Tạo bảng

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu Access, bạn sẽ lưu trữ dữ liệu của mình vào các bảng—danh sách dựa theo đối tượng chứa các hàng và cột. Ví dụ: bạn có thể tạo bảng Danh bạ để lưu trữ danh sách tên, địa chỉ và số điện thoại hoặc bảng Sản phẩm để lưu trữ thông tin về các sản phẩm.

Bài viết này sẽ giải thích về cách tạo bảng, cách thêm trường vào bảng, cũng như cách đặt khóa chính cho bảng. Bài viết cũng sẽ giải thích về cách đặt các thuộc tính cho trường và bảng.

Vì đối tượng cơ sở dữ liệu khác phụ thuộc rất nhiều vào các bảng, do đó, bạn nên luôn luôn bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu của mình bằng cách tạo toàn bộ bảng cho chúng, rồi tạo bất kỳ đối tượng nào khác. Trước khi bạn tạo bảng, hãy cân nhắc kỹ lưỡng các yêu cầu của mình, rồi xác định toàn bộ bảng bạn cần. Để xem giới thiệu về việc lập kế hoạch và thiết kế cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Thông tin cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này

Tổng quan

Tạo bảng mới

Thêm trường vào bảng

Lưu bảng

Tổng quan

Bảng là đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn sử dụng để lưu trữ dữ liệu về một chủ đề cụ thể, như nhân viên hoặc sản phẩm. Một bảng sẽ chứa các bản ghi và trường.

Mỗi bản ghi lại chứa dữ liệu về một bản sao chủ đề bảng, chẳng hạn như một nhân viên cụ thể. Bản ghi còn được gọi chung là hàng hoặc bản sao.

Mỗi trường lại chứa dữ liệu về một khía cạnh chủ đề bảng, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ email. Trường còn thường được gọi là cột hoặc thuộc tính.

Bản ghi chứa các giá trị trường, như Contoso, Ltd. hay ai_do@example.com. Giá trị trường còn được gọi chung là dữ kiện.

Bảng Customers trong Access cho thấy bố trí của các bản ghi và trường

1. Bản ghi

2. Trường

3. Giá trị trường

Một cơ sở dữ liệu Access có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lại lưu trữ thông tin về một chủ đề khác nhau. Mỗi bảng có thể chứa nhiều trường từ các loại dữ liệu khác nhau, như văn bản, số, ngày tháng và siêu kết nối.

Các thuộc tính của bảng và trường

Bảng và trường cũng có các thuộc tính mà bạn có thể đặt để kiểm soát các đặc tính hoặc hành vi của chúng.

Bảng thuộc tính trường và bảng
Bảng mở ở cửa sổ Thiết kế.

1. Thuộc tính bảng

2. Thuộc tính trường

Trong cơ sở dữ liệu của Access, thuộc tính bảng là những thuộc tính bảng ảnh hưởng tới giao diện hoặc hành vi tổng thể của bảng. Thuộc tính bảng được đặt trong bảng thuộc tính của bảng ở cửa sổ Thiết kế. Ví dụ: bạn có thể đặt thuộc tính Chế độ xem Mặc định của bảng để chỉ định cách bảng hiển thị theo mặc định.

Một thuộc tính trường sẽ áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong các đặc tính trường hoặc khía cạnh hành vi trường. Bạn có thể đặt một số thuộc tính trường ở Dạng xem biểu dữ liệu. Bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ ở cửa sổ Thiết kế bằng cách sử dụng ngăn Thuộc tính Trường.

Kiểu dữ liệu

Mỗi trường đều có một loại dữ liệu. Loại dữ liệu trường chỉ định loại dữ liệu mà trường lưu trữ, chẳng hạn như lượng văn bản hoặc tệp đính kèm lớn.

Thiết đặt Loại dữ liệu

Loại dữ liệu là thuộc tính trường nhưng chúng khác với những thuộc tính trường khác như sau:

  • Bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, chứ không phải là trong ngăn Thuộc tính Trường.

  • Loại dữ liệu trường sẽ xác định các thuộc tính khác của trường đó.

  • Bạn phải đặt loại dữ liệu trường khi tạo trường.

    Bạn có thể tạo trường mới trong Access bằng cách nhập dữ liệu vào một cột mới trong dạng xem Biểu dữ liệu. Khi bạn tạo trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động gán loại dữ liệu cho trường, dựa trên dữ liệu mà bạn nhập. Nếu mục nhập của bạn không ngụ ý loại dữ liệu nào khác thì Access sẽ đặt loại dữ liệu đó thành Văn bản. Nếu cần, bạn có thể thay đổi loại dữ liệu bằng cách sử dụng Dải băng.

Ví dụ về xác định loại dữ liệu tự động

Bảng sau trình bày cách thức hoạt động của tính năng xác định loại dữ liệu tự động trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Nếu bạn nhập:

Access sẽ tạo một trường với loại dữ liệu:

John

Văn bản

http://www.contoso.com

Bạn có thể sử dụng bất kỳ tiền tố giao thức Internet nào hợp lệ. Ví dụ: http://, https:// và mailto: là các tiền tố hợp lệ.

Siêu kết nối

1

Số, Số nguyên Dài

50.000

Số, Số nguyên Dài

50.000,99

Số, Nhân đôi

50000,389

Số, Nhân đôi

12/67

Định dạng ngày và giờ được nhận diện là những định dạng thuộc ngôn ngữ người dùng của bạn.

Ngày/Giờ

31/12/2016

Ngày/Giờ

10:50:23

Ngày/Giờ

10:50 sa

Ngày/Giờ

17:50

Ngày/Giờ

$12,50

Ký hiệu tiền tệ được nhận diện là ký hiệu thuộc ngôn ngữ người dùng của bạn.

Tiền tệ

21,75

Số, Nhân đôi

123,00%

Số, Nhân đôi

3,46E+03

Số, Nhân đôi

Mối quan hệ của bảng

Mặc dù mỗi bảng lại lưu trữ dữ liệu về một chủ đề khác nhau nhưng các bảng trong cơ sở dữ liệu Access thường lưu trữ dữ liệu về các chủ đề liên quan tới nhau. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu có thể chứa:

  • Một bảng khách hàng liệt kê khách hàng của công ty và địa chỉ của họ.

  • Một bảng sản phẩm liệt kê các sản phẩm bạn bán, bao gồm giá cả và ảnh của từng sản phẩm.

  • Một bảng đơn đặt hàng theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng.

Vì bạn lưu trữ dữ liệu về các chủ đề khác nhau trong các bảng riêng biệt nên bạn sẽ cần một số cách để hợp nhất dữ liệu với nhau, từ đó, bạn có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu liên quan từ những bảng riêng biệt đó. Để kết nối dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác nhau, bạn sẽ cần tạo các mối quan hệ. Mối quan hệ là mối liên hệ lô-gic giữa hai bảng chỉ rõ những trường mà các bảng có chung.

Khóa

Trường là một phần của quan hệ của bảng được gọi là các khóa. Một khóa thường có một trường, nhưng có thể có nhiều hơn một trường. Có hai loại khóa:

  • Khóa chính    Một bảng có thể chỉ có một khóa chính. Một khóa chính chứa một hoặc nhiều trường giúp nhận dạng riêng từng bản ghi mà bạn lưu trữ trong bảng. Thông thường, sẽ có một số định danh riêng, như số ID, số sê-ri hoặc mã, dùng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có một bảng Khách hàng, trong đó, mỗi khách hàng sẽ có một số ID khách hàng riêng. Trường ID khách hàng là khóa chính của bảng Khách hàng. Khi khóa chính chứa nhiều hơn một trường, khóa đó thường tích hợp các trường đã có sẵn, được kết hợp cùng nhau, mang tới các giá trị riêng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tổ hợp họ, tên và ngày sinh làm khóa chính cho một bảng về mọi người.

  • Khóa ngoại    Một bảng cũng có thể có một hoặc nhiều khóa ngoại. Một khóa ngoại sẽ chứa các giá trị tương ứng với các giá trị trong khóa chính của một bảng khác. Ví dụ: bạn có thể có bảng Thứ tự, trong đó, mỗi thứ tự lại có một số ID khách hàng tương ứng với một bản ghi trong bảng Khách hàng. Trường ID khách hàng là khóa ngoại của bảng Thứ tự.

Sự tương ứng của các giá trị giữa các trường khóa tạo thành cơ sở cho một mối quan hệ bảng. Bạn sử dụng mối quan hệ bảng để kết hợp dữ liệu từ các bảng liên quan. Ví dụ, giả định rằng bạn có một bảng Khách hàng và một bảng Đơn đặt hàng. Trong bảng Khách hàng của bạn, mỗi bản ghi được nhận dạng bởi một trường khóa chính là các ID.

Để liên kết mỗi đơn đặt hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường khóa ngoại vào bảng Đơn đặt hàng tương ứng với trường ID trong bảng Khách hàng, rồi tạo một mối quan hệ giữa hai khóa. Khi bạn thêm một bản ghi vào bảng Đơn đặt hàng, bạn sử dụng giá trị cho ID khách hàng có ở bảng Khách hàng. Bất kỳ khi nào bạn muốn xem bất kỳ đơn đặt hàng của một khách hàng, bạn sử dụng mối quan hệ để nhận dạng loại dữ liệu có trong bảng Khách hàng tương ứng với các bản ghi trong bảng Đơn đặt hàng.

Mối quan hệ với bảng Access được hiển thị trong cửa sổ Quan hệ
Một mối quan hệ bảng được hiển thị trong cửa sổ Mối quan hệ.

1. Một khóa chính, được xác định bằng biểu tượng khóa cạnh tên trường.

2. Một khóa ngoại — ghi chú sự vắng mặt của biểu tượng khóa.

Lợi ích của việc sử dụng các mối quan hệ

Việc giữ cho dữ liệu riêng biệt trong các bảng liên quan tạo ra những lợi ích sau:

  • Nhất quán    Do mỗi mục của dữ liệu chỉ được ghi một lần trong một bảng, vì vậy sẽ ít xảy ra khả năng tối nghĩa hoặc không nhất quán. Ví dụ, bạn lưu một tên khách hàng chỉ một lần vào một bảng về khách hàng, hơn là lưu nó riêng biệt (và có khả năng không nhất quán) trong một bảng chứa dữ liệu đơn đặt hàng.

  • Hiệu quả    Việc ghi dữ liệu chỉ ở một vị trí giúp bạn sử dụng dung lượng đĩa ít hơn. Ngoài ra, các bảng nhỏ hơn thường cung cấp dữ liệu nhanh hơn các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng các bảng riêng biệt cho các đối tượng riêng biệt, bạn sẽ đưa các giá trị null (không có dữ liệu ) và sự dư thừa vào trong các bảng của bạn, cả hai điều đó có thể làm tốn dung lượng và làm giảm hiệu suất.

  • Dễ hiểu    Thiết kế của một cơ sở dữ liệu dễ hiểu hơn nếu các đối tượng được phân tách đúng vào trong các bảng.

Mẹo: Lên kế hoạch cho bảng của bạn trong khi ghi nhớ các mối quan hệ. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường khóa ngoại nếu bảng chứa khóa chính tương ứng đã tồn tại. Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ tạo các mối quan hệ cho bạn.

Đầu Trang

Tạo bảng mới

Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh sách liên hệ, có thể sẽ chỉ sử dụng một bảng đơn. Tuy nhiên, nhiều cơ sở dữ liệu sẽ sử dụng nhiều bảng. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới, bạn sẽ tạo một tệp mới trên máy tính của mình hoạt động như một bộ chứa cho toàn bộ đối tượng trong cơ sở dữ liệu, bao gồm bảng của bạn.

Bạn có thể tạo bảng bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu mới, bằng cách chèn bảng vào cơ sở dữ liệu hiện có hoặc bằng cách nhập hay liên kết tới bảng từ một nguồn dữ liệu khác — chẳng hạn như sổ làm việc Microsoft Excel, tài liệu Microsoft Word, tệp văn bản hoặc một cơ sở dữ liệu khác. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống mới thì một bảng trống mới sẽ tự động được chèn cho bạn. Khi đó, bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng để bắt đầu định nghĩa trường của mình.

Bạn muốn làm gì?

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

Nhập hoặc liên kết để tạo bảng

Sử dụng site SharePoint để tạo bảng

Đặt khóa chính cho bảng

Đặt thuộc tính cho bảng

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

  1. Bấm vào Tệp > Mới. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Microsoft Office Button > Mới.

  2. Trong hộp Tên Tệp, gõ tên tệp cho cơ sở dữ liệu mới.

  3. Để duyệt tới một vị trí khác nhằm lưu cơ sở dữ liệu, hãy bấm vào biểu tượng thư mục.

  4. Bấm Tạo.

    Cơ sở dữ liệu mới mở ra và một bảng mới có tên là Bảng1 được tạo và mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

  1. Bấm vào Tệp > Mở. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Microsoft Office Button > Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở, rồi bấm vào Mở.

  3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

    Một bảng mới được chèn vào cơ sở dữ liệu, đồng thời bảng sẽ mở ra trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Nhập hoặc liên kết để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng bằng cách nhập hoặc liên kết tới dữ liệu được lưu ở bất kỳ đâu. Bạn có thể nhập hoặc liên kết tới dữ liệu trong một trang tính Excel, một danh sách SharePoint, một tệp XML, một cơ sở dữ liệu Access khác, một thư mục Microsoft Outlook và nhiều định dạng khác.

Khi bạn nhập dữ liệu, bạn tạo một bản sao dữ liệu trong một bảng mới trên cơ sở dữ liệu hiện tại. Các thay đổi sau đó đối với dữ liệu nguồn sẽ không ảnh hưởng tới các dữ liệu được nhập và những thay đổi đối với dữ liệu đã nhập cũng không ảnh hưởng tới dữ liệu nguồn. Sau khi bạn kết nối với một nguồn dữ liệu và nhập dữ liệu của nguồn đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu đã nhập mà không phải kết nối với nguồn. Bạn có thể thay đổi thiết kế của một bảng đã nhập.

Khi bạn kêt nối tới dữ liệu, bạn có thể tạo một bảng được nối kết trong cơ sở dữ liệu hiện tại đại diện một nối kết trực tiếp tới thông tin hiện có được lưu ở bất kỳ đâu. Khi bạn thay đổi dữ liệu trong một bảng được nối kết, bạn sẽ thay đổi nó trong nguồn. Bất kỳ khi nào dữ liệu thay đổi trong nguồn, những thay đổi đó cũng được hiển thị trong bảng được nối kế. Bạn phải có thể kết nối với nguồn dữ liệu bất kỳ khi nào bạn sử dụng bảng được nối kết. Bạn không thể thay đổi thiết kế của bảng được nối kết.

Lưu ý: Bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu trong trang tính Excel bằng cách sử dụng bảng đã liên kết. Giải pháp thay thế là nhập dữ liệu nguồn vào cơ sở dữ liệu Access, rồi liên kết tới cơ sở dữ liệu từ Excel.

Tạo một bảng mới bằng cách nhập hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài

  1. Bấm vào Tệp > Mở. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Microsoft Office Button > Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn và mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng mới trong đó.

  3. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào một trong các nguồn dữ liệu sẵn có. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, nguồn dữ liệu sẽ nằm trong nhóm Nhập.

    Ảnh Ribbon Access

  4. Theo các hướng dẫn trong hộp thoại xuất hiện ở từng bước.

    Access tạo bảng mới và hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

Bạn cũng có thể nhập hoặc liên kết tới danh sách SharePoint bằng cách sử dụng lệnh trên tab Tạo.

Đầu Trang

Sử dụng trang SharePoint để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng trong cơ sở dữ liệu của mình để nhập hoặc liên kết tới danh sách SharePoint. Bạn cũng có thể tạo danh sách SharePoint mới bằng cách sử dụng mẫu được xác định sẵn. Mẫu được xác định sẵn trong Access gồm Danh bạ, Tác vụ, Sự cố và Sự kiện.

  1. Bấm vào Tệp > Mở. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Microsoft Office Button > Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng mới trong đó, rồi bấm vào Mở.

  3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Danh sách SharePoint.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Tạo một danh sách SharePoint dựa vào một mẫu

      1. Bấm vào Danh bạ, Tác vụ, Sự cố hoặc Sự kiện.

      2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, nhập URL cho site SharePoint ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

      3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của danh sách vào các hộp Chỉ định tên cho danh sách mớiMô tả.

      4. Để mở bảng được liên kết sau khi tạo, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn tất (được chọn theo mặc định).

    • Tạo một danh sách tùy chỉnh mới

      1. Bấm Tùy chỉnh.

      2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, nhập URL cho site SharePoint ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

      3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của danh sách vào các hộp Chỉ định tên cho danh sách mớiMô tả.

      4. Để mở bảng được liên kết sau khi tạo, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn tất (được chọn theo mặc định).

    • Nhập dữ liệu từ danh sách hiện có

      1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.

      2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài, hãy nhập URL cho trang SharePoint chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập.

      3. Bấm Nhập dữ liệu nguồn vào trong một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm Tiếp.

      4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nhập.

    • Nối kết tới một danh sách hiện có

      1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.

      2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Trang SharePoint, hãy nhập URL cho trang SharePoint có chứa danh sách mà bạn muốn nối kết.

      3. Bấm Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp.

      4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nối kết.

Đầu Trang

Đặt khóa chính cho bảng

Trừ khi bạn có lý do cụ thể để không làm vậy, bạn nên chỉ định một khóa chính cho bảng. Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho khóa chính, chỉ mục này có thể giúp cải thiện hiệu suất cơ sở dữ liệu. Access cũng sẽ đảm bảo rằng mọi bản ghi đều có một giá trị trong trường khóa chính và giá trị đó luôn là duy nhất. Các giá trị duy nhất rất quan trọng vì theo cách khác thì không có cách nào để có thể phân biệt một cách tin cậy một hàng cụ thể với các hàng khác.

Khi bạn tạo bảng mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động tạo khóa chính cho bạn và gán tên trường của ID, cũng như loại dữ liệu Số Tự động cho khóa.

Trong cửa sổ Thiết kế, bạn có thể thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính hay đặt khóa chính cho bảng chưa có khóa.

Xác định trường để sử dụng làm khóa chính

Đôi khi, có thể bạn đã có dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có số ID hiện tại cho các nhân viên của mình. Nếu bạn tạo bảng để theo dõi thông tin nhân viên, bạn có thể quyết định sử dụng ID nhân viên hiện có làm khóa chính cho bảng. Hoặc có thể ID nhân viên chỉ là duy nhất trong tổ hợp có ID bộ phận, yêu cầu bạn sử dụng cả hai trường cùng với nhau làm khóa chính. Một ứng viên tốt cho khóa chính có các đặc tính sau:

  • Mỗi bản ghi có một giá trị duy nhất cho trường hoặc tổ hợp trường.

  • Trường hoặc tổ hợp trường không bao giờ trống hoặc rỗng — luôn có một giá trị trong đó.

  • Các giá trị không thay đổi.

Nếu không tồn tại dữ liệu nào phù hợp để sử dụng làm khóa chính, bạn có thể tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính. Khi bạn tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính, hãy đặt loại dữ liệu của trường cho Số Tự động nhằm giúp đảm bảo rằng Số Tự động đáp ứng được ba đặc tính trong danh sách trước.

Đặt hoặc thay đổi khóa chính

  1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn đặt hoặc thay đổi.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường hoặc các trường mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính.

    Để chọn một trường, bấm vào bộ chọn hàng cho trường bạn muốn chọn.

    Để chọn nhiều trường, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy bấm Khóa chính.

    Nhóm Công cụ trên tab Thiết kế

    Một chỉ báo khóa sẽ xuất hiện ở bên trái trường hoặc các trường mà bạn chỉ định làm khóa chính.

Loại bỏ khóa chính

  1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn loại bỏ.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Bấm vào bộ chọn hàng cho khóa chính hiện tại. Nếu khóa chính có chứa nhiều trường, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy bấm Khóa chính.

    Nhóm Công cụ trên tab Thiết kế

    Chỉ báo khóa bị xóa khỏi các trường mà trước đó bạn đã chọn làm khóa chính.

Lưu ý: Khi bạn lưu bảng mới mà không đặt khóa chính, Access sẽ nhắc bạn tạo trường mới cho khóa chính. Nếu bạn bấm vào , Access sẽ tạo một trường ID sử dụng loại dữ liệu Số Tự động để cung cấp giá trị riêng cho từng bản ghi. Nếu bảng của bạn đã tích hợp trường Số Tự động, Access sẽ sử dụng trường này làm khóa chính. Nếu bạn bấm vào Không, Access sẽ không thêm trường và không có khóa chính nào được đặt.

Đầu Trang

Đặt thuộc tính cho bảng

Ngoài việc đặt trường thuộc tính, bạn còn có thể đặt thuộc tính áp dụng cho toàn bộ bảng hoặc toàn bộ bản ghi.

  1. Chọn bảng có các thuộc tính bạn muốn đặt.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Trang Thuộc tính.

    Hiện/Ẩn nhóm trên tab Thiết kế trong Access

    Trang thuộc tính bảng được hiển thị.

  4. Trên trang tính thuộc tính, bấm tab Chung.

  5. Bấm vào hộp ở bên trái thuộc tính mà bạn muốn đặt, rồi nhập một thiết đặt cho thuộc tính.

    Các thuộc tính bảng khả dụng

    Sử dụng thuộc tính bảng này

    Tới

    Hiển thị các Chế độ xem trên Site SharePoint

    Đặc biệt các dạng xem tùy thuộc vào bảng có thể được hiển thị trên một trang SharePoint.

    Lưu ý: Hiệu ứng của thiết đặt này tùy thuộc vào thiết đặt thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Hiển thị Tất cả Dạng Xem trên Trang SharePoint.

    Bảng dữ liệu con Đã bung rộng

    Mở rộng toàn bộ bảng dữ liệu con khi bạn mở bảng.

    Độ cao Bảng dữ liệu con

    Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Nếu bạn muốn bung rộng cửa sổ bảng dữ liệu con để hiển thị tất cả các hàng, hãy đặt thuộc tính này là 0".

    • Nếu bạn muốn điều khiển chiều cao của bảng dữ liệu con, hãy nhập chiều cao mong muốn bằng in-xơ.

    Hướng

    Đặt hướng dạng xem, tùy theo ngôn ngữ của bạn đọc từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.

    Mô tả

    Cung cấp phần mô tả về bảng. Mô tả này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ đối với bảng.

    Chế độ xem Mặc định

    Đặt Biểu dữ liệu, PivotTable hoặc PivotChart làm dạng xem mặc định khi bạn mở bảng. Lưu ý, tùy chọn PivotTable và PivotChart đã bị loại bỏ khỏi Access, kể từ Access 2013.

    Quy tắc Xác thực

    Nhập một biểu thức đúng với bất kỳ khi nào thêm hoặc thay đổi bản ghi.

    Văn bản Xác thực

    Nhập một thông tin được hiển thị khi bản ghi vi phạm biểu thước trong thuộc tính Quy tắc Hợp lệ.

    Bộ lọc

    Định nghĩa các tiêu chí để hiển thị chỉ các hàng khớp trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Sắp xếp Theo Thứ tự

    Chọn một hoặc nhiều trường để định rõ thứ tự sắp xếp mặc định của hàng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Tên Bảng dữ liệu con

    Định rõ xem bảng dữ liệu con có xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu hay không, và nếu có, bảng nào hoặc truy vấn nào phải cung cấp hàng trong bảng dữ liệu con.

    Trường Con Liên kết

    Liệt kê các trường trong bảng hoặc truy vấn được sử dụng cho bảng dữ liệu con khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Chính đã được định rõ trong bảng.

    Trường Chính Liên kết

    Liệt kê các trường trong bảng khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Con đã được định rõ trong bảng.

    Lọc Khi Tải

    Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Bộ lọc (khi thiết đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Sắp xếp Theo Thứ tự Khi Tải

    Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Xếp thứ tự Theo (khi đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Mẹo: Để cung cấp thêm dung lượng nhằm nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng. Nếu bạn đang đặt thuộc tính Quy tắc Xác thực cho một biểu thức và muốn giúp xây dựng biểu thức, hãy bấm vào Nút Trình Tạo cạnh hộp thuộc tính ValidationRule để hiển thị Bộ tạo Biểu thức.

  6. Để lưu thay đổi của bạn, hãy nhấn CTRL+S.

Đầu Mục

Đầu Trang

Thêm trường vào bảng

Bạn lưu mỗi phần của dữ liệu bạn muốn theo dõi vào một trường. Ví dụ, trong bảng các liên hệ, bạn tạo các trường cho Họ, Tên, Số điện thoại và Địa chỉ. Trong bảng sản phẩm, bạn tạo các trường cho Tên sản phẩm, ID Sản phẩm và Giá.

Trước khi bạn tạo các trường, hãy cố gắng tách riêng dữ liệu thành các phần hữu ích nhỏ nhất. Việc kết hợp dữ liệu sau đó dễ dàng hơn là tách riêng dữ liệu ra. Ví dụ: thay vì trường Họ Tên, hãy cân nhắc việc tạo các trường riêng cho Họ và Tên. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc sắp xếp theo Tên, Họ hoặc cả hai. Nếu bạn định báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc tính toán theo một mục dữ liệu, hãy đặt mục đó vào riêng một trường.

Sau khi bạn tạo một trường, bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Bạn muốn làm gì?

Thêm một trường bằng cách nhập dữ liệu

Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở bảng hiện tại trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Thêm Trường Mới của biểu dữ liệu.

Biểu dữ liệu trong Access với cột Thêm Trường Mới

1. Nhập dữ liệu trong cột Thêm Trường Mới.

  1. Tạo hoặc mở một bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu bằng cách bấm chuột phải vào bảng bạn muốn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem biểu dữ liệu từ menu lối tắt.

  2. Trong cột Thêm Trường Mới, hãy nhập tên trường mà bạn muốn tạo.

    Sử dụng tên mô tả để bạn có thể xác định trường hơn dễ dàng.

  3. Nhập dữ liệu vào trong trường mới.

Thêm trường bằng cách sử dụng mẫu trường

Đôi khi, việc chọn trường từ danh sách trường được xác định trước phù hợp với nhu cầu của bạn còn dễ dàng hơn việc tạo trường thủ công. Bạn có thể sử dụng danh sách Xem thêm Trường trong Access 2010, 2013 hoặc 2016 hoặc ngăn tác vụ Mẫu Trường trong Access 2007 để chọn từ danh sách các mẫu trường. Một mẫu trường là tập hợp các đặc tính và thuộc tính được xác định trước có tác dụng mô tả trường. Định nghĩa của mẫu trường gồm tên trường, kiểu dữ liệu, cài đặt cho thuộc tính Định dạng của trường cùng các thuộc tính trường khác.

Nếu bạn đang sử dụng Access 2010, 2013 hoặc 2016, hãy làm theo các bước sau.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm vào Dạng xem, rồi bấm vào Dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Trường, trong nhóm Thêm & Xóa, bấm vào Xem thêm Trường.

    Ảnh chụp màn hình mục Thêm & Xóa nhóm trên tab dải băng Trường.

  3. Chọn một trường trong danh sách Xem thêm Trường để chèn cột mới. Access đặt trường ở bên phải cột mà bạn hiện đặt con trỏ. Nếu bạn chọn một trong các tùy chọn trường bên dưới đầu đề Bắt đầu Nhanh, chẳng hạn như Địa chỉ, thì Access sẽ tạo ra nhiều trường trong bảng của bạn để chứa nhiều phần của địa chỉ.

Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy làm theo các bước sau.

  1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Chế độ xem, bấm vào Chế độ xem, rồi bấm vào Dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Trường & Cột, bấm vào Trường Mới.

    Ảnh Ribbon Access

  3. Chọn một hoặc nhiều trường trong ngăn Mẫu Trường, rồi kéo chúng vào bảng mà bạn muốn chèn cột mới.

Đặt thuộc tính trường

Sau khi bạn tạo một trường, bạn có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Ví dụ, khi thiết đặt các thuộc tính trường, bạn có thể:

  • Điều khiển sự xuất hiện của dữ liệu trong trường

  • Giúp ngăn ngừa các mục nhập dữ liệu không đúng trong một trường

  • Định rõ các giá trị mặc định cho một trường

  • Tăng tốc tìm kiếm và sắp xếp trong một trường

Bạn có thể đặt vài thuộc tính trường sẵn có khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, để truy nhập và đặt danh sách đầy đủ các thuộc tính trường, bạn phải sử dụng dạng xem Thiết kế.

Đặt thuộc tính trường trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể đổi tên trường, thay đổi loại dữ liệu, thay đổi thuộc tính Định dạng và thay đổi một số thuộc tính khác của trường khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn mở.

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

Đổi tên trường

Khi bạn thêm trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động gán tên chung cho trường. Access gán tên Trường1 cho trường mới đầu tiên, Trường2 cho trường mới thứ hai, v.v. Theo mặc định, tên trường được sử dụng làm nhãn của trường ở nơi trường hiển thị, chẳng hạn như đầu đề cột trên biểu dữ liệu. Đổi tên trường để chúng có nhiều tên mô tả hơn giúp bạn dễ dàng sử dụng chúng hơn khi xem hoặc chỉnh sửa bản ghi.

  1. Bấm chuột phải vào tiêu đề của trường mà bạn muốn đổi tên (ví dụ: Truong1).

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào Đổi tên Trường. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Đổi tên Cột trên menu lối tắt.

  3. Nhập tên mới trong tiêu đề trường.

    Tên trường có thể lên tới 64 ký tự (chữ hoặc số), gồm cả khoảng trống.

Thay đổi loại dữ liệu của trường

Khi bạn tạo một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ kiểm tra dữ liệu để xác định kiểu dữ liệu phù hợp cho trường. Ví dụ: nếu bạn nhập 1/1/2017, Access nhận dạng dữ liệu là ngày tháng và đặt kiểu dữ liệu cho trường này là Ngày/Giờ. Nếu Access không thể xác định rõ kiểu dữ liệu này, kiểu dữ liệu sẽ được đặt mặc định là Văn bản (Văn bản Ngắn nếu bạn đang sử dụng Access 2016).

Kiểu dữ liệu của trường sẽ xác định các thuộc tính khác của trường mà bạn có thể đặt. Ví dụ: bạn chỉ có thể đặt thuộc tính Chỉ Nối vào cho trường có kiểu dữ liệu Siêu kết nối hoặc kiểu dữ liệu Bản ghi nhớ (Văn bản Dài nếu bạn đang sử dụng Access 2016).

Trong một số trường hợp, bạn sẽ muốn thay đổi kiểu dữ liệu trường theo cách thủ công. Ví dụ: giả sử bạn có số phòng trông giống ngày tháng, ví dụ như 10/2017. Nếu bạn nhập 10/2017 vào một trường mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, tính năng tự động phát hiện kiểu dữ liệu sẽ chọn kiểu dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Do số phòng là các nhãn, không phải là ngày tháng nên chúng phải sử dụng kiểu dữ liệu Văn bản. Sử dụng quy trình sau để thay đổi kiểu dữ liệu của trường.

  1. Trên Dải băng, bấm vào tab Trường. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào tab Biểu dữ liệu.

  2. Trong danh sách Kiểu Dữ liệu, trong nhóm Định dạng, chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trong danh sách Kiểu Dữ liệu, trong nhóm Kiểu Dữ liệu & Định dạng, hãy chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn.

    Kiểu dữ liệu nào sẵn dùng?

    Xem mục Các kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để biết danh sách kiểu dữ liệu có sẵn đầy đủ trong cơ sở dữ liệu Access.

    Lưu ý: Kích cỡ tối đa của tệp cơ sở dữ liệu Access là 2 gigabyte.

    Mẹo về các loại cơ sở dữ liệu

    • Để tối ưu hóa hiệu suất, bạn nên sử dụng Cỡ Trường phù hợp nhất khi tạo trường Văn bản hoặc Số. Ví dụ: nếu bạn muốn lưu trữ mã bưu điện với một độ dài có thể dự đoán, hãy chỉ định độ dài đó làm kích cỡ trường. Bạn có thể chỉ định kích cỡ trường bằng cách đặt giá trị trong hộp thuộc tính Cỡ Trường. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Đặt các thuộc tính trường khác.

    • Đối với các số điện thoại, số phần và số khác mà bạn không định sử dụng cho các phép tính toán học, bạn nên chọn loại dữ liệu Văn bản thay cho loại dữ liệu Số. Bạn có thể sắp xếp và lọc một giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn.

Thay đổi định dạng trường

Ngoài việc xác định loại dữ liệu của trường mới, Access cũng có thể đặt thuộc tính Định dạng cho trường, tùy thuộc vào dữ liệu bạn nhập. Ví dụ, nếu bạn nhập 10:50 sa, Access đặt loại dữ liệu là Ngày/Giờ và thuộc tính Định dạng là Thời gian Trung bình. Để thay đổi theo cách thủ công thuộc tính Định dạng của trường, hãy thực hiện thao tác sau:

  1. Trên Dải băng, bấm vào tab Trường. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào tab Biểu dữ liệu.

  2. Trong danh sách Định dạng, trong nhóm Định dạng, hãy nhập định dạng mà bạn muốn. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trong danh sách Định dạng, trong nhóm Kiểu Dữ liệu & Định dạng, hãy nhập định dạng mà bạn muốn.

    Lưu ý: Danh sách Định dạng có thể không sẵn dùng đối với một vài trường (ví dụ Văn bản), tùy thuộc vào loại dữ liệu của trường.

Đặt các thuộc tính khác

  1. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bấm trường bạn muốn đặt thuộc tính.

  2. Nếu bạn đang sử dụng Access 2010, 2013 hoặc 2016, trên tab Trường, trong nhóm Thuộc tính, Định dạng hoặc Xác nhận tính hợp lệ Trường, hãy chọn các thuộc tính mà bạn muốn.

  3. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, trên tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Kiểu Dữ liệu & Định dạng, hãy chọn các thuộc tính bạn muốn.

Đặt thuộc tính trường trong cửa sổ Thiết kế

Bạn có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ khi bạn làm việc bằng bảng trong cửa sổ Thiết kế. Trong cửa sổ Thiết kế, bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, rồi đặt các thuộc tính khác trong ngăn Thuộc tính Trường.

Mở một bảng trong cửa sổ Thiết kế

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng.

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào cửa sổ Thiết kế.

Thay đổi loại dữ liệu của trường

  1. Trong lưới thiết kế bảng, xác định trường mà bạn muốn đặt loại dữ liệu.

  2. Trong cột Loại Dữ liệu, chọn một loại dữ liệu từ danh sách.

    Kiểu dữ liệu nào sẵn dùng?

    Xem mục Các kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để biết danh sách kiểu dữ liệu có sẵn đầy đủ trong cơ sở dữ liệu Access.

    Lưu ý: Kích cỡ tối đa của tệp cơ sở dữ liệu Access là 2 gigabyte.

    Mẹo về các loại cơ sở dữ liệu

    • Đối với các số điện thoại, số phần và số khác mà bạn không định sử dụng cho các phép tính toán học, bạn nên chọn loại dữ liệu Văn bản thay cho loại dữ liệu Số. Bạn có thể sắp xếp và lọc giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn nhưng không thể sử dụng dễ dàng trong các phép tính.

    • Đối với các kiểu dữ liệu Văn bản và Số, bạn có thể chỉ định kích cỡ trường hoặc kiểu dữ liệu chính xác hơn bằng cách đặt giá trị trong hộp thuộc tính Cỡ Trường.

Đặt các thuộc tính khác

  1. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường mà bạn muốn đặt thuộc tính. Access sẽ hiển thị thuộc tính cho trường này trong ngăn Thuộc tính Trường.

    Loại dữ liệu của trường sẽ xác định thuộc tính bạn có thể đặt.

  2. Trong ngăn Thuộc tính Trường, nhập thiết đặt mà bạn muốn sử dung cho từng thuộc tính hoặc nhấn F6, rồi sử dụng các phím mũi tên để chọn thuộc tính.

    Những trường thuộc tính nào khả dụng?

    Xem mục Giới thiệu về các kiểu dữ liệu và thuộc tính trường để biết danh sách đầy đủ các thuộc tính trường có sẵn cho từng kiểu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access.

    Lưu ý: Không phải tất cả các thuộc tính đều khả dụng cho mọi trường. Kiểu dữ liệu của trường sẽ xác định loại thuộc tính có trong trường.

  3. Để cung cấp thêm không gian để nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt thuộc tính trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng.

    Mẹo: Nếu bạn nhập dấu hiệu nhập hoặc biểu thức xác thực và muốn giúp xây dựng chúng, hãy bấm vào Nút Trình Tạo cạnh hộp thuộc tính để hiển thị bộ dựng phù hợp.

  4. Để lưu thay đổi của bạn, hãy nhấn CTRL+S.

Lưu bảng

Sau khi bạn tạo hoặc sửa đổi bảng, bạn nên lưu lại thiết kế của bảng đó. Khi bạn lưu bảng lần đầu, hãy đặt tên giúp mô tả dữ liệu mà bảng đó chứa. Bạn có thể sử dụng tối đa 64 ký tự gồm chữ và số, gồm cả khoảng trống. Ví dụ: bạn có thể đặt tên cho bảng là Khách hàng, Kiểm kê Thành phần hoặc Sản phẩm.

Mẹo: Bạn nên quyết định một quy ước đặt tên cho các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của mình, rồi sử dụng chúng nhất quán.

  1. Nếu bạn đang sử dụng Access 2010, 2013 hoặc 2016, hãy bấm vào Tệp > Lưu hoặc nhấn vào CTRL+S.

  2. Nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Microsoft Office Button, rồi bấm vào Lưu hoặc nhấn CTRL+S.

  3. Nếu bạn đang lưu bảng lần đầu, hãy nhập tên cho bảng, rồi bấm vào OK.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×