Thêm dữ liệu được thu thập thông qua email tới cơ sở dữ liệu Access của bạn

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bạn có thể thu thập hoặc cập nhật thông tin qua e-mail bằng cách dùng Microsoft Access 2010 với Microsoft Outlook 2010. Access sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biểu mẫu của tập dữ liệu và gửi biểu mẫu trong thông điệp email. Khi người nhận email của bạn trở lại các biểu mẫu đã hoàn thành, bạn có thể chọn để thu thập dữ liệu tự động xử lý và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Access đã xác định. Phương pháp này của tuyển tập dữ liệu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực thường có liên quan trong một bản sao và dán hoặc một quy trình nhập dữ liệu theo cách thủ công. Sau đây là một số kịch bản mà bạn có thể sử dụng quy trình này để thu thập dữ liệu:

Khảo sát   : bạn có thể thực hiện một bản khảo sát và biên soạn kết quả bằng cách trước tiên tạo cơ sở dữ liệu Access với các bảng cần thiết để lưu trữ kết quả, và cách dùng trình hướng dẫn để tạo một biểu mẫu khảo sát và rồi chọn thư chúng cho những người dự khảo sát. Khi người dự trả lời, khảo sát dữ liệu được lưu tự động trong cơ sở dữ liệu.

Báo cáo trạng thái   : dù là trạng thái mức hàng tồn kho mới nhất hay thông tin Cập Nhật trên đang chờ vấn đề, nhóm của bạn có thể giữ cho bạn thông báo bằng cách gửi cho bạn email thư có chứa các thông tin hiện tại theo định kỳ.

Quản lý sự kiện   : khi sắp xếp hội thảo hoặc đào tạo hoặc sự kiện khác, bạn có thể gửi một hoặc nhiều biểu mẫu dưới dạng email cho thư để thu thập ưu tiên liên hệ, thông tin, du lịch và khách sạn, v.v.. Nếu bạn chọn để trả lời tự động xử lý, người dự có thể thay đổi tùy chọn của họ ở bất kỳ lúc nào mà không thông báo cho bạn, và bạn luôn có quyền truy nhập vào dữ liệu mới nhất dành cho mục đích quyết định thực hiện.

Bài viết này giải thích những gì bạn cần phải sử dụng xử lý, làm thế nào để bắt đầu sử dụng trình hướng dẫn, và sau đó cung cấp cho bạn thông tin bổ sung trên nhiều bước sao cho bạn có thể thực hiện lựa chọn cập nhật thông tin nhất khi bạn thực hiện theo hướng dẫn

Lưu ý: Bạn sẽ không thể thêm dữ liệu đã thu thập nếu người nhận của bạn đã dùng Hotmail hoặc Yahoo để gửi cho bạn bộ sưu tập mẫu dữ liệu.

Trước khi bạn bắt đầu

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thu thập dữ liệu bằng cách sử dụng thông điệp email, hãy thực hiện các bước sau đây:

  1. Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt các ứng dụng trên máy tính của bạn:

    • Access 2007 hoặc Access 2010.

    • Outlook 2007 hoặc Outlook 2010. Bạn phải có Outlook được cài đặt và cấu hình trên máy tính mà bạn dùng để gửi thông điệp email. Nếu bạn đã cài đặt Outlook, nhưng chưa được cấu hình, bắt đầu Outlook và làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn khởi động Outlook. Để được trợ giúp với trình hướng dẫn, hãy xem trợ giúp Outlook.

    • Nếu bạn định dùng biểu mẫu InfoPath, hãy đảm bảo rằng bạn có InfoPath 2007 hoặc phiên bản mới hơn cài đặt và người nhận của bạn cũng sẽ cần phải có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ.

    • Bạn email người nhận phải có thể có InfoPath hoặc một máy khách email hỗ trợ các định dạng HTML cài đặt trên máy tính của họ để có thể xem và sửa biểu mẫu.

      Biểu mẫu được dùng để thu thập dữ liệu thông qua thông điệp email không phải là một biểu mẫu Access. Trình hướng dẫn tạo ra một biểu mẫu đặc biệt trong định dạng HTML hoặc InfoPath.

      Xác định một cơ sở dữ liệu đích. Cơ sở dữ liệu có thể định dạng .mdb hoặc .accdb. Ngoài ra, các tệp .mde và .accde tệp được hỗ trợ. Nếu bạn không muốn sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có, bạn phải tạo một mật khẩu mới.

  2. Xác định hoặc tạo các bảng mà bạn muốn nhập cùng với dữ liệu từ các câu trả lời email. Nếu bạn đang thu thập dữ liệu cho bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng các bảng không phải là dạng chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm vào hoặc cập nhật nội dung của họ.

Lưu ý: Phần đính kèm, tự động đánh số, OLE và trường đa giá trị loại không thể được thu thập bằng cách sử dụng thông điệp email

Nếu thao tác tuyển tập dữ liệu của bạn tự động thêm hai hoặc nhiều bảng, bạn phải tạo một truy vấn chọn và sử dụng làm nguồn bản ghi của biểu mẫu. Đảm bảo rằng truy vấn bao gồm tất cả các trường yêu cầu từ các bảng bên dưới. Nếu bạn đang dùng một truy vấn hiện có, hãy đảm bảo rằng truy vấn không chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm vào hoặc cập nhật nội dung của nó. Để biết thêm thông tin về cách tạo một truy vấn dựa trên hai hoặc nhiều bảng, hãy xem bài viết giới thiệu về truy vấn.

Lưu trữ dữ liệu dưới dạng các bản ghi mới trong trường hợp sau đây:

  • Nếu dữ liệu sẽ nhập nhiều bảng.

  • Nếu bảng đích không có một trường khóa chính. Các giá trị khóa chính là cần thiết để ánh xạ mỗi trả lời với một bản ghi hiện có. Nếu bảng đích đến của bạn không có một trường khóa chính, hoặc thêm vào bây giờ hoặc gán một trường hiện có mà có giá trị duy nhất làm khóa chính.

  • Nếu bảng đích không có bất kỳ bản ghi. Nếu bảng trống, trình hướng dẫn giả định rằng bạn muốn thêm bản ghi.

  • Nếu các địa chỉ email của người nhận không được lưu dưới dạng một trường trong cơ sở dữ liệu. Khi thu thập dữ liệu Cập Nhật bản ghi, bạn sẽ không thể theo cách thủ công, nhập địa chỉ trong trình hướng dẫn tạo thư. Trường địa chỉ phải nằm trong bảng đích, hoặc trong một bảng có mối quan hệ với bảng đích.

Đầu trang

Bắt đầu

  1. Mở cơ sở dữ liệu trong đó đã thu thập dữ liệu sẽ được lưu trữ.

  2. Để thêm dữ liệu vào một bảng duy nhất, hãy chọn bảng trong ngăn dẫn hướng. Để nhập nhiều bảng có liên quan, chọn truy vấn được gắn kết các bảng này.

  3. Thực hiện bất kỳ thao tác sau để bắt đầu trình hướng dẫn:

    • Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm Thu thập dữ liệu , hãy bấm Tạo email.

    • Bấm chuột phải vào bảng hoặc truy vấn, sau đó bấm thu thập và cập nhật dữ liệu qua email.

      Lưu ý: Nếu bảng không chứa bất kỳ trường nào, hoặc chỉ có tự động đánh số, đối tượng OLE, phần đính kèm hoặc kiểu trường tra cứu đa giá trị, Access sẽ hiển thị thông báo sau đây: đã chọn bảng hoặc truy vấn không có bất kỳ trường nào mà bộ phận hỗ trợ thu thập dữ liệu bằng cách dùng email .

Nếu bảng chứa các trường hỗ trợ thu thập dữ liệu, trình hướng dẫn bắt đầu. Nếu bảng đích hỗ trợ cả trình thêm và cập nhật dữ liệu, trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua các bước cần thiết để thu thập dữ liệu thông qua thông điệp email.

Sử dụng các phần sau đây là một tham chiếu cho bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể phải qua các bước sau đây bảy chính quy trình.

  1. Chọn loại biểu mẫu nhập dữ liệu mà bạn muốn gửi

  2. Chọn có để thu thập dữ liệu mới hoặc cập nhật dữ liệu hiện có

  3. Xác định dữ liệu mà bạn muốn thu thập

  4. Xác định xử lý dữ liệu tự động hoặc thủ công

  5. Chọn cách bạn muốn xác định địa chỉ email của người nhận

  6. Xem lại và xác định danh sách người nhận

  7. Tạo và gửi thông điệp email

Đầu trang

Chọn loại biểu mẫu nhập dữ liệu mà bạn muốn gửi

Chọn loại biểu mẫu dựa trên dễ dàng sử dụng cho chính bạn và người nhận.

Chọn HTML biểu mẫu    Biểu mẫu HTML có thể xem và sửa bằng bất kỳ người dùng nào có ứng dụng khách email hỗ trợ HTML

Chọn Microsoft InfoPath biểu mẫu    Bạn sẽ thấy tùy chọn này chỉ nếu InfoPath được cài đặt trên máy tính của bạn. Chọn tùy chọn này chỉ khi người nhận tất cả có InfoPath và Outlook cài đặt trên máy tính của họ. Biểu mẫu InfoPath cung cấp một mục nhập dữ liệu tốt hơn và chỉnh sửa môi trường,

Trang trình hướng dẫn được hiển thị tiếp theo tùy thuộc vào việc đối tượng đích hỗ trợ cập nhật dữ liệu. Nếu đối tượng là một truy vấn dựa trên hai hoặc nhiều bảng, hoặc nếu nó là một bảng mà không có một trường khóa chính hoặc không chứa bất kỳ bản ghi, trình hướng dẫn giả định mà bạn muốn thêm bản ghi mới, và sẽ nhắc bạn chọn các trường biểu mẫu. Trong tất cả các trường hợp khác, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn xác định liệu bạn muốn thêm hoặc cập nhật dữ liệu trước khi yêu cầu bạn chọn các trường biểu mẫu.

Đầu trang

Chọn có để thu thập dữ liệu mới hoặc cập nhật dữ liệu hiện có

Xác định những gì bạn muốn làm với dữ liệu. Loại biểu mẫu mà bạn đang dùng ảnh hưởng đến số bản ghi mới mà người nhận có thể gửi cho bạn trong một câu trả lời đơn. Khi cập nhật dữ liệu, số bản ghi phải được Cập Nhật theo người nhận xác định số lượng biểu mẫu đã hoàn thành trước sẽ được bao gồm trong thư.

Lưu ý: Để thêm bản ghi mới, nhập địa chỉ email trong hộp địa chỉ email thư khi thư được tạo ra. Để cập nhật dữ liệu hiện có, các địa chỉ email của người nhận phải được lưu dưới dạng một trường trong bảng hoặc truy vấn cơ sở hoặc trong bảng liên quan.

Đầu trang

Xác định dữ liệu mà bạn muốn thu thập

Khi chọn trường để bao gồm trong biểu mẫu của bạn, là nó không cần thiết để bao gồm mọi trường tồn tại trong bảng hoặc truy vấn trong biểu mẫu cơ sở. Tuy nhiên, các điều kiện sau đây phải được thỏa mãn:

  • Trường bắt buộc:    Trường được đánh dấu bằng một ký hiệu dấu sao (*), là bắt buộc trường. Nếu bạn đang thu thập các bản ghi mới, trình hướng dẫn sẽ tự động bao gồm tất cả các trường có thuộc tính bắt buộc được đặt là . Nếu bất kỳ bản ghi của cần trường bị trống, Access sẽ không thể thêm bản ghi vào bảng.

  • Không được hỗ trợ trường loại:    Bạn sẽ không thể bao gồm một số kiểu trường trong biểu mẫu, chẳng hạn như, tự động đánh số, phần đính kèm, đối tượng OLE hoặc trường tra cứu đa giá trị.

  • Trường khóa chính:    Người dùng sẽ có thể nhập một giá trị trong trường khi thêm bản ghi Tuy nhiên; thư trả lời sẽ không thể xử lý nếu giá trị đã xác định sẵn dùng.

    Lưu ý: Đối với mỗi trường được bao gồm, bên dưới Thuộc tính trường, xác định nhãn và bấm chỉ-đọc nếu bạn không muốn người dùng để thay đổi dữ liệu trong trường đó.

Đầu trang

Xác định xử lý dữ liệu tự động hoặc thủ công

Bạn có thể chọn một xử lý tự động hoặc thủ công trả lời. Xử lý tự động có nghĩa là rằng khi bạn nhận được thư trả lời, Outlook và quyền truy nhập làm việc cùng nhau để xuất dữ liệu vào bảng đích trong cơ sở dữ liệu của bạn. Tự động xử lý mà bạn có thể tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Xử lý theo cách thủ công chỉ có nghĩa là bạn bắt đầu thao tác xuất truyền dữ liệu từ một thư mục đã xác định trong Outlook, đến bảng đích trong Access.

Trả lời thành công xuất sang bảng đích miễn là những điều kiện sau thỏa mãn tại thời điểm các câu trả lời đạt đến hộp thư của bạn:

  • Outlook đã phải đang chạy trên máy tính của bạn. Nếu Outlook không hoạt động, xử lý khởi động lần sau khi bạn bắt đầu Outlook.

  • Access không phải là bảo vệ bằng mật khẩu, và không cần mở trong chế độ dành riêng. Tên hoặc vị trí của cơ sở dữ liệu không phải đã thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email.

  • Tên của các bảng và truy vấn và các thuộc tính của trường được bao gồm trong biểu mẫu, không phải đã thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email.

  • Bạn phải có quyền cần thiết để thêm hoặc cập nhật nội dung của bảng và truy vấn cơ sở.

    Lưu ý: Nếu không xử lý tự động, hãy thử khắc phục sự cố bất kỳ, và sau đó theo cách thủ công xuất câu trả lời không thành công. Bất kỳ câu trả lời đạt đến hộp thư đến của bạn sau khi bạn giải quyết các vấn đề về tiếp tục được xử lý tự động.

Đặt thuộc tính để điều khiển xử lý tự động trả lời

Để xác định một thư mục Outlook khác mà trả lời được lưu trữ, trên trang xác định cách bạn muốn xử lý thư trả lời của trình hướng dẫn, hãy bấm vào tên thư mục. Trong hộp thoại Chọn thư mục , hãy chọn một thư mục khác, hoặc bấm mới để tạo một thư mục mới.

Nếu bạn bấm đặt thuộc tính để điều khiển xử lý tự động trả lời để thay đổi hoặc tinh chỉnh thiết đặt nhập, hãy xem bảng dưới đây để biết thông tin trên các tùy chọn sẵn dùng:

Tùy chọn

Kết quả

Bỏ trả lời từ những người mà bạn đã làm không gửi thư   

Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốn chỉ những thư trả lời mà đã được gửi tới người nhận gốc tin nhắn của bạn được tự động xử lý. Trả lời từ những người khác được lưu trữ trong thư mục đích, nhưng không tự động xử lý.

Chấp nhận nhiều thư trả lời từ từng người nhận   

Chọn hộp kiểm này nếu bạn muốn chỉ có thư trả lời đầu tiên từ mỗi người nhận được xử lý tự động. Trả lời thứ hai và sau đó được lưu trữ trong thư mục đích, nhưng không tự động xử lý.

Lưu ý: Thiết đặt này chỉ kiểm soát số lượng trả lời, và không có số bản ghi trong một câu trả lời đơn, xử lý. Nói cách khác, nếu bạn gửi một biểu mẫu InfoPath, người dùng có thể gửi cho bạn nhiều bản ghi trong một câu trả lời đơn, và truy nhập tự động xử lý tất cả bản ghi trong thư trả lời, ngay cả khi không chọn hộp kiểm này.

Chỉ cho phép cập nhật dữ liệu hiện có   

Khi người nhận dùng biểu mẫu InfoPath để cập nhật dữ liệu, họ có thể gửi bản ghi mới ngoài việc Cập Nhật bản ghi hiện có. Chọn hộp kiểm này để xử lý chỉ các bản Cập Nhật bản ghi hiện có.

Số lượng trả lời được xử lý   

Nhập tổng số lượng trả lời (từ tất cả người nhận) mà bạn muốn tự động xử lý. Nếu bạn muốn trả lời tất cả được xử lý tự động, hãy nhập một giá trị lớn, chẳng hạn như 5000, trong hộp văn bản. Trả lời được nhận được sau khi giá trị đã xác định đạt được lưu trữ trong thư mục đích, nhưng không tự động xử lý.

Ngày và thời gian ngừng   

Xác định khi tự động xử lý thư trả lời sẽ ngừng cho thông điệp email này. Trả lời nhận được sau khi ngày tháng và thời gian này được lưu trữ trong thư mục đích, nhưng không tự động xử lý.

Để thay đổi các tùy chọn này vào ngày mới hơn, trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm Thu thập dữ liệu , hãy bấm Quản lý thư trả lời. Trong hộp thoại Quản lý thư thu thập dữ liệu , hãy bấm vào thư mà bạn muốn thay đổi các thiết đặt, sau đó bấm Tùy chọn thư. Thay đổi bạn thực hiện trong hộp thoại ảnh hưởng đến tất cả thư trả lời tiếp theo mà bạn nhận cho thư đó.

Trả lời xử lý theo cách thủ công

Để kiểm soát khi nào và trả lời nào được xử lý, không chọn tùy chọn tự động tiến trình. Các câu trả lời sẽ được lưu trữ trong thư mục đã xác định trong Outlook cho đến khi bạn chọn và bấm chuột phải vào mỗi trả lời trong thư mục, sau đó bấm xuất dữ liệu Microsoft Access trong menu lối tắt

Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể phải theo cách thủ công xử lý thư trả lời không thể được xử lý tự động.

Hãy nhớ những điều sau đây trước khi xuất dữ liệu

  • Cơ sở dữ liệu Access không cần mở trong chế độ dành riêng và tên hoặc vị trí của cơ sở dữ liệu phải không có thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email.

  • Tên của các bảng và truy vấn và các thuộc tính của trường được bao gồm trong biểu mẫu, không phải đã thay đổi kể từ khi bạn gửi thông điệp email.

  • Bạn phải có quyền cần thiết để thêm hoặc cập nhật nội dung của bảng và truy vấn cơ sở.

Đầu trang

Chọn cách bạn muốn xác định địa chỉ email của người nhận

Nếu bạn đang thu thập thông tin mới, bạn có thể chỉ định địa chỉ email trong hai cách:

  • Nhập địa chỉ email riêng lẻ trong thông điệp email Outlook, hoặc chọn các địa chỉ từ một sổ địa chỉ.

  • Sử dụng trường địa chỉ email trong bảng hoặc truy vấn cơ sở dữ liệu Access hiện tại.

    Lưu ý: Khi thu thập dữ liệu Cập Nhật bản ghi hiện có, bạn không nhìn thấy hộp thoại này, vì địa chỉ email của người nhận phải đầu tiên là sẵn dùng như một trường trong cơ sở dữ liệu.

Nhập địa chỉ email trực tiếp trong Outlook

Nếu bạn xác định người nhận của bạn trong Outlook, bạn có thể xem trước và tùy chỉnh thư trước khi gửi nó. Trong email nội dung thư bao gồm một giới thiệu ngắn gọn và biểu mẫu. Chúng tôi khuyên bạn không thực hiện bất kỳ thay đổi vào biểu mẫu. Thay đổi đối với cấu trúc biểu mẫu có thể làm cho thư trả lời không được xử lý.

Sử dụng các địa chỉ email được lưu trữ trong một trường trong cơ sở dữ liệu

Tùy chọn để chọn một liên kết bảng tham chiếu đến bảng liên quan. Để xem hoặc sửa mối quan hệ bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, trên tab công cụ cơ sở dữ liệu. , trong nhóm quan hệ , bấm mối quan hệ

Để biết thêm thông tin về mối quan hệ, hãy xem bài viết hướng dẫn về mối quan hệ bảng.

Đầu trang

Xem lại và xác định danh sách người nhận

Bước cuối cùng khi chính bao gồm xem trước và tùy chỉnh thông điệp email, tinh chỉnh danh sách người nhận, và sau đó gửi tin nhắn tuyển tập dữ liệu của bạn.

Tạo và gửi thông điệp email

Khi trình hướng dẫn báo cho bạn biết rằng bạn có thể tạo thông điệp email, và cho bạn biết cách xem trạng thái email bằng cách sử dụng lệnh Quản lý thư trả lời , một số thông báo cảnh báo có thể xuất hiện. Bảng sau đây mô tả từng cảnh báo và hành động bạn có thể thực hiện để giải quyết nó:

Cảnh báo thông báo

Mô tả

S olution

Một số bản ghi không chứa một địa chỉ hợp lệ vào trường địa chỉ email được chỉ định. Không có dữ liệu sẽ được trả về đối với các hàng.

Trường địa chỉ email mà bạn đã chọn chứa giá trị null.

Nếu bạn muốn thu thập dữ liệu cho mỗi bản ghi, thoát khỏi trình hướng dẫn và thay thế giá trị null bằng địa chỉ email. Sau đó bắt đầu trình hướng dẫn lại.

Bạn hiện đang có một khóa riêng trên cơ sở dữ liệu; xử lý tự động sẽ không thành công cho đến khi khóa được phát hành.

Bạn có cơ sở dữ liệu đang mở trong chế độ dành riêng.

Nếu bạn chọn cho các câu trả lời tự động xử lý, xử lý thất bại vì Access không thể thêm vào hoặc cập nhật một cơ sở dữ liệu mà không có một khóa riêng trên đó. Đóng và mở lại cơ sở dữ liệu trong chế độ không phải là độc quyền ngay lập tức sau khi gửi thư

Các thông điệp email có thể chứa dữ liệu là một tài liệu mật hoặc nhạy cảm thiên nhiên.

Bạn thu thập dữ liệu Cập Nhật bản ghi hiện có, và biểu mẫu mà bạn đang gửi sẽ trước đã hoàn thành với dữ liệu hiện có.

Nếu một số trường biểu mẫu bao gồm dữ liệu nhạy cảm, hãy quay lại trình hướng dẫn bước mà bạn đã chọn các trường và loại bỏ các trường có chứa các dữ liệu nhạy cảm khỏi biểu mẫu

Sau khi bạn xem trước và tùy chỉnh thư, bạn có thể lọc trường địa chỉ email và chọn người nhận. Chọn các địa chỉ email mà bạn muốn sử dụng bằng cách chọn các hộp kiểm tương ứng. Nếu bạn thấy một hộp thoại danh sách địa chỉ email không hợp lệ, thực hiện ghi chú của các địa chỉ trong danh sách và bấm thoát. Xác nhận địa chỉ không hợp lệ, thực hiện bất kỳ chỉnh sửa cần thiết, và sau đó tìm cách gửi lại thư.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×