Tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính

Tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính

Việc có khả năng phân tích nhanh dữ liệu có thể giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn. Nhưng đôi khi rất khó để biết nên bắt đầu từ đâu, đặc biệt là khi bạn có nhiều dữ liệu. PivotTable là một cách tuyệt vời để tóm tắt, phân tích, tìm hiểu và trình bày dữ liệu của bạn, đồng thời, bạn có thể tạo PivotTable chỉ bằng một vài thao tác bấm. PivotTable có khả năng linh hoạt cao và có thể điều chỉnh nhanh chóng phụ thuộc vào cách bạn cần hiển thị kết quả của mình. Bạn cũng có thể tạo Pivotchart dựa trên các Pivottable sẽ cập nhật tự động khi Pivottable của bạn cập nhật.

Ví dụ: đây là danh sách đơn giản về chi phí hộ gia đình và PivotTable dựa trên đó:

Dữ liệu chi phí hộ gia đình

PivotTable tương ứng

Mẫu dữ liệu chi phí hộ gia đình để tạo PivotTable có Tháng, Danh mục và Số tiền



Mẫu PivotTable có Danh mục trong phần Hàng và Tháng trong phần cột

Tiếp theo, đây là một PivotChart:

Ví dụ về PivotChart của Excel

Ghi chú: Ảnh chụp màn hình trong bài viết này được thực hiện trong Excel 2016. Nếu bạn có một phiên bản khác thì chế độ xem của bạn có thể khác một chút nhưng trừ khi được nêu rõ trong trường hợp khác thì chức năng là giống nhau.

Trước khi bạn bắt đầu

  • Bạn nên sắp xếp dữ liệu của mình theo định dạng bảng và không chứa bất kỳ hàng hoặc cột trống nào. Tốt nhất, bạn có thể sử dụng Bảng Excel giống như trong ví dụ ở trên.

  • Bảng là nguồn dữ liệu PivotTable tuyệt vời vì các hàng được thêm vào bảng sẽ tự động được bao gồm trong PivotTable khi bạn làm mới dữ liệu và bất kỳ cột mới nào cũng sẽ được bao gồm trong Danh sách Trường PivotTable. Nếu không, bạn cần cập nhật phạm vi nguồn dữ liệu theo cách thủ công hoặc sử dụng công thức phạm vi có tên động.

  • Kiểu dữ liệu trong cột phải giống nhau. Ví dụ: bạn không nên kết hợp ngày tháng và văn bản vào cùng một cột.

  • PivotTable hoạt động tức thời với dữ liệu của bạn, được gọi là bộ đệm ẩn nên dữ liệu thực tế của bạn không bị thay đổi theo bất kỳ cách nào.

Tạo PivotTable

Nếu bạn có trải nghiệm hạn chế với PivotTable hoặc không chắc chắn về cách bắt đầu thì PivotTable được Đề xuất sẽ là lựa chọn tốt. Khi bạn sử dụng tính năng này, Excel sẽ xác định bố trí ý nghĩa bằng cách khớp dữ liệu với các vùng phù hợp nhất trong PivotTable. Điều này giúp cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu cho các thử nghiệm bổ sung. Sau khi tạo PivotTable được đề xuất, bạn có thể khám phá các hướng và sắp xếp lại các trường để đạt được kết quả cụ thể. Tính năng của PivotTables được Đề xuất đã được bổ sung trong Excel 2013, nên nếu bạn có phiên bản cũ hơn, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để biết cách tạo PivotTable thủ công thay vào đó.

PivotTable được Đề xuất

Tạo PivotTable theo cách thủ công

  1. Bấm vào một ô trong dải ô của bảng hoặc dữ liệu nguồn.

  2. Đi tới Chèn > Bảng > PivotTable được Đề xuất.

    Đi đến chèn > Pivottable đề xuất để có Excel tạo một PivotTable cho bạn

  3. Excel sẽ phân tích dữ liệu của bạn và hiển thị cho bạn một số tùy chọn, chẳng hạn như trong ví dụ sử dụng dữ liệu chi phí hộ gia đình này.

    Hộp thoại Pivottable đề xuất của Excel
  4. Chọn PivotTable có vẻ phù hợp nhất với bạn và nhấn OK. Excel sẽ tạo PivotTable trên một trang tính mới và hiển thị Danh sách Trường PivotTable.

  1. Bấm vào một ô trong dải ô của bảng hoặc dữ liệu nguồn.

  2. Đi tới Chèn > Bảng > PivotTable.

    Đi đến chèn > PivotTable để chèn một PivotTable trống

    Nếu bạn đang sử dụng Excel for Mac 2011 và phiên bản cũ hơn, nút PivotTable sẽ nằm trên tab Dữ liệu trong nhóm Phân tích.

    Tab Dữ liệu, nhóm Phân tích

  3. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Tạo PivotTable với tên dải ô hoặc bảng được chọn. Trong trường hợp này, chúng tôi đang sử dụng bảng có tên "tbl_HouseholdExpenses".

    Hộp thoại tạo PivotTable của Excel
  4. Trong mục Chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo PivotTable, chọn Trang tính Mới hoặc Trang tính Hiện có. Đối với Trang tính Hiện có, bạn sẽ cần chọn cả trang tính và ô mà bạn muốn đặt PivotTable.

  5. Nếu bạn muốn bao gồm nhiều bảng hoặc nguồn dữ liệu trong PivotTable, hãy bấm vào hộp kiểm Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu .

  6. Bấm vào OK và Excel sẽ tạo một PivotTable trống, đồng thời hiển thị danh sách Trường PivotTable.

Làm việc với danh sách Trường PivotTable

Trong vùng Tên Trường ở trên cùng, chọn hộp kiểm cho trường bất kỳ mà bạn muốn thêm vào PivotTable. Theo mặc định, các trường không phải là số sẽ được thêm vào khu vực Hàng, các trường ngày và thời gian sẽ được thêm vào khu vực Cột và các trường số sẽ được thêm vào khu vực Giá trị. Bạn cũng có thể kéo và thả thủ công bất kỳ mục có sẵn nào vào bất kỳ trường PivotTable nào hoặc nếu bạn không còn muốn mục nào trong PivotTable nữa, chỉ cần kéo mục đó ra khỏi danh sách Trường hoặc bỏ chọn mục đó. Việc có thể sắp xếp lại các mục trong Trường là một trong các tính năng của PivotTable giúp bạn dễ dàng thay đổi giao diện một cách nhanh chóng.

Danh sách Trường PivotTable

Các trường tương ứng trong PivotTable

Ví dụ về hộp thoại danh sách trường PivotTable Excel



Ví dụ về PivotTable và làm thế nào các trường tương ứng với danh sách trường.

Giá trị PivotTable

  • Tóm tắt Giá trị Theo

    Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong khu vực Giá trị sẽ được hiển thị dưới dạng TỔNG. Nếu Excel hiểu dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản thì dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng SỐ LƯỢNG. Đây là lý do tại sao việc đảm bảo bạn không kết hợp các kiểu dữ liệu cho các trường giá trị lại quan trọng. Bạn có thể thay đổi tính toán mặc định qua việc trước tiên bấm vào mũi tên bên phải tên trường, rồi chọn tùy chọn Thiết đặt Trường Giá trị.

    Hộp thoại thiết đặt trường giá trị Excel

    Tiếp theo, thay đổi tính toán trong mục Tóm tắt Giá trị Theo. Lưu ý rằng khi bạn thay đổi phương pháp tính toán, Excel sẽ tự động gán phương pháp đó vào mục Tên Tùy chỉnh, như "Tổng Tên Trường" nhưng bạn có thể thay đổi mục đó. Nếu bạn bấm vào nút Định dạng Số, bạn có thể thay đổi định dạng số cho toàn bộ trường.

    Hộp thoại thiết đặt trường giá trị Excel cho giá trị tổng kết theo tùy chọn

    Mẹo: Do việc thay đổi tính toán trong mục Tóm tắt Giá trị Theo sẽ thay đổi tên trường PivotTable nên tốt nhất bạn không nên đổi tên các trường PivotTable cho đến khi bạn hoàn tất việc thiết lập PivotTable của mình. Có một mẹo là sử dụng Tìm & Thay thế (Ctrl+H) >Tìm > "Tổng của", rồi Thay thế bằng > để trống để thay thế tất cả cùng một lúc thay vì nhập lại bằng cách thủ công.

  • Hiển thị Giá trị Dưới dạng

    Thay vì sử dụng một phép tính để tóm tắt dữ liệu, bạn cũng có thể hiển thị dưới dạng phần trăm của trường. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã thay đổi số tiền chi phí hộ gia đình để hiển thị dưới dạng % Tổng Cuối thay vì tổng các giá trị.

    Ví dụ về PivotTable với giá trị được hiển thị dưới dạng tỉ lệ phần trăm của tổng chính

    Sau khi bạn đã mở hộp thoại Thiết đặt Trường Giá trị, bạn có thể đưa ra lựa chọn của mình từ tab Hiển thị Giá trị Dưới dạng.

    Thiết đặt trường giá trị PivotTable > hộp thoại hiển thị giá trị như
  • Hiển thị một giá trị cả ở dưới dạng phép tính và phần trăm.

    Chỉ cần kéo mục vào mục Giá trị hai lần, rồi đặt các tùy chọn Tóm tắt Giá trị TheoHiển thị Giá trị Dưới dạng cho từng mục.

Làm mới PivotTable

Nếu bạn thêm dữ liệu mới vào nguồn dữ liệu PivotTable, mọi PivotTable được xây dựng trên nguồn dữ liệu đó sẽ cần phải được làm mới. Để chỉ làm mới một PivotTable, bạn có thể bấm chuột phải vào bất kỳ đâu trong dải ô PivotTable, rồi chọn Làm mới. Nếu bạn có nhiều PivotTable, trước tiên hãy chọn ô bất kỳ trong PivotTable bất kỳ, rồi trên Dải băng, đi tới Công cụ PivotTable > Phân tích > Dữ liệu > Bấm mũi tên bên dưới nút Làm mới và chọn Làm mới Tất cả.

Làm mới tất cả Pivottable từ ruy-băng > công cụ PivotTable > phân tích > dữ liệu, hãy bấm vào mũi tên bên dưới nút làm mới và chọn làm mới tất cả.

Xóa PivotTable

Nếu bạn đã tạo một PivotTable và quyết định bạn không muốn PivotTable đó nữa thì bạn chỉ cần chọn toàn bộ dải ô PivotTable, rồi nhấn Xóa. Thao tác này sẽ không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến dữ liệu khác hoặc PivotTable hay biểu đồ xung quanh đó. Nếu PivotTable của bạn nằm trên một trang tính riêng không chứa dữ liệu nào khác mà bạn muốn giữ, xóa trang tính đó là cách nhanh nhất để loại bỏ PivotTable.

Bạn có thắc mắc cụ thể nào về PivotTable không?

Đăng câu hỏi vào diễn đàn cộng đồng Excel

Giúp chúng tôi cải thiện Excel

Bạn có gợi ý về cách chúng tôi có thể cải thiện phiên bản Excel tiếp theo không? Nếu có, hãy kiểm tra các chủ đề tại Tiếng nói Người dùng Excel

Xem Thêm

Tạo một PivotChart

Tạo một PivotTable bằng Mô hình Dữ liệu để phân tích dữ liệu trong nhiều bảng

Sử dụng Danh sách Trường để sắp xếp các trường trong một PivotTable

Thay đổi dữ liệu nguồn cho một PivotTable

Tính toán các giá trị trong một PivotTable

Xóa một PivotTable

Chia sẻ Facebook Facebook Twitter Twitter Email Email

Thông tin này có hữu ích không?

Thật tuyệt! Bạn có còn phản hồi nào khác không?

Chúng tôi có thể cải thiện bằng cách nào?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×