Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày

Thêm hoặc loại bỏ bảo vệ trong tài liệu, sổ làm việc hoặc bản trình bày

Trong Office, bạn có thể sử dụng mật khẩu để ngăn người khác mở hoặc sửa đổi tài liệu, sổ làm việc và bản trình bày của mình. Sau đó, bạn có thể dễ dàng loại bỏ mật khẩu để bỏ bảo vệ tài liệu hoặc sổ làm việc khi không cần duy trì trạng thái chỉ đọc nữa. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn bảo vệ tài liệu để hạn chế các loại thay đổi mà người xem có thể thực hiện.

Người quản trị CNTT bên bạn đặt chính sách mật khẩu cho các ứng dụng dành cho Office chứa các quy tắc cơ bản.

Cảnh báo: Hãy lưu ý rằng nếu bạn không nhớ mật khẩu của mình thì Microsoft không thể truy xuất mật khẩu đã quên đó.

  • Trong tài liệu đang mở, bấm Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu.

    Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây:

    Nút Bảo vệ Tài liệu với các tùy chọn

    • Đánh dấu Bản cuối:    Đặt trạng thái chỉ đọc cho tài liệu.

      Khi tài liệu được đánh dấu là bản cuối, các tính năng nhập, chỉnh sửa, lệnh và dấu kiểm lỗi sẽ bị hủy kích hoạt hoặc tắt và tài liệu trở thành chỉ đọc. Lệnh Đánh dấu Bản cuối giúp bạn thông báo rằng bạn đang chia sẻ phiên bản hoàn thiện của tài liệu. Điều này cũng ngăn người xem lại hoặc người đọc vô tình thay đổi tài liệu.

      Khi bạn đánh dấu một tài liệu là bản cuối cùng, Word sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần sau khi bạn mở tài liệu này, bạn sẽ thấy một thông báo màu vàng ĐÁNH DẤU LÀ CUỐI CÙNG nằm ở đầu tài liệu. Nếu bạn bấm Vẫn Sửa, tài liệu sẽ không còn được đánh dấu là cuối cùng.

    • Mã hóa bằng Mật khẩu:    Đặt mật khẩu cho tài liệu.

      Quan trọng: Giữ mật khẩu ở nơi an toàn. Sẽ không phục hồi được mật khẩu nếu bạn để mất hoặc quên mật khẩu.

      Khi bạn chọn Mã hóa bằng Mật khẩu, hộp thoại Mã hóa Tài liệu xuất hiện. Trong hộp Mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, sau đó nhập mật khẩu lần nữa khi được nhắc. Quan trọng: Microsoft không thể truy xuất mật khẩu đã mất hoặc quên, vì vậy hãy giữ danh sách mật khẩu của bạn và tên tệp tương ứng ở nơi an toàn.

  • Hạn chế Sửa:    Kiểm soát những loại thay đổi có thể thực hiện với tài liệu.

    Khi chọn Hạn chế Sửa, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:

    • Giới hạn định dạng    Tùy chọn này có tác dụng giảm số lượng tùy chọn định dạng, bảo toàn giao diện. Bấm vào Cài đặt để chọn những kiểu được cho phép.

    • Hạn chế sửa    Bạn kiểm soát cách sửa tệp hoặc bạn có thể tắt tính năng sửa. Bấm Trường hợp Ngoại lệ hoặc Thêm người dùng để kiểm soát ai có thể sửa.

    • Bắt đầu áp dụng    Bấm Có, Hãy Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ để chọn bảo vệ bằng mật khẩu hoặc xác thực người dùng. Bạn có thể bấm Hạn chế quyền để thêm hoặc loại bỏ người biên tập có quyền bị hạn chế.

    • Hạn chế Cấp phép theo Người:    Sử dụng Windows Live ID để hạn chế cấp phép.

      Sử dụng Windows Live ID hoặc tài khoản Microsoft Windows để hạn chế cấp phép. Bạn có thể áp dụng quyền qua mẫu được tổ chức của bạn sử dụng hoặc có thể thêm quyền bằng cách bấm vào Hạn chế Truy nhập. Để tìm hiểu thêm về Quản lý Quyền Thông tin, hãy xem mục Quản lý Quyền Thông tin trong Office.

  • Thêm Chữ ký Số    Thêm chữ ký số hiển thị và chữ ký số ẩn.

    Chữ ký số xác thực thông tin số như tài liệu, thư email và macro bằng cách sử dụng mã hóa máy tính. Chữ ký số được tạo bằng cách nhập chữ ký hoặc bằng cách dùng hình ảnh chữ ký để thiết lập tính xác thực, tính toàn vẹn và không thể từ chối. Xem liên kết ở cuối chủ đề này để tìm hiểu thêm về chữ ký số.

    Để tìm hiểu thêm về chữ ký điện tử, hãy xem Chứng chỉ và chữ ký điện tử.

  • Trong tài liệu đang mở, bấm Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu.

    Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây:

    Nút Bảo vệ Tài liệu với các tùy chọn

    • Loại bỏ Đánh dấu Bản cuối:    Khi bạn đánh dấu một tài liệu là bản cuối, Word sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần tới khi bạn mở tệp này, bạn sẽ thấy thông báo ĐÁNH DẤU BẢN CUỐI màu vàng ở đầu tài liệu. Nếu bạn bấm vào Vẫn Chỉnh sửa thì tài liệu sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối.

    • Loại bỏ mã hóa bằng mật khẩu    Để loại bỏ mã hóa bằng mật khẩu khỏi tài liệu, hãy mở tài liệu, rồi nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu. Sau đó, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Tài liệu > Mã hóa bằng Mật khẩu. Xóa nội dung trong hộp Mật khẩu, bấm vào OK, rồi lưu tài liệu một lần nữa.

    • Loại bỏ hạn chế chỉnh sửa:    Để loại bỏ hạn chế chỉnh sửa, bấm vào Ngừng Bảo vệ ở cuối ngăn Hạn chế Chỉnh sửa.

    • Loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế:    Để loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế, hãy mở tệp, rồi bấm vào Thay đổi Quyền trong thanh màu vàng ở đầu tài liệu.

    • Loại bỏ chữ ký số:    Để loại bỏ chữ ký số, hãy mở tệp, bấm chuột phải vào dòng chữ ký, rồi bấm vào Loại bỏ Chữ ký. Nếu không, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh chữ ký trong ngăn Chữ ký, rồi bấm vào Loại bỏ Chữ ký.

  • Trong trang tính đang mở, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Sổ làm việc

    Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây.

    Nút Bảo vệ Sổ làm việc với các tùy chọn

    • Đánh dấu Bản cuối:    Đặt trạng thái chỉ đọc cho sổ làm việc.

      Khi sổ làm việc được đánh dấu là bản cuối, các tính năng nhập, chỉnh sửa, lệnh và dấu kiểm lỗi sẽ bị hủy kích hoạt hoặc tắt và tài liệu trở thành chỉ đọc. Lệnh Đánh dấu Chú thích là Bản cuối giúp bạn thông báo rằng bạn đang chia sẻ phiên bản hoàn thiện của sổ làm việc. Điều này cũng ngăn người xem lại hoặc người đọc vô tình thay đổi sổ làm việc.

      Khi bạn đánh dấu một sổ làm việc là bản cuối, Excel sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần tới khi bạn mở tệp này, bạn sẽ thấy thông báo ĐÁNH DẤU BẢN CUỐI màu vàng ở đầu sổ làm việc. Nếu bạn bấm vào Vẫn Chỉnh sửa thì sổ làm việc sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối.

    • Mã hóa bằng Mật khẩu:    Đặt mật khẩu cho sổ làm việc.

      Ghi chú: Giữ mật khẩu ở nơi an toàn. Sẽ không phục hồi được mật khẩu nếu bạn để mất hoặc quên mật khẩu.

      Khi bạn chọn Mã hóa bằng Mật khẩu, hộp thoại Mã hóa Tài liệu xuất hiện. Trong hộp Mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, sau đó nhập mật khẩu lần nữa khi được nhắc. Quan trọng: Microsoft không thể truy xuất mật khẩu đã mất hoặc quên, vì vậy hãy giữ danh sách mật khẩu của bạn và tên tệp tương ứng ở nơi an toàn.

    • Bảo vệ Trang tính Hiện tại:    Bảo vệ trang tính và ô đã khóa.

      Bằng cách sử dụng tính năng Bảo vệ Trang tính Hiện tại, bạn có thể chọn bảo vệ bằng mật khẩu và cho phép hoặc không cho phép người dùng khác chọn, định dạng, chèn, xóa, sắp xếp hay chỉnh sửa các vùng trong trang tính.

    • Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc:    Bằng cách sử dụng tính năng Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc, bạn có thể chọn bảo vệ bằng mật khẩu và chọn các tùy chọn để ngăn người dùng thay đổi, di chuyển hoặc xóa dữ liệu quan trọng.

    • Hạn chế Cấp phép theo Người:    Cài đặt Windows Rights Management để hạn chế cấp phép.

      Sử dụng Windows Live ID hoặc tài khoản Microsoft Windows để hạn chế các quyền. Bạn có thể áp dụng quyền qua mẫu được tổ chức của bạn sử dụng hoặc có thể thêm quyền bằng cách bấm vào Hạn chế Quyền truy nhập. Để tìm hiểu thêm về Quản lý Quyền thông tin, hãy xem mục Quản lý Quyền Thông tin trong Office

    • Thêm Chữ ký Số:    Thêm chữ ký số hiển thị và chữ ký số ẩn.

      Chữ ký số xác thực thông tin số như tài liệu, thư email và macro bằng cách sử dụng mã hóa máy tính. Chữ ký số được tạo bằng cách nhập chữ ký hoặc bằng cách dùng hình ảnh chữ ký để thiết lập tính xác thực, tính toàn vẹn và không thể từ chối.

      Để tìm hiểu thêm về chữ ký số, hãy xem mục Chứng chỉ và chữ ký số.

  • Trong trang tính đang mở, bấm Tệp > Thông tin > Bảo vệ Sổ làm việc.

    Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây.

    Nút Bảo vệ Sổ làm việc với các tùy chọn

    • Loại bỏ Đánh dấu Bản cuối:    Khi bạn đánh dấu một sổ làm việc là bản cuối, Excel sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần tới khi bạn mở tệp này, bạn sẽ thấy thông báo ĐÁNH DẤU BẢN CUỐI màu vàng ở đầu sổ làm việc. Nếu bạn bấm vào Vẫn Chỉnh sửa thì sổ làm việc sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối.

    • Loại bỏ mã hóa bằng mật khẩu:    Để loại bỏ mã hóa bằng mật khẩu khỏi tệp, hãy mở sổ làm việc, rồi nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu. Sau đó, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Sổ làm việc > Mã hóa bằng Mật khẩu. Xóa nội dung trong hộp Mật khẩu, bấm vào OK, rồi lưu tệp một lần nữa.

    • Loại bỏ bảo vệ bằng mật khẩu khỏi trang tính:    Để loại bỏ bảo vệ bằng mật khẩu khỏi trang tính, bấm vào Tệp > Bảo vệ Trang tính Hiện tại, rồi nhập mật khẩu vào hộp thoại Bỏ bảo vệ Sổ làm việc.

    • Loại bỏ bảo vệ bằng mật khẩu khỏi cấu trúc sổ làm việc:    Để loại bỏ bảo vệ bằng mật khẩu khỏi cấu trúc sổ làm việc, bấm vào Tệp > Bảo vệ Cấu trúc Sổ làm việc, rồi nhập mật khẩu vào hộp thoại Bỏ bảo vệ Sổ làm việc

    • Loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế:    Để loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế, hãy mở tệp, rồi bấm vào Thay đổi Quyền trong thanh màu vàng ở đầu tài liệu.

    • Loại bỏ chữ ký đã nhúng:    Để loại bỏ chữ ký số, hãy mở tệp, bấm chuột phải vào dòng chữ ký, rồi bấm vào Loại bỏ Chữ ký. Nếu không, hãy bấm vào mũi tên cạnh chữ ký trong ngăn Chữ ký, rồi bấm vào Loại bỏ Chữ ký.

  • Trong tài liệu đang mở, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Bản trình bày.

    Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây.

    Nút Bảo vệ Bản trình bày với các tùy chọn

    • Đánh dấu Bản cuối:    Đặt trạng thái chỉ đọc cho bản trình bày.

      Khi bản trình bày được đánh dấu là bản cuối, các tính năng nhập, chỉnh sửa, lệnh và dấu kiểm lỗi sẽ bị hủy kích hoạt hoặc tắt và bản trình bày trở thành chỉ đọc. Lệnh Đánh dấu Bản cuối giúp bạn thông báo rằng bạn đang chia sẻ phiên bản hoàn thiện của bản trình bày. Điều này cũng ngăn người xem lại hoặc người đọc vô tình thay đổi bản trình bày.

      Khi bạn đánh dấu bản trình bày là cuối cùng, PowerPoint sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần sau khi bạn mở tệp này, bạn sẽ thấy một thông báo màu vàng ĐÁNH DẤU LÀ CUỐI CÙNG ở đầu tệp. Nếu bạn bấm Vẫn Sửa, bản trình bày sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối cùng.

    • Mã hóa bằng Mật khẩu:    Đặt mật khẩu cho bản trình bày.

      Thận trọng: Giữ mật khẩu ở nơi an toàn. Sẽ không phục hồi được mật khẩu nếu bạn để mất hoặc quên mật khẩu.

      Khi bạn chọn Mã hóa bằng Mật khẩu, hộp thoại Mã hóa Tài liệu xuất hiện. Trong hộp Mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, rồi nhập lại mật khẩu nếu được nhắc. Quan trọng: Microsoft không thể truy xuất mật khẩu đã mất hoặc bị quên, vì vậy hãy giữ danh sách mật khẩu của bạn và tên tệp tương ứng ở nơi an toàn.

    • Hạn chế Cấp phép theo Người:    Cài đặt Windows Rights Management để hạn chế cấp phép.

      Sử dụng Windows Live ID hoặc tài khoản Microsoft Windows để hạn chế cấp phép. Bạn có thể áp dụng quyền qua mẫu được tổ chức của bạn sử dụng hoặc có thể thêm quyền bằng cách bấm vào Hạn chế Truy nhập. Để tìm hiểu thêm về Quản lý Quyền Thông tin, hãy xem mục Quản lý Quyền Thông tin trong Office.

    • Thêm Chữ ký Số:    Thêm chữ ký số hiển thị và chữ ký số ẩn.

      Chữ ký số xác thực thông tin số như tài liệu, thư email và macro bằng cách sử dụng mã hóa máy tính. Chữ ký số được tạo bằng cách nhập chữ ký hoặc bằng cách dùng hình ảnh chữ ký để thiết lập tính xác thực, tính toàn vẹn và không thể từ chối.

      Để tìm hiểu thêm về chữ ký số, hãy xem mục Chứng chỉ và chữ ký số.

  • Trong bản trình bày đang mở, bấm Tệp > Thông tin > Bảo vệ Bản trình bày.

    Bạn sẽ thấy các tùy chọn sau đây:

    Nút Bảo vệ Bản trình bày với các tùy chọn

    • Loại bỏ Đánh dấu Bản cuối:    Khi bạn đánh dấu một bản trình bày là bản cuối, PowerPoint sẽ yêu cầu bạn lưu tệp. Lần tới khi bạn mở tệp này, bạn sẽ thấy thông báo ĐÁNH DẤU BẢN CUỐI màu vàng ở đầu tệp. Nếu bạn bấm vào Vẫn Chỉnh sửa thì bản trình bày sẽ không còn được đánh dấu là bản cuối.

    • Loại bỏ mã hóa bằng mật khẩu:    Để loại bỏ mã hóa bằng mật khẩu khỏi bản trình bày, hãy mở tệp, rồi nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu. Sau đó, bấm vào Tệp > Thông tin > Bảo vệ Bản trình bày > Mã hóa bằng Mật khẩu. Xóa nội dung trong hộp Mật khẩu, bấm vào OK, rồi lưu bản trình bày một lần nữa.

    • Loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế:    Để loại bỏ hoặc thay đổi quyền truy nhập hạn chế, hãy mở tệp, rồi bấm vào Thay đổi Quyền trong thanh màu vàng ở đầu bản trình bày.

    • Loại bỏ chữ ký số:    Để loại bỏ chữ ký số, hãy mở tệp, bấm chuột phải vào dòng chữ ký, rồi bấm vào Loại bỏ Chữ ký. Nếu không, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh chữ ký trong ngăn Chữ ký, rồi bấm vào Loại bỏ Chữ ký.

  1. Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, rồi bấm vào Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

    Hình ảnh Dải băng Word

  2. Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, bên dưới Hạn chế định dạng, chọn hộp kiểm Giới hạn định dạng trong một tuyển tập kiểu, rồi bấm vào Cài đặt để chỉ định những kiểu người xem lại có thể áp dụng hoặc thay đổi.

  3. Dưới Hạn chế chỉnh sửa, chọn hộp kiểm Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu.

  4. Trong danh sách hạn chế chỉnh sửa, bấm vào Thay đổi được theo dõi. (Điều này bao gồm chú thích cũng như các nội dung chèn, xóa và văn bản được di chuyển.)

    Ghi chú: Để có một tập hợp tính năng bảo vệ khác sử dụng dịch vụ thư mục Active Directory, hãy bấm vào Hạn chế Cấp phép để sử dụng Quản lý Quyền Thông tin.

  5. Dưới Bắt đầu áp dụng, bấm Có, hãy Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.

  6. Để gán mật khẩu vào tài liệu để chỉ người xem lại biết mật khẩu mới có thể loại bỏ bảo vệ, hãy nhập mật khẩu trong hộp Nhập mật khẩu mới (tùy chọn), rồi xác nhận mật khẩu.

    Quan trọng: Nếu bạn chọn không sử dụng mật khẩu thì tất cả người xem lại đều có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn.

  1. Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, rồi bấm vào Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

    Hình ảnh Dải băng Word

  2. Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, dưới Các hạn chế chỉnh sửa, hãy chọn hộp kiểm Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu.

  3. Trong danh sách hạn chế chỉnh sửa, bấm vào Chú thích.

  4. Nếu bạn muốn cung cấp một số tùy chọn chỉnh sửa theo người cho các phần cụ thể trong tài liệu, bạn có thể chọn các khu vực trong tài liệu, rồi chọn những người dùng (một nhóm hoặc các cá nhân) có thể chỉnh sửa các khu vực đã chọn trong tài liệu. Bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh nhóm hoặc tên cá nhân để tìm vùng tiếp theo hoặc tất cả các vùng mà nhóm hoặc cá nhân đó có thể chỉnh sửa hoặc để loại bỏ quyền của nhóm hoặc cá nhân đó.

    Ghi chú: Để có một tập hợp tính năng bảo vệ khác sử dụng dịch vụ thư mục Active Directory, hãy bấm vào Hạn chế Cấp phép để sử dụng Quản lý Quyền Thông tin.

  5. Dưới Bắt đầu áp dụng, bấm Có, hãy Bắt đầu Áp dụng Bảo vệ.

  6. Để gán mật khẩu vào tài liệu để chỉ người xem lại biết mật khẩu mới có thể loại bỏ bảo vệ, hãy nhập mật khẩu trong hộp Nhập mật khẩu mới (tùy chọn), rồi xác nhận mật khẩu.

    Quan trọng: Nếu bạn chọn không sử dụng mật khẩu thì tất cả người xem lại đều có thể thay đổi các hạn chế chỉnh sửa của bạn.

  1. Trên tab Xem lại, trong nhóm Bảo vệ, bấm vào Bảo vệ Tài liệu, rồi bấm vào Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

    Hình ảnh Dải băng Word

  2. Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, bấm vào Ngừng Bảo vệ.

Ghi chú: Nếu bạn sử dụng mật khẩu để thêm bảo vệ cho tài liệu, bạn cần nhập mật khẩu trước khi có thể ngừng bảo vệ.

Các quy tắc Chính sách Mật khẩu được thực thi như thế nào?

Người quản trị CNTT thực thi các chính sách mật khẩu mạnh bằng cách đặt cấu hình cài đặt Chính sách Nhóm đáp ứng các nhu cầu bảo mật của tổ chức. Để tìm hiểu thêm về cách triển khai các quy tắc chính sách mật khẩu trong tổ chức, hãy tìm kiếm bài viết TechNet, Lập kế hoạch cài đặt độ phức tạp cho mật khẩu của Office 2013.

Có hai thông báo lỗi phổ biến xuất hiện khi bạn tìm cách bảo vệ tệp chứa mật khẩu không tuân theo các quy tắc chính sách mật khẩu.

  • Mật khẩu không đáp ứng độ dài tối thiểu  Thông báo lỗi xuất hiện cho biết bạn cần nhập thêm ký tự. Giải pháp: Sử dụng mật khẩu đáp ứng hoặc vượt trên độ dài tối thiểu được nêu trong thông báo.

  • Mật khẩu không đáp ứng các quy tắc về độ phức tạp tối thiểu  Thông báo cảnh báo xuất hiện để cho biết bạn cần thêm nhiều loại ký tự hơn. Giải pháp: Sử dụng mật khẩu đáp ứng hoặc vượt trên yêu cầu tối thiểu được nêu trong thông báo.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×