Tạo và in nhãn thư cho danh sách địa chỉ trong Excel

Nếu bạn muốn gửi thư hàng loạt tới một danh sách địa chỉ mà bạn quản lý trong một trang tính Microsoft Excel, bạn có thể dùng tính năng phối thư của Microsoft Word. Quy trình phối thư tạo một trang chứa các nhãn thư mà bạn có thể in ra, mỗi nhãn trên trang đó sẽ chứa một địa chỉ từ danh sách.

Để tạo và in các nhãn thư, trước tiên bạn phải chuẩn bị dữ liệu trang tính trong Excel, rồi dùng Word để cấu hình, sắp xếp, xem lại và in các nhãn thư. Khi bạn muốn dùng nhãn địa chỉ để gửi thư hàng loạt đến danh sách địa chỉ của mình, bạn có thể dùng tính năng phối thư để tạo một trang chứa các nhãn địa chỉ. Mỗi nhãn sẽ chứa một địa chỉ từ danh sách của bạn.

Quy trình phối thư bao gồm các bước tổng quát sau đây:

  1. Chuẩn bị dữ liệu trang tính trong Excel để phối thư    Trước khi bạn bắt đầu quy trình phối thư, danh sách địa chỉ của bạn phải khớp với cấu trúc dạng bảng mà phối thư yêu cầu.

  2. Thiết lập các nhãn cho phối thư trong Word    Bạn sẽ thiết lập bố trí của các nhãn một lần cho tất cả các nhãn trong phối thư. Trong phối thư, tài liệu mà bạn dùng để thực hiện việc này được gọi là tài liệu chính. Trong tài liệu chính của nhãn, bạn cũng có thể thiết lập bất kỳ nội dung nào mà bạn muốn lặp lại trên từng nhãn, chẳng hạn như logo công ty hoặc địa chỉ trả lại của bạn trên nhãn vận chuyển.

  3. Kết nối nhãn với dữ liệu trang tính của bạn    Danh sách địa chỉ của bạn chính là nguồn dữ liệu mà Microsoft Word dùng trong phối thư. Trong trường hợp này, đó là trang tính Excel chứa các địa chỉ cần được in trên các nhãn.

  4. Tinh chỉnh danh sách người nhận mà bạn muốn bao gồm trên nhãn    Word sẽ tạo ra nhãn cho từng địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Nếu bạn chỉ muốn tạo nhãn cho một số địa chỉ nhất định trong danh sách gửi thư, bạn có thể chọn các địa chỉ hoặc bản ghi mà bạn muốn đưa vào nhãn.

  5. Thêm chỗ dành sẵn, được gọi là các trường phối thư vào nhãn    Khi bạn thực hiện phối thư, thông tin từ danh sách địa chỉ của bạn sẽ được điền vào các trường phối thư.

  6. Xem trước, hoàn thành phối thư và in nhãn    Bạn có thể xem trước từng nhãn trước khi in cả bộ đó.

  7. Lưu nhãn để dùng sau này   

Trong bài viết này

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trang tính trong Excel để phối thư

Bước 2: Thiết lập nhãn để phối thư trong Word

Tạm ngừng và tiếp tục lại quá trình phối thư

Bước 3: Kết nối nhãn với dữ liệu trang tính

Bước 4: Lọc danh sách người nhận mà bạn muốn đưa vào các nhãn

Bước 5: Thêm chỗ dành sẵn (trường phối thư) vào nhãn

Điều gì xảy ra khi bạn phối thư?

Ánh xạ các trường phối thư đến tệp dữ liệu của bạn

Nhập nội dung và thêm chỗ dành sẵn hoặc trường

Thiết lập dạng xem danh bạ có chứa các trường tùy chỉnh

Chạy phối thư từ Outlook

Định dạng dữ liệu đã phối

Bước 6: Xem trước và in nhãn

Xem trước phối thư

Hoàn thành phối thư

Bước 7: Lưu nhãn để dùng sau này

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu trang tính trong Excel để phối thư

Trong Excel, danh sách địa chỉ của bạn phải khớp với cấu trúc dạng bảng mà phối thư yêu cầu.

  1. Trên một trang tính, hãy làm như sau để sắp xếp danh sách địa chỉ:

    1. Dùng tiêu đề cột để chỉ rõ kiểu dữ liệu chứa trong mỗi cột.

      Mẹo: Ví dụ, dùng các tiêu đề cột như Tên, Họ, Địa chỉThành phố thay vì Cột 1, Cột 2, Cột 3Cột 4.

    2. Dùng một cột riêng cho mỗi thành phần mà bạn muốn đưa vào trong phối thư.

      Mẹo: Nếu bạn lưu họ và tên trong các cột riêng biệt, bạn cũng có thể dùng phối thư để tạo các thư mẫu có đề địa chỉ từng người nhận theo tên riêng của người đó. Bạn cũng có thể thêm một cột riêng cho chức danh, chẳng hạn như Ông hoặc Bà.

    3. Chỉ bao gồm các hàng và cột có chứa dữ liệu. Bạn đừng đưa các hàng hoặc cột trống vào danh sách địa chỉ, vì danh sách các nhãn được tạo có thể không hoàn chỉnh trên các hàng và cột bị trống khi bạn thiết lập nhãn để phối thư trong Word.

  2. Để giúp định vị và chọn danh sách địa chỉ trong quá trình phối thư, bạn hãy làm như sau để xác định tên cho danh sách địa chỉ:

    1. Trên trang tính, hãy chọn toàn bộ danh sách địa chỉ, bao gồm các ô có chứa tiêu đề cột.

    2. Trên tab Công thức, trong nhóm Tên đã Xác định, hãy bấm Xác định tên.

      Nhóm Tên đã được Xác định trên tab Công thức

    3. Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho danh sách địa chỉ, chẳng hạn như Thiệp_Ngày lễ rồi bấm OK.

      Mẹo: Ký tự đầu tiên của tên phải là chữ cái và bạn không được dùng khoảng trống giữa hai từ. Thay vì khoảng trống, hãy dùng dấu gạch dưới (_).

  3. Lưu và đóng sổ làm việc.

Đầu Trang

Bước 2: Thiết lập nhãn để phối thư trong Word

Bạn chỉ cần cấu hình bố trí nhãn một lần cho tất cả các nhãn trong phối thư. Trong phối thư, tài liệu mà bạn cấu hình cho bố trí đó được gọi là tài liệu chính dành cho nhãn (hoặc tài liệu chính của nhãn). Trong tài liệu này, bạn cũng có thể cấu hình bất kỳ nội dung nào mà bạn muốn lặp lại trên từng nhãn, chẳng hạn như logo công ty hoặc địa chỉ trả lại trên các nhãn vận chuyển.

Có thể bạn đã có sẵn một gói các trang nhãn từ một trong những nhà cung cấp trang nhãn chẳng hạn như Avery, AOne hoặc Formtec. Mỗi trang nhãn có một kích cỡ nhất định và chứa một số lượng nhãn nhất định với các kích thước cụ thể.

Để cấu hình tài liệu chính cho nhãn, bạn hãy khớp các kích thước của nó với các kích thước của nhãn trên trang tính mà bạn định dùng.

  1. Khởi động Word và mở một tài liệu trống.
    Nếu không có tài liệu trống, các lệnh ở bước sau đây sẽ không sẵn dùng.

  2. Trên tab Thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, hãy bấm Bắt đầu Phối Thư.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Bắt đầu Phối Thư và danh sách các tùy chọn có sẵn cho loại phối bạn muốn chạy.

  3. Hãy bấm Nhãn.

  4. Trong hôp thoại Tùy chọn Nhãn, bạn sẽ có một số lựa chọn.

    Hộp thoại Tùy chọn Nhãn

    1. Kiểu máy in mà bạn sẽ dùng để in nhãn.

    2. Nhà cung cấp đã sản xuất các trang nhãn.

    3. Con số tương ứng với số sản phẩm được liệt kê trên gói trang nhãn.

  5. Bên dưới Thông tin máy in, hãy bấm vào kiểu máy in mà bạn sẽ dùng để in nhãn.

  6. Trong danh sách Nhà cung cấp nhãn, hãy bấm tên của công ty đã tạo các trang nhãn bạn đang dùng.

  7. Trong danh sách Số sản phẩm, hãy bấm vào số sản phẩm được liệt kê trên hộp trang nhãn.

    Nếu số sản phẩm cho các trang nhãn của tôi không khớp với bất kỳ lựa chọn nào trong hộp thoại Tùy chọn Nhãn, bạn vẫn có thể in các nhãn của mình. Bạn chỉ cần thực hiện một số tùy chỉnh.

    1. Hãy đo các nhãn trên trang tính mà bạn có và ghi lại các số đo và số lượng nhãn vừa đủ trên một trang.

      Ghi chú: Hãy đo nhãn cẩn thận. Kích cỡ nhãn thực tế có thể nhỏ hơn kích cỡ mà nhà sản xuất nhãn thông báo. Ví dụ: một nhãn 1 x 2 in-xơ trên thực tế có thể cao 15/16 in-xơ và rộng 1 15/16 in-xơ.

    2. Trong danh sách Số sản phẩm, hãy chọn một kiểu nhãn tương đương về kích cỡ với nhãn của bạn.

      Nếu bạn không nhìn thấy kiểu nhãn mình muốn trong hộp Số sản phẩm, bạn có thể dùng một kiểu nhãn khác trong số các nhãn được liệt kê hoặc bạn có thể tạo một kích cỡ nhãn mới.

    3. Hãy bấm Chi tiết rồi so sánh các kích thước nhãn và số lượng các nhãn trên mỗi trang (đối với các nhãn được in trên máy in la-de và máy in phun) hoặc số lượng các cột trên mẫu nhãn (đối với các nhãn được in trên máy in kim).

    4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Nếu kích thước và bố trí nhãn khớp với các nhãn của bạn, hãy sử dụng nhãn đã chọn.

      • Nếu các kích cỡ và bố trí không khớp với các nhãn của bạn, hãy bấm Hủy và tiếp tục chuyển đến bước 5.

    5. Trong hộp thoại Tùy chọn Nhãn, hãy bấm vào kiểu máy in (Máy in tiếp giấy liên tục hoặc Máy in từng trang) rồi bấm Nhãn Mới.

    6. Nhập tên vào hộp Tên nhãn, chọn chiều cao, chiều rộng, lề và các tùy chọn khác cho nhãn, rồi bấm OK.

Nhãn mới sẽ xuất hiện trong thể loại Khác/Tùy chỉnh. Lần sau bạn sử dụng nhãn tùy chỉnh, hãy đảm bảo chọn Khác/Tùy chỉnh trong danh sách Nhà cung cấp nhãn.

  1. Sau khi chọn các tùy chọn nhãn mong muốn, hãy bấm OK.

    Word sẽ tạo một tài liệu sử dụng bảng để bố trí nhãn. Nếu bạn không nhìn thấy các đường phân tách các nhãn trong bố trí đó, hãy bấm tab Bố trí bên dưới Công cụ Bảng, sau đó trong nhóm Bảng, bấm Xem Đường lưới.

Đầu Trang

Tạm ngừng và tiếp tục lại quá trình phối thư

Nếu bạn cần ngừng việc phối thư, bạn có thể lưu tài liệu chính của nhãn mà bạn đang làm việc và tiếp tục phối thư lại sau này. Word sẽ giữ lại thông tin về trường và nguồn dữ liệu trong tài liệu mà bạn lưu. Nếu bạn ngừng công việc phối thư khi đang dùng ngăn tác vụ Phối Thư, Word sẽ trở lại vị trí của bạn trong ngăn tác vụ khi bạn tiếp tục phối.

  1. Khi bạn đã sẵn sàng tiếp tục phối, hãy mở tài liệu chính của nhãn mà bạn đã lưu.

    Word sẽ hiển thị hộp thông báo yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn muốn mở tài liệu và chạy lệnh SQL (lệnh SQL kết nối Word với tệp nguồn Excel của bạn).

  2. Bấm để kết nối với tệp nguồn Excel và truy xuất danh sách địa chỉ.

    Nội dung trong tài liệu chính của nhãn xuất hiện cùng với bất kỳ trường nào bạn đã chèn.

  3. Hãy bấm tab Thư và tiếp tục công việc của bạn.

Đầu Trang

Bước 3: Kết nối nhãn với dữ liệu trang tính

Để phối thông tin địa chỉ vào nhãn, bạn phải kết nối nhãn với trang tính có chứa danh sách địa chỉ của mình.

  1. Nếu đây là lần đầu tiên bạn kết nối với một trang tính, hãy làm như sau:

    1. Trong menu Tệp, hãy bấm Tùy chọn.

    2. Bấm Nâng cao.

    3. Cuộn tới phần Chung và chọn hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở.

    4. Bấm OK.

  2. Khi tài liệu chính cho phối thư đang mở, trên tab Thư tín, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, hãy bấm Chọn Người nhận, rồi bấm Dùng Danh sách Hiện có.

    Lệnh Nhập Danh sách Mới

  3. Định vị trang tính Excel trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu và bấm đúp vào trang này.

  4. Trong hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu, hãy chọn hộp kiểm Hiện tất cả, bấm Trang tính MS Excels thông qua DDE (*.xls) trong hộp Mở nguồn dữ liệu, rồi bấm OK.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy Trang tính MS Excel qua DDE (*.xls) trong danh sách, bạn cần phải đảm bảo đã chọn hộp kiểm Hiện tất cả.

  5. Trong hộp thoại Microsoft Office Excel, đối với Phạm vi ô hoặc phạm vi đã đặt tên, hãy chọn phạm vi ô hoặc trang tính có chứa thông tin mà bạn muốn phối, rồi bấm OK.

Lúc này, các nhãn đã được kết nối với dữ liệu trang tính nhưng trang nhãn vẫn còn trống. Nếu cần, bạn có thể xác định danh sách người nhận như mô tả trong bước 4 hoặc bạn có thể bắt đầu đưa vào nhãn các chỗ dành sẵn cho thông tin địa chỉ như được mô tả trong bước 5.

Đầu Trang

Bước 4: Lọc danh sách người nhận mà bạn muốn đưa vào các nhãn

Word sẽ tạo nhãn cho mỗi địa chỉ trong danh sách gửi thư của bạn. Nếu bạn chỉ muốn tạo nhãn cho một số địa chỉ nhất định trong danh sách gửi thư của mình, bạn có thể chọn các địa chỉ (bản ghi) muốn tạo nhãn.

Để thu hẹp danh sách người nhận hoặc dùng một tập con các bản ghi trong tệp dữ liệu, bạn hãy làm như sau:

  1. Trên tab Thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, hãy bấm Sửa Danh sách Người nhận.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Chỉnh sửa Danh sách Người nhận dưới dạng được tô sáng.

  2. Trong hộp thoại Người nhận Phối Thư, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Chọn các bản ghi riêng lẻ    Phương pháp này hữu ích nhất đối với các danh sách ngắn. Bạn hãy chọn hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn muốn đưa vào và xóa hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn muốn loại trừ.

      Mẹo: Nếu bạn biết rằng bạn chỉ muốn đưa một vài bản ghi vào phối thư, bạn có thể xóa hộp kiểm ở hàng tiêu đề, sau đó chỉ chọn những bản ghi mà bạn muốn. Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm hầu hết danh sách, hãy chọn hộp kiểm ở hàng tiêu đề, sau đó xóa hộp kiểm dành cho các bản ghi mà bạn không muốn đưa vào.

    • Sắp xếp bản ghi    Hãy bấm vào tiêu đề cột mà bạn muốn sắp xếp theo cột đó. Word sẽ sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái tăng dần (từ A đến Z). Bấm lại vào tiêu đề cột để sắp xếp danh sách theo thứ tự chữ cái giảm dần (Z đến A).

      Để chỉ định thêm các tùy chọn sắp xếp nâng cao khác, hãy bấm Sắp xếp bên dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, sau đó chọn các tùy chọn sắp xếp trên tab Sắp xếp Bản ghi trong hộp thoại Lọc và Sắp xếp. Ví dụ, bạn có thể chỉ rõ rằng phải sắp xếp các địa chỉ người nhận theo thứ tự chữ cái theo tên của người đó trong mỗi mã bưu chính và các mã bưu chính được liệt kê theo thứ tự số.

    • Lọc bản ghi    Phương pháp này rất hữu ích nếu danh sách chứa các bản ghi mà bạn không muốn xem hoặc đưa vào bản phối. Sau khi lọc danh sách, bạn có thể chọn hoặc xóa hộp kiểm để bao gồm hoặc loại trừ các bản ghi cụ thể.

      Để lọc bản ghi, bạn hãy làm như sau:

      1. Dưới Tinh chỉnh danh sách người nhận, bấm Bộ lọc.

      2. Trên tab Lọc Bản ghi trong hộp thoại Tùy chọn Truy vấn, hãy chọn tiêu chí mà bạn muốn dùng để lọc bản ghi.

        Ví dụ, để chỉ tạo nhãn cho các địa chỉ ở Úc, hãy bấm Quốc gia hoặc Khu vực trong danh sách Trường, bấm Bằng trong danh sách So sánh và bấm Úc trong danh sách So với.

      3. Để tinh chỉnh bộ lọc, hãy bấm hoặc Hoặc, rồi chọn các tiêu chí khác.

        Ví dụ, để chỉ tạo các nhãn cho các công ty ở Munich, bạn hãy chỉ rõ các bản ghi mà trường Thành phố chứa từ Munich và trường Tên Công ty không để trống. Nếu bạn dùng Hoặc thay cho trong bộ lọc này, phối thư của bạn sẽ bao gồm tất cả các địa chỉ ở Munich, cùng với tất cả các địa chỉ có chứa tên công ty, bất kể tên thành phố là gì.

Ghi chú: Nếu bạn đã cài phần mềm xác thực địa chỉ trên máy tính, bạn có thể bấm Xác thực địa chỉ trong hộp thoại Người nhận Phối Thư để xác thực các địa chỉ của người nhận.

Đầu Trang

Bước 5: Thêm chỗ dành sẵn (trường phối thư) vào nhãn

Sau khi kết nối nhãn với danh sách địa chỉ, bạn đã sẵn sàng thêm các chỗ dành sẵn để cho biết vị trí hiển thị các địa chỉ trên mỗi nhãn. Bạn cũng có thể nhập văn bản mà bạn muốn lặp lại trên mỗi nhãn, chẳng hạn như logo công ty hoặc địa chỉ trả lại của bạn trên nhãn vận chuyển.

Chỗ dành sẵn cho địa chỉ được gọi là trường phối thư. Khi bạn thực hiện phối thư, trường phối thư sẽ được điền với thông tin từ danh sách địa chỉ của bạn. Các trường phối thư trong Word tương ứng với các tiêu đề cột trong trang tính Excel.

Tệp dữ liệu với các cột (thể loại) và hàng (bản ghi)

1. Các cột trong tệp dữ liệu biểu thị các thể loại thông tin. Trường phối thư mà bạn thêm vào nhãn là chỗ dành sẵn cho các thể loại này.

2. Các hàng trong tệp dữ liệu biểu thị các bản ghi thông tin. Word tạo nhãn cho mỗi bản ghi khi bạn thực hiện phối thư.

Bằng cách đặt trường phối thư vào nhãn ban đầu bạn đã cấu hình trong tài liệu chính của nhãn, bạn chỉ rõ rằng bạn muốn một thể loại thông tin nhất định, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ, xuất hiện ở vị trí đó.

Các trường được chèn vào tài liệu Word

Ghi chú: Khi bạn chèn một trường phối thư vào tài liệu chính cho nhãn, tên trường đó sẽ luôn nằm trong cặp dấu chữ V (« »). Những dấu chữ V này không xuất hiện trên các nhãn cuối cùng — chúng chỉ giúp bạn phân biệt các trường trong tài liệu chính của nhãn với phần văn bản thông thường.

Đầu Trang

Điều gì xảy ra khi bạn phối thư?

Khi bạn thực hiện phối thư, thông tin từ hàng đầu tiên trong tệp dữ liệu sẽ thay thế các trường trong nhãn đầu tiên. Sau đó, thông tin từ hàng thứ hai trong tệp dữ liệu sẽ thay thế các trường trong nhãn thứ hai v.v.

Phối thông tin từ tệp dữ liệu vào nhãn

Làm việc với các trường: Ví dụ   

Khi bạn thiết kế nhãn, bạn có thể nối kết bất kỳ tiêu đề cột nào từ tệp dữ liệu vào một trường trong một nhãn.

Ví dụ, giả sử danh sách gửi thư của bạn là dành cho những người đăng ký nhận bản tin, và tệp dữ liệu của bạn có chứa một cột gọi là NgàyHếtHạn, cột này lưu ngày hết hạn của mỗi đăng ký. Nếu bạn chèn trường «NgàyHếthạn» vào tài liệu chính của nhãn trước khi thực hiện phối, thì mỗi người đăng ký sẽ thấy ngày hết hạn của chính họ trên nhãn thư của họ.

Bạn có thể kết hợp và phân tách các trường bằng dấu chấm câu. Ví dụ, để tạo một địa chỉ, bạn có thể cấu hình các trường trong tài liệu chính cho nhãn như sau:

«Tên» «Họ»

«Địa chỉ Đường phố»

«Thành phố», «Tiểu bang» «Mã Bưu chính»

Đối với các tổ hợp mà bạn thường dùng, chẳng hạn như khối địa chỉ và dòng chào hỏi, Word sẽ cung cấp các trường phức hợp để nhóm một số trường lại với nhau. Ví dụ, trường Khối Địa chỉ là kết hợp của một vài trường, bao gồm tên, họ, địa chỉ đường phố, thành phố và mã bưu chính.

Các thành phần trong trường Khối Địa chỉ

Bạn có thể tùy chỉnh nội dung ở mỗi trường trong số các trường tổ hợp này. Ví dụ, trong phần địa chỉ, bạn có thể muốn chọn định dạng tên chính thức Ông Roger Harui). Trong phần chào hỏi, bạn có thể muốn dùng "Kính gửi" thay vì "Kính mến".

Đầu Trang

Ánh xạ các trường phối thư đến tệp dữ liệu của bạn

Để đảm bảo Word có thể tìm được một cột trong tệp dữ liệu tương ứng với mọi thành phần của địa chỉ, bạn có thể cần phải ánh xạ các trường phối thư trong Word đến các cột trong bảng tính Excel.

Để ánh xạ trường, hãy bấm Khớp Trường trong nhóm Trường Viết & Chèn trên tab Thư.

Nhóm Trường Viết và Chèn

Hộp thoại Khớp Trường xuất hiện.

Hộp thoại Khớp Trường

Các thành phần của địa chỉ được liệt kê ở bên trái. Tiêu đề cột từ tệp dữ liệu được liệt kê ở bên phải.

Word sẽ tìm cột thích hợp nhất với mỗi thành phần. Giống như hình minh họa, Word sẽ tự động khớp cột Chức danh của tệp dữ liệu với Tên Xã giao nhưng Word không thể khớp các thành phần khác, chẳng hạn như Tên Đệm.

Trong danh sách ở bên phải, bạn có thể chọn cột từ tệp dữ liệu của mình khớp với thành phần ở bên trái. Nếu Mã định danh Duy nhất và Tên Đệm không khớp thì cũng không sao, vì nhãn phối thư không cần dùng tất cả các trường. Nếu bạn thêm một trường không chứa dữ liệu từ tệp dữ liệu, thì trường đó sẽ xuất hiện trong tài liệu được phối dưới dạng một chỗ dành sẵn để trống — thường là một dòng trống hoặc một khoảng trống.

Đầu Trang

Nhập nội dung và thêm chỗ dành sẵn hoặc trường

  1. Trong nhãn ban đầu mà bạn thiết lập (trong tài liệu chính của nhãn), hãy nhập bất kỳ nội dung nào mà bạn muốn hiển thị trên mỗi nhãn.

    Để thêm hình ảnh, ví dụ như logo, hãy bấm Hình ảnh trong nhóm Hình minh họa trên tab Chèn.

  2. Hãy bấm vào vị trí bạn muốn chèn trường đó.

  3. Dùng nhóm Trường Viết & Chèn trên tab Thư.

    Nhóm Trường Viết và Chèn

  4. Thêm bất kỳ nội dung nào sau đây:

    • Khối Địa chỉ có tên, địa chỉ và các thông tin khác

    • Hãy bấm Khối Địa chỉ.

    • Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, hãy chọn các thành phần địa chỉ mà bạn muốn bao gồm và các định dạng mà bạn muốn áp dụng, rồi bấm OK.

    • Nếu hộp thoại Khớp Trường xuất hiện, điều này có nghĩa là Word không thể tìm được một số thông tin bắt buộc phải có để hoàn tất khối địa chỉ đó. Hãy bấm vào mũi tên bên cạnh (không khớp) rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc phải có để phối thư.

    • Các trường riêng lẻ

      Bạn có thể chèn thông tin từ các trường riêng lẻ, chẳng hạn như tên, số điện thoại hoặc số tiền đóng góp từ danh sách các nhà tài trợ. Để thêm nhanh một trường từ tệp dữ liệu vào tài liệu chính cho nhãn, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Chèn Trường Phối rồi bấm vào tên trường.

      Để chèn các trường tùy chọn khác vào tài liệu, bạn hãy làm như sau:

      • Trên tab Thư, trong nhóm Trường Viết & Chèn, hãy bấm Chèn Trường Phối.

      • Trong hộp thoại Chèn Trường Phối, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

        • Để chọn các trường địa chỉ sẽ tự động tương ứng với các trường trong nguồn dữ liệu, ngay cả khi tên của các trường đó không giống với các tên trường trong Word, hãy bấm Trường Địa chỉ.

        • Để chọn các trường luôn lấy dữ liệu trực tiếp từ một cột trong tệp dữ liệu, hãy bấm Trường Cơ sở dữ liệu.

      • Trong hộp Trường, hãy bấm vào trường mà bạn muốn.

      • Bấm Chèn rồi bấm Đóng.

      • Nếu hộp thoại Khớp Trường xuất hiện, điều này có nghĩa là Word không tìm được một số thông tin bắt buộc phải có để chèn trường. Hãy bấm vào mũi tên bên cạnh (không khớp) rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc phải có để phối thư.

        Ghi chú: Nếu bạn chèn một trường từ danh sách Trường Cơ sở dữ liệu và sau đó chuyển tới nguồn dữ liệu không chứa cột có cùng tên, Word sẽ không thể chèn thông tin trường đó vào tài liệu đã phối.

    • Các trường tùy chỉnh từ các liên hệ Microsoft Office Outlook

      Cách duy nhất để đưa trường liên hệ tùy chỉnh vào tài liệu chính của bạn là bắt đầu phối thư từ trong Outlook. Đầu tiên hãy thiết lập một dạng xem cho các liên hệ với các trường mà bạn muốn dùng trong phối thư. Sau đó bắt đầu phối thư. Sau khi bạn chọn thiết đặt mong muốn, Word sẽ tự động khởi động và bạn có thể hoàn thành quá trình phối thư.

Đầu Trang

Thiết lập dạng xem các liên hệ có chứa các trường tùy chỉnh

  1. Trong Liên hệ Outlook, trên tab Dạng xem, bấm Thay đổi Dạng xem rồi bấm Danh sách.

  2. Bấm chuột phải vào một tiêu đề cột, sau đó bấm Bộ chọn Trường trên menu lối tắt.

  3. Trong danh sách thả xuống ở đầu hộp thoại Bộ chọn Trường, hãy chọn Trường do người dùng xác định trong thư mục.

  4. Kéo trường mà bạn muốn thêm từ hộp thoại đến tiêu đề cột. Một mũi tên nhỏ màu đỏ sẽ giúp bạn đặt trường này vào vị trí mong muốn.
    kéo trường tùy chỉnh từ bộ chọn trường vào chế độ xem thư mục danh bạ

    Bạn có thể thêm trường mới vào hộp thoại Bộ chọn Trường bằng cách bấm Mới ở dưới cùng.

  5. Sau khi thêm tất cả các trường tùy chỉnh của bạn vào dạng xem, bạn hãy đóng hộp thoại Bộ chọn Trường.

  6. Để xóa một trường mà bạn không muốn đưa vào phối thư, hãy bấm vào tên trường ở tiêu đề cột trong dạng xem Danh sách rồi kéo nó ra khỏi tiêu đề cột.

Đầu Trang

Chạy phối thư từ Outlook

  1. Trong Liên hệ Outlook, hãy chọn từng liên hệ bằng cách nhấn giữ phím Shift và bấm để chọn một phạm vi hoặc bằng cách nhấn giữ phím Ctrl và bấm để chọn từng liên hệ. Nếu bạn muốn bao gồm tất cả các liên hệ đang hiển thị trong dạng xem, bạn đừng bấm vào bất kỳ liên hệ nào.

  2. Trên tab Trang chủ, hãy bấm Phối Thư.

  3. Nếu bạn đã chọn từng liên hệ để đưa vào phối thư, hãy bấm Chỉ các liên hệ được chọn. Nếu bạn muốn bao gồm tất cả các liên hệ đang hiển thị trên dạng xem, hãy bấm Tất cả các liên hệ ở dạng xem hiện tại.

  4. Nếu bạn đã cấu hình dạng xem Danh sách để nó hiển thị chính xác các trường mà bạn muốn dùng trong phối thư, hãy bấm Các trường liên hệ trong dạng xem hiện tại. Nếu không, hãy bấm Tất cả các trường liên hệ để đưa tất cả các trường liên hệ vào phối thư.

  5. Nếu bạn muốn tạo tài liệu chính mới cho phối thư, hãy bấm Tài liệu mới. Nếu không, hãy bấm Tài liệu hiện có, sau đó bấm Duyệt để định vị tài liệu sẽ dùng làm tài liệu chính.

  6. Nếu bạn muốn lưu các liên hệ và trường mà bạn đã chọn để có thể dùng lại, hãy chọn hộp kiểm Tệp vĩnh viễn rồi bấm Duyệt để lưu tệp. Dữ liệu được lưu trong một tài liệu Word dưới dạng dữ liệu được phân cách bằng dấu phẩy.

  7. Dưới Kiểu tài liệu, hãy bấm Nhãn Thư.

  8. Bấm OK. Khi tài liệu mở ra trong Word, trên tab Thư trong nhóm Trường Viết & Chèn, hãy bấm mũi tên bên cạnh Chèn Trường Phối, rồi bấm trường mà bạn muốn thêm vào tài liệu chính của nhãn.

  • Sau khi thiết lập xong nhãn thứ nhất theo cách mà bạn muốn, trong nhóm Trường Viết & Chèn, hãy bấm Cập nhật Nhãn.

    Word sẽ tái tạo bố trí của nhãn thứ nhất cho tất cả các nhãn khác.

  • Bạn không thể nhập các ký tự trường phối («« »») theo cách thủ công hoặc dùng lệnh Biểu tượng trên menu Chèn trong Word. Bạn phải dùng phối thư.

  • Nếu trường phối xuất hiện bên trong dấu ngoặc nhọn, như {TRƯỜNGPHỐI Thành phố }, Word sẽ hiển thị mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến phối thư, nhưng nếu bạn muốn hiển thị kết quả, hãy bấm chuột phải vào mã trường rồi bấm Chuyển Mã Trường

Đầu Trang

Định dạng dữ liệu đã phối

Các chương trình cơ sở dữ liệu và bảng tính như Access và Excel lưu thông tin mà bạn nhập vào các ô dưới dạng dữ liệu thô. Định dạng, chẳng hạn như phông và màu sắc, mà bạn áp dụng trong Access hoặc Excel sẽ không được lưu cùng với dữ liệu thô. Khi bạn phối thông tin từ tệp dữ liệu vào tài liệu Word, bạn đang phối dữ liệu thô mà không có định dạng đã áp dụng.

Để định dạng dữ liệu trong tài liệu, hãy chọn trường phối thư và định dạng trường này như cách bạn vẫn định dạng bất kỳ văn bản nào. Hãy bảo đảm rằng vùng chọn đó bao gồm các ký tự dấu chữ V (« ») bao quanh trường.

Đầu Trang

Bước 6: Xem trước và in nhãn

Sau khi bạn đã thêm các trường vào nhãn gốc mà bạn lập cấu hình trong tài liệu chính cho nhãn, bạn đã sẵn sàng để xem trước kết quả phối thư. Khi đã hài lòng với bản xem trước, bạn có thể hoàn thành phối thư và in nhãn. Sau đó bạn có thể lưu tài liệu chính của nhãn để dùng sau này.

Xem trước phối thư

Bạn có thể xem trước nhãn và thực hiện các thay đổi trước khi bạn thực sự hoàn thành phối thư.

Để xem trước, hãy thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây trong nhóm Xem trước Kết quả của tab Thư:

Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

  • Hãy bấm Xem trước Kết quả.

  • Xem từng trang nhãn bằng cách bấm vào nút Bản ghi Kế tiếp và Bản ghi Trước đó trong nhóm Xem trước Kết quả trên tab Thư.

  • Xem trước tài liệu nhãn cụ thể bằng cách bấm Tìm Người nhận.

Ghi chú: Hãy bấm Sửa Danh sách Người nhận trong nhóm Bắt đầu Phối Thư trên tab Thư để mở hộp thoại Người nhận Phối Thư, nơi bạn có thể lọc danh sách hoặc loại bỏ người nhận ra khỏi phối thư nếu bạn thấy bản ghi mà bạn không muốn bao gồm.

Ghi chú: Word dùng bảng để bố trí trang nhãn trên trang. Khi bạn xem từng trang nhãn, bản ghi hiện hoạt sẽ được hiển thị trong ô đầu tiên của bảng, các bản ghi tiếp theo sẽ hiển thị trong các ô kế tiếp.

Đầu Trang

Hoàn thành phối thư

Để in nhãn, bạn hãy làm như sau:

  1. Trên tab Thư, trong nhóm Kết thúc, hãy bấm Kết thúc & Phối rồi bấm In Tài liệu.

Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

  1. Chọn xem sẽ in toàn bộ nhãn, chỉ in nhãn đang hiển thị hay một tập con nhãn cụ thể.

Để thay đổi từng nhãn, bạn hãy làm như sau:

  1. Trên tab Thư, trong nhóm Kết thúc, hãy bấm Kết thúc & Phối, rồi bấm Sửa Từng Tài liệu.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

  2. Chọn xem bạn muốn sửa toàn bộ nhãn, chỉ sửa nhãn đang hiển thị hay một tập con nhãn cụ thể. Word lưu các nhãn bạn muốn sửa vào một tệp riêng.

Đầu Trang

Bước 7: Lưu nhãn để dùng sau này

Hãy nhớ rằng các nhãn đã phối mà bạn lưu sẽ được tách biệt khỏi nhãn ban đầu mà bạn đã cấu hình trong tài liệu chính của nhãn. Bạn nên lưu riêng tài liệu chính của nhãn nếu định dùng nó cho một phối thư khác.

Khi lưu tài liệu chính của nhãn, bạn cũng lưu kết nối của nó đến tệp dữ liệu. Lần tiếp theo bạn mở tài liệu chính của nhãn, Word sẽ nhắc bạn chọn có phối thông tin từ tệp dữ liệu vào tài liệu chính của nhãn hay không.

  • Hãy bấm Có để mở tài liệu chứa thông tin từ bản ghi đầu tiên đã được phối.

  • Hãy bấm Không để yêu cầu Word ngắt kết nối giữa tài liệu chính của nhãn và tệp dữ liệu, định dạng lại tài liệu chính của nhãn là tài liệu Word tiêu chuẩn và thay thế các trường bằng thông tin duy nhất từ bản ghi đầu tiên.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×