Teams và email, sống trong sự hài hoà

Teams thay đổi Microsoft Teams thay đổi mối quan hệ của bạn với email. Khi cả nhóm của bạn làm việc bằng Teams, tất cả các bạn sẽ nhận được ít email hơn. Và bạn sẽ tốn ít thời gian cho hộp thư đến hơn bởi bạn sẽ sử dụng Teams để hội thoại.

Nhưng bạn vẫn nhận được (và thậm chí là cần đến) email trong một số trường hợp. Sự cân bằng sẽ phụ thuộc vào mức độ thường xuyên tương tác với những người không dùng Teams cũng như sở thích của riêng bạn. (Chúng tôi đã tìm hiểu một số người chỉ kiểm tra email mỗi lần một ngày và những người khác liên tục kiểm tra email cùng với Teams cả ngày.) Hầu hết mọi người đều cần Teams và email để làm việc.

Đây là một số gợi ý từ chúng tôi:

1. Sử dụng các cuộc trò chuyện và kênh trong Teams cho công việc hàng ngày với các đồng nghiệp thân cận nhất.

Những trao đổi hàng ngày hoạt động hiệu quả nhất khi sử dụng Teams. Các cuộc trò chuyện và kênh được xây dựng để thảo luận về hậu cần cho sự kiện, đánh giá ưu nhược điểm của tính năng mới và gửi cập nhật tiến độ.

Bằng cách giảm thiểu những loại thư từ như vậy, số lượng và các hoạt động thông qua email sẽ thay đổi (tham khảo các mục tiếp theo để tìm hiểu thêm).

Trò chuyện nhóm “Đánh giá kịch bản video” đang được ghim.

Để theo dõi các cuộc hội thoại đang diễn ra, hãy đặt tên và ghim các nhóm trò chuyện của bạn.

2. Quyết định cách thức bạn muốn phản hồi thư mời họp.

Một số trong chúng ta thích các thư mời họp theo kiểu xếp hàng trong Outlook. Những người khác lại muốn thực hiện điều này thông qua mục Cuộc họp trong Teams. Phương án nào cũng tốt - hãy chọn cách hợp với bạn nhất.

Bạn vẫn nhận được (và thậm chí là cần đến) email trong một số trường hợp. Sự cân bằng sẽ phụ thuộc vào mức độ thường xuyên tương tác với những người không dùng Teams cũng như sở thích của riêng bạn.

3. Dùng email cho các thông báo và bản tin mở rộng.

Chúng tôi thường thấy các thông báo mang tính trang trọng cho toàn công ty được gửi qua email - ví dụ như thay đổi ở một bộ phận, khởi động chiến dịch Từ thiện thường niên, một tin nhắn từ Satya, một bản tin từ bộ phận Hỗ trợ Khách hàng và các nội dung tương tự khác. Những email này thường được định dạng cẩn thận và được sử dụng để tiếp cận rất nhiều người. Chúng tôi luôn theo dõi hộp thư để nhận những thông tin như vậy. Đôi khi mọi người sẽ chuyển tiếp những thư này vào một trong số các kênh của chúng tôi để đảm bảo ngay cả những người ít đọc email cũng sẽ thấy được.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Hãy xem video này để tìm hiểu cách chuyển tiếp email quan trọng đến các kênh.

4. Chọn người bên ngoài để thêm vào Teams với tư cách khách.

Nếu chúng tôi có một dự án làm việc với những người ngoài Microsoft, chúng tôi sẽ tạo một nhóm cụ thể trên Teams cho dự án và mời họ vào với tư cách khách. Điều này cho phép việc giao tiếp trong dự án diễn ra theo cách chúng tôi mong muốn trong Teams và duy trì những thông báo về dự án trong giới hạn Teams. Chúng tôi cũng theo dõi tất cả dự án khác tại đây nên chúng tôi cũng có thể nhanh chóng xem được các cuộc trò chuyện và tập tin quan trọng.

Với những người bên ngoài chỉ thỉnh thoảng làm việc cùng, chúng tôi chỉ cần sử dụng email.

Bạn muốn biết cách mời thêm khách? Hãy tham khảo Thêm khách vào nhóm.

Sắp ra mắt: Quản lý thông báo của bạn (đừng bỏ qua!)

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×