Tạo hộp thư chung

Người đóng góp: Diane Faigel Nino Bilic
Cập nhật gần nhất: 19/07/2017

Thật dễ dàng để tạo hộp thư chung, giúp một nhóm người có thể giám sát và gửi email từ địa chỉ email chung, như info@contoso.com. Khi có người trong nhóm trả lời thư được gửi tới hộp thư chung, email đó sẽ hiển thị từ hộp thư chung, chứ không phải từ người dùng cá nhân.

Các hộp thư chung có cả lịch dùng chung! Có rất nhiều doanh nghiệp nhỏ thích sử dụng lịch dùng chung làm nơi dành cho mọi người nhập cuộc hẹn của mình vào đó. Ví dụ: nếu bạn có 3 người thường đi gặp khách hàng, toàn bộ những người đó đều có thể sử dụng lịch dùng chung để nhập các cuộc hẹn. Đây là một cách dễ dàng để luôn báo cho mọi người biết những người đó đang ở đâu.

Tạo hộp thư chung và thêm thành viên

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.
Video tạo hộp thư chung

Hãy thử ngay!

  1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị Office 365 của bạn tại https://portal.office.com/adminportal/home.

    Đăng nhập bằng tài khoản người quản trị Office 365 của bạn.

    Đăng nhập vào Office 365 do 21Vianet vận hành

  2. Trong Trung tâm quản trị, đi tới Nhóm > Hộp thư Dùng chung.

    Chọn để mở hộp thư chung
  3. Trên trang Thêm hộp thư, hãy nhập tên cho hộp thư dùng chung. Sau đó, trình hướng dẫn sẽ chọn địa chỉ email, tuy vậy, bạn vẫn có thể chỉnh sửa địa chỉ đó.

    Đặt tên cho hộp thư chung của bạn.

  4. Bấm vào Thêm. Có thể mất vài phút trước khi bạn có thể thêm thành viên.

  5. Bên dưới Bước tiếp theo, chọn Thêm thành viên vào hộp thư này. Thành viên là những người sẽ có thể xem thư đến cho hộp thư chung này, cũng như thư trả lời đi.

    Chọn Thêm Thành viên

  6. Chọn nút +Thêm thành viên. Đặt dấu kiểm cạnh người mà bạn muốn họ sử dụng hộp thư chung này, rồi bấm vào Lưu.

    Chọn thành viên để gán vào hộp thư chung.

  7. Chọn Đóng.

Bạn đã hoàn tất! Giờ thì hãy đi tới bước tiếp theo: cho phép mọi người xem email Đã gửi.

Cho phép mọi người xem email Đã gửi (thư trả lời)

Theo mặc định, thư được gửi từ hộp thư chung không được lưu vào thư mục Mục Đã gửi của hộp thư chung. Thay vào đó, các thư này sẽ được lưu vào thư mục Mục Đã gửi của người gửi thư.

Nếu bạn muốn cho phép mọi người xem email Đã gửi, trong Trung tâm quản trị Office 365, chỉnh sửa thiết đặt hộp thư chung, rồi chọn mục Đã gửi > Chỉnh sửa.

Chọn Các mục đã gửi > Chỉnh sửa.

Thêm hộp thư dùng chung vào Outlook

Nếu bạn đã bật tính năng tự động ánh xạ trong doanh nghiệp của mình (theo mặc định, hầu hết mọi người đều làm vậy) thì hộp thư chung sẽ tự động xuất hiện trong ứng dụng Outlook của người dùng sau khi họ đóng và khởi động lại Outlook.

Để tìm hiểu thêm, xem:

  • Mở và sử dụng hộp thư chung trong Outlook 2016 và Outlook 2013

  • Mở và sử dụng hộp thư chung trong Outlook trên web: Việc trả lời dưới dạng địa chỉ dùng chung (chẳng hạn như sales@contoso.com) LẦN ĐẦU RẤT KHÓ KHĂN!. Người dùng của bạn sẽ cần thực hiện giải pháp thay thế sau (lỗi này sẽ không được khắc phục):

    1. Mở Outlook trên web và đi đến hộp thư chung của bạn.

    2. Mở một thư đã được gửi tới địa chỉ dùng chung.

    3. Bấm Trả lời.

    4. Ở cuối thư, bấm vào mũi tên Xem thêm > Hiển thị từ.

      Bấm vào mũi tên Xem thêm, rồi bấm Hiển thị Từ

    5. Bấm chuột phải vào địa chỉ Từ - chẳng hạn như Ina@weewalter.me - rồi bấm Loại bỏ.

      Loại bỏ biệt danh TỪ.

    6. Sau đó, nhập địa chỉ dùng chung chẳng hạn như support@contoso.com, rồi gửi thư. Lần kế tiếp khi bạn trả lời từ hộp thư chung, địa chỉ của hộp thư dùng chung sẽ xuất hiện dưới dạng một tùy chọn trong danh sách thả xuống Từ.

      Biệt danh của hộp thư chung sẽ xuất hiện trong hộp thả xuống TỪ.

Sử dụng hộp thư chung trên thiết bị di động (điện thoại hoặc máy tính bảng)

Để truy nhập hộp thư chung trên thiết bị di động, hãy mở trình duyệt của bạn, đăng nhập vào Office 365, rồi truy nhập Outlook trên web. Để biết hướng dẫn, hãy xem dấu đầu dòng nói về việc Mở và sử dụng hộp thư chung trong Outlook trên web ở trên. Từ Outlook trên web, bạn có thể truy nhập hộp thư chung.

Bạn không thể truy nhập hộp thư chung từ ứng dụng Outlook được cài đặt trên thiết bị di động.

Sử dụng lịch dùng chung

Chúng tôi thích lịch hộp thư chung hơn lịch SharePoint để theo dõi các cuộc hẹn và mọi người đang ở đâu. Lịch dùng chung được tích hợp với Outlook, tạo lời nhắc và việc tạo cũng như sử dụng dễ hơn rất nhiều so với lịch SharePoint.

  1. Trong ứng dụng Outlook, đi đến chế độ xem lịch, rồi chọn hộp thư chung.

    Chọn chế độ xem lịch

  2. Khi bạn nhập cuộc hẹn, những người là thành viên của hộp thư chung sẽ có thể xem chúng.

Chuyển tiếp email được gửi tới hộp thư chung

  1. Trong Trung tâm quản trị Office 365, chọn hộp thư chung bạn muốn chỉnh sửa.

  2. Chọn Chuyển tiếp email > Chỉnh sửa.

  3. Đặt công tắc thành Bật, rồi nhập một địa chỉ email chuyển tiếp. Bạn chỉ có thể nhập MỘT địa chỉ email. Địa chỉ đó có thể không thuộc tổ chức của bạn, chẳng hạn như địa chỉ Gmail hoặc một hộp thư chung khác.

  4. Chọn Lưu.

Gửi thư trả lời tự động từ hộp thư chung

  1. Trong Trung tâm quản trị Office 365, chọn hộp thư chung bạn muốn chỉnh sửa.

  2. Chọn Thư trả lời tự động > Chỉnh sửa.

  3. Đặt công tắc thành Bật, rồi chọn gửi thư trả lời cho những người bên trong tổ chức của bạn hoặc bên ngoài tổ chức của bạn. Nhập thư của bạn.

  4. Nhập thư trả lời bạn muốn gửi cho những người bên trong tổ chức của mình. Bạn không thể thêm hình ảnh, hãy chỉ thêm văn bản.

  5. Nếu bạn cũng muốn gửi thư trả lời tới những người bên ngoài tổ chức của mình, hãy chọn hộp kiểm cho người mà bạn muốn nhận thư trả lời, rồi nhập văn bản. Không có cách nào để chỉ gửi tới những người bên ngoài tổ chức của bạn mà không gửi tới những người bên trong tổ chức của bạn.

  6. Chọn Lưu.

Giới hạn hộp thư chung: 50 GB

Hộp thư chung của bạn có thể lưu trữ tối đa 50 GB dữ liệu mà không cần bạn gán giấy phép cho hộp thư. Sau đó, bạn cần gán giấy phép cho hộp thư để lưu trữ thêm dữ liệu.

Khi hộp thư chung đạt đến giới hạn lưu trữ, bạn sẽ có thể nhận được email sau một lúc nhưng bạn sẽ không thể gửi email mới. Sau đó, hộp thư chung sẽ ngừng nhận email. Những người gửi đến hộp thư sẽ nhận được biên lai không chuyển phát.

Ngăn các thành viên xóa thư trong hộp thư chung

Rất tiếc, bạn không thể ngăn mọi người xóa thư trong hộp thư chung. Ví dụ: giả sử bạn có 5 người sử dụng hộp thư chung. Một trong số họ xóa email sau khi đọc. Bây giờ email đã bị xóa đối với mọi người, thậm chí nếu họ không đọc thư. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là tạo Nhóm Office 365 thay vì hộp thư chung.

Nhóm trong Outlook cũng giống như hộp thư chung. Để so sánh hai loại này, xem mục So sánh Nhóm. Để tìm hiểu thêm về Nhóm, xem mục Tìm hiểu thêm về Nhóm, đặc biệt Nhóm trong mục Outlook ở phần dưới của trang.

Những điều bạn cần biết về hộp thư chung

  • Bạn không cần gán giấy phép cho hộp thư chung có dung lượng dưới 50 GB.

  • Bạn cần cấp cho người dùng quyền (tư cách thành viên) sử dụng hộp thư dùng chung. Chỉ những người thuộc tổ chức của bạn mới có thể sử dụng hộp thư dùng chung này.

  • Bạn không thể cấp quyền truy nhập cho những người bên ngoài doanh nghiệp (chẳng hạn như người có tài khoản Gmail) vào hộp thư chung của bạn. Nếu bạn muốn thực hiện việc này, thay vào đó, hãy cân nhắc việc tạo một nhóm cho Outlook. Để tìm hiểu thêm, xem mục Tạo nhóm Office 365 trong trung tâm quản trị.

  • Bạn không thể truy nhập hộp thư chung từ Outlook for iPhone, Outlook for Android hoặc Outlook for Mac. Nếu bạn muốn truy nhập hộp thư chung từ một trong những thiết bị này, hãy sử dụng Outlook trên web.

  • Bạn không thể mã hóa email được gửi từ hộp thư dùng chung.

  • Bạn có thể chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư chung. Xem mục Chuyển đổi hộp thư người dùng thành hộp thư chung.

Khắc phục sự cố khi tạo hộp thư chung

  • Thông báo lỗi: Địa chỉ proxy "smtp:<tên hộp thư chung>" đã được các địa chỉ proxy khác hoặc LegacyExchangeDN của "<tên>" sử dụng. Vui lòng chọn một địa chỉ proxy khác.

    Sự cố này xảy ra khi bạn tìm cách đặt một tên đã được sử dụng cho hộp thư chung. Ví dụ: giả sử bạn muốn hộp thư chung có tên là thong_tin@domain1 và thong_tin@domain2. Có hai cách thực hiện như sau:

Cách thức hoạt động của tính năng tự động ánh xạ với hộp thư dùng chung.

Tính năng tự động ánh xạ được đặt trên hộp thư của người dùng, không phải trên hộp thư chung.

Điều này nghĩa là nếu bạn tìm cách sử dụng nhóm bảo mật để quản lý những người có quyền truy nhập vào hộp thư chung thì tính năng tự động ánh xạ sẽ không hoạt động. Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng tính năng tự động ánh xạ thì bạn phải gán quyền một cách rõ ràng.

Cách tạo hộp thư dùng chung trong Trung tâm Quản trị Exchange

Một số khách hàng quản lý toàn bộ hộp thư của mình trong Trung tâm Quản trị Exchange. Dưới đây là hướng dẫn về cách tạo hộp thư dùng chung bằng giao diện đó.

Để biết những quyền bạn cần có để thực hiện các bước này, hãy xem mục nhập "Hộp thư người dùng" trong Quyền người nhận.

  1. Đi đến Người nhận > Được chia sẻ > Thêm .

  2. Điền vào các trường bắt buộc:

    • Tên hiển thị

    • Địa chỉ email

  3. Để cấp quyền Truy nhập Đầy đủ hoặc Gửi với Tư cách, hãy bấm Thêm rồi chọn người dùng mà bạn muốn cấp quyền. Bạn có thể dùng phím CTRL để chọn nhiều người dùng. Bạn không biết rõ mình cần sử dụng quyền nào? Hãy xem mục Bạn nên sử dụng quyền nào?.

    Ghi chú: Quyền Truy nhập Đầy đủ cho phép người dùng mở hộp thư cũng như tạo và sửa đổi các mục trong hộp thư. Quyền Gửi với Tư cách cho phép bất cứ người nào, ngoài chủ sở hữu hộp thư, cũng có thể gửi email từ hộp thư dùng chung này. Cả hai quyền đều là bắt buộc để hoạt động hộp thư dùng chung có thể thành công.

  4. Bấm Lưu để lưu thay đổi và tạo hộp thư dùng chung.

  1. Đi đến Người nhận > Được chia sẻ > Chỉnh sửa .

  2. Bấm Đại diện hộp thư

  3. Để cấp hoặc loại bỏ quyền Truy nhập Đầy đủ hoặc Gửi với Tư cách, hãy bấm Thêm hoặc Loại bỏ, rồi chọn người dùng mà bạn muốn cấp quyền.

    Ghi chú: Quyền Truy nhập Đầy đủ cho phép người dùng mở hộp thư cũng như tạo và sửa đổi các mục trong hộp thư. Quyền Gửi với Tư cách cho phép bất cứ người nào, ngoài chủ sở hữu hộp thư, cũng có thể gửi email từ hộp thư dùng chung này. Cả hai quyền đều là bắt buộc để hoạt động hộp thư dùng chung có thể thành công.

  4. Bấm Lưu để lưu thay đổi.

  • Truy nhập Đầy đủ Quyền Truy nhập Đầy đủ cho phép người dùng đăng nhập vào hộp thư dùng chung và hoạt động với vai trò là chủ sở hữu hộp thư đó. Khi đã đăng nhập, người dùng có thể tạo các mục lịch; đọc, xem, xóa và thay đổi thư email; tạo tác vụ và liên hệ lịch. Tuy nhiên, người dùng có quyền Truy nhập Đầy đủ sẽ không thể gửi email từ hộp thư dùng chung, trừ khi họ cũng có quyền Gửi với Tư cách hoặc Gửi Thay mặt.

  • Gửi với Tư cách Quyền Gửi với Tư cách giúp người dùng sử dụng vai trò của hộp thư dùng chung khi gửi thư. Ví dụ: nếu Kweku đăng nhập vào hộp thư dùng chung Phòng Tiếp thị và gửi email thì điều đó cũng tương tự như Phòng Tiếp thị đã gửi thư đó.

    Tuy nhiên, họ sẽ không thể thấy bất kỳ email nào được gửi đến hoặc từ địa chỉ dùng chung.

  • Gửi Thay mặt Quyền Gửi Thay mặt giúp người dùng gửi email thay mặt cho hộp thư dùng chung. Ví dụ: nếu John đăng nhập vào hộp thư dùng chung Xây dựng Tiếp nhận 32 và gửi email, thư đó giống như đã được gửi bởi "John thay mặt cho Xây dựng Tiếp nhận 32". Bạn không thể sử dụng EAC để cấp quyền Gửi Thay mặt, bạn phải sử dụng lệnh ghép ngắn Set-Mailbox với tham số GrantSendonBehalf.

Sử dụng lệnh ghép ngắn PowerShell New-Mailbox để tạo hộp thư dùng chung.

Ví dụ sau đây cho thấy cách tạo hộp thư dùng chung Phòng Bán hàng, đồng thời cấp quyền Truy nhập Đầy đủ và Gửi Thay mặt cho nhóm bảo mật MarketingSG. Người dùng là thành viên của nhóm bảo mật sẽ được cấp quyền đối với hộp thư.

Ghi chú: Ví dụ này giả định rằng bạn đã tạo nhóm bảo mật MarketingSG và nhóm bảo mật đó có hỗ trợ thư. Xem mục Quản lý Nhóm Bảo mật Hỗ trợ Thư.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Tôi có nên tạo một hộp thư chung hay một Nhóm Office 365 cho Outlook không?

Xem mục So sánh nhóm để biết một số hướng dẫn.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×