Thêm kiểm soát dữ liệu trên

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Lưu ý: Đây là một chủ đề nâng cao trên kiểm soát dữ liệu. Để giới thiệu về kiểm soát dữ liệu, và làm thế nào để xác thực một ô hoặc phạm vi, hãy xem Thêm kiểm soát dữ liệu vào một ô hoặc phạm vi.

Bạn có thể dùng kiểm soát dữ liệu để hạn chế kiểu dữ liệu hoặc giá trị mà người dùng nhập vào các ô. Ví dụ, bạn có thể sử dụng kiểm soát dữ liệu để tính toán giá trị được phép tối đa trong một ô dựa trên một giá trị bất kỳ nơi nào trong sổ làm việc. Trong ví dụ sau, người dùng đã nhập abc, mà không phải là một giá trị chấp nhận được trong ô đó.

Ví dụ về thông báo nhập không hợp lệ

Hiển thị thông báo nhập khi người dùng chọn ô

Khi nào cần kiểm soát dữ liệu?

Kiểm soát dữ liệu được vô cùng hữu ích khi bạn muốn chia sẻ sổ làm việc với những người khác và bạn muốn dữ liệu đã nhập chính xác và nhất quán. Trong số điều khác mà bạn có thể dùng kiểm soát dữ liệu cho các thao tác sau:

  • Giới hạn mục nhập mục được xác định trước trong danh sách— ví dụ, bạn có thể giới hạn của một người dùng bộ phận lựa chọn để kế toán, bảng lương, HR, để đặt tên cho một vài.

  • Hạn chế số lượng bên ngoài một phạm vi đã xác định— ví dụ, bạn có thể xác định một nhập tỷ lệ phần trăm tối đa cho một nhân viên hàng năm khen tăng, chúng ta hãy nói 3%, hoặc chỉ cho phép một số nguyên từ 1 đến 100.

  • Hạn chế ngày tháng bên ngoài khung thời gian nhất định— ví dụ, trong một thời gian nhân viên tắt yêu cầu, bạn có thể ngăn không cho người nào đó chọn một ngày trước ngày hôm nay.

  • Hạn chế thời gian bên ngoài khung thời gian nhất định— ví dụ, bạn có thể chỉ định lên lịch từ 8:00 sa tới 5:00 ch cuộc họp.

  • Giới hạn số lượng ký tự văn bản— ví dụ, bạn có thể giới hạn nội dung được phép trong một ô để 10 hoặc ít ký tự.

  • Xác thực dữ liệu dựa trên công thức hay giá trị trong các ô khác— ví dụ, bạn có thể dùng kiểm soát dữ liệu để đặt một giới hạn tối đa cho tiền hoa hồng và tiền thưởng dựa trên giá trị tổng thể bảng lương dự kiến. Nếu người dùng nhập nhiều hơn giới hạn số lượng, họ sẽ nhìn thấy thông báo lỗi.

Nhập dữ liệu hợp lệ và thông báo lỗi

Bạn có thể chọn để hiển thị một thông báo nhập khi dùng lựa chọn ô. Nhập thư thường được sử dụng cung cấp dịch vụ người dùng hướng dẫn về loại dữ liệu mà bạn muốn nhập vào trong ô. Kiểu thông báo này xuất hiện gần ô. Bạn có thể di chuyển thông báo này nếu bạn muốn, và nó vẫn hiển thị cho đến khi bạn di chuyển đến một ô khác hoặc nhấn Esc.

Nhập thông báo hiển thị cho một ô

Bạn thiết lập thông báo nhập của bạn nằm trên tab kiểm soát dữ liệu thứ hai.

Thông báo nhập thiết đặt trong hộp thoại kiểm soát dữ liệu

Sau khi người dùng của bạn nhận dùng để thông báo nhập của bạn, bạn có thể bỏ chọn tùy chọn Hiển thị thông báo nhập khi ô được chọn .

Bạn cũng có thể hiển thị một Cảnh báo lỗi xuất hiện chỉ sau khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.

Thông báo cảnh báo chỉ báo không hợp lệ dữ liệu

Bạn có thể chọn từ ba kiểu cảnh báo lỗi:

Biểu tượng

Loại

Sử dụng để

Biểu tượng Ngừng

Dừng lại

Ngăn không cho người dùng nhập không hợp lệ dữ liệu trong một ô.

Một thông báo cảnh báo dừng có hai tùy chọn: thử lại hoặc hủy bỏ.

Biểu tượng cảnh báo

Cảnh báo

Cảnh báo người dùng dữ liệu mà họ đã nhập không hợp lệ, mà không ngăn việc nhập nó.

Khi một thông báo cảnh báo cảnh báo xuất hiện, người dùng có thể bấm để chấp nhận mục nhập không hợp lệ, không để sửa mục nhập không hợp lệ hoặc hủy bỏ để loại bỏ mục không hợp lệ.

Biểu tượng thông tin

Thông tin

Thông báo cho người dùng dữ liệu mà họ đã nhập không hợp lệ, mà không ngăn việc nhập nó. Kiểu cảnh báo lỗi này là linh hoạt nhất.

Khi thông báo cảnh báo thông tin xuất hiện, người dùng có thể bấm vào OK để chấp nhận giá trị không hợp lệ hoặc hủy để từ chối nó.

Lời khuyên khi làm việc với kiểm soát dữ liệu

Hãy dùng các lời khuyên và mẹo sau đây khi làm việc với kiểm soát dữ liệu trong Excel.

Lưu ý: Nếu bạn muốn sử dụng kiểm soát dữ liệu với sổ làm việc trong Excel Services hoặc Excel Web App bạn sẽ cần tạo kiểm soát dữ liệu trong phiên bản Excel trên máy tính đầu tiên.

  • Chiều rộng của danh sách thả xuống được xác định bởi chiều rộng của ô có kiểm soát dữ liệu. Bạn có thể cần điều chỉnh độ rộng ô đó để ngăn không cho cắt bớt chiều rộng của mục nhập hợp lệ là rộng hơn chiều rộng của danh sách thả xuống.

  • Nếu bạn có kế hoạch bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc, bảo vệ nó sau khi bạn đã hoàn tất việc xác định bất kỳ thiết đặt xác thực. Hãy đảm bảo rằng bạn mở khóa bất kỳ ô nào được xác thực trước khi bảo vệ trang tính. Nếu không, người dùng sẽ không thể nhập bất kỳ dữ liệu trong các ô. Hãy xem bảo vệ trang tính.

  • Nếu bạn dự định chia sẻ sổ làm việc, chia sẻ nó chỉ sau khi bạn đã hoàn tất việc xác định thiết đặt xác thực và bảo vệ dữ liệu. Sau khi bạn chia sẻ sổ làm việc, bạn sẽ không thể thay đổi thiết đặt xác thực, trừ khi bạn ngừng chia sẻ.

  • Bạn có thể áp dụng kiểm soát dữ liệu với các ô đã được nhập dữ liệu. Tuy nhiên, Excel không tự động thông báo cho bạn rằng các ô hiện thời đang chứa dữ liệu không hợp lệ. Trong tình huống này, bạn có thể tô sáng dữ liệu không hợp lệ bằng cách yêu cầu Excel khoanh tròn dữ liệu đó trên trang tính. Sau khi bạn đã xác định những dữ liệu không hợp lệ, bạn có thể ẩn các vòng tròn đó. Nếu bạn sửa một mục nhập không hợp lệ, vòng tròn sẽ tự động biến mất.

    Hình tròn biểu thị không hợp lệ dữ liệu

    Để áp dụng các vòng tròn, hãy chọn các ô bạn muốn đánh giá và đi đến dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > Hình tròn không hợp lệ dữ liệu.

    Vòng tròn không hợp lệ dữ liệu trên ruy-băng
  • Để nhanh chóng loại bỏ kiểm soát dữ liệu cho một ô, hãy chọn nó và rồi đến dữ liệu > Công cụ dữ liệu > Xác thực dữ liệu > thiết đặt > Xóa tất cả.

  • Để tìm các ô trên trang tính có kiểm soát dữ liệu, trên tab Nhà, trong nhóm Sửa, hãy bấm Tìm & Chọn, rồi bấm Kiểm soát dữ liệu. Sau khi bạn đã tìm thấy các ô có kiểm soát dữ liệu, bạn có thể thay đổi, sao chép hoặc loại bỏ thiết đặt xác thực.

  • Khi tạo một danh sách thả xuống, bạn có thể sử dụng lệnh Xác định tên (tabcông thức , nhóm Tên đã xác định ) để xác định tên cho phạm vi có chứa danh sách. Sau khi bạn tạo danh sách trên một trang tính khác, bạn có thể ẩn trang tính có chứa danh sách và sau đó bảo vệ sổ làm việc để người dùng sẽ không có quyền truy nhập vào danh sách.

  • Nếu bạn thay đổi thiết đặt xác thực cho ô, bạn có thể tự động áp dụng các thay đổi của mình đối với các ô khác có cùng thiết đặt. Để làm như vậy, trên tab Thiết đặt, hãy chọn hộp kiểm Áp dụng các thay đổi này với tất cả các ô khác có cùng thiết đặt.

  • Nếu kiểm soát dữ liệu không hoạt động, hãy đảm bảo rằng:

    • Người dùng không sao chép hay điền dữ liệu - xác thực dữ liệu được thiết kế để hiển thị thư và ngăn không cho mục nhập không hợp lệ chỉ khi người dùng nhập dữ liệu trực tiếp trong một ô. Khi dữ liệu được sao chép hoặc điền, thư sẽ không xuất hiện. Để ngăn người dùng sao chép và điền dữ liệu bằng cách kéo và thả ô, hãy đi đến tệp > tùy chọn > nâng cao > tùy chọn chỉnh sửa > xóa tô bật xử lý và kéo và thả ô kiểm tra hộp, và sau đó bảo vệ trang tính.

    • Tính lại thủ công bị tắt - nếu tính lại thủ công được bật, uncalculated ô có thể ngăn không cho dữ liệu được xác thực chính xác. Để tắt tính năng tính toán lại thủ công, hãy đến tab công thức > Nhóm tính toán > Tùy chọn tính toán > bấm tự động.

    • Công thức là lỗi - hãy đảm bảo rằng công thức trong ô được xác thực không gây ra lỗi, chẳng hạn như #REF! hoặc #DIV/0!. Excel bỏ qua kiểm soát dữ liệu cho đến khi bạn sửa lỗi.

    • Ô được tham chiếu trong công thức là chính xác - nếu một ô được tham chiếu thay đổi khiến công thức trong một ô được xác thực tính toán ra kết quả không hợp lệ, thông báo xác thực cho ô sẽ không xuất hiện.

    • Bảng an Excel có thể được nối kết đến một site SharePoint - bạn không thể thêm kiểm soát dữ liệu vào bảng Excel được nối kết đến một site SharePoint. Để thêm kiểm soát dữ liệu, bạn phải ngắt nối kết bảng Excel hoặc chuyển đổi bảng Excel thành một phạm vi.

    • Bạn có thể đang nhập dữ liệu - xác thực dữ liệu bộ lệnh không sẵn dùng trong khi bạn nhập dữ liệu trong một ô. Để hoàn tất việc nhập dữ liệu, hãy nhấn Enter hoặc phím ESC để thoát khỏi.

    • Trang tính có thể được bảo vệ hoặc được chia sẻ - bạn không thể thay đổi thiết đặt xác thực dữ liệu nếu sổ làm việc được chia sẻ hay được bảo vệ. Bạn sẽ cần phải bỏ chia sẻ hoặc bỏ bảo vệ sổ làm việc của bạn trước tiên.

Làm thế nào để cập nhật hoặc loại bỏ kiểm soát dữ liệu trong một sổ làm việc kế thừa

Nếu bạn kế thừa một sổ làm việc với kiểm soát dữ liệu, bạn có thể sửa đổi hoặc loại bỏ nó, trừ khi trang tính được bảo vệ. Nếu nó được bảo vệ bằng mật khẩu mà bạn không biết bạn nên thử liên hệ với chủ sở hữu trước đó để giúp bạn bỏ bảo vệ trang tính, như Excel có không có cách nào để khôi phục không xác định hoặc bị mất mật khẩu. Bạn có thể cũng có thể sao chép dữ liệu trang tính khác, và sau đó loại bỏ kiểm soát dữ liệu.

Nếu bạn thấy cảnh báo kiểm soát dữ liệu khi tìm cách nhập hoặc thay đổi dữ liệu trong ô và bạn không biết mình có thể nhập những gì, hãy liên hệ với chủ nhân của sổ làm việc đó.

Bạn có câu hỏi về một hàm cụ thể?

Đăng câu hỏi vào diễn đàn cộng đồng Excel

Giúp chúng tôi cải thiện Excel

Bạn có gợi ý về cách chúng tôi có thể cải thiện phiên bản Excel tiếp theo không? Nếu có, hãy kiểm tra các chủ đề tại Tiếng nói Người dùng Excel.

Lưu ý: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Áp dụng kiểm soát dữ liệu cho ô

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×