Thêm hoặc xóa cột trong biểu dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Access cung cấp một số cách để thêm hoặc loại bỏ cột trong biểu dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu để thêm hoặc loại bỏ cột và đặt kiểu dữ liệu cho những cột đó. Bạn cũng có thể thêm trường từ ngăn tác vụ hoặc mở bảng cơ sở của biểu dữ liệu và thêm trường trong Cửa sổ thiết kế. Chủ đề này giải thích cách sử dụng từng phương pháp.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng biểu dữ liệu, hãy xem các bài viết Tạo biểu mẫu bằng công cụ Biểu dữ liệuLàm việc với biểu dữ liệu.

Bạn muốn làm gì?

Hiểu rõ các cột trong biểu dữ liệu

Thêm cột bằng cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu

Loại bỏ cột bằng cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu

Thêm cột bằng cách sử dụng Cửa sổ thiết kế

Loại bỏ cột bằng cách sử dụng Cửa sổ thiết kế

Hiểu rõ cách Access gán kiểu dữ liệu khi bạn nhập thông tin

Đặt kiểu dữ liệu mà Dạng xem biểu dữ liệu không suy ra

Hiểu rõ các cột trong biểu dữ liệu

Biểu dữ liệu là bản trình bày trực quan của thông tin có trong bảng cơ sở dữ liệu hoặc của kết quả do truy vấn trả về. Cột trong biểu dữ liệu thể hiện cùng một nội dung với trường trong bảng cơ sở dữ liệu. Khi thêm hoặc loại bỏ cột khỏi biểu dữ liệu, bạn sẽ thêm hoặc loại bỏ trường khỏi bảng cơ sở của biểu dữ liệu đó. Nếu trường đó chứa dữ liệu, bạn cũng sẽ loại bỏ cả thông tin đó.

Làm việc với cột

Access giúp bạn thêm hoặc loại bỏ trường trong bảng nhanh chóng và dễ dàng hơn vì bạn có thể thực hiện những tác vụ đó ở Dạng xem biểu dữ liệu. Theo mặc định, tất cả bảng trong Dạng xem biểu dữ liệu hiện chứa một cột trống được đánh nhãn Bấm để thêm. Để thêm cột, bạn nhập dữ liệu vào ô trống đầu tiên bên dưới tiêu đề cột đó. Bạn cũng có thể dán một hoặc nhiều phần dữ liệu vào cột trống. Bạn không còn phải sử dụng Cửa sổ thiết kế để thêm hoặc loại bỏ cột, mặc dù bạn có thể sử dụng nếu muốn.

Ngoài ra, bạn không còn phải đặt những kiểu dữ liệu phổ biến hơn cho cột mới. Theo mặc định, các trường trong bảng cơ sở dữ liệu phải chứa những kiểu dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như văn bản, ngày và giờ, số, v.v.. Thông thường, bạn đặt kiểu dữ liệu khi thiết kế bảng cho cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, giờ đây Access sẽ suy ra hầu hết các kiểu dữ liệu khi bạn nhập dữ liệu vào cột mới lần đầu tiên. Ví dụ: nếu bạn nhập tên vào trường đầu tiên trong bảng mới, Access sẽ đặt trường đó là kiểu dữ liệu Văn bản. Nếu bạn dán một ngày, Access sẽ đặt trường đó là kiểu dữ liệu Ngày/Giờ, v.v.. Nếu bạn dán dữ liệu hỗn hợp, chẳng hạn như mã bưu điện của một số quốc gia/vùng lãnh thổ, Access sẽ chọn kiểu dữ liệu lưu giữ thông tin hiệu quả nhất — thông thường là kiểu dữ liệu Văn bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiểu rõ cách Access gán kiểu dữ liệu khi bạn nhập thông tin trong phần sau của bài viết này.

Để biết thêm thông tin về cách đặt kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết Kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính. Nếu bạn không quen thuộc với quy tắc thiết kế cho các cơ sở dữ liệu tương quan, hãy xem bài viết Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Các bước trong những mục sau giải thích cách thêm và loại bỏ cột trong biểu dữ liệu bằng cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu và Cửa sổ thiết kế.

Thêm cột bằng cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu

Các bước trong mục này giải thích cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu để thêm cột vào biểu dữ liệu, đặt tên cột và nhập dữ liệu. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng việc làm theo các bước này sẽ thêm và thay đổi trường trong bảng cơ sở của biểu dữ liệu.

  1. Trong Ngăn dẫn hướng, định vị và bấm đúp vào bảng mà bạn muốn thêm trường.

    Access sẽ mở bảng này trong Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Cuộn sang bên phải hoặc bên trái biểu dữ liệu (tùy thuộc vào cài đặt Khu vực và ngôn ngữ Windows của bạn), rồi định vị cột trống.

    Theo mặc định, cụm từ Bấm để thêm sẽ xuất hiện trong tiêu đề cột của cột trống.

  3. Nhập một số dữ liệu vào hàng trống đầu tiên bên dưới tiêu đề.

    -hoặc-

    Dán một hoặc nhiều phần dữ liệu vào trường này, bắt đầu từ ô trống đầu tiên.

    Lưu thay đổi của bạn.

    Dựa theo kiểu dữ liệu bạn nhập, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho trường. Ví dụ: nếu bạn nhập tên, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu là Văn bản.

    Để biết thêm thông tin về cách Access đặt kiểu dữ liệu, hãy xem mục Hiểu rõ cách Access gán kiểu dữ liệu khi bạn nhập thông tin. Để biết thông tin về việc đặt kiểu dữ liệu theo cách thủ công, hãy xem mục Đặt kiểu dữ liệu mà Dạng xem biểu dữ liệu không suy ra, cũng có trong phần sau của bài viết này.

  4. Bấm đúp vào tiêu đề cột và nhập tên cho trường mới.

    -hoặc-

    Bấm chuột phải vào tiêu đề cột, rồi bấm vào Đổi tên trường trên menu lối tắt. Sau đó, nhập tên cho trường.

  5. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Loại bỏ cột bằng cách sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu

Trước khi loại bỏ cột khỏi biểu dữ liệu, hãy nhớ một số dữ kiện quan trọng:

  • Khi loại bỏ cột, bạn sẽ xóa mọi dữ liệu trong cột và không thể hoàn tác thao tác xóa. Vì lý do đó, bạn nên sao lưu bảng trước khi xóa cột.

  • Bạn không thể xóa những loại cột nhất định nếu không thực hiện một số thao tác bổ sung. Ví dụ: bạn không thể sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu để xóa trường khóa chính. Bạn phải sử dụng Cửa sổ thiết kế để thực hiện tác vụ đó. Ngoài ra, bạn không thể xóa trường khóa chính hoặc trường tra cứu nếu chưa xóa mối quan hệ giữa trường này với các bảng mà trường lấy dữ liệu. Việc giải thích cách xóa các trường liên quan không thuộc phạm vi của bài viết này.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem các điều cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu, Thêm hoặc thay đổi khóa chính của một bảng trong Access, tạo, sửa hoặc xóa bỏ mối quan hệtạo hoặc xóa một trường đa giá trị.

Loại bỏ cột trong Dạng xem biểu dữ liệu

  1. Bấm chuột phải vào hàng tiêu đề của cột mà bạn muốn loại bỏ.

  2. Bấm vào Xóa trường trên menu lối tắt.

  3. Bấm vào để xác nhận thao tác xóa.

  4. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Thêm cột bằng cách sử dụng Cửa sổ thiết kế

Nếu bạn quen thuộc với các phiên bản cũ hơn của Access thì có thể bạn đã có kinh nghiệm sử dụng Cửa sổ thiết kế. Cửa sổ thiết kế linh hoạt hơn Dạng xem biểu dữ liệu vì bạn có thể đặt mọi kiểu dữ liệu có sẵn và tạo trường tra cứu, thực hiện tất cả thao tác mà không cần phải rời khỏi Cửa sổ thiết kế.

Thêm cột trong Cửa sổ thiết kế

  1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm vào Cửa sổ thiết kế trên menu lối tắt.

    -hoặc-

    Trên thanh trạng thái của Access, bấm vào Cửa sổ thiết kế.

  2. Trong cột Tên trường, chọn một hàng trống, rồi nhập tên cho trường mới.

  3. Trong cột Kiểu dữ liệu, chọn kiểu dữ liệu cho cột mới bên cạnh tên trường mới.

  4. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Loại bỏ cột bằng cách sử dụng Cửa sổ thiết kế

Các quy tắc xóa cột trong Dạng xem biểu dữ liệu cũng áp dụng cho Cửa sổ thiết kế: Nếu xóa cột, bạn sẽ mất mọi dữ liệu trong cột đó. Ngoài ra, trước khi bạn có thể xóa khóa chính hoặc trường tra cứu, trước tiên bạn phải xóa mối quan hệ của những trường đó.

Để biết thêm thông tin, hãy xem các điều cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu, Thêm hoặc thay đổi khóa chính của một bảng trong Accesstạo hoặc xóa bỏ một trường đa giá trị.

Loại bỏ cột trong Cửa sổ thiết kế

  1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm vào Cửa sổ thiết kế trên menu lối tắt.

    -hoặc-

    Trên thanh trạng thái của Access, bấm vào Cửa sổ thiết kế.

  2. Chọn trường (hàng) mà bạn muốn xóa.

  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm vào Xóa hàng.

    -hoặc-

    Nhấn DELETE.

  4. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Hiểu rõ cách Access gán kiểu dữ liệu khi bạn nhập thông tin

Khi bạn tạo biểu dữ liệu trống, Access sẽ gán kiểu dữ liệu cho mỗi trường khi bạn nhập dữ liệu vào trường đó lần đầu tiên. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu bạn có thể nhập và kiểu dữ liệu Access áp dụng cho từng trường.

Lưu ý: Bạn không thể đặt kiểu dữ liệu Tệp đính kèm hoặc Đối tượng OLE bằng cách nhập dữ liệu vào trường và bạn không thể bật hỗ trợ chỉnh sửa văn bản có định dạng bằng cách nhập dữ liệu vào trường.

Bảng sau hiển thị cách Access đặt kiểu dữ liệu cho trường khi bạn nhập dữ liệu trong Dạng xem biểu dữ liệu.

Nếu bạn nhập:

Access sẽ tạo một trường với loại dữ liệu:

John

Văn bản ngắn (Văn bản)

Khối văn bản hoặc văn bản và số dài hơn 256 ký tự.

Văn bản dài (Bản ghi nhớ)

Lưu ý: Bạn không thể sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu để bật định dạng văn bản có định dạng. Ngoài ra, nếu bạn bật thuộc tính có tên Chỉ nối vào cho trường Bản ghi nhớ thì theo mặc định, Access sẽ ẩn mọi văn bản khi bạn đặt con trỏ vào trường đó.

Để biết thông tin về cách bật định dạng văn bản có định dạng, xem bài viết Tạo hoặc xóa trường Văn bản có định dạng.

http://www.contoso.com

Access nhận diện các giao thức Internet sau: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Lưu ý: Để Access nhận diện được giao thức và đặt kiểu dữ liệu Siêu kết nối, sau giao thức phải có một ký tự không phải khoảng trắng.

Siêu kết nối

50000

Số, Số nguyên dài

50.000

Số, Số nguyên Dài

50.000,99

Số, Nhân đôi

50000,389

Số, Nhân đôi

31/12/2019

Định dạng ngày và giờ được chỉ định trong cài đặt Khu vực và ngôn ngữ Windows của bạn sẽ kiểm soát cách Access định dạng dữ liệu Ngày/Giờ.

Ngày/Giờ

31/12/2019

Lưu ý: Bạn phải nhập hoặc dán nội dung khác ngoài tên thứ để Access suy ra kiểu dữ liệu Ngày/Giờ. Ví dụ: nếu bạn nhập "Thứ Ba" thì Access sẽ chọn kiểu dữ liệu Văn bản. Để Access suy ra kiểu dữ liệu Ngày/Giờ thì ngoài tên thứ, bạn phải nhập thêm tháng.

Ngày/Giờ

10:50:23

Ngày/Giờ

10:50 sa

Ngày/Giờ

17:50

Ngày/Giờ

$12,50

Access nhận dạng ký hiệu tiền tệ được chỉ định trong cài đặt Khu vực và ngôn ngữ Windows của bạn.

Tiền tệ

21,75

Số, Nhân đôi

123,00%

Số, Nhân đôi

3,46E+03

Số, Nhân đôi

Đầu trang

Đặt kiểu dữ liệu mà Dạng xem biểu dữ liệu không suy ra

Theo mặc định, bạn không thể thực hiện một số tác vụ bằng Dạng xem biểu dữ liệu:

  • Bạn không thể đặt các kiểu dữ liệu Tệp đính kèm hoặc Đối tượng OLE bằng cách dán dữ liệu vào ô trống.

  • Bạn không thể bật tính năng chỉnh sửa văn bản có định dạng cho trường Văn bản dài (Bản ghi nhớ) bằng cách dán dữ liệu. Để bật hỗ trợ văn bản có định dạng, bạn phải đặt tùy chọn cho trường trong Cửa sổ thiết kế.

Các bước trong mục này sẽ giải thích cách thực hiện những tác vụ đó.

Đặt kiểu dữ liệu Tệp đính kèm

  1. Nếu chưa chọn kiểu dữ liệu này, hãy chọn cột trống (cột được đánh nhãn Bấm để thêm) trong biểu dữ liệu.

  2. Trong danh sách thả xuống, chọn Tệp đính kèm.

  3. Lưu các thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Thêm trường Văn bản dài (Bản ghi nhớ) vào bảng có tính năng chỉnh sửa văn bản có định dạng

  1. Nếu chưa chọn kiểu dữ liệu này, hãy chọn cột trống (cột được đánh nhãn Bấm để thêm) trong biểu dữ liệu.

  2. Trong danh sách thả xuống, chọn Văn bản có định dạng.

  3. Lưu thay đổi của bạn.

Chuyển đổi cột thành trường tra cứu

Theo mặc định, bạn không thể sử dụng Dạng xem biểu dữ liệu để chuyển đổi một cột mới thành trường tra cứu. Nếu bạn mới sử dụng Access, trường tra cứu sẽ hiển thị dữ liệu từ một nguồn khác — bảng hoặc danh sách các mục — trong một danh sách. Theo mặc định, Access sẽ sử dụng danh sách thả xuống để hiển thị dữ liệu tra cứu nhưng cũng có thể sử dụng hộp danh sách (danh sách không mở hoặc đóng) trong biểu mẫu.

Bạn có thể tạo hai loại trường tra cứu — danh sách dựa theo bảng và danh sách giá trị. Danh sách dựa theo bảng sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một bảng khác, còn danh sách giá trị hiển thị tập hợp các giá trị được mã hóa cố định. Quy trình sau giải thích cách tạo cả hai loại danh sách.

Thêm trường tra cứu

  1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng cơ sở của biểu dữ liệu mới, rồi bấm vào Cửa sổ thiết kế.

    -hoặc-

    Trên thanh trạng thái của Access, bấm vào Cửa sổ thiết kế.

    Bảng này sẽ mở trong Cửa sổ thiết kế.

  2. Chọn trường mà bạn muốn chuyển đổi.

    -hoặc-

    Chọn một hàng trống trong cột Tên trường, rồi nhập tên cho trường mới.

  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm vào Cột tra cứu.

    -hoặc-

    Trong Cửa sổ thiết kế, trên cột Kiểu dữ liệu, bấm vào mũi tên xuống và chọn Trình hướng dẫn tra cứu.

    Trình hướng dẫn tra cứu khởi động.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Tạo danh sách dựa theo bảng    

      1. Chọn Tôi muốn cột tra cứu tìm kiếm các giá trị trong một bảng hoặc một truy vấn, rồi bấm Tiếp theo.

      2. Bên dưới Dạng xem, hãy chọn một tùy chọn, chọn một bảng hoặc truy vấn từ danh sách, rồi bấm vào Tiếp theo. Ví dụ: Nếu bạn muốn sử dụng các giá trị của bảng trong trường tra cứu, hãy bấm vào Bảng. Nếu bạn muốn sử dụng truy vấn, hãy bấm vào Truy vấn. Để xem danh sách tất cả bảng và truy vấn trong cơ sở dữ liệu, bấm vào Cả hai.

      3. Di chuyển các trường mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tra cứu từ ngăn Trường có sẵn sang ngăn Trường đã chọn, rồi bấm vào Tiếp theo.

      4. Hoặc bạn có thể chọn một hoặc nhiều lựa chọn sắp xếp cho các trường đã chọn ở bước trước đó, rồi bấm vào Tiếp theo.

      5. Hoặc bạn có thể điều chỉnh độ rộng của từng cột trong danh sách tra cứu, rồi bấm vào Tiếp theo.

      6. Hoặc nhập tên vào hộp văn bản bên dưới Bạn thích nhãn nào cho cột tra cứu.

      7. Hoặc chọn hộp kiểm Cho phép nhiều giá trị. Việc chọn tùy chọn này cho phép bạn chọn và lưu trữ nhiều mục trong danh sách.

      8. Bấm vào Hoàn tất. Nếu Access nhắc bạn lưu bảng, bấm vào . Access sẽ thêm truy vấn tra cứu vào bảng mới của bạn. Theo mặc định, truy vấn truy xuất các trường mà bạn chỉ định, cùng với các giá trị khóa chính cho bảng nguồn. Sau đó, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho trường tra cứu để khớp với kiểu dữ liệu đã đặt cho trường khóa chính trong bảng nguồn. Ví dụ: nếu trường khóa chính trong bảng nguồn sử dụng kiểu dữ liệu Số tự động, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho trường tra cứu là kiểu dữ liệu Số.

      9. Quay lại Dạng xem biểu dữ liệu, đi đến trường tra cứu rồi chọn một mục trong danh sách.

        Hoặc

  5. Tạo danh sách dựa theo giá trị    

    1. Bấm vào Tôi sẽ nhập các giá trị mà tôi muốn, rồi bấm vào Tiếp theo.

    2. Trong hộp Số cột, nhập số lượng cột mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách, rồi đi đến ô trống đầu tiên và nhập một giá trị.

      Khi bạn nhập giá trị đầu tiên, một ô trống khác sẽ xuất hiện bên dưới ô hiện tại.

    3. Khi bạn nhập xong giá trị đầu tiên, hãy sử dụng phím TAB hoặc phím mũi tên xuống để di chuyển tiêu điểm tới ô tiếp theo, rồi nhập giá trị thứ hai.

    4. Lặp lại bước 2 và 3 cho đến khi bạn hoàn tất việc tạo danh sách, rồi bấm vào Tiếp theo.

    5. Hoặc bạn có thể nhập tên cho trường mới, rồi bấm vào Hoàn tất.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×