mới, hãy chọn lưu & đóng.

Bạn có thể lưu nhiều hơn một số điện thoại, địa chỉ email hoặc địa chỉ gửi thư cho ai đó.

  1. Trên mới thẻ liên hệ, và nhập địa chỉ email thứ nhất của liên hệ của bạn trong hộp email .

  2. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Email, rồi bấm Email 2. Địa chỉ email đầu tiên sẽ được lưu và bạn có thể gõ địa chỉ thứ hai vào trường đó.

Thêm một địa chỉ email bổ sung cho một liên hệ

Nếu trong máy tính của bạn (hoặc ở một chỗ khác) có ảnh của một người, thì bạn có thể dùng ảnh này trong thông tin liên hệ của người đó.

  1. Bấm vào biểu tượng hình ảnh trong hộp liên hệ mới.

    Bấm vào biểu tượng hình ảnh để thêm ảnh

  2. Định vị ảnh bạn muốn dùng trong hộp Thêm Ảnh Liên hệ , rồi bấm OK.

  • Nhập các liên hệ từ một tệp .csv hoặc .pst    Tệp .csv chứa các liên hệ mà bạn đã xuất vào một tệp văn bản, tại đây từng phần của thông tin liên hệ được phân tách bằng dấu phẩy (.csv nghĩa là "giá trị phân tách bằng dấu phẩy").

Tệp .pst là một tệp được xuất từ Outlook vào định dạng mà máy tính khác đang chạy Outlook có thể đọc.

Hãy xem nhập liên hệ vào Outlook cho Windows để tìm hiểu thêm.

  • Lấy các liên hệ từ Excel    Bạn có thể dùng Trình hướng dẫn Nhập và Xuất để mang đến các thông tin liên hệ được lưu trong một tệp Excel, chẳng hạn như .xlsx hoặc .xls.

Hãy xem nhập liên hệ vào Outlook cho Windows để tìm hiểu thêm.

Bạn đang ở trong điều khiển của những thông tin sẽ được thêm vào thẻ liên hệ. Bạn có thể Cập Nhật và xóa bỏ thông tin khi bạn chọn.

Điền một phần vào thẻ liên hệ Outlook

Để thay đổi cách hiển thị tên trong thẻ liên hệ

  1. Trên tab tệp , chọn tùy chọn > mọi người .

  2. Bên dưới tên và lưu trữ, hãy làm như sau:

    • Trong các mặc định "Tên đầy đủ" thứ tự danh sách, chọn một tùy chọn.

      Tùy chọn Outlook cho mọi người, Hiển thị tên đầy đủ thứ tự tùy chọn danh sách.

      Tùy chọn

      Ví dụ

      Đầu tiên cuối (tên đệm)

      N Molly Dempsey

      Lần đầu tiên

      Dempsey Molly

      Đầu tiên Last1 Last2

      Molly Jones Dempsey

    • Trong danh sách mặc định "Tệp dưới dạng" đơn hàng , hãy chọn một tùy chọn.

      Tùy chọn Outlook cho mọi người, Hiển thị tệp như thứ tự tùy chọn danh sách.

      Tùy chọn

      Ví dụ

      Họ, tên

      Dempsey, Molly N

      Danh sách đầu tiên

      N Molly Dempsey

      Công ty

      Contoso Ltd

      Cuối cùng, đầu tiên (công ty)

      Dempsey, Molly (Contoso Ltd)

      Công ty (đầu tiên cuối)

      Contoso Ltd (Dempsey, Molly N)

  3. Chọn OK khi hoàn tất.

Cập nhật thông tin trên thẻ liên hệ hiện có

  1. Trên trang đầu tab, trong nhóm Tìm , hãy chọn Sổ địa chỉ.

    Trong Outlook, trên tab trang đầu, trong nhóm tìm, hãy chọn sổ địa chỉ.

  2. Trong các sổ địa chỉ: liên hệ hộp thoại, trong danh sách Sổ địa chỉ , hãy chọn sổ địa chỉ nơi lưu trữ thông tin cho liên hệ.

  3. Chọn liên hệ bạn muốn thay đổi, bấm chuột phải và trên thẻ liên hệ, sửa đổi hoặc cập nhật thông tin mong muốn.

  4. Chọn lưu & đóng > tệp > đóng.

Để thêm một số máy nhánh

  1. Trên Thẻ liên hệ, bên dưới số điện thoại, hãy chọn doanh nghiệp.

    Ghi chú: Không chọn mũi tên thả xuống kế bên hộp doanh nghiệp, Fax cơ quanhoặc di động . Chọn hộp thực tế.

  2. Trong hộp thoại Kiểm tra số điện thoại , điền vào điện thoại chi tiết, bao gồm hộp Số máy nhánh .

    Trong Outlook, trên thẻ liên hệ, bên dưới số điện thoại, chọn một tùy chọn và hộp thoại kiểm tra số điện thoại, nếu cần Cập Nhật.

Để chuyển tiếp một thẻ liên hệ vào một đồng nghiệp hoặc doanh nghiệp liên kết

  1. Mở thẻ liên hệ.

  2. Trên tab liên hệ , trong nhóm hành động , trong chuyển tiếp danh sách, chọn liên hệ dưới dạng một Outlook.

    Trong Outlook, trên tab liên hệ, trong nhóm hành động, chọn Foward sau đó chọn một tùy chọn.

    Ghi chú: Thẻ liên hệ sẽ được chuyển tiếp như phần đính kèm trong email.

Tạo một liên hệ từ trong liên hệ

  1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm liên hệ.

    Lối tắt bàn phím để tạo một liên hệ, hãy nhấn Ctrl + Shift + C.

  2. Nhập tên cho liên hệ.

  3. Nhập thông tin mà bạn muốn đưa các liên hệ.

    Ghi chú: 

    • Để xác định cách bạn muốn tên của liên hệ xuất hiện trong để dòng thư, hãy nhập tên trong hộp Hiển thị dưới dạng .

    • Để nhập nhiều mục nhập cho một trường, chẳng hạn như nhiều hơn một điện thoại số hoặc địa chỉ email, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trường.

    • Nếu bạn có nhiều hơn một địa chỉ gửi thư cho một liên hệ, hãy chọn hộp kiểm đây là địa chỉ gửi thư để thiết lập địa chỉ nào dùng trong quá trình phối thư.

    Mẹo: Bạn có thể tạo nhanh một liên hệ khác với cùng thông tin công ty. Trong liên hệ hiện tại, trên menu hành động , hãy bấm Liên hệ mới cùng công ty.

Bạn có thể tạo một mới liên hệ từ một liên hệ hiện có bằng cách dùng liên hệ hiện có dưới dạng mẫu, và sau đó thay đổi bất kỳ thông tin, theo nhu cầu.

  1. Trong liên hệ, trong dạng xem danh thiếp , hãy bấm vào liên hệ mà bạn muốn dùng làm mẫu.

    Ghi chú: Bạn cũng có thể hoàn tất quy trình này trong dạng xem Thẻ địa chỉChi tiết thẻ địa chỉ .

  2. Nhấn CTRL + C, sau đó nhấn CTRL + V.

  3. Trong hộp Trùng lặp liên hệ với phát hiện , hãy chọn tùy chọn Thêm liên hệ mới .

    Khi bạn lưu một liên hệ hoặc một Danh Thiếp Điện tử có cùng tên hoặc tên email dưới dạng một đã tồn tại trong thư mục liên hệ của bạn, Microsoft Outlook Hiển thị hộp thoại với tùy chọn để thêm liên hệ trùng lặp vào dưới dạng một liên hệ mới hoặc Cập Nhật hiện có liên hệ với thông tin mới từ liên hệ trùng lặp. Để tìm hiểu thêm, hãy xem giải quyết hoặc xóa các liên hệ trùng lặp.

  4. Bấm vào Thêm.

    Liên hệ mới sẽ xuất hiện trong dạng xem danh thiếp bên cạnh liên hệ bạn đã sao chép.

  5. Bấm đúp vào liên hệ mới để mở nó, sau đó sửa thông tin, nếu cần.

  6. Bấm Lưu và Đóng.

  1. Mở hoặc xem trước thông điệp email có chứa tên mà bạn muốn thêm vào danh sách liên hệ của bạn.

  2. Bấm chuột phải vào tên của người gửi mà bạn muốn thực hiện trong một liên hệ, sau đó bấm Thêm vào liên hệ trên menu lối tắt.

    Ghi chú: Trong Outlook, bạn sẽ không có tùy chọn để thêm thông tin liên hệ tự động vào liên hệ hoặc sổ địa chỉ khi bạn trả lời một liên hệ.

Khi bạn lưu một danh thiếp điện tử đã nhận được trong email, bạn tạo một liên hệ mới. Nếu bạn đã có một liên hệ theo cùng một tên, bạn có thể lưu bản sao đôi dưới dạng một liên hệ mới hoặc cập nhật phiên bản gốc.

  1. Trong thư đang mở, bấm chuột phải vào thẻ, sau đó bấm Thêm vào liên hệ trên menu lối tắt. Liên hệ mới mở ra trong biểu mẫu liên hệ.

  2. Trên tab liên hệ , trong nhóm lưu , bấm lưu & đóng.

  3. Nếu bạn đã có một liên hệ có cùng tên, Outlook sẽ phát hiện trùng lặp. Thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chọn Thêm vào liên hệ mới. Thao tác này tạo một liên hệ trùng lặp, bao gồm một biểu mẫu liên hệ và danh thiếp điện tử.

    • Chọn Cập nhật thông tin. Liên hệ trùng lặp hiện có được liệt kê. Bấm đúp vào liên hệ để Cập Nhật, và sau đó cập nhật thông tin trên biểu mẫu liên hệ và lưu nó.

Thông tin liên hệ mới đang được lưu trong liên hệ và sẵn có dưới dạng danh thiếp điện tử cũng như trong dạng xem khác. Bạn có thể thực hiện thay đổi thông tin liên hệ cả trước và sau khi bạn lưu nó. Để thay đổi thẻ sau khi bạn lưu nó, hãy xem hướng dẫn trong tạo danh thiếp điện tử.

Ghi chú: 

  • Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào tệp đính kèm .vcf trong phần đầu thư để mở menu lối tắt và thêm liên hệ hoặc chọn các tùy chọn khác.

  • Nếu bạn bấm vào tùy chọn lưu & mới trong biểu mẫu liên hệ, hãy mở liên hệ được lưu và một biểu mẫu liên hệ mới, trống sẽ mở ra.

Tính năng này yêu cầu bạn phải sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 hoặc Exchange Server 2007. Hầu hết nhà và cá nhân tài khoản không sử dụng Microsoft Exchange.

  1. Mở thư mục công cộng mà bạn muốn tạo một liên hệ.

    Cách thực hiện?

    1. Nếu danh Sách thư mục không hiển thị, bấm vào menu đi , sau đó bấm Danh sách thư mục.

    2. Bấm Thư mục công cộng, sau đó bấm vào thư mục mà bạn muốn mở.

      Nếu thư mục mà bạn muốn mở nằm trong một thư mục khác, hãy bấm vào dấu cộng (+) bên cạnh mỗi thư mục con cho đến khi bạn tìm thấy thư mục mà bạn muốn.

  2. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm liên hệ.

  3. Nhập tên cho liên hệ mới.

  4. Nhập thông tin mà bạn muốn đưa các liên hệ.

    Ghi chú: 

    • Để xác định cách bạn muốn tên của liên hệ xuất hiện trong để dòng thư, hãy nhập tên trong hộp Hiển thị dưới dạng .

    • Để nhập nhiều mục nhập cho một trường, chẳng hạn như nhiều hơn một loại của số điện thoại hoặc địa chỉ, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trường.

    • Nếu bạn có nhiều hơn một địa chỉ gửi thư cho một liên hệ, hãy chọn hộp kiểm đây là địa chỉ gửi thư để thiết lập địa chỉ nào dùng trong quá trình phối thư.

  5. Bấm lưu và đóng .

    Bạn có thể tạo một liên hệ mới chỉ trong thư mục liên hệ . Ví dụ, bạn không thể tạo một liên hệ mới trong một thư mục thư.

Tạo một liên hệ

  1. Trong liên hệ, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , bấm Liên hệ mới.

    Lệnh Liên hệ Mới trên ribbon

    Lối tắt bàn phím    Để tạo một liên hệ từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, hãy nhấn CTRL+SHIFT+C.

  2. Nhập tên và mọi thông tin khác mà bạn muốn đưa vào liên hệ này.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để hoàn tất việc nhập liên hệ     Trên tab liên hệ , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

    • Để lưu liên hệ này và bắt đầu khác     Bấm lưu & mới.

    • Lưu và nhập các liên hệ khác từ cùng công ty hoặc địa chỉ     Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh lưu & mới, sau đó bấm liên hệ trong cùng công ty.

      Ghi chú: 

      • Để nhập nhiều mục nhập cho một trường, chẳng hạn như nhiều hơn một điện thoại số hoặc địa chỉ email, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trường.

      • Để thêm ảnh của liên hệ của bạn, bấm vào biểu tượng ảnh, hoặc trên các tab liên hệ , trong nhóm tùy chọn , bấm ảnh, sau đó bấm Thêm ảnh.

Khi bạn muốn tạo nhiều liên hệ chia sẻ thông tin thông thường, như vậy công ty tên và địa chỉ, bạn có thể sao chép một liên hệ hiện có, và sau đó thay đổi bản sao liên hệ để bao gồm thông tin duy nhất cho liên hệ bổ sung.

  1. Trong liên hệ, bấm chuột phải vào liên hệ mà bạn muốn tạo bản sao, và sau đó bấm sao chép.

    Lối tắt bàn phím    Để tạo bản sao các liên hệ, nhấn CTRL + C để sao chép, sau đó nhấn CTRL + V để tạo liên hệ trùng lặp.

  2. Bấm đúp vào liên hệ mới để mở nó, sau đó sửa thông tin.

Đầu trang

Bạn có thể tạo nhanh một liên hệ Outlook cho một người đã gửi cho bạn thông điệp email.

  1. Mở hoặc xem trước thông điệp email có chứa tên mà bạn muốn thêm vào danh sách liên hệ của bạn.

Bấm chuột phải vào tên của người mà bạn muốn, sau đó bấm Thêm vào liên hệ.

Người dùng Outlook khác có thể bao gồm danh thiếp điện tử trong thông điệp email. Khi bạn lưu danh thiếp điện tử, thông tin trong thẻ được dùng để tạo một liên hệ Outlook.

  1. Trong thư đang mở, bấm chuột phải vào danh thiếp điện tử hoặc tệp đính kèm .vcf trong phần đầu thư, sau đó bấm Thêm vào liên hệ.

  2. Sửa thông tin nếu cần.

  3. Trên tab liên hệ , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Nếu bạn đã có một liên hệ có cùng tên người, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Bấm Thêm vào liên hệ mới. Kết quả là hai liên hệ cho cùng một tên.

Bấm Cập nhật thông tin. Trong danh sách liên hệ trùng lặp, bấm đúp vào liên hệ mà bạn muốn Cập Nhật với thông tin danh thiếp điện tử.

Tính năng này đòi hỏi phải có tài khoản Microsoft Exchange Server và người quản trị máy chủ Exchange của bạn đã thiết lập thư mục công cộng.

  1. Mở thư mục công cộng mà bạn muốn tạo một liên hệ.

    Làm thế nào để tôi tìm thư mục công cộng?

    Nếu bạn không nhìn thấy các thư mục công cộng trong ngăn dẫn hướng, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Trong ngăn dẫn hướng, bấm Danh sách thư mục Nút Danh sách Thư mục trong Ngăn Dẫn hướng và tìm các thư mục Thư mục công cộng – tên người dùng .

    • Bấm vào hộp tìm kiếm liên hệ, và sau đó trên tab Tìm kiếm , trong nhóm tùy chọn , bấm Công cụ tìm kiếm, sau đó bấm Tìm các thư mục công cộng.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm mới , bấm Mục mới, sau đó bấm liên hệ.

  3. Nhập thông tin mà bạn muốn đưa các liên hệ.

    Ghi chú: Nếu bạn có nhiều hơn một địa chỉ gửi thư cho một liên hệ, hãy chọn hộp kiểm đây là địa chỉ gửi thư để thiết lập địa chỉ nào nên dùng trong quá trình phối thư.

    1. Để nhập nhiều mục nhập cho một trường, chẳng hạn như nhiều hơn một loại của số điện thoại hoặc địa chỉ, hãy bấm vào mũi tên xuống bên cạnh trường.

  4. Trên tab liên hệ , trong nhóm hành động , bấm lưu và đóng.

Bạn có thể dùng thư mục liên hệ để tổ chức các liên hệ nhóm. Tạo một thư mục mới trong liên hệ, tên, và di chuyển hoặc sao chép liên hệ cụ thể. Thư mục liên hệ của bạn sẽ được liệt kê trong Ngăn Dẫn hướng bên dưới Liên hệ của tôi.

Bạn cũng có thể tạo danh sách phân phối vào nhóm liên hệ. Thư được gửi đến danh sách phân phối tới tất cả người nhận nằm trong danh sách phân phối. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo và sửa danh sách liên hệ mông hoặc phân phối.

Trong Office Outlook 2007, mỗi liên hệ của bạn cũng được hiển thị dưới dạng một Danh Thiếp Điện tử. Bất kỳ thông tin nào bạn thêm vào liên hệ được tự động thực hiện để danh thiếp điện tử tương ứng và ngược lại.

danh thiếp điện tử hiển thị một tập thông tin con trong biểu mẫu liên hệ liên quan

1. biểu mẫu liên hệ chứa thông tin Jon Morris.

2. một dạng xem của hộp thoại sửa danh thiếp , với các trường tương ứng được điền vào cho Jon Morris danh thiếp điện tử.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×