Tạo danh sách lựa chọn bằng cách dùng hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp

Tạo danh sách lựa chọn bằng cách dùng hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi nhập dữ liệu trên biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, có thể nhanh hơn và dễ dàng hơn để chọn một giá trị từ một danh sách hơn để nhớ một giá trị để nhập. Danh sách các lựa chọn cũng giúp đảm bảo rằng giá trị được nhập vào trường thích hợp. Điều khiển danh sách có thể kết nối với dữ liệu hiện có, hoặc nó có thể hiển thị giá trị cố định mà bạn nhập khi bạn tạo điều khiển. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu về danh sách điều khiển sẵn dùng cho biểu mẫu Access, và làm thế nào để tạo và tùy chỉnh chúng.

Ghi chú: Bài viết này không áp dụng cho các ứng dụng web Access.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về các loại điều khiển hộp danh sách

Tạo một hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp bằng cách dùng trình hướng dẫn

Tạo một hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp bằng cách thêm một trường tra cứu vào biểu mẫu

Tạo một hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp mà không cần dùng trình hướng dẫn

Sửa danh sách giá trị trong khi đang mở trong dạng xem biểu mẫu biểu mẫu

Tùy chỉnh hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp

Tìm hiểu các loại điều khiển hộp danh sách

Access cung cấp hai điều khiển danh sách cho biểu mẫu — hộp danh sách và hộp tổ hợp.

Hộp danh sách    Điều khiển hộp danh sách hiển thị danh sách các giá trị hoặc lựa chọn. Hộp danh sách chứa các hàng dữ liệu và thường được chỉnh cỡ để luôn luôn có thể nhìn thấy một số hàng. Các hàng có thể có một hoặc nhiều cột và các cột này có thể hiển thị cùng với hoặc không có đầu đề. Nếu danh sách có nhiều hàng hơn số hàng có thể hiển thị trong điều khiển, Access sẽ hiển thị thanh cuộn trong điều khiển. Người dùng bị giới hạn trong các lựa chọn có sẵn trong hộp danh sách; bạn không thể gõ một giá trị vào hộp danh sách.

Hộp danh sách

Hộp tổ hợp    Điều khiển hộp tổ hợp cung cấp một cách tiện dụng hơn để hiển thị danh sách lựa chọn; danh sách đó ẩn cho đến khi bạn bấm vào mũi tên thả xuống. Hộp tổ hợp cũng mang đến cho bạn khả năng nhập giá trị chưa có trong danh sách. Theo cách này, điều khiển hộp tổ hợp có thể kết hợp các tính năng của hộp văn bản và hộp danh sách.

Cách dùng hộp tổ hợp (danh sách thả xuống)

1. Bấm mũi tên để hiển thị danh sách thả xuống.

2. Bấm một tùy chọn trong danh sách thả xuống.

Hộp danh sách và hộp tổ hợp có thể được gắn kết hoặc không gắn kết điều khiển. Các điều khiển có thể tra cứu các giá trị trong danh sách cố định mà bạn nhập chính bạn, hoặc họ có thể tra cứu các giá trị trong một bảng hoặc truy vấn. Để tạo gắn kết hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp tra cứu các giá trị trong một bảng hoặc truy vấn, hãy đảm bảo rằng biểu mẫu dựa trên một nguồn bản ghi bao gồm một trường khóa ngoại hoặc Trường tra cứu. Điều này giúp bạn tạo mối quan hệ cần có để nối kết dữ liệu trong hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp dữ liệu trong biểu mẫu.

Tạo hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp bằng cách dùng trình hướng dẫn

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong Ngăn Dẫn hướng và sau đó bấm Dạng xem Thiết kế.

    Ghi chú: Quy trình này giả định rằng biểu mẫu đó được gắn với bảng hoặc truy vấn. Bạn không cần áp dụng một số bước nếu biểu mẫu đó là loại không gắn kết. Để xác định xem biểu mẫu đó có được gắn với bảng hoặc truy vấn không, hãy nhấn F4 để hiển thị trang thuộc tính. Trên tab Dữ liệu của trang thuộc tính, hộp thuộc tính Nguồn Bản ghi hiển thị bảng hoặc truy vấn mà biểu mẫu đó gắn kết tới.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm điều khiển , hãy đảm bảo rằng Dùng trình hướng dẫn điều khiển Ảnh nút được chọn.

  3. Bấm công cụ Ảnh nút Hộp danh sáchhoặc Hộp tổ hợp Ảnh nút cụ.

  4. Trên biểu mẫu, bấm vào nơi bạn muốn đặt hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp.

    • Tùy vào lựa chọn của bạn, Trình hướng dẫn Hộp Danh sách hoặc Trình hướng dẫn Hộp Tổ hợp sẽ khởi động.

  5. Khi trình hướng dẫn hỏi cách thức bạn muốn lấy giá trị cho điều khiển, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nếu bạn muốn hiển thị dữ liệu hiện thời từ nguồn bản ghi, hãy bấm Tôi muốn hộp danh sách/hộp tổ hợp tra cứu giá trị trong bảng hoặc truy vấn.

    • Nếu bạn muốn hiển thị danh sách cố định các giá trị sẽ hiếm khi thay đổi, hãy bấm Tôi sẽ nhập giá trị tôi muốn.

    • Nếu bạn muốn điều khiển thực hiện thao tác tìm kiếm, hơn là hoạt động như công cụ nhập dữ liệu, hãy bấm Tìm bản ghi trên biểu mẫu dựa trên giá trị tôi đã chọn trong hộp danh sách/hộp tổ hợp. Thao tác này tạo ra điều khiển không gắn kết với macro được nhúng thực hiện thao tác tìm kiếm dựa trên giá trị mà người dùng nhập.

  6. Hãy làm theo hướng dẫn để xác định cách các giá trị sẽ xuất hiện.

  7. Nếu bạn đã chọn một trong hai tùy chọn trên trang đầu tiên của trình hướng dẫn, trình hướng dẫn sẽ hỏi điều bạn muốn Access thực hiện khi bạn chọn một giá trị. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Để tạo kiểm soát không gắn kết, hãy bấm Nhớ giá trị để dùng sau này. Điều đó có nghĩa là Access sẽ giữ giá trị đã chọn cho đến khi người dùng thay đổi giá trị đó hoặc đóng biểu mẫu, nhưng nó sẽ không ghi giá trị vào bảng.

    • Để tạo kiểm soát được gắn, hãy bấm Lưu giá trị đó trong trường này, sau đó chọn trường bạn muốn gắn kết điều khiển vào.

  8. Bấm Tiếp và gõ nhãn cho điều khiển. Nhãn này sẽ được hiển thị kế bên điều khiển.

  9. Bấm Kết thúc.

Tạo hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp bằng cách thêm trường Tra cứu vào biểu mẫu

Bạn tạo hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp được gắn bằng cách thêm trường Tra cứu vào biểu mẫu.

  1. Tạo trường Tra cứu trong một bảng. Trường tra cứu bạn tạo có thể có nhiều giá trị hoặc chứa một giá trị.

    Để biết thêm thông tin về tạo trường tra cứu, hãy xem bài viết Thêm hoặc thay đổi trường tra cứu có cho phép bạn lưu giữ nhiều giá trị.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Tạo biểu mẫu dựa trên một nguồn bản ghi có chứa trường tra cứu. Ví dụ, trong ngăn dẫn hướng, chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường tra cứu, sau đó trên tab tạo , trong nhóm biểu mẫu , bấm biểu mẫu Ảnh Nút .

      Access tự động tạo hộp tổ hợp cho trường Tra cứu.

    • Thêm hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp vào biểu mẫu:

      1. Trong dạng xem Thiết kế, hãy mở biểu mẫu dựa trên nguồn bản ghi có chứa trường Tra cứu.

      2. Nếu ngăn Danh sách Trường không hiển thị, hãy nhấn Alt+F8 để hiển thị ngăn đó.

      3. Bấm đúp vào trường Tra cứu, hoặc kéo trường Tra cứu từ ngăn Danh sách Trường vào biểu mẫu. Access tự động tạo hộp tổ hợp gắn kết với trường đó.

        Mẹo: Để thay đổi hộp tổ hợp thành hộp danh sách (hoặc ngược lại), hãy bấm chuột phải vào điều khiển, bấm Đổi Thành trên menu lối tắt, sau đó bấm vào loại điều khiển bạn muốn.

Tạo hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp mà không cần dùng trình hướng dẫn

Khi bạn tạo hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp mà không cần dùng trình hướng dẫn, bạn có thể tự mình đặt nhiều thuộc tính của điều khiển. Nếu bạn muốn có thêm thông tin về một thuộc tính cụ thể, bấm hộp thuộc tính phù hợp và nhấn F1.

  1. Mở biểu mẫu trong dạng xem Thiết kế.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm điều khiển , hãy đảm bảo rằng Dùng trình hướng dẫn điều khiển không được chọn.

    Ảnh nút

  3. Bấm vào công cụ Ảnh nút Hộp danh sáchhoặc Hộp tổ hợp Ảnh nút cụ.

  4. Bấm một lần nữa vào bên trong biểu mẫu để tạo điều khiển định cỡ mặc định, hoặc bấm và kéo cho đến khi điều khiển đạt kích cỡ bạn muốn.

  5. Vẫn để chọn điều khiển, nhấn F4 để mở trang thuộc tính của nó.

  6. Đặt thuộc tính Kiểu Nguồn Hàng và Nguồn Hàng, với sự hướng dẫn từ bảng dưới đây.

Để thực hiện điều này...

đặt thuộc tính Kiểu Nguồn Hàng thành...

và đặt thuộc tính Nguồn Hàng như trình bày dưới đây:

Hiện các giá trị từ bảng hoặc truy vấn, hoặc kết quả của câu lệnh SQL

Bảng/Truy vấn

Trong danh sách thả xuống, hãy chọn bảng hoặc truy vấn có chứa các giá trị bạn muốn xuất hiện trong hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp.

–hoặc–

Nhập câu lệnh SQL.

–hoặc–

Trên tab dữ liệu của trang thuộc tính, hãy bấm Nút Trình Tạo để mở bộ dựng truy vấn. Để biết thêm thông tin về việc xây dựng một truy vấn, hãy xem bài viết tạo một truy vấn chọn đơn giản.

Hiện danh sách giá trị cố định

Danh sách Giá trị

Gõ danh sách giá trị cố định được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). Ví dụ, Bắc;Nam;Đông;Tây

–hoặc–

Trên tab dữ liệu của trang thuộc tính, bấm Nút Trình Tạo để mở hộp thoại Sửa mục danh sách , sau đó nhập các mục trên dòng riêng biệt.

Hiện danh sách trường từ bảng hoặc truy vấn

Danh sách Trường

Trong danh sách thả xuống, hãy chọn bảng hoặc truy vấn có chứa các tên trường bạn muốn xuất hiện trong hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp.

  1. Nếu bạn muốn có nhiều cột xuất hiện trong điều khiển, hãy bấm hộp thuộc tính Đếm Cột và gõ số cột bạn muốn. Đặt thuộc tính Độ rộng Cột để điều chỉnh độ rộng cột. Để biết thêm thông tin về từng thuộc tính, hãy đặt con trỏ trong hộp thuộc tính, sau đó nhấn F1.

  2. Nếu bạn muốn Access lưu giữ giá trị bạn chọn, hãy bấm hộp thuộc tính Nguồn Điều khiển và chọn trường bạn muốn gắn kết với hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp.

Sửa danh sách giá trị trong khi đang mở biểu mẫu ở dạng xem Biểu mẫu

Nếu thuộc tính Kiểu Nguồn Hàng của hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp được đặt là Danh sách Giá trị, bạn có thể sửa các giá trị của danh sách trong khi biểu mẫu mở ở dạng xem Biểu mẫu — tránh việc cần chuyển sang dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Bố trí, mở trang thuộc tính và sửa thuộc tính Nguồn Hàng cho điều khiển mỗi lần bạn cần thực hiện thay đổi danh sách.

Ghi chú: Để sửa các giá trị của danh sách, thuộc tính Cho phép Sửa Danh sách Giá trị dành cho hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp phải được đặt là Có.

Sửa danh sách giá trị trong dạng xem Biểu mẫu

Khi con trỏ của bạn vào hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp (bằng cách bấm hoặc chuyển tab tới hộp), một nút sẽ xuất hiện bên dưới danh sách.

Hộp tổ hợp với nút Sửa Mục Danh sách

  1. Bấm vào nút để mở hộp thoại Sửa Mục Danh sách.

  2. Sửa mục danh sách, giữ mỗi mục trên một dòng riêng biệt.

  3. Để chọn giá trị mặc định cho các bản ghi mới, hãy bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp Giá trị Mặc định rồi bấm vào giá trị bạn muốn.

  4. Bấm OK.

Ngăn không cho sửa danh sách giá trị trong dạng xem Biểu mẫu

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong Ngăn Dẫn hướng và sau đó bấm dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Bố trí.

  2. Bấm vào điều khiển để chọn nó và sau đó nhấn F4 để hiển thị trang thuộc tính.

  3. Trên tab Dữ liệu của trang thuộc tính, đặt thuộc tính Cho phép Sửa Danh sách Giá trị là Không.

  4. Bấm tệp rồi bấm lưu, hoặc nhấn Ctrl + S Ảnh nút .

Chọn một biểu mẫu khác để sửa danh sách giá trị

Theo mặc định, Access cung cấp một biểu mẫu dựng sẵn dành cho mục đích sửa danh sách giá trị. Nếu bạn có biểu mẫu khác muốn sử dụng cho mục đích này, bạn có thể nhập tên của biểu mẫu trong thuộc tính Biểu mẫu Sửa Mục Danh Sách, như sau

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu trong Ngăn Dẫn hướng và sau đó bấm dạng xem Thiết kế hoặc dạng xem Bố trí trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào điều khiển để chọn nó và sau đó nhấn F4 để hiển thị trang thuộc tính.

  3. Trên tab Dữ liệu của trang thuộc tính, hãy bấm vào mũi tên thả xuống trong hộp thuộc tính Biểu mẫu Sửa Mục Danh Sách.

  4. Bấm vào biểu mẫu bạn muốn sử dụng cho việc sửa danh sách giá trị.

  5. Bấm vào tệp và sau đó bấm lưu, hoặc nhấn Ctrl + S Ảnh nút .

Tùy chỉnh hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp

Với biểu mẫu mở trong dạng xem Thiết kế, hãy đảm bảo rằng hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp đã được chọn và sau đó nhấn F4 để mở trang thuộc tính dành cho điều khiển. Sau đó thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Thay đổi thứ tự sắp xếp trong hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp     Nếu bạn đã sử dụng trình hướng dẫn để tạo hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp, Access tự động sắp xếp các hàng tạo thành danh sách theo cột hiển thị đầu tiên. Nếu bạn muốn chọn thứ tự sắp xếp khác, hoặc nếu bạn đã đặt thuộc tính Nguồn Hàng của điều khiển tới một truy vấn đã lưu, hãy sử dụng quy trình sau đây:

    • Bấm vào tab Dữ liệu và sau đó bấm vào hộp thuộc tính Nguồn Hàng.

    • Trên tab dữ liệu của trang thuộc tính, hãy bấm Nút Trình Tạo để mở bộ dựng truy vấn.

    • Trong dòng Sắp xếp cho cột bạn muốn sắp xếp, hãy xác định thứ tự sắp xếp bạn muốn.

  • Gắn kết cột vào một hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp   

    Trong hộp thuộc tính Cột gắn kết hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp, hãy xác định một số tương ứng với vị trí của cột trong hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp. Ví dụ, nhập 1 để gắn kết cột đầu tiên trong hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp với trường cơ bản được xác định trong thuộc tính Nguồn điều khiển . Bao gồm cột ẩn khi bạn đếm số cột.

    Nếu bạn đặt thuộc tính Cột Gắn kết là 0, Access sẽ lưu chỉ mục danh sách thay vì giá trị từ một trong các cột. Điều này hữu ích nếu bạn muốn lưu giữ một chuỗi số thay vì giá trị danh sách.

  • Ẩn cột trong một hộp danh sách hoặc hộp tổ hợp trên biểu mẫu   

    • Trong hộp thuộc tính Chiều rộng của cột , nhập 0 cho cột hoặc các cột mà bạn muốn ẩn.

      Ví dụ, giả sử bạn có một hộp tổ hợp với hai cột gắn kết trong đó cột SupplierID rộng 0,5" và cột SupplierName rộng 2". Cột SupplierID là cột đầu tiên trong danh sách, vì vậy thuộc tính Độ rộng Cột được đặt là 0,5";2". Để ẩn cột SupplierID, hãy đặt thuộc tính Độ rộng Cột là 0";2". Cột SupplierID vẫn có thể là cột gắn kết, ngay cả khi nó bị ẩn.

  • Ghi chú: Trong hộp tổ hợp, cột hiển thị đầu tiên đã được hiển thị trong phần hộp văn bản của hộp tổ hợp khi danh sách không hiển thị. Ví dụ, cột SupplierName trong ví dụ trước đó sẽ được hiển thị bởi vì cột SupplierID bị ẩn. Nếu cột SupplierID không bị ẩn, nó sẽ được hiển thị thay vì cột SupplierName.

  • Thêm đầu đề cột vào hộp tổ hợp trên biểu mẫu   

    • Trong hộp thuộc tính Đầu đề Cột, hãy bấm Có để hiển thị đầu đề cột. Đầu đề trong các hộp tổ hợp chỉ hiển thị khi hộp được mở.

      Nếu hộp tổ hợp hoặc hộp danh sách dựa trên một nguồn bản ghi, truy nhập sử dụng tên trường từ nguồn bản ghi là đầu đề cột. Nếu hộp tổ hợp hoặc hộp danh sách dựa trên danh sách giá trị cố định, Access sẽ dùng n mục đầu tiên của dữ liệu từ danh sách giá trị (thuộc tínhNguồn hàng ) làm đề mục cột, nơi n = số đặt trong thuộc tính Tổng số cột .

  • Tắt tính năng điền-trong-khi bạn nhập cho hộp tổ hợp trên biểu mẫu   

    • Trong hộp thuộc tính Tự động Bung rộng, hãy bấm vào Không.

      Khi thuộc tính Tự động Bung rộng được đặt là Không, bạn sẽ phải chọn một giá trị từ danh sách hoặc nhập toàn bộ giá trị.

  • Đặt độ rộng của phần hộp danh sách của hộp tổ hợp trên biểu mẫu   

    • Trong hộp thuộc tính Chiều rộng danh sách , hãy nhập chiều rộng mà bạn muốn, bằng cách dùng hiện tại đơn vị đo (thiết lập trong Panel điều khiển của Windows). Để sử dụng một đơn vị đo lường khác với mặc định, bao gồm một chỉ báo đo lường. Ví dụ, nhập 2 cm. Hãy đảm bảo để rời khỏi đủ khoảng trống cho một thanh cuộn.

      Phần hộp danh sách của hộp tổ hợp có thể rộng hơn phần hộp văn bản, nhưng nó không thể hẹp hơn. Thiết đặt mặc định (Tự động) làm cho hộp danh sách có cùng độ rộng với phần hộp văn bản của hộp tổ hợp.

  • Đặt số hàng để hiển thị trong hộp tổ hợp trên biểu mẫu, tối đa   

    • Trong hộp thuộc tính Hàng Danh sách, hãy nhập một số.

      Nếu số thực tế của hàng vượt quá số đã xác định trong thuộc tính Hàng Danh sách, một thanh cuộn dọc sẽ hiển thị trong hộp tổ hợp.

  • Giới hạn mục nhập hộp tổ hợp các mục trong danh sách phần của hộp tổ hợp trên biểu mẫu   

    • Trong hộp thuộc tính Giới hạn Cho Danh sách, hãy bấm Có.

      Ghi chú: 

    • Nếu cột đầu tiên được hiển thị trong hộp tổ hợp không phải là cột gắn kết, Access giới hạn mục nhập cho danh sách ngay cả khi nếu thuộc tính Giới hạn Cho Danh sách được đặt là Không.

    • Nếu thuộc tính Giới hạn Cho Danh sách được đặt là Không, khi bạn nhập một mục không ở trong danh sách, nếu hộp tổ hợp được gắn kết, mục nhập được lưu giữ trong trường cơ bản, nhưng nó không được thêm vào danh sách. Để thêm mục nhập mới vào danh sách, hãy sử dụng thuộc tính Khi Không có Trong Danh sách và sự kiện Không có Trong Danh sách.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×