Tổng quan về kết nối (nhập) dữ liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết tham khảo này đề cập đến việc nhập và kết nối dữ liệu. Bạn sẽ tìm hiểu về các tác vụ như nhập, Cập Nhật, việc bảo mật và quản lý dữ liệu trong trang tính Excel 2007 của bạn.

Trong bài viết này

Làm việc với kết nối dữ liệu bên ngoài

Làm mới dữ liệu

Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu

Làm cho truy nhập dữ liệu bảo mật hơn

Các vấn đề về kết nối với dữ liệu

Làm việc với kết nối dữ liệu bên ngoài

Phần sau bàn về kết nối dữ liệu bên ngoài cách hoạt động và làm thế nào để tìm sửa, quản lý và chia sẻ thông tin kết nối với các ứng dụng và người dùng khác.

Đầu trang

Tìm hiểu về những điều cơ bản của kết nối dữ liệu

Dữ liệu trong sổ làm việc Excel có thể xuất phát từ hai vị trí khác nhau. Dữ liệu lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc, hoặc nó có thể lưu trữ trong nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như tệp văn bản, cơ sở dữ liệu hoặc một khối trực tuyến phân tích xử lý (OLAP). Nguồn dữ liệu bên ngoài này được kết nối với sổ làm việc thông qua một kết nối dữ liệu, tập hợp thông tin mô tả cách để xác định vị trí, hãy đăng nhập và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài.

Lợi ích chính của kết nối với dữ liệu ngoài là bạn có thể theo định kỳ phân tích dữ liệu này nhưng không liên tục sao chép dữ liệu là một hoạt động có thể tốn và dễ mắc phải lỗi. Sau khi kết nối với dữ liệu ngoài, bạn có thể cũng tự động làm mới (hoặc Cập Nhật) sổ làm việc Excel của bạn từ nguồn dữ liệu ban đầu bất cứ khi nào nguồn dữ liệu được Cập Nhật với thông tin mới.

Thông tin kết nối được lưu trữ trong sổ làm việc và cũng có thể lưu trữ trong một tệp kết nối, chẳng hạn như tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) (.odc) hoặc tệp tên nguồn dữ liệu (.dsn).

Để hiển thị dữ liệu ngoài vào Excel, bạn cần quyền truy nhập vào dữ liệu. Nếu ngoài nguồn dữ liệu mà bạn muốn truy nhập không có trên máy tính cục bộ của bạn, bạn có thể cần liên hệ với người quản trị của cơ sở dữ liệu cho mật khẩu, quyền của người dùng, hoặc thông tin kết nối. Nếu nguồn dữ liệu cơ sở dữ liệu, hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu không được mở trong chế độ dành riêng. Nếu nguồn dữ liệu là một tệp văn bản hoặc bảng tính, hãy đảm bảo rằng người dùng khác không có nó mở cho truy cập riêng.

Nhiều nguồn dữ liệu cũng yêu cầu một điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB để điều phối dòng dữ liệu giữa Excel, tệp kết nối và nguồn dữ liệu.

Sơ đồ sau đây tóm tắt các điểm chính về kết nối dữ liệu.

Kết nối với nguồn dữ liệu ngoài

1. có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể kết nối: Dịch vụ phân tích, SQL Server, Microsoft Office Access, các OLAP và cơ sở dữ liệu quan hệ, bảng tính và các tệp văn bản.

2. nhiều nguồn dữ liệu có liên kết điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB.

3. một tệp kết nối xác định tất cả thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu.

4. thông tin kết nối được sao chép từ tệp kết nối vào một sổ làm việc và có thể sửa.

5. Dữ liệu được sao chép vào sổ làm việc để bạn có thể sử dụng giống như khi bạn sử dụng dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc.

Đầu trang

Tìm kết nối

Để tìm tệp kết nối, hãy dùng hộp thoại Kết nối hiện có . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Kết nối hiện có.) Dùng hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy kiểu kết nối, sau đây:

  • Kết nối trong sổ làm việc   

    Danh sách này sẽ hiển thị tất cả các kết nối hiện tại trong sổ làm việc. Danh sách được tạo từ kết nối mà bạn đã xác định, bạn đã tạo bằng cách dùng hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu của trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, hoặc từ kết nối mà bạn đã chọn làm một kết nối từ hộp thoại này.

  • Tệp kết nối trên máy tính của bạn   

    Danh sách này được tạo ra khỏi thư mục Nguồn dữ liệu của tôi thường được lưu trữ trong Tài liệu của tôi (Windows XP) hoặc thư mục tài liệu (Windows Vista).

  • Tệp kết nối trên mạng   

    Danh sách này có thể được tạo ra từ các thao tác sau:

    • Một tập hợp các thư mục trên mạng cục bộ của bạn, vị trí của mà có thể được triển khai qua mạng như là một phần trong triển khai chính sách Nhóm Microsoft Office.

    • Một Excel Services dữ liệu kết nối thư viện (DCL) trên một trang web Microsoft Office SharePoint Server 2007 . Để biết thêm thông tin về DCLs, hãy xem phát hành lên dịch vụ Excel.

Đầu trang

Sửa thuộc tính kết nối

Bạn cũng có thể sử dụng Excel như trình soạn thảo tệp kết nối để tạo và sửa kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài được lưu trữ trong sổ làm việc hoặc trong một tệp kết nối. Nếu bạn không tìm thấy kết nối mà bạn muốn, bạn có thể tạo kết nối bằng cách bấm duyệt để tìm hiểu thêm để hiển thị hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , rồi bấm Nguồn mới để bắt đầu trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Khi bạn tạo kết nối, bạn có thể sử dụng hộp thoại Thuộc tính kết nối (trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm thuộc tính.) để kiểm soát các thiết đặt khác nhau để kết nối tới nguồn dữ liệu ngoài, và để sử dụng, sử dụng lại, hoặc chuyển đổi tệp kết nối.

Nếu bạn sử dụng tệp kết nối để kết nối với nguồn dữ liệu, Excel sẽ sao chép thông tin kết nối từ tệp kết nối sổ làm việc Excel. Khi bạn thực hiện thay đổi bằng cách dùng hộp thoại Thuộc tính kết nối , bạn đang chỉnh sửa thông tin kết nối dữ liệu được lưu trữ trong sổ làm việc Excel hiện tại và không dữ liệu kết nối tệp gốc mà đã được dùng để tạo kết nối mà được biểu thị bằng tên tệp được hiển thị trong thuộc tính Tệp kết nối trên tab định nghĩa . Sau khi bạn sửa thông tin kết nối (ngoại trừ các thuộc tính Kết nối tên Mô tả kết nối ), nối kết đến tệp kết nối sẽ bị loại bỏ và thuộc tính Tệp kết nối bị xóa.

Để đảm bảo rằng tệp kết nối luôn được sử dụng khi một nguồn dữ liệu được làm mới, hãy bấm luôn tìm cách sử dụng tệp này để làm mới dữ liệu này trên tab định nghĩa , chọn hộp kiểm này đảm bảo rằng thông tin cập nhật tệp kết nối sẽ luôn là sử dụng tất cả sổ làm việc dùng rằng tệp kết nối, cũng phải đặt thuộc tính này.

Đầu trang

Quản lý kết nối

Bằng cách dùng hộp thoại Kết nối sổ làm việc , bạn có thể dễ dàng quản lý các kết nối, bao gồm cách tạo, sửa và xóa chúng. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm kết nối.) Bạn có thể dùng hộp thoại này để thực hiện các thao tác sau:

  • Tạo, sửa, làm mới và xóa bỏ kết nối sử dụng trong sổ làm việc.

  • Xác nhận vị trí dữ liệu ngoài đến từ, vì, ví dụ, kết nối đã xác định bởi người dùng khác.

  • Hiển thị nơi mỗi kết nối được dùng trong sổ làm việc hiện tại.

  • Chẩn đoán các thông báo lỗi về kết nối với dữ liệu ngoài.

  • Chuyển hướng một kết nối đến một máy chủ khác nhau hoặc nguồn dữ liệu, hoặc thay thế tệp kết nối cho kết nối hiện có.

  • Giúp dễ dàng để tạo và chia sẻ tệp kết nối với người dùng.

Đầu trang

Chia sẻ kết nối

Tệp kết nối đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ kết nối nhất quán xuyên, thực hiện chúng khám phá hơn, giúp cải thiện bảo mật của họ và điều kiện quản trị nguồn dữ liệu. Cách tốt nhất để chia sẻ tệp kết nối là đặt chúng trong một vị trí tin cậy và bảo mật, chẳng hạn như một thư mục mạng hoặc thư viện SharePoint, nơi người dùng có thể đọc các tệp nhưng chỉ có thể chỉ định người dùng có thể chỉnh sửa tệp.

Dùng ODC tệp

Bạn có thể tạo tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) (.odc) bằng cách kết nối với dữ liệu ngoài thông qua hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu hoặc bằng cách dùng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để kết nối với nguồn dữ liệu mới. Tệp ODC sử dụng thẻ HTML và XML tùy chỉnh để lưu thông tin kết nối. Bạn có thể dễ dàng xem hoặc sửa nội dung của tệp trong Office Excel.

Bạn có thể chia sẻ tệp kết nối với người khác để trao họ cùng access mà bạn có với một nguồn dữ liệu ngoài. Người dùng khác không cần phải thiết lập một nguồn dữ liệu để mở tệp kết nối, nhưng chúng có thể cần phải cài đặt trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB yêu cầu truy nhập dữ liệu bên ngoài trên máy tính của họ.

Các tệp ODC là phương thức được đề xuất cho kết nối đến dữ liệu và chia sẻ dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tệp truyền thống kết nối khác (DSN, UDL và các tệp truy vấn) ODC tệp bằng cách mở tệp kết nối và sau đó bấm vào nút Xuất tệp kết nối trên tab định nghĩa của Thuộc tính kết nối hộp thoại.

Dùng truy vấn tệp

Tệp truy vấn là tệp văn bản có chứa thông tin nguồn dữ liệu, bao gồm tên của máy chủ nơi có dữ liệu và thông tin kết nối mà bạn cung cấp khi bạn tạo một nguồn dữ liệu. Tệp truy vấn là một cách truyền thống cho việc chia sẻ truy vấn với những người dùng khác của Excel.

Dùng .dqy truy vấn tệp     Bạn có thể sử dụng Microsoft Query để lưu tệp .dqy có chứa truy vấn cho dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quan hệ hoặc tệp văn bản. Khi bạn mở các tệp trong Microsoft Query, bạn có thể xem dữ liệu trong truy vấn và chọn dữ liệu khác nhau cho truy vấn để truy xuất. Bạn có thể lưu tệp .dqy cho bất kỳ truy vấn nào bạn đã tạo, bằng cách dùng trình hướng dẫn truy vấn hoặc trực tiếp trong Microsoft Query.

Dùng .oqy truy vấn tệp     Bạn có thể lưu .oqy tệp kết nối với dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu OLAP trên một máy chủ hoặc trong một tệp khối vuông ngoại tuyến (.cub). Khi bạn sử dụng trình hướng dẫn kết nối Multi-Dimensional trong Microsoft Query để tạo một nguồn dữ liệu cho một cơ sở dữ liệu OLAP hoặc khối, tệp .oqy được tạo tự động. Vì cơ sở dữ liệu OLAP không được sắp xếp trong bản ghi hoặc bảng, bạn không thể tạo truy vấn hoặc .dqy tệp để truy nhập các cơ sở dữ liệu.

Dùng .rqy truy vấn tệp     Excel có thể mở tệp truy vấn trong .rqy định dạng để hỗ trợ OLE DB điều khiển nguồn dữ liệu sử dụng định dạng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem tài liệu dành cho trình điều khiển của bạn.

Dùng .qry truy vấn tệp     Microsoft Query có thể mở và lưu truy vấn tệp theo định dạng .qry để dùng với các phiên bản trước của Microsoft Query không thể mở tệp .dqy. Nếu bạn có một tệp truy vấn trong định dạng .qry mà bạn muốn dùng trong Excel, mở tệp trong Microsoft Query, và sau đó lưu nó dưới dạng tệp .dqy. Để biết thông tin về cách lưu .dqy tệp, hãy xem Microsoft truy vấn giúp.

Dùng .iqy Web truy vấn tệp     Excel có thể mở tệp của truy vấn Web .iqy để truy xuất dữ liệu từ Web.

Đầu trang

Sử dụng phạm vi dữ liệu ngoài và thuộc tính

Một phạm vi dữ liệu bên ngoài (còn được gọi là bảng truy vấn) là một tên đã xác định hoặc tên bảng xác định vị trí của dữ liệu population được đưa vào một trang tính. Khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, Excel sẽ tự động tạo một phạm vi dữ liệu ngoài. Báo cáo PivotTable được kết nối với nguồn dữ liệu, mà không tạo ra một phạm vi dữ liệu ngoài là ngoại lệ duy nhất này. Trong Excel, bạn có thể định dạng và bố trí một phạm vi dữ liệu bên ngoài hoặc sử dụng nó trong tính toán, giống như với bất kỳ dữ liệu nào khác.

Excel tự động tên một phạm vi dữ liệu ngoài như sau:

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ các tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) được có cùng tên làm tên tệp.

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ cơ sở dữ liệu được đặt tên có tên truy vấn. Theo mặc định Query_from_nguồn là tên của nguồn dữ liệu mà bạn đã dùng để tạo truy vấn.

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ tệp văn bản được đặt tên với tên tệp văn bản.

  • Phạm vi dữ liệu ngoài từ Web truy vấn được đặt tên với tên của trang Web dữ liệu đã được truy xuất từ đó.

Nếu trang tính của bạn có nhiều hơn một phạm vi dữ liệu ngoài từ cùng một nguồn, các phạm vi đánh số. Ví dụ, MyText, MyText_1, MyText_2 và như vậy.

Một phạm vi dữ liệu bên ngoài có thuộc tính bổ sung (không nên nhầm lẫn với thuộc tính kết nối) mà bạn có thể dùng để kiểm soát dữ liệu, chẳng hạn như bảo toàn chiều rộng cột và định dạng ô. Bạn có thể thay đổi các thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài bằng cách bấm thuộc tính trong nhóm kết nối trên tab dữ liệu , và sau đó thực hiện thay đổi của bạn trong Thuộc tính phạm vi dữ liệu bên ngoài hoặc Thuộc tính dữ liệu bên ngoài hộp thoại.

Ghi chú: Nếu bạn muốn chia sẻ một bản tóm tắt hoặc báo cáo dựa trên dữ liệu ngoài, bạn có thể cung cấp cho người khác sổ làm việc có chứa một phạm vi dữ liệu ngoài, hoặc bạn có thể tạo một mẫu báo cáo. Một mẫu báo cáo cho phép bạn lưu vào tóm tắt hoặc báo cáo mà không lưu dữ liệu ngoài để tệp nhỏ hơn. Dữ liệu ngoài được truy xuất khi người dùng sẽ mở ra mẫu báo cáo.

Đầu trang

Tìm hiểu về dữ liệu nguồn hỗ trợ trong Excel và Excel Services

Không có một số đối tượng dữ liệu (chẳng hạn như một phạm vi dữ liệu ngoài và báo cáo PivotTable) mà bạn có thể dùng để kết nối với nguồn dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, kiểu nguồn dữ liệu mà bạn có thể kết nối với là điểm khác biệt giữa từng đối tượng dữ liệu. Bạn cũng có thể sử dụng và làm mới kết nối dữ liệu trong Excel Services, nhưng có các hạn chế bổ sung và giải pháp thay thế bạn nên biết.

Đối tượng dữ liệu Excel và dữ liệu nguồn hỗ trợ

Bảng sau đây tóm tắt nguồn dữ liệu nào được hỗ trợ cho từng đối tượng dữ liệu trong Excel.

Nguồn dữ liệu được hỗ trợ

Excel
dữ liệu
đối tượng

Tạo
ngoài
dữ liệu
phạm vi?

OLE
DB

ODBC

Văn bản
tệp

HTML
tệp

XML
tệp

Chia sẻ -
điểm
danh sách

Trình hướng dẫn nhập văn bản

Không

Không

Không

Không

Không

Báo cáo PivotTable
(không phải OLAP)

Không

Không

Không

Báo cáo PivotTable
(OLAP)

Không

Không

Không

Không

Không

Không

Bảng Excel

Không

Không

Ánh xạ XML

Không

Không

Không

Không

Không

Truy vấn web

Không

Không

Không

Không

Hướng dẫn kết nối dữ liệu

Truy vấn Microsoft

Không

Không

Không

Không

Ghi chú: Những tệp này, một tệp văn bản đã nhập bằng cách dùng trình hướng dẫn nhập văn bản, một tệp XML được nhập bằng cách sử dụng ánh xạ XML, và một HTML hoặc tệp XML được nhập bằng cách sử dụng truy vấn Web không sử dụng một trình điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB để tạo kết nối với nguồn dữ liệu.

Hỗ trợ nguồn dữ liệu và Excel Services

Nếu bạn muốn hiển thị sổ làm việc Excel trong Excel Services, bạn có thể kết nối với và làm mới dữ liệu, nhưng bạn phải sử dụng báo cáo PivotTable. Excel Services không hỗ trợ phạm vi dữ liệu ngoài, nghĩa là Excel Services không hỗ trợ kết nối với nguồn dữ liệu, một truy vấn Web, ánh xạ XML hoặc Microsoft Query bảng Excel.

Tuy nhiên, bạn có thể tránh hạn chế này bằng cách sử dụng PivotTable để kết nối với nguồn dữ liệu, và sau đó thiết kế và bố trí PivotTable dưới dạng hai chiều bảng mà không cần cấp độ, nhóm hoặc tổng phụ sao cho tất cả mong muốn hàng và cột giá trị được hiển thị. Để biết thêm thông tin, hãy xem sử dụng báo cáo PivotTable để làm cho dữ liệu bên ngoài bảng sẵn dùng trong Excel Services.

Đầu trang

Tìm hiểu các cấu phần dữ liệu Microsoft Access

Microsoft dữ liệu Access cấu phần (MDAC) 2,8 được bao gồm trong Microsoft Windows Server 2003, Windows Vista và Windows XP SP2. Với MDAC, bạn có thể kết nối đến và sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu quan hệ và nonrelational. Bạn có thể kết nối nhiều nguồn dữ liệu khác nhau bằng cách sử dụng trình điều khiển kết nối cơ sở dữ liệu mở (ODBC) hoặc nhà cung cấp OLE DB , vốn được xây dựng và giao Microsoft hoặc được phát triển của bên thứ ba khác nhau. Khi bạn cài đặt Microsoft Office, điều khiển ODBC bổ sung và các nhà cung cấp OLE DB được thêm vào máy tính của bạn.

Để xem danh sách đầy đủ của nhà cung cấp OLE DB được cài đặt trên máy tính của bạn, Hiển thị hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu từ tệp dữ liệu nối kết, sau đó bấm vào tab nhà cung cấp .

Để xem danh sách đầy đủ của nhà cung cấp ODBC cài đặt trên máy tính của bạn, Hiển thị hộp thoại Người quản trị cơ sở dữ liệu ODBC , sau đó bấm vào tab trình điều khiển .

Bạn cũng có thể dùng điều khiển ODBC và nhà cung cấp OLE DB từ nhà sản xuất khác để lấy thông tin từ các nguồn khác với Microsoft nguồn dữ liệu, bao gồm các kiểu cơ sở dữ liệu ODBC và OLE DB. Để biết thông tin về cách cài đặt các điều khiển ODBC hoặc nhà cung cấp OLE DB, kiểm tra tài liệu cho cơ sở dữ liệu, hoặc liên hệ với nhà cung cấp cơ sở dữ liệu.

Đầu trang

Sử dụng ODBC để kết nối với nguồn dữ liệu

Các phần sau đây mô tả kết nối cơ sở dữ liệu mở (ODBC) trong chi tiết hơn.

Kiến trúc ODBC

Trong cấu trúc ODBC, một ứng dụng (chẳng hạn như Excel) kết nối để trình ODBC trình điều khiển quản lý, nói sử dụng một trình điều khiển ODBC cụ thể (chẳng hạn như điều khiển Microsoft SQL ODBC) để kết nối với nguồn dữ liệu (chẳng hạn như cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server).

Xác định thông tin kết nối

Để kết nối với nguồn dữ liệu ODBC, hãy làm như sau:

  1. Đảm bảo rằng trình điều khiển ODBC thích hợp được cài đặt trên máy tính có chứa dữ liệu nguồn.

  2. Xác định tên nguồn dữ liệu (DSN) bằng cách dùng một trong hai Người quản trị nguồn dữ liệu ODBC để lưu trữ thông tin kết nối trong sổ đăng ký hoặc DSN tệp, hoặc một chuỗi kết nối trong mã Microsoft Visual Basic để chuyển thông tin kết nối trực tiếp đến ODBC Trình quản lý trình điều khiển.

    Xác định một nguồn dữ liệu, trong Windows Vista, hãy bấm vào nút bắt đầu và sau đó bấm Pa-nen điều khiển. Bấm hệ thống và bảo trì, sau đó bấm Công cụ quản trị. Trong Windows XP và Windows Server, hãy bấm bắt đầu, sau đó bấm Pa-nen điều khiển. Bấm hiệu suất và duy trì, hãy bấm Công cụ quản trị. sau đó bấm Dữ liệu nguồn (ODBC). Để biết thêm thông tin về các tùy chọn khác nhau, hãy bấm vào nút Trợ giúp trong mỗi hộp thoại.

Nguồn dữ liệu máy

Nguồn dữ liệu máy lưu trữ thông tin kết nối trong sổ đăng ký trên một máy tính cụ thể, bằng tên người dùng xác định. Bạn có thể sử dụng máy nguồn dữ liệu trên máy tính chỉ chúng được xác định trên. Không có hai loại nguồn dữ liệu máy — người dùng và hệ thống. Nguồn dữ liệu người dùng có thể được sử dụng chỉ người dùng hiện tại và chỉ nhìn thấy được người dùng đó. Hệ thống nguồn dữ liệu có thể được sử dụng tất cả người dùng trên máy tính và hiển thị tất cả người dùng trên máy tính.

Một nguồn dữ liệu máy này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn cung cấp thêm bảo mật, vì nó sẽ giúp đảm bảo rằng chỉ người dùng đã đăng nhập có thể xem các nguồn dữ liệu máy tính, và nguồn dữ liệu máy không thể được sao chép bởi người dùng từ xa với máy tính khác.

Nguồn dữ liệu tệp

Tệp nguồn dữ liệu (còn được gọi là DSN tệp) lưu trữ thông tin kết nối trong một tệp văn bản, không sổ đăng ký, và nói chung linh hoạt hơn để sử dụng hơn máy nguồn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sao chép một tệp dữ liệu nguồn vào bất kỳ máy tính với điều khiển ODBC chính xác, sao cho ứng dụng của bạn có thể dựa trên thông tin kết nối chính xác và nhất quán cho tất cả các máy tính đó sử dụng. Hoặc bạn có thể đặt tệp dữ liệu nguồn trên một máy chủ duy nhất, chia sẻ giữa nhiều máy tính trên mạng và dễ dàng duy trì thông tin kết nối trong một vị trí.

Tệp nguồn dữ liệu cũng có thể unshareable. Nguồn dữ liệu unshareable tệp nằm trên một máy tính và trình bày với một nguồn dữ liệu máy. Bạn có thể dùng unshareable tệp nguồn dữ liệu để truy nhập nguồn dữ liệu máy tính hiện có từ tệp dữ liệu nguồn.

Đầu trang

Sử dụng OLE DB để kết nối với nguồn dữ liệu

Các phần sau đây mô tả đối tượng nối kết và nhúng cơ sở dữ liệu (OLE DB) trong chi tiết hơn.

Kiến trúc OLE DB

Trong cấu trúc OLE DB, ứng dụng mà truy cập mục dữ liệu được gọi là người tiêu dùng dữ liệu (chẳng hạn như Excel) và chương trình cho phép truy nhập dữ liệu gốc được gọi là nhà cung cấp cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như Microsoft cung cấp OLE DB cho SQL Server).

Xác định thông tin kết nối

Nối kết dữ liệu chung tệp (.udl) chứa thông tin kết nối một người tiêu dùng dữ liệu sử dụng để truy nhập nguồn dữ liệu thông qua nhà cung cấp OLE DB của nguồn dữ liệu đó. Bạn có thể tạo thông tin kết nối bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, hãy dùng hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu để xác định một nối kết dữ liệu cho một nhà cung cấp OLE DB. Để biết thêm thông tin, hãy xem nhập dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

  • Tạo một tệp văn bản trống với kiểu tệp .udl, sau đó sửa tệp, Hiển thị hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu .

Đầu trang

Làm mới dữ liệu

Khi bạn đang kết nối nguồn dữ liệu ngoài, bạn cũng có thể thực hiện một thao tác làm mới để truy xuất dữ liệu Cập Nhật. Mỗi khi bạn làm mới dữ liệu, bạn hãy xem phiên bản mới nhất của dữ liệu, bao gồm bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với dữ liệu kể từ khi nó đã được làm mới lần cuối.

Minh họa sau đây giải thích quy trình cơ bản về điều gì xảy ra khi bạn làm mới dữ liệu được kết nối với một nguồn dữ liệu bên ngoài.

Quy trình cơ bản về làm mới dữ liệu bên ngoài

1. một thao tác làm mới sẽ được cập nhật dữ liệu.

2. tệp kết nối xác định tất cả thông tin cần thiết để truy nhập và truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

3. có nhiều nguồn dữ liệu mà bạn có thể làm mới: tệp OLAP, SQL Server, Access, OLE DB, ODBC, bảng tính và văn bản.

4. Cập nhật dữ liệu được thêm vào sổ làm việc hiện tại.

Excel cung cấp nhiều tùy chọn để làm mới dữ liệu đã nhập, bao gồm làm mới dữ liệu bất cứ khi nào bạn mở sổ làm việc và tự động làm mới dữ liệu ở các khoảng thời gian hẹn giờ. Bạn có thể tiếp tục làm việc trong Excel trong khi dữ liệu được làm mới, bạn cũng có thể xem trạng thái làm mới trong khi dữ liệu được làm mới.

Nếu nguồn dữ liệu ngoài của bạn yêu cầu một mật khẩu truy nhập dữ liệu, bạn có thể yêu cầu mật khẩu được nhập vào mỗi lần miền dữ liệu ngoài được làm mới.

Đầu trang

Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu

Windows XP, Windows Vista và Microsoft Office cung cấp trình điều khiển ODBC và nhà cung cấp OLE DB bạn có thể dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu chung sau đây: Microsoft Office Access, các tệp HTML trên World Wide Web, tệp văn bản, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Analysis Services và các tệp XML. Bằng cách dùng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu Microsoft Query, bạn cũng có thể truy nhập nhiều nguồn dữ liệu khác có nhà cung cấp OLE DB thích hợp và điều khiển ODBC, bao gồm các Excel trang tính, Microsoft FoxPro, dBASE, nghịch lý, Oracle, và DB2.

Đầu trang

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access

Không có một vài cách để chuyển đổi dữ liệu từ Microsoft Office Access, Microsoft Office Excel.

  • Để đưa dữ liệu vào Excel từ Access, bạn có thể sao chép dữ liệu từ một biểu dữ liệu Access và dán nó vào một trang tính Excel, kết nối với cơ sở dữ liệu Access từ một trang tính Excel hoặc xuất dữ liệu Access vào trang tính Excel.

  • Để đưa dữ liệu vào trong Access từ Excel, bạn có thể sao chép dữ liệu từ một trang tính Excel và dán nó vào một biểu dữ liệu Access, nhập một trang tính Excel vào bảng Access hoặc nối kết đến một trang tính Excel từ bảng Access.

Ghi chú: Nhập word có hai nghĩa khác nhau giữa Excel và Access. Trong Excel, word nhập có nghĩa là kết nối cố định với dữ liệu có thể được làm mới. Trong Access, nhập word có nghĩa là để đưa dữ liệu vào trong Access một lần, nhưng không có kết nối dữ liệu.

Làm việc với dữ liệu Access trong Excel

Bạn có thể làm việc với dữ liệu Access trong sổ làm việc Excel để tận dụng phân tích dữ liệu và tính năng, biểu đồ khả năng linh hoạt trong sắp xếp dữ liệu và bố trí hoặc chức năng sẽ không sẵn dùng trong Access.

Kết nối để truy nhập dữ liệu từ Excel

Để hiển thị làm mới truy nhập dữ liệu vào Excel, bạn có thể tạo kết nối với cơ sở dữ liệu Access và truy xuất tất cả các dữ liệu từ một bảng hoặc truy vấn. Ví dụ, bạn có thể muốn Cập Nhật báo cáo tóm tắt ngân sách Excel bạn phân phối mỗi tháng sao cho nó chứa dữ liệu của tháng hiện tại.

Xuất dữ liệu Access sang Excel

Bằng cách dùng trình hướng dẫn xuất trong Access, bạn có thể xuất một đối tượng cơ sở dữ liệu Access, chẳng hạn như bảng, truy vấn, biểu mẫu, hoặc các bản ghi đã chọn trong dạng xem vào một trang tính Excel. Khi bạn thực hiện một thao tác xuất, bạn có thể lưu các chi tiết để dùng sau này và thậm chí lên lịch thao tác xuất để chạy tự động tại khoảng thời gian đã xác định.

Sau đây là các tình huống thông thường để xuất dữ liệu từ truy nhập vào Excel:

  • Bộ phận hay nhóm làm việc của bạn sử dụng cả Access và Excel để làm việc với dữ liệu. Bạn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access, nhưng bạn sử dụng Excel để phân tích dữ liệu và phân phối kết quả phân tích của bạn. Nhóm của bạn hiện đang xuất dữ liệu sang Excel khi cần, nhưng bạn có thể thực hiện quy trình này hiệu quả hơn.

  • Bạn là người dùng thời gian dài của Access, nhưng quản lý của bạn thích để xem báo cáo trong Excel. Theo định kỳ, bạn hãy thực hiện việc sao chép dữ liệu vào Excel, nhưng bạn có thể tự động hóa quy trình này để tiết kiệm thời gian.

Để biết thêm thông tin về xuất dữ liệu từ truy nhập vào Excel, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Làm việc với dữ liệu Excel trong Access

Bạn có thể làm việc với dữ liệu Excel trong một cơ sở dữ liệu Access để tận dụng lợi thế của quản lý dữ liệu Access, bảo mật, hoặc các tính năng đa người dùng. Mặc dù có nhiều tính năng hữu ích trong Access, có các tính năng hai người dùng thấy đặc biệt hữu ích cho dữ liệu Excel của họ:

  • Báo cáo     Nếu bạn đã quen thuộc với thiết kế báo cáo Access và bạn muốn tóm tắt và sắp xếp dữ liệu Excel của bạn trong loại báo cáo này, bạn có thể tạo báo cáo Access. Ví dụ, bạn có thể tạo báo cáo linh hoạt hơn, chẳng hạn như nhóm và báo cáo tóm tắt, nhãn được in, và báo cáo đồ họa.

  • Biểu mẫu     Nếu bạn muốn sử dụng biểu mẫu để tìm hoặc để hiển thị dữ liệu trong Excel, bạn có thể tạo một biểu mẫu Access. Ví dụ, bạn có thể tạo một biểu mẫu Access để hiển thị trường trật tự khác với thứ tự của các cột trong trang tính của bạn, hoặc bạn có thể xem một hàng dữ liệu dài dễ dàng hơn trên một màn hình.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với quyền truy nhập biểu mẫu và báo cáo, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Nối kết tới dữ liệu Excel từ Access

Bạn có thể nối kết một phạm vi Excel vào một cơ sở dữ liệu Access dưới dạng bảng. Sử dụng phương pháp này khi bạn lập kế hoạch để tiếp tục duy trì các phạm vi trong Excel nhưng muốn phạm vi sẵn dùng từ bên trong Access. Bạn tạo kiểu này của nối kết từ bên trong cơ sở dữ liệu Access, không từ Excel.

Khi bạn nối kết đến một trang tính Excel hoặc một phạm vi đã đặt tên, Access sẽ tạo ra một bảng mới được nối kết tới các ô nguồn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện với các ô nguồn trong Excel đều được phản ánh trong bảng đã nối kết. Tuy nhiên, bạn không thể sửa nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thêm, sửa hoặc xóa bỏ dữ liệu, bạn phải thực hiện các thay đổi trong tệp nguồn.

Sau đây là các tình huống thông thường để nối kết tới một trang tính Excel từ bên trong Access:

  • Bạn muốn duy trì dữ liệu trong trang tính Excel nhưng muốn dùng được các tính năng truy vấn và báo cáo mạnh mẽ của Access.

  • Bộ phận hay nhóm làm việc của bạn sử dụng Access, nhưng dữ liệu từ nguồn bên ngoài mà bạn làm việc với nằm trong trang tính Excel. Bạn không muốn duy trì bản sao của dữ liệu ngoài, nhưng bạn muốn có thể làm việc với nó trong Access.

Để biết thêm thông tin về cách nối kết dữ liệu từ truy nhập vào Excel, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Nhập dữ liệu Excel vào Access

Để lưu trữ dữ liệu từ Excel trong cơ sở dữ liệu Access, và sau đó sử dụng và duy trì dữ liệu trong Access từ đó về, bạn có thể nhập dữ liệu. Khi bạn nhập dữ liệu, Access lưu trữ dữ liệu trong một bảng mới hoặc hiện có mà không thay đổi dữ liệu trong Excel. Bạn có thể nhập chỉ có một trang tính tại một thời gian trong quy trình nhập. Để nhập dữ liệu từ nhiều trang tính, hãy lặp lại quá trình nhập cho mỗi trang tính.

Sau đây là các tình huống thông thường để nhập dữ liệu Excel vào Access:

  • Bạn đã dùng Excel trong thời gian dài, nhưng sắp tới, bạn muốn dùng Access để làm việc với dữ liệu này. Bạn muốn chuyển dữ liệu trong trang tính Excel vào một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Accesss mới.

  • Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn dùng Access nhưng đôi khi bạn nhận được dữ liệu ở định dạng Excel mà dữ liệu đó phải được phối vào cơ sở dữ liệu Accesss. Bạn muốn nhập các trang tính Excel này vào cơ sở dữ liệu của mình khi nhận được chúng.

  • Bạn sử dụng Access để quản lý dữ liệu của bạn, nhưng các báo cáo hàng tuần mà bạn nhận được từ phần còn lại của nhóm của bạn là sổ làm việc Excel. Bạn muốn hợp lý hóa quy trình nhập để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập mỗi tuần một lần cụ thể vào cơ sở dữ liệu của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc nhập dữ liệu từ Excel vào Access, hãy xem hệ thống trợ giúp Access.

Đầu trang

Nhập dữ liệu từ Web

Trang web thường chứa thông tin được hoàn hảo cho phân tích trong Excel. Ví dụ, bạn có thể phân tích các báo giá chứng khoán trong Excel bằng cách sử dụng thông tin gửi trực tiếp từ trang Web. Tùy theo nhu cầu của bạn, bạn có thể truy xuất dữ liệu được làm mới (nghĩa là, bạn có thể cập nhật dữ liệu trong Excel với dữ liệu mới nhất trên trang Web), hoặc bạn có thể lấy dữ liệu từ trang Web và duy trì tiếp tĩnh trên trang tính.

Bạn có thể sử dụng truy vấn Web để truy xuất dữ liệu được lưu trữ trên mạng nội bộ của bạn hoặc Internet, chẳng hạn như một bảng duy nhất, nhiều bảng hoặc tất cả văn bản trên một trang Web, và phân tích dữ liệu bằng cách dùng công cụ và tính năng trong Excel. Bằng cách bấm một nút, bạn có thể dễ dàng làm mới dữ liệu với thông tin mới nhất từ trang Web. Ví dụ, bạn có thể truy xuất và cập nhật các báo giá chứng khoán từ trang Web công cộng, hoặc truy xuất và cập nhật bảng doanh số thông tin từ trang Web công ty.

Bạn có thể nhập dữ liệu có nguồn gốc từ một trang Web bằng cách dùng hộp thoại Truy vấn Web mới . (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ Web.) Bạn cần quyền truy nhập vào World Wide Web thông qua mạng nội bộ của công ty của bạn hoặc thông qua một modem trên máy tính hoặc mạng của bạn, hoặc bạn có thể thực hiện một truy vấn đối với tệp HTML hoặc XML cục bộ.

Đầu trang

Nhập tệp văn bản

Bạn có thể dùng Excel để nhập dữ liệu từ tệp văn bản vào một trang tính. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ văn bản.) Trình hướng dẫn nhập văn bản sẽ kiểm tra tệp văn bản mà bạn đang nhập và giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu được nhập theo cách mà bạn muốn.

Có hai cách để nhập dữ liệu từ tệp văn bản bằng cách dùng Excel: bạn có thể mở tệp văn bản trong Excel (mà không thực hiện một kết nối với tệp văn bản), hoặc bạn có thể nhập tệp văn bản dưới dạng một phạm vi dữ liệu bên ngoài (mà, hãy kết nối với tệp văn bản).

Có hai định dạng tệp văn bản thường được sử dụng:

  • Tệp văn bản được tách (.txt), trong đó TAB ký tự (mã ký tự ASCII 009) thường phân tách từng trường văn bản.

  • Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) tệp văn bản (.csv), trong đó ký tự dấu phẩy (,) thường phân tách từng trường văn bản.

Bạn cũng có thể thay đổi các ký tự dấu tách được dùng trong cả hai phân cách bằng dấu và tệp .csv văn bản. Điều này có thể cần đảm bảo rằng thao tác nhập hoặc xuất hoạt động theo cách mà bạn muốn.

Đầu trang

Nhập dữ liệu từ Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server là cơ sở dữ liệu quan hệ, đầy đủ tính năng thiết kế dành cho doanh nghiệp toàn bộ dữ liệu giải pháp yêu cầu hiệu suất tối ưu, trạng thái sẵn sàng, khả năng mở rộng và bảo mật. Trong Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ SQL Server.)

Khi bạn kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server, trình hướng dẫn kết nối dữ liệu sẽ hiển thị ba trang:

  • Trang 1: kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu     Sử dụng Trang này để xác định máy chủ và cách thức mà bạn đăng nhập vào máy chủ cơ sở dữ liệu.

  • Trang 2: chọn cơ sở dữ liệu và bảng    Dùng trang này để xác định cơ sở dữ liệu, và bảng hoặc truy vấn.

  • Trang 3: lưu dữ liệu tệp và kết nối    Sử dụng Trang này để xác định và mô tả các cụm từ tệp và tìm kiếm các kết nối để định vị tệp.

Đầu trang

Nhập dữ liệu từ dịch vụ phân tích Microsoft SQL Server

Dịch vụ phân tích (một cấu phần của Microsoft SQL Server) hỗ trợ nghiệp vụ thông minh và một nền tảng cho hệ thống phân tích trực tuyến phân tích xử lý (OLAP), chỉ báo hiệu suất then chốt (KPI) phiếu ghi điểm, khai thác dữ liệu và bảng điều khiển hệ báo cáo . Trong Excel, bạn có thể dễ dàng kết nối với một cơ sở dữ liệu OLAP dịch vụ phân tích bằng cách sử dụng một nhà cung cấp OLAP. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ Analysis Services.) Một nhà cung cấp OLAP là một tập hợp các phần mềm cung cấp quyền truy nhập vào một loại cụ thể của cơ sở dữ liệu OLAP. Phần mềm này có thể bao gồm một trình điều khiển nguồn dữ liệu và phần mềm khách khác là cần thiết để kết nối với cơ sở dữ liệu. Bạn phải sử dụng báo cáo PivotTable để kết nối với một nhà cung cấp OLAP.

Bạn cũng có thể truy nhập dữ liệu OLAP khi bạn đang bị ngắt kết nối từ nguồn dữ liệu OLAP. Một tệp khối vuông ngoại tuyến là tệp có phần mở rộng .cub lưu trữ một phần của dữ liệu nguồn từ cơ sở dữ liệu máy chủ OLAP. Sử dụng một tệp khối vuông ngoại tuyến để tiếp tục thực hiện thay đổi để báo cáo PivotTable và PivotChart khi máy chủ không khả dụng hoặc khi bạn đang bị ngắt kết nối từ mạng.

Khi bạn kết nối với một Microsoft SQL Server Analysis Services, trình hướng dẫn kết nối dữ liệu sẽ hiển thị ba trang:

  • Trang 1: kết nối với máy chủ cơ sở dữ liệu     Sử dụng Trang này để xác định máy chủ và cách thức mà bạn đăng nhập vào máy chủ cơ sở dữ liệu.

  • Trang 2: chọn cơ sở dữ liệu và bảng    Sử dụng Trang này để xác định cơ sở dữ liệu và khối.

  • Trang 3: lưu dữ liệu tệp và kết nối    Sử dụng Trang này để xác định và mô tả các cụm từ tệp và tìm kiếm các kết nối để định vị tệp.

Đầu trang

Nhập dữ liệu XML

Office Excel giúp dễ dàng để nhập dữ liệu ngôn ngữ đánh dấu mở rộng (XML) đã được tạo từ các cơ sở dữ liệu và các ứng dụng, ánh xạ các phần tử XML từ một lược đồ XML vào các ô trang tính, và xuất đã hiệu đính dữ liệu XML cho các tương tác với cơ sở dữ liệu khác và ứng dụng. Hãy nghĩ về các tính năng XML mới làm việc Excel vào một tạo tệp dữ liệu XML với giao diện người dùng quen thuộc.

Bằng cách sử dụng ánh xạ XML, bạn có thể dễ dàng thêm, xác định và trích xuất các phần cụ thể của dữ liệu nghiệp vụ từ tài liệu Excel. Ví dụ, một hóa đơn có chứa tên và địa chỉ của một khách hàng, hoặc báo cáo có chứa kết quả cuối cùng của quý tài chính không còn là tĩnh chỉ báo cáo. Bạn có thể dễ dàng nhập thông tin này từ cơ sở dữ liệu và các ứng dụng, thay đổi nó và xuất nó ra giống nhau hoặc cơ sở dữ liệu và các ứng dụng khác.

Các tình huống chính trong XML

Sau đây là các tình huống chính mà các tính năng XML được thiết kế để giải quyết:

  • Mở rộng chức năng của mẫu Excel hiện tại bằng cách ánh xạ các thành phần XML vào các ô hiện có. Điều này khiến cho việc nhập và xuất dữ liệu XML ra khỏi mẫu trở nên dễ dàng hơn mà không phải thiết kế lại mẫu.

  • Dùng dữ liệu XML làm đầu vào mô hình tính toán hiện có của bạn bằng cách ánh xạ phần tử XML lên trên bảng tính hiện có.

  • Nhập tệp dữ liệu XML vào sổ làm việc mới.

  • Nhập dữ liệu XML từ dịch vụ Web vào trang tính Excel của bạn.

  • Xuất dữ liệu trong các ô được ánh xạ ra tệp dữ liệu XML độc lập với dữ liệu khác trong sổ làm việc.

Quy trình cơ bản để sử dụng dữ liệu XML trong Excel

Sơ đồ sau đây cho thấy cách tệp khác nhau và các thao tác làm việc cùng nhau khi bạn sử dụng XML với Excel. Cơ bản, không có năm giai đoạn đến quy trình.

Tổng quan về cách Excel làm việc với dữ liệu XML

Khung chú thích 1 Thêm một tệp lược đồ XML (.xsd) vào một sổ làm việc.

Khung chú thích 2 Ánh xạ phần tử lược đồ XML vào các ô riêng lẻ hoặc danh sách XML.

Khung chú thích 3 Nhập tệp dữ liệu XML (.xml) và gắn kết các thành phần XML với các ô được ánh xạ.

Khung chú thích 4 Nhập dữ liệu, di chuyển các ô được ánh xạ và tận dụng chức năng của Excel trong khi giữ nguyên định nghĩa và cấu trúc XML.

Khung chú thích 5 Xuất dữ liệu đã chỉnh sửa từ các ô được ánh xạ sang tệp dữ liệu XML.

Sử dụng dữ liệu XML

Khi bạn nhập nội dung của một tệp dữ liệu XML vào ánh xạ XML hiện có trong sổ làm việc của bạn, bạn gắn kết dữ liệu từ tệp để ánh xạ XML được lưu trữ trong sổ làm việc của bạn. Điều này có nghĩa là mỗi thành phần dữ liệu trong tệp dữ liệu XML có một thành phần tương ứng trong lược đồ XML mà bạn được ánh xạ từ một tệp lược đồ XML hoặc suy ra lược đồ. Mỗi ánh xạ XML có thể chỉ có một gắn kết dữ liệu XML và gắn kết dữ liệu XML được gắn kết cho tất cả các thông tin ánh xạ đã được tạo từ một ánh xạ XML duy nhất.

Bạn có thể hiển thị hộp thoại Thuộc tính ánh xạ XML (trên tab nhà phát triển , trong nhóm XML , bấm Thuộc tính ánh xạ.), nơi có ba tùy chọn, tất cả trên theo mặc định, bạn có thể thiết lập hoặc xóa để kiểm soát hành vi của một nguồn dữ liệu XML gắn kết:

  • Xác thực dữ liệu theo lược đồ cho nhập và xuất    Xác định nếu Excel xác thực dữ liệu đối với ánh xạ XML khi nhập dữ liệu. Đặt tùy chọn này khi bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu XML mà bạn nhập phù hợp với lược đồ XML.

  • Ghi đè dữ liệu hiện có bằng dữ liệu mới    Xác định nếu dữ liệu được ghi đè khi bạn nhập dữ liệu. Đặt tùy chọn này khi bạn muốn thay thế dữ liệu hiện tại với dữ liệu mới, ví dụ, khi cập nhật dữ liệu được chứa trong tệp dữ liệu XML mới.

  • Chắp thêm dữ liệu mới để XML hiện có danh sách    Xác định nếu nội dung của nguồn dữ liệu được chắp thêm dữ liệu hiện có trên trang tính. Đặt tùy chọn này, ví dụ, khi bạn đang hợp nhất dữ liệu từ một vài tệp dữ liệu XML tương tự vào danh sách XML, hoặc bạn không muốn ghi đè lên nội dung của một ô có chứa một hàm.

Đầu trang

Nhập dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu

Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn kết nối dữ liệu để kết nối với OLE DB và ODBC nguồn dữ liệu ngoài đã được xác định. Để mở trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Nếu bạn chọn tùy chọn khác/nâng cao nguồn dữ liệu trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bạn có thể xem danh sách các nhà cung cấp OLE DB sẵn dùng trong hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu . Ngoài ra, các Microsoft cung cấp OLE DB cho trình điều khiển ODBC cũng cho phép truy nhập vào nguồn dữ liệu ODBC. Để biết thêm thông tin về việc sử dụng mỗi tab trong hộp thoại này, hãy bấm Trợ giúp trong hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu .

Nói chung, để xác định thông tin kết nối trong hộp thoại Thuộc tính nối kết dữ liệu , hãy làm như sau:

  • Bấm tab nhà cung cấp , chọn nhà cung cấp OLE DB, sau đó bấm tiếp theo, để hiển thị tab kết nối , nhập thông tin cụ thể kết nối cho nhà cung cấp OLE DB đó.

    Nhà cung cấp OLE DB mỗi xác định thông tin cụ thể kết nối. Ví dụ, Microsoft cung cấp OLE DB cho SQL Server yêu cầu máy chủ tên, vị trí máy chủ và tên người dùng, và bạn có thể xác định thông tin bổ sung, chẳng hạn như mật khẩu hoặc việc bạn muốn sử dụng bảo mật tích hợp Microsoft Windows.

  • Bấm vào tab nâng cao để cung cấp thông tin bổ sung, chẳng hạn như thiết đặt mạng và quyền truy nhập.

  • Bấm vào tab tất cả để xác định việc khởi tạo thuộc tính cho nhà cung cấp OLE DB đó.

Ghi chú: Bạn không thể lọc hoặc gia nhập dữ liệu trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu.

Đầu trang

Nhập dữ liệu bằng cách sử dụng Microsoft Query

Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Query để nhập dữ liệu. (Trên tab dữ liệu , trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài , bấm Từ nguồn khác, sau đó bấm Từ Microsoft truy vấn.) Bạn sử dụng Microsoft Query để thiết lập nguồn dữ liệu ODBC để truy xuất dữ liệu. Trong Microsoft Query, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn truy vấn để tạo một đơn giản truy vấn, hoặc bạn có thể sử dụng tiêu chí nâng cao trong truy vấn để tạo một truy vấn phức tạp hơn và làm như sau:

  • Lọc các hàng hoặc cột dữ liệu trước khi chúng được đưa vào Excel.

  • Tạo một truy vấn có tham biến.

  • Sắp xếp dữ liệu trước khi nó được đưa vào Excel.

  • Gia nhập nhiều bảng.

Microsoft Query cung cấp một phía trước đơn giản, dễ dàng truy nhập từ bên trong Excel, để thực hiện các tác vụ chuyên biệt truy vấn.

Đầu trang

Nhập dữ liệu theo lập trình và bằng cách dùng hàm

Nếu bạn là một nhà phát triển, có các cách tiếp cận một số trong Excel mà bạn có thể thực hiện để nhập dữ liệu:

  • Bạn có thể sử dụng Visual Basic cho các ứng dụng để truy cập vào nguồn dữ liệu ngoài. Tùy thuộc vào nguồn dữ liệu, bạn có thể dùng đối tượng dữ liệu ActiveX hoặc đối tượng truy nhập dữ liệu để truy xuất dữ liệu. Bạn cũng có thể xác định một chuỗi kết nối trong mã của bạn xác định thông tin kết nối. Sử dụng một chuỗi kết nối rất hữu ích, ví dụ, khi bạn muốn tránh yêu cầu người quản trị hệ thống hoặc người dùng để tạo tệp kết nối, hoặc để đơn giản hóa quá trình cài đặt ứng dụng của bạn.

  • Nếu bạn nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu SQL Server, cân nhắc sử dụng máy khách gốc SQL, đó là một truy nhập dữ liệu độc lập ứng dụng lập trình giao diện (API) được dùng cho cả OLE DB và ODBC. Kết hợp SQL OLE DB nhà cung cấp và điều khiển ODBC SQL vào một thư viện nối kết gốc, linh động (DLL) trong khi cũng cung cấp chức năng mới riêng biệt và riêng biệt từ dữ liệu Microsoft Access cấu phần (MDAC). Bạn có thể dùng máy khách gốc SQL để tạo ứng dụng mới hoặc hiện có các ứng dụng có thể tận dụng các tính năng SQL Server 2005 mới, chẳng hạn như nhiều hoạt động kết quả bộ (sao HỎA), User-Defined kiểu (UDT), và XML hỗ trợ kiểu dữ liệu nâng cao.

  • Hàm RTD truy xuất dữ liệu thời gian thực từ một chương trình có hỗ trợ tự động hóa com.. RTD COM tự động hóa bổ trợ bộ phải được tạo ra và đăng ký trên máy tính cục bộ.

  • SQL. Hàm yêu cầu kết nối với nguồn dữ liệu ngoài và chạy một truy vấn từ một trang tính. SQL. Yêu cầu đó trả về kết quả như là một mảng mà không cần lập trình macro. Nếu hàm này không sẵn dùng, bạn phải cài đặt Microsoft Excel ODBC thêm trong chương trình (XLODBC. XLA). Bạn có thể cài đặt bổ trợ từ trang Microsoft Office Online Web.

Để biết thêm thông tin về cách tạo Visual Basic for Applications, hãy xem trợ giúp Visual Basic.

Đầu trang

Làm cho truy nhập dữ liệu bảo mật hơn

Khi bạn kết nối với nguồn dữ liệu ngoài hoặc làm mới dữ liệu, điều quan trọng là cần chú ý các vấn đề tiềm năng bảo mật và để biết bạn có thể làm gì về các vấn đề bảo mật. Sử dụng hướng dẫn sau và thực hành tốt nhất để giúp bảo mật dữ liệu của bạn.

Đầu trang

Lưu trữ kết nối dữ liệu trong một vị trí tin cậy

Tệp kết nối dữ liệu thường chứa một hoặc nhiều truy vấn được dùng để làm mới dữ liệu ngoài. Bằng cách thay thế tệp này, người dùng có ý định độc hại có thể thiết kế truy vấn để truy nhập thông tin mật và phân phối để người dùng khác hoặc thực hiện các hành động gây hại khác. Do đó, đó là quan trọng để đảm bảo các thao tác sau:

  • Tệp kết nối được viết bởi một cá nhân đáng tin cậy.

  • Tệp kết nối an toàn và xuất phát từ các vị trí tin cậy.

Để giúp cải thiện bảo mật, kết nối với dữ liệu ngoài có thể bị vô hiệu hóa trên máy tính của bạn. Để kết nối với dữ liệu khi bạn mở một sổ làm việc, bạn phải kích hoạt kết nối dữ liệu bằng cách sử dụng thanh trung tâm tin cậy, hoặc bằng cách đưa sổ làm việc trong vị trí tin cậy. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo, loại bỏ, hoặc thay đổi vị trí tin cậy cho tệp của bạn, Thêm, loại bỏ, hoặc xem người phát hành tin cậy, và xem các thiết đặt bảo mật của tôi trong Trung tâm tin cậy.

Đầu trang

Sử dụng thông tin đăng nhập một cách an toàn

Truy nhập vào nguồn dữ liệu ngoài thường yêu cầu chứng danh (chẳng hạn như tên người dùng và mật khẩu) được dùng để xác thực người dùng. Hãy đảm bảo rằng các thông tin đăng nhập được cung cấp cho bạn một cách an toàn và bảo mật và rằng bạn không vô tình Hiển thị các thông tin đăng nhập cho người khác.

Sử dụng mật khẩu mạnh kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký hiệu. Mật khẩu yếu không kết hợp các yếu tố này. Mật khẩu mạnh: Y6dh!et5. Mật khẩu yếu: House27. Mật khẩu phải gồm 8 ký tự trở lên. Một cụm mật khẩu có 14 ký tự trở lên sẽ tốt hơn.

Điều quan trọng là bạn cần nhớ mật khẩu của mình. Nếu bạn quên mật khẩu của mình, Microsoft không thể truy xuất lại mật khẩu đó. Hãy lưu giữ mật khẩu mà bạn viết ra ở một nơi an toàn, cách xa thông tin mà mật khẩu đó bảo vệ.

Tránh lưu thông tin đăng nhập khi kết nối với nguồn dữ liệu. Thông tin này có thể được lưu dưới dạng văn bản thuần trong sổ làm việc và tệp kết nối, và người dùng độc hại có thể truy nhập thông tin xâm phạm sự bảo mật của nguồn dữ liệu.

Khi có thể xảy ra, sử dụng xác thực Windows (còn được gọi là một kết nối tin cậy), mà sử dụng tài khoản người dùng Windows để kết nối với SQL Server. Khi người dùng kết nối đến tài khoản người dùng Windows, máy chủ SQL sử dụng thông tin trong hệ điều hành Windows để xác thực tên tài khoản và mật khẩu. Trước khi bạn có thể sử dụng xác thực Windows, người quản trị máy chủ phải cấu hình SQL Server để sử dụng chế độ này xác thực. Nếu xác thực Windows không sẵn dùng, hãy tránh lưu thông tin đăng nhập của người dùng. Nó là an toàn hơn cho người dùng để nhập thông tin đăng nhập của họ mỗi khi họ đăng nhập.

Đầu trang

Phát hành đến Excel Services một cách an toàn

Khi bạn kết nối với nguồn dữ liệu, bạn có thể dùng hộp thoại Thiết đặt xác thực Excel Services để chọn một phương pháp xác thực khi bạn truy nhập nguồn dữ liệu trong Excel Services. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sau đây để đăng nhập vào nguồn dữ liệu:

  • Xác thực Windows    Chọn tùy chọn này để sử dụng Windows tên người dùng và mật khẩu của người dùng hiện tại. Đây là phương pháp bảo mật nhất, nhưng nó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất khi có nhiều người dùng.

  • SSO    Chọn tùy chọn này để sử dụng đăng nhập đơn, sau đó nhập chuỗi định danh thích hợp trong hộp văn bản SSO ID . Người quản trị site có thể cấu hình site SharePoint để dùng một đăng nhập đơn cơ sở dữ liệu một tên người dùng và mật khẩu có thể được lưu ở đâu. Phương pháp này có thể là hiệu quả nhất khi có nhiều người dùng.

  • Không có    Chọn tùy chọn này để lưu tên người dùng và mật khẩu trong tệp kết nối.

Ghi chú: Thiết đặt xác thực chỉ được dùng bởi Excel Services và không bằng Microsoft Office Excel. Nếu bạn muốn bảo đảm rằng cùng dữ liệu được truy nhập cho dù bạn mở sổ làm việc trong Excel hoặc Excel Services, hãy đảm bảo rằng thiết đặt xác thực trong Excel là giống nhau.

Để cải thiện mức độ bảo mật của bạn kết nối, sử dụng một thư viện kết nối dữ liệu (DCL). Một DCL là một thư viện tài liệu SharePoint đặc biệt mà có thể được xác định là một thư viện vị trí tin cậy, và mà giúp dễ dàng để lưu trữ, bảo mật, chia sẻ và quản lý ODC tệp. Ví dụ, người quản trị có thể cần di chuyển cơ sở dữ liệu từ một máy chủ kiểm tra một sản xuất máy chủ hoặc Cập Nhật truy vấn truy cập mục dữ liệu. Bằng cách sử dụng một ODC tệp đã lưu trong một DCL, quản trị của thông tin kết nối này dễ dàng hơn và của người dùng quyền truy nhập vào dữ liệu thuận tiện hơn, bởi vì tất cả các sổ làm việc sử dụng cùng một tệp kết nối, và một thao tác làm mới (có trên máy tính khách hoặc máy chủ) có được Cập Nhật thay đổi đối với tệp kết nối đó. Bạn thậm chí có thể thiết lập Office SharePoint Server và máy tính khách của người dùng để tự động phát hiện các thay đổi đối với kết nối tệp và sử dụng phiên bản cập nhật mới nhất của tệp kết nối đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem Office SharePoint Server 2007 trợ giúp Trung tâm quản trị.

Đầu trang

Các vấn đề về kết nối với dữ liệu

Các phần sau bàn về một số vấn đề mà bạn có thể gặp phải khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài

Đầu trang

Vấn đề: tôi chạy hết dung lượng đĩa khi tìm cách nhập dữ liệu.

Nếu bạn chạy hết dung lượng đĩa khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, hãy cân nhắc làm như sau:

Kiểm tra và tăng sẵn dùng đĩa     Để giải phóng một số lượng trên ổ đĩa cứng của bạn, hãy thử làm trống thùng rác, sao lưu các tệp không cần thiết và sau đó loại bỏ chúng từ ổ đĩa cứng của bạn, hoặc loại bỏ các cấu phần Windows mà bạn không sử dụng. Để biết thêm thông tin về giải phóng dung lượng ổ đĩa cứng, hãy xem trợ giúp Windows.

Chiến lược mà bạn có thể thử khi dung lượng ổ đĩa hạn chế     Nếu bạn chỉ có một giá trị giới hạn dung lượng sẵn dùng trên ổ đĩa cứng của bạn, hãy thử cách sau:

Truy vấn Microsoft    Thực hiện một hoặc nhiều bước sau:

  • Simplify truy vấn của bạn     Hãy đảm bảo rằng bạn bao gồm chỉ các bảng và trường cần thiết cho truy vấn của bạn. Nếu truy vấn của bạn chứa các bảng hoặc trường, hãy xóa chúng từ truy vấn để giảm kích cỡ tệp tạm thời truy vấn.

  • Sử dụng tiêu chí để giảm kích cỡ của kết quả thiết     Sử dụng tiêu chí để truy xuất chỉ bản ghi cụ thể chứ không phải truy xuất tất cả bản ghi từ một cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem Microsoft truy vấn giúp.

  • Đặt giới hạn số lượng trả về truy vấn bản ghi     Giới hạn số lượng bản ghi truy vấn trả về. Trong Microsoft Query, bấm tùy chọn trên menu sửa , chọn hộp kiểm giới hạn số lượng trả về để bản ghi bên dưới thiết đặt người dùng, sau đó nhập số bản ghi để quay lại trong hộp bản ghi , tối đa.

Hướng dẫn kết nối dữ liệu     Mặc dù bạn không thể giới hạn dữ liệu thông qua trình hướng dẫn kết nối dữ liệu, bạn có thể giới hạn dữ liệu từ nguồn dữ liệu bằng cách xác định một truy vấn trong nguồn dữ liệu. Nếu bạn không có khả năng hoặc quyền để xác định một truy vấn ở nguồn dữ liệu, hãy liên hệ với người quản trị dữ liệu của bạn.

Đầu trang

Vấn đề: Đó là trình hướng dẫn OLAP Cube không?

Trình hướng dẫn khối OLAP trong Microsoft Query, tạo ra một khối OLAP từ cơ sở dữ liệu Jet, không còn sẵn dùng trong Office Excel.

Đầu trang

Vấn đề: Điều gì đã xảy ra với dịch vụ truy xuất dữ liệu?

Giới thiệu trong Microsoft Office 2003, Dịch vụ truy xuất dữ liệu sử dụng một tệp kết nối dữ liệu chung (UDC) (.udcx) để truy nhập vào dịch vụ Web và truy vấn nguồn dữ liệu khác nhau.

Trong trình hướng dẫn kết nối dữ liệu trên trang chào mừng bạn đến hướng dẫn kết nối dữ liệu , bạn có thể chọn các Giải pháp kinh doanh Microsoft hoặc dịch vụ dữ liệu truy xuất dữ liệu nguồn tùy chọn. Tùy chọn dịch vụ truy xuất dữ liệu cho phép bạn chọn dịch vụ truy xuất dữ liệu hai: Windows SharePoint Services liệt kê, mà truy xuất dữ liệu từ danh sách và thư viện tài liệu trên một máy chủ đang chạy Dịch vụ Windows SharePointvà Microsoft SQL Server , mà truy xuất dữ liệu từ Microsoft SQL Server 2000 trở lên.

Mặc dù hướng dẫn kết nối dữ liệu không còn hỗ trợ chỉnh sửa tệp kết nối UDC, Excel vẫn tiếp tục hỗ trợ kết nối dịch vụ truy xuất dữ liệu hiện có, và bạn vẫn có thể làm mới các kết nối.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×